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TEMA 1
FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA INTERNA
1. INTRODUCCIÓN

La auditoría interna es una función de alta y gran jerarquía, que requiere

profesionales especializados, inteligentes, capaces e íntegros.

Quienes se dediquen a este trabajo, deben conocer claramente cuál es su misión

y sus responsabilidades, para rendir mejores servicios y brindar buenos
resultados a la organización, mediante su experiencia y colaboración en la
búsqueda de sus fines.

El producto final de la auditoría interna es un servicio al resto de la organización.

Por lo tanto, esta ayuda debe ser atractiva, deseable, oportuna y, preferiblemente,
eficaz para que sus recomendaciones permitan alcanzar los objetivos de la
organización.

2. RESEÑA HISTÓRICA

El vocablo "Auditoria" fue asimilado al idioma castellano luego de su amplia y

profunda difusión en el idioma inglés. Deriva etimológicamente del latín del
vocablo Audire oír y es considerado como un vocablo de segunda formación que
contiene sin perpetuación el AU latino, a diferencia de oidor de "oidorie", que
serían los de primera formación.
La función de auditor, es muy antigua en la historia de la humanidad.

El primer origen de esta profesión está en la civilización Sumeria, pueblo

antiquísimo de Babilonia, que vivió 2.600 años antes de Cristo. Los escribas
preparaban listas sintéticas de las transacciones. Estas, eran posteriormente
confrontadas contra las listas originales preparadas por otros individuos. Las
evidencias de tales controles fueron descubiertas por los arqueólogos y
mostraban pequeños puntos, tildes y círculos al lado de los números. Por lo
expuesto, se deduce que éste fue el comienzo del control, ya que hay "separación
de funciones o tareas" y confrontaciones sistemáticas.

Se pudo comprobar que prácticas similares surgen de los registros de los

egipcios, persas y hebreos.

Los primeros, requerían que los registros oficiales fueran auditados por una
tercera persona y que la cantidad correcta de granos que entraba en los
depósitos fuera avalada mediante la certificación de un recibo.

A los griegos y romanos les preocupaba la auditoría de las finanzas públicas o de

los fondos del erario. Los griegos, preferían que los auditores fueran personas

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esclavas, ya que las conclusiones de éstos bajo la pena de tortura eran más
correctas o fidedignas que las que expresaban los hombres libres bajo juramento.

A comienzos del siglo trece en la ciudad de Pisa (Italia) se contaba con un revisor
oficial. En ese entonces, el control se realizaba mediante el registro de los
mismos datos y conceptos por dos o más personas en sendos libros que,
posteriormente, eran comparados, estudiándose las diferencias.

En Gran Bretaña, el tesorero (que llevaba su propio libro), era controlado por
intermedio del secretario de la Cancillería y un representante del Rey, quienes
poseían sus propios libros, los cuales albergaban registros coincidentes.

Existe una referencia concreta sobre el vocablo "auditor" que se remonta al año
1285, cuando en Inglaterra el Rey Eduardo I ordenó que todos los magistrados
chambelanes servidores y recaudadores de fondos debían llevar cuentas
perfectamente ordenadas de sus tareas o gestión. Los auditores debían acusar a
los defraudadores, conduciéndolos luego a la prisión más próxima.

En el año 1310 se creó el Consejo Londinense, que era una asociación

profesional que realizaba auditorias.

En Escocia, la corona designaba "Lores Auditores" con el objeto de realizar o

efectuar la censura de los libros del Tesoro y los del Chambelán.
Cristóbal Colón en 1492 fue acompañado en su viaje hacia el nuevo mundo, por
un auditor enviado por la reina Isabel como representante de ella.

Con la invención del sistema de la Partida Doble, en el año 1494, por Fray Lúca
Pacioli, se dieron nuevas orientaciones al tema.

En Italia, en la ciudad de Venecia, se creó en 1591 el "Collegio de Raxonati",

institución de revisores oficiales, considerada como la primera asociación de
auditores. Posteriormente, en 1658 se crean entes similares en las ciudades de
Milán y Bolonia con el nombre de "Academia dei Ragionieri".

Mientras tanto, en Francia, existía en el año 1640 el "Tribunal de Cuentas de

París", durante el gobierno del ministro Colbert, para el examen de las cuentas
oficiales, donde actuó durante aproximadamente 20 años el célebre matemático
Bertrand Francois Bareme, autor del libro "Contabilidad por Partida Doble".

En la segunda mitad del siglo XVIII se produce la Revolución Industrial y se

genera un proceso de cambio en:

1. El funcionamiento interno de las empresas.

2. La organización del ente.

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3. La información contable.
4. El control de gestión.

2.1 El origen de la auditoría interna

El proceso de la auditoría se realizaba cuando los contadores revisores, una vez

cerrados los libros, cumplían con sus cometidos. El trabajo del auditor cada vez
resultaba más extenso debido al crecimiento de las empresas, complejidad de la
producción y formas de comercialización; por lo tanto, se debió recurrir a la
realización de auditorías intermedias.

Esto se vio facilitado por dos causas: el perfeccionamiento de los registros y la

estabilidad en sus cuerpos de los auditores externos.

La extensión de los trabajos obligó a implementar un sistema de control interno

que inspirara confianza a los auditores para que éstos pudieran apoyarse en él,
limitando su análisis al estudio selectivo de las partidas. Desde entonces los
objetivos de la función son dos: la auditoría del balance para obtener un resultado
más seguro y una auditoría permanente sobre la gestión de la empresa. Se crean
entonces en el seno de la empresa verificadores internos con el fin de detectar
errores contables y localizar, mediante el análisis de los libros, registros y
planillas, eventuales fraudes y pérdidas del patrimonio. Posteriormente, a estas
personas se las denominó auditores internos. En un principio el objetivo de la
labor era la contabilidad ya que ésta al ser manual producía una gran cantidad de
errores, pero cuando aparecieron los medios mecánicos de registración, el auditor
interno comenzó a trabajar en otro tipo de comprobaciones, especialmente en
controles de caja, haberes y existencias.

En el año 1933, en los Estados Unidos, la auditoría interna da un paso importante.

En ese momento regía la ley de Seguridad y un año después la ley de Seguridad
Cambiaría, que establecía que las gerencias eran responsables de la exactitud de
los estados contables. Por lo tanto, las empresas contrataron auditores externos
para realizar verificaciones más detalladas de la contabilidad. Estos auditores
externos controlaban a los internos carentes entonces del prestigio de los
primeros.

Pero la auditoría interna, como profesión específica, definida e independiente no

emergió hasta el año 1941 cuando se crea THE INSTITUTE OF INTERNAL
AUDITORS. Posteriormente, el auditor salió de los registros contables y entró en
la faz actual, asumiendo nuevas e Importantes posturas. El Instituto se ha
pronunciado sobre aspectos de la profesión entre los que podemos citar:

1. El objetivo del Instituto es promover y mejorar el status de la auditoría

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interna y realzar su prestigio.

2. El objetivo general de la auditoría interna es asistir a la empresa en el
logro de la administración más eficiente en las operaciones de la
organización.
3. El auditor interno, actúa como un revisor y analista crítico para
beneficio de la gerencia de la empresa.

3. DEFINICIÓN DE AUDITORIA INTERNA

Existen sobre el tema diversas definiciones que, en el transcurso del tiempo,

marcan estados del pensamiento que se tenían sobre esta profesión.

Webster define a la auditoría interna como:

1. "Una verificación regular y continuada de los libros de contabilidad

llevados por los empleados de un negocio, contrastando con la auditoría
independiente.

2. Una revisión del sistema de control interno de un negocio",

La Enciclopedia Británica dice: "los auditores internos tratan de determinar si los

requerimientos de un sistema contable son cubiertos eficientemente y además si
el sistema en sí se adecúa a las necesidades gerenciales".

La original "Declaración de Responsabilidades del Auditor Interno" del año 1947

del THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS decía: La auditoría interna
interviene en principio en asuntos contables, pero puede también intervenir
adecuadamente en materias de naturaleza operativa.

La revisión de la "declaración de responsabilidades" fue realizada en varias

oportunidades: en 1957, 1971, 1976 y en 1990. En esta oportunidad queda
definida de la siguiente manera: "La Auditoría Interna es una función
independiente establecida dentro de una organización para examinar y evaluar
sus actividades como un servicio a la organización.

Por su parte, A. H. Kellt la define de la siguiente forma: "la auditoría interna es un

examen analítico de las diversas actividades de la empresa, que en general,
emplea como base o punto de partida los diversos registros originales o
resumidos de la empresa".

Otras definiciones, que tuvieron gran divulgación fueron las siguientes:

a) La auditoría interna, es una actividad de evaluación independiente

dentro de una organización, para la revisión de operaciones de

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contabilidad, financieras y otras, como base de servicios a la

Dirección. Es un control general que funciona mediante la medición
y evaluación de la efectividad de otros controles.

b) La definición de L. B. Sawyer. "auditoría interna es la evaluación

independiente de las diversas operaciones y sistemas de control
dentro de una organización, a fin de determinar si las políticas y
procedimientos establecidos son aplicados, los estándares fijados
son alcanzados, los recursos son utilizados eficiente y
económicamente, los planes trazados son realizados de manera
eficiente y si los objetivos' de la organización se están realizando".

c) Finalmente la definición del III.A. Professional Practicas Framework es:

"La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar
las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a
cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinario
para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de
riesgos, control y dirección".

4.- OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

4.1. Objetivos

Para ser breves y concretos, detallaremos los objetivos que persigue la auditoría
interna:

1. Dedicarse a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo.

2. Dedicarse a las debilidades detectadas y no concentrarse en las áreas
fuertes.

3. Reducir los problemas de las auditorías anuales preparando un plan o

programa con los auditores externos.

4. Realizar trabajos de auditoría en el nivel de dirección que asegurará una

medida efectiva de corrección.

5. Informar a la Dirección Superior sobre el estado, actuación y conclusión

de la auditoría realizada.

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6. Asegurarse que existe una proporción razonable de costo-beneficio

sobre el tiempo invertido en un trabajo de auditoría.

7. Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y

perfectamente expuestas.

8. Determinar por intermedio de revisiones, exámenes, investigaciones o

estudios, que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de
una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y
administración.
9. Asegurar que se cumple con las políticas, los manuales, instrucciones,
normas, etc. que fueron aprobadas por la Dirección Superior.

4.2 Requisitos

Los requisitos que deben cumplirse para poder tener una auditoría interna
efectiva son:

1. Una distribución correcta y adecuada de la autoridad, emanada de la

Dirección Superior.

2. Apoyo efectivo y constante, es decir, que la auditoría esté

perfectamente respaldada por la Dirección Superior.

3. Un plantel adecuado de personas capaces, que piensen en términos o

en forma gerencial y que puedan perfectamente interrelacionarse con
todo el personal de la empresa.

4.3. Responsabilidad Funcional

En el trabajo del auditor, está involucrada la responsabilidad funcional que éste
tiene:

1. Examinar o estudiar los controles internos, sobre las transacciones

monetarias, cuentas a cobrar y pagar, títulos y valores, e ingresos y egresos
varios.

2. Supervisar y evaluar los controles internos para determinar y corregir las

excepciones desconocidas,

3. Evaluar las medidas de seguridad en toda la organización.

4. Realizar inventarios o recuentos físicos y efectuar los controles necesarios
que aseguren un adecuado resguardo de los bienes físicos.

5. Controlar los bienes físicos y todo el equipo para asegurar que su uso es
adecuado, que se le realiza el debido mantenimiento y que se obtiene el

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mejor beneficio de la inversión de capital realizada.

6. Realizar una revisión de contratos, convenios o acuerdos, celebrados por

la organización, para verificar que los mismos no perjudican a la empresa.

7. Supervisar los procesos y procedimientos de la empresa para determinar

si los resultados que producen son los adecuados.

8. Como consecuencia del trabajo, se debe emitir un informe que sea

objetivo, conciso y oportuno, que suministre a la Dirección Superior, una
información rápida y segura.

9. Proveer una fluida, constante y rápida recomendación que permita

hacer mejoras en la situación actual de los métodos y procedimientos que
se aplican en la empresa.

10. Actuar como asesor de la empresa en los temas que tenga

conocimiento el auditor.

5. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA INTERNA

Debemos tener en claro que la auditoría Interna no debe ser confundida con
algunas funciones de línea como, por ejemplo, el control previo o aprobación de
operaciones, ni con la auditoría externa enfocada hacia la certificación de los
estados contables.

Los miembros del departamento de auditoría interna son empleados de la

empresa, independientes de cualquier otra función, actividad, tarea operación,
con la autoridad y responsabilidad de efectuar las tareas de auditoría interna de
cualquier sector o función de la organización.

La auditoría, se realiza a posteriori de la ejecución de las operaciones,

transacciones o actividades controladas.

Pero es conveniente, que para ser efectiva la auditoría, sea realizada dentro de un
período prefijado de tiempo posterior a la ejecución de las tareas.

El fin que persigue la auditoría interna es ayudar a todos los componentes de la

Dirección Superior a descargar efectivamente sus responsabilidades operativas y
a lograr sus metas proporcionándoles información, análisis, evaluación,
comentarios, sugerencias y recomendaciones pertenecientes a las transacciones
verificadas.

El trabajo del departamento de auditoría interna está enfocado hacia:

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1. Determinar la adhesión o cumplimiento de las políticas, metas y

objetivos.

2. Determinar la confiabilidad o seguridad de la información, que es fuente

para la toma de decisiones.

3. Asesorar a la Dirección Superior.

4. Salvaguardar el patrimonio de la empresa: ya fueren tanto los bienes
materiales, como el medio humano que actúa en la misma.

5. Estudiar las posibilidades de fraude, corrupción o robo, del patrimonio de

la empresa y establecer las medidas que minimicen el riesgo.

6. Tratar de descubrir e informar de inmediato cuando se detecte

irregularidades, desviaciones o maniobras ilícitas.

7. Examinar, evaluar e informar sobre el sistema de control interno, el

rendimiento de la organización y el estado en que ésta trata de lograr
eficiencia y efectividad.

8. Sugerir y recomendar mejoras en cuanto al sistema de control interno, los

sistemas administrativos, informativos y contables y todos los
procedimientos en general.

9. Colaborar con la auditoría externa realizando tareas en coordinación

con la misma para asegurar un adecuado control y revisión de la empresa.

En base a lo expuesto precedentemente pasamos a detallar lo que NO DEBE

HACER el auditor:

1. Efectuar operaciones de línea.

2. Llevar libros o registros.
3. Custodiar bienes.
4. Ser parte de un proceso.

5. Revisar previamente una operación antes que ésta esté finalizada,

para garantizarla como correcta.

6. Aprobar o autorizar transacciones o comprobantes.

El auditor interno debe ser amistoso y con un gran sentido de cooperación, por lo
tanto, debe escuchar atentamente y ser comprensivo.

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Un auditor eficaz es aquel que posee una mentalidad inquieta y estudiosa, por lo
tanto, se requiere que esté perfectamente actualizado y, por último, que diferencie
claramente los temas importantes de aquellos otros de menor relevancia.

El éxito de una auditoría está dado por:

1. Competencia técnica.
2. Comunicación fluida y oportuna
3. Relaciones Humanas

6. CONCLUSIONES
Los Auditores internos ejercen un papel importante en las organizaciones,
"comunican" a los administradores el desarrollo de las actividades ejecutadas en
la organización.
Este papel importante está condicionado con la calidad de las evidencias que se
hallan durante sus trabajos. Por lo tanto, las evidencias obtenidas consignadas en
los informes como justificación del soporte del trabajo efectuado.
El perfecto entendimiento por parte de los auditores internos de conceptos, de
evidencia adoptados en la auditoría externa, es útil como forma de mejora de su
trabajo en la organización en que actúa.
El auditor interno que sabe evaluar, que considere la importancia relativa y riesgo
probable de error minimizará el riesgo de auditoría de su trabajo. El riesgo de
auditoría es el riesgo de que el auditor concluya y opine que los estados
financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente cuando en
realidad no lo están. Un trabajo es reconocido cuando es un trabajo de calidad,
para que la auditoría interna sea considerada por el administrador como actividad
indispensable es necesario que los informes de los auditores sean útiles,
relevantes y confiables. Concluimos que los conceptos adoptados de la auditoría
externa de evidencia pueden ser adoptados por los auditores internos en la
práctica de su trabajo.

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TEMA 2
FUNDAMENTOS DE AUDITORÍA OPERATIVA
Durante Ios últimos años se han utilizado diversas nominaciones para identificar el
alcance y características de este tipo de auditoría, en efecto términos como
"Auditoría integral" para dar una idea de la naturaleza y cobertura amplias de la
auditoría, "Auditoría Operacional", "Auditoría Gerencial", "Auditoría Administrativa",
son expresiones bien conocidas por los auditores, por lo que son utilizados y se
utilizan como sinónimos.
De Ias varias expresiones formuladas la mas adecuada es la de Auditoría
Operacional, por cuanto significa Ia evaluación de las operaciones integrales que
realiza una entidad, para este fin es conveniente definir su alcance, contenido y
propósito, que podrían expresarse de la siguiente manera:

"La auditoría operacional es un examen objetivo de la gestión Operativa de una

entidad, su entorno y los sistemas operativos Internos, y se orienta a identificar
oportunidades de mejoras o Cambios, analizar y evaluar las debilidades,
amenazas y Oportunidades, con el propósito de lograr que las actividades
Empresariales se ejecuten con eficiencia, efectividad y Economía".

Un análisis del entorno y los sistemas operativos internos, mencionados en la

definición anterior, nos revela la naturaleza de estos factores:
Entorno Empresarial
En su sentido más amplio significa el contexto económico, político, social,
tecnológico, legal, cultural y demográfico, en el que la empresa opera.
Organización
Las empresas considerando sus objetivos se organizan con base en un modelo de
administración, que responde a las características del entorno en el que la
empresa debe operar de tal manera que su estructura, los sistemas, los procesos
y actividades, se deberán adecuar a los requerimientos estratégicos formulados
por la empresa.
Sistemas Operativos

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Un sistema es un conjunto de elementos tales como personas, equipos,

productos, información, etc., inter relacionados entre sí y con los atributos que los
elementos contengan, con un objetivo determinado, que será el objetivo que la
empresa tiene en particular. En síntesis, un sistema es un conjunto de
interrelaciones.
Visión y Misión
Las empresas deben establecer una dirección significativa en cuanto a que es lo
que trata de hacer, visión, y en que se quiere convertir, misión. Estas dos
expresiones expresan la exposición de intenciones que tiene la organización de
delimitar una posición empresarial determinada.
Actividades, Procesos y Programas
La empresa para poder cumplir con sus objetivos debe utilizar recursos:
● Capital humano, los empleados,
● Financieros, como la estructura de capital. Productivos como las plantas
y equipos,
fuentes de acceso a las materias primas y materiales.
● lnfraestructura, como edificios, depósitos, equipos de distribución y otros.
● Recursos intangibles, como la imagen, los sistemas de información,
tecnología,Credito , tiempo , mistica y otros.
Las empresas para el cumplimiento de sus objetivos deben ejecutar un conjunto
de actividades, procesos y realizar programas, combinando los recursos,
mencionados anteriormente, de manera satisfactoria. Para que la combinación sea
eficaz se debe planear, programar, presupuestar y controlar los mismos. La
empresa es una red de interacciones que se ejecutan para implementar la
estrategia diseñada.
lmpacto Ecológico
Las empresas deben asumir su responsabilidad en la salud del planeta, no
comprometiendo el bienestar de las futuras generaciones, aspecto por el cual el
control y reducción de riesgos se ha convertido en la práctica estándar de las
diferentes empresas.

Orientación
La evaluación de las actividades empresariales se orienta a la identificación de
potencialidades y debilidades en el accionar de la empresa, que permitan la
formulación de recomendaciones y sugerencias congruentes con las necesidades
y posibilidades de la empresa.

Propósito
Cuando la empresa aplica los recursos para "hacer correctamente las cosas" o
"hacer las cosas bien", significa que se realizan con eficiencia. Cuando "hacemos
las cosas correctas" o "hacer las cosas buenas", estamos hablando de efectividad.

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La optimización de la eficiencia y la efectividad, significa la economía. Cuando se

habla de efectividad, se está hablando en realidad de visión y orientación. La
efectividad tiene que ver con el centrar la energía de la organización en una
dirección particular. Cuando se habla de eficiencia, sé esta, hablando de sistemas
y procedimientos de la forma como se hacen las cosas. La eficiencia se refiere a la
puesta en práctica. En consecuencia, la auditoría operacional tiene como
propósito realizar un examen constructivo y un diagnóstico amplio de las
actividades operacionales de la empresa. Comprende la evaluación objetiva de las
actividades de la empresa a fin de comparar los logros obtenidos, comparar lo que
se ha hecho y cuan bien se lo ha hecho, lo que es mucho más importante,
comprender y establecer las razones de las variaciones positivas o negativas con
los objetivos, planes, normas, estándares, practicas, métodos, políticas, etc. En
resumen, se trata de un servicio prestado a la gerencia.
Beneficios de la Auditoría Operativa
La experiencia indica que la realización efectiva de una auditoría operacional, que
cuente con el respaldo de los ejecutivos responsables y de los funcionarios de la
empresa, tiene de por sí un efecto importante por el compromiso que ellos
adquieren en la evaluación y los resultados que se obtengan.
Alcance de la Auditoría Operacional
Una auditoría operativa deberá abarcar generalmente los siguientes aspectos:
El Entorno Empresarial
Identificación de los aspectos en los que opera la empresa, que básicamente
están comprendidos por:
● Cultural: que comprende los antecedentes históricos, ideológicos, valores
y normas sociales.
● Tecnológicos: que constituye el nivel de adelanto científico y
tecnológico,alcanzado por la sociedad. Se incluye dentro este aspecto a las
plantas de producción, equipos e infraestructura.
● Educacional: que significa el grado de alfabetización de la población del
país, la calidad de la educación superior que forma la población
profesionalizada y con entrenamiento especializado.
● Político: constituye el clima político en el que la sociedad y las empresas
desarrollan sus actividades.
● Legal: el marco legal en el que se desenvuelve las actividades de la
empresa, tales como el sistema tributario, laboral y otros.
● Recursos naturales: relativas al tipo, cantidad y disponibilidad de los
recursos y las características climatológicas del país.
● Demográfico: relacionado con el tipo de recursos humanos, su
cantidad,formación, edad, sexo y distribución geográfica.
● Sociológico: su estructura social, el modelo de organización y sus
organizaciones.

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● Economico: el marco económíco general, el sistema financiero, la política

fiscal, el nivel de inversión en recursos físicos y las características de los
consumidores.
Las empresas, por sus características específicas, realizan operaciones con su
entorno y lógicamente son afectadas por los cambios que se producen en el
mismo. El entorno tiene la característica de cambiar de manera permanente y un
ritmo cada vez más acelerado, por lo que la empresa debe acomodarse de
manera constante a esta dinámica. Como señala Alberto R. Levy, “Si nada
cambiara jamás, esta tarea sería extremadamente difícil. Si cambiara alguna
vez, misión imposible. si todo cambia, siempre, y cada vez más fuerte y cada
vez más rápido, misión delirante”.
El Marco Legal de constitución de la Empresa.
Estudiar el marco legal de constitución de la empresa o entidad, con el propósito
de establecer si los fines previstos en la fecha de su constitución, se mantienen a
la fecha y son congruentes con sus fines actuales.
El Impacto del Marco Geográfico en las Actividades de la Empresa.
Estudiar y evaluar las características del medio geográfico en el que la empresa
opera, básicamente: el clima, las fuentes de aprovisionamiento de los insumos de
producción, las características de los mercados de consumo, los medios,
condiciones y características del transporte y las facilidades de acceso a los
servicios públicos.

Las Condiciones Económicas en las que Opera la Empresa

Estudiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en la economía
del país o región donde opera. Su participación e influencia en el mercado.
Las Características Sociológicas del Personal de la Empresa.
Estudiar y analizar las características sociológicas del personal que trabaja en la
empresa, su educación, mística, la motivación, las ganas, la "camiseta" de la
gente.
El Modelo de Gestión Empresarial
Es necesario estudiar y evaluar el modelo de gestión que la empresa aplica y
básicamente serán: la estrategia, la calidad de los recursos que utiliza, la cultura
empresarial, los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el modelo
de organización reflejado en su estructura organizativa, el sistema de información
gerencial y los procesos gerenciales.
El impacto Ambiental
Se debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa ambiental,
políticas de seguridad industrial, regulaciones y otros, en los procesos industriales
y de servicios que ejecuta la empresa, y que puedan estar operando en
condiciones de riesgo o contaminación del medio ambiente.

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El alcance de la evaluación podrá ser selectivo o exhaustivo de acuerdo con un

programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa. Sin
embargo, siempre se debe considerar la política básica de auditoría operativa que
se enuncia en la siguiente forma:

"Los esfuerzos de los recursos de auditoría (humanos, materiales y tiempo)

deben aplicarse principalmente a las
situaciones, áreas, procesos, actividades, etc., en las que el examen rinda el
mejor resultado, considerando el propósito de prestar la mejor ayuda posible al
descargo de responsabilidades de la alta administración de la entidad.

Objetivos Generales
La auditoría operacional tiene por objeto poner a prueba el funcionamiento de los
sistemas implementados en la empresa, examinar debilidades aparentes, informar
de las condiciones observadas, sacar conclusiones y formular recomendaciones.
Se pone énfasis en identificar problemas presuntos y observados que requieren
corrección, mejoramiento o cambio y en los medios a ese fin.
Una auditoría operacional integral se debe basar en un examen y evaluación de
las siguientes cuestiones específicas:

● Si las actividades, procesos o programas están alcanzando sus objetivos

previstos.
● Sl el origen de los recursos operativos, financieros y de inversión para la
ejecución de las actividades, procesos y programas, se obtuvieron de
manera efectiva ,eficiente y económica.
● Si los recursos operativos, financieros y de inversión se están aplicando de
manera apropiada y se ejecutan con efectividad, eficiencia y economía.
● Si el sistema de control interno implementado, permite el logro de los
objetivos empresariales.
● Si el sistema de información gerencial, cumple con las caracterísficas de un
buen sistema de información.
El objetivo principal, es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento
operativo de la empresa.
Filosofía de la Auditoría Operacional
La auditoría operacional tiene por finalidad prestar un servicio a Ia administración
identificando las debilidades y deficiencias operativas y recomendando mejoras o
cambios. Lamentablemente, sea cual fuere la descripción o denominación que se

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diere a la función de auditoría operacional, se la considera como investigación o

inspección cuyo objetivo fundamental es comprobar deficiencias en las
operaciones y en quienes las realizan. Por lo tanto, para evitar y en su caso
atenuar, esta connotación negativa se debiera tratar de divulgar y aplicar la
siguiente filosofía:

● Que las auditorías operacionales sean emprendidas con carácter evaluativo

y no investigativo.
● Que en las auditorías operacionales se pondrá énfasis en un análisis
objetivo. No se realizarán con ninguna conclusión preconcebida y no
tendrán por objeto criticar a ninguna unidad operativa o persona específica.
● Que en los informes de auditoría de los resultados que se exponen sean
equilibrados,en el sentido de que se hará todo lo posible por identificar las
áreas en las cuales se han alcanzado éxitos, así como también las áreas en
las cuáles se evidencio deficiencias o debilidades respecto de las
previsiones originales.
● Que todos los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se basarán en
hechos evidenciados y no en apariencias o suposiciones.
● Que se hará todo lo posible por establecer una relación cooperativa de
trabajo con los funcionarios de las unidades involucradas, afectados o
participantes en todas las auditorías operacionales, mediante la
autoevaluación. Entre otros medios de fomentar una colaboración y
entendimiento plenos de las metas y metodología de cada auditoría, se
debiera adoptar una política de "puertas abiertas", en virtud de la cual
ponga a prueba el programa de auditoría detallado y el método que
proyecta utilizar y los cuestionarios y otras técnicas de recolección de datos
objetivos, a fin de determinar su propiedad y carácter práctico y consulte
con los funcionarios a efectos de verificar la exactitud de los hallazgos y
poner a prueba la solidez de las conclusiones preliminares. Los funcionarios
de la empresa deben tener una participación activa en la evaluación.
La Metodología de la Auditoría Operativa
Se reconoce la existencia de varios enfoques básicos para la realización de este
tipo de auditoría, los que asignan preponderancia a determinados elementos de la
administración, presentes en todos los tipos y tamaños de empresas. Los
principales enfoques y criterios para la realización de este tipo de auditoría que se
han emitido en los últimos años, por reconocidos autores, se expone a
continuación en forma breve:
❖ Método de William P. Leonard
En su libro "Auditoría Administrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia
Administrativa", define a este tipo de auditoría "como un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o

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departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos

de operación y empleo que da a sus recursos humanos y materiales"
El objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en descubrir
deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinada y
apuntar sus posibles remedios. Su finalidad es ayudar a la dirección a lograr una
administración más eficaz. Su intención es examinar y valorarlos métodos y
desempeño en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el
panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia
de políticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los controles, los
métodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la adecuada
utilización de personal y equipos y los sistemas de funcionamiento satisfactorio.
Para el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodología:
1. Análisis Preliminar.
Este análisis corresponderá a una función y al área en que esta se lleva a cabo.
Para ello, querrá saber de la organización, responsabilidades, políticas, sistemas,
procedimientos, objetivos y métodos de operación.
2. Análisis, interpretación y Síntesis.
Que comprende básicamente:
a) Realizar un estudio completo y veraz de los elementos o componentes que
integran lo que se va evaluar.
b) Realizar un diagnóstico de los factores a evaluar a efecto de determinar
que es satisfactorio o insatisfactorio, de acuerdo con las prácticas
correctas y establecidas, principios básicos, etc.
c) Realizar una comparación para determinar que diferencias, si las hay,
existe entre un elemento y otro.
d) Escudriñar todo elemento para descubrir sus.defectos,irregularidades,
desperdicios y embotellamientos, informar de la existencia de una política
inadecuada o de la falta total de ella. Revelar las desviaciones de los
sistemas, procedimientos o normas y exhibirá las deficiencias en los
planes, objetivos, organización y controles.
e) Practicar un balance analítico, en el que la importancia y valor de un
elemento o unidad es comparado con el todo.
f) Practicar pruebas de la eficacia de cada factor para suevaluación,
considerando su importancia.
g) Localizar problemas, los cuales pueden serconsecuencia de una
superposición deresponsabil¡dades, falta de coordinación,embotellamiento,
agrupación deficiente de funciones,supervisión ineficaz, fricciones internas,
duplicación deesfuerzos, trabajo innecesario, etcétera. Constituye undeber
del auditor explorar y decidir que problema exigeuna pronta atención y que
camino seguirá paraencontrarle solución.

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h) Aplicar cuando haya necesidad tiempo adiciona! a una investigación,

inspección, análisis más amplios, parahallar la solución a los problemas
que encuentra.
i) Determinar alternativas, aplicando toda su capacidad y experiencia e
imaginación.
j) Definir los métodos para mejorar la operación. En sus labores de
evaluación estará siempre alerta a idear mejores formas de hacer las
cosas.
3. Preparación del informe.
La preparación cuidadosa del informe, con todos los aspectos y
recomendaciones, corona el trabajo.
En la preparación de los informes hay que tener en consideración dos
aspectos importantes:
● ¿A quien se enviara el informe?
● ¿Cómo rendir el informe?
Porque quien reciba el informe va juzgar de su calidad, aceptarlo o rechazarlo,
determinar es bueno, adecuado, interesante y útil.
❖ Método Propuesto por Luis Fernando Valeriano Ortiz
En su libro "Auditoría Administrativa" este autor, define este tipo de auditoría como
"el examen y evaluación realizado en una empresa para establecer el grado
de eficiencia, eficacia, efectividad y economía de la implementación de
normas y procesos técnicos que desarrollan los sistemas administrativos;
así como su planificación, organización, dirección, coordinación y control
administrativo interno". Para su realización formula una propuesta que se apoya
en los métodos de investigación científica y comprende la ejecución de las
siguientes fases:
1. Planeamiento de la lnvestigación.
Se efectúa a través de las siguientes fases:
● Determinación de la naturaleza del problema.
● Definición y fijación del objetivo de la investigación.
● lnvestigaciónpreliminar
● Autorización para realizar el estudio.
● Plan de acción.
2. Recopilación de Datos
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes. Entre las
técnicas más recomendables para la recopilación de datos se consideran a la
investigación, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.

3. Análisis de Datos

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El propósito es conocer las causas, naturaleza, características, nivel de

interdependencia e interacción de sus elementos y proyectar así la solución a los
problemas planteados.
● Procedimienfos de análisis.
El método más recomendable es el inductivo. Los procedimientos más usados es
el de sucesión de preguntas.
● Técnicas e instrumenfos de análisis.
Las técnicas más usadas son:
● Organigrama
● Diagramas de GANTT
● Diagramas de flujo
● Diagramas de distribución de espacio
● Cuadros esfadísficos
● Arbolde decisiones
● Método Delphi
● PERT-CPM
4. Formulación del lnforme.
Las conclusiones y recomendaciones deben formularse con base
en los resultados de la evaluación.
5. lmplementación e lmplantación.
La implementación consiste en formular un programa de
acciones, considerando la integridad de tos recursos en cantidad
y calidad necesarios.
6. Evaluación
Es un proceso destinado a comprobar la eficacia y eficiencia de las
mejoras introducidas, el gradoobjetivos del plan, así como sugerirlas
medidas correctivaspertinentes.

❖ Método Propuesto por Fernando Hernandez Rodríguez

En su obra "La Auditoría Operativa: Como un instrumento en la Decisión
Gerencial", menciona que la auditoría operativa "consiste básicamente en
acumular información, en hacer evaluaciones y en desarrollar
recomendaciones cuando sea apropiado". Este tipo de auditoría, se efectúa
aplicando las siguientes fases:
1. Trabajo Preliminar.
Que consiste en obtener información general acerca de las
clases de actividades realizadas, la naturaleza general de ellas,
incluyendo su importancia relativa, y cualquier otra información que
permita el planeamiento de las siguientes etapas.
2. Revisión de la Legislación.

