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Sistema de información para
compras y abastecimientos
Relación de la función de compras y abastecimientos con la organización
1. Consideración original de la compra: Previo a adquirir un producto, se debe
dictaminar si se compra o no, y cuales, son sus características y beneficios.
2. Origen de la requisición de compras: Para comprar algún producto, se requiere
previa autorización por escrito (requisición), donde se de origen a la compra.
3. Determinación de las fuentes posibles: Se deben realizar por lo menos tres
cotizaciones con diferentes proveedores, y ver cual conviene más.
4. Selección de la fuente: Se elige al proveedor que tenga el producto que se
adecue más las necesidades, conforme a los 5 principios.
5. Tráfico y rutas: El depto. de compras selecciona el método más confiable y
económico para transporta su mercancía.
6. Emisión de la orden de compras: Al llegar a un acuerdo con el proveedor, se
debe realizar el registro de la compra, y mandar las copias a los deptos.
correspondientes.
7. Rastreo y abastecimiento de la compra: El rastreo se da con el de cumplimento de envió
del proveedor y asegurar que la entrega se cumpla en el tiempo acordado.
8.Recepción e inspección: Se verifica que el material cumpla con las características
y cantidades estipuladas en la orden de compra.
9. Verificación de facturas y pagos: Se realiza por el depto. de contabilidad, donde
se hacen tres exploraciones y así se examina la veracidad de las facturas.
10. Control de material e inventarios: Se controla la variedad y existencia de los
materiales, lo lleva a cabo el depto. de almacén o de compras, para asegurar el
abastecimiento suficiente.
11. Análisis del valor e investigación de las compras: Busca el perfeccionamiento de
las compras, y la mejor manera de abastecerse.
12. Administración de las compras: Consiste en organizar y supervisar el
cumplimiento de actividades y responsabilidades de las compras.
13. Disposiciones de sobrantes y desperdicios de materiales: Se pueden reutilizar
en la empresa, se devuelven al proveedor, o se venden.
14. Auditoria periódica al departamento de compras: Lo realiza el personal
especializado en ello, el gerente de compras le debe brindar toda la información
necesaria.
15. Requerimientos físicos para compras: La cantidad de personal y los
requerimientos físicos del depto. de compras, depende del tamaño de la empresa y
la importancia de dicho depto. depto. de compras requiere de, una buena relación
con las demás áreas.

Control de calidad de
las compras
El control de calidad de compras está
íntimamente relacionado a la
identificación clara de lo que se
requiere para producir, comercializar
o simplemente consumir.
Planeación y programación
de las compras
La planeación de las compras, constituye un
problema complicado, cuan los tiempos de
espera son prolongados, especialmente cuando
los provee señalan fecha de entrega de los
materiales, posteriores a la fecha en que se
concluir con los productos terminados.
Sistema de información para
compras y abastecimientos
Importancia de la claridad en la
información de la solicitud de compras
Las requisiciones deben contener la descripción
completa del art. pedido, precisándose la cantidad,
la fecha en que se requiere, la fecha máxima de
entrega y el lugar donde debe efectuarse la misma.
Debe ser claro y conciso para evitar errores.
Archivo histórico de
compras y
abastecimientos
Se almacena la información y
documentos en un archivo, las
operaciones realizadas en el depto. de
compras, para mantener y recordar
los acuerdos de compras, y orientar al
personal de compras en sus gestiones
y decisiones.
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Divulgación de
actualidades tecnológicas
y aprovechamiento de
oportunidades
La automatización del trabajo
común y las aplicaciones referentes
a los sistemas de soporte de
elección, pretenden facilitar la
idealización, así como la toma de
elecciones, esto conlleva a mejorar
la efectividad del personal o de la
organización.
Informe del surtimiento y
revisión del material
entregado
La recepción y revisión de los art. se realiza en el
almacén, para posteriormente notificar se
registra la entrega de la mercancía en una Nota de
Entrada a Almacén, para posteriormente enviar
copias a los deptos. interesados.
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Sistema de información para
compras y abastecimientos

Proceso electrónico de datos en la planeación de c ámaras,

programación y control de consumos

1. El PED cosiste en adaptar computadoras electrónicas de elevada agilidad en el 7. Selección del personal: El personal para proyectar un sistema, debe ser capaz y
registro, trámite, e impresión de información estadística, proporciona información debe poseer ciertos atributos personales.
oportuna para la toma de decisiones y reducción de costos.

