¿Qué son las 5S?

Las 5S son una forma sistemática de organizar los lugares de trabajo eliminando los residuos, mejorando el
flujo y reduciendo el número de procesos siempre que sea posible. Aplica los cinco principios: Clasificar
(seiri), Poner en orden (seiton), pulir (seiso), Estandarizar (seiketsu) y Mantener (shitsuke). Estos principios
fueron promovidos por Toyota Motor Company y han mejorado la eficiencia de sus instalaciones de
fabricación.

Principios 5S | SafetyCulture

La historia que hay detrás

Las 5S Lean fueron desarrolladas por Hiroyuki Hirano en el Japón de la posguerra, donde fueron
famosamente utilizadas por Toyota. Al integrar los principios de las 5S en su ya famoso marco de
fabricación, denominado Sistema de Producción Toyota o TPS, Toyota se hizo famoso a nivel
internacional como prolífico productor de vehículos de motor de alta calidad.
En gran parte debido al éxito de Toyota, empresas de diversos sectores han comenzado a
integrar las prácticas de las 5S en sus propios procesos. HP, Boeing, Harley-Davidson, Nike,
Caterpillar y Ford son sólo algunos de estos ejemplos que encontraron el éxito con la ayuda de las
5S Lean.

¿Por qué es importante en el lugar de trabajo?

Las 5S son una plataforma de lanzamiento para el éxito en la economía global, cuando se hacen
bien. La aplicación de las 5S es importante en el lugar de trabajo porque puede dar lugar a formas
más eficientes de realizar el trabajo. Por ejemplo, los procesos empresariales pueden fluir con
mayor eficacia cuando los empleados se esfuerzan constantemente por limpiar y poner en orden
su espacio de trabajo. Las organizaciones pueden empezar a maximizar los beneficios de la
práctica de las 5S cuando reconocen la necesidad de ser proactivos en la reducción de los
residuos, sea cual sea la forma en la que se produzcan: movimiento inútil, tiempo de espera o paso
en el proceso.

Cómo saber si su empresa lo necesita

Las 5S Lean son útiles para casi cualquier tipo de operación, independientemente de la industria.
La necesidad de integrar las prácticas 5S Lean, sin embargo, depende de la urgencia con la que
necesite realizar cambios por el bien de su empresa. Aquí hay algunas señales a las que debe
prestar atención para saber si necesita ayuda de las 5S Lean lo antes posible:

Está insatisfecho con su eficiencia operativa

Tanto si siente que no está cumpliendo sus objetivos como si no está operando al máximo de su
capacidad, las 5S Lean pueden ayudar a identificar y erradicar las ineficiencias. Utilizando las
prácticas de trabajo estándar, la ergonomía y la limpieza del lugar de trabajo, le ayudará a
asegurarse de que está aprovechando al máximo sus recursos.

Aumentan los costes de material, fabricación y/o funcionamiento

Las empresas que no practican las 5S Lean u otros sistemas similares pueden acabar gastando
más dinero del necesario debido a la sobreproducción y al exceso de existencias. 5S Lean está
diseñado específicamente para optimizar las operaciones y evitar el gasto excesivo de los recursos
de la empresa.

Falta de coherencia en la calidad y la producción

Las incoherencias operativas en la calidad y el rendimiento están directamente influenciadas por la
ergonomía del lugar de trabajo. La adhesión a los principios 5S Lean puede ayudar a las empresas
a mejorar las operaciones colocando la maquinaria, los equipos, las herramientas y los materiales
en lugares óptimos para facilitar el acceso y reducir los obstáculos físicos. De este modo, el tiempo
y la energía dedicados a la localización de recursos se reducen al mínimo, lo que redunda en la
mejora de la producción y la calidad.
Aumento de las reclamaciones de los clientes
El aumento de las quejas de los clientes es una señal de alarma que las empresas no pueden
permitirse ignorar. Dado que las reclamaciones más habituales se refieren a la calidad del producto
y del servicio, el enfoque centrado en el lugar de trabajo de las 5S Lean puede ayudar a los
trabajadores a centrarse en cumplir sistemáticamente las expectativas de los clientes.