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Para determinar la autoridad legal y su propósito en cuanto al ámbito

y objetivos de sus actividades, la forma en que van a ser conducidas
y la autoridad y responsabilidad de la entidad.
3. Revisión y Prueba del Control Operativo.
Es la fase en la cual el auditor da una mirada preliminar a la
efectividad de los controles administrativos, con particular énfasis en
los aspectos difíciles para controlar y así tener un alto potencial de
debilidades en necesidad de mejoras.
4. Examen y Prueba Detallada del Control Operativo.
Para lograr los objetivos establecidos en la auditoría. En esta fase se
determina si sobre un hecho existe un problema, si es significativo y
sobre lo que se debe hacer al respecto.
5. lnforme de Auditoría.
Su propósito es poner los resultados al alcance de aquellos quese
presumen tengan interés o responsabilidad en las observaciones, y
de ser necesario para demostrar la necesidad de alguna acción aun
no tomada.
❖ Método Propuesto por Rubén Oscar Rusenas
En su libro "Manual de Auditoría interna y Operativa", señala que la auditoría
operativa "es una actitud, una forma de acercamiento análisis y evaluación
de los problemas o comportamientos de una organización", adicionalmente
menciona que, "es un control técnico que le permite al auditor interno evaluar
la efectividad y eficiencia de los procedimientos y sistemas operativos y, a
su vez, la calidad de los controles internos establecidos".
Para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría interna, los pasos a ejecutar
son:
1. conocimiento
¡Etapa que estudia el comportamiento de! ente en general y del sector en
particular, que consiste en:
Discusiones en el departamento de auditoría interna sobre:
a) Objetivos operativos
b) Problemas propios del sector
Conocer como estos objetivos y problemas se enfocan y controlan por el nivel
inmediato superior al sector, ente al cual reporta.
Estudio de la estructura organizativa:
a) Reparto de autoridad y responsabilidad
b) Sistema de delegación
c) Interrelación con otros sectores
d) Interrelación entre equipos subordinados.
Revisión de los procedimientos:
a) Establecer si estos están claramente definidos

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completos.
b) Determinar si hay puntos que permitan conflictos de
responsabilidad.
c) Determinar si están expresados por escrito en
Manuales, cartas y si están actualizados.
2. Verificación.
Es la realización efectiva de una tarea de auditoría, con base a lo debe ser
una función, y a lo predeterminado en cuanto al ordenamiento operativo del
sistema funcional del ente, que consiste en:
● Determinar si las operaciones y la asignación de responsabilidad actual
siguen el plan prescrito o ideado por la Dirección Superior.
● Verificar una muestra perfectamente elegida o representativa de las
transacciones, o un área seleccionada de trabajo,para que sea examinada
en detalle. La muestra se obtienede la siguiente manera:
El tamaño de la muestra dependerá del auditor, trabajo que realizará, o
profundidad a la que quiera llegar. Generalmente, la muestra es pequeña pero
representativa del total.
El objetivo es encontrar hechos claros y concretos. Su preocupación es conocer
sí:
La estructura organizativa y la asignación de responsabilidad siguen los planes de
control de la Dirección Superior.
Están los procedimientos establecidos, perfectamente acatados o cumplidos con
el sistema de control interno, del propio sector.
Están coordinados los controles internos con los otros sectores operativos.
La verificación debe determinar, en primer lugar, cuales áreas o sectores se van a
analizar, y esto se puede descomponer de la siguiente forma:
1. La organización como conjunto.
2. Área, división o grupo funcional.
3. Departamento o grupo característico de departamentos.
4. Función o funciones similares especificas.
3. Evaluación
Consiste en el estudio de los hechos reales, mediante una muestra representativa
del contexto, que permita obtener una opinión razonable y valedera sobre él. Se
debe tratar de buscarlas soluciones, dentro de un marco de alternativas factibles y
obtener cual es el mejor método a aplicar.
Los problemas serán:
● ¿Concuerdan los controles secforiales con la práctica de la Empresa?
● Si no es así; ¿Cuáles parecen los motivos?
● ¿Existen variaciones o desviaciones a los procedimientos establecidos?
Los motivos son causados por:
● ¿Los procedimientos?

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● ¿Otras causas?
● ¿Revelan automáticamente los controles sectoriales lo que esta fuera de la
norma, lo que requiere atención?
● ¿Los controles sectoriales parecen ser efectivos al ser aplicados?
4. lnforme
Es una comunicación para el sector y la Dirección Superior queexplica
como los controles están operando, con base en loteórico y lo práctico,
ambos dentro del departamento operativo yen relación con los otros
sectores de la organización. Señala queel informe antes de su emisión
debe ser validado, para asegurarla existencia de acuerdo sobre los
resultados.
❖ Método Propuesto por Edward F. Norbeck
Coordinador del libro "Auditoría Administrativa", señala que se ha establecido que
la auditoría administrativa "es un método constructivo de ayudar a la gerencia
a mejorar las operaciones de su negocio" y consiste en la evaluación y la
revisión objetiva de los siguientes elementos importantes de la administración:
1. La política de la compañía, incluyendo una determinación de la suficiencia,
la amplitud o la existencia de dirección e instrucciones para áreas
funcionales importantes. Deben determinarse los efectos de la política o la
falta de política.
2. Los controles administrativos, que significa en este contexto poderes de la
gerencia para dirigir, guiar o restringir las operaciones de la empresa. Debe
tomarse una determinación acerca de que tan adecuados son estos
controles administrativos u operativos, desde el punto de vista de su
relación con los objetivos de obtención de utilidades, los grados de
cumplimiento y la coordinación de los controles operativos con los
mandatos de la política de la compañía.
Menciona que todas las auditorías administrativas requieren determinaciones y
evaluaciones que se basan en una serie de pasos. Los siguientes pasos esbozan
los elementos más importantes de dichas auditorías:
1. Estudio Preliminar y Revisión de la Naturaleza General de la
Operación o de los Problemas.
No se hace ningún intento en este punto para establecer descubrimientos
específicos, verificar la autenticidad de los informes o tratar ningún detalle en
forma definida. Este estudio debe ser libre de cualquier suposición, premisa o
conclusión preconcebida.
2. Análisis de los Resultados del Estudio Preliminar.
Se analiza y presupuesta el tiempo y el dinero necesario para una auditoría
subsecuente realizada con más profundidad. El plan de organización se desarrolla
en este momento, y se trazan los objetivos.
3. Auditoría a Fondo.

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La estructura de la organización debería ser la clave para el control de la

operación. Deben determinarse los efectos que tengan las decisiones de las
gerencias del personal de asesoría o de producción sobre la operación que se
audita. También debería evaluarse de que manera afectan la operación las
políticas de la compañía, las instrucciones y el sistema de controles. Además,
deben hacerse pruebas de todos los aspectos de la operación, y deben analizarse
cuidadosamente los resultados.
4. Análisis de los Resultados.
Los resultados de la auditoría detallada deben ser analizados. Se debe preparar
un informe preliminar, para ser revisado con los ejecutivos responsables de la
operación, y sus comentarios deben incluirse en el informe. Si la auditoría se ha
completado con éxito, y se han alcanzado los objetivos, ¡entonces debe
presentarse un informe fina! para la alta gerencia. Este informe debe describir los
descubrimientos más importantes que se hayan hecho y las evaluaciones de las
operaciones, y deben presentar argumentos convincentes para respaldar las
recomendaciones propuestas.
❖ Método Propuesto por Robert J. Thierauf
Este autor en su libro: "Auditoría Administrativa: Con Cuestionarios
de Trabajo",señala que la este tipo de auditoría "tienen que ver con
la apreciación del cumplimiento de los objetivos organizativos
por parte de la gerencia, de sus funcíones de planeación,
organización, dirección y control y de lo adecuado de las
decisiones y las acciones de la gerencia en su avance hacia los
objetivos establecidos, De ahí que el acento se coloque en la
evaluación de la capacidad de los administradores para
administrar".
Aclara que la "auditoría administrativa se ocupa de la calidad de
laadministración, mientras que las auditorías de operaciones se
centran en lacalidad de las operaciones. Por tanto, la diferencia
básica entre las dosauditorías, no esta en el método, sino en el nivel
de apreciación".
La metodología que propone la realización de las siguientes etapas:
1. Consideraciones Preliminares.
Como cualquier auditoría, una auditoría administrativa debe ser planeada
cuidadosamente. Se debe definir el alcance, personal requerido y frecuencia.
2. Conducción de una Auditoría Administrativa.
Esto implica la investigación y análisis de los hechos del momento mediante
entrevistas y cuestionarios de auditorías administrativas para determinar los
problemas de la organización.
3. Conclusión de una Auditoría Administrativa.

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La preparación del informe de auditoría administrativa que comprende los detalles

de las investigaciones y recomendaciones de los auditores administrativos
representa una parte importante en la conclusión de la auditoría. Desde el punto
de vista administrativo, el aspecto principal de la auditoría son las
recomendaciones.
❖ Método Propuesto por Alexander Hamilton lnstitute
El método está expuesto en un libro titulado: "La Auditoría Administrativa: Como
Optimizar la Eficiencia y Eficacia de su Compañía ", y señala que la "auditoría
administrativa abarca una amplia gama de procedimientos, métodos de
evaluación, políticas y enfoques. Se propone analizar, evaluar, examinar y
calificar la actuación de la firma con relación, o bien a una serie de normas
prefijadas, o bien a ciertas normas o directrices que gozan de aceptación
general en la compañía". El "objetivo general, por lo tanto, consiste en
evaluar la eficiencia y eficacia de la organización".
El enfoque básico debe incluir las siguientes etapas.
1. Definición del Alcance del Proyecto.
Tanto el personal superior como el personal que lleva a cabo la auditoría deben
estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general e incluirá una evaluación
detallada de cada aspecto operativo de la organización.
2.- Planificación, Preparación y Organización.
Se debe formular un plan de acción a fin de llevar la misión. El plan señala las
etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa.
3. Recopilación de Datos y Actualización de la Documentación.
Consiste en la acumulación de datos informativos relacionados con los sectores
definidos en el alcance. Los datos se obtienen de la correspondencia, políticas y
procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante entrevistas.
4. Investigación y Análisis.
Es la más crítica del proceso. En esta etapa se acumulan las pruebas y datos
necesarios para dar validez al informe final.
5. informe.
Consiste en la síntesis del trabajo realizado, la descripción del alcance del
proyecto, una relación detallada de las conclusiones principales y un examen de
las opciones con que cuenta la administración superior para eliminar los
elementos del problema existente.
❖ Método Propuesto por Joaquín Rodríguez Valencia
Este autor en su libro: "Sinopsis de Auditoría Administrativa", señala que el
objetivo principal de la auditoría administrativa es "proporcionar un panorama
administrativo general del organismo social que se audita, señalando el
grado de efectividad con el que opera cada una de las unidades
administrativas que la integran; por tanto, señalando también aquellas áreas

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cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección del
organismo".
De tal manera que la tarea consiste en determinar las ineficiencias existentes,
elevar soluciones y prestar colaboración a la empresa para su efectivización. Para
el efecto propuso el siguiente método:
1. Estudio Preliminar
Se realiza esta etapa basándose en revisiones someras, entrevistas no profundas,
etc., con el objeto de formar un criterio sobre el campo de trabajo, tener una idea
global y usarla como base para la siguiente etapa.
2.- Planeación de la Auditoría
La planeación de la auditoría comprende la tarea de integrar un numero de
elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el
análisis preliminar, de otra forma se vería mas tarde en dificultades.
Una fase de esta etapa comprende al programa de auditoría, que es el medio para
guiar al auditor administrativo y sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes
pasos a seguir.
3.- investigación y Examen
Mediante entrevistas, lista de comprobación, cuestionarios, observación de
diagramas de flujo, manuales, organigramas, etc., el auditor deberá cerciorarse de
obtener la información correcta y suficiente para dar un apoyo confiable a todo el
análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realiza.
4. Análisis y Evaluación de la información Obtenida
El cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinara el valor de la
auditoría, aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse como
conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con otras
inferencias y tal vez hasta haya que reformularlas por alguna razón. La finalidad
del análisis, o sea la división por elementos, es preparar una síntesis, que será el
proceso de combinar diferentes elementos.
5. informe Final de Auditoría Administrativa
La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada es: en
primer lugar, determinar ¿quién lo va a leer? Y ¿qué uso va a tener?, en segundo
lugar, ¿cómo va a estructurarse este?
6. implantación de las Recomendaciones
La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor administrativo
es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores, ya que constituye el
momento en que las medidas de mejoramiento administrativo propuesto deben
ponerse en vigor, para resolver los problemas que originaron la aplicación de la
auditoría administrativa.
❖ Método Propuesto por el lnstituto Mexicano de Contadores Públicos
Autorizados

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Señala que por auditoría operacional se debe entender, como "el servicio
que presta el Contador Público cuando examina ciertos aspectos
administrativos, con la intencion de hacer recomendaciones para
incrementar la eficiencia operativa".
La metodología que propone incluye la ejecución tres etapas. Estas son:
l. Familiarización
El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro
del contexto de la empresa que está auditando a través del estudio de:
● Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en
que se desenvuelve la empresa que inciden en la administración de la
operación que se revisa
● La infraestructura específica establecida para hacer frente a la
administración de la operación (planeación, organización, dirección y
control), y
● Los antecedentes respecto de definiciones detectadas a través de cartas
de sugerencras u otros informes emitidos en el pasado por auditores
internos, externos o consultores.
Se presentan algunos lineamientos que permitirán al auditor sistematizar sus
esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operación que se
revisará en lo particular;
Estudio Ambiental
En esta primera fase puede llegarse a obtener información orientada de gran valía
que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El grado de profundidad en
esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor. Los principales
aspectos a investigar serán los siguientes:
● La importancia que para la empresa representa la operación que se audita,
medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría sise
mejorara su eficiencia
● lndicaciones tales como rotaciones, razones financieras, etc.
● Estructura de organización política aplicable a la operaciónque se revisa
● Reglamentación federal, estatal y municipal que rigen lasprácticas de
manejo de la operación
● lnformación de la forma como la competencia resuelve losproblemas de una
operación similar.

Estudio de la Gestión Administrativa

Respecto a la gestión administrativa de la empresa (planeación, organización,
dirección y control), el auditor deberá estudiar su instrumentación práctica a fin de
conocer, en términos generales sus características y posibles deficiencias. La

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evaluación de esta instrumentación, se hará en detalle en una fase posterior por lo

que, en este proceso de familiarización, al auditor únicamente le interesa conocer
las características esenciales de la misma.
Visita a las instalaciones
Tiene por objeto observar directamente como se efectúan las operaciones e
identificar síntomas de problemas.
ll. investigación y Análisis
El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y
examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la
operación en cuestión.
En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversas índoles,
utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de
muestreo estadístico.
La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al
respecto se recomienda que aquellas sean verificadas antes de ser utilizadas.
En el caso de que la empresa carezca de información respecto de la competencia
o de las estadísticas necesarias para evaluar la operación, el auditor deberá
efectuar los estudios e investigaciones necesarias para obtener elementos de
juicio suficientes.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha
información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como:
entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de documentos,
observaciones directas, investigación en las Cámaras y
Asociaciones a los que pertenezca la empresa, actualización de estadísticas,
seguimiento y comparación de hallazgos, etc.
Entrevistas:
Las entrevistas formales son una de las técnicas de mayor uso en la auditoría
operacional, toda vez que a través de ellas se obtiene la información de primera
mano respecto de la operación.

Evaluación de la Gestión Administrativa

Habiéndose realizado en la fase de familiarización, el estudio preliminar de la
planeación, organización, dirección y control de la operación bajo examen, en esta
fase se procederá a evaluar en detalle la efectividad y eficiencia, de la planeación,
organización, dirección y control de la operación bajo examen.
De la planeación deberá estudiarse, fundamentalmente el grado de efectividad
logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente.
En cuanto a la organización, de especial interés es la crítica detallada de la
estructura de la organización, la clara definición de líneas de autoridad y
responsabilidad, la coordinación del o los departamentos encargados de la

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operación entre sí y con otras áreas de la empresa, así como los niveles
jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de la
operación entre sí y con otras áreas de la empresa, así como los niveles
jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de la
operación.
Respecto de la dirección, interesan al auditor operacional los indicios que hablen
de la calidad directiva de los ejecutivos, la efectividad del sistema de información
que respalda las decisiones de la dirección y la oportunidad de éstas, en cuanto al
control, que no es más que la comparación de lo planeado con lo ejecutado,
especial interés tiene para el auditor operacional los mecanismos de programación
y presupuestario, así como su contenido y oportunidad como instrumentos de
evaluación.
Examen de la Documentación
La finalidad de esta técnica es coadyuvar a la verificación objetiva de la
información sujeta a análisis o bien Ia obtención de algunos datos específicos.
Diagnóstico
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumará los
hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose
aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia.
lll. Fase creativa:
En esta fase precisará si los problemas detectados son congruentes con la
realidad de la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la solución
detallada de los problemas (dicha solución corresponde a un trabajo de
consultoría).
Determinados los hallazgos se procederá como sigue:
● Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más
convenga a la empresa para la operación estudiada de acuerdo a las
circunstancias que le rodean, o bien, compararlos con modelos ya
establecidos;
● Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior.
● Considerar el costo - beneficio del modelo diseñado.
Este modelo puede ser tan simple como lograr una panorámica previa de los
problemas y sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias
detalladas.
Reverificación de Hallazgos.
El modelo desarrollado se sujetará a una nueva verificación para separar con
mayor precisión los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico
definitivo como sigue:
● Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las
diferencias son importantes;

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● Listar las excepciones encontradas en la confrontación ycompararlas con

las que se habían listado al iniciarse la fasecreativa.
● Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante
comentarios con las personas directamenteinvolucradas.
● Asegurarse que se trata de problemas cuya solución esfactible porque
existen técnicas disponibles para ello.
● lnterrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haberse
detectado en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución
propuestas no generaránmayores o más complejos problemas o agravarán
losm existentes.
Elaboración del informe:
Elaborado el borrador del informe, el auditor deberá proceder a:
● Discusión del borrador con los involucrados.Discutir con los
involucrados el borrador del informe,persigue el doble propósito de
asegurarse de que se trata dehallazgos reales y que los involucrados
coinciden con suexistencia precisamente en la forma en que se describe en
elborrador.
Un objetivo adicional de esta discusión es convencer a losinvolucrados a fin
de que hagan frente común con el auditoral presentar el diagnóstico
definitivo a la alta gerencia.
● lnforme definitivo
Es éste el informe final de la Auditoría Operacional.
Por las características de la auditoría operacional, el informedebe tener la
naturaleza equivalente a un diagnóstico, en elcual se plasmen los hallazgos
derivados del trabajo,relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y
las consecuencias de los problemas detectados.
El contenido del informe normalmente debe incluir los tres elementos
siguientes:
● Alcance y limitaciones del trabajo.
● Situaciones que afectan desfavorablemente la eficacia operacional.
● Sugerencias para mejorar la eficiencia.
El Proceso de la Auditoría Operativa
Cualquiera que sea él o los enfoques seleccionados, para la realización de una
auditoría operativa, la metodología básica comprende la ejecución de
determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor al logro de
sus propósitos.
El esquema sobre el cual parece haber acuerdo entre los diferentes autores, está
constituido por tres fases:
● Auditoria o Diagnósfico Preliminar
● Examen y Evaluación de Áreas Criticas
● Comunicación de Resultados.

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Sin embargo, estas fases no deben ser consideradas como partes independientes
entre sí, más bien como componentes de un todo; en tal sentido están muy
interrelacionadas, ya que entre ellas existe una dependencia de causa a efecto, es
decir, una es deducible de la otra, manteniendo con mucha flexibilidad el orden
expuesto dentro del esquema total. El proceso de la auditoría operativa, que se
propone, comprende la realización de fases que permiten obtener el suficiente
conocimiento de las actividades examinadas, y que conduzcan a la emisión del
informe correspondiente. Estas fases son:
● Auditoría o Diagnósfíco Preliminar
● Examen y Evaluación de Áreas Criticas
● Comunicación de Resultados
● Seguimiento
Auditoría o Diagnóstico Preliminar
El propósito de esta fase es, básicamente, obtener información de los aspectos
más importantes del área, función, operación, actividad, proceso, etc., lo más
rápidamente posible, y que sirva para fines de planificación de la auditoría de la
siguiente fase. Como todo trabajo de auditoría esta fase requiere, previa a su
realización, la preparación de un Memorándum de Planificación.

Examen y Evaluación de Áreas Críticas.

Los propósitos de esta fase son los de identificar las "condiciones" favorables o
desfavorables, principalmente desfavorables, en cualquiera de los puntos de la
gestión operativa de la empresa, determinando si la situación lo amerita acciones
correctivas o no. Esta fase proporciona una base firme para la redacción del
informe de auditoría. En definitiva, los propósitos de esta fase son los de la
auditoría operativa misma.
Comunicación de Resultados
El propósito de esta fase es el de comunicar los resultados obtenidos, a los
ejecutivos de la entidad, mediante un informe de carácter oficial que contenga
entre otras cosas los hallazgos detectados y las conclusiones y recomendaciones
de auditoría.
Seguimiento
El propósito de esta fase es comprobar si los funcionarios directamente
involucrados en las unidades, etc., han adoptado las acciones correctivas
formuladas en las recomendaciones trasmitidas oficialmente en el informe de
auditoría.
El proceso de realización de una Auditoría Operativa, será el siguiente

Auditoria o
Diagnostico
Preliminar Seguimiento
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Auditoria
Operacional

Examen y
Evaluación de Comunicación
ÁreasCriticas de Resultados

Una de las más importantes razones que puede motivar cambios en el modelo
propuesto, tiene relación con el tipo de auditor que realiza el examen.
Sobre el particular se admiten dos modalidades:
Auditoría operativa a cargo de auditores internos, ó
Auditoria operativa a cargo de auditores externos.
Auditoría Operacional a Cargo de Auditores internos
El hecho de ser parte de la organización constituye para el auditor interno una
ventaja pues conoce la operativa de la entidad y a realización de la Auditoría
Preliminar evidentemente se reduce en su alcance, debido a que está en posesión
de antecedentes e información referida a aspectos administrativos y operativos.
Para la empresa resulta muy económico y altamente beneficioso que sea su
propia unidad de auditoría interna la que efectúe el examen y evaluación de las
operaciones administrativas.
Adicionalmente, su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la
ejecución del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe, lo
que, nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio.
En consecuencia, el esquema de la metodología podría modificarse así:
Examen y Evaluación de Áreas Críticas
Comunicación de Resulfados
Seguimiento
Auditoría Operacional a Cargo de Auditores Externos
Los auditores externos pueden ser de firmas privadas o de organismos
gubernamentales de fiscalización.
Cuando las auditorías son realizadas por auditores en estudios privados, la
metodología que sigan comprenderá la ejecución de las siguientes fases:
Auditoría o Diagnóstico Preliminar
Contrato de Servicios

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Examen y Evaluación de Áreas Críticas

Comunicación de Resultados
Se evidencia la inclusión de una fase no considerada en los esquemas anteriores
y la exclusión de la fase de Seguimiento.
El contrato de servicios es el documento de compromiso entre la empresa de
auditoría y la empresa, donde se condiciona la ejecución de la fase de Examen y
Evaluación de Áreas Criticas.
La fase de seguimiento es más difícil de llevar a la práctica por la discontinuidad
que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos, salvo situaciones en
contrario o que el seguimiento sea asignado a los auditores internos. En el caso
de los auditores externos pertenecientes a la Contraloría General de la República
o entidades que realizan servicios de evaluación, la ejecución se facilita por el
acceso irrestricto de estos organismos a las fuentes de información en las
entidades sujetas a su control.
La auditoría operacional realizada por auditores gubernamentales, pondrá énfasis
en la realización de la fase de Auditoría Preliminar, a las disposiciones legales que
norman las actividades de las entidades del estado, por constituir la fuente de
autoridad, políticas, restricciones, etc.
Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán
entonces las siguientes:
Auditoria o Diagnósfíco Preliminar
Examen y Evaluación de Áreas Criticas
Comunicación de Resultados
Seguimiento
Las Normas de la Xlll Conferencia interamericana de Contabilidad
En dicho evento se elaboraron algunas resoluciones y recomendaciones que
"constituyen pautas de carácter general para orientar el trabajo y los estudios que
la Asociación interamericana de Contabilidad deberá continuar por medio de sus
órganos Directivos y Comisiones Técnicas, a fin de someterse posteriormente, en
su caso, al proceso de emisión de opiniones, recomendaciones e informes
establecido en los Estatutos y Reglamentos de la propia Asociación", pero ante la
falta de un documento definitivo podría aplicarse en la práctica profesional.
Continuando con el documento de Ia Xlll Conferencia, los puntos 2 y 3 declaran:

"Que las tareas de Auditoría Operativa son propias de los

profesionales del área contable, quienes a su vez y cuando dichas
tareas lo exijan, podrán solicitar la colaboración de profesionales de
otras disciplinas, formando un equipo interdisciplinario que deberá
actuar bajo su coordinación, control y responsabilidad". Que es
responsabilidad del Contador Público al llevar a cabo una Auditoría
Operativa, la actuación de los integrantes del equipo interdisciplinario,
en la medida en que los mismos hayan sido por él designados".
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Cabe preguntar a propósito de lo anterior, ¿hasta qué punto se halla capacitado el

auditor financiero para conducir una auditoría operativa y hacerse responsable por
el trabajo de profesionales de otras disciplinas, que tal vez le son totalmente
desconocidas.
La respuesta abarca dos aspectos. En la fase introductoria del ejercicio profesional
en auditoría operativa, la persona más indicada es el auditor financiero, por ser
poseedor de tres cualidades de las que carece cualquier otro profesional. Estas
cualidades son el resultado de una larga y fructífera experiencia, ya que se
adquieren progresivamente actuando como auditor. El experto en campos
diferentes a la auditoría podrá ser una autoridad en su materia, pero si no ejerció
como auditor no tuvo la oportunidad de aprender a ser independiente y objetivo ni
a desarrollar su habilidad analítica y revisora.
Aunque el conocimiento profundo de las actividades y operaciones que se revisan
parecería ser una condición sen qua non, las cualidades mencionadas son mucho
más importantes. En la práctica la experiencia ha demostrado que cualquiera que
sean los antecedentes del auditor, él está capacitado para adquirir un
conocimiento profundo de una actividad, al menos en sus áreas problemáticas, e
incluso un conocimiento mayor que el poseído por los operadores y ejecutores de
dicha actividad, siempre que actúe con alto nivel de objetividad e independencia y
aplique intensamente su habilidad analítica y revisora.
Sin embargo, la probada idoneidad profesional como auditor financiero no es por
si sola habilitante para ejercer como auditor operativo. Se precisa capacitación
profesional adicional en la metodología y áreas de posible cobertura
administrativa, lo que por al momento es preocupación e iniciativa de auditores y
empresas de auditoría.
A este respecto la Xlll Conferencia aprobó una resolución referente a los objetivos
educacionales de la formación del contador público, donde se detallan las áreas
básicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras de auditoría
y que tienen relación con contabilidad, administración, finanzas, auditoría, análisis
de sistemas, computación o procesamiento de datos, matemáticas, economía,
derecho, tributación y humanidades.
En cuanto a las normas propiamente dichas, la Xlll Conferencia propone la
conformación de grupos, vale decir:
Normas Personales
Normas Relativas a la Realización del Trabaio
Normas Relativas al lnforme.

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En ANEXO - 1, se expone el contenido de estas normas.

La Contraloría General de la República ha formulado un conjunto de normas para
la realización de este tipo de auditoría.
NORMAS DE AUDITORIA OPERATIVA
Normas Personales
Primera Norma:
El auditor operativo debe ser una persona con título profesional universitario o
equivalente en la especialidad de Contador Público y entrenamiento y capacidad
profesional para ejercer la Auditoría Operativa.
Segunda Norma:
El Auditor Operativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y
diligencia profesional.
Tercera Norma:
El Auditor Operativo debe mantenerse en su posición de independencia a fin de
garantizar la imparcialidad de sus juicios.
Normas Relativas a la Realización del Trabajo
Primera Norma:
El trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada planeación y
supervisión de los colaboradores.
Segunda Norma:
El trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y evaluación
adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada, para
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a aplicar.
Tercera Norma:
El trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención, a través del
desarrollo de la tarea, de los elementos de juicios válidos y suficientes que
permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe.
Normas Relativas al informe
Primera Norma:
El informe deberá reunir como mínimo las características de Oportunidad,
Materialidad, Prudencia, Precisión, Veracidad, Claridad, integridad y Concisión.
Segunda Norma:
El informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría, fijando sus
limitaciones y alcances y el motivo de su realización.
Tercera Norma:
El informe deberá como mínimo indicar los hechos y circunstancias analizados
que originan en fallas de gestión.
Cuarta Norma:
El informe deberá como mínimo describir sintéticamente los procedimientos
utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y suficientes.

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Quinta Norma:
El informe deberá como mínimo describir todo elemento que, a juicio del auditor,
mejore su comprensión.
Sexta Norma:
El informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las
recomendaciones sugeridas.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

230 NORMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL
231 Planificación
0.1La primera norma de auditoría operacional es:
0.2Al planificar la auditoría deberán definirse los objetivos específicos del examen,
el alcance y la metodología. El alcance está relacionado, por ejemplo, con el
período y las actividades, áreas, programas, etc., objeto de la auditoría. La
metodología se refiere a la naturaleza, extensión y oportunidad de los
procedimientos a ser aplicados para obtener y evaluar la evidencia competente,
suficiente y necesaria para alcanzar los objetivos definidos.
0.3El auditor gubernamental debe obtener una comprensión de las actividades,
áreas o programas a ser auditados para evaluar, entre otros temas, la importancia
de los posibles objetivos de la auditoría y la factibilidad de alcanzarlos. La
importancia de un asunto se estima en relación con los objetivos de auditoría y
con los usuarios potenciales del informe.
Para obtener dicha comprensión el auditor gubernamental debe considerar, entre
otros:
- Las disposiciones legales aplicables. Entender las leyes aplicables
puedeser esencial para comprender la actividad, área o programa.
- Los objetivos y metas que surgen de los planes y presupuestos de la
entidad. Es esencial que el auditor gubernamental conozca los objetivos y
determine en forma preliminar si estos son adecuados respecto a la misión
de la entidad y si están debidamente difundidos entre los respecto a la
misión de la entidad y si están debidamente difundidos entre los
funcionarios responsables de su logro.
- Las políticas generales de la entidad. Para evaluar su consistencia con la
misión y los objetivos de la misma.

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- Los criterios que permitan establecer en que medida se han alcanzado los
objetivos importantes definidos. El auditor gubernamental es responsable
de identificar los criterios razonables, alcanzables y relevantes que resultan
aplicables a los objetivos específicos de la audítoría.
- La cantidad de recursos empleados, la naturaleza de las operaciones, los
bien servicios que produce o presta la entidad y los resultados alcanzados.

-La información contable y gerencial.

-Los hallazgos y recomendaciones significativas detectadas en

auditorías previas.
- El estudio de los controles administrativos.
- El análisis del diseño de los sistemas de administración y control más relevantes
a los fines del examen y la evaluación del funcionamiento de los procedimientos
y controles identificados, que resulten Útiles para los objetivos de la auditoria.
232.Supervisión
- La segunda norma de auditoría operacional es:
-La supervisión incluye dirigir los esfuezos del equipo de auditoría hacia la
consecución de los objetivos de auditoría.
-La actividad de supervisión incluye:
lnstruir al equipo de auditoría.
lnformarse de los problemas significativos.
Revisar el trabajo realizado.
Ayudar a resolver problemas técnicos y administrativos.
Proporcionar capacitación durante la ejecución del examen.
04. Los supervisores deben asegurarse que el personal entienda claramente el
trabajo a realizar, por qué se va a efectuar y qué se espera lograr.
05. La supervisión del trabajo de auditoría puede variar dependiendo de
importancia del trabajo o de la experiencia del personal. Por ejemplo, sería
adecuado que los auditores gubernamentales experimentados revisen la mayor
parte del trabajo realizado por otro miembro del equipo.
233 controles administrativos
La tercera norma de auditoría operacional es:
Los controles administrativos, en el sentido más amplio, incluyen el plan de
organización, los métodos, po!íticas y procedimientos adoptados por la
entidad para asegurar el logro de sus metas. Se hallan inmersos en los
procesos deplanificación, organización, dirección y control de las
operaciones del programa,área o actividad. Asimismo, incluyen los
sistemas para medir, informar ymonitorear la ejecución de las operaciones.
La siguiente clasificación de los controles administrativos tiene por objeto
que elauditor gubernamental se concentre en la comprension de tales

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 36

controles y en la determinación de su importancia con respecto a los

objetivos de auditoría.Controles relativos a las operaciones del programa,
área o actividad.

lnctuyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente el

cumplimiento de sus objetivos.
Controles relativos a la validez y confiabilidad de la información.
incluyen las políticas y procedimientos para asegurar que la información obtenida
mantenida y revelada sea válida y confiable.
Controles relativos al cumplimiento de disposiciones legales aplicables. Incluyen
las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente que el uso de los
recursos sea consistente con las disposiciones legales aplicables.
Controles relativos a la salvaguarda de los recursos. Incluyen las políticas y
procedimientos para asegurar razonablemente que los recursos sean
salvaguardados contra el malgasto, pérdida, uso indebido y siniestros.

El estudio de los controles administrativos tiene los propositos de:

ldentificar las áreas críticas de mayor significacion que merezcan un
examen profundo y cuyos resultados representen beneficios importantes
para la entidad.
Establecer el alcance de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase de
la auditoría.
Determínar los recursos humanos necesarios para las siguientes fases o
parte de ellas, tanto auditores gubernamentales con especialidades
específicas como personal de apoyo especializado.
El estudio de los controles administrativos incluye.

La comprensión de los procedimientos y prácticas aplicadas en las

operaciones, con el propósito de obtener información relacionada con los
siguientes aspectos:

Forma en que se efectúan las operaciones.

Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento de las
operaciones.
Resultados de las operaciones según los objetivos de la entidad,
requerimientos legales y prácticas de sentido común.
Efectividad de los controles administrativos.

Al completar esta fase el auditor gubernamental tiene información suficiente

para arribar a una conclusión tentativa sobre la efectividad de los controles
administrativos. Sin embargo, durante el examen profundo de áreas críticas

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el auditor gubernamental continuará evaluando dichos controles.

La selección de las operaciones específicas, la cual dependerá de la

naturaleza de los objetivos, metas y del análisis que se haga de los
componentes importantes del programa, área o actividad bajo examen.

