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ESCUELA

SUPERIOR

POLITCNICA

ECOLGICA

CARIAMANGA Prof. Servio Tulio Montero Ludea

MDULO

DE:

AUDITORIA

TUTORA:

Dra. OLGA CUEVA

CARRERA:

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

CICLO:

NOVENO

MODALIDAD:

SEMIPRESENCIAL

PERODO ACADMICO:

ABRIL 2008- SETIEMBRE 2008

CALVAS - LOJA ECUADOR

2008

DESARROLLO

DE

CONTENIDOS

DE AUDITORA

1 INTRODUCCIN A LA AUDITORIA.- La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrentar, los frecuentes retos encontrados en el mismo. En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto es necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones. 1.1 LA AUDITORIA - ANTECEDENTES.- La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose

conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria, el titulo del que practica esta tcnica, apareci a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I. En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecutar funciones de auditorias, destacndose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581. La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimi nuevas direcciones a las tcnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas (donde la naturaleza del servicio es prcticamente obligatorio). Se preanuncio en 1.845 o sea, poco despus de penetrar la contabilidad de los dominios cientficos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificacin anual

de los balances que deban hacer los auditores. Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante asociacin cuida las normas de auditoria, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943. El futuro de nuestro pas se prev para la profesin contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razn por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseanza ctedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros pases se realizan1. 1.1.1 DEFINICIONES.-Inicialmente, la auditoria se limito a la verificacion de los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado extendindose; no obstante son muchos los que todava la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. En forma sencilla y clara, escribe Holmes:"La auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos." Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente: "Examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen." Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos. 1.1.2 OBJETIVO.- El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades

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revisadas; los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias. 1.1.3 FINALIDAD.- Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado; para ello se describe los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. Indagaciones y determinaciones sobre el estado de resultados. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exmenes de aspectos fiscales y legales b. Examen para compra de una empresa (cesin patrimonial) c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

As Los variadsimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta tcnica. 1.2. CLASIFICACIN DE LA AUDITORIA.- Para una mayor comprensin y ejecucin la Auditoria se subdivide en externa e interna 1.2.1 AUDITORIA EXTERNA.- Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo es formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de

Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc. La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes, documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin, por lo que una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Por tal razn una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas; esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin; bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable2. 1.2.2. AUDITORA INTERNA.- La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa, un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del

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auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros; por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico; la auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. 1.2.3 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA.- Existen

diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se detalla a continuacin:

En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil.

En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica3.

1.3 AUDITORIA ADMINISTRATIVA - ANTECEDENTES.- Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin. En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras,
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consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa." Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos." El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin. Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa. El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa.

Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa. Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades. En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica. Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa. Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible.

En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas. Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin. En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas pblicas. Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora enriqueciendo4. 1.3.1. DEFINICIONES.- Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: "Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales". Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y

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El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. 1.3.2. NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.-En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. la auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluacin de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analtica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. 1.3.3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.

De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. 1.3.4. PRINCIPIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: 1.3.4.1 SENTIDO DE LA EVALUACIN.- La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.

1.3.4.2 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE VERIFICACIN.- Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. 1.3.4.3 HABILIDAD PARA PENSAR EN TRMINOS ADMINISTRATIVOS.- El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. 1.4. ALCANCE.- Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

1.4.1 CAMPO DE APLICACIN.- En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social.

En el Sector Pblico: se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Privado: se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequea 3. Empresa mediana 4. Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: 1. Telecomunicaciones 5. Construccin 2. Transporte 6 Petroqumica 3. Energa 7 Turismo 4. Servicios 8. Cinematografa

9. Banca 13. Automotriz 17. Autocartera 21. Qumica 25. Informtica

10. Seguros 14. Editorial 18 Textil 22 Forestal

11. Maquiladora 12. Electrnica 15 Arte grfico 16. Manufactura 19 Agrcola 20. Pesquera

23. Farmacutica 24.Alimentos y Bebidas 28. Comercio

26. Siderurgia 27. Publicidad

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales, 2. Internacionales y 3. Mixtas 2. Acuerdo de

Tambin tomando en cuenta las modalidades de: 1. Exportacin Licencia

3. Contratos de Administracin, 4. Sociedades en Participacin y Alianzas 5. Subsidiarias

Estratgicas

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1.Tipo de organizacin y 2. Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: 4. Sociedades Fundaciones 2.Agrupaciones 7. Programas 3. Asociaciones 8. Proyectos

5.Fondos, 6. Empresas de solidaridad

9. Comisiones 10. Colegios Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1.Educacin 2. Cultura - Popular, 3. Salud y Seguridad Social, 5. Empleo, 6 Alimentacin, 4. Poltica: - Obrero - Campesino

7. Derechos Humanos, 8. Apoyo a

marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en

cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e

institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido5. 1.5. FACTORES Y METODOLOGAS.- Para su adecuada funcionalidad se cita los siguientes: 1.- Planes y Objetivos.- Examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2.- Organizacin..- Analiza, estudia y compara lo siguiente: a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse.- de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3.- Polticas y Prcticas.- Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas. 4.- Reglamentos.- Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5.- Sistemas y Procedimientos.-Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras. 6.- Controles.- Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces. 7.- Operaciones.- Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados. 8.- Personal.- Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin. 9.- Equipo Fsico y su Disposicin.- Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo.

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10.- Informe.- Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes. 1.6 EL AUDITOR - DEFINICIN.- Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica. 1.6.1 FUNCIONES GENERALES.- Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin. Las funciones tipo del auditor son:

Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo.

Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria. Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.

Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin

Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles

Revisar el flujo de datos y formas. Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la organizacin.

Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina. Evaluar los registros contables e informacin financiera. Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin avances. continua de

Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.

Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

1.6.2 CONOCIMIENTOS QUE DEBE POSEER.- Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo. Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin: 1.6.2.1 Acadmica.- Estudios a nivel tcnico, licenciatura o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, sicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, Otras especialidades

contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico.

como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio. 1.6.2.2 Complementaria.- Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros. 1.6.2.3 Emprica.- Conocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico. Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura. Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa. 1.6.2.4. Habilidades y destrezas.- En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter. La expresin de stos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas:

Actitud positiva. Estabilidad emocional. Objetividad. Sentido institucional. Saber escuchar. Creatividad. Respeto a las ideas de los dems. Mente analtica. Conciencia de los valores propios y de su entorno. Capacidad de negociacin. Imaginacin. Claridad de expresin verbal y escrita. Capacidad de observacin. Iniciativa. Discrecin. Facilidad para trabajar en grupo. Comportamiento tico.

1.6.2.5 Experiencia.- Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones. Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que dominar:

Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin. Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin. Conocimiento de esfuerzos anteriores Conocimiento de casos prcticos. Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de otra naturaleza.

Conocimiento personal basado en elementos diversos.

1.6.2.6. Responsabilidad profesional.- El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes. Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en :

Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas Cumplir con las normas o criterios que se le sealen Capacitarse en forma continua

Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora, es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos. Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes: Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar Inters econmico personal en la auditora Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas Relacin con instituciones que interactan con la organizacin Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica

Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son: Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora. Interferencia con los rganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora Presin injustificada para propiciar errores inducidos

En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:

Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.

Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente.

Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.

Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios.

Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece.

Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva. Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales.

Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

1.6.3 CONCLUSIN.- El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidas. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace mas

complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.

Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia6.

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2. LA AUDITORIA CONSTITUYE UN MECANISMO MODERNO Y AGIL 2.1 AUDITORA.- La auditora en la actualidad es el mecanismo moderno disponible que permite el ejercicio de funciones de control, evaluacin o revisin de las operaciones de una empresa de manera profesional, independiente y confiable. As el proceso de autoaprendizaje es un reto que requiere esfuerzo y dedicacin por lo que es imperativo organizar su tiempo, distribuyndolo convenientemente. No olvide que el poder est en sus manos, sin olvidar que hoy es el mejor da para iniciar a forjar un nuevo futuro, lo que usted es hoy es fruto de su pasado y lo que usted ser maana es fruto de lo que usted piense y haga hoy.

2.1.1 CONCEPTO DE AUDITORIA.- La recopilacin y evaluacin de datos sobre informacin de una entidad para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin y los criterios establecidos. La auditora debe ser realizada por una persona competente e independiente. Puesto que consiste en un examen objetivo,

sistemtico y profesional de las operaciones ejecutadas con la finalidad de evaluarlas, verificarlas y emitir un informe que contenga comentarios, conclusiones y

recomendaciones. 2.1.2 SERVICIOS DE EXPRESIN DE OPININ.- Se refieren a la diversa gama de servicios que presentan los Contadores Pblicos Certificados. Por lo general estos pueden ser de dos clases o tipos: Los que mejoran la confiabilidad de la informacin, es decir los servicios de auditora y de expresin de opinin y Los que presentan la informacin de manera que faciliten la toma de decisiones. 2.1.3 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.- Son conceptos o normas que establecen organismos facultados para ello y que son aceptados por los contadores como esenciales para preparar reportes financieros adecuados7.

2.2. TIPOS DE AUDITORA.- Existe una gran variedad pero se analