REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ
NÚCLEO MATURIN
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

ASPECTOS INTRODUCTORIOS; POLITICAS, NORMAS,

PROCEDIMIENTOS ANALISIS Y EVALUACION OCUPACIONAL DE
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
INIDAD I, II ,III

Facilitador: Participante:
Ariadna Cordova
C.I 25.431.957

Noviembre, 2022
 INTRODUCCIÓN

Los recursos humanos es un tema muy amplio, el cual engloba un

campo de estudio cada vez más analizado por los académicos del campo de
las ciencias empresariales y económicas, es por esto que este es un concepto
cada vez más extendido, muy presente en la sociedad. Para poder iniciar con
la conceptualización, se hace mención a los distintos sucesos en los que
intervienen los recursos humanos en el día a día. Por ejemplo, si una persona
es contratada por una empresa, esta debe realizar unas gestiones
administrativas para que la persona esté vinculada a la compañía; Esa tarea la
llevaría a cabo un departamento de recursos humanos. Por otro si una
compañía necesita contratar a una persona para cubrir una baja maternal, es el
personal de recursos humanos el encargado de realizar ese proceso de
personal y seleccionar al candidato. Así innumerables los caso donde el
departamento de recursos humano de hace presente.
La administración de recursos humanos, es aquella que tiene que ver
con el aprovechamiento y mejoramiento de las capacidades y habilidades de
las personas y en general con los factores que le rodean dentro de la
organización con el objeto de lograr el beneficio individual, de la organización y
del país.
A continuación, se hará mención en los conceptos y temas relacionados
con la administración de recursos humanos, según distintos autores. Como es
el caso de Víctor M. Rodríguez, quien dice que la Administración de recursos
humanos, es un conjunto de principios, procedimientos que procuran la mejor
elección, educación y organización de los servidores de una organización su
satisfacción en el trabajo y el mejor rendimiento en favor de unos y otros.
Joaquín Rodríguez Valencia define la Administración de Recursos Humanos
como la planeación, organización, dirección y control de los procesos de
dotación, remuneración, capacitación, evaluación del desempeño, negociación
del contrato colectivo y guía de los Recursos Humanos idóneos para cada
departamento, a fin de satisfacer los intereses de quienes reciben el servicio y
satisfacer también, las necesidades del personal,
 LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS.
La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación,
organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas,
capaces de promover el desempeño eficiente del personal, a la vez que la
organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en
ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente
con el trabajo. Es el campo de la dirección que se ocupa de planear, organizar
y controlar las diversas actividades operativas que consisten en obtener,
desarrollar, mantener y utilizar la fuerza de trabajo con la finalidad de que los
objetivos e intereses a los cuales el organismo está establecido, se obtengan
tan efectiva y económicamente como sea posibles y a la vez los objetivos e
intereses de la fuerza de trabajo sean servidos al más alto grado.
Según Bayo y Merino (2002) las personas que laboran en una empresa son
uno de los activos más importantes de ésta, así como uno de los factores
determinantes en su progreso. Por otro lado también menciona que las
cualidades, actitudes y comportamiento de los empleados, en conjunto con
otros factores, desempeñan un rol muy importante en la determinación del éxito
de ésta.
Dessler (2001) define a la Administración de Recursos Humanos
como “las políticas y las prácticas que se requieren para llevar a
cabo los aspectos relativos a las personas o al personal del puesto
administrativo que se ocupa”

Por otro lado, Chiavenato (2000) define a la ARH como un área

interdisciplinaria, que involucra conceptos de “psicología industrial y
organizacional, sociología organizacional, ingeniería industrial, derecho laboral,
ingeniería de seguridad, medicina laboral, ingeniería de sistemas, cibernética,
etc.” (p.149). También menciona que ésta “puede referirse al nivel individual o a
los niveles grupal, departamental, organizacional e incluso ambiental de la
organización” (p.150). Por otro lado señala que planear, organizar, desarrollar,
coordinar y controlar son técnicas capaces de promover el desempeño eficiente
del personal, y que al mismo tiempo la organización representa el medio que
permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales
relacionados directa o indirectamente con el trabajo, y que por esta razón “los
objetivos de la administración de recursos humanos derivan de los objetivos de
la organización” (p. 167).