El auditor gubernamental debe considerar que no pueden establecerse

reglas rígidas en relación a las técnicas a utilizar en la comprensión de los
controles administrativos. El criterio e ingenio del auditor gubernamental
juegan un papel importante en esta labor y el enfoque de la auditoría debe
concordar con cada situación en particular.
Evidencia
La cuarta norma de auditoría operacional es.
El trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar
evidenciapara arribar a conclusiones e informar respecto a la eficiencia,
eficacia y/o economía de las actividades, áreas o programas examinados,
así como para sustentar los hallazgos de auditoría.
01. La evidencia deberá sustentar los elementos de los hallazgos de auditoría,
a saber: condición, criterio, causa y efecto.
02. Respecto a las características de competencia y suficiencia de la evidencia,
a su clasificación y a los papeles de trabajo que contienen la mísma,
deberán considerarse los aspectos mencionados en el punto
03. 224 de la norma de auditoría financiera.
235Comunicación de resultados
01. La quinta norma de auditoría operacional es.
02. El informe será:
✔ Completo y conciso, si contiene información suficiente con respecto a la
magnitud e importancia de los hallazgos, posibilitando la
comprensiónadecuada y correcta de los asuntos que se informan. Sin
embargo, no debeincurrírse en un exceso de detalle que distraiga la
atención o distorsione el mensaje.
✔ Veraz, si los hallazgos y conclusiones informados están sustentados
porevidencia suficiente y competente.
✔ lmparcial, si la presentación de los resultados del examen es
objetiva,evitando la tendencia a exagerar o enfatizar los resultados
obtenidos, queden lugar a interpretaciones erróneas.
✔ Convincenfe, si la exposición es suficientemente persuasiva para
convencera los lectores de la validez de los hallazgos, de la razonabilidad
de lasconclusiones y de la conveniencia de las recomendaciones.
✔ Claro, si tiene una estructura lógica y emplea un lenguaje directo
ydesprovisto de tecnicismos, facilitando su lectura y comprensión.

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Cuando se vea conveniente, deben utilizarse elementos de apoyo visual

(fotografías, diagramas, gráficos, mapas, etc.) para aclarar y resumir información
compleja y de difícil comprensión.

03. El contenido del informe debe hacer referencia a.

a) Los objetivos específicos del examen

b) El alcance del examen, indicando la profundidad y cobertura del trabajo
realizado para cumplir los objetivos de auditoría. Los auditores
gubernamentales, en la medida que sea posible, deben establecer la
relación que existe entre la muestra revisada y el universo, identificar las
dependencias, ubicación geográfica y el período bajo examen, especificar
los tipos y fuentes de evidencias utilizados y explicar los problemas
relacionados con la calidad u otros de la evidencia. Los auditores
gubernamentales también deben incluir una referencia a las limitaciones de
la información o al alcance del trabajo de auditoria.

c) La metodología, explicando claramente las técnicas empleadas para

obtener y analizar la evidencia necesaria para alcanza¡ los objetivos de la
auditoría. Esta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo
que se haya usado al ejecutar la auditoría; también debe describir las
técnicas comparativas que se hayan aplicado, 105 criterios e indicadores
que fueron utilizados y, cuando se hayan empleado métodos de muestreo,
explicar la forma en que se diseño Ia muestra y las razones para su
selección.

03. El informe debe exponer:

a) Los hallazgos significativos que tengan relación con los objetivos de

auditoría. lncluirá la información suficiente, competente y relevante de los
hallazgos para facilitar su comprensión y para que su exposición sea
convincente y objetiva, bajo una perspectiva apropiada. Además, incluirá
información pertinente sobre los antecedentes paru que los lectores
comprendan adecuadamente los hallazgos.
b) Las conclusiones que surgen de inferencias lógicas, basadas en los
hallazgos de auditoría. Tales conclusiones dependerán de lo persuasiva
que resulte la evidencia que sustenta los hallazgos y lo convincente de la
lógica utilizada para formularlas.

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c) Las recomendaciones que se consideren apropiadas para corregir las

causas del problema y mejorar las actividades, áreas o programas de la
entidad.
d) Los comentarios de Ios responsables de las evaluados objetivamente y
mencionarse las medidas correctivas comprometidas o planeadas, sin que
las mismas se acepten como justificativos para no revelar los hallazgos.

TEMA 3
LA REALIZACION DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORIA OPERACIONAL
El proceso de la auditoría operativa comprende la realización de una serie de
actividades que, cumplidas, permiten a los auditores obtener el suficiente
conocimiento de las operaciones examinadas, y que conduzcan a la emisión del
informe.

1. RECOPILACION DE INFORMACION
Puede decirse
que la

auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información.

La materia prima con la que trabaja el auditor es la información, que se somete a
un proceso de análisis y cuyo resultado final son las conclusiones establecidas.

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PLANIFICACION DE LA ESTRATEGIA DE AUDITORIA

La planificación, por su complejidad, es la actividad más importante de todo el
trabajo de auditoría operacional, razón por la cual se hace necesario prever con
escrupulosidad todos los pasos a seguir. Una adecuada planificación, constituye la
única forma de controlar los exámenes, procedimientos y pruebas que van a
desarrollarse, y de esta manera optimizar el tiempo al ejecutar las pruebas que
han sido programadas.
La planificación, es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la
Auditoría Operacional su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso
necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas
que permitan obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, que soporte la
emisión de un informe con la formulación de recomendaciones, si fuera el caso.
Todo ello, determina el Enfoque de Planificación, es decir, la forma mediante la
cual el auditor operacional aplica su estrategia para la obtención de la evidencia.
La obtención de la evidencia incluye, por tanto, la Planificación del Trabajo y el
diseño de los Programas de Auditoría.

NORMAS SOBRE PLANIFICACION

En general las Normas de Auditoría hacen referencia a que el trabajo de auditoría,
debe ser planeado apropiadamente. Para cumplir con esta Norma, se deberá
diseñar una estrategia global, es decir, el trabajo no puede realizarse de una
manera improvisada, sino que es necesario hacer planes anticipados.
Esta planificación consistirá en decidir previamente los procedimientos que van a
emplearse, su extensión y en que momento se van a aplicar, así como, planear los
Papeles de Trabajo en que van a registrarse los resultados. También forma parte
de la planificación, el decidir la cantidad de personal que deberá asignarse al
trabajo.
A estos efectos, se debe considerar:
● La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del
contexto en el cual se desarrollan.

● Utilización de técnicas y procedimientos para la realización del examen de

la gestión operativa de la empresa.

VENTAJAS DE PLANIFICACION
Las principales ventajas de la planificación son que permite:
● identificar las actividades más importantes de la empresa.
● identificar puntualmente los problemas que puedan surgir a lo largo de la
auditoría.
● Asignar el personal con la suficiente experiencia y conocimiento tanto de la
entidad como del sector.

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● Comunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma.

Los requisitos de la planificación de la auditoría a cumplir, son los siguientes:

● Precisión. En la ejecución de acciones de antemano planeadas y de una

manera completa.
● Flexibilidad. Con relación a cambios imprevistos o circunstancias que
hayan variado o varían a lo largo de la ejecución del examen.
● Unidad. Que se expliciten y mencionen las acciones a ejecutar para cada
actividad, y que estas estén coordinadas

OBJETIVOS Y ENFOQUES DE LA PLANIFICACION

El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la auditoría, y

determinar los procedimientos necesarios para alcanzarlos, de una forma eficaz y
con el menor costo posible. implica la selección de técnicas y procedimientos a ser
aplicados en el examen, y se reflejan y estructuran en el Programa de Auditoría.
La planificación, demanda el desarrollo de una estrategia de la forma en que se
espera o estima que responderá la empresa, pues planificar consiste en definir el
objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo, es decir, la forma más
adecuada y eficaz de distribuir y aplicar los procedimientos de auditoría.
Se busca un enfoque de actuación y desarrollo lógico, adaptado a las
características de la empresa, y que en la organización del trabajo de los auditores
se evite la realización de acciones repetidas o duplicadas; para ello, es preciso
tener presente la relación existente entre los objetivos y los procedimientos de
auditoría.

LOS OBJETIVOS DE SU RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS

Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los
Objetivos de Auditoría, de lo que se trata de probar es si su ejecución se realiza
con eficiencia, efectividad y economía, mediante la aplicación de los
Procedimientos de Auditoría.
El propósito consiste en que, para evaluar estas actividades, se hace necesario
establecer él o los objetivos específicos de la auditoría y, posteriormente, se
diseñan los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y
pertinente. Este proceso culminara con el logro de los objetivos fijados o revelara
una deficiencia o debilidad en la actividad.
La evidencia reunida en el examen de auditoría proporciona los medios por los
cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento, que se opone

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a la mera creencia. Para obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una

evidencia valida, el auditor debe contar con la capacidad y conocimientos
adecuados, para así poder estar en condiciones de interpretar aquello que
examina. Cuando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a través de
nuestros sentidos y observamos un objeto, puede suceder que la afirmación que
nuestros sentidos no sea válida, ya que el ver no siempre es el creer, sino que
depende de la interpretación que le demos a una cosa de acuerdo con nuestros
conocimientos.
Lo que demuestra que la evidencia en materia de auditoría se deriva de una
conclusión basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que este a
nuestro alcance. Este conocimiento se adquiere mediante el diseño lógico de los
procedimientos de auditoría y su correcta aplicación.

EL CONTROL INTERNO
La función de planificación se orienta hacia el futuro; hacia lo que debe lograrse y
cómo hacerlo. En esencia, la planificación incluye acciones que los ejecutivos
determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlos. EI
resultado de esta función es un plan, conformado por cuatro elementos
fundamentales: los objetivos, las acciones, los recursos y la implantación.
● Los objetivos
Especifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr.
● Las acciones
Son los medios o actividades especificas planificadas para lograr los
objetivos.
● Los recursos
Son las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las
actividades.
● La implantación
Significa la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar
a cabo el plan.
La función control, incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en
su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con los planificados.
Para que el control sea eficaz es necesario:
● Desarrollar estándares para las variables que pueden controlarse, para
conocer hasta que punto se está logrando los objetivos empresariales. Los
estándares nos señalan los resultados que razonablemenfe se espera
obtener por la ejecución de actividades en la empresa.
● Contar con un sistema de información disponible para evaluar los
estándares establecidos y la información financiera. Este sistema debe

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brindar información para que los niveles ejecutivos puedan tomar

decisiones.
● Que los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para corregir
desviaciones y se cumplan las leyes y normas aplicables. Esta acción
correctiva permitirá prevenir que no se incurra nuevamenfe es estas
desviaciones.
● Contar en la empresa con un conjunto de procedimientos de control. Estos
procedimientos se traducen en la implantación de un sistema de control
interno.

De lo expresado anteriormente, podemos concluir que la planificación y el control,

son funciones estrechamente relacionadas. Y la planificación tendrá poco valor si
los ejecutivos no aplican mecanismos de control apropiados.
Los ejecutivos buscan la mejor manera de controlar las empresas que están bajo
su responsabilidad y con ese propósito implantan los controles internos, que
permitan detectar oportunamente desviaciones respecto de los objetivos trazados.
Los controles internos fomentan la eficiencia operativa de la empresa.
En un sentido amplio el control interno se puede definir, según el informe COSO,
como: "un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y
el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar
un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos
dentro de las siguientes categorías:

● Eficacia y eficiencia de las operaciones

● Fiabilidad de la información financiera
● Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables"

Un análisis de esta definición, tal como señala el informe COSO, nos revelara
ciertos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso que está incorporado dentro de las funciones
que ejecuta la empresa, que permite la supervisión de su comportamiento y
aplicabilidad en cada momento. Un sistema de control interno eficaz, está
íntimamente ligado al éxito de los programas de calidad, impulsados por la
empresa. Es un medio utilizado para la consecución de un fin, no un fin en sí
mismo.
El control interno es llevado a cabo por personas, que se encargan de establecer
objetivos y establecer los mecanismos de control de las operaciones. No se trata
de solamente emitir, preparar y divulgar el control interno mediante manuales de
políticas e impresos, sino de personas a quienes se debe comprometer con sus
acciones en cada nivel de la organización.

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El control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no una

seguridad total, debido a las limitaciones propias de toda función, a la relación
costo-beneficio, errores u omisiones debido a fallas humanas y la posibilidad de
actos de colusión que puedan cometer funcionarios de la empresa.
El control interno esta implementado para facilitar el cumplimiento de los objetivos
diseñados en la misión de la empresa. Estos objetivos pueden ser de toda la
empresa o de una actividad especifica.
Los objetivos empresariales, señala el instituto de Auditores internos de España,
se pueden clasificar en tres categorías:

● Operacionales
Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la empresa.
● información Financiera
Referente a la preparación y publicación de estados financieros fiables.
● Cumplimiento
Referente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas
que le sean aplicables.
Para efectos de la realización de la auditoría operacional adquieren singular
importancia los objetivos operacionales y de cumplimiento.

Los componentes del control interno son:

● El Entorno de Control
● La Evaluación de Riesgos
● Actividades de Control
● información y Comunicación
● Supervisión

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Entorno de Control
La empresa en su conjunto está influenciada por el entorno de control. Esta
influencia se refleja de manera significativa en el establecimiento de los objetivos
empresariales, en la evaluación de riesgos, en las actividades de control y en el
sistema de información gerencial y supervisión.
Los antecedentes y la cultura de la empresa constituyen la base para el
establecimiento del nivel de concientización e integridad del personal respecto del
alcance, contenido y objetivos del control interno.
La integridad y el equilibrio de los valores éticos y morales, son esenciales para la
vigencia de políticas y controles satisfactorios y su influencia en las actividades
operacionales de la empresa. No basta comunicar los valores éticos y de
comportamiento a los empleados, lo fundamental es practicarlos a través del
ejemplo de los ejecutivos.
Tal como se mencionó anteriormente, el control interno está ligado a la estructura
organizativa de la empresa que proporciona el marco en el que se planifican,
ejecutan y controlan las operaciones. Uno de los aspectos más importantes es el
establecimiento de los niveles de autoridad y responsabilidad, y el establecimiento
de los canales adecuados de comunicación. Una tendencia actual en las
estructuras organizativas, es delegar autoridad hacia todos los niveles de la
empresa. El desafío es cuanto delegar.
Evaluación de los Riesgos

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Toda actividad empresarial implica un riesgo. Es responsabilidad de los

ejecutivos determinar el nivel de riesgo que se considera aceptable para la
empresa y tratar de mantenerlo dentro de límites aceptables.El
establecimiento de los objetivos de la empresa esta vinculado a los riesgos
que demanda su consecución, lo que demandará que se tengan que
adoptar las acciones necesarias para corregir posibles desviaciones, en
razón de que los riesgos constituyen un proceso interactivo continuo.
Los riesgos o factores que pueden afectar a una empresa, que precisan
una atención especial, pueden ser de naturaleza interna o externa.
Los riesgos más significativos en el marco externo están representados
por:

● El avance tecnológico.
● El cambio social.
● Cambios en las expectativas de los consumidores.
● La competencia.
● Cambios en la normativa económica, política, legal, etc.

En el marco interno por:

● La idoneidad del personal.

● Conciencia y compromiso de los ejecutivos.
● Cultura y valores inadecuados.
● Cambios en las políticas.
● Cambios en el personal ejecutivo.
● Ejecución de reestructuraciones operacionales.
● implantación de nuevos sistemas.
● Acciones inadecuadas de detección de riesgos, etc.

Una de las responsabilidades de los auditores es la de aplicar un conjunto de

técnicas, procedimientos y métodos cuantitativos y cualitativos, que permitan la
detección de acciones y hechos que puedan incrementar los niveles de riesgo a
nivel de la empresa o de procesos específicos, y proporcionar evaluaciones para
la corrección de estas desviaciones de manera oportuna.
Los riesgos detectados deben ser objeto de evaluación con el propósito de
establecer su importancia, frecuencia y las acciones que se deben aplicar o
adoptar para reducir su impacto en las operaciones de la empresa.

Actividades de Control

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Las actividades de control están referidas al conjunto de normas, políticas,

procedimientos, métodos y prácticas, tendentes a asegurar que las decisiones de
los ejecutivos se cumplan, y a la adopción de las medidas necesarias para atenuar
el riesgo, que pueda poner en peligro la consecución de los objetivos.
Las actividades de control están relacionadas con la evaluación de las
operaciones, al permitir analizar y comparar los logros obtenidos, con:

● Los presupuestos.
● Estándares o indicadores de rendimiento.
● Políticas.
● Resultados de ejercicios anteriores.
● Los competidores.
● El grado de segregación de funciones o actividades, efc.
● La confiabilidad, oportunidad, exactitud de la registración y autorización de
las operaciones y transacciones financieras.
● El grado de cumplimiento de la normativa legal aplicable a la empresa.

Las actividades de control forman una parte esencial de las actividades de gestión
de una empresa, en su intento de lograr el cumplimiento de sus objetivos. Las
actividades de control no son un fin en si mismas, tampoco solo un conjunto de
normas que existen para "hacer lo que hay que hacer”
No olvidemos que no hay dos empresas iguales, cada empresa establece sus
objetivos y estrategias de implantación de controles, que serán diferentes en cada
caso. En las empresas las personas encargadas de su cumplimiento son
diferentes, aplicaran sus propias ideas sobre control interno. Además, el control
interno es el reflejo de su entorno, cultura, su visión, misión, organización, historia
y otros factores propios de la empresa. Sin plan no hay control. Y sin control no
hay aprendizaje.

Información y Comunicación

Todas las empresas precisan contar con un sistema de información gerencial y

obtener información oportuna y confiable relacionada con las actividades que
ejecutan y de los acontecimientos entorno empresarial.
Las necesidades de información que precisan los ejecutivos o decisores y otros
niveles de la empresa, en términos generales, estarán referidos a la magnitud del
problema y al deseo de incrementar los beneficios, minimizar y/o reducir los
riesgos. Por estas circunstancias, los requerimientos cuantitativos y cualitativos de
información estarán referidos al tiempo, incertidumbre o riesgo de los beneficios y
sacrificios de la decisión.

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La complejidad de una organización requiere el establecimiento de un sistema de

información, que podríamos definirlo como un conjunto de elementos
interrelacionados y orientados a establecer un flujo continuo y eficiente de
comunicación ascendente, descendente y transversal, que servirá para satisfacer
los requerimientos de distintos
usuarios, tanto internos como externos, en especial a la administración para poder
determinar objetivos, políticas, definir y analizar alternativas y conocer los
resultados de la gestión. De manera resumida podemos definirla también como: el
conjunto de elementos que interactúan entre si dentro de un esquema de orden
para permitir la toma de decisiones.
Un usuario, en especial, un ejecutivo de empresa, para poder decidir sobre un
problema se vale de toda la información a su alcance, generando con ella
alternativas de las cuales finalmente selecciona la que considere más óptima o
adecuada a las circunstancias.
El sistema de información está ligado a las funciones del proceso administrativo,
aspecto por el cual los requerimientos de información para la planeación, estarán
relacionados con los objetivos estratégicos, objetivos generales, políticas y
alternativas, así como las relativas a los objetivos operativos, planes, programas y
presupuestos.
La información para operación es en gran parte generada por la actividad de
planeación y consiste básicamente en material informativo que por su naturaleza
será más precisa y exacta que la información de la planeación, ya que
corresponde a situaciones conocidas.
Con relación a la información de control, esta emana de la comparación de la
Información de planeación y operación, es normalmente precisa, exacta y muy
concreta.
La información referente a la planeación estratégica es la de mayor jerarquía, en
razón de que cubre un periodo mayor. Este aspecto determina que esta
información sea la que presente un riesgo mayor en cuanto a confiabilidad y
precisión y por tanto un grado mayor de contingencia.
Para que la información sea de verdad útil para la toma de decisiones, desde el
principio se debe tomar en cuenta dos elementos:

● Al usuario o decididor, y
● La decisión especifica.

En forma resumida, podemos mencionar que los requisitos de un buen sistema

Información para un control eficaz y de calidad, son los siguientes:

Relevancia:
La información debe satisfacer razonablemente las necesidades del usuario

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Mediante la comunicación de los hechos de mayor significación.

Oportunidad:
La información debe emitirse en tiempo y lugar convenientes para el usuario.
Precisión:
La información debe estar comprendida entre los estrechos límites de la
Aproximación, buscando un acercamiento a la exactitud.
Integridad:
La información debe ser exhaustiva, completa, ello significa que incluirá al menos
Todas las partes esenciales.
Claridad:
La información debe ser inteligible, fácil de comprender y accesible.
Suficiencia:
La información debe ser apta y conveniente para los requerimientos del usuario
Prudencia:
La información debe expresarse con cautela y precaución. El informante debería
Ubicarse entre la reflexión y la precisión, tendiendo a evitar los riesgos que
podrían emanar de la información que comunica'

Normalización:
La información debe basarse en normas o necesidad de consecuencia, uniformidad o
Comparabilidad que pudiera requerir el usuario.

Sistematización:
La información debe presentarse de manera orgánica, lo que significa que debe
Fundamentarse en un conjunto de reglas armónicamente entrelazadas.

Verificabilidad:
La información debe permitir su comprobación mediante demostraciones que la
Acrediten y confirmen.

Certidumbre:
La información debe elaborarse con base en un conocimiento seguro y claro de
Los acontecimientos que comunica, es decir que la certidumbre en la información
ha de entenderse como el fundamento objetivo de toda aseveración firme.

Confiabilidad:
La información debe prepararse conforme a normas y reglas que le otorguen
Carácter de creíble.

Racionalidad:
La información debe ser lógica y resultado de la aplicación de un método adecuado.
Practicabilidad:

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 50

La información debe reunir los atributos que permitan su utilización.

Irremplazabilidad:
La información no debe ser sustituida por otra.

Convertibilidad:
La información debe poder transformarse o reducirse a datos fundamentales,
Eventualmente permutables.

Productividad:
La información debe prestar una utilidad para los efectos del usuario, que exceda
los esfuerzos necesarios para su obtención (relación costo-beneficio).

La comunicación es inherente a los sistemas de información, en efecto, la empresa debe

Establecer canales adecuados para que la comunicación del personal, llegue a los
Ejecutivos. Si no existen líneas de comunicación abiertas, si como, una actitud receptiva por
parte de los ejecutivos, la comunicación quedara bloqueada.

La comunicación no solo debe ser eficaz internamente, debe existir, también una adecuada
Comunicación externa, principalmente con los clientes y proveedores, para la obtención de
Información referente a la calidad de los servicios prestados, así como la existencia de
Nuevas modalidades de ofertas o productos.

Supervisión

El sistema de control interno implementado en la empresa, debe ser evaluado

Periódicamente con el propósito de establecer su vigencia y correcta aplicación, por cuanto
Debido al tiempo puede haber ido perdiendo su eficacia o dejar de aplicarse. Las causas de
la pérdida de eficacia pueden ser la rutina, cambios en el personal, inadecuada información,
escaso nivel de supervisión, restricciones en tiempo y costo, presiones internas, etc.

La evaluación implica el examen del sistema de control interno, en su funcionamiento real,

mediante un rastreo de las normas, métodos, políticas, procedimientos, etc., debido a la
existencia de posibles cambios, modificaciones informales, o que simplemente dejaron de
ejecutarse. El propósito de esta evaluación es establecer, si el sistema ofrece una razonable
seguridad con respecto a que los objetivos establecidos, sean logrados.

La evaluación del sistema de control interno, en su caso, podría ameritar la emisión de un

informe, a la persona responsable de la función o proceso, asÍ como a los ejecutivos, sobre
los hallazgos importantes establecidos en este examen y la formulación de
recomendaciones tendentes a enmendar las deficiencias, corregir o proponer cambios en
las normas, políticas, procedimientos, etc.

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La evaluación del funcionamiento del sistema de control interno de la empresa será el

resultado de la aplicación de las técnicas de auditoría tales como la indagación,
observación, revisión de los manuales de políticas, organigramas, procedimientos e
instrucciones internas y otros datos similares aplicados por la empresa, así como
conversaciones con los ejecutivos de ciertas áreas de la organización

Los métodos más utilizados para documentar adecuadamente la evaluación del sistema de
control interno de la empresa y que a la vez pueden servir para dejar constancia de haber
efectuado tal evaluación son los siguientes:

● EL CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO

Es uno de los métodos más extendidos, tanto entre las firmas de auditores externos como
internos. Consiste en una encuesta sistemática, presentada bajo la forma de pregunta referidas a
aspectos básicos del sistema, y en la que, por lo general, una respuesta negativa evidencia una
ausencia o deficiencia en los controles.

Este método ayuda a asegurar que todos los puntos básicos de control sean considerados. Pero
presenta el inconveniente de que las preguntas, al ser modelos estándares, resultan rígidas y
restrictivas y a menudo, precisan un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor
tener una visión clara del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces, no permitiendo
distinguir entre las deficiencias importantes y las de escasa relevancia.

● METODO DESCRIPTIVO

Este método se basa en la explicación detallada de las características del sistema que se está
evaluando, describiendo procedimientos registros formularios, archivos empleados y unidades
que intervienen en el sistema. Presenta el inconveniente de que muchas personas no tienen
habilidad para expresar sus ideas por escrito, en forma clara, concisa y sintética lo que trae como
consecuencia que algunas debilidades en el control no queden expresadas en la descripción.

● METODO DE DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD DE NEGOCIOS(DAN)

Los diagramas de DAN constituyen un instrumento para diseñar y elaborar de flujo de trabajo y de
procesos. Este método provee los datos necesarios para la descripción de un proceso y las
distintas operaciones que ejecuta actualmente una empresa, mediante la utilización de una
representación gráfica.
La utilización del DAN se realiza para conocer el cómo se están haciendo las tareas, debiendo para
el efecto usar un conjunto de símbolos, que básicamente son:
Acción
Representada por un circulo. Cada uno significa una etapa del proceso, debiendo identificarse con
una descripción y un numero. Al llegar a la "función de negocios" se debe inscribir en un cuadrado.

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La función de negocios se define, según Nereo Roberto Parro, como "un conjunto de actividades,
homogéneas o no que producen un resultado final definido".

Decisión
Es un círculo interceptado parcialmente por un rombo, que puede ubicarse
según convenga al trazado del DAN.
Comienzo y terminación del flujo
Se representa por medio de un óvalo aplanado y representa el comienzo o el final de un flujo. El
comienzo se relaciona con un proceso del cual se pasa a las actividades que lo conforman hasta la
terminación del mismo, que puede implicar la acción de archivo, despachar, ingresar, etc.

Conector de flujo interno y externo

Está representado por líneas rectas o curvas, con una flecha en la punta que señala la dirección del
proceso. Los conectores deben incluir información sobre la descripción del documento, su origen y
destino final.
El conector externo se representa mediante un cuadrado y en su base un triángulo, refleja la
incorporación de información proveniente de una fuente externa.

Archivo e informes

Se representa mediante un rectángulo incompleto, en efecto uno de sus lados está abierto y es
utilizado para archivar información manual o computarizada que podrá ser utilizada por acciones
determinadas.
Cambio de página
Es un circulo más pequeño, en el que indica del número de la página del proceso, cuando su
representación implica la utilización de más de una página.

Símbolos Utilizados En Los DAN

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METODO DE DIAGRAMA DE RELACION (DDR)

Es un método que permite conocer en detalle los trabajos que se ejecutan en la

actualidad, con el propósito de comprobar si los procedimientos de control interno
diseñados y con base en los resultados poder realizar los cambios o el rediseño de los
procesos.

La información que se puede obtener del diagrama de relación se refiere al cumplimiento

de políticas y normas, criterios para la emisión de informes, datos sobre recursos
humanos, detalles sobre el proceso de datos, manual o computarizado, etc.

El formato para la preparación de este método consta de tres columnas:

● Primera columna: se refiere a las actividades que hacen al flujo operacional.

● Segunda columna: indica el flujo de actividades del sistema que expresa el trabajo
del sistema de computación y las bases de datos desarrollados por la empresa.
● Tercera columna: se describe literalmente las acciones de actividades.

Los símbolos utilizados en el DDR, son los siguientes:

Acción
Se representa mediante un rectángulo.
Decisión
Está representado por un rombo, en sus aristas se representan las alternativas
Terminal de computadora
Está representado por un rectángulo e incorpora internamente un rectángulo
con las aristas recortadas.
Archivo en computadora
Se representa mediante un cilindro.
informes
Se representa mediante un rectángulo recortado en su base.
Archivo de informes
La forma de representación es un rectángulo incompleto en su diseño.

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iniciación, terminación de trabajo

Se representa mediante un ovalo aplanado y se utiliza para identificar el inicio
o la conclusión de un flujo.
Dirección de flujos
Es un conector representado mediante una flecha que señala la dirección de
un flujo.
Conector externo
Se utiliza para describir la interacción de un flujo con otro externo, se
representa mediante un cuadrado en cuya base se incorpora un triángulo.
Cambio de pagina
Se representa mediante un circulo que Se expone en la tercera columna para
el cambio de Pagina.

Símbolos De Los Diagramas De Relación

MÉTODO DE “FLOWCHARTS” O FLUJOGRAMAS

Se trata de un método destinado a simplificar la tarea de descripción de los
procedimientos y técnicas mediante el uso de gráficas de movimiento, también llamadas
flujogramas o diagramas de flujo.
Un diagrama de flujo es una representación gráfica simbólica de un sistema o serie de
procedimientos mostrada cada uno de ellos de forma secuencial. El diagrama de flujo
proporciona una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y secuencia de los
procedimientos, división de responsabilidades, fuentes y distribución de documentos y
tipos.

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Los flujogramas permiten representar gráficamente el encadenamiento de las operaciones

administrativas, precisando que documentos básicos se utilizan, de que servicios emanan
y quienes son los que los realizan. Además, a través del diagrama de flujo es posible
mostrar la separación de deberes, autorizaciones, aprobaciones y verificaciones internas
que tiene lugar dentro del sistema.
De manera resumida podemos señalar que las principales ventajas de este método son las
siguientes:

● ldentifica la existencia o ausencia de controles, por la descripción de cada uno de

los procesos en forma individual.
● Permite apreciar de manera global y panorámica los distintos procedimientos que
se aplican y permite el análisis de los procedimientos y métodos vigentes.
● Permite identificar desviaciones en los procedimientos diseñados.
● Simplifica los procesos por medio de símbolos que se convierten en un lenguaje
sencillo y fácil de interpretar.
● Facilita la presentacion de recomendaciones para superar las desviaciones.
La simbología que se utiliza permite evidenciar el origen, proceso y destino de los
componentes implementados por el sistema de control interno, para su realización se
debe aplicar la técnica de la entrevista, en razón de que permite obtener información y
conocimiento de los sistemas con que opera la empresa.
The American Society of Mechanical Engineers (ASME), definio Cinco actividades y sus
características:

ACTIVIDADES CARACTERISTICAS
OPERACIÓN PRODUCE O REALIZA
TRANSPORTE MUEVE
INSPECCION CONTROLA
RETRASO INTERFIERE
ALMACENAJE ARCHIVA

El significado de estos símbolos y otros de aplicación frecuente, es como sigue:

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Operación.
Este símbolo representa la actividad llevada a cabo para producir, cambiar, transcribir, o
tomar una decisión. Así como, registrar, emitir, analizar, etc.
Traslado
Con este símbolo se representan dos situaciones:
● La unión entre Los simbolos
● El movimiento físico de un documento
inspección o control
Mediante la aplicación de este símbolo se representa a toda actividad que demuestre la
existencia de inspección, verificación, examen, comparación efectuada sobre los
elementos de información: documentos, libros, etc.
Retraso o demora
Con este símbolo se representa a la detención momentánea de un proceso en espera de
un suceso, este retraso circunstancial o momentáneo imposibilita efectuar una operación,
aunque haya sido proyectada de antemano.
Almacenaje o archivo
El almacenaje puede ser:
● Archivo transitorio, el almacenaje se realiza en forma temporal y sistematizada de
los elementos que transportan información.
● Archivo definitivo, el almacenamiento se realiza en forma permanente y de forma
sistematizada de los elementos que transportan información.
● Esta información almacenada no será utilizada posteriormente, excepto revisiones
de auditoría, organismos fiscalizadores, efc.
Formulario
Esta representa aún elemento que transporta información que puede o no circular, se
utiliza para:
● Para dibujar todos los ejemplares de un documento que se ha emitido.
● Para separar o segregar los ejemplares del documento a diferentes sectores o
actividades.
Desglose
Para representar la distribución de un documento entre los distintos sectores o dentro de
un mismo sector para que el mismo sea analizado.
Alternativa
El símbolo para señalar distintos caminos de acción que puedan surgir como consecuencia
de una disyuntiva de dos o más cursos de acción, en una etapa del proceso ante una
circunstancia planteada.
Destrucción

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Se utiliza para representar la eliminación o inutilización física de elementos, tales como

registros, formularios, documentos, etc. La eliminación no implica, necesariamente, la
destrucción de un elemento transportador de información.
Conector
Representa el vínculo entre los procesos que se hallan en otro circuito. Se lo utiliza
también para mencionar que el curso grama sigue en otra hoja.
Procesos no representados
Este símbolo indica una operación no graficada o ignorada.
LA EVIDENCIA EN AUDITORIA
Según las Normas de Auditoría, la evidencia es la convicción razonable de que todos los
hechos, han sido y están debidamente soportados en tiempo y contenido por los hechos
económicos y circunstanciales que realmente han ocurrido.
La expresión evidencia, señala un conjunto completo de cosas, sobre los que el auditor
ejercita su decisión experta para la evaluación de sí los hechos muestran la imagen fiel,
tales como:
● Documentos
● lnformación intema y extema
● Bienes fisicos
● Suposiciones
● Conclusiones
● Cálculos y otros
Mas formalmente, la evidencia es, el conjunto de factores presentados al conocimiento de
una persona con el propósito de permitirle decidir sobre una cuestión discutida. Esos
diferentes factores tendrán una influencia distinta en cada persona. Así, dando por
supuesta una homogeneidad en la decisión del auditor, podemos examinar cómo
comprender las diferentes categorías de factores basándonos en dos supuestos:
● No todos los factores son igualmente verdaderos ante una situación determinada.
● No es extraño en cualquier actividad que un factor o factores puedan influir en el
juicio de una persona que vaya a realizar una decisión completa. Esta
incertidumbre se conoce en la auditoría como Riesgo de Audítoría, y es difícil de
cuantificar.
CALIDAD DE LA EVIDENCIA
La evidencia, como un todo, debe reunir una serie de condiciones cualitativas, y
básicamente ser de buena calidad. La relevancia e importancia de la evidencia la
determina su dominio sobre la materia y por la extensión en la que la evidencia de una
cosa sea verdaderamente evidencia de esa cosa y no la evidencia de otra cualquiera.
Según las Normas de Auditoría, el concepto de adecuación de la evidencia es la
característica cualitativa de la evidencia. La calidad de la evidencia depende,

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fundamentalmente, de las circunstancias en que se obtiene y de las presunciones

siguientes:
● La evidencia que se obtiene de las fuentes extemas a la empresa, proporciona una
confianza superior a la obtenida dentro de la empresa.
● La evidencia que surge de un sistema de control intemo confiable es mayor, que la
que resulta de un sistema de control intemo deficiente.
● El conocimiento personal que el auditor obtiene de forma directa a través de
exámenes fisicos, inspecciones, cálculos, etc., es más persuasivo que la
información que se obtiene de forma indirecta.
La calidad de la evidencia está condicionada, según J. Grant, citado por Guillermo Sierra y
Manuel Orta, por:
● La proximidad entre la evidencia y aquello que esta siendo evidenciado.
● La dirección de la correspondencia entre la evidencia y aquello esta siendo
evidenciado.
● La fiabilidad de la fuente de la evidencia.

