MEDIOS EFECTIVOS A LA HORA DE LA COBRANZA, EL EMAIL

Tradicionalmente, los canales que se utilizan para establecer contacto o comunicación con el cliente eran
vía Telefónica y vistas personales. Por tanto, en muchas ocasiones las instituciones financieras se
encontraban limitadas por la calidad de los datos del cliente, los cuales dificultaban la negociación al
momento de realizar la labor de cobranza. A raíz de esto, se identificó la necesidad de incrementar los
canales de comunicación con el cliente para aumentar el alcance de la cobranza.
Con la evolución tecnológica surgieron nuevos medios de comunicación que se situaron al alcancé de las
necesidades del sector financiero. Las instituciones financieras deben adaptarse a las necesidades de los
clientes, ofreciendo modalidades personalizadas y de autoservicio, aprovechando las ventajas que tienen
los nuevos medios. Canales tales como el autoservicio, sitios web, mensajes de voz, SMS, correo tradicional
y correo electrónico fomentan una presencia importante en la relación entre cliente y la institución
financiera, por la practicidad y comodidad que otorgan en el proceso.

ORGANIZACIÓN DEL EMAIL

Asunto: Procuremos escribir un frase atractiva y corta para que el cliente se sienta en la curiosidad de abrir
y leer el email, evitando que termine eliminándolo o ni siquiera lo revise.

Imagen alusiva al pago: Sumamente importante ponerla así el cliente relaciona que lo que se busca es
llegar a una conciliación.
Nombre a quien va dirigido: Preferiblemente enviarse comercialmente, por ejemplo “APRECIADO
CLIENTE”, es esencial siempre dirigirse en los mejores términos.

Nudo: Debemos indicar clara y explícitamente el detallado de la deuda, valores, fechas, adjuntando
documentos relacionados como facturas pendientes e informando que existen serie de opciones para
evitar suspensión del servicio o corte del mismo.

Medios de pago: Tenemos como meta hacer que el cliente recuerde valores pendientes, valores a pagar y
los medios para hacer una cancelación inmediata.

Medios de contacto: Aportarle al cliente la forma en que se pueda comunicar con nosotros aumenta las
probabilidades de negociación, quizás quiera negociar presencialmente o tenga alguna inquietud en
específico.

Advertencia: En ocasiones el cliente ya realizo el pago, pero no reporta en el sistema de la entidad por
situaciones adversas, sea por el encargado se encuentra en proceso de cargarlo al sistema, caída del
sistema, el cliente no notifico el pago y están buscando la forma de emparejar los datos, etc. Es necesario
aclarar que si ya cancelo haga caso omiso al comunicado o envíe el respaldo correspondiente.

Sanciones: Se vuelve opcional principalmente cuando el cliente presenta una edad morosa avanzada, por
lo que debemos ser más estrictos a la hora de brindar las opciones y fechas de pago. Los mecanismos más
comunes de sanción son: el cobro de intereses moratorios, gastos de cobranza, honorarios de abogado,
suspensión del servicio, reporte en buro de crédito o inicio de acciones legales.

Firma: Recalcar el nombre de la empresa que estamos representando con información nuestra (nombre,
extensión, página web).