CONSIDERACIONES MICRO Y MACRO DE LA ADMINISTRACION DE

RECURSOS HUMANOS
Desde la perspectiva de Chiavenato, el sistema de administración de
recursos humanos, “… es integrar y coordinar recursos organizacionales
muchas veces cooperativos, otras veces en conflicto, tales como personas,
materiales, dinero, tiempo o espacio, hacia los objetivos definidos, de manera
tan eficaz y eficiente como sea posible”. En relación a los recursos
organizacionales el mencionado autor señala la presencia de factores de
producción, considerados como los recursos productivos que deben ser
empleados con eficacia y eficiencia; dichos recursos son naturaleza, capital y
trabajo. El Departamento de Recursos Humanos es el proceso de ayudar a las
personas a adquirir nuevas habilidades. En contextos organizacionales, es un
camino continuo y planificado hacia la adquisición de nuevas capacidades de
los empleados por crear oportunidades para ellos mismos y desarrollar una
sonora cultura organizacional. El Departamento de Recursos Humanos se toma
usualmente como sinónimo de entrenamiento, pero además de ello, se trata del
desarrollo general de los empleados; se aplica tanto en los asuntos micro como
macro.
El Departamento de Recursos Humanos desarrolla las nuevas
capacidades en las personas para prepararlos y alcanzar objetivos
organizacionales. Asegura el crecimiento a largo plazo y el desarrollo de la
organización que ayuda a la economía de la nación.
En el Nivel Micro, el desarrollo de los recursos humanos se relaciona
con el desarrollo del mercadeo en las organizaciones; donde es bien recibido
por la gerencia de las compañías en la medida que notan su importancia y ven
mas allá de la contribución al desarrollo individual y organizacional.
Generalmente, el Departamento de Recursos Humanos en un nivel micro trata
sobre la planificación de los recursos humanos en una organización además de
la selección, el entrenamiento, la recompensa por el desempeño, el desarrollo,
la potencial recompensa, la compensación, el desarrollo organizacional, etc. El
involucramiento del Departamento de Recursos Humanos en todas estas
aéreas pretende desarrollar principalmente nuevas capacidades en la gente de
manera tal que puedan conocer los desafíos laborales actuales y prepararse
para aceptar los requerimientos para un empleo.
A nivel macro, el Departamento de Recursos Humanos se relaciona con
el desarrollo de las personas por el bien de la nación. En este nivel, aparece la
salud, las habilidades capacidades y actitudes de las personas que son mas
útiles en el desarrollo de la nación como un todo. Mientras se calcula el ingreso
nacional y el crecimiento económico, el Departamento de Recursos Humanos
examina el potencial individual, las actitudes, habilidades, aspiraciones, el
conocimiento, etc. Y desarrolla una base concreta para la planificación
económica. Sin embargo, el Departamento de Recursos Humanos a nivel
macro no es tan popular como a nivel micro.

RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS CON

OTRAS DISCIPLINAS Y APORTES DE ESTA.

La administración de recursos humanos se relaciona con casi todas las demás

disciplinas, se mencionan a continuación:
CON ADMINISTRACIÓN: La administración de personal, por ser una de las
disciplinas que conforman la ciencia de la administración, no goza de
independencia absoluta. Su relación con la administración es de suma
importancia porque maneja todo lo relacionado con el manejo del personal de
una organización y los procedimientos utilizados para su correcto manejo y
para sacar todo el provecho al desempeño de los trabajadores. Al ser una rama
de la administración aplicada, se basa en la planificación como herramienta
para desarrollar sus estrategias. En un sistema de administración tanto publico
como privado, deberán planificarse todas las acciones de personal, tanto de
orden económico como administrativo. Solo se podrán formular políticas de
personal satisfactorias, de acuerdo con los principios del mérito y de justicia
retributiva, según el costo de la vida en un momento dado.
CON LA ECONOMÍA: Se relaciona con la economía en el entendido de que
utiliza la economía como elemento verificador de las posibilidades de la
organización brindarle a sus empleados las adecuadas retribuciones de
acuerdo a el costo de la vida así como de elaborar presupuestos que
conduzcan a la mayor cantidad de ahorros posible auxiliándose de los
presupuestos. Los gastos de personal de una empresa se reflejan en su
presupuesto. En una institución de gran complejidad y magnitud, la elaboración
de un presupuesto de personal será mucho más difícil si la estructura de
cargos no corresponde a una nomenclatura uniforme y a un sistema salarial
basado en un principio de igual paga a trabajos iguales en condiciones
similares.
CON EL DERECHO: Se auxilia en el derecho en el entendido de que la
administración de personal al igual que el código de trabajo, también tiene por
finalidad regular las relaciones de trabajo entre obrero-patrón, y empleados y
funcionarios y la gerencia. La política de administración de personal en una
empresa jamás debe contravenir la filosofía y el espíritu de las disposiciones
del código de trabajo. El encargado de personal tendrá que recurrir en todo
momento a dicho texto legislativo cuando se le presenten conflictos de orden
laboral.
CON LA PSICOLOGÍA: La psicología es una de las disciplinas que mayores
contribuciones ofrece a la administración de personal. Esta conjugación
interdisciplinaria se evidencia no solo en el proceso de selección, el mas
importante de todos los que integran un sistema de administración de personal,
si no también en las diferentes fases relativas a la supervisión de personal.
Utiliza métodos científicos para comprender las causas del comportamiento
humano, para medir las habilidades y las actitudes encontrar causas de
motivación conflicto y frustración, etc.
CON LA SOCIOLOGÍA: Ante la aceptación del postulado de que la
administración es una ciencia social, existe la corriente de que dicha disciplina
debe profundizar en el campo de las investigaciones sociales para revisar y
actualizar sus principios. Al decir de un estudioso de la materia, hay precedente
de que tales investigaciones se han realizado en importantes empresas
privadas y en instituciones universitarias habiendo cubierto el campo de la
sociología, la psicología y la antropología aplicadas a la administración. Las
aportaciones más importantes de la sociología a la Administración de Recursos
Humanos han sido: Estudio de grupos formales e informales dentro de la
empresa Técnicas sociométricas para integrar buenos quipos de trabajo
Análisis de la Autoridad, burocracia, movilidad, etc.
CON LA CONTABILIDAD: La administración de personal se relaciona con la
contabilidad en la preparación de los informes correspondientes a la aplicación
de los presupuestos de gastos de nominas y compensaciones a los empleados
así como también el manejo de la rotación de los fondos. Al relacionarse con la
contabilidad además presenta la ventaja de que todas las retenciones
correspondientes a los empleados deben hacerse de sus sueldos, el
departamento de contabilidad juega un papel fundamental para la correcta
presentación de las retenciones y los gastos en los balances generales e
informes para presentación a los organismos correspondientes de las rentas e
impuestos.
CON LA INGENIERÍA INDUSTRIAL Podemos mencionar entre sus
aportaciones: Estudios de tiempos Estudios de movimientos Sistemas de
incentivos Valoración de tareas Oficinas de selección Adiestramiento a los
trabajadores
CON LA ANTROPOLOGÍA La referencia a los conceptos de cultura y la
subcultura para entender mejor alguna forma de comportamiento. RELACIÓN
CON LAS MATEMÁTICAS: Los modelos de estadística inferencial han
significado una gran aportación a la toma de decisiones sobre los recursos
humanos. Igualmente se han aplicado los modelos de regresión a las curvas de
salarios y a la valuación de puestos. Así como otros procedimientos
estadísticos.