Beneficios generales de la aplicación

Aunque muchas de las empresas de éxito que utilizan las 5S son del sector manufacturero, las 5S
Lean son lo suficientemente versátiles como para beneficiar a cualquier tipo de operación,
independientemente del tamaño y la industria. He aquí algunos beneficios empresariales generales
de la aplicación de la metodología 5S Lean:
Reducción de residuos
Evidente en el propio nombre, las 5S Lean tienen como objetivo «recortar la grasa» de las
operaciones de la empresa para que los procesos y componentes relevantes que permanezcan
puedan funcionar al máximo de su capacidad.
Más concretamente, pretende eliminar los 7 tipos de residuos:
1. Sobreproducción
Recopilando datos de ventas y demanda, las empresas pueden identificar el número ideal de
unidades a producir por tirada de producción para evitar el desperdicio de material útil por
sobreproducción.
2. Transporte
Este tipo de residuos corresponde a los pasos innecesarios identificados en el proceso de transporte
de materiales desde el punto A al punto B.
3. Inventario
Estrechamente vinculado a la sobreproducción, este desperdicio se refiere a los materiales no
utilizados y a los productos no vendidos que están ocupando espacio y que posiblemente cuestan a
la empresa un extra en gastos de almacenamiento.
4. Movimiento
El movimiento se refiere a los movimientos ineficaces que realizan habitualmente las máquinas o los
empleados. Esto puede significar la recalibración de las máquinas para optimizar las acciones, la
sustitución de las máquinas antiguas por otras nuevas, y/o la actualización de los procedimientos
operativos estándar para que los empleados sean más eficientes.
5. Espera
Es el tiempo de inactividad entre dos pasos de un proceso provocado por un fallo de sincronización.
Lo ideal es que las operaciones encuentren la manera de que los procesos independientes se
desarrollen simultáneamente o «en sincronía» para maximizar la eficiencia del trabajo.
6. Sobreprocesamiento
Esto se refiere a poner características y adornos innecesarios en los productos que no proporcionan
ningún valor real a los clientes.
7. Defectos
Se trata de errores costosos que exigen una cantidad importante de tiempo y recursos para su
solución. Mediante la creación y aplicación de un procedimiento normalizado de trabajo basado en
las mejores prácticas y la utilización de contingencias como el informe CAPA, las empresas pueden
reducir la probabilidad de que se produzcan defectos y estar preparadas para reaccionar con una
solución en caso de que se produzca uno.
Mejora de la productividad
Gracias a la reducción de los residuos, la productividad mejora de forma natural. Comprar sólo el
equipo, los materiales y las herramientas necesarias garantiza que los trabajadores pasen menos
tiempo clasificando y preparando, y más tiempo produciendo. Revisar los procesos antiguos y
optimizarlos para que sean más eficientes significa que se hace más trabajo en menos tiempo.

Un lugar de trabajo más seguro

Otro efecto secundario de un lugar de trabajo «ajustado» es la mejora de la seguridad. Tener un
espacio de trabajo bien organizado y libre de desorden reduce el riesgo de accidentes como
resbalones y tropiezos, caída de objetos y exposición a materiales peligrosos.
Formación y certificación
Por muy sencillos que parezcan los principios de las 5S, la mejor y más eficaz manera de preparar
a su equipo para el éxito de las 5S es mediante la formación y la certificación. Aunque el plan de
estudios exacto de los programas de formación sobre las 5S puede variar, es importante que la
formación sobre las 5S consiga ayudar a su equipo a comprender cada uno de los 5 principios
para una aplicación eficaz, independientemente de los cambios organizativos que se produzcan en
el camino.

¿Cómo es un programa de formación 5S?

Los participantes en la formación suelen realizar actividades individuales y en equipo que abarcan
cada uno de los 5 principios. La formación sobre las 5S se realiza mejor en el lugar de trabajo del
individuo o del equipo, ya que así se maximiza la eficiencia al realizar la formación mientras se
practican las 5S en el lugar de trabajo.

¿Dónde puedo obtener la formación y la certificación 5S?

Varios sitios web ofrecen materiales de formación y certificación 5S. Los paquetes de formación
sobre las 5S también pueden incluir seminarios web sobre las 5S y plantillas de evaluación de las
5S que los jefes de equipo y otro personal encargado pueden utilizar para evaluar la aplicación de
los principios de las 5S por parte de los participantes en su espacio de trabajo.

Cómo crear su propio plan de acción

Saber por dónde empezar, especialmente cuando se aplica un nuevo marco, puede ser
desalentador. A continuación se indican algunos pasos básicos que puede dar para empezar a
practicar las 5S Lean en su empresa:
1. Problemas de triaje en las operaciones
Para que el punto de partida sea más fácil de identificar, haga una lista de los problemas operativos
actuales que afectan a su empresa y ordénelos por nivel de urgencia. Esto ayudará a identificar los
aspectos que pueden ser resueltos o parcialmente remediados a través de los principios de las 5S
de clasificar, poner en orden, brillar o limpiar, estandarizar y sostener.
2. Conozca los recursos disponibles
Para maximizar el beneficio potencial de su empresa, debe ser consciente de los recursos
disponibles para la aplicación de las 5S Lean. Saber de qué dispone le permite determinar la
cantidad de tiempo, esfuerzo, recursos materiales y personas que puede dedicar a las prácticas 5S.
3. Cree una lista de comprobación
Después de haber identificado los problemas en el paso 1 y de conocer los recursos con los que
puede trabajar en el paso 2, cree una lista de comprobación para asegurarse de que se está
haciendo lo que se puede hacer. Tampoco tiene que ser demasiado complicado ni estar plagado de
detalles innecesarios. Una simple lista de comprobación sólo tiene que incluir dos cosas: lo que hay
que hacer y un campo de sí o no para indicar que se ha completado.
Además de ayudar a los trabajadores a estar más organizados, una lista de control también les
motiva a ser más productivos. Los supervisores y gerentes también se benefician de la utilización de
listas de control porque el sencillo desglose de las tareas aumenta su confianza en la delegación.
4. Proceda a la ejecución del programa 5S Lean
Los pasos anteriores sirven para mantener su enfoque en el objetivo final, que es maximizar el
potencial de su negocio. El último paso se centra en la puesta en marcha de los planes. A medida
 que ejecute su programa 5S, asegúrese de tomar nota de las complicaciones y otros factores que no
pudo prever durante la fase de planificación. Esto puede ayudarle a preparar contingencias para
futuras aplicaciones y agilizar su transición hacia una operación centrada en las 5S.

Un ejemplo de plan de acción

El conocimiento de los principios básicos de las 5S, tal y como se ha comentado anteriormente, le
prepara para el éxito de Lean. Disponer de un ejemplo de Plan Lean 5S que le sirva de guía le
ayudará a que su primera implantación sea lo más fluida posible.

S1: Ordenar
Plan de acción:

Retire la maquinaria, el equipo, las herramientas y los materiales que no se utilicen al menos una vez a la
semana de todos los escritorios, pisos de producción y áreas de operación. Estos artículos deben marcarse con una
etiqueta y trasladarse a una zona designada donde permanecerán durante 7 días, momento en el que el personal
podrá revisar los artículos y reclamar los que aún sean necesarios para la realización del trabajo.

Todos los artículos no reclamados al expirar el plazo serán eliminados.

Información de la etiqueta:

La etiqueta colocada en cada pieza de equipo o artículo debe proporcionar la siguiente información:

 Nombre del artículo

 Departamento al que pertenece
 Su uso/propósito previsto

Recordatorios:

 Asegúrese de que todo el mundo ha sido notificado de la práctica para que no se elimine maquinaria,
equipos, herramientas y materiales esenciales sin la aprobación del departamento.
 Antes de deshacerse de los artículos que no han sido reclamados después de 7 días, envíe un correo
electrónico al equipo para obtener la confirmación final y la aprobación para deshacerse de ellos.

S2 – Brillo

Plan de acción:
Comience por eliminar el polvo, la suciedad y los residuos existentes en todas las mesas de trabajo y otras
áreas de operación. Contrate a una empresa de limpieza y mantenimiento externa con buenas críticas para
garantizar que se utilizan los procedimientos de limpieza adecuados y que el equipo de trabajo y las zonas
están a salvo de daños. Asigne a un supervisor de la empresa para que supervise los procedimientos de
limpieza y se asegure de que todo el equipo, las herramientas, los materiales, las instalaciones y las zonas de
almacenamiento estén adecuadamente limpios y ordenados.
 A continuación, identifique las fuentes de polvo, suciedad y residuos y trabaje para minimizarlas o
erradicarlas, si es posible. Por ejemplo, si el polvo se acumula en la oficina con demasiada rapidez, haga que
se revisen los filtros del sistema de calefacción y aire acondicionado, ya que puede ser necesario limpiarlos o
sustituirlos.

Por último, cree protocolos como un programa de limpieza regular para mantener la limpieza en el lugar de
trabajo.

Puntos a tener en cuenta:

Además de mantener la limpieza del lugar de trabajo, los trabajadores también deben hacer lo siguiente:
 Asegúrese de que los espacios de trabajo estén limpios y ordenados.
 Informar inmediatamente de las causas identificadas de suciedad, polvo y residuos que puedan haberse
pasado por alto en inspecciones anteriores.
 Utilice las cubiertas designadas para proteger la maquinaria, el equipo, los materiales y las herramientas del
polvo y la suciedad entre turnos.

Recordatorios:
 Compruebe los suministros de limpieza internos, como escobas, fregonas, trapos y soluciones de
limpieza, una vez a la semana y abastézcase cuando sea necesario.
 Utiliza una lista de comprobación para asegurarte de que se cumplen las prácticas y los horarios de limpieza
estándar.

S3 – Set in Order

Plan de acción:
Comience por identificar la ubicación ideal y ergonómica de la maquinaria, el equipo, los materiales y las
herramientas específicas. Algunos factores a tener en cuenta serían la distancia entre dos máquinas que se
utilizan en secuencia o la distancia entre el almacén de material y la planta de producción. El objetivo es
situar las instalaciones en sus lugares más adecuados para maximizar la eficacia del trabajo.

A continuación, haga una lluvia de ideas con las principales partes interesadas para determinar si los
cambios sugeridos son factibles. Discuta la logística, las limitaciones de tiempo y presupuesto, la disposición
de las salas, etc.

Tome fotografías de la zona de trabajo antes de aplicar los planes aprobados y realice un seguimiento de las
mejoras del trabajo para medir adecuadamente el impacto de los cambios realizados.

Puntos a tener en cuenta:

 Coloque un mapa de la planta junto a la entrada de la sala para facilitar la referencia visual.
 Asegúrese de etiquetar correctamente las tuberías, mangueras y sistemas eléctricos para facilitar las tareas
de reparación y mantenimiento.
 Marque los niveles estándar en los barómetros e indicadores para que las anomalías se detecten fácilmente.
 Asegúrese de que las advertencias de peligro y las prácticas de trabajo seguras están presentes en los
 contenedores, áreas y maquinaria necesarios.
 Marque las ubicaciones de las duchas de seguridad y las estaciones de lavado de ojos.
 Asegúrese de que los EPI están presentes, son totalmente funcionales y no están dañados.
 Asegúrese de que las instrucciones de trabajo actualizadas sean fácilmente accesibles en lugares óptimos.
 Asegúrese de que las normas de calidad se exponen en lugares óptimos para facilitar su consulta.
 Coloque los buenos ejemplos junto a los malos para facilitar la referencia visual.
 Asegúrese de que todas las cajas y contenedores de los almacenes estén debidamente etiquetados para
facilitar su identificación.

Recordatorio:
Utilice una lista de comprobación para evaluar el impacto de los cambios realizados tras un plazo acordado.

S4 – Normalizar

Los tres primeros pasos de clasificar, brillar y poner en orden introducen nuevas prácticas que pretenden
revitalizar un lugar de trabajo mediante la ergonomía y la organización. El cuarto paso consiste en tomar
los experimentos exitosos y estandarizarlos en toda la empresa.

Plan de acción:
Empiece por celebrar una reunión con los principales interesados y asigne al personal encargado de la
normalización en todos los departamentos y turnos. Lo ideal es que sean directores de departamento y/o
supervisores.

Una vez establecidos los Líderes S4, se procederá a la reunión para elaborar un protocolo sobre cómo se
implementará la estandarización de los nuevos procesos. A continuación, los puntos a tratar:
 Identificar los manuales de trabajo, los protocolos, las ayudas de trabajo y los procedimientos operativos
normalizados que requieran una actualización y asignar un líder S4 para que encabece las actualizaciones
necesarias para cada uno de ellos.
 Coordinarse con el responsable de cumplimiento de la empresa para identificar la documentación legal que
debe actualizarse para reflejar los cambios en los procesos.
 Crear nuevas plantillas para una limpieza programada y actividades de clasificación.

Puntos a tener en cuenta:

Coordine con el coordinador de ISO o el responsable de cumplimiento para asegurarse de que todas las
actualizaciones y cambios se ajustan a las normas ISO.

Recordatorio:
Una vez aplicada la normalización, envíe un correo electrónico a todas las partes interesadas para
asegurarse de que todo el mundo está al corriente de la nueva norma.

S5 – Sostenimiento

S5 se ocupa de mantener los efectos positivos generados por S1 a S4. Esta sección se centrará en el uso de la
S5 principalmente como una iniciativa de auditoría para garantizar que las normas recién impuestas se
siguen de forma coherente.

Plan de acción:
Una vez que se hayan implantado las nuevas normas y todas las partes interesadas hayan confirmado la
recepción de su correo electrónico, organice una reunión con el comité de las 5S para elaborar un plan de
auditoría que permita hacer un seguimiento de las repercusiones positivas y negativas causadas por los
recientes cambios. A continuación se indican los elementos vitales para un plan de auditoría eficaz:
 Identificar claramente los aspectos esenciales de la operación que se verán afectados por los recientes
cambios implementados
 Sobre la base de los parámetros que el comité de las 5S acuerde supervisar, redacte una lista de
comprobación de auditoría que puedan utilizar los inspectores para hacer un seguimiento de los cambios en
la productividad y la eficiencia, así como para recoger las opiniones de los empleados sobre los nuevos
procesos
 Acordar la frecuencia de las auditorías a realizar y establecer los horarios de los inspectores asignados

Puntos a tener en cuenta:

 Los calendarios de auditoría establecidos deben ser fácilmente accesibles para las partes interesadas
 Recompensar a los trabajadores que muestren iniciativa y dedicación a las prácticas 5S
 Mantener una base de datos organizada de los resultados de las auditorías 5S Lean como referencia para
futuros proyectos 5S