LA PROXIMIDAD ENTRE LA EVIDENCIA Y AQUELLO QUE ESTA SIENDO EVIDENCIADO.

Mautz y Sharaf, en su libro la "Filosofía de la Auditoría", clasifican la evidencia según este
criterio, en: evidencia natural, evidencia creada, y evidencia derivada de una
argumentación racional.
● Evidencia Natural.
Según esta, la evidencia es la cosa o suceso en sí mismo. Es aquella que existe en
todo lo que nos rodea. Es totalmente convincente, porque no se requiere de un
gran esfuerzo mental para comprender la existencia de las cosas por medio de los
sentidos. La evidencia y la cosa, cuando son probadas,son lo mismo.
Se obtiene evidencia natural aplicando técnicas y procedimientos como
laobservación, inspección, etc., de tal manera que el auditor al inspeccionar y
observar equipos o activos fijos, inventarios o productos terminados, se convence
de su existencia, y obtiene la evidencia que pretendía.
● Evidencia Creada.
No existe en el mundo que nos rodea y necesita de una acción mental más
elaborada. Son evidencias que describen. pero no son en sí misma las cosas o
sucesos.
En auditoria se planifican las pruebas a desarrollar para obtener estas evidencias .
por ejemplo revisiones analiticas , a partir de ella ese tipo de evidencia . Es la
evidencia que de alguna forma describe la cosa que debe ser probada . la mayoria

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de los documentos , informes y registros con los cuales el auditor trabaja , se

incluyen en esta categoria .

● Evidencia Derivada de un Argumento Racional.

Es la que se consigue mediante los razonamientos aplicados a las evidencias
naturales y creadas con el fin de llegar a las conclusiones sobre las cosas o
sucesos. Es la que resulta de la observación de hechos lógicos verdaderos.
que nos ayudan por medio de una interpretación adecuada a llegar a una
conclusión.
Requiere ser hábil en la observación de hechos y en la realización de juicios
lógicos. Suele usarse en gran medida durante el proceso de auditoría. Los
muestreos estadísticos, por ejemplo, producen este tipo de evídencias.
La evidencia natural estará siempre influyendo en el juicio del auditor y á
evidencia creada frecuentemente puede ser más ínfluyente de la argumentación
racional. Pero es la argumentación racional la que normalmente brinda la mayor
parte de las evidencias, sobre las cuales esta basada el conocimiento que obtiene
el auditor.

LA DIRECCION DE LA CORRESPONDENCIA ENTRE LA EVIDENCIA Y AQUELLO QUE

ESTA SIENDO EVIDENCIADO
Con relación a la trayectoria de la evidencia, la propuesta de D. Keenan. en
"Evidence and the Auditor", citado por Sierra-Orta, considero los siguientes
tipos de evidencia:
● Evidencias directas, de las que distinguen dos tipos:
● Evidencia Primaria, y
● Evidencia Secundaria
● Evidencias indirectas y circunstanciales.
LA EVIDENCIA PRIMARIA
Se considera a la evidencia primaria como la mejor evidencia que existe, pero
normalmente, no esta al alcance del auditor, ya que requiere que este observe
todos los hechos y acciones realizadas en la empresa. Esto supone una
imposibilidad física por limitaciones de tiempo y costo
De manera general, cuando la evidencia natural no esta disponible, la evidencia
primaria vendrá dada en forma de evidencia creada. En cada caso, hay solo una
unidad que puede ser considerada como la evidencia primaria, las demas
evidencias detectadas son secundarias .
LA EVIDENCIA CIRCUNSTANCIAL O INDIRECTA

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Se presenta cuando no hay evidencias directas para un hecho, y su existencia

debe ser probada atraves de otros hechos. Se puede concluir que, el sistema de
control es adecuado, la informacion que de el se deriva es tambien adecuadado.
“el caso de evidencia directa existe una estrecha correspondencia entre la
evidencia y la cosa o hecho que esta siendo probado, pero en el caso de la
evidencia circunstancial esto no ocurre, de tal forma que mantiene una fuerte
similitud con la argumentacion racional”.
LA FIABILIDAD DE LA FUENTE DE LA EVIDENCIA
El elemento final en la calidad de la. evidencia, se refiere a la fiabilidad de la fuente de la
evidencia. Sobre el particular D. J. Hatherly, en "The Audit Evidence Process", citado por
Sierra-Orta, identifica las fuentes de evidencia:
● Proceso en gran medida bajo el control del auditor
● Proceso en gran medida bajo el control de los directores
● Proceso en gran medida bajo el control de terceros
La importancia de las categorías, recae en la medida en que:
● La fuente de la evidencia puede ser manipulada, y
● La calidad de la evidencia pueda ser evaluada por el auditor.
De manera resumida, esta situación se expone en la siguiente tabla:
Evidencia en gran medida
creada bajo el control del :
auditor directores terceros
Susceptibilidad a la manipulación por el ALTA ALTA MEDIA
director
Susceptibilidad de que la calidad pueda ser ALTA MEDIA BAJA
evaluada por el auditor

Para concluir podemos señalar que, por preferencia, siempre se elegirá evidencias
naturales primarias y evidencia creada de fuentes bajo el control del auditor.
Gran parte de la opinión que formulara el auditor, como resultado de su examen, estará
basada en la evidencia creada, desde la fuente bajo el control de los ejecutivos de la
entidad, y frecuentemente implicara un importante grado de deducción.
Normalmente quizá no se pueda adquirir la mejor evidencia posible y se debe que trabajar
con otra menos completa. Sin embargo, se debe intentar superar las debilidades
inherentes a esa evidencia adquiriendo otra que proporcione un soporte corroborativo
para la evidencia original.
EVIDENCIA SUFICIENTE
Tal como señala V. Serra en " Las Normas de Auditoria: Desarrollo institucional y Concepto
Básico”, citado por Serra-Orta, la evidencia que se pretende obtener no puede ser

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absoluta sino suficiente y adecuada. Los elementos de juicio que se obtienen para poder
opinar deben ser objetivos y ciertos, es decir, deben fundamentarse en la naturaleza de
los hechos examinados, llegando al conocimiento de los mismos con una seguridad
razonable. La evidencia debe ser suficiente en cantidad y calidad.
“La evidencia es suficiente en cantidad cuando, ya sea por los resultados de una sola
prueba, o por la concurrencia de varias, se puede llegar a adquirir la certeza moral de que
los hechos que se están tratando de probar o los criterios cuya corrección sé está
juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados".
“En cualquier trabajo es prácticamente imposible llegar a obtener una certeza absoluta
como ocurre con las ciencias matemáticas, pero siempre existe un grado de seguridad en
el que se puede afirmar hechos y cosas con plena confianza de que no sé esta haciendo
una declaración arriesgada, aun cuando no se tenga la certeza absoluta de ellas. A este
grado de seguridad, dictado por la prudencia y que es el que se usa como guía en la mayor
parte de las actividades humanas, se llama certeza moral. Está en la certeza que se debe
lograr para que le sea posible dar su opinión profesional de una manera objetiva y
cumpliendo con los deberes de la Profesión".
Para decidir sobre la cantidad de evidencia el auditor considera ciertas circunstancias
específicas:
● Costo.
Se refiere al monto destinado a Ia obtención de mayor cantidad de evidencia para
evaluar una situación determinada.
● Riesgo reproblable
Viene determinada por el grado de influencia de un hecho, con respecto a la
totalidad del proceso.
● RIESGO PROBABLE.
La cantidad de evidencias necesarias para una decisión firme difícilmente
puede ser determinada con precisión. Nunca se puede realizar con certeza
absoluta una conclusión, razón por la cual, el auditor, debe confiar en su juicio
experto y su experiencia.
Se establece que las características básicas que deben reunir los datos y la información
competentes como evidencia de auditoría, son las siguientes.
● RELEVANCIA
Es el requisito que ayuda al auditor a llegar a una conclusión válida respecto a
objetivos específicos de la auditoria.
● AUTENTICIDAD
La evidencia obtenida es auténtica cuando es verdadera en todas sus
características

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● VERIFICABILIDAD
Es el requisito que permite que dos o más auditores lleguen por separados a
las mismas conclusiones en circunstancias iguales o similares.
● NEUTRALIDAD
Es el requisito respecto a que esta libre de prejuicio, es decir, hace referencia a
que el asunto bajo estudio no debe haber sido diseñado para apoyar intereses
especiales.

NATURALEZA DE LA EVIDENCIA
Tal como señala R. K. Mautz, en sulibro "Fundamentos de Auditoría", "es
importante que consideremos a la auditoría como un ejercicio practico de lógica,
ya que es precisamente eso. Los expertos en lógica han dedicado mucho tiempo y
esfuezo al estudio y análisis de los medios o caminos que llevan a la mente
humana al conocimiento de algo":
● ¿Cuáles son las fuentes de información?
● ¿Qué confianza se necesita tener en ellas?
● ¿Hasta que puntos son convincentes?
● ¿Cuales necesitan fundamentación y cuales son satisfactorias
por sí solas?
Este tipo de estudio y análisis ofrece las bases teóricas sobre las que se fundamenta la
Auditoría. Además, a menos que las técnicas aplicadas por los auditores, no descansan
firmemente, en Normas Lógicas, su utilidad y aceptabilidad pueden ser cuestionados.
METODOS PARA OBTENER LA EVIDENCIA
Una vez determinados los puntos sobre los que hay que obtener evidencia es necesario
analizar los métodos de los que dispone el auditor para conseguirla que se conoce bajo la
denominación técnicas de auditoría. Las mismas se tratarán en detalle posteriormente.
LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
Los procedimientos de Auditoría son el conjunto de técnicas de Auditoría que el auditor
emplea para el examen de las actividades de la empresa, estos procedimientos deben
permitir obtener evidencia suficiente y adecuada, y que le permitan al auditor llegar a la
convicción de haber obtenido conocimiento de la actividad bajo examen. Añadiendo
además una condición, es decir, que estas evidencias, estén recogidas en sus papeles de
trabajo como justificación y soporte de las conclusiones de Auditoría.
Los procedimientos a emplear que propone son:

● PRUEBAS FISICAS Cuando la evidencia pueda obtenerse a través de la observación,

medicíón o recuento.
● PRUEBAS DOCUMENTALES Y OBTENCION DE CONFIRMACION

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Cuando la evidencia se obtiene de terceros y por el propio personal de la

empresa.
● RAZONAMIENTO LOGICO
Como consecuencia de otros analisis y evidencias obtenidas

I.LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o
recibidos por el auditor, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la
información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución del trabajo.

II. RELACION DE EVALUACIONES

Evaluar es apreciar el valor de algo. Consiste en una comparación de lo que se quiere
evaluar con una forma de referencia, para establecer diferencias y similitudes. Es parte del
sistema de control interno que pretende partir de las diferencias, corregir o cambiar
actuaciones o desempeños no sólo en personas, sino también en los otros recursos que
administra la empresa.
En conclusión, se puede mencionar que una evaluación es una medición de por ejemplo,
la medida en que los esfuerzos físicos y mentales de la gente contribuyen a los objetivos
de la organización, o de la forma en que se están aprovechando los recursos monetarios
para producir bienes, servicios y utilidades, o cuan económicamente son administrados los
materiales desde su recepción, pasando por su transformación, hasta su despacho, o cual
es el grado de utilización, capacidad y productividad de la maquinaria, etc.
La información que recopila es la portadora de indicios que él se encarga de comprobar,
desarrollar o descartar, mediante procedimientos y técnicas de auditoría que pueden
incluir análisis, comparaciones, cómputos, observaciones, etc.
lll. CONCLUSIONES
Las conclusiones son el resultado de recopilación, análisis, síntesis y evaluación de la
información referente a una actividad, operación, función, etc., cuyo conocimiento se
considera de interés y utilidad para los integrantes de la empresa y respecto de los cuales
se pueden formular recomendaciones.
lV. VALIDACION
Por validación debe entenderse la presentación y discusión preliminar y definitiva de las
conclusiones y resultados de la auditoría. Una de las características de la auditoría
operativa es que obliga al auditor a mantener permanente relación con las personas que
tienen responsabilidades y llevan a cabo operaciones, actividades, procesos, etc., que se
auditan.
La validación preliminar contribuye a recopilar mayor información y a que el auditor
conozca cada vez más el objeto de su examen.

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La validación definitiva o final es la comprobación del correcto desarrollo de los hallazgos

de auditoría y, por lo tanto, es una medida de seguridad que garantiza la más alta calidad
en los informes.

TEMA 4
METODOLOGIA PARA LA PREPARACION DE
PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA
OBJETIVO:
Este capítulo comprende las bases metodológicas y beneficios para la preparación de
programas de auditoria. Se analiza el propósito, contenido y características de los

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programas. Se efectúan comentarios sobre las técnicas de auditoria aplicables en el

examen de las operaciones de la empresa.
La realización de una labor de auditoría y evaluación de las actividades de una empresa o
entidad, debe ser controlada por medio de la utilización de Programas de Auditoría, que
constituyen planes formulados por anticipado de lo que se pretende hacer.
Estos programas tienen las siguientes características:
1. Los Programas de Auditoría Operacional se preparan progresivamente, con base
en los resultados que se van obteniendo y a medida que el examen se desarrolla.
2. La preparación de los Programas de Auditoría Operacional depende de un gran
número de factores tales como la naturaleza, ramo en el que opera y complejidad
de las actividades, externas e internas, bajo examen; por consiguiente, no es
factible preparar Programas de AuditorÍa de carácter estándar.
3. Los Programas de Auditoría Operacional se refieren por una parte, a fases de la
auditoría, vale decir, a etapas o momentos del examen, y por otra, a condiciones,
áreas débiles, hallazgos, etc.
En consecuencia, en la auditoría operacional habrá tantos programas como fases
comprendidas en el examen total, mínimamente, y cada programa se preparará de
acuerdo a los resultados obtenidos en la fase inmediata anterior.
Los programas de auditoría operacional tienen como característica fundamental, que son
elaborados de manera específica para hacer frente a las peculiaridades, necesidades y
objetivos previstos. El programa del trabajo preliminar, que básicamente consiste en la
obtención de información, presenta en su preparación una estructura mas o menos
similar, por cuanto los requerimientos de información se refieren a las actividades
internas y el impacto del entorno en sus operaciones.

LAS NORMAS DE AUDITORIA Y LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

La evaluación de las actividades de la empresa, debe ser convenientemente controlado
por medio de la utilización de Programas de Auditoría, tal como establecen las Normas de
Auditoría, en lo referente a planificación.
Los Programas de Auditoría son planes que se realizan por adelantado para la realización
de una evaluación, y están basados en el propósito formulado para la evaluación, así como
en la información disponible que posee el auditor con el fin de obtener un mayor
conocimiento sobre las actividades, procesos, procedimientos y otros aplicados en la
empresa.
BENEFICIOS DE LA PREPARACION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA

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La preparación de Programas de Auditoría constituye un medio que facilita el

cumplimiento de nuestras responsabilidades como auditores y tienen algunos beneficios,
como los siguientes:
● Constituyen un plan sistemático por la descripción de los procedimientos a ser
aplicados en la evaluación.
● Permite la asignación de responsabilidades entre los miembros del equipo de
evaluación.
● Facilita la supervisión del examen, acción que proporciona evidencia y respaldo en
caso de revisiones de la calidad del trabajo realizado.
● Permite efectuar el seguimiento de los plazos y recursos para la ejecución de la
labor encomendada a los auditores.
● Garantizan la existencia de un enfoque consistente hacia la auditoría y una
comunicación clara de los objetivos y procedimientos.
● La exigencia de contar con la firma, marca o identificación para cada uno de los
pasos previstos en el programa, tiene el propósito de respaldar los papeles de
trabajo y garantizar que no se omitió ningún paso.
Los Programas de Auditoría, para ser útiles en la evaluación de las operaciones de una
empresa, deben ser lo suficientemente flexibles para permitir la imaginación e iniciativa
personal del auditor, en la ejecución de los pasos o procedimientos contemplados en
estos programas.
CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
Cada programa de auditoría debe contener las siguientes partes, Anexo B, considerando
que se trata de un papel de trabajo:

Area de identificación:
● Razón social de la entidad o empresa
● Nombre del programa de auditoría
● Alcance del examen
● ldentificación del responsable de su preparación
● Fecha de inicio del examen o aplicación del programa
● Fecha de conclusión del examen
Area de Análisis:
● Propósito del examen
● Pasos o procedimientos a desarrollar
● Métodos o fuentes de la información
● Fecha de inicio de ejecución del paso o procedimiento
● Fecha de conclusión del paso o procedimiento

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● Responsable o responsables de la ejecución del paso o procedimiento

● Referencia al papel de trabajo que evidencia su realización o las causas de su no
ejecución.
Los aspectos que ameritan una explicación más amplia de sus características son los
referentes a:
Propósito del Examen
Constituye los objetivos o productos finales que se pretende alcanzar con el examen,
aspecto por el cual deben ser expuestos de manera clara y precisa, para su comprensión
por parte del personal que aplicará este programa.
Se debe considerar en este segmento los criterios de auditoría aplicables en el examen
que se definen como aquellas "normas razonables que permiten comparar y evaluar
condiciones existentes ".
Pasos o Procedimientos a Desarrollar
Los pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones especificas para llevar
a cabo el examen. En su contenido y diseño se deben cumplir los siguientes criterios:
● Se debe escribir en tercera persona, por la connotación de orden o mandato que
tiene cada paso o procedimiento, enunciados en términos positivos y no de
preguntas.
● Cada paso implica la aplicación de una o varias técnicas de auditoría, buscando que
de su aplicación se obtenga el máximo beneficio.

● Cada paso, que es en esencia una instrucción, debe ser estructurado de manera
completa, con el propósito de los responsables de su ejecución comprendan de
manera plena la naturaleza de la instruccion. Se espera un alto rendimiento del
profesional encargado de su aplicación.

● Justificar la incorporación de un paso o procedimiento en el programa de

auditoría, para de esta manera evitar la inclusión de procedimientos innecesarios.
Métodos o Fuentes de la información
Con el propósito de obtener un máximo rendimiento del personal encargado de la
aplicación del programa de auditoría, se debe indicar las posibles fuentes y métodos para
la obtención de información.
NORMAS PARA LA PREPARACION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA
En la preparación de programas de auditoría se deben aplicar las siguientes normas:
● Los programas de auditoría son papeles de trabajo, por consiguiente se deben
aplicar, en su preparación, normas referentes a identificación, supervisión, control
y referenciación.

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● Los propósitos del examen se deben revelar en los términos más especificos
posibles y deben ser fáciles de comprender y alcanzables por los auditores.
● Los programas de auditoría, excepto en la auditoría preliminar o
diagnóstico,deben ser preparados de manera especifica.
● En cada paso o procedimiento se debe establecer claramente la labor a realizar y
las causas y motivos de su inclusión.
● Los pasos o procedimientos se deben formular en términos positivos y no de
preguntas.
● Los pasos o procedimientos deben implicar el uso y aplicación de una o más
técnicas de auditoría.
● Los pasos o procedimientos deben ser estructurados en forma secuencial y de ser
posible bajo el criterio de prioridad o importancia.
● Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos.
● En la aplicación de los pasos o procedimientos se debe tener permanentemente
en cuenta los atributos de los hallazgos de auditoría.
● Los programas deben ser flexibles, permitiendo la aplicación de iniciativas y
criterios utilizables en las circunstancias.

TECNICAS DE AUDITORIA OPERATIVA

Las técnicas aplicables en la auditoría operativa, son casi las mismas que emplea la
auditoría financiera, con la diferencia de que algunas adquieren una significación
diferente e importancia mayor, debido al uso y orientación que su aplicación implica en
esta modalidad de auditoria.
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos normalmente aplicados por los auditores
durante el curso de sus labores. Además de las técnicas, los auditores emplean otras
prácticas con el propósito de obtener y reunir evidencias.
Durante la ejecución de cada una de las fases que demandará la evaluación sé irá
determinando cuáles técnicas se va a emplear, cuando deben emplearlas y de qué
manera. Una vez seleccionadas las técnicas a emplear, éstas se convierten en
Procedimientos de la Auditoría.
Podemos definir las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación y
prueba que se utilizan para lograr la evidencia necesaria para fundamentar un hallazgo
de auditoria.
Los Procedimientos, son las operaciones o pasos específicos a aplicar en una evaluación
específica y recopilar evidencia para respaldar una observación o hallazgo y pueden incluir
técnicas y otras prácticas, las cuales son consideradas necesarias en las circunstancias. Por
consiguiente, los procedimientos de auditoría son la manera específica de aplicar
técnicas y prácticas, necesarias en las circunstancias, para la evaluación de los sistemas,

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actividades, procesos y otros, en una empresa o la serie de pasos seguidos en la

ejecución de una evaluación específica.
Los procedimientos son normas de actuación previamente establecidas que marcan la
secuencia en que se deben llevar a cabo las operaciones; los procedimientos definen el
QUÉ HACER, QUIEN, DONDE y CUANDO.
Los Métodos son un conjunto de instrucciones detalladas que definen la forma en que se
debe llevar a cabo una operación; los métodos son un complemento y definen el COMO
HACERLO.
Las Prácticas, son cualquier operación o labor del auditor efectuadas como parte de su
examen.

CLASES DE TECNICAS Y PRACTICAS EN LA AUDITORIA

Sin que signifique orden de importancia, se explican brevemente las siguientes:
● Análisis.
Se refiere básicamente a descomponer un todo en Las partes que lo forman.En
este sentido se aplica en la evaluación las actividades ejecutadas por la empresa,
con el propósito de establecer si dichas actividades, se realizan con eficiencia,
efectividad y economía.
Las denominaciones como análisis de sistemas y análisis de organización son
ilustrativas a este respecto.
El análisis de una situación o un problema implica la formulación, de manera
sistemática, de una serie de preguntas que al ser contestadas puedan resumir los
aspectos de un hecho o situación. El análisis se aplica una vez rechazada la fase de
auditoría preliminar y la elaboración de papeles de trabajo.
● inspección.
Significa tomar conocimiento de la existencia de cosas o actividades desarrollas
por personas. Entre las primeras pueden incluirse instalaciones, equipos,
inmuebles, vehículos, etc.
● Observación.
● Esta técnica se aplica preferentemente a las actividades para observar la forma o
formas en que se ejecutan las operaciones, procedimientos, métodos, etc. Tiene
gran importancia en audítoría operativa, dado el “enfoque directo” que se aplica y
que consiste en “observar” la ejecución tal como es realmente, ignorando en
principio las prescripciones formales contenidas en manuales, instructivos y otros
documentos similares.
● Indagaciones.

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Consiste en obtener información por medio del contacto directo y personal,con

funcionarios de distinto nivel de la empresa, particularmente mediante la
realización de "entrevistas". Su aplicación es casi permanente durante el proceso
de auditoría, de ahí la importancia que se le asigna.
● Comparación.
Es la relación que se establece, tomando en cuenta determinadas cualidades o
atributos, entre dos o más elementos que están bajo examen, con el propósito de
establecer analogías o diferencias. En auditoría operativa cobra especial
significación la comparación entre aquello que es objeto de auditoría con formas
preestablecidas de llevarlas a cabo o alcanzarlas.

● Documentación.
Es justificar datos, procesos, decisiones, rendimiento, etc. con documentos
existentes o desarrollados por el auditor, como evidencia analítica.

● Diagramación.
Es la traducción de lo descriptivo o narrativo en términos de gráficos o dibujos. Los
diagramas pueden referirse a flujos, organización, controles, disposición de planta,
etc.
● Rastreo.
Es la realización del seguimiento de un conjunto de antecedentes relacionados
con un asunto en especial, proceso administrativo o técnico.
● Encuesta.
Constituye la recopilación de información de fuentes externas a la empresa
mediante cuestionarios, casi siempre acerca de la calidad de los bienes y servicios
ofrecidos por ella.
● Confirmación.
Es la obtención de información sobre un asunto, de otra fuente que no sea la
originalmente considerada. La fuente podrá ser interna o externa a la empresa.
● Comprobación y cómputo aritmético.
Ya sea de cálculos hechos por la empresa o por el auditor, para corroborar alguna
información.
● Síntomas.
Se le define como "señal", "indicio de una cosa". La utilización de esta técnica
como práctica en evaluación de los controles puede ser provechosa,por cuanto el

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auditor incide en el examen de determinadas actividades o procesos con mayor

énfasis mediante la utilización de ciertos indicios o síntomas preliminares.
● lntuición.
Dentro del campo de la auditoría, es a veces aplicable la intuición, sin que deba
considerarse a esta, como una práctica común y corriente, pero no son pocas las
ocasiones en que determinadas predicciones puedan emplearse en el desarrollo
de un hallazgo.
● Sospecha.
Práctica utilizada en auditoría, que consiste en la acción de recelar o desconfiar de
alguna información que por diversas circunstancias especiales,no nos permita
otorgarles crédito suficiente.
TECNICAS CUANTITATIVAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO
En el marco de las técnicas de análisis administrativos y aplicables en la evaluación de las
operaciones de una empresa, podríamos considerar las siguientes:
● Análisis de Series de Tiempo
Es la interpretación de la información obtenida de las variaciones en los
volúmenes de producción, costos, rotación de personal, etc., en periodos iguales o
subdivididos en unidades de tiempo iguales. Esta serie de datos son analizados en
cuanto a los principales tipos de fluctuaciones, tales como tendencias cíclicas,
estacionales e irregulares.
● Correlación
Se utiliza para determinar el grado de influencia, dependencia o correlación entre
dos o más variables, por ejemplo el incremento en las ventas en relación con el
incremento en la producción, el incremento en el consumo de gasolina en relación
con aumento del parque automotor, etc.
Para la determinación de la correlación se puede aplicar el análisis de regresión,
los coeficientes de correlación y los diagramas de dispersión.

● Números índices
Se utiliza para efectos de realizar comparaciones y analizar
fluctuaciones,fundamentalmente de información financiera, con respecto a una
base inicial,con el fin de relacionar información de las operaciones y financieras, y
poder de este modo comprobar y analizar los aumentos o disminuciones
producidas. Un aspecto importante es la elección del año base y la selección de los
componentes que se incluirán en el índice.
● Simulación

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Es la realización de una simulación o imitación de una circunstancia o

procedimiento previo a su aplicación real. El propósito es observar el
funcionamiento y obtener datos para la toma de decisiones adecuadas.

● Pruebas Selectivas o Muestreo.

Normalmente por el volumen de las operaciones y/o transacciones que deben
comprobarse se realizan tomando al azar la muestra más económica o significante
de cada grupo de partidas o actividades análogas; sin embargo, esta muestra
puede aumentar o disminuir según la naturaleza del examen.
Hay varios tipos de esquemas de muestreo, los más comunes son:
a) Muestreo al Azar
En el cual cada unidad de la muestra tiene las mismas probabilidades de ser escogida.
b) Muestreo Consecutivo
cada unidad de la muestra ha sido producida inmediatamente después de la anterior
unidad de la muestra.
c) Muestreo Periódico
Las unidades se eligen con frecuencia cronológica constante.
d) Muestreo Estratificado
El tamaño de la muestra representa cuantitativamente la misma proporción de
componentes que el grupo total del cual se obtiene.
La selección del tamaño y frecuencia de la muestra dependen del tipo de estudio y el
costo de selección y análisis de las muestras.
● Otras Técnicas y Métodos
Existen otro conjunto de técnicas y métodos de apoyo a la realización de un
examen o evaluacion de actividades empresariales, las más comunes son:
● Rutas Críticas.
● Programación Lineal
● Teoría de Colas o Líneas de Espera.
● Teoría de las Decisiones.
● Teoría de Juegos.
● Técnicas Econométricas.
● Gráficas en General.

La aplicación especifica de una técnica, método, práctica, etc. estará en directa relación
con la factibilidad con las características de la evaluación.
TECNICAS FUNDAMENTALES EN LA AUDITORIA OPERATIVA
Por las características de la auditoría operativa, una evaluación activa, que implica un
permanente contacto con las operaciones, actividades y procesos que se ejecutan en la

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empresa, dos técnicas adquieren una vital importancia por cuanto nos permiten conocer
las razones de su ejecución y la posibilidad de observar su realización en contacto directo
con los ejecutores. La realización de la auditoría operacional estará basada principalmente
en la aplicación de las siguientes técnicas:
a) Entrevistas.
b) Observaciones de Campo.
a) ENTREVISTAS
Las entrevistas con los ejecutivos y funcionarios de la empresa son practicadas por el
auditor con el propósito de obtener información detallada sobre las características de un
sistema, un procedimiento o un método.
Las entrevistas deben celebrarse, en primera instancia, con el ejecutivo de más alta
jerarquía a cuyo cargo esté el área funcional o proceso sujeto a estudio. Las entrevistas
con funcionarios y empleados de menor jerarquía serán necesarias a medida que la
investigación involucre más detalles de los procedimientos y métodos en el examen.
Durante la realización de las entrevistas, señalan Perel - Forasterio - Vaisberg, es
indispensable que el auditor aplique las siguientes interrogantes de análisis, con el
propósito de obtener información:
● ¿Qué?
● ¿Para qué?
● ¿Dónde?
● ¿Cuánto?
● ¿Quién?
● ¿Cómo?
● ¿Cuándo?
Las anteriores interrogantes aplicadas con perspicacia e inteligencia, le permiten al
auditor obtener datos valiosos en la etapa de levantamiento de información y fases
posteriores.
La interrogante QUÉ es muy útil para conocer los procesos y actividades de las unidades
operativas de la empresa en general:
● ¿Qué actividades se ejecutan en esa unidad?
● ¿Qué autoridad y responsabilidad tiene asignada su personal?.
Estas preguntas y otras de enfoque similar son las que permiten al auditor conocer las
características de los sistemas y procedimientos que se aplican y están vigentes en la
empresa.
Las preguntas PARA QUÉ y DONDE permiten conocer cual es el propósito y el lugar en que
se ejecutan las actividades y las acciones relativas a un procedimiento.
A su vez, CUÁNDO y QUIÉN permite al auditor conocer el orden o el tiempo en que se
llevan a cabo las actividades, así como, el personal encargado de su ejecución.

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Finalmente, él COMO y él CUANDO se relacionan con los medios y la cantidad de recursos

involucrados en el desarrollo de los trabajos propios de un sistema o proceso.
Las anteriores interrogantes son de gran utilidad para la comprensión de los sistemas,
procesos, actividades y métodos; sin embargo, el conocer y comprender los problemas,
solo es factible cuando interroga sobre el POR QUÉ de las cosas.
En la ejecución del examen de auditoría, esta interrogante constituye la base que
permitirá al auditor, la obtención de un conocimiento profundo de los sistemas,
procedimientos y métodos que la empresa aplica.
b) OBSERVACIONES DE CAMPO
El proceso de obtención de conocimiento no será completo ni profesional si carece de la
observación en el campo de los procedimientos que aplica la empresa. Esta característica
permite aseverar que el auditor operativo es "un auditor activo", por cuanto esta en
contacto con las formas de hacer las cosas en la realidad.
Esta técnica es muy útil ya que permite familiarizarse con el personal de la empresa y con
los procesos mismos, de tal forma que podamos tener una visión mas objetiva.
La presencia física del auditor en el lugar donde se realizan las actividades, le permite
observar cómo se efectúan evidentemente ciertas operaciones o hechos y asimismo
analizar directamente las conductas en el trabajo, para poder compararlas con un patrón
de conductas esperadas.
DETERMINACION DE LAS TECNICAS Y/O PRACTICAS APLICABLES
Es el criterio profesional del auditor el que debe determinar y aplicar, en su caso, una
combinación de técnicas, procedimientos y prácticas, que serán las que le proporcionen la
evidencia necesaria que le dé la suficiente certeza moral para fundar su opinión, de tal
manera que esta sea objetiva y profesional.
CLASES DE PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA
Los programas de auditoría operativa pueden ser de las siguientes clases:
● Memorándum de planificación.
● Programa de auditoría preliminar o diagnóstico.
● Programas de auditoría para el desarrollo de áreas críticas
Memorándum de Planificación
En atención a lo señalado en las normas de auditoría, se considera de utilidad preparar un
Memorándum de Planificación que comprenda información introductoria de carácter
general referida a la empresa, área, programa, función, etc. Bajo examen.
Un modelo general de este programa se presenta Anexo - A.
Programa de Auditoría Preliminar o Diagnóstico Preliminar
Por las características de la evaluación a practicar y el tipo de información que se precisa,
este programa es de carácter estándar con un formato más o menos similar, de acuerdo
con las peculiaridades, necesidades y objetivos formulados.

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Los pasos o procedimientos a aplicar en este programa se expondrán con detalle en él

capitulo respectivo y referente a este tema.
Programas de Auditoría para el Desarrolto de Áreas Críticas
Con base en los resultados de la auditoría preliminar, se deben diseñar programas
adicionales, hasta lograr desarrollar plenamente el hallazgo de auditoría, lo que está
sujeta al grado de complejidad, que este tenga.
En estos programas se debe evaluar y profundizar el estudio de los posibles hallazgos
identificados, determinando si una situación requiere acción correctiva, y si el asunto de
hecho es de tal importancia que merezca tal acción y determine la acción correctiva a ser
recomendada o su discontinuación por ser irrelevante.
Las características de los pasos o procedimientos a aplicar en estos programas se
expondrán con detalle en él capitulo respectivo y referente a este tema.