FUNCION   Y ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

DE RECURSOS HUMANOS
      El Departamento de Recursos Humanos es esencialmente de servicios.
Sus funciones varían dependiendo del tipo de organización al que este
pertenezca, a su vez, asesora, no dirige a sus gerentes, tiene la facultad de
dirigir las operaciones de los departamentos.
Entre sus funciones esenciales podemos destacar las siguientes:
1.- Ayudar   y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y
empleados.
2.- Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las
cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.
3.- Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del
liderazgo.
4.- reclutar al personal idóneo para cada puesto.
5.- Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en
función del mejoramiento de los conocimientos del personal.
6.- brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la
armonía entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan
entre estos.
7.- Llevar el control de beneficios de los empleados.
8.- Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o
revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones,
memorándum o contactos personales.
9.- Supervisar la administración de los programas de prueba.
10.- Desarrollar un marco personal basado en competencias.
11.- Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la
empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales.
   
La estructura en la Administración de los Recursos Humanos es la
forma en que están cimentadas y ordenadas las unidades administrativas de
una institución, organización u órgano y la relación que guarda entre sí, dicho
de otra manera se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las
actividades de la empresa u organización en cuanto a las relaciones entre el o
los gerentes y los colaboradores;   Para diseñar la estructura orgánica, habrá
que tener en cuenta los factores como es la magnitud, giro   y necesidades de
la empresa, pues en base a ellos se determinarán las unidades administrativas,
los medios humanos necesarios y la asignación de funciones a los mismos. Se
refiere también al cuerpo óseo de la organización, unidad administrativa, área u
oficina; en este caso del área de recursos humanos, estará conformada por
órganos como de dirección, asesoramiento, apoyo y línea, así como por
unidades administrativas que tienen que ver con dicha función, como por
ejemplo: jefatura o dirección, registro de personal, sueldos y salarios,
capacitación, evaluación, higiene y seguridad, entre otros.
      Para el caso del establecimiento de una estructura de la unidad de la
Administración de los Recursos Humanos dentro de las empresas, debe
considerarse el tipo y tamaño de la empresa, decimos esto porque las
empresas pequeñas mayormente tienen a una persona encargada de realizar
las principales funciones de personal (Ver Anexo No. 3); en cambio las
empresas un poco más grandes (Ver anexo No. 4), deben tener un equipo
humano con la implementación y medios adecuados en esta área, para dirigir
los distintas funciones especializadas. Por lo común un departamento de
recursos humanos se establece cuando en su proceso normal de crecimiento
los gerentes y administradores de la empresa empiezan a sentir una necesidad
de contar con un área especializada en ciertas funciones que poco a poco se
van haciendo complicadas. 
La estructura del departamento de administración de recursos humanos
en una organización grande se advierten cambios como la relación directa
entre el ejecutivo que encabeza el departamento de personal y el director.
También existen funciones especializadas ahora; en una organización grande
en la cual se ha llevado al departamento de personal a un grado alto de
desarrollo, las funciones pueden ser como en el organigrama que se aprecia en
seguida.  Cada área funcional puede subdividirse para cumplir sus funciones
especializadas.
Un efecto importante de esta especialización en las labores   es que cada
persona se convierte en un receptor de grandes masas de información sobre
funciones muy específicas, es decir, la división de labores lleva a los
integrantes de un departamento de personal de grandes dimensiones a
convertirse en expertos en sus respectivas funciones. 