8. Categorías de automatización en compras: Existen tres categorías en la

2. Enumerar detalles para aplicaciones potenciales, a largos y cortos plazos: El
personal de sistema debe hacer un catálogo, que contenga las aplicaciones
potenciales del PED, sus principales áreas de aplicación, objetivo, tipo de función,
horas hombre, y horas maquina; y ahorros monetarios en un año.
3. Analizar el potencial de beneficios y utilidades. La dirección debe decidir que
aplicaciones deben seguir, con objeto de elegir entre las realizables.
automatización de compras, el PED, el PAD y el PID.
9. Función y alcance del equipo de PED: La unidad procesadora dirige las
operaciones comunes del proceso, dentro de sí misma, vigila el flujo, y la operación
de entrada y salida, conforma a las instrucciones programadas. Las operaciones son
realizadas a una

4. Considerar la instalación y el proyecto: Se deben realizar planes, trabajos 10. Influencia del PED sobre el control de inventarios: No llevar un buen control de
preliminares y calendarios para evitar costosos errores y retrasos, antes de la inventarios afecta a la función de adquisición, ya que la comunicación entre tales
instalación final. funciones es necesaria.

5.Establecer flexibilidad en el pensamiento y en el proyecto: Durante el proyecto e 11. Interpretación del control de inventarios: El inventario paneado es controlable,
instalación del sistema PED; es importante que sea maleable, con objeto de y un inventario no planeado, que surge debido a situaciones no previstas, es poco
adelantarse a posibles avances tecnológicos. el control que se puede ejercer sobre él.

12. Operación dinámica: En el PED, la automatización profundiza grandemente la

6. Reconocer inflexibilidades: Se deben evitar modificaciones en el programa, ya
extensión de la información. El PED efectúa los cálculos a una mayor velocidad,
que eso requerirá de tiempo y dinero.
originando un sistema más dinámico, que el alcanzado manualmente.
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Sistema de información para

compras y abastecimientos

Importancia de los almacenes

4. Existencias de seguridad: Deben estar disponibles para algunas

1. Almacenamiento fijo: Cada uno de los diversos artículos, deben ser
demandas periódicas, probables demandas, para pronosticar las probables
colocados en un lugar específico, lo cual permitirá que sea encontrado con
exigencias futuras. Sirven para subsanar esas demandas, algunas extras
mayor facilidad, sin necesidad de estar consultando los registros de
podrán cubrir lapsos ocasionales, en donde el uso sea máximo.
localización.

5. Problemas con la sobre existencia: Los materiales deben ser mantenidos

2. Almacenamiento al azar: Se podrán poner los materiales en cualquier a un nivel proporcional a una tasa de producción. El depto. de compras
lugar, el espacio se aprovecha mejor, pero se necesitarán llevar registros debe mantener la disposición de materiales, con el fin de reducir al máximo
de localización mucho más detallados. el número de materiales que se almacenan.

3. Almacenamiento dividido por secciones: Los artículos de una 6. Análisis financieros de Stocks y su asociación con el costo de seguridad:
determinada clase, se guardan en una zona establecida, se podrán utilizar, Stock es la cantidad de un bien n cualquiera, almacenado y conservado para
los Sistemas de almacenamiento Fijo o al Azar. la venta o su utilización posterior. La existencia segura se agrega para cubrir
un uso, por encima de lo normal o retraso en las entregas.
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CONCLUSIÓN
Comprar es adquirir bienes o servicios para satisfacer una necesidad o dese. Las compras en una entidad u organización es una serie de procesos o procedimientos
que se sirven para adquirir un bien, producto o servicio, relacionan con la planeación. Es un elemento fundamental e importante para poder realizar las actividades
y productos de manera adecuada.

Las compras se hacen por dos situaciones, primero se identifica la necesidad, ya sea por parte de algún personal o departamento ajeno al departamento de compras
o el mismo encargado o departamento de compras, evaluando su cualidad, calidades, precio, tiempo de entrega y tipos de financiamiento. Se realiza una requisición,
que es un formato establecido por la empresa para solicitar un producto o servicio al departamento de compras, donde llevan sus características y especificaciones
del producto solicitado, y dos o tres firmas de quien elaboró, jefe inmediato y departamento de compras.

Existen 16 tipos de compras y abastecimientos que se pueden realizar en una empresa, el más utilizado de bienes, mercancías y materiales. Y el otro más útil, en
mi opinión, es el de compra anticipada, ya que, son planeadas y hay una mejor organización, y te pueden dar hasta un descuento. Existen cinco principios básicos
de compras y abastecimiento: Calidad, cantidad, precio exacto, financiamiento y servicio.

En el proceso de compra existen 10 pasos: Identificación de la necesidad, Requisición, aceptación o rechazo, búsqueda del producto o servicio, orden de compra,
seguimiento de la orden de compra, entrada al almacén, hoja de devolución, corrección de factura u orden de compra y pago o futura.