TEMA 5
PAPELES DE TRABAJO
OBJETIVO:

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Este capítulo desarrolla la obtención de evidencia como resultado de la aplicación de los

programas de auditoria, que se traducen en papeles de trabajo, incidiendo en los
propósitos y el formato de los mismos. Se discute las normas generales para la
elaboración de estas evidencias y su modalidad de archivo.
PAPELES DE TRABAJO
Los Papeles de Trabajo son la evidencia que guarda el auditor sobre el cumplimiento de
los Programas de Auditoría, en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados, en la
evaluación de las actividades de una empresa, las pruebas realizadas, la información
obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoría. Los papeles
de trabajo incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesaria, para apoyar
los resultados que se exponen en el informe de evaluación.
Mucho de lo que se dice sobre los papeles de trabajo de una auditoría financiera es válido
para los papeles de trabajo de la auditoría operativa, por lo que los comentarios más
amplios de este capítulo se refieren a las peculiaridades que diferencian a unos respecto
de los otros.
PROPOSITOS
Un Papel de Trabajo es la manifestación objetiva de las técnicas y procedimientos
aplicados durante el trabajo de auditoría. Constituye el eslabón entre los Programas de
Auditoría y el informe; por lo tanto, los papeles de trabajo:
● Proporcionan el registro sistemático de la labor realizada en la auditoría.
● Proporcionan un registro de la información y evidencias obtenidas y desarrolladas
que respaldan los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
● Revelan los conocimientos del auditor respecto del área auditada, así como su
habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.
● Reflejan hábitos de orden, imaginación, visión e ingenio del auditor al realizar su
trabajo.
● Ayudan a supervisar y evaluar el desempeño del personal de auditores.
● Ayudan a coordinar y organizar el trabajo.
● Sirven como guías para auditorías posteriores.
En resumen, constituyen la evidencia sistemática de la forma en la que el auditor dio
cumplimiento a contenido de los Programas de Auditoría, y por lo mismo son el descargo
de su responsabilidad.
Algo que es característico de los Papeles de Trabajo de la Auditoría Operativa, además de
los otros usos que se les da, es que constituyen la base para la preparación de los
Programas de Auditoría de las fases siguientes de la evaluación.
FORMATO
El tipo de papel que más frecuentemente se utiliza es el de tamaño oficio, carta o papel
cuadriculado o rayado horizontalmente, dependiendo de la información que vaya a

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registrarse. Para un memorando o narración de procedimientos podría utilizarse papel

rayado horizontalmente, y para un diagrama lo más apropiado es el papel cuadriculado.
Un Papel de Trabajo, en su estructura, tiene dos campos bien definidos que son:
● Area de ldentificación
● Area de Registro de lnformacion, Evidencia y Labor Realizada
AREA DE IDENTIFICACION
Esta área corresponde principalmente al encabezado del Papel de Trabajo. Los datos a
consignar son.
● Razón Social de la Empresa y Sí Es Necesario Ubicación de la Empresa:
Ejemplo:
EL Prevenir S.A. - COCHABAMBA
● Título del Papel de Trabajo:
Ejemplo:
VERIFICACION DE LA DISPOSICION DE LA PLANTA DEL TALLER DE MONTAJE
● Alcance del Examen:
Ejemplo:
ENERO A MARZO DEL 2000
Este es el período básico que abarca el examen, vale decir aquel durante el cual se
llevaron a cabo las actividades u operaciones que se auditarán. Sin embargo, de acuerdo a
las circunstancias, este periodo puede ampliarse unos días o meses antes o después del
periodo básico: tal situación debe hacerse constar en alguna otra parte del Papel de
Trabajo, por ejemplo, en la del trabajo realizado.
La norma fundamental a este respecto es que el período que cubre la auditoría debe ser lo
más próximo al momento en que se inicia el examen, por ejemplo, si
el trabajo empieza en el mes de abril, el período a examinar podría comprender los tres
meses inmediatamente anteriores a esa fecha.
♣ Fuente de la lnformación (Cuando Sea Aplicable)
Ejemplo:
ORLANDO DAZA CALDERON, JEFE DEL TALLER DE MONTAJE
La mayor o menor especificación de la fuente depende de la importancia que tenga el
asunto con el que se relaciona y de las consecuencias que podrían resultar de no
especificarla correctamente. En algunos casos no será suficiente indicar la unidad y el
nombre de la persona, sino inclusive el lugar o archivo de donde se obtuvo la información.
Formando parte del área de identificación también se consideran los siguientes datos:
● En el ángulo superior izquierdo, el nombre de la firma o empresa de auditoría
● En el ángulo superior derecho el nombre del auditor a cargo del examen, la fecha
de iniciación y conclusión del papel de trabajo.

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● En el ángulo inferior derecho se practica la indización de los Papeles deTrabajo y el

número de página cuando sean más de uno los papeles referidos al mismo asunto.
AREA DE REGISTRO DE INFORMACION, EVIDENCIA Y LABOR REALIZADA
Es el área donde el auditor registra, resume, transcribe, gráfica, etc., el resultado de su
trabajo, adoptando la forma de narraciones, cálculos, cuestionarios, documentos, etc. En
cuanto a la labor realizada, ésta se registra ya sea en forma totalmente descriptiva o
mediante el empleo de símbolos o marcas de auditoría.
Debe recordarse que por lo general la preparación de un Papel de Trabajo implícitamente
pone de manifiesto los resultados de la aplicación de alguna técnica de auditoría.
La descripción de la labor realizada cobra mayor importancia en los Papeles de Trabajo
relacionados con la evidencia analítica, que es la que el auditor crea o construye a partir
de otros tipos de evidencias, razón por la que se justifica la más amplia explicación de las
técnicas y procedimientos empleados.
ASPECTOS REFERENTES A SUPERVISION, CONTROL Y REFERENCIACION
La supervisión y control de la ejecución del examen de auditoría está a cargo del nivel
inmediato superior a quien realiza el trabajo y se manifiesta con la rúbrica del Supervisor,
que debe ser consignada en el ángulo inferior derecho, debajo del índice del Papel de
Trabajo, juntamente con la fecha de revisión.
La referenciación comprende el cruce mediante índices de un Papel de Trabajo con otros
que le sirven de apoyo, ampliación o fundamentación. También se refiere al cruce
mediante símbolos especiales entre los papeles de trabajo y el borrador de informe.
Se sugiere que en lo posible tanto índices como símbolos de referenciación se registren
sobre el margen derecho del papel de trabajo, en la columna identificada con la
abreviatura "REF" de la palabra de Referencia. En esta columna también se anotan los
símbolos o marcas de auditoría. (Anexo-A).
Los procedimientos de revisión de los Papeles de Trabajo, implican tomar en
consideración factores tales como:
● Conformidad con los Programas de Auditoría y cualquier instrucción emanada a los
auditores.
● Precisión, confiabilidad y aceptabilidad de los Papeles de Trabajo, relacionados con
la calidad de la evidencia obtenida.
● Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas.
SIMBOLOS O MARCAS DE AUDITORIA
Los símbolos o marcas son utilizadas por el auditor para señalar en sus Papeles de Trabajo
el tipo de revisión y pruebas efectuadas. Las marcas que se utilizan en auditoría operativa
tienen más relación con la profundización y continuidad del examen que con
comprobaciones, aunque estos últimos no se puedan descartar del todo, por el hecho de
que la auditoría operativa se ejecuta según fases que se aplican progresivamente y

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también por el contenido especial de los papeles de trabajo, que en gran parte son
narrativos o gráficos.
En tal sentido se consideran de mucha utilidad los siguientes símbolos, para los que se
utiliza lápiz de color azul a objeto de diferenciarlos de los índices de Papeles de Trabajo
que se marcan con color rojo:

MARC SIGNIFICADO UBICACION

A
P El dato o asunto de que se trata, por ser aun A la derecha del párrafo
incompleto o insuficiente, debe ser en cuestión, en los
E considerado en un siguiente programa. papeles de trabajo.
El dato o asunto del que se trate debe ser
C ampliado mediante una entrevista. O Idem anterior.
consulta Idem anterior.
I Confirmar por escrito o verbalmente. Idem anterior.
A Inspeccionar u observar. Idem anterior.
R Analizar
Dato o asunto que debe consignarse en una Idem anterior
hoja resumen

Según las necesidades podrían adicionarse otras marcas, que deberán incorporarse a una
Planilla de Marcas de Auditoría.
Cuando se prepara el Papel de Trabajo anterior, no se considera necesario explicar el
significado de cada una de las marcas utilizadas, dado que ya se lo ha hecho en la indicada
planilla.
Cuando el procedimiento o técnica ha sido cumplido, la marca de auditoría
correspondiente se encierra en un círculo, lo que significa que necesariamente habrá otro
Papel de Trabajo donde queda la evidencia del trabajo realizado y por lo tanto una marca
de auditoría encerrada en círculo debe siempre asociarse al índice del papel que le
corresponde.
Cuando la técnica o procedimiento asociado a una de las marcas no pudo ser cumplido,
debe trazarse sobre dicha marca una línea oblicua y registrar la explicación del caso en el
Papel de Trabajo denominado Limitaciones al Examen.

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INDIZACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Significa el acto mediante el cual se asigna índices de identificación que permiten localizar
e identificar el lugar exacto donde se encuentra un Papel de Trabajo, dentro de los
archivos que se preparan como resultado del examen.
La indización de los Papeles de Trabajo presenta las siguientes ventajas:
● Simplifica la localización.
● Simplifica el proceso de supervisión y revisión.
● Permite el archivo sistemático.
Los índices que normalmente se utilizan en auditoría pueden ser de las siguientes clases:
● Alfabéticos
● Numéricos
● Alfanuméricos
Considerando el tipo de trabajo, nivel de agregación y fases de la auditoría operativa, es
bastante útil seguir las siguientes pautas de indización, pudiendo aplicarse cualesquiera de
otras según la preferencia y comodidad del auditor:
1. Los Papeles de Trabajo del Archivo Permanente pueden indizarse mediante letras
mayúsculas dobles.
Ejemplo:
DD Listado de Personal Ejecutivo de la Empresa
2. El Memorándum de Planificación y los Programas de Auditoría, indizar mediante
números romanos.
Ejemplo:
lll. Programa de Revisión de los Procedimientos de
Adquisición de Bienes de Uso.
3. Los papeles del Archivo Corriente, pero de índole general, indizar con números arábigos
correlativos.
4. Los papeles del Archivo Corriente relativos a hallazgos en particular, indizarlos mediante
una combinación alfanumérica. A la Sumaria del Hallazgo le corresponderá únicamente la
letra, y a las hojas de trabajo auxiliares, la letra seguida por números.
Ejemplo:
A Personal en Exceso en Almacenes.
A-1 Diagrama de Distribución de Actividades
4. El indizado puede efectuarse a la finalización del trabajo de campo, antes de la
revisión final, pero también podría hacérselo a la conclusión de cada fase.
6. Para indizar utilizar lápiz rojo y encerrar el índice en un circulo.
TIPOS DE ARCHIVO
La forma de organización y archivo de los papeles de trabajo, responde a una lógica
definida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de

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información sobre la auditoría que es de interés para los auditores, supervisores y otros
funcionarios vinculados con el examen.
Para los Papeles de Trabajo pueden prepararse dos tipos de archivos:
● Archivo Permanente
● Archivo Corriente
ARCHIVO PERMANENTE
La documentación que se clasifica como permanente es aquella que podrá utilizarse en
futuras revisiones y que en años siguientes deberá ser actualizada.
Entre otras, la siguiente información puede ser incluida:
● Resumen o fotocopia del documento legal de constitución de la entidad
● Macro y micro organigramas
● Lista de ejecutivos
● Políticas y procedimientos administrativos y financieros
● lnformación sobre el sistema de control interno
● Hoja de información general donde se especifique:
Tipo de actividad
Tamaño de la entidad
Recursos humanos y materiales
Número y ubicación de sucursales, etc.
Descripción completa de los aspectos operativos.
Copias de manuales, instructivos y reglamentos.
Copias de programas y cuestionarios de auditoría
Copia del informe de auditoria
Hoja de sugerencias o asuntos a ser considerados en posteriores auditorías, etc.
Esta lista no es exhaustiva, solo indicativa.
El archivo permanente debe servir como base de información para ayudar a planificar
futuras labores, por consiguiente, deben proporcionar una información resumida
rápidamente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre los informes
emitidos. incluyendo una lista de las áreas principales cubiertas en auditorias anteriores y
la actual, así como las fechas aproximadas en que se efectúo la labor y los resultados
alcanzados.
ARCHIVO CORRIENTE
Comprende dos tipos de archivos, algunos relacionados con aspectos generales de la
revisión y otros con hallazgos específicos de auditoría.
Los papeles generales resultan de las primeras fases de la auditoría que es cuando aún no
tienen identificados los hallazgos. Se denominan generales porque se vinculan con
información que compete a la empresa en su conjunto. Aunque principalmente resultan

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de la fase de trabajo preliminar, en las fases posteriores podría seguir surgiendo

información general.
Para todos los Papeles de Trabajo generales debe abrirse un solo legajo, en cambio será
conveniente que para cada hallazgo se habiliten legajos específicos, aunque esto depende
de la importancia y la cantidad de papeles.
No es posible indicar la relación de papeles que podría incluirse en un Archivo Corriente,
pero se consideran imprescindibles en cualquier legajo la inclusión de:
● Los Programas de Auditoría debidamente referenciados con los Papeles deTrabajo
que apoyan su ejecución.
● Papeles de Trabajo que respaldan la realización y aplicación del Programa
deAuditoría, preparado para el examen.
● Correspondencia cursada y recibida, y fundamentalmente las actas de validación
de los hallazgos.
● En los legajos específicos, se incluye una Hoja Resumen del Hallazgo, que resume
la totalidad de los atributos de un hallazgo de auditoría.
NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACION DE PAPELES DE TRABAJO
Las siguientes normas se deben aplicar en la elaboración de los Papeles de Trabajo:
1. Totalidad y Precisión
Los papeles deben contener evidencias completas y precisas para proporcionar un
respaldo apropiado de las observaciones, conclusiones y recomendaciones y constituir
una base para la demostración de la naturaleza y alcance de nuestro examen, cuando sea
necesario.

2.Claridad y Comprensibilidad
Los papeles deben ser claros y comprensibles, sin necesidad de explicaciones verbales
adicionales o suplementarias. Deben permitir a quien las utilice determinar de inmediato
el propósito, naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien las
preparo.
3.Pertinencia
Los papeles deben limitarse a los asuntos que son materialmente importantes,
pertinentes y útiles con relación a los objetivos establecidos en el examen. Los papeles
para cumplir con la norma anterior deben contener un Titulo que los identifique de
manera precisa con su contenido.
El costo de la preparación de los Papeles de Trabajo es una parte importante del costo
total de la labor que efectuamos, por consiguiente, debe estar justificado.
4.Uso de Hojas Separadas para Cada Asunto.
Este detalle adquiere importancia a partir del momento en que es posible detectar
situaciones que posteriormente constituirán un hallazgo. Sin embargo, no siempre es

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posible por la presión del tiempo disponible y la forma en que se recibe la información,
clasificar los papeles desde un principio según los hallazgos o la categoría a la que
pertenezcan.
Por otra parte, como se indicó, aún en las fases finales continúa obteniéndose información
diferenciada que puede servir a la auditoría en ejecución o a futuros exámenes.
Para evitar el desorden y confusión es recomendable depurar los archivos diariamente,
distribuyendo los papeles en los legajos correspondientes.
5.Registro de la Fuente
Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusión de
la auditoría es vital que se identifique el nombre, cargo y posición de las personas o
unidades que proporcionan la información.
6.Planificación
Antes de la preparación de cualquier papel de trabajo, debe definirse el propósito y la
relación que tenga con la auditoría. Esto evitara la proliferación y preparación de papeles
insulsos.

7.Forma de Preparación
Para facilitar correcciones los papeles de trabajo del archivo corriente deben prepararse a
lápiz o bolígrafo. Los del archivo permanente pueden ser preparados en un ordenador.
8. Referenciación
La forma de estructurar y registrar la información debe facilitar el referenciación entre los
programas de auditoría, los papeles de trabajo y entre éstos, y el informe.
9.Doble Espacio
Se debe escribir a doble espacio para permitir modificaciones, ampliaciones, correcciones
y principalmente, la anotación de marcas de auditoría.
10.Facilidades
Para reducir el tiempo se debe hacer uso intensivo de procedimientos y medios que
representan ahorro de tiempo, tales como fotocopias de documentos. Sin embargo, se
debe velar por que la utilización del equipo de fotocopiado, sea realizado con moderación.
11.Preparación de un Índice
En cada archivo de papeles de trabajo se debe preparar un índice con el contenido, para
facilitar su explotación.
Los Papeles de Trabajo de auditoría operativa también tienen carácter confidencial y son
de propiedad del auditor.
PREPARACION DE RESUMENES PRELIMINARES
Como resultado de nuestro trabajo se acumulan una gran cantidad de papeles de trabajo,
los mismos que contienen una gran variedad de información, que seguramente es muy

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valiosa, pero si esta no está organizada en forma lógica e interrelacionada, será de poco
valor.
Para superar la deficiencia anterior, se deben preparar resúmenes de los papeles de
trabajo, que tengan la característica de exponer en forma clara, concisa y convincente la
labor efectuada, los resultados alcanzados y cualquier recomendación pertinente al caso.
Estos resúmenes tienen dos propósitos.
1. Obligan a un análisis oportuno y crítico del tipo de evidencia obtenido y los resultados
de la labor efectuada y ayuda a identificar requerimientos adicionales, que se deben
incorporar en los siguientes programas de auditoría.
2. Los resúmenes permiten el flujo ordenado y lógico de los papeles de trabajo, facilitando
la supervisión y revisión del cumplimiento de los programas de auditoría.
Los resúmenes deben prepararse con el propósito de servir como un medio de ayuda para
lograr la conclusión ordenada y oportuna de la auditoría. Son un medio para lograr un fin y
no un fin en sí.
Los elementos básicos de un resumen son los siguientes:
Objetivos del examen del proceso, actividad en examen
Se debe exponer brevemente el propósito del examen y el objetivo que se pretende
alcanzar.
Labor efectuada a la fecha
Presentar un resumen de lo efectuado en relación con el alcance previsto del examen.
Revelar el incumplimiento de ciertas labores previstas y explicando las causas.
Resultados alcanzados
Preparar un resumen de los hechos, de la evidencia obtenida en relación con el objetivo
previsto. En esta sección solo se deben presentar los hechos o condiciones establecidas a
la fecha del resumen, tal como son.
Recomendaciones
Se deben emitir recomendaciones, sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, la
calidad y suficiencia de la evidencia obtenida. Las recomendaciones que se podrían
generar del análisis de estos resúmenes, serían:
● lncorporar en el próximo programa de auditoría pasos o procedimientos,que
permitan profundizar el examen, hasta alcanzar el objetivo formulado.
● Con base en la información y evidencias obtenidas, considerar prácticamente
cumplido el objetivo previsto y preparar la Hoja Resumen del Hallazgo de
Auditoría, y continuar el examen con la validación del hallazgo, con los ejecutivos
de la empresa.
SALVAGUARDIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
En cuanto a salvaguarda, debe observarse tanto o mayor cuidado que en una auditoría
financiera, ya que, por el mayor alcance de la auditoría operativa, el auditor tiene acceso o

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recibe mayor cantidad y variedad de documentos, algunos de los cuales, especialmente

los referidos a recursos humanos, determinación de precios, procedimientos de
fabricación, etc., tienen carácter confidencial. Negligencia del auditor sobre este
particular, puede significarle a la empresa situaciones conflictivas e incluso pérdidas y al
auditor descrédito y tal vez algo más que eso.

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TEMA 6
ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO
PRELIMINAR
OBJETIVO:
Este capítulo discute de manera amplia los elementos que comprende la realización de la
auditoría preliminar: su alcance y contenido. Se analizan los criterios e indicadores a ser
considerados en la evaluación sobre el grado de eficiencia, efectividad y economía en la
administración y ejecución de las operaciones. Se hacen comentarios sobre la utilización
los resultados de esta fase.
ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO PRELIMINAR
El propósito del estudio preliminar es obtener información de todos los aspectos
importantes que rodean las operaciones de la empresa, sean estos internos o externos, lo
más rápidamente posible. Dicha información debe ser reunida de manera utilizable y de
fácil asimilación en la forma de Papeles de Trabajo, que sirvan como instrumento de
trabajo para el planeamiento de las futuras fases de la auditoría.
Una revisión general de la información obtenida durante el diagnóstico preliminar
permitirá al auditor contar con información sobre el contexto económico, político, legal,
social y cultural en el que la empresa desarrolla sus actividades. En el marco interno la
información a recopilar se refiere a los antecedentes históricos de la empresa, los recursos
con los que opera, sobre los mercados en los que influye, el modelo de organización y los
valores con que cuenta tales como la cultura empresarial, visión y misión, y otros puntos
importantes de las operaciones que realiza, con base en los cuales se pueda comenzar a
planificar el trabajo de auditoría para la revisión detallada.
Un punto importante para llevar a cabo un efectivo estudio preliminar es realizar
rápidamente. El objetivo es acumular información útil en corto tiempo con base en la cual
se puedan hacer planes para revisar y probar la eficiencia, efectividad y economía en la
realización de sus operaciones. Un diagnóstico preliminar no debería ser un proceso largo
y tedioso, caracterizado por una laboriosa lectura de manuales, documentos, y otros
materiales. Debe ser un proceso relativamente rápido de recopilación de información,
cuyo resultado será utilizado posteriormente.
Durante esta fase de trabajo no se debe perder el tiempo en demostrar la existencia de
deficiencias. Sin embargo, debe documentarse cualquier indicio de deficiencias
encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo, para que sean
consideradas al momento de decidir en qué áreas, procesos o actividades se requiere un
examen más detallado y profundo. Este procedimiento permite un enfoque ordenado
hacia el planeamiento y logro de los objetivos de la auditoría y facilita la utilización de los
esfuerzos en las áreas en que pueden ser más beneficiosos.

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La documentación obtenida durante el trabajo preliminar deberá ser utilizada para iniciar
el Archivo Permanente de Papeles de Trabajo. Esta documentación no se revisa en detalle
hasta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes.
CONTACTOS INICIALES CON FUNCIONARIOS DE LA UNIDAD
Los contactos iniciales deben hacerse con los de nivel más alto. Se debe reunir con el
ejecutivo de la entidad y con los funcionarios más importantes para informarles acerca de
la auditoría, sus objetivos generales y específicos, los métodos de operación y los planes
generales que afecten a la empresa. En el caso de auditores internos, la realización de una
auditoría es de conocimiento de dichos personeros cuando la máxima autoridad de la
entidad aprueba el plan de trabajo anual.
Se debe seguir el mismo procedimiento al hacer exámenes en las dependencias de la
entidad. El funcionario ejecutivo más alto debe estar informado acerca de los planes
generales y la naturaleza del trabajo.
El alcance de la labor de auditoría operacional lleva a los auditores a establecer contactos
con los funcionarios de todo nivel de la empresa. Si estos funcionarios tienen una buena
base para comprender la naturaleza de las responsabilidades y objetivos de los auditores,
pueden facilitar el llevar a cabo labores de auditoría en forma más eficiente y satisfactoria.
AICANCE Y PROFUNDIDAD DEL ESTUDIO PRELIMINAR
El alcance y profundidad de este estudio depende de sí es una primera auditoría o
auditoría subsecuente. Si es primera auditoría será conveniente seguir las orientaciones
que se dan en este capítulo, considerando, además, el grado de formación y experiencia
profesional del auditor, del conocimiento previo que se tenga de la entidad, de la
complejidad de las operaciones, etc.
En cambio, si se trata de una auditoría subsecuente, el estudio preliminar posiblemente
consista en una actualización y revisión del archivo permanente de papeles de trabajo. Sin
embargo, se debe considerar, el posible efecto, que la dinámica de las operaciones y
actividades de la empresa, tengan en la calidad y vigencia de la información recopilada
anteriormente.
CRITERIOS A SER CONSIDERADOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA FASE DE DIAGNOSTICO
PRELIMINAR
La información que podría ser recopilada durante la ejecución de esta fase, estará en
directa relación con las características, tipo de actividad y naturaleza de las operaciones
de la empresa.
Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnóstico preliminar, primera
fase de la auditoria operativa, se recomienda considerar los siguientes elementos:
DETERMINACION DEL PROPOSITO DEL EXAMEN
Se debe fijar:
1.Los objetivos del examen.

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2.El alcance general.

3.Las áreas de estudio que deben ser considerados en el examen, técnicas,
procedimientos y métodos que se utilizarán.
4.Establecer los indicadores que se emplearán.
1. Objetivos del Examen
Se deberán definir los objetivos del examen, en razón de que constituyen la base que
orienta todo el proceso de evaluación. Significan los fines a los que se orienta cada una de
las actividades que se ejecutaran en el curso del examen.
2. Alcance General
De acuerdo con normas de auditoria el alcance del examen es integral, abarca todas las
funciones, actividades y procesos que ejecuta la empresa, en una primera instancia. Sin
embargo, se debe considerar la política básica de auditoria operativa, que señala: que los
esfuerzos se deben aplicar a aquellas actividades y procesos donde la posibilidad de
mejorar o cambiar, sea más perentoria.
Se podría también establecer el alcance del examen, con base en los requerimientos y
necesidades de los ejecutivos de la empresa. La objetividad con que se plantee el alcance
permitirá tener mejores resultados al término de la evaluación.
3. Áreas de Estudio a ser Considerados en el Examen, Técnicas, Procedimientos
y Métodos que se Utilizarán.
Se enumeran algunas áreas de estudio, así como el alcance en cuanto a requerimiento se
refiere que se puede realizar durante la etapa de ejecución del examen. La realización de
estos estudios estará en directa relación con el ramo empresarial, volumen operacional y
la actividad de la empresa de que se trate.
Comprendería:
ENTORNO EMPRESARIAL
Conforme los criterios expresados por Alberto R. Levy, la información que se debe obtener
sobre el entorno empresarial comprende básicamente los aspectos referentes al contexto
económico, político, legal, social, cultural y demográfico en la que la empresa desenvuelve
sus actividades.
Con base en esta información se debe realizar un análisis de los factores del entorno
empresarial, en los aspectos que son potenciales y adversos para la empresa. Los
elementos básicos que se deben considerar son.
a) Económico.
Es un análisis del marco económico general, del planeamiento económico, la política fiscal
y tributaria, las características del consumo, y otros de naturaleza similar. El tipo de
recursos naturales, su ubicación y disponibilidad, identificación del perfil y fuerzas que
compiten en el mercado.
b) Político.

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Constituye el clima político en el que la sociedad vive y desarrolla sus actividades, la

organización política y el sistema de partidos.
c)Legal.
La Constitución Política del país, las disposiciones tributarias y los mecanismos de control
de las empresas.
d)Cultural.
Se consideran los antecedentes históricos, ideológicos, valores y normas de la sociedad. Se
trata de determinar principalmente el tipo de sociedad en que se encuentra enmarcada el
país y la empresa, la forma de pensar de los individuos que trabajan en ella, su educación
y el medio en el que se han desarrollado.
e) Demográfico.
En relación con las características de los recursos humanos, su cantidad, distribución,
sexo, concentración y urbanización.

ACTIVIDADES INTERNAS
Considerando los criterios expuestos por Jack Fleitman, básicamente se debe obtener
información sobre los siguientes aspectos:
a) Base Legal
Se debe obtener información y analizar la Minuta de Constitución, Estatutos y otros
documentos de la empresa, y determinar si su propósito inicial resulta actual. Se debe
considerar el tiempo transcurrido desde la creación de la empresa a la fecha y determinar
su vigencia y la de sus reglamentos y contratos.
Si se trata de una empresa del sector público, se considerará la disposición legal que
determinó la creación y propósitos de la entidad.
b) Antecedentes Históricos
Se debe preparar un resumen de los antecedentes históricos de la empresa, haciendo
hincapié en los logros obtenidos, así como posibles conflictos en el pasado y las formas de
solución encontradas, la función social que cumple y el crecimiento histórico. Dicho relato
debe permitir tener una perspectiva adecuada de las características de la empresa en su
pasado y presente, su edad, tamaño y etapa de evolución o revolución en la que se
encuentra.
c) Características Geográficas
Se debe obtener información sobre las características del medio geográfico en que
desarrolla sus actividades la empresa, y determinar el impacto positivo o negativo en sus
operaciones. Los aspectos a considerar son:
● Características del clima.
● La distancia a los centros productivos e industriales de aprovisionamiento
deinsumos de la producción.

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● Facilidades para la contratación de recursos humanos y obtención demateriales.

● Cercanía a los mercados de consumo.
● Facilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de
laproducción.
● Acceso a los servicios públicos como teléfono, agua, energía eléctrica y
combustibles.
d) Aspectos Económicos
Se debe obtener información y practicar un análisis de la situación económica de la
empresa con el propósito de conocer los siguientes aspectos:

● Caracterísficas del mercado en el que opera.

● Posibilidades económicas de parficipación en el mercado.
● Determinar el lugar que ocupa dentro de la comunidad económica a la que
pertenece.
e) Sistema de Planeamiento

● El propósito es obtener información sobre las características del sistema de

● planeamiento implementado por la empresa, referida a los siguientes aspectos:
● Los procedimientos aplicados en la planeación de las actividades.
● Estrategias desarrolladas para el cumplimiento de los objetivos y metas.
● Establecimiento de prioridades tácticas para la realización de las acciones.
● Objetivos y metas formuladas.
● Determinación del grado de divulgación y adhesión a los objetivos y metas
empresariales.
● Formas de asignación de recursos para las operaciones
● Políticas generales y específicas en actual aplicación, sean estas formuladas por la
alta dirección, como las políticas implícitas existentes.
f) Modelo Organizacional
Se debe obtener información sobre el modelo de estructura organizacional que aplica la
empresa, y los canales y formas en que los funcionarios se comunican, específicamente
referente a los siguientes aspectos:
● Caracterísficas formales del modelo organizacional.
● La congruencia de la organización con los objetivos y metas establecidas.
● Determinación de la confianza, creencia, interdependencia, responsabilidad,
● participación compartida y multigrupal.
● Mecanismos de seguimiento de objetivos y politicas.
● Oportunidad de las decisiones.
● Determinación de los procedimienfos gue se aplican en la empresa.

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g) Sistema de Control interno

El sistema de control interno es un medio para dar eficiencia a las operaciones de la
empresa, por lo que será necesario obtener información respecto a suficiencia y
efectividad de los sistemas de control y las características del control interno, en los
siguientes componentes:

● Entorno de control, y el grado de compromiso del personal en su aplicación

ycumplimiento.
● Evaluación del riesgo, la realización de actividades supone la existencia deun
riesgo, la empresa debe establecer los mecanismos para su identificación,a nálisis
y tratamiento.
● Actividades de control, que se identifican con la aplicación de
políticas,procedimientos y prácticas, para realizar el control interno.
● lnformación y comunicación, vinculadas con las caracterísficas de un adecuado
sistema de información gerencial.
● Supervisión, las prácticas de evaluación periódica para mejorar el sistema de
manera permanente.

h) características del Sistema de Personal

El propósito es de obtener información y documentación sobre la modalidad de

administración de estos recursos, uno de los más valiosos en la empresa, para el efecto
se debe abarcar los siguientes aspectos:

● Características del sistema implantado en los procesos de:

reclutamiento,selección, contratación, inducción y desarrollo.
● Sistemas y procedimientos de evaluación del personal.
● Políticas motivaciónales.
● La existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento.
● lnformación referente a los índices de rotación, antigüedad, formación y otros
relativos al caso.
● Políticas de sueldos y salarios.
● Características del clima o ambiente laboral.
● Características de las relaciones sindicales.

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¡) Evaluación de los Recursos Físicos

Se obtendrá información sobre el volumen y características de los recursos físicos que

se utilizan y comprende los siguientes elementos.

● Características y configuración de las instalaciones, equipos, mobiliario e

inmuebles.
● Estado de evolución de estos bienes, por lo menos los tres últimos años.
● lnspección del área y distribución de estos recursos.

j) Sistema de Compras y Suministros

Se trata de obtener información sobre los procedimientos que se utilizan para la

Realización de las compras, para el efecto se debe indagar sobre:

● Las caracferisflcas de la base de datos de proveedores.

● Las políticas de compras aplicadas a la fecha.
● Las modalidades y condiciones de compra de insumos para la producción:precio,
crédito, tiempo de entrega, descuentos, devoluciones y calidad.
● Políticas y prácticas para la administración y custodia de los inventarios.
● Procedimientos para la recepción y almacenamiento de productos.

k) Sistema de Producción

Se debe obtener información relativa a los procedimientos y métodos de producción

utilizados por la empresa, básicamente en los siguientes aspectos:

● Características del sistema de planeamiento, programación y control de la

producción.
● De ser posible, gráficar el o los sistemas de producción, aplicados por la empresa.
● Realizar una visita de inspección y observación a las instalaciones.
● Obtener información referente a los costos de producción, por tipo de producto, y
preparar estados comparativos, de por lo menos los últimos tres ejercicios.
● Precisar las políticas y procedimientos de mantenimiento de bienes de uso y de
producción.

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¡) Sistema de Comercialización

Se debe obtener información referente a la posición de la empresa en el mercado y el

grado de competitividad, para el efecto es necesario contar con evidencias relacionadas
a los siguientes elementos:

● Métodos para la planeación de las ventas.

● Características del presupuesto de ventas.
● Obtener las políticas de ventas que se aplican.
● Obtener los estudios de mercado actual y potencial si existen.
● Procedimientos para el establecimiento de los precios de venta de los productos.
● lnformación sobre los costos de publicidad y promoción.
● Métodos de distribución de los productos al consumidor.
● lmpacto de la competencia en las actividades de la empresa.

m) Sistema de información
Los requerimientos de información sobre este sistema son básicamente los siguientes:

● Los tipos de sistemas de información con que se cuenta: sistema de nivel

operativo, sistema de nivel de conocimientos, sistema de nivel gerencial, sistema
de nivel estratégico.
● Caracterísficas del sistema de información gerencial.
● Características del sistema de informacion contable y financiero.
● Nivel de automatización y tecnología de los sistemas de información:Hardware de
computadora, Software de computadora, tecnología de almacenamiento,
tecnología de comunicación.
● Características de la arquitectura de informacion de la empresa.

n) Recursos Financieros
La información a obtener tiene relación con los siguientes aspectos:

● Estados Financieros, comparativos de por lo menos los tres últimos ejercicios.

● Estado de costos operativos, por similar periodo.
● Estados de ejecución presupuestaria, por similar periodo, considerando:
a) Proceso de control presupuestario.
b) La metodología de planeación presupuestaria.
c) Practicas para la elaboración del presupuesto.

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d) Criterios de distribución del presupuesto por áreas o actividades.

e) Proceso de control del presupuesto.
f) Proceso de cierre y evaluación del presupuesto.
● Estructura de las inversiones.
● Composición de los bienes de capital.
● Composición de las obligaciones por créditos obtenidos.
● Estudios financieros elaborados por la empresa en los últimos años.

La información financiera que se obtenga y prepara deberá ser comparativa y detallada en

los distintos conceptos que integran los estados financieros, así como aquella otra
información que, a juicio del auditor, sea conveniente desglosar.

ñ) impacto Ambiental

Se debe obtener información sobre los siguientes aspectos:

● Política medioambiental que aplica la empresa.