Función de Administración de Recursos Humanos

Generalmente la función de Recursos Humanos está compuesta por áreas

tales como reclutamiento y selección, contratación, capacitación, inducción de
personal y su permanencia en la empresa.  La doble de la función de
Administración de Recursos Humanos se refiere al enfoque operativo
(tradicional) y enfoque estratégico (moderno), con el que se administran los
Recursos Humanos en las organizaciones. En primer lugar, el enfoque
operativo se caracteriza por poner énfasis en las reglas y en el cumplimiento de
normas internas. Asimismo, los salarios se fijan únicamente con base en el
grado de importancia del puesto de trabajo. La misión y la visión son elementos
exclusivos del cuerpo directivo. En contraparte, el enfoque estratégico se
orienta a los clientes, pone énfasis en el logro de la misión y visión y se
establecen incentivos basado en las metas y resultados alcanzados.

Análisis Cualitativos y Cuantitativos del mercado laboral

El análisis de la fuerza laboral se utiliza en los negocios para medir el

funcionamiento interno de las empresas. A menudo, las decisiones se toman
en función de la cantidad o la cantidad de ganancias que obtiene una empresa.
Sin embargo, los datos de RR.HH. son recursos vitales para tomar decisiones
de gestión y pueden proporcionar una imagen más amplia de por qué, cómo y
cuándo los empleados hacen ciertas cosas. Los datos son piezas de
información que se utilizan para analizar algo. Dos tipos de datos utilizados en
el análisis de la fuerza laboral son los datos cualitativos y cuantitativos. Aunque
existen varias diferencias, la diferencia más aparente es que los datos
cuantitativos implican números.
Los datos cuantitativos son números y se pueden medir para producir
estadísticas cuantitativas. Ejemplos de datos cuantitativos de RR.HH. son la
tasa de retención, el salario, las horas extraordinarias trabajadas, el número de
horas de desarrollo profesional tomadas y la edad.
Los datos cualitativos, por otro lado, involucran acciones y comportamientos
que se observan, no se miden. No se han producido números. Esto significa
que los datos son subjetivos. Qué datos se registran depende de la
interpretación de la persona que los registra. Los ejemplos incluyen por qué un
empleado se queda o deja una empresa, cómo administra un supervisor, si
vale la pena tomar un beneficio de jubilación, qué tan cómodo es un entorno de
oficina y qué valor es el trabajo en equipo para el éxito.
Los datos cuantitativos son números y se pueden medir para producir
estadísticas cuantitativas. En contraste, los datos cualitativos involucran
acciones y comportamientos que se observan. Los datos cuantitativos y
cualitativos son importantes para los gerentes de recursos humanos, porque
brindan una imagen basada en números, así como en los sentimientos de los
trabajadores. Cuando cambiamos algo en el lugar de trabajo, ¿cómo
reaccionarán los empleados? ¿Podemos encontrar formas de realizar mejoras?
¿Hay inversiones que sean una pérdida de tiempo? Un gerente utiliza datos
para maximizar los recursos humanos de la empresa y, para ello, se utilizan
datos tanto cualitativos como cuantitativos para mostrar el panorama general
de lo que podemos hacer de manera diferente, mejor y más eficiente.

POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS.

Políticas de recursos humanos:

Son políticas de Recursos Humanos todas las guías orientadoras para
Las políticas de RRHH se refieren a la manera en que las organizaciones
desean tratar a sus miembros para lograr por medio de ellos los objetivos
organizacionales, al proporcionar condiciones para el logro de los objetivos
individuales. Varían enormemente de una organización a otra. Cada
organización desarrolla la política de recursos humanos más adecuada a su
filosofía y a sus necesidades. En estricto sentido una política de recursos
humanos debe abarcar qué objetivos tiene la organización respecto a los
siguientes aspectos principales:
a) Políticas de integración de recursos humanos.
b) Políticas de organización de recursos humanos.
c) Políticas de retención de los recursos humanos.
d) Políticas de desarrollo de los recursos humanos.
e) Políticas de auditoria de los recursos humanos.