● Grado de divulgación y comunicación de esta política entre los empleados de la
empresa.
● Políticas de producción, envasado, almacenaje, distribución y transporle.
● Politica de manipulación de desechos.
● Estudios sobre evaluación de riesgos.
● Estudios sobre naturaleza, magnitud e impactos medio ambientales de sus
actividades, productos o servicios.
● Grado de compromiso con la legislación y reglamentación medio ambiental
aplicable, y con otros requisitos que la empresa suscriba.
● indagar respecto si se han establecido y mantiene al día la empresa,
procedimientos para identificar los aspectos medio ambientales de sus actividades,
productos y servicios.
● Las medidas adoptadas para evitar o disminuir daños a la salud y al ambiente.
● lndagar respecto de sí se han efectuado estudios de impacto ambiental para la
realización de obras de infraestructura, edilicias, expansión e instalaciónde plantas.

o) Aspectos Adicionales

Estos requerimientos de información se determinan considerando las características

y necesidades de cada empresa. Algunos son:

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● lnformes y estudios emitidos sobre las actividades de la empresa, por funcionarios

de la empresa, así como, personal externo.
● Conocimiento de la existencia de problemas no resueltos por la empresa.
● lmpacto del avance tecnológico en la rama de actividad de que se trate y su
impacto en el mercado.

TECNICAS DE APOYO

Las técnicas son métodos prácticos de investigación que el auditor utiliza para lograr
obtener la información necesaria para poder emitir opiniones y recomendaciones
objetivas.

Se deben usar métodos prácticos de investigación, que permitan la obtención de

evidencia suficiente, competente y pertinente para tener pruebas de los hechos y
circunstancias inherentes de lo evaluado. Esta información será útil para que el grupo
pueda emitir una opinión de la situación de la empresa.

La intención al seleccionar los métodos debe ser que estos formen un esquema que
sirva de base para organizar y sustentar los resultados. Estos métodos no pretenden
limitar al auditor a usar otros de acuerdo con las circunstancias.

La elección y aplicación de las técnicas o instrumentos de análisis, está en relación con

la factibilidad de su aplicación y de la actividad o giro de cada empresa en particular.

4. indicadores para la Evaluación

Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus actividades, traducido en

estándares, normas, indicadores, ratios, y otros similares, se facilita en gran medida el
examen de auditoría y los hallazgos del examen, estarán respaldados con evidencia
suficiente y competente y por consiguiente defendibles.

Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición, obliga al auditor el diseño de

los indicadores principales de la función, proceso, procedimiento etc., los mismos que se
deben acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsables de la actividad
operativa sujeta a evaluación y de esta manera eliminar posibles desacuerdos.

Para que la evaluación sea objetiva hay que establecer criterios de medición, y de esta

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manera se elimine cualquier criterio subjetivo. En lo posible, los criterios de medición, se

deberán establecer en términos cuantificables para facilitar la interpretación.

FUENTE DE LAS NORMAS DE EVALUACION

Para efectos de la auditoría se debe relacionar la ejecución real (condición) con las
normas establecidas (criterio), con el propósito de establecer desviaciones o hallazgos,
de los se derivan las recomendaciones. Este proceso de comparación proporciona
evidencias sobre si las operaciones son ejecutadas de manera económica, eficiente y
efectiva.

Para efectos del examen, las fuentes de las normas de evaluación serán básicamente
las siguientes:

● Contempladas en los planes, objetivos y metas.

● Contenidas en contratos de obras o servicios, convenios y reglamentos.
● Leyes, políticas, directivas, e instrucciones.
● Experiencias administrativas.
● Sentido común.
● Resultados de series o estadisticas históricas. Comparaciones con otras empresas o
actividades internas similares.

La planeación y el diseño adecuado de indicadores es de gran importancia y utilidad

para la evaluación de las operaciones de una empresa. Estos indicadores proporcionan
al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, efectividad y economía en la
administración y ejecución de operaciones.

Los indicadores relativos al funcionamiento real de la empresa, según Jack Fleitman,

pueden ser de tipo cualitativo y cuantitativo y referidos, entre otros, a los siguientes
aspectos:

Efectividad

Constituyen los indicadores relacionados con la calidad de los bienes y servicios ofertados
por la empresa al mercado o sea "hacer las cosas correctas".

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Por las características de estos indicadores, es necesario contar con información de las
prácticas y métodos de trabajo de otras empresas del medio, para poder comparar
rendimientos, y mejorar rendimientos.

indicadores de efectividad básicos, siempre que sean comparables, podrían ser:

● La relación de utilidades netas del mejor competidor, respecto de las utilidades de

la empresa.
● Ventas netas del mejor competidor, respecto de las ventas netas de la empresa.
● Producción real del mejor competidor, respecto de la producción real de la
empresa.
● Clientes reales del mejor competidor, respecto de clientes reales de la empresa.

Los resultados de los indicadores anteriores interesan que sean iguales o menores a uno.

Eficiencia

Son indicadores que permiten la realización de comparaciones de lo realizado con los

objetivos previamente establecidos, es decir, permiten la medición de sí los objetivos y
metas se cumplieron.

La eficiencia esta relacionada con la productividad en el uso de los recursos humanos,

materiales y financieros disponibles para conseguir determinados fines, mediante el uso
racional y congruente de estos recursos. En resumen, se busca establecer si la empresa
usa económicamente estos recursos.

Entre los indicadores más comunes tendríamos:

● La relación de los gastos previstos respecto de los gastos reales.

● En las actividades de servicio donde la facturación es por horas, se puede
relacionar las horas facturadas en relación con las horas trabajadas, más los
tiempos muertos.
● Utilidades netas previstas, en relación con las utilidades reales. lmporte monetario
de las ventas estimadas, en relación con las ventas netas reales.
● Variables de la productividad: mano de obra, capital y arte y ciencias de la
administración (tecnología y conocimientos).
● Volumen de producción estimada por productos, respecto del volumen de
producción real.

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● Cantidad de clientes previstos, respecto de clientes reales.

Para poder medir con exactitud la eficiencia empresarial, se debe aplicar el buen
juicio y el criterio del auditor. Un método recomendable para medir este indicador
es él referente al análisis de aumentos y disminuciones, obteniendo básicamente
información con relación a las causas de las variaciones.

Productividad

Son los indicadores que relacionan los volúmenes de producción de bienes y servicios, con
los recursos utilizados por la empresa.

Los recursos aplicados por la empresa a la producción de bienes y servicios esta

condicionada por el avance de los medios tecnológicos, las dificultades de acceso al capital
financiero y el mejoramiento constante en el nivel de capacidades y habilidades de los
recursos humanos.

Las empresas deben hacer una combinación optima de estos factores buscando reducir al
mínimo posible los recursos utilizados, pero al mismo tiempo lograr la más alta calidad en
los productos y servicios ofertados al mercado. Los niveles de productividad altos se
alcanzan si se realiza una adecuada planeación y control de todos los factores.

Para obtener indicadores aceptables de la productividad, es necesario contar con un

sistema de información gerencial que permita la creación de una base de datos sobre la
utilización de recursos, que servirán para analizar y diagnosticar la utilización de los
factores utilizados en el proceso productivo de bienes y servicios, así como la eficiencia de
los mismos.

Cuando se carece de estos indicadores o los existentes no son válidos por haber ocurrido
modificaciones, estos pueden desarrollarse a partir de observaciones directas, o con base
en conversaciones directas con los jefes inmediatos del funcionario.

El proceso de evaluación de los indicadores de desempeño se recomienda que se realicen

mediante la observación directa. En general, las observaciones indirectas son menos
confiables

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Como resultado de la aplicación de los indicadores de rendimiento del personal, es

factible aplicar una calificación subjetiva en una escala, como: inaceptable, aceptable,
bueno y excelente, otorgándole valores numéricos para facilitar el cómputo.

La evaluación nos permitirá obtener resultados, que, entre otros, que podrían ser:

● Cantidad y oportunidad del trabajo producido

▪ Grado de contribución del trabajo realizado al cumplimiento de
metas y objetivos.
● Calidad de trabajo producido
▪ Porcentaje de errores sustanciales, deficiencias u omisiones en el
trabajo.
▪ Conocimienfos técnicos y habilidades para el desempeño del
trabajo.
▪ Capacidad e iniciativa para solucionar problemas cotidianos en el
trabajo.
● Condiciones para desarrollar trabajos bajo presión.
● Actitud respecto al cambio de métodos o procedimientos.
● Eficiencia en la utilización de recursos bajo su responsabilidad.
● Habilidad comunicacional.
● ldoneidad para la ejecución de acciones bajo su responsabilidad.
● Generador de un clima laboral satisfactorio.

Con relación a algunos indicadores cuantitativos referentes al personal, mencionan

algunos como los siguientes:

Comparación del volumen y el costo total de los servicios personales en el ejercicio, con el
presupuesto y este con datos de ejercicios anteriores. Nivel de Rotación del personal, con
los de ejercicios anteriores. Planilla de horas extras, con meses o periodos anteriores.

Recursos Humanos
Se considera importante que la empresa formule los estándares de desempeño del
personal para realizar mediciones mas objetivas. Estos indicadores deben guardar relación
estrecha con los resultados que se desean de cada puesto.

Entre los más comunes podemos citar:

● Resultados netos del ejercicio, respecto del total de gastos realizados.

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● El total de ventas netas, respecto del total de gastos realizados.

● El volumen de producción en unidades o toneladas, respecto del total de
gastos.
● El total de clientes de la empresa respecto del totalde gastos.
● El total de la producción obtenida, en unidades o toneladas, respecto de la
capacidad de producción de la planta de la empresa.

Financieros y de Gestión

Los indicadores relativos a este tema, están relacionados con los métodos de análisis de
estados financieros. Una relación de los métodos aplicables, seria.

● Métodos de análisis verfical:

a) Método de reducción de los estados financieros, en términos de
porcentaje.
b) Método de razones o índices
● Metodos de análisis horizontal
● Método de aumentos y disminuciones
● Método de tendencias
● Método de control presupuestario

La aplicación de estos métodos supone el cumplimiento de algunos requisitos

tales como:

● Que los estados financieros estén auditados por profesional independiente.

● Que en el proceso de construcción de los estados financieros se hubieren
aplicado los conceptos de consistencia y uniformidad, con los ejercicios
anteriores.
● Que se disponga de información adicional, contenida en las notas a los
estados financieros.

Producción

Los indicadores relativos a esta actividad están referidos al establecimiento de relaciones

y la obtención de índices como los siguientes:

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● Capacidad utilizada contra capacidad instalada en comparación con uno o

varios ejercicios previos.
● Demanda potencial no satisfecha por falta de capacidad instalada.
● Demanda potencialno safisfecha por falta de producción.

Comercialización

Están referidos fundamentalmente al análisis de las ventas, mediante los siguientes

indicadores básicos:

● Expansión de las ventas, mediante la relación de las ventas del ejercicioactual

respecto de las ventas del ejercicio anterior. Esfe indicador se puede calcular
también por producfos o por segmento de clientela.
● Evolución del valor añadido, relacionando el valor añadido del ejercicio actual,
respecto del valor añadido en el ejercicio anterior.
● Evaluación del margen bruto de contribución, relacionando la utilidad bruta del
ejercicio actual, respecto a la utilidad bruta del ejercicio anterior.
● lmpacto del incremento de los precios de venta, relacionando el incrementode
precios de venta, en relación con la tasa de inflación.
● Ventas por empleado, relacionando el total de ventas netas, respecto del numero
de empleados.
● Valor añadido por empleado, relacionando el valor añadido, respecto del numero
de empleados.
● Cuota de mercado, mediante la relación de las ventas de la empresa,respecto de
las ventas del sector.
● Participación de un producto determinado en el total de las ventas, mediantela
relación ventas del producto especifico, con relación de las ventas netas totales de
la empresa. Mediante esta relación se puede también calcular por familia de
productos, por canales de distribución o por regiones de venta.
● Comparación de ventas mensuales y anuales por producto del ejercicio, conlos
ejercicios anteriores en monto y volumen.
● lmpacto de la política de créditos, mediante la comparación de monto y
condiciones de crédito a clientes en el ejercicio, en relación con ejercicios
anteriores.
● lmpacto de la diversificación', evolución y lanzamiento de nuevos
productos,mediante la relación de las ventas de nuevos productos, respecto de las
ventas nefas totales.

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RECORRIDO Y OBSERVACIÓN DIRECTA

Cuando sea apropiado, dada la naturaleza de la actividad a ser examinada, se debe

efectuar un recorrido de la oficina, planta y otras instalaciones. El propósito de tal
observación es mejorar y precisar los conocimientos que ya se tienen de las actividades.
Tales observaciones son por lo general muy beneficiosas para hacer contacto con el
personal técnico directamente vinculado con las operaciones, es también beneficioso
como ayuda para obtener un entendimiento y comprensión más real de dichas
operaciones.

UTILIZACION DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO PRELIMUINAR

Además de proporcionar antecedentes e información general a ser utilizada por el equipo
de auditoría, la información obtenida durante el estudio preliminar debe ser
posteriormente analizada y estudiada, como parte del proceso de identificación de áreas
críticas específicas en las actividades que serán examinadas profundamente.

Las decisiones acerca de cuáles han de ser las operaciones, procesos, funciones,
actividades, etc., seleccionadas, deben tomarse después de considerar los siguientes
factores generales que el auditor debe mantener en la mente desde el inicio de la
auditoría:

● Áreas-problema gue se pueden identificar, con respecto a eficiencia, economía

olas áreas claves que generalmente conciernen a los infereses de la empresa.
● Volumen de ingresos y gastos.
● Restricciones o libertades fuera de lo común en el desempeño de funciones.
● lmportancia de los recursos físicos, financieros y humanos aplicados a las
operaciones.
● Experiencias anteriores con respecto a actividades similares en la unidad bajo
revisión o en otras unidades.

Si el examen está a cargo de auditores internos, excepto en las empresas muy pequeñas,
rara vez será práctico revisar todas las principales actividades a un mismo
tiempo. Se deben hacer planes para cubrir todas las actividades importantes de manera
gradual, en las próximas auditorías cuando se esté mas familiarizado con la empresa y sus
actividades.

NECESIDADES DE UN PLANTEAMIENTO Y CONTROL SOBRE LA CANALIZACION DEL ESFUERZO

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La magnitud de las operaciones de la empresa requiere que las auditorías sean

cuidadosamente planeadas y controladas y que los esfuerzos de auditoría, sean
canalizados con la debida dirección para poder llevar a cabo las responsabilidades
asumidas con un mínimo gasto y esfuerzo. Por lo tanto, deben determinarse las áreas
críticas específicas de investigación dentro de la empresa. El objetivo general es dirigir
la atención hacia los asuntos que la necesitan con más urgencia, es decir aquellos que
deben ser revelados, mejorados y en su caso cambiados. La identificación de estas
áreas es una parte importante de la labor en cada una de las auditorías operacionales.

IDENTIFICACION DE LAS ARES A SER EXAMINADAS

Las prácticas aplicadas durante todas las fases mediante las cuales se puede hacer una
identificación preliminar de las áreas que requieren especial atención, variarán según las
circunstancias y requerirán ingenio y juicio. Algunas de estas prácticas útiles en
circunstancias apropiadas son las siguientes:

● identificacion tentativa de puntos clave por revisión de actividades. El Estudio

preliminar puede describir puntos clave o aspectos de la actividad que aparentan
ser difíciles de controlar o susceptibles de abusos o dejadez.

Por ejemplo, en una operación de compra el punto clave bien puede ser:

a) La determinación de la cantidad, tiempo y calidad de lo que ha de comprarse.

b) Los métodos seguidos para buscar y obtener los precios y condiciones más ventajosas.
c) Los métodos utilizados para determinar si se recibe la cantidad correcta, en el tiempo
previsto y de la calidad solicitada.

● Revisión selectiva de los informes gerenciales. El examen de los informes que la

administración podría necesitar para asegurarse de que el trabaja está
progresando dentro del tiempo y costos establecidos debe proporcionar al auditor
una valiosa información para la selección de áreas de investigación. Si por
ejemplo, no se utilizan dichos informes, se puede averiguar que métodos
seutilizan para ejercer el control. Este tipo de averiguación puede indicar una
faltade control efectivo y una debilidad en la administración. Consideraciones
similares serian aplicables si los requerimientos de tiempo, estándares y cosfosno
han srdo esfablecidos como unidades de medida.

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● Si por el contrario, dichos informes existen, pueden ser examinados paradescubrir

los problemas como base para averiguar que medidas se han tomado.

● Recorrido por la entidad y observaciones de las actividades. Un recorrido

yobservación breve de las actividades estando alerta para encontrar rastros de
inefectividad o ineficacia, tales como embotellamiento, acumulación de equipo o
material en exceso, ocio del personal, duplicidad de labores productivas,
efc.,pueden revelar serlas debilidades que deben ser investigadas.

● Entrevistas con los funcionarios responsables y con el personal directamente

vinculado. A veces se pueden obtener valiosas guías por medio de o las entrevistas
con los funcionarios responsables y otros funcionarios directamente vinculados
con las actividades que se llevan a cabo o que tienen la responsabilidad de
supervisarlas o dirigirlas en el ámbito superior.Frecuentemente estas personas
podrán identificar las áreas-problemas y aveces solicitar la revisión específica de
algunos asuntos que les conciernen, pero sobre los cuales no tienen suficiente
información confiable acerca de su estado real.

En resumen, el estudio preliminar debe efectuarse en el tiempo más breve posible para
reunir la información y documentación general básica y necesaria: no consiste en una
revisión determinada de la misma, sino más bien en una revisión selectiva y rápida que
permitirá su utilización mas adelante cuando se considere necesario.

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TEMA 7
EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS

OBJETIVO:
Este capítulo analiza los esfuerzos que deben ser aplicados hacia las áreas en las
que se precisa cambiar, mejorar, eliminar, combinar, simplificar, los sistemas,
políticas, métodos, procedimientos que se aplican en la empresa. Se hace mención a
los desafíos que deben enfrentar las empresas en la actualidad.

Examen profundo de áreas criticas

Concluida la Primera Fase de Diagnóstico Preliminar, se hace necesario, de acuerdo con la
política básica de auditoría operativa, dirigir los esfuerzos de auditoría hacia las áreas en
que se necesita cambiar o mejorar los sistemas, políticas, métodos, procedimientos
administrativos; el objetivo es evaluar la eficiencia, efectividad y economía con que las
actividades se ejecutan e identificar las posibles debilidades importantes que puedan
requerir un examen más detallado.
Según lo indicado en la Primera Fase, el análisis de la información general obtenida
durante el estudio preliminar fue útil para identificar áreas o actividades en las cuales la
existencia de una debilidad en la gestión puede afectar seriamente los intereses de una
actividad, operación, programa, etc.
En algunos casos durante la primera fase se habrán encontrado indicios de serias
debilidades operativas o importantes efectos adversos en determinada área o actividad.
Sin embargo, probablemente se necesitará más información antes de determinar si es
necesario un examen más detallado.
Durante esta fase el auditor debe acumular información adicional sobre las operaciones y
funcionamiento de los diferentes componentes de las actividades de la empresa ya
existentes, lo cual será útil para identificar aquellos asuntos para los que se requerirá
tiempo y esfuerzo al hacer un examen más profundo.
Con la obtención de información adicional, el auditor puede tomar decisiones más reales
acerca de la naturaleza y alcance del examen profundo de las áreas críticas identificadas

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para lograr los objetivos establecidos. También será útil al hacer un estimado de los
requerimientos de personal adicional, programar el trabajo en distintos lugares, preparar
programas adecuados para el examen profundo, fijar plazos para la terminación de la
labor de auditoría y la presentación del informe.

OBJETIVOS DEL EXAMEN PROFUNDO

El propósito del examen profundo de áreas críticas, incluye el desarrollo apropiado de los
hallazgos detectados por la auditoría. Esta fase constituye el medio por el que se logran
los objetivos de la auditoría, establecidos como tarea específica.

Como resultado de la labor ejecutada en esta fase se obtienen datos, se desarrollan

hallazgos, se forman opiniones, se llega a conclusiones y se hacen recomendaciones.
Tal información representa la base del informe y otras comunicaciones relacionadas con
los resultados de la auditoría.
No es factible examinar todas las operaciones efectuadas, ni tampoco es necesario un
examen de tal magnitud. Las prácticas administrativas implican la aplicación de
sistemas, procedimientos, prácticas y métodos que proporcionan un grado razonable de
control de las operaciones ejecutadas.
El auditor puede cumplir con su responsabilidad por medio de la revisión y prueba del
funcionamiento adecuado de los sistemas, procedimientos, prácticas, métodos, etc., a
través de un examen lo suficientemente profundo como para poder emitir y respaldar
opiniones apropiadas sobre la efectividad de las operaciones, lograr identificar y revelar
las debilidades que, en el interés de la entidad, deben ser corregidas, mejoradas,
simplificadas o cambiadas.
El examen debe incluir una investigación extensiva de las causas y resultados de
acciones o decisiones administrativas específicas. Este tipo de trabajo se utiliza para
conocer y evaluar su efectividad, en relación con las responsabilidades que han sido
asignadas.
Los objetivos específicos de la auditoría que se lograrán por medio de un examen
profundo de las áreas críticas, varían según naturaleza y características de la tarea. El
grado de énfasis dado a cualquiera de las áreas críticas, dependerá de la importancia del
hallazgo y de la racional utilización de los recursos humanos en función de los distintos
factores implicados.

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Para una efectiva labor de auditoría se requiere un conocimiento de los sistemas,

procedimientos, prácticas, política general y específicas aplicables a la actividad,
propósitos, metas, objetivos, de la operación o función bajo examen.
Como requerimiento general debe considerarse la eficiencia de los sistemas,
operaciones, procedimientos, prácticas o métodos al desarrollar ampliamente todos los
aspectos que para los auditores denotan ineficiencias. El alcance de éste requerimientos
tan amplios como el alcance de cada auditoría en particular.
Una posible conclusión a la que podrían llegar los auditores después de efectuar casi
Todo un examen profundo de áreas críticas, es aquella relacionada con la eficiencia con
que lleva a cabo la operación o función bajo examen o los posibles defectos de tal
operación o función sobre otras operaciones o funciones de la entidad.
Durante estos exámenes el auditor, debe estar alerta para encontrar prácticas
antieconómicas, inapropiadas o insatisfechas en la autorización de recursos apropiados en
las operaciones y examinar ampliamente las deficiencias aparentes.

BASES Y CRITERIOS PARA EL EXAMEN DE AREAS CRITICAS

Las empresas en los últimos años han logrado cambios significativos, que se enfocaron
a optimizar y a flexibilizar los sistemas, procedimientos y procesos productivos ya
existentes. Sin embargo, en general lo que hicieron las empresas fue mejorar lo que se
tenía, sin cuestionar cuál era la mejor manera de hacer el trabajo.
La mayoría de las empresas han competido o compiten en mercados cerrados o
semi protegidos donde la velocidad de generación de nuevos productos es baja y los
requisitos del cliente son mas o menos constantes y predecibles.
Sin embargo, en los tiempos actuales estamos viviendo una época de cambios
importantes, constantes y diversos, donde la forma de hacer las cosas no es la misma de
ayer y seguramente será diferente mañana. La tendencia de hoy es "trabajar con la
gente".
Consideremos los siguientes aspectos:

● El rápido desarrollo de las tecnologías de información.

● La apertura de las fronteras hacia la economía global.
● La competitividad.
● La transformación del estado.
● Y otros de características similares.
Se puede decir que. La velocidad del cambio crece a un ritmo exponencial, no
porcentual.
Hacer frente a estos ambientes altamente competitivos, es sumamente impredecible por
que ha marcado la obsolescencia de:

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● Antiguos principios.
● Procedimientos.
● Métodos y criterios.

Un ejemplo del impacto de estos cambios, es el relativo a las características del modelo de
organización piramidal, cuyas deficiencias más significativas, según Luigi Valdes, son las
siguientes:

● El poder y la planificación están centralizados.

● El modelo determina la existencia de una gran cantidad de niveles jerárquicos,
siguiendo la regla: a mayor nivel, mayor status y poder.
● El modelo es rígido y poco flexible. La respuesta a las variaciones en el mercado es
burocrática y lento.
● La empresa se divide en áreas o departamentos perfectamente establecidos y
delimitados.
● El modelo provoca luchas internas por el poder y el control de la
informacion,generando altos niveles de corrupcion

● Las tareas, procedimientos, prácticas y el trabaio del personal está fragmentados,

desagregados y una buena parte se limita a movimienfos simples y repetitivos.
Ninguna persona o departamenúo es responsable del proceso en su totalidad.
● Las acciones de capacitación al personal se reducen a un adiestramiento enfocado
a desarrollar la destreza necesaria para la ejecución correcta de cada tarea.
● El sistema de información gerencial se estructura para satisfacer los
requerimientos solamente del nivel superior de la organizacion, pero en los
niveles intermedios se produce sectores de poder con base en la información. Se
crean poderosos canales de comunicacion informal.
● El crecimiento de la empresa determina que la comunicacion sufra
alteraciones,interrupciones y bloqueos.
● Los manuales y reglamentos son rígidos e inflexibles.
● La forma de administrar la empresa se basa en la creación de controles en todos
los niveles que aseguren que las tareas se cumplan Los controles son verificales.
Esto provoca el nacimiento de nuevos y más sofisticados controles. Entre más
compleja sea la forma de controlar, más astutos se vuelven los empleados para
evitar esa forma de control.
● A medida que la empresa crece, la burocracia aumenta y se crean más niveles,
puestos y controles.

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● Los sistemas tradicionales de contabilidad solamente proporcionan numeros fríos

y hablan del pasado o del presente de la empresa, no del futuro. Estos sistemas no
dan información sobre pérdida de clientes, posición competitiva ni satisfacción de
los empleados. En resumen, la empresa no cuenta con ninguna información que
tenga relación con la permanencia del negocio a largo plazo.
● organigrama es una representación gráfica de la empresa y en muchas ocasiones
es su estructura.
Sin embargo, es común observar que el modelo piramidal aun se aplica en casi todas las
empresas o entidades.
La pregunta que podríamos hacernos es:

. ¿Por qué una empresa de producción, una institución prestadora

de servicios, una empresa comercializadora y un organismo
gubernamental, tienen organigramas casi semejantes se realizan
actividades y funciones diferentes?

En el modelo piramidal, las decisiones más importantes las toma un solo hombre, el
Gerente General y coincidentemente las mas de las veces es la persona menos enterada
de lo que pasa dentro de la empresa. Los funcionarios de su entorno le "dicen sólo lo que
él quiere oír y los problemas se maquillan antes de llegar a él". La información otorga
siempre un gran poder, todo el mundo tiene la tentación de retener y esconder la
información que posee.
La empresa que sobreviva en el futuro, será aquella capaz de otorgar poder a todos los
empleados para tomar decisiones en el mismo instante que se requieran; con una
educación suficiente para que puedan tomar esas decisiones "como si fueran el jefe
mismo", y con todos los sistemas de apoyo para que sus determinaciones estén basadas
en información y no en sentimiento.

¿Podrán las empresas, con una administración tradicional y con el viejo

pensamiento empresarial, competir con los nuevos paradigmas y con las nuevas
reglas del juego?

Todavía hay empresas y empresarios que dicen que nada ha cambiado, que si tuvieron
éxito en el pasado, seguirán teniendo éxito en el futuro.
Hoy, más que nunca, las empresas están siendo afectadas por elementos indirectos o

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del entorno, más que por sus propios elementos estructurales o del propio sector
empresarial al que pertenece.
Los ejecutivos de las empresas saben que nada permanece constante, que la evolución
y el cambio son lo real y ocupan un lugar significativo en las estrategias empresariales.
Que la obsolescencia no solo es de los productos, sino también del estilo de administrar
las empresas.
Uno de los elementos más importante de la empresa actual es el conocimiento, esto
llevo a modificar la forma de pensar sobre la economía, la tecnología, los mercados, lo
recursos humanos y la planeación de sus operaciones. El capital intelectual será el activo
más importante en la empresa. El futuro de la misma.
Los ejecutivos deben considerar las características actuales de los cambios que
estamos experimentando, y desarrollar un nuevo pensamiento con base en los
siguientes criterios:
● La economía mundial está transitando hacia economías de desarrollo de mercado.

● Se generaliza el proceso de privatización de las economías y se promueve el libre

comercio con la consecuente formación de bloques comerciales.
● Sé esta aplicando la normatividad mundial que crea caracterísficas universales
● Se desarrollan factores como rapidez, oportunidad y habilidad empresarial. Se
aplica la información y la innovación tecnológica a los sistemas productivos.
● Las distancias se han acortado, ya no significan una barrera para el desarrollo y el
comercio.
● Las operaciones comerciales y las inversiones, no se basan en el factordistancia,
sino en los factores tiempo y oportunidad.
● Las empresas están en una carrera contra et tiempo.
● La empresa que responden antes que ta competencia a las exigencias del mercado,
adquiere una ventaja competitiva importante.
● El tiempo es la ventaja competitiva de los años noventa. La frase el tiempo es oro,
es hoy mas real que nunca.
● Los clientes son cada vez más exigentes y están provocando el nacimiento de las
empresas flexibles y de la producción ágil.
● Las empresas de menor tamaño se adecuan más rápidamente a los retos de los
mercados.
● Las grandes empresas se reestructuran en pequeñas unidades independientes e
interconectadas en forma de red.
● Se revaloriza el papel de los recursos humanos en las empresas. Se considera
como: "capital humano".

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● La relación hombre - empresa juega un papel fundamental en la estrategia

empresarial.
● La cohesión de la empresa se basa en valores, visión y cultura sólidos y
compartidos.
● El líder es protagonista del éxito de cualquier estrategia empresarial.
● El concepto tradicional de trabajo tiende a desaparecer. El éxito del empleado se
medirá por lo que haga, piense, contribuya al desarrollo de la empresa y por el
conocimiento que genere, estructure y sistematice.
● La gestión medioambiental provoca que las nuevas tecnologías. Nacen los
procesos de producc¡ón y las tecnologías blandas o limpias.
Muchos autores han propuesto distintas modalidades para una organización del trabajo
más dinámica de las nuevas estructuras empresariales. Los factores básicos que guían la
reestructuración de una empresa son:

● Las empresas se organizan por procesos completos. Se reducen los controles y la

burocracia. Los trabajadores son responsables del proceso en su totalidad,desde el
principio hasta el final del mismo.
● La empresa se organiza por equipos de trabajo y las evaluaciones del desempeño
están determinadas por los logros obtenidos por el equipo y por el esfuerzo
individual de cada trabajador. Los resultados se miden en términos de eficiencia y
tiempo. La remuneración es variable y depende de los resultados alcanzados.
● Todas las áreas de trabajo deben agregar valor. Las otras se eliminan, reducen o
subcontratan.
● Cada trabajador desarrolla multihabilidades y, como consecuencia, puede ocupar
distintos puestos según lo necesite la empresa. La mayor parte del trabajo es
mental o de conocimiento.
● La información del mercado y de los negocios es fluida y se maneja a tiempo real,
evitando las demoras y la manipulación excesiva. La retroalimentación es casi
instantanea.
● Los límites de la empresa van más allá de sus fronteras fisicas. La frontera física de
la empresa se extiende, obtiene información directa de los clientes,vincula
electrónicamente con sus intermediarios, establece alianzas con los proveedores y
los convierte en socios del negocio.
● Y lo más importante, la organización es dinámica. Se produce una constante
reorganizacion, esto se logra mediante: valores compartidos en toda la
empresa,una orientacion clara a resultados, información oportuna del mercado, un
proceso de evaluacion constante, y un proceso de planeación interactiva que
orienta constantemente el rumbo de la organización.

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El cambio fundamental para el diseño de las nuevas estructuras empresariales se dio al

invertir y permitir que la estrategia le diera forma a la estructura. El verdadero cambio
dentro de una organización se presenta cuando llega a rediseñar en sus fundamentos el
concepto de trabajo.
Las empresas tendrán una cultura cada vez mas participativa y menos autoritaria, de esta
manera los empleados deberán asumir la responsabilidad de sus actos, para lo cual se
demandará capacidad e iniciativa. Para muchos empleados esto es contracultural, porque
sé esta acostumbrado a "hacer lo que nos decían que hiciéramos".
Una fuerza de trabajo con capacidad e iniciativa constituye un activo extraordinario, por
cuanto son funcionarios que cuestionan procesos, métodos, prácticas y decisiones, y que
"hacen cosas", y no permanecen inactivos. Es preferible pedir perdón que pedir
permiso. Los esquemas de evaluación del personal resultarán básicos para el buen
funcionamiento de la empresa. Cada integrante de un equipo de trabajo será evaluado
por su habilidad para trabajar en equipo, capacidad para aplicar conocimientos, el
compromiso por aprender y mejorar continuamente, y su talento para transmitirles
nuevos conocimientos a sus compañeros de equipo. Actividad que no agregue valor o
conocimiento será desechada.
La misión y la visión serán piezas claves en el funcionamiento y la dirección de la
empresa. Los valores serán los límites de actuación de los empleados.

¿CUÁLES SON LOS DESAFÍOS DE HOY?

Una emergente filosofía que descarta integralmente lo que durante siglos fue
considerado normal.
La escena empresaria de hoy presenta un nuevo juego de valores que podemos
traducirlo como un esfuerzo por.
● Hacer Las cosas bien (eficiencia);
● Hacer Las cosas buenas (efectividad); y
● Con el menor costo posible (economía).
Ya no basta con saber que los recursos fueron gastados o utilizados, sino si lo fueron
con eficiencia, efectividad y economía.
¿CÓMO EVIDENCIA LO ANTERIOR?
Analizando y evaluando las tareas desarrolladas, tanto industriales como administrativas
de todos los sectores de la empresa.
Se pueden distinguir los siguientes tipos de problemas o desajustes:
Sistemas y procesos operacionales obsoletos.
● Recursos ociosos o faltantes (humanos y/o materiales )
● Deficiente calidad de los recursos empleados.
● Excesivo consumo de recursos (también humanos y/o materiales).

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● Ejecución de tareas sobrantes o duplicidad de tareas.

● Tareas faltantes (que deberían realizarse para reducir costos, aumentar ingresos
● y/o mejorar el seruicio al cliente.
● Falta de recursos en el momento y lugar necesarios.
● Ausencia de estándares.
● Realización de gastos injustificables.
● Demoras y atrasos constantes en la prestación de servicios.
● Existencia de "Cuellos de Botella" en las actividades productivas o de servicios.
● Excesivo espacio ocupado.
● Excesivos volúmenes de documentación y archivos.
● Deficiente e inadecuado sistema de información gerencial.
● Demoras injustificadas en la obtención de información.
● Deficiente calidad del trabajo .y por ende en la prestación de servicios a clientes
"intemos y externos".
● Ausencia de controles efectivos para la ejecución de ciertos trabajos.
● Controles internos defectuosos, excesivos o inexistentes.
● Excesivos volumenes de tareas atípicas, críticas y urgentes.

¿CUÁL EL OBJETIVO?
Sugerir el rediseño de los procesos involucrados, con normas, criterios y metodología,
realmente novedosas que apunten, en su conjunto a eliminar lo innecesario, agrupar
tareas y asignar responsabilidades a niveles operativos y prestar el mejor servicio
técnicamente factible a los clientes, mediante el uso eficaz de las nuevas tecnologías
vigentes en este momento.
Si seguimos haciendo las cosas como hasta ahora, estamos condenados a obtener los
mismos resultados, pero bajo condiciones de competencia, en el mercado muy
diferentes.
Las formulas del pasado ya no son una garantía para tener éxito en el futuro.
Un aumento en la velocidad de generación de nuevos productos, como resultado de los
procesos de innovación constante y sistemática, y el cambio en los gustos de los
consumidores, ha provocado el nacimiento de la competencia basada en el tiempo.
Las empresas, en la actualidad, buscan en el tiempo su ventaja competitiva por lo que
tienen que rediseñar sus estructuras administrativas para reducir y eliminar los retrasos,
conectar todas las partes del sistema con base en el tiempo. Por primera vez, se invierte la
secuencia del proceso administrativo tradicional, que diseñaba primero la estructura y
después la estrategia, ahora se desarrolla primero una estrategia basada en el tiempo y
posteriormente, se diseña una estructura que soporte a dicha estrategia.

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Esto implica organizar a la empresa para que no exista ninguna pérdida de tiempo
durante el proceso de producción de bienes o servicios, es ahí donde empiezan los
problemas del viejo paradigma: las empresas tradicionales no están estructuradas para
ofrecer rapidez
Los modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas, están
presentando grandes deficiencias para adaptarse a entornos altamente competidos,
turbulentos y cambiantes. Se necesita evolucionar a modelos más dinámicos y flexibles
capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y hacer más competitivas a las
empresas.

ENFOQUE PRACTICO DEL EXAMEN DE AREAS CRITICAS

Un enfoque satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza, efectividad y
utilidad de los sistemas, es revisar los procedimientos y prácticas aplicadas realmente en
operaciones y transacciones específicas.
Después de seleccionar las actividades que serán examinadas durante la auditoría,
basándose en la información obtenida durante la primera fase, se debe hacer un examen
detallado y directo de algunos procedimientos, operaciones, métodos, prácticas, etc.,
específicas relacionadas con los sistemas, procesos y actividades, sujetos a examen.
También se podrían identificar las debilidades operacionales por medio del examen de
informes gerenciales e indagación a los funcionarios responsables y vinculados con la
actividad sujeta a evaluación, así como inspección de las actividades, procesos y
practicas involucradas.
Este examen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener información
práctica acerca de lo siguiente:

● Que sé esta haciendo.

● Por que sé esta haciendo, es necesario hacer.
● Por que se hace ahí, por que no en otro lugar.
⮚ Como se está haciendo, porque se hace de ese modo, esa es la unica manera
de hacer.
⮚ Quien lo hace, porque esa persona, es indispensable que lo haga esa
persona.
⮚ Que factores influyen en las operaciones, se pueden mejorar, simplificar,
suprimir o cambiar.
Este método de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos
realmente seguidos y las políticas realmente aplicadas por la entidad con relación
a operaciones específicas. Es mucho más satisfactorio que una revisión detenida
y general de los manuales de políticas y procedimientos de una entidad o una
eventual selección de operaciones específicas sometidas a examen para

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determinar si se está cumpliendo con las políticas y procedimientos prescritos. Un

excesivo estudio de los manuales de la empresa, sin hacer referencia a las
operaciones reales no conduce a una auditoría eficiente y efectiva.
La experiencia ha demostrado que un enfoque directo da como resultado una
identificación más rápida y eficiente de las debilidades y deficiencias que requieren
un examen más profundo. Por lo tanto, la revisión de los sistemas, políticas y
procedimientos, métodos, etc., que gobiernan las actividades de una empresa, se
hará normalmente basándose en un examen directo de las actividades,
operaciones transacciones o proyectos seleccionados.
El enfoque directo exige una actitud analítica, mente abierta y libre de prejuicios
para detectar situaciones conducentes a eliminar, combinar, mejorar, simplificar y
en su caso cambiar algún o algunos de los métodos, practicas, procedimientos,
sistemas, actividades y procesos.
Se deben tomar en cuenta debidamente las circunstancias especiales y los
objetivos establecidos para cada auditoría, al determinar la naturaleza y alcance
del examen. Por lo tanto, no se pueden establecer reglas rígidas con relación al
trabajo que debe efectuarse o a las técnicas que deben utilizarse en esta revisión;
el juicio e ingenio de equipo de auditores juega un papel importante en esta labor y
su enfoque debe concordar con cada situación.
En la determinación de la naturaleza y alcance del examen, se debe considerar un
gran número de factores, entre los que más destacan:
● La cultura organizacional de la empresa.
● La curva de vida de la empresa o edad de la organización.(Modelo de
Gretner).
● Nivel cultural, de conocimentos y habilidades de los funcionarios.
● Clima laboral y sindical existente
● Nivel de liderazgo
● Estilo de administracion y direccion de las operaciones
● Influencia y condiciones del mercado en el que se opera
● Las caracteristicas del entorno empresarial
● Otras variables similares
La aplicación del examen directo de las operaciones se realiza con el proposito de
establecer que las operaciones de la empresa se esten realizando con eficiencia,
efectividad y economia. Si no se logran estos propositos, se podria proceder a
eliminar, combinar, simplificar o cambiar, las actividades, procedimientos,
metodos, practicas, etc en actual aplicación por parte de la empresa.

Eliminar
La realización de la auditoria, desde el momento de su planeación, debe
considerar la posibilidad de la eliminación de trabajo innecesario o duplicidad de
esfuerzos en la realización de las operaciones de la empresa.
Con este fin se debe considerar en el examen las siguientes interrogantes:

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- Cual el propósito de la actividad, procedimiento, método, etc

- ¿La operación contribuye y genera valor para la empresa?
- ¿Qué valor real tiene?
- ¿Estas actividades, procedimientos, métodos etc, son útiles?
- ¿Son necesarias
- ¿Existen operaciones sobrantes o duplicadas?
- ¿Los estándares de rendimiento establecidos son adecuados?
- ¿Los resultados de esta acción se pueden obtener de alguna otra forma?
- ¿Esta acción se puede eliminar? ¿Como?
Combinar
Las operaciones que se efectúan en una empresa forman parte de un conjunto
de actividades, aspecto por el cual es necesario considerar los efectos que
tienen un procedimiento, método, practica, etc y la interrelacion que tiene con
todos los otros elementos involucrados. La combinación de dos o mas
actividades. Procedimientos, practicas, métodos etc, puede dar lugar a una
mejora, producto de la eliminación de algunas operaciones o por el ahorro en
tiempo y costo.
Para el efecto se pueden aplicar las siguientes interrogantes:
● ¿Puede eliminarse la operación estudiada, combinándose con otra?
● ¿Se efectúan operaciones innecesarias que generan tiempos
improductivos?
● ¿La contribución en valor de estas operaciones es adecuada?
● ¿Esfas operaciones se pueden realizar en otros sectores de la empresa?
● ¿La combinación podría afectar al sistema de control interno?
● ¿Se puede combinar algunas operaciones aplicando tecnología adecuada?

SIMPLIFICAR
Debe buscarse la posibilidad de estudiar cómo se podría simplificar las
operaciones contenidas en un proceso, procedimiento, método, etc.
Algunas interrogantes asociadas a esta actividad son:
● ¿Se puede simplificar el proceso?
● ¿La simplificación redundará en un ahorro en tiempo y costo?
● ¿La incorporación de tecnología podría simplificar las operaciones?
● ¿La capacitación a los funcionarios, simplificaría las operaciones?
● ¿Una revisión del modelo de organización simplificaría las relaciones en la
empresa?

CAMBIAR
El examen podría conducir a la necesidad de realizar un cambio en los sistemas
vigentes en la empresa, políticas, procedimientos, métodos, etc.
Se podrían formular las siguientes interrogantes:

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● ¿Los diferentes sistemas que operan en la empresa son adecuados y

permiten el logro de los objetivos y metas en las actuales circunstancias?
● ¿La visión y misión de la empresa responde a las caracteristicas actuales
de la empresa?
● ¿Qué características tiene la cultura empresarial?
● ¿Se puede cambiar esta cultura?
● ¿Se lograran beneficios adicionales con el cambio?
● ¿Las operaciones que se ejecutan actualmente, son necesarias?
● ¿Se pueden cambiar? Como
● Se pueden lograr mejores resultados cambiando los actuales sistemas
procedimientos métodos etc?
● El modelo de la organización responde a los objetivos y metas
establecidas?
● El grado de centralización contribuye a que el trabajo se realice con mayor
eficiencia?
● La delegación de poder es satisfactoria?
● La coordinación de operaciones es adecuada?
● Es necesaria?
● Esta establecida la responsabilidad individual o de equipo?
SELECCIÓN DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES ESPECIFICAS
La naturaleza de las operaciones que han de revisarse dependerá de la naturaleza
de los objetivos y metas de la evaluación y del análisis que se haga de los
componentes importantes de las actividades bajo examen, basándose en el
trabajo de la fase 1.
La selección de operaciones especificas y el rastreo de su procedimiento dentro
de la empresa permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las
actividades o procesos, y determinar si estos son acordes con los objetivos
políticas y normas aplicables en la empresa
Las operaciones o actividades seleccionadas para el análisis y revisión deben ser
representadas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo común. Con
este propósito el numero o muestra seleccionadas para este tipo de estudio es
menos importante que su carácter representativo.
Para efectos del análisis de las operaciones se debe considerar las siguientes
interrogantes sugeridas por Perel, Forastiero y Vaisberg:
Para efectos del análisis de las operaciones se debe considerar las siguientes
interrogantes, sugeridas por Perel, Forastiero y Vaisberg:

QUIEN QUE
Quien lo hace Que se está haciendo
Por que Que debería hacerse
Quien debería hacerlo Que otra cosa podría hacerse
Quien otro debería hacerlo Que otra cosa debería hacerse

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 118

Quien otro podría hacerlo

DONDE
Donde se hace
Donde debería hacerse
Donde podría hacerse
En que otra parte debería hacerse
POR QUE
Porque se hace
Porque hacerlo en ese lugar
Porque en ese momento
Porque de esa manera o forma
Porque en esa actividad
Porque no en otra actividad
CUANDO
Cuando hacer
Cuando se hace
Cuando podría hacerse
Cuando debería hacerse
En que otro momento debería hacerse
COMO
Como se hace
Como debería hacerse
Como podría hacerse de otra manera
Como se podría eliminar, cambiar,
combinar, o simplificar lo que se hace.

Para efectos de la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes

factores generales, con base en los aspectos mencionados anteriormente:

● SI Los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y

prácticasejecutadas y aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo
planeado porlos ejecutivos, en forma eficiente, efectiva y económica.
● Si el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan
un control satisfactorio de los recursos físicos, financieros y humanos.
● Si las prácticas aplicadas dan como resultado la promoción o protección de
los intereses de la entidad, tomando en cuenta todos los factores.
Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los
logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de
políticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos, incluyen:
● Grado de efectividad de la planeación para anticipar problemas.
● Uso de los recursos con eficiencia, efectividad y economía.
● Vigencia de la visión y misión de la empresa.
● La cultura y clima empresarial.
● Posibles acciones de duplicidad de esfenos.
● inapropiado o indebido de fondos disponibles.
● Falta de aceptación de responsabilidad.
● el grado de utilización de tos recursos materiales, financieros y humanos.
● Características de la estructura organizacional.
● Capacidad e idoneidad del personal, especialmente con referencia a
lasdebilidades o deficiencias encontradas.
● unidades de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con
relación asu costo de mantenimiento.
● Atrasos en et trabajo y formas de combatirlos.
● La existencia de productos defectuosos y sus implicaciones en los costos.

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 119

● Carencia de normas y/o metas o inadecuada aplicación de normas que

impiden la evaluación de los logros, producción, eficiencia, utilización
derecursos y servicios y otros factores que requieren evaluaciones
administrativascontinuas.
● Falta de claridad en los procedimientos escritos, lo cual resulta
eninterpretaciones inapropiadas e incompatibles.
● La precisión, confiabilidad, utilidad y oportunidad del sistema de
informacióngerencial.
Si se toma en cuenta esta clase de factores durante la revisión, se puede obtener
un conocimiento pleno y total de la forma en que se efectúan las operaciones bajo
revisión y una percepción de la efectividad de los sistemas, actividades, procesos,
procedimientos y prácticas. Tal conocimiento es esencial para una auditoría eficaz.
Además, este tipo revisión proporciona una base para el planeamiento del trabajo
necesario al examinar la efectividad y utilidad de los controles según los
procedimientos, prácticas y métodos que son aplicados por la entidad.
RESULTADOS ESPERADOS DE LA EJECUCION DE ESTA FASE
● identificación de las áreas críticas o problemáticas de mayor significación, y
que merezcan un examen más profundo y cuyos resultados podrían con
llevar a beneficios importantes.
● Permitir el establecimiento del alcance y profundidad de las pruebas a ser
aplicadas en la siguiente fase.
● Facilitar la determinación de los recursos humanos necésarios a ser
solicitados y utilizados durante la siguiente fase o parte de ella, tanto
auditores con especialidades específicas y personal de apoyo
especializado, como de asistentes o auxiliares y,
● Permitir estimar el tiempo requerido para completar el examen y presentar
el informe.
Al terminar la ejecución del programa de auditoría de esta fase es necesario
considerar en forma objetiva la importancia relativa de las posibles desviaciones
observadas y su impacto en las operaciones, identificando y seleccionado aquellas
áreas críticas o problemáticas más importantes que con el tiempo y. recursos
disponibles permitirán su examen en la profundidad necesaria, como para
desarrollar e informar sobre los hallazgos correspondientes. En efecto, este
momento de pausa, reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de
las funciones más importantes del auditor jefe de equipo.
Sin embargo, él no debe tomar decisiones en forma aislada sobre las posibles
áreas críticas. Tiene que discutirlas con los miembros del equipo de auditores que
han participado en las primeras fases, con el auditor supervisor y, lo más
importante, con los funcionarios apropiados de la unidad misma. El propósito de
esta evaluación es lograr, con base en la consideración de todos los elementos de
juicio posibles, la selección de las áreas para el examen profundo, cuyos
resultados representarán para la empresa el logro de sus objetivos.

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 120

Al elaborar el programa de auditoría, para proseguir con la evaluación de las

actividades y procesos hasta tener un conocimiento y evidencias plenas, es
necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para determinar:
● Si realmente requiere acción conectiva,
● Si su imponencia merece dicha acción y su correspondiente costo,
● Si la acción debe ser tomada y
● Su naturaleza general.
El examen profundo de las áreas críticas constituye entre el 80 y 90% de las
labores de auditoría operacional y obviamente es la fase más importante. En esta
fase se desarrollan completamente los hallazgos significativos relacionados con
cada área crítica escogida para examen profundo al concluir la segunda fase.
Es esencial haber determinado las condiciones actuales, los criterios de
comprobación y evaluación, el efecto negativo y Ia causa o causas que motivaron
cada desviación o problema identificado.
En esta fase sé amplia el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades
específicas, aumentando auditores tanto como utilizar especialistas en áreas
técnicas específicas, de acuerdo a las circunstancias. Los auditores a través de la
experiencia y su propio desarrollo, normalmente pueden cubrir la mayoría de las
áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. Deben
cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar
con el peso del examen profundo, sino utilizar sus servicios con precisión y
únicamente cuando sea necesario. Los especialistas pueden ofrecer asesoría
técnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo (por ejemplo:
abogados e ingenieros).
Al terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente fase: a
través del planeamiento de la estructura, organización y contenido del informe, así
como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales.

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 121

TEMA 8
DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

OBJETIVO:
En este capítulo se expone las características del desarrollo de hallazgos, que es
el proceso más importante de la auditoría operativa por cuanto define todo aquello
que merecerá ser comunicado a los ejecutivos de la empresa. También se analiza
de manera pormenorizada los atributos de los hallazgos de auditoría.
DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
El desarrollo de hallazgos de auditoría es el proceso más importante de la
auditoría operativa, porque define los resultados y todo aquello que merecerá ser
comunicado a los destinatarios del informe.
La palabra "hallazgo" tiene relación con el verbo "hallar" que es sinónimo de
"encontrar”. Efectivamente un hallazgo es algo que se encuentra, que está fuera
del auditor en forma latente o patente, que él en cierto sentido descubre y pone en
conocimiento de otros. Es el resultado de recopilación, análisis, síntesis y
evaluación de información pertinente a un sistema, proceso, actividad, operación,
función, unidad, etc., cuyo conocimiento se considera de interés y utilidad para
determinadas personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones.
Un hallazgo puede consistir en:
● Hechos e información que podrían referirse a cosas, situaciones o
relaciones.
● Conclusiones basadas en el análisis de los hechos y de la información
concerniente a estos hechos.
Como podrá advertirse un hallazgo es el resultado de información desarrollada,
reunida lógicamente y que motiva conclusiones basadas en dicha información, la
cual podría estar todo el tiempo ahí y posiblemente ser de conocimiento de otras
personas.
Génesis de Hallazgo
Un hallazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de
comparación entre algo que se percibe o capta y puntos de referencia que
generalmente consisten en formas preconcebidas de existencia o realización.
De la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias.

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 122

Estas últimas podrían ser en exceso o defecto, positivas o negativas, favorables o

desfavorables, potenciales o definitivas.
El resultado de la comparación puede emerger instantáneamente o ser el producto
de un proceso más o menos largo y complicado. Emerge instantáneamente
cuando lo percibido es un hecho, una situación o relación real cuya forma de
existencia o realización es única y generalmente aceptada. Es el producto de un
proceso más o menos complicado y largo cuando lo percibido o captado no se
pone en evidencia a primera vista debiendo llevarse a cabo un trabajo de
identificación.
¿QUE ES LA CONDICION?
En materia de administración no se cuenta con unidades de medición para todas
las posibles situaciones percibidas o captadas, con base en las cuales las
diferentes situaciones puedan medirse, de tal manera que para los diferentes
elementos que intervienen en la gestión de las empresas que no son
necesariamente cuantitativo, pudiendo ser de naturaleza cualitativas, se decidió
nominar estos hechos con la expresión “condición”

¿QUE ES EL CRITERIO?
El criterio es posiblemente el atributo clave de un hallazgo de auditoria, hasta tal
punto que puede determinar la calidad de los resultados del examen.
Solo será posible establecer o desarrollar hallazgos importantes teniendo
conocimiento dominio de las diferentes formas bajo las cuales puede presentarse
un criterio. Sin embargo, dicho conocimiento y dominio no es suficiente y debe ser
complementado con una buena dosis de experiencia y alta capacidad de
discernimiento del auditor.
Lamentablemente la administración no es una ciencia exacta y por lo tanto no
tiene conjunto de leyes de tipo causal como la física, la química, incluso la
economía.
La administración opera con una serie de factores extremadamente cambiantes,
tales como la capacidad del administrador, el medio en el que opera la empresa, el
tipo de actividad, los elementos coyunturales, la tecnología, las tradiciones,
costumbres, etc.
Por estas razones, puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil
definir un criterio, hasta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre él.
Afortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan anteladamente las
normas, estándares, indicadores y otros que representan los rendimientos y
realizaciones deseados, así como los objetivos, metas, políticas, presupuestos,
procedimientos, cursos de acción, métodos, estrategias y programas; con esta
base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los
sistemas, procesos, actividades, funciones, operaciones, etc., de la empresa.
CRITERIO Y NORMAS

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Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas, a

los costos, al capital, a los ingresos, a los programas e incluso ser intangibles.
NORMAS FISICAS
No tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la
empresa, conexo con el empleo de materiales y bienes.
Asumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como.
● Rendimiento por horas - máquina.
● Rendimiento de la materia prima insumida por horas - Máquina o unidadde
producción.
● Capacidad de producción.
● Porcentaje de rechazos internos y externos.
● Capacidad ociosa.
● Cantidad de combustible por unidad de energía producida.
● Porcentaje de mezcla de arena y cemento.
● Contenido de alcoholde una cerveza.
● Porcentaje de transparencia del vidrio, etc.
También pueden reflejar calidad, a saber:
● Durabilidad de una tela.
● Peso de un papel.
● Potencia del motor de un vehículo.
● Capacidad de memoria de un ordenador personal, etc.

● NORMAS DE COSTOS
Tienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de la
Empresa. Traducen los valores monetarios de los costos operativos, tales como:
● Costo directo o indirecto por unidad de producción'
● Costos de venta por unidad producida'
● Costó Por kilómetro de asfalto'
● Costó de construcción por metro cuadrado'
● Economicidad de la mano de obra'
● Economicidad de los materiales, etc.'

● NORMAS DE CAPITAL
Se relacionan con el capital invertido en la empresa y su relación activos'
Pasivos y resultados, tales como:
● Rentabilidad operativa.
● Rendimiento de la inversión.
● Capital de trabajo.
● Rotación de inventarios.
● Ciclo de los inventarios.
● Rotación de tas deudas comerciales'

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 124

● Autonomía financiera, etc.

● NORMAS DE INGRESOS
Son expresiones monetarias de las ventas, tales como:
● Ingresos Por áreas geográficas'
● Ventas Promedio Por vendedor'
● Ingresos por kilómetro recorrido'
● Gastos por publicidad y las ventas por unidad'
● Cumplimiento de Pedidos.
● Devoluciones comerciales'
● Porcentaje de quejas
● incremento de la clientela, etc.'

● NORMAS DE PROGRAMA
Son factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el
progreso y desempeño del programa al que por su naturaleza corresponden de
hecho apreciaciones subjetivas de valoración, tales como:
● Desarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que
● dura la ejecución.
● Cumplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento.
● Cumplimiento de las metas de ejecución de obras.
● Cumplimiento del programa de vacunación, etc.

● NORMAS INTANGIBLES
Son normas que no se expresan ni en términos monetarios ni unidades físicas.
Están referidos al capital intelectual de la empresa, tales como:

● ACTIVOS DE MERCADO

● La utilización de las marcas

● La calidad de la clientela
● El grado de fidelidad de los clientes para con la empresa
● La receptibilidad de los negocios
● La existencia de reserva de pedidos
● Los canales de distribución de la producción
● Acuerdos para el uso de licencias y franquicias, etc.

● ACTIVOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL:

● El Know - How desarrollado por la empresa en sus operaciones.

● Los secretos de fabricación utilizados

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● Las patentes aplicadas a la producción

● Derechos de autor vigentes
● Modelo de servicios, etc.

● ACTIVOS CENTRADOS EN EL INDIVIDUO:

● Pericia colectiva de los empleados y obreros

● Capacidad creativa de los funcionarios
● La habilidad para resolver problemas
● El liderazgo existente
● Capacidad empresarial y de gestion etc.

● ACTIVOS DE INFRAESTRUCTURA:

● La cultura empresarial vigente

● Los métodos de direccion aplicados
● La estructura financiera
● Las bases de datos del mercado y los clientes
● Los sistemas de comunicación existentes' etc.'

PARIDAD DE LAS NORMAS

No obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento, ó
realización, óptimas, el auditor debería determinar los niveles deseados que
podrían alcanzar dicho rendimiento o realización. verificar que las normas
establecidas sean las adecuadas'
En otras Palabras:

¿QUE PUEDE CONSIDERARSE COMO UNA Expectativa RAZONABLE O

PARIDAD DE BUEN DESEMPEÑO O REALIZACION?

Para casi todas las normas la paridad existe el nivel "asequible" o "tolerable" de
rendimiento o realización. Por lo general, las divergencias que superan a los
niveles óptimos son convenientes en casos tales como niveles de producción o
ingresos' pero no lo son en casos tales como gastos. También hay circunstancias
especiales, como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una
fábrica para el que solo puede haber un pequeño margen de tolerancia en las
desviaciones por exceso o por defecto con relación a la norma.
Es por lo tanto importante reconocer que en los controles como en otros aspectos
administrativos, debe haber un margen de flexibilidad o elasticidad' Por ejemplo'

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 126

una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo previsto si se han
presentado indicadores de escasez, rebajar sus precios para hacer frente a la
competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los
anticipados, y así en casos similares.
Sin embargo, la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar
los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeño o realización; en
todo caso, si las condiciones son altamente adversas a un desempeño o
realización asequible o tolerable, corresponderá reajustar, mejorar o cambiar la
norma, estándar, procedimiento, etc.
¿Qué es el efecto?
Es la comparación cuantitativa o cualitativa que se establecen entre la "condición"
y el "criterio" tiene generalmente una significación o trascendencia positiva o
negativa respecto de la actividad, función, operación, etc., con las que están
relacionadas. Esta comparación será identificada como: "Efecto".
El "Efecto" es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera
persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio, simplificación o acción
correctiva para alcanzar el criterio o meta. En el informe, siempre que sea posible,
se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de medida. Sin
embargo, ciertos aspectos, como los cualitativos no pueden ser expresados en
tales términos. El hecho de que no exista ninguna diferencia entre la "Condición" y
el "criterio", constituye un hallazgo positivo importante, especialmente cuando el
objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad.
La importancia de un hallazgo de auditoria se juzga generalmente por el
"EFECTO”. Si el informe de auditoría no presenta información sobre el efecto real
o potencial, el lector puede llegar a la conclusión de que el hallazgo no es muy
importante. Si el efecto es verdaderamente insignificante debe considerarse el no
incluirlo en el informe.
¿Qué es la causa?
Es la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la "CONDlClÓN", o es el
motivo por el que no se cumplió el "CRITERIO". La simple aseveración en el
informe de que el problema existe, porque alguien no cumplió las normas no
siempre es suficiente para convencer al lector.
Este enfoque simplista encasilla al auditor en la más superficial recomendación de
que "se cumplan las normas"; hecho que la mayoría lo sabe sin que se les diga.
La existencia de un "Efecto" presupone la de una "CAUSA", en este caso "el
porqué" de la divergencia, con cuya identificación se integra el esquema total de
desarrollo pleno de un hallazgo de auditoría.
RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO
En conclusión, los atributos de un hallazgo de auditoría y cada uno de ellos son:
ATRIBUTO Pregunta asociada
CONDICION ¿Cuál es el hecho?

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 127

¿Que se encontró?
¿Qué es lo que se percibió?
Que se captó?
CRITERIO ¿Cómo debió ser?
Como debió hacerse?
EFECTO ¿Cuál es el impacto?
Que trascendencia tiene?
CAUSA ¿Por qué sucedió?
Cuál es la razón o razones?

CARACTERISTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITOR|A

Los hallazgos de auditaría deberán someterse a lo que podría llamarse un control
de calidad, Para el efecto se propone un cuestionario breve relacionado con seis
características que deberían reunir, a saber;
Un hallazgo debería ser:
● IMPORTANTE
¿El hallazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la
empresa e incluido en el informe?
● FUNDAMENTADO
¿Está fundamentado el hecho y evidencias que figuran registrados en los
papeles de trabajo?
● OBJETIVO
¿En su desarrollo se han aplicado normas de desempeño profesional a tal punto
que el hallazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividades?
● SUFICIENTE
¿Se considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones
establecidas?
CONVINCENTE
¿Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los
hechos presentados?
COMPLETO
¿Comprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y
plenamente desarrollados?
No se pueden dar definiciones de cada una de estas características, ya que están
sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practique el
examen, dependiendo de su significado, de la interpretación de esas
circunstancias y del criterio del auditor.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

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 128

Como resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa, el

auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. A
objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad, la somete a
una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría.
Estos pasos son:
● identificación de la deficiencia o debilidad.
● identificación de los criterios aplicables.
● Determinación del efecto y su importancia.
● Determinación de la causa o causas.
● Formulación de recomendaciones.
● Validación de resultados.
El esquema anterior es el que corresponde al más importante de los papeles de
trabajo de la auditoría: la "Hoja Resumen". Este Papel de Trabajo, una especie de
sumaria que debe prepararse para cada hallazgo de auditoría como paso final de
su desarrollo.
Este Papel de Trabajo está estructurado en secciones, una para cada paso del
procedimiento antes mencionado, pudiendo registrar cualquier otra información
que se considere necesaria a los fines de resumir los resultados y trabajo
realizados a propósito de cada hallazgo.
El desarrollo de un hallazgo supone continuar la operación de recopilar
información aplicando todas las técnicas de auditoría que se consideran aún
necesarias. Es durante este proceso que el auditor conducirá su labor en
"Términos de informe", vale decir, pensando permanentemente que este resultado
habrá de ser parte constitutiva del informe.
Será conveniente que continuamente someta el hallazgo en perspectiva al
cuestionario de control de calidad antes comentado.
● identificación de la Deficiencia o Debilidad
Este paso comprende la aplicación de técnicas de la auditoría y obtención de
evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y
establecer claramente el o los hechos que conforman la "condición".
Posteriormente, se debe confrontar con el "criterio".
Al objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que
el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre
los que existen diferencias de opinión o interpretación. Una deficiencia o debilidad,
sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada
o excluida del informe únicamente cuando el auditor no esté razonablemente
seguro de sus conclusiones.

● identificación de los Criterios Aplicables

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El propósito de esta identificación es saber cuáles serán los "criterios", o niveles

deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier
subjetividad.
La existencia de "criterios" definidos por los ejecutivos facilita en gran medida el
trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. Sin embargo, estos
indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y
aplicabilidad.
En caso de que la empresa no cuente con "criterios" definidos, se deberán diseñar
los mismos, con la activa participación de los funcionarios involucrados en el
examen.
● Determinación de la importancia
Para este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factores:
● Características de la empresa
● Difusión de la deficiencia o debilidad.
● Efecto de la divergencia condición - criterio.

La importancia de un hallazgo es algo que depende en gran medida del criterio del
auditor, ya que habrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el
tamaño, la magnitud de operaciones, los objetivos, la situación actual, etc., de la
empresa, como también el conocimiento que tenga de empresas similares.
Deberá considerar adecuadamente si la deficiencia es aislada, difundida o
repetitiva. Una deficiencia podría tener poca significación en cuanto al "Efecto",
pero estar muy difundida a lo largo de la organización o estar sucediendo muy
frecuentemente. A la inversa, no estar muy difundida ni ser frecuente, pero por sí
sola ser muy significativa.
La importancia de una debilidad está en función del "Efecto", que puede ser
cuantificable o no, efectivo o potencial, tangible o intangible, inmediato o mediato,
directo o colateral, etc. Cualquiera que sea su forma, tendrá que ser ampliamente
demostrado.
Es también parte de este paso. Llegar a tener el convencimiento de que la
importancia asignada por el auditor a una deficiencia o debilidad, es también
reconocida por los propios ejecutivos de la empresa, tanto para fines de
rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna de las soluciones.

● Determinación de la Causa
Determinar una causa es comprenderla en todo su alcance, lo que equivale a
obtener toda la información que le concierne, de tal modo que no parezca
superficial, sino detenidamente analizada. Si no se capta aproximadamente la
causa de una condición, será bastante difícil proponer recomendaciones firmes.
En pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera "causa",

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generalmente se encuentra encubierta por información o hechos de diversa

característica, aspecto por el cual, el auditor, debe aplicar ampliamente su
capacidad analítica para establecer su naturaleza.
Determinar la o las "CAUSAS" es responder a la pregunta: ¿Por qué tuvo lugar la
situación adversa?
Las posibles respuestas tentativas, que deben ser profundizadas por el auditor,
abarcan asuntos tales como: error humano, deficiencias materiales, fallas de
maquinaria y equipo, inadecuada situación financiera, cambios en el mercado,
debilidades de organización, defectos funcionales, incorrección en las mediciones,
inconsistencia de los planes, etc.
● Formulación de Recomendaciones
Las recomendaciones que correspondan deben formularse de manera objetiva,
señalando las ventajas y posibles problemas que podrían presentarse como
resultado de su implementación.
La recomendación es una propuesta que debe contener, de ser posible, una
cuantificación de los beneficios que se espera obtener con su implementación, Las
recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruentes con el
cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.
● Validación de Resultados
Los hallazgos de auditoría, así como las conclusiones y recomendaciones
formuladas, deben ser puestas en consideración de los ejecutivos, con el
propósito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y
garantizar la calidad del examen, que deviene de la aceptación del hallazgo y la
validez de las recomendaciones formuladas. Esta acción compromete y garantiza
la implementación de las recomendaciones, por parte los ejecutivos y otros
funcionarios de la empresa'
En caso de discrepancia respecto de los resultados del examen, los auditores
deben exponer las razones y características del hallazgo y justificar de manera
convincente los resultados obtenidos. De persistir la discrepancia, se debe
considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas, explicando las
causas de la misma.

CARÁCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORIA

Siempre existe la posibilidad de cambios en la dirección o intensidad del trabajo
según como fue planificado inicialmente. Tal vez sea conveniente la ampliación o
reducción del alcance o quién sabe si hasta discontinuar la auditoría'
Es en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las
razones para tomar decisiones a este respecto, en función del conocimiento más
profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones preliminares,
que podrían dar lugar a hallazgos significativos.

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 131

Continuar con una probable condición hasta completar el proceso de desarrollo de

un hallazgo, depende de su importancia, de tal modo que vaya lográndose
justifique la aplicación de los recursos y esfuerzos de auditoría dentro de las
limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo
preliminar.
Él desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a ejercer control
continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e
información recientemente obtenidas.
Cuando al profundizar el examen una probable condición pierde progresivamente
importancia hasta el punto de no tener mayor significación, no queda otra
alternativa que discontinuarla, es decir, suspender la aplicación de recursos y
cualquier otro trabajo de auditoría. Sin embargo, tal decisión no debe ser adoptada
considerando en forma aislada la condición que se piensa discontinuar, ya que tal
vez una suma de condiciones no importantes podría repercutir adversamente en la
empresa si son consideradas en conjunto. Por otra parte, dependerá mucho de lo
que el auditor, según los factores que decida tomar en cuenta considere
importante.