POLITICA
Es una rama de la moral que se ocupa de la actividad, en virtud de la
cual una sociedad libre, compuesta por personas libres, resuelve los problemas
que le plantea su convivencia colectiva. Es un quehacer ordenado al bien
común. A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa,
también se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organización
de una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las
actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos. Estos
documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno
solo; reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y
formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento.
Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar
independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén encima
de la compañía permanentemente. Con la implementación de unas reglas de
juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se requiere hacer un
control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una compañía e ir
haciendo los correspondientes correctivos. Producción de la compañía no se
detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía. Se debe ser consciente
que lo más difícil no solo es montar una empresa en una franja del mercado en
momento oportuno, sino también mantenerla en el mercado y que trascienda
en el tiempo.
Para mantener una empresa ya constituida en un mercado que
aparentemente puede ser a largo plazo, se debe preparar para que esta pueda
ser autónoma y que toda la organización se pueda acostumbrar a los continuos
cambios que se le avecinen, siendo una ardua tarea y que requiere el mayor de
todos los esfuerzos de la organización
 
Requisitos de una política de trabajo
La complejidad de una política de recursos humanos de una compañía
depende del tamaño y la base de la operación. Entre los componentes se
encuentran la misión, los lineamientos de conducta ética y responsable, las
prácticas de contratación, los procedimientos para hacer reclamos, la
estructura de compensación, el apoyo financiero para estudios continuos,
reglas para las licencias de enfermedad y tratamiento, y las políticas de anti
discriminación y anti abuso. La salud y la seguridad en el lugar de trabajo
también son temas importantes de la política de recursos humanos, incluyendo
los lineamientos para operar equipo pesado y los procedimientos de
evacuación de emergencia.
Las políticas de recursos humanos, usualmente almacenadas en la
intranet de una compañía, son importantes por diferentes razones. La primera,
es que se convierten para los empleados en un lugar en el que encuentran toda
la información recopilada referente a reclutamiento, promociones, jubilación,
compensación y entrenamiento. Segundo, proveen un marco para que el
departamento de recursos humanos diseñe y administre los programas de
desarrollo de empleados y entrene nuevos empleados. Y tercero, proveen una
estructura que cumple con los estándares gubernamentales locales y federales
y con las regulaciones. Estas políticas deben tener las siguientes
características:
Estabilidad: suficiente grado de permanencia para evitar alteraciones muy
grandes.
Consistencia: congruencia en su aplicación, no importan los niveles o áreas
afectadas
Flexibilidad: la posibilidad de soportar correcciones, ajustes y excepciones
necesarios
Generalidad: La posibilidad de aplicación global y comprensiva

Justificación e importancia de la planificación de los recursos humanos.

Analiza la razón de ser de la planificación de recursos humanos a partir
de la inestabilidad de la demanda. En efecto, es poco probable que en el
mercado se den situaciones de estabilidad en este sentido para una empresa
determinada. Ante esta situación, la organización dispone de varias soluciones:
a) Política de producción estable combinada con suficiente capacidad de
almacenamiento. Esta alternativa es inviable para el caso de productos
perecederos y, en todo caso, origina costes de posesión que necesitan de
inmovilización de capitales.
b) Política de subcontratación. En este caso, la empresa pierde control sobre
las cuestiones relacionadas con el precio, calidad y plazos de realización y
entrega del producto.
c) Política de recursos internos. Recurrir al uso de horas extraordinarias,
rediseño del trabajo y demás ajustes internos, los cuales ocasionan costes y,
aun así, probablemente resulten insuficientes.

Normas y procedimientos en la administración de Recursos Humanos

Una norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar
ciertas conductas o actividades. Estos documentos tienen diferentes nombres
e incluso algunos son reunidos en uno solo, tales documentos reúnen normas
internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos
los empleados deben tener conocimientos. Estos permiten que una compañía
pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas
principales estén encima de la compañía permanentemente.
El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de
manera detallada las operaciones que integran los procedimientos
administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se
deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con
dichos procedimientos

Manual de formulación y formatos

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos
detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con
el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de
la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la
circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las
secciones que la requieren.
Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios
aspectos:
El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato
(clientes objetivos). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar
adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria,
o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea
dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de
agilidad; es decir, entre más rápido se pueda llenar un formato (con ítems de
selección, poco texto, etc.) más rápido se obtiene la información requerida y el
personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento.
Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en
otros formatos. En lo posible tratar que no se recargue de formatos la gestión
de un cargo. Se debe tener presente, que, aunque es muy importante la
información solicitada en un formato, el común de la gente es apático a su
diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y
ágiles de diligenciar para que el personal no los evite.
Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la
empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes
formatos. Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes
del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy
común que al implementar un software en una empresa se obvien algunos
formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de
información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar
la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del
personal de la empresa.
La estructura del formato a diligenciarse debe formular con una breve
descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se
debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento
entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los
originales como las copias si las tiene. Cuando se traten de procedimientos
generales dentro de la empresa se deben describir las actividades
relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado,
como es el caso de un acta, el reporte para dar de baja un activo, las
descripciones de las acciones a seguir, etc.

Aspectos claves para el diseño y la implementación

Cuando se esté diseñando cualquier manual, procedimiento, norma o formato

se deben tener presentes algunos aspectos que puede redundar en el éxito de
la implementación final.
En el caso específico del diseño de formatos y procedimientos se deben
tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Quien o quienes son los
clientes objetivos del procedimiento o formato; esto debido a que las normas,
procedimientos y los mismos formatos deben ser acordes a los clientes que los
utilizaran en su cotidiano trabajo. Un procedimiento que no sea adecuado al
cliente, puede ser determinante en la calidad de la información que se reciba.
Determinar la información que realidad sea relevante para la empresa cuando
se diseñe un formato o procedimiento, se debe tener en cuenta al personal que
maneje las estadísticas o las bases de datos que se requiere rescatar en un
proceso; el exceso de información, en ocasiones innecesaria, inútil, repetida o
inadecuada puede llevar a que la calidad de la información no sea la mejor, o
que toda la información no sea plasmada en el documento; se debe tener
certeza sobre la información que en realidad se requiere en una base de datos
y que en realidad sea útil para la empresa. Un caso muy común se presenta en
las entidades del estado donde se implementan formatos pesados, con un
exceso de información que en últimas ni siquiera se consulta, ni se necesita
para ingresar a la base de datos de la institución, resultando el esfuerzo y la
consecución de la información en un lamentable desperdicio de tiempo tanto
para el que diligencia el documento como para el que ingresa la información a
la base de datos.
Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la información
que requiero y poder centrar el proceso en la búsqueda de la calidad de la
información. Es muy común que en diferentes formatos se requiera o se incluya
diligenciar una información. En ocasiones esto es necesario para confrontar,
controlar y hacerle seguimiento a un proceso. No obstante, se deben
seleccionar muy bien las fuentes generadoras de información debido a que una
fuente inadecuada le puede acarrear grandes problemas y pérdidas de tiempo
a causa de falsas alarmas. Una fuente adecuada debe ser aquella que genere
un cliente cuyo manejo de esta información hace parte de sus funciones
básicas de su cargo y su perfil le permite darle la suficiente importancia y
conocimiento de dicha información.

El Formulario; Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en

blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización
según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también
como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para
simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En
ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para
asentar información variable, es todo papel que contenga información, texto,
epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente

Partes del formulario

Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iníciales del formulario,
como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros.
Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el
cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que
son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo
con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma.
Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una
secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario,
firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo
del mismo, y también se asienta el código de registro

El objetivo del formulario es, llenar las necesidades que las oficinas demandan,
son aquellos medios para alcanzar un fin. Siendo su objetivo específico , la
facilitación el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas transacciones.

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN OCUPACIONAL.

Análisis ocupacional.
Es el proceso de identificación a través de la observación, la entrevista y
el estudio de las actividades y requisitos del trabajador y los factores técnicos y
ambientales de la ocupación, comprende la identificación de las tareas de la
ocupación, de las habilidades, conocimientos, aptitudes y responsabilidades
que se requieren del trabajo para la ejecución satisfactorias de la ocupación,
que permite distinguirla de todas los demás.

El análisis ocupacional, es una metodología que abarca diversa

perspectivas y acepciones que involucra un gran número de técnicas
disponibles. Trata de dar respuesta, a través de la identificación de
comportamientos laborales comunes a una serie de tareas y ocupaciones. El
empleo, de diferentes alternativas de lugar a diversos productos, y aplicaciones
del análisis ocupacional, así su aplicación va desde la identidad y agrupación
de ocupación y habilidades en catálogos, hasta el diseño de currículo,
identificación de competencias y certificados de habilidades a los trabajadores.
 Con el análisis, se permite reconocer en cada ocupación, en los equipos
de trabajos y en las familias ocupacionales, que se organicen alrededor de los
procesos, el grado de complejidad de las relaciones que puedan existir, entre
distintas ocupaciones y en términos de las capacidades requeridas, para el
desempeño laboral, sirve como herramienta para la evaluación del desempeño,
y a la vez para conocer y evaluar en profundidad la dinámica organizacional,
equipo de cualquier trabajador, puede hacer las funciones de otro trabajador,
porque lo que se busca con esto, es que todo dominen las actividades con el
misma destreza.
Es utilizado como una estrategia de cambio en las organizaciones, con
esto se buscan, cambios significativos y transcendentes en las en las
organizaciones de trabajo, y se debe involucrar tanto a la estructuras como a
los actores de la organización, es decir a todos los que conforman la empresa,
y se estudia el comportamiento individual en el puesto de trabajo, se toma el
análisis organizacional como una estrategias de cambio, planeada con visión
estratégica y una concepción participativa del trabajador, ya que se toma en
cuenta el desempeño individual.
Una vez que se identifica el contenido del cargo (aspectos intrínsecos),
se pasa a analizar el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir,
con los requisitos que el cargo exige a su ocupante. La descripción de cargos y
el análisis de cargos están estrechamente relacionados en sus finalidades y el
proceso de obtención de datos; a pesar de ello, están perfectamente
diferenciados entre sí: la descripción se ocupa del contenido del caro, en tanto
que el análisis pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las
responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para
poder desempeñarlo de manera adecuada.

Objetivos del Análisis Ocupacional por Competencias

1. Reclutamiento y selección de personal idóneo.
2. Determinar el perfil del ocupante del cargo.
3. Facilitar la evaluación del desempeño.
4. Identificación de necesidades de capacitación
5. Definición de programas de capacitación.
Etapas del Análisis Ocupacional.

1. Etapa de Planeación: Se determinan que cargos se van a describir, analizar

e incluir en el análisis. Se elaboran los organigramas de cargos (nivel
jerárquico, autoridad, responsabilidad y área de actuación). Elección de los
métodos de análisis.
2. Etapa de Preparación: Se prepara el material de trabajo (formularios, folletos
y otros). Disposición del ambiente (informes a la dirección y a todo el personal
incluido en el análisis de cargos). Recolección previa de datos (nombres de los
ocupantes de los cargos, elaboración de una relación de los equipos o
herramientas que son utilizados por los ocupantes de los cargos).
3. Etapa de Ejecución: Se recolectan los datos relativos a los cargos y se
procede a realizar el análisis.

EVALUACIÓN OCUPACIONAL.
La evaluación ocupacional, es de primordial importancia, pues constituye
el eslabón entre la fase de rehabilitación funcional, si ha existido, y
rehabilitación profesional, y es el punto de partida para el proceso de
integración en la Formación Profesional. Está estrechamente relacionada con
la orientación, tanto que no se justifica hacer evaluación ocupacional, si ella no
desemboca en una adecuada orientación de la persona, y la orientación no
puede llevarse a cabo, si previamente no se ha realizado la evaluación
ocupacional. La especificación determina las capacidades o competencias que
un individuo ha de reunir para la correcta ejecución del puesto de trabajo. Es
otro producto del análisis de puestos de trabajo. Normalmente estas
características son agrupadas en tres categorías:

1. La habilidad se refiere al grado de pericia mostrado en el desempeño de

una tarea.
2. El conocimiento se puede entender como el bagaje de información, ya sea
de carácter teórico o empírico, que una persona ha de procesar para
desempeñarse con eficacia en el puesto de trabajo.
3. La aptitud está referida a los atributos permanentes o perdurables que el
individuo posee y que son factores determinantes en la calidad del desempeño
logrado o, en otras palabras, explican las diferencias individuales existentes en
materia de desempeño.

Descripción de cargos.
Las necesidades básicas de recursos humanos para la organización se
establecen mediante un esquema de descripción y especificación de cargos.
La descripción del cargo se refiere a las tareas, los deberes las
responsabilidades del cargo, en tanto que el análisis del cargo ocupa de los
requisitos que el ocupante necesita cumplir; por lo tanto, los cargos se proveen
de acuerdo con esas descripciones y análisis. El ocupante del cargo debe tener
características compatibles con las especificaciones del cargo y el papel que
deberá desempeñar es el contenido del cargo registrado en la descripción.
La descripción del cargo presenta el contenido de éste de manera
impersonal, y las especificaciones suministran la percepción que tiene la
organización respecto de las características humanas que se requieren para
ejecutar el cargo. La misma es necesaria para conocer su contenido, es un
proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un
cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la empresa; es
la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (que hace el
ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos
aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (como lo hace) y los
objetivos del cargo (por qué lo hace).
Estructura del Análisis de Cargo
Por lo general el análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de
requisitos; cada una de las cuales se encuentra dividida en varios factores de
específicos, los cuales son puntos de referencia que permiten analizar una gran
cantidad de cargos de manera objetiva. Las cuatro áreas de requisitos se
refieres a:
Requisitos intelectuales: tiene que ver con las exigencias del cargo, los
requisitos intelectuales que el aspirante debe poseer para desempeñar el cargo
de manera adecuada.
Requisitos físicos: tiene que ver con la cantidad y la continuidad de
energía y de esfuerzos físicos y mentales requeridos.
 Condiciones de trabajo: se refiere a las condiciones ambientales del
lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores. Evalúan el grado de
adaptación del elemento humano al ambiente y al equipo, y facilitan su
desempeño: Ambiente de trabajo y los riesgos

El análisis ocupacional es un valioso instrumento para las funciones

de administración de recursos humanos y están muy bien consideradas por la
mayoría de gerentes. Es comúnmente utilizado como procedimiento o
metodología para estudiar el comportamiento de las ocupaciones.
Generalmente se realiza una interpretación del mundo del trabajo a partir de las
ocupaciones y de las personas que las practican. Se estudia los
datos que aporta el desempeño específico de las ocupaciones referidos a
factores de carácter técnico (tareas, conocimientos y calificaciones
requeridos), aspectos ambientales, conocimientos y habilidades personales
y de las responsabilidades y requerimientos exigidos institucionalmente.
Es necesario para las empresas, conocer cuáles actividades son las que
desempeñan sus trabajadores, ya que, al no presentar un análisis ocupacional
acorde, con respecto a los cargos que se ejecutan, puede llevar a que no se
tenga claridad, ni diferenciación en los quehaceres, implicando la no
objetividad y evidenciando una carga incluso para los empleados.

Métodos de Análisis de Cargos

Los métodos que se utilizan en la recolección de la información para
realizar el estudio de descripción y análisis de cargos son diversos, ya que
buscan determinar de forma precisa la naturaleza del cargo y la información
importante relacionada con los objetivos del estudio. Estos métodos son
utilizados por analistas de los cargos, que son las personas encargadas de
corregir, analizar y desarrollar la información relacionada con los cargos.

Existen cuatro métodos para la obtención de la información a saber:

1- Método de Observación Directa: Esta consistente en que un analista
observa el trabajo que realiza un empleado y en un formato
previamente establecido, hace las anotaciones correspondientes en las
que se refiere a la identificación del cargo y a los requisitos para su
desempeño. El método de observación directa es uno de los más utilizados por
su eficacia, es pertinente su aplicación cuando se trata de estudios de
movimientos pequeños, tiempos y métodos. Suele utilizarse en procesos
repetitivos no complejos.
2- Método de Cuestionario. Consiste en entregar a las personas
seleccionadas por cada cargo en la empresa el formato de análisis ocupacional
para que estas personas lo diligencien previo a un proceso de capacitación o
inducción que posibilite o facilite su diligencia. Un requisito de este cuestionario
es que se someta primero a uno de los ocupantes y a su supervisor para
probar la pertinencia y adecuación de las preguntas, así como para eliminarlos
detalles innecesarios, las distorsiones, las lagunas o las dudas en las
preguntas.
3- Método de Entrevista. Consiste en obtener información de los
empleados seleccionados a través de preguntas que se realizaban de acuerdo
al formulario utilizado para el análisis de cargos. Garantiza una interacción
directa entre analista y empleado, lo que permite la eliminación de
dudas y sospechas, especialmente en el caso de empleados difíciles
o reacios.
4- Método Mixto. Este método es una combinación de dos o más
métodos de análisis, se recomienda utilizarlo para aprovechar las ventajas de
los demás métodos y contrarrestar, una de las combinaciones más utilizadas
dentro de los métodos mixtos es cuestionario y entrevista, ambos con el
ocupante del puesto, este último llena el cuestionario y después es sometido a
una entrevista rápida, con el cuestionario como referencia.
 CONCLUSIÓN

La administración de recursos humanos es la disciplina encargada de

gestionar ese recurso empresarial, específicamente, se ocupa de la planeación,
organización, desarrollo y coordinación eficiente del personal de una
organización cualquiera; se encarga no sólo la gestión macro de la empresa,
sino también sus mecanismos de selección, formación y estímulo al empleado,
y todo aquello que sea objetivo del departamento de recursos humanos de la
misma. Dicha disciplina, al menos en los términos en que existe hoy, nace con
la organización misma del capitalismo y de la clase trabajadora, en el momento
en que el derecho laboral hace su entrada y surge la necesidad de reglamentar
el trabajo. Tiene como objetivo la construcción del personal que compone una
organización. Para ello, capta la gente más idónea para las demandas
laborales que presente; además gestiona las dinámicas y los mecanismos de
orientación, motivación, redistribución e instrucción de dicho equipo humano.
Las políticas son reglas que se establecen para dirigir funciones y
asegurar que éstas se desempeñen de acuerdo a los objetivos deseados.
Constituyen orientación administrativa para impedir que los empleados
desempeñen funciones que no desean o pongan en peligro el éxito de
funciones específicas. Las políticas son guías para la acción y sirven para dar
respuestas a las cuestiones o problemas que puedan presentarse con
frecuencia y que hacen que los subordinados acudan sin necesidad ante los
supervisores para que estas les solucionen cada caso.
El análisis ocupacional permite reconocer en cada ocupación, en los
equipos de trabajo y en las familias ocupacionales que se organizan alrededor
de los procesos, el grado de complejidad de las relaciones que puedan
existir entre distintas ocupaciones y en términos de las capacidades
requeridas para el desempeño Laboral. Desde esta perspectiva se ha explicado
el carácter integrador que tiene la aplicación del Análisis Ocupacional, con
todos sus niveles y perspectivas, el cual sirve como herramienta
para la evaluación del desempeño y, a la vez, para conocer y
evaluar en profundidad la dinámica organizacional.
 BIBLIOGRAFÍA

Consultas web
- https://concepto.de/administracion-de-recursos-humanos/
- Análisis Ocupacional. [Página web en Línea].
- Disponible:http://www.monografias.com/trabajos93/el-analisis-
ocupacional/el-analisis-ocupacional.shtml.[Consulta: 2017, Febrero 08.
- https://www.analisisocupacional. ¿Qué es el análisis ocupacional?.
- isponible:https://analisisocupacional.wordpress.com/
2011/10/19/%C2%BFque-es-el-analisis-ocupacional/.[Consulta: 2017,
Febrero 08]
- Chiavenato, Idalberto, administración los nuevos tiempos: nuevos
horizontes en administración, Río de Janeiro, Campus, 2004.