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Tema 9
EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

OBJETIVO:
Este capítulo desarrolla las características, contenido, atributos y las
responsabilidades en la preparación del informe de auditoría operacional. Se
incluyen adicionalmente sugerencias para mejorar la redacción de estos informes.
EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL
La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del
examen. En realidad, el auditor operacional va comunicando los resultados de su
examen verbalmente durante todo el transcurso para obtener el punto de vista de
los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los hallazgos de
auditoría con ellos.
Un aspecto muy importante del informe es la cualidad que debe tener de ser
convincente al lector. Los hallazgos deben presentar los hechos de una manera
convincente y las conclusiones y recomendaciones deben inferirse lógicamente de
los hechos presentados. Los datos incluidos en el informe deben ser
suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los hallazgos, la
razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las
recomendaciones.
Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos, el alcance y la
metodología de la auditoría para comprender su propósito, juzgar los méritos del
trabajo realizado y de sus resultados, y entender todas sus limitaciones
significativas.
Al incluir los objetivos en sus informes, los auditores deben exponer las razones
por las cuales se llevó a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe.
Expresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar el asunto
materia de la auditoría y el aspecto del desempeño examinado y, puesto que los
resultados de la auditoría dependen de sus objetivos, que hallazgos son
explicados y las conclusiones y recomendaciones a que se han llegado.
El contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo
cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa examinada,

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 133

en caso de ser diferente al punto de vista del auditor. Una presentación equitativa
de puntos de vista contrarios al criterio del auditor, tendrá como resultado un
informe que será mucho más aceptable a los funcionarios de la empresa, y
aumentará la posibilidad de la aceptación de las recomendaciones.
El contenido del informe debe ser redactado en forma narrativa haciendo
comentarios sobre las actividades tendentes a mejorar las tres "Es" de la auditoría
operacional, y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones correctivas
necesarias por los ejecutivos en forma oportuna.
CARACTERISTICAS DEL INFORME
El informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo con un formato que facilite
su comprensión y con un alto grado de profesionalismo. Para alcanzar
eficazmente los objetivos de la comunicación de los resultados de la auditoría es
importante que cada informe, en lo posible, sea un trabajo preciso y convincente,
que merezca ser leído.
En el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya
realizado para cumplir los objetivos de auditoría. En la medida que sea aplicable,
se debe establecer la relación que existe entre la muestra revisada y el universo, y
el periodo bajo examen, especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizados y
explicar los problemas relacionados con la calidad y otros problemas con la
evidencia. Se debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque
de la auditoria debido a las limitaciones de la información o del alcance de la
auditoría.
Se debe hacer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las
técnicas que se han empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para
cumplir con los objetivos de la auditoría. Esta explicación debe identificar cualquier
supuesto significativo que se haya usado al ejecutar la auditoría; también debe
describir las técnicas comparativas que se hayan aplicado, describir los criterios e
indicadores que fueron utilizados y, cuando se haya empleado métodos de
muestreo, explicar la forma como se diseñó la muestra y las razones para su
selección.
IMPORTANCIA DEL CONTENIDO
Los asuntos incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como
para merecer la atención de aquellos a quienes va dirigido. La utilidad y por lo
tanto la efectividad del informe disminuye con la inclusión de asuntos de poca
importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos
realmente importantes que se informan.

UTILIDAD Y OPORTUNIDAD
La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los
objetivos buscados, los receptores del informe previstos y la clase de información

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 134

necesaria a los receptores para cumplir los propósitos determinados. El auditor

debe estudiar la información o proporcionarla, desde la perspectiva de los
receptores del informe. Como el propósito es estimular una acción constructiva al
proporcionar información, los informes deben ser estructurados en función del
interés y necesidades de los usuarios.
El informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien
informada y razonablemente inteligente.
La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe
cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al
nivel de decisión como para considerar la información con relación a cualquier
acción que necesite efectuar.
Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se originan
en las fases de planeamiento, administración y análisis del trabajo. Las demoras
en el procesamiento del informe generalmente conciernen a problemas no
resueltos o desconocidos que debían haber sido resueltos durante la fase de
desarrollo del hallazgo. La integración del informe con las fases de trabajo de
planeamiento y ejecución de la auditoría deben ayudar a revelar estos problemas
y facilitar su solución oportuna.
Los hallazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o
indebidos, desperdicio de recursos, operaciones o transacciones ilegales y otras
fallas en proteger los intereses de la empresa, deben ser comunicados sin
tardanza de modo que se puedan tomar decisiones de corrección oportuna.
EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACION SUSTENTORIA
Todos los procedimientos relativos a la preparación, revisión y procesamiento de
información deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no
contengan errores de hechos, lógicos o de razonamiento.
El requisito de exactitud esta basado en la necesidad de ser justos e imparciales
en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido
es digno de crédito. Una falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la
validez de todo el informe, de desviar la atención de lo esencial del informe. Está
en juego la reputación profesional del auditor o la unidad que preparó el informe.
Todos los datos, hallazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben
estar adecuadamente sustentados, con evidencia objetiva suficiente y pertinente y
estar contenida en los papeles de trabajo, para demostrar o probar, cuando sea
necesario, los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud o
razonabilidad. No es necesario incluir información sustentadora, excepto la que
sea necesaria para la presentación convincente. Sin embargo, esta información
debe ser sistemáticamente guardada en los archivos y estar disponibles.
Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en
el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. En

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 135

la mayoría de los casos, el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar

una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción correctiva.
CALIDAD DE CONVINCENTE
Los hallazgos deben ser presentados de una manera convincente y las
conclusiones y recomendaciones se deben inferir lógicamente de los hechos
presentados Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para
convencer a los lectores de la importancia de los hallazgos, razonabilidad de las
conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones.
Los informes diseñados de esta manera ayudan a centrar la atención de los
funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atención y para
estimular la acción correspondiente.
OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA
Cada informe debe presentar los hallazgos de una manera objetiva y clara e incluir
suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los
lectores una perspectiva adecuada. El objetivo es entregar informes que sean
reales, que no conduzcan a error y que a la vez hagan énfasis especial en los
asuntos que necesitan atención.
El auditor debe, sin embargo, cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar
demasiado la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión.
La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe
estar contenida tanto en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que
incluir:
● Una declaración de la naturaleza y alcance del examen. Cuando sea
apropiado, él informe debe expresar claramente que el énfasis principal de
la auditoría fue el examen de los asuntos que aparentemente requerían
atención y de que no se efectuaron evaluaciones completas de las
actividades y operaciones.
● información sobre el tamaño y naturaleza de las actividades o programas a
los que se refieren los hallazgos. de manera que sirvan para proporcionar
una perspectiva contra la cual se puede medir la importancia de los
mismos.
● Descripciones correctas y claras de los hallazgos de modo que sea factible
evitar malas interpretaciones. Esto requiere el reconocimiento de todos los
comentarios obtenidos de funcionarios y la identificación de todos los
factores relevantes, aún cuando algunos sean contrarios a los hallazgos.
● información no solo de los aspectos deficientes sino también de los
aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean
importantes y estén justificadas en el alcance del trabajo. Esto no significa
que cuando hay algo inadecuado que informar, debe decirse algo
satisfactorio para balancearlo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

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 136

Para que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y
simple como sea posible. También es importante la claridad porque la información
contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios que no
participaron directamente en el trabajo principal o en la preparación y revisión del
informe.
No se debe presuponer que los lectores tienen conocimientos técnicos detallados.
Cuando se usan términos y abreviaciones no familiares se deben definir
claramente. Los esfuerzos en el "estilo" deben estar dirigidos a que el significado
sea claro.
Para que haya claridad es necesario una organización adecuada del material de
información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de
conclusiones.
Muchos de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones-
del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces el evitar
repetición. Sin embargo, hasta el máximo posible debe estar tan organizado que,
excepto por información incluida también en la síntesis, todo lo que tiene que decir
sobre una materia dada está cubierto en alguna parte del informe.
Se debe usar ayudas visuales (dibujos, fotografías, cartas gráficas, mapas, etc.)
para que el informe sea más comprensible y por lo tanto mas útil.

CONCISION
El informe no debe ser más largo de lo necesario para comunicar la información.
Demasiado detalle quita mérito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o
confundir y desanimar a los lectores.
En la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que
los informes que son completos y la vez concisos tienen mayores probabilidades
de recibir atención.
SUFICIENCIA
Aunque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre
es una virtud. El informe debe contener información suficiente sobre los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de
los asuntos informados y para proporcionar representaciones convincentes y
claras en una perspectiva adecuada.
Los informes deben incluir tanta información como sea necesaria, para mantener
al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditoría.
El auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que él,
por lo tanto, el informe no debe ser escrito con una escasa explicación de los
hechos. Si tiene conclusiones y opiniones que quiere que los lectores conozcan,
debe exponerlas claramente en lugar de dejarlas a que los lectores las supongan.
TONO CONSTRUCTIVO

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De acuerdo con el objetivo básico de mejorar la administración de las actividades

de la entidad y superar la ideología de la comodidad y la tiranía de la costumbre, el
tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción de aceptación de los
hallazgos y conclusiones.
Los títulos, capítulos y contenido general del informe deben ser enunciados en
términos constructivos. Aunque los hallazgos se presenten en términos claros,
debe tener presente que el objetivo es lograr una reacción favorable y que esta se
puede lograr con eficiencia evitando el lenguaje que genera innecesariamente
acciones defensivas y de oposición. Aunque a menudo es necesaria la crítica de la
ejecución pasada, el énfasis del informe debe ser para demostrar la necesidad de
mejoras y cambios en la administración.
En resumen, los informes se deben preparar considerando los siguientes
aspectos:
● Redacte en forma objetiva, sencilla, concisa y clara, evitando el uso de
terminología técnica muy especializada.
● lncluya la información suficiente de los aspectos significativos, pero evite los
párrafos largos y complicados.
● Verifique que exista evidencia suficiente, adecuada y detallada en los
papeles de trabajo.
● Asegure un contenido convincente y de tono constructivo.
● Concluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión
y entrega oportuna.
● Confirme la exactitud de la información,
● Conserve la estructura preestablecida.
● Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.
ORGANIZACIÓN DEL INFORME
La estructura del informe debe ser diseñada de acuerdo con la información a
proporcionar y el propósito a servir. El mensaje básico o tema central debe
proporcionar la dirección y el propósito de todo el contenido del informe. Cada
palabra, oración, párrafo, sección o capítulo debe contribuir a la comunicación
efectiva del mensaje básico.
La información introductoria debe situar la escena, ofrecer la perspectiva y guiar
hacia el contenido del mensaje. El tipo y cantidad de información dependen del
mensaje que se va a dar.
Generalmente el mensaje básico necesita ser demostrado para ser convincente.
Puede ser necesario un ejemplo. El análisis de varios asuntos complejos e
interrelacionados puede ayudar también a los lectores a comprender la
importancia de una situación y la solidez de la posición del auditor.
Se deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las
recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos"

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Los comentarios o respuestas de los funcionarios responsables de la entidad y de

las personas adversamente afectadas son importantes y de interés a los lectores.
Se deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones junto con las
evaluaciones del auditor sobre ellas.
Los lectores tienen derecho a conocer el alcance del trabajo, lo que se hizo y
donde se efectuó. Una breve referencia al enfoque y alcance ayuda a lograr la
aceptación de las conclusiones.
Debe hacerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. Tales
subtítulos son, particularmente útiles a los lectores que desean recorrer
rápidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo
de ideas expuesto.
El formato básico que se expone es lo suficientemente flexible para la
presentación del informe, así como para otro tipo de informes preliminares, cuando
sea necesario.
La estructura es como sigue:
1. Carátula.
2. Carta del informe
3. índice y Lista de Abreviaturas
4. Síntesis o Resumen
5. información introductoria
6. Capítulos de Comentarios sobre los Hallazgos (incluye Conclusiones y
Recomendaciones)
7. información Financiera Complementaria
(Cuando sea Apropiada)
8. Anexos
(Cuando sea Necesario)
9. Contra Carátula.
La Síntesis o Resumen del informe, puede publicarse en forma separada.
TÍTULO DEL INFORME:
El título del informe debe ser interesante y debe diseñarse para trasmitir el
mensaje del informe. En la mayoría de los casos este debe presentar el rasgo más
importante de la auditoría o el resultado constructivo a lograr, a través de una
acción apropiada sobre los hallazgos.
A continuación, se presentan algunas sugerencias para preparar títulos:
● El titulo debe ser breve.
● Sea tan específico o informativo como sea posible.
● Use términos constructivos cuando sea apropiado.
● No use palabras de relleno, tales como "estudio", "revisión", excepto como
último recurso.
● No incluya información confidencial.
PRIMERAS HOJAS

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La Carátula y la primera hoja del informe normalmente tienen la identidad de la

información
La segunda hoja presenta la carta del informe.
La tercera hoja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros
que lo conforman y el número de la página que les corresponde en el informe.
A continuación del contenido es aconsejable presentar una lista de definición de
las abreviaturas usadas en el informe. No se deben incluir abreviaturas de uso
corriente, sino aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del informe
mismo.
LA CARTA DEL INFORME
Es la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de
la empresa. Los asuntos que podría cubrir esta carta son:
● identificación del informe, indicando el título y número.
● Mención a la naturaleza y autorización del examen.
● Nombres y cargos de otros funcionarios a los que se hacen llegar copias
del informe.
● Referencia a que tanto los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del
informe, fueron validados con los funcionarios afectados.
● Dependiendo de la condición del auditor (interno o externo) la mención de
que se practicará la correspondiente acción de seguimiento.
CAPÍTULO DE LA INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
El propósito principal de este capítulo es proporcionar al lector información
importante acerca de la actividad examinada y la naturaleza del examen. Esta
información servirá de base para una mejor comprensión y apreciación del
mensaje principal del informe. El material que se expone debe ser relativamente
corto.
El contenido de esta información es:
● Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas.
● Alcance y naturaleza del examen.
● Declaraciones positivas.
● Principales funcionarios responsables.
A continuación, se describe cada uno de los componentes de Ia información
introductoria:
Antecedentes de las operaciones o actividades examinadas
Una breve información sobre el origen de la actividad, programa, etc., ayuda a
situar la escena para los hallazgos detallados y es de particular interés y valor
para aquellos lectores que no están muy familiarizados con los antecedentes. La
información sobre el propósito necesitará algunas veces ser más larga,
especialmente en los informes respecto a programas relativamente nuevos o
únicos. Sin embargo, debe ser tan breve como sea posible.
De una manera general deberá detallarse la información siguiente.

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● Debe indicarse claramente la naturaleza y características de la empresa,

fecha de inicio de sus actividades, y los propósitos se persiguen en la
evaluación, los fines de la actividad, proceso, etc. Extraídos normalmente
de los documentos de creación de la empresa
● Principales operaciones y actividades que desarrolla, poniendo especial
énfasis en señalar la misión de la empresa.
● Debe señalarse brevemente y en forma clara como está organizada la
empresa para desarrollar sus actividades.
De otro lado es conveniente que en esta información se enfatice cualquier área
que sea objeto de comentarios o recomendaciones hechas posteriormente en el
informe.
ALCANCE Y NATURALEZA DEL EXAMEN
El capítulo introductorio debe incluir toda la información acerca del alcance y
naturaleza del trabajo de auditoría que sea necesario, para comunicar con claridad
los hallazgos del informe o para situarlos en la perspectiva adecuada.
El capítulo introductorio debe proporcionar normalmente:
● Una identificación del período cubierto por el examen o la época en que
existieron las condiciones informadas.Mención de la observación de las
normas de auditoría aplicables. Una identificación de los lugares
geográficos específicos o áreas involucradas. Esta información influye a
menudo en el interés de los lectores. El objetivo principal es identificar los
hallazgos individuales con los lugares involucrados, en lugar de indicar
solamente el lugar donde se ha elaborado. Cuando sea apropiado, se
puede hacer una referencia a cualquier otro informe gue se haya emitido
sobre el mismo asunto.
● una breve exposición de los objetivos del trabaio, como antecedente al
considerar los hallazgos informados. No se debe hacer referencia a ningún
objetivo que no esté comentado en el informe. En caso de un trabajo a
solicitud, con objetivos dados, se debe exponer la razon para la realización
de un menor trabaio que el solicitado, cuando así corresponda.
● Una descripción breve del alcance del trabajo realizado, para posibilitarle la
rápida comprensión o aceptación de los hallazgos.
● El informe debe incluir una breve descripción de la naturaleza y tamaño de
la actividad que se discute, como antecedente de los hallazgos que se
informan. La información respecto a volumen, movimiento financiero o
recursos involucrados en el proceso o actividad, ayuda al lector a lograr un
perspectiva adecuada
El auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derecho a conocer el
alcance y naturaleza del trabajo, así como una indicación de la cobertura
establecida como esquema de referencia para los hallazgos.
Las razones por las que se hizo gran parte del trabajo serán evidentes y no
necesitan ser expuestas, a menos que sirvan a un propósito específico. La sección

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de alcance del examen debe ser diseñada para describir el trabajo realmente
realizado sobre el que se informa.
DECLARACIONES POSITIVAS
EI informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más imparcial
posible. Como durante el planeamiento y conducción del trabajo en la información
de auditoría, se enfatiza en asuntos que necesitan atención, podría hacerse un
esfuerzo consciente para mantener en el informe un equilibrio y perspectiva
adecuados.
PRINCIPALES FUNCIONARIOS RESPONSABLES
Cada informe debe incluir los nombres, cargos y períodos de servicio de los
funcionarios principales responsables de las actividades examinadas.
CAPITULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLAZGOS
La parte del informe de auditoría más extensa es la que comprende los
comentarios sobre los hallazgos de auditoría. Este capítulo, constituye el mensaje
principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a través de la presentación
del informe.
Las características básicas de los informes de auditoría se relacionan
especialmente a las partes en que se presentan los comentarios sobre los
hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones.
Atributos de un hallazgo
Es importante asegurarse que toda la información necesaria para comunicar el
mensaje con efectividad ha sido reunida, y está disponible para el redactor del
informe.
El siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos de
comentarios sobre los hallazgos:
Título descriptivo
Los hallazgos de auditoria deben tener un título, que por sí solo identifique la
Naturaleza del problema, debe ser expresado en tono positivo y en algunos casos
Puede incluir el efecto, expresado en términos cuantitativos.

Introducción de la Conclusión
La conclusión es un resumen del hallazgo y debe ser expuesta al comienzo de la
sección o capítulo. Este resumen, el que raramente debe ser más largo que un
párrafo, proporciona al lector una breve sinopsis del hallazgo y un sentido
deseable de perspectiva.
Atributos del Hallazgo
Esta sección es probablemente la más importante del informe, pues aquí es donde
el auditor trata de convencer al lector de la importancia del caso y de la necesidad
de tomar una acción.
Deben presentarse los atributos de cada hallazgo con el detalle suficiente para
convencer al lector de los motivos del caso. Además, tiene que establecerse el

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panorama o circunstancia que rodea al hallazgo, presentar hechos ilustrativos,

específicos o ejemplos que los respalden y proporcionar al lector suficiente
evidencia cualitativa de los tres atributos claves de todo hallazgo: Criterio, Efecto y
Causa.
Debe poner en conocimiento del lector lo que se ha encontrado inadecuado (o en
casos de comentarios sobre logros lo que se ha encontrado satisfactorio), el efecto
que tuvo (o que podría tener) y lo que lo causó; esta sección debe incluir cualquier
dato concerniente a la función, actividad o programa al cual se refiere el hallazgo.
Esto es necesario para situar la escena y establecer un esquema básico del
hallazgo.
Comentarios de los funcionarios responsables
Para presentar adecuadamente los hallazgos, el auditor debe reconocer y evaluar
los comentarios presentados por las personas responsables o afectadas
Normalmente se debe solicitar que los funcionarios responsables presenten por
escrito sus opiniones respecto a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
significativos.
En un informe que contenga múltiples hallazgos, tienen que presentarse dichos
comentarios y la evaluación del auditor sobre ellos, junto con cada hallazgo
pertinente en vez de presentar comentarios al final del informe en forma global.

Recomendación
De igual modo cada capítulo o sección debe concluir con la presentación de la
recomendación o recomendaciones, consideradas necesarias para mejorar o
cambiar las operaciones o actividades examinadas.
FORMULACION DE CONCLUSIONES
Las conclusiones de auditoría son opiniones profesionales del auditor, en base de
su examen. Son producto de su propio raciocinio. Su formulación se basa en
realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e
independiente sobre lo examinado. Las conclusiones son juicios del auditor
basados en los hallazgos luego de evaluar sus atributos y los comentarios de la
entidad.
Las conclusiones forman una parte muy importante del informe de auditoría y
están basadas en realidades de la situación examinada. Los papeles de trabajo
respaldan las conclusiones y estas generalmente se refieren a irregularidades,
deficiencias o aspectos negativos encontrados.
FORMAS DE PRESENTACION DE LAS CONCLUSIONES
Como se mencionó anteriormente, las conclusiones son presentadas
conjuntamente con el texto del hallazgo. Un breve resumen de la conclusión
puede formar parte del título del capítulo o sección del hallazgo y su primer
párrafo. Se presenta la conclusión en forma más detallada después de haber
presentado los atributos del hallazgo y comentarios de los funcionarios.

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Se redacta en el mismo estilo de los hallazgos. Se puede identificar la conclusión

como tal, por medio de un subtítulo que puede ser numerado en orden correlativo
de la presentación de las conclusiones a través de todo el informe.
PROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES
Las recomendaciones del auditor para mejorar o cambiar las operaciones y/o
actividades auditadas, son sin lugar a duda el producto más importante del informe
de auditoría. Debido a esta importancia deben ser claramente identificadas en los
capítulos de comentarios.
También es útil para fines de referencia asignar un número correlativo a cada
recomendación en el orden de su presentación, a través de todo el informe.
Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones
prácticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de mejorar o
cambiar las operaciones o actividades de la entidad.
Al formular las recomendaciones, el auditor debe incluir brevemente el contenido
de leyes, reglamentos, directivas, etc., que por su mandato deben cumplirse. No
es suficiente solamente mencionar la disposición por título o número ni
únicamente limitar la recomendación a que debe cumplirse, sino explicar lo que se
debe hacer.
Los informes que contienen recomendaciones constructivas, pueden hacer mucho
para alentar la conducción de mejoras o cambios en las actividades de la
empresa. Al exponer una recomendación y describir lo que se pretende hacer, da
como resultados informes más provechosos y enfoca la atención en lo que aún
necesita hacerse.
Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al titular de la
entidad y al funcionario responsable del área al nivel más alto, de tal manera que
pueda tomar la decisión.
Deben incluirse recomendaciones en los informes cuando el trabajo indique que
se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir. Deficiencias, aún si las
acciones correctivas han sido iniciadas al momento de elaborar el informe, pero
aún no terminadas a la conclusión del informe.
Algunos problemas revelados en la auditoría pueden tener varias posibles
soluciones alternativas, ninguna de las cuales es superior a la otra. En estos casos
deben presentarse las ventajas y desventajas de las diferentes soluciones, en vez
de tratar de solucionar un problema específico.
CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES
La importancia que va a conceder un lector a una recomendación y el respectivo
hallazgo, dependerá principalmente de la envergadura de las explicaciones y las
consecuencias prácticas experimentadas y potenciales en cuanto se oponen a los
conceptos teóricos. Por lo tanto, es importante señalar las ventajas prácticas de
las recomendaciones y de proyectarlas para obtener los mejores beneficios
posibles. La acción que se recomienda es para que se tome a la brevedad posible;

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las bases expuestas para la recomendación deben señalar claramente las

consecuencias de una demora (por ejemplo, continuas pérdidas, desperdicio,
etc.). Cuando un informe tiene que ver con deficiencias, las recomendaciones
deben estar diseñadas a corregir las causas principales de las deficiencias y a
lograr un ajuste en los casos específicos que se han identificado. De esta manera
se incrementan bastante los beneficios del trabajo. Esta es la razón por la que se
pone énfasis en la identificación de las causas básicas, solo mediante la
identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas.
Algunas veces, el auditor podría determinar defectos estos procedimientos o
controles qué si no se corrigieran podrían resultar en desperdicio o pérdidas.
Como auditor debe estar siempre alerta a la necesidad de reforzar el control como
una medida de protección y que las recomendaciones bajo tales circunstancias
sean apropiadas. Debe también recomendarse cambios o mejoras en las prácticas
o procedimientos de la entidad cuando el trabajo indique que se necesitan tales
acciones para lograr mayor eficiencia y economía en las operaciones.
PRESENTACION DE LAS RECOMENDACIONES EN EL INFORME
Las recomendaciones son presentadas conjuntamente con el hallazgo y las
conclusiones pertinentes, normalmente al final del capítulo o sección referente al
hallazgo, identificando la recomendación por medio de un subtítulo descriptivo y
asignando a cada recomendación incluida en el informe un número correlativo en
el orden de presentación.
IDENTIFICACION DE LAS RECOMENDACIONES SUSTANCIALES
Cuando el auditor cree que se debe efectuar una acción sobre la base de sus
hallazgos, el informe no debe dejar duda en la mente del lector de que está
haciéndose una recomendación sustancial. Esto es importante, especialmente en
las recomendaciones a los titulares de las entidades. Por esta razón y para ayudar
a los directores a ubicarlas se deben presentar las recomendaciones bajo
subtítulos que las identifique como tales.
Deben utilizarse siempre la expresión "recomendamos que, etc.", en el Cuerpo del
informe para recomendaciones sustanciales. Si el auditor considera que el
ejecutivo debe hacer algo, debe recomendar que él lo haga. En las cartas que
envían copias de los informes a funcionarios, debe utilizarse el término "estamos
recomendando, etc."
IDENTIFICACION DEL FUNCIONARIO QUE DEBE ACTUAR
El informe debe establecer siempre el funcionario de quien se espera que actúe
acerca de las recomendaciones. Esto puede hacerse ya sea en el título que
precede la recomendación o en Ia recomendación misma. Para enfocar la
atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio
de la acción recomendada, se debe identificar al funcionario de la organización
que debe llevar a cabo la acción.
CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES

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En razón de la importancia de las recomendaciones el auditor debe hacer un

esfuerzo especial para asegurarse que el lenguaje usado en su exposición sea
claro y no sea susceptible de ser mal interpretado. Las recomendaciones deben
ser expuestas en oraciones afirmativas, simples y estar libres de ambigüedades o
calificaciones innecesarias.
SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES
Las recomendaciones siempre deben ser constructivas y se deben considerar los
siguientes aspectos:
● Sea tan específico como fuere posible, evite recomendaciones muy
generales.
● No limite la recomendación a que simplemente se cumplan las
disposiciones legales.
● No recomiende acciones ya tomadas completamente.
● identifiqué la persona que debe tomar la acción correctiva.
● Evite el uso de lenguaje extremado tales como "inmediatamente", "sin
demora", etc.
● incluya la explicación de las razones para hacer la recomendación o su
objetivo.
● No introduzca nuevo material, pensamiento o información que no haya sido
desarrollado en el texto del comentario sobre el hallazgo.
● Considere el factor costo-beneficio de cada recomendación.
● Sea positivo y constructivo.
● Sea lo más breve posible
● identifiqué la recomendación como tal.
ANEXOS AL INFORME
La inclusión de anexos es algo que debe ser debidamente considerado por el
auditor. Estos contienen necesariamente informaciones relacionadas con los
asuntos tratados en el cuerpo de informe, que van a permitir aclarar al lector los
aspectos técnicos incluidos en el mismo. Cuando estas informaciones son
necesarias a manera de apéndice, están ubicadas al final del informe, debiendo
incluirse solo en casos necesarios.
Como todo el informe, los anexos deben ser presentados por el auditor de manera
clara, accesible al lector, sin abundar en terminologías técnicas, excepto en los
casos en que se deban adjuntar informes técnicos completos de exámenes
especializados.
FORMATO DE LA SINTESIS DEL INFORME
El formato del informe de auditoría es flexible con respecto a la presentación de un
resumen de su contenido, para la revisión rápida por personas que desean un
conocimiento general de los resultados del examen.
La síntesis tiene la ventaja de presentar, para revisión rápida por parte del lector,
los resultados principales de la auditoría. Generalmente se la prepara para
informar a personas importantes que no disponen del tiempo suficiente para leer

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Íntegramente el informe y para motivarlas a tomar las acciones correctivas

necesarias. Los funcionarios importantes también pueden utilizarla para realizar la
lectura selectiva del informe al escoger en base de las síntesis o resumen las
partes de interés principal. Por tal motivo deben incluirse referencias y
observaciones pertinentes a cada conclusión y recomendación.
El propósito principal de la síntesis es hacer del informe un instrumento más útil a
sus posibles lectores o usuarios, especialmente los que podría tener un
conocimiento tan limitado de las actividades o programas que no podrían
comprender totalmente una simple lista de conclusiones y recomendaciones. La
inclusión de la síntesis en los informes mejora la comunicación con los usuarios de
los mismos y elimina la necesidad de que otras personas preparen una sinopsis o
resumen de su contenido con el riesgo de posibles malentendidos.
Como es probable que muchos de los receptores de los informes verán solo la
síntesis, es importante que esté presente un resumen del contenido principal del
informe en forma clara y comprensible.
La síntesis debe presentar en forma exacta, justa y clara lo más importante del
informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones, No debe
presentar hechos u opiniones que no estén contenidos en el informe ni dar énfasis
indebido a partes menos significativas del mismo.
La síntesis cuando es incluida dentro del informe, debe seguir a la carta del
informe.
La estructura de la síntesis puede ser la siguiente:
Estructura de la síntesis
1. Encabezamiento.
2. Hallazgos y conclusiones principales.
3. Recomendaciones Principales.
4. Comentarios y/o acciones tomadas por la entidad
5. Asuntos importantes no resueltos.
ESTILO DE LA SINTESIS
A continuación, se dan algunas sugerencias para preparar la Síntesis:
● Use la construcción gramatical en tercera persona.
● Use oraciones y párrafos cortos.
● Use palabras simples, pero no repita literalmente el lenguaje usado en el
cuerpo del informe. No use términos técnicos.
● Use frases que califiquen. Pero no exagere.
● Use solo abreviaturas bien conocidas y familiares.
● Subraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar.
● Haga uso liberal de referencia a páginas del informe para encaminar a los
lectores a los detalles de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y
a los comentarios y/o acciones de la entidad.
USO DE AYUDAS VISUALES EN EL INFORME

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Las fotografías, cuadros, gráficos y mapas, pueden a menudo presentar los

asuntos de un informe en forma más clara y enérgica con relación a lo que pueden
hacer las palabras o tablas. Tales ayudas visuales pueden ser especialmente
útiles para enfatizar los puntos centrales del informe y para reducir el monto de
detalle necesario en el texto.
Al ejecutar los programas de auditoría, los miembros del equipo deben considerar
la obtención de ayudas visuales para respaldar los hallazgos de auditoría y para
utilizarlos en los informes. Los miembros del equipo mientras desarrollan el trabajo
de campo están en la mejor posición para obtener fotografías u otras ayudas a
medida que el trabajo progresa. En la preparación y revisión de los informes, los
auditores deben estar alertas, para determinar el valor que podrían tener las
ayudas visuales para identificar, aclarar o enfatizar un asunto particular o hallazgo.
En algunos informes, se pueden usar fotografías para enfatizar un punto particular
y en otros para ilustrar, por ejemplo, un asunto que se discute. No existe objeción
a que los miembros del equipo de auditoría estén incluidos en las fotografías, pero
ellos no deben ser nombrados en los informes.
En algunos casos, puede ser apropiado referirse en la síntesis del informe a las
ayudas visuales más significativas o importantes contenidas en el informe.
Cuando se obtengan ayudas visuales de otras fuentes, estas deben ser
nombradas ya sea en el texto o en tipo pequeño debajo de las ilustraciones.
Sugerencias para el uso de ayudas visuales
Se debe:
● Tener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el comienzo
de una auditoría, especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo.
● Buscar oportunidades para hacer que un informe sea mas claro y
sucinto,mediante el uso de ayudas visuales,
● Colocar todas las ayudas visuales cerca del asunto con el cual relacionan
en El texto.
● Usar ayudas visuales de naturaleza general (especialmente mapas) en las
primeras páginas del informe. Esto ayuda at lector a conocer donde esta
desde el principio.
● Proporcionar un elemento de comparación del tamaño cuando sea posible;
si el asunto es una máquina grande coloque a un hombre en la fotografía, si
el asunto es pequeño use una regla, moneda o sujeta papel.
● Consiga información en la fecha en que se toma la fotografía, para
propósitos del título.
● usar siempre un título para explicar que es los que hay en la fotografía. El
título ideal es completo Pero no largo.
No se debe:
● Principiar sobre la base de "terminemos el informe" y después busquemos
algo para ilustrarlo.
● Destacar algo que no se explica en el título de una fotografía'

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● usar gráficos u otro material con un detalle tan diminutivo que no pueden
ser leídos o comprendidos fácilmente.
Los cuadros y gráficos generalmente se hacen en tamaño grande y se reducen
para la impresión. En algunos casos, ellos podrían ser demasiado chicos para ser
efectivos cuando se reducen a una página normal. En tales casos deben ser
impresos como páginas de centro (dos páginas frente a frente en el centro)
cuando sea posible.
RESPONSABILIDADES DE LA REDACCION Y REVISION DEL INFORME
La redacción del informe debe hacerla el auditor jefe del equipo de auditoría que
realizó el examen, pero también comparten esta responsabilidad los auditores que
intervinieron en las diferentes fases por las que pasa el borrador del informe hasta
llegar a la consideración del jefe de la unidad, quien aprueba el informe y es
responsable por el contenido de todo el informe.
Una lista de preguntas que ayudará al jefe de la unidad a efectuar una revisión y
es la siguiente:
● ¿Cubre el examen el propósito de la auditoría?
● ¿Es necesario expresarlo de esa manera?
● ¿Comunica a la administración lo observado?
● ¿Cumplen los hallazgos con los atributos que los caracterizan?
● ¿Se apoyan las conclusiones en los hallazgos presentados?
● ¿Responden las recomendaciones a las conclusiones y son factibles,
prácticas y económicas?
● ¿Es necesaria la acción correctiva que se recomienda?, ¿Es adecuada?
● ¿Son actuales los hechos que se presentan?
● ¿Entenderá la administración el informe?
● ¿Puede expresarse con mas claridad?
● ¿Se dejó de decir algo y puede incluirse?
● ¿Es un resultado profesional?
● ¿Cumple el informe con las normas de auditoría aplicables?
● ¿Es correcto, completo y bien presentado?
● ¿Están los hallazgos expresados en forma objetiva, clara y sencilla,
debidamente respaldados en los papeles de trabajo?
● ¿Es el informe conciso, pero suficientemente completo para ser entendido?
● ¿indica las causas fundamentales de las conclusiones para facilitar la
acción correctiva?
● ¿Está la crítica expuesta bajo una perspectiva equilibrada?
● ¿Señala asuntos que deben ser estudiados con más profundidad si el caso
lo requiere?
● Reconoce logros positivos de la administración dignos de ser
mencionados?
● ¿Ha hecho, el auditor jefe del equipo, uso suficiente de la autoridad
conferida para efectuar el examen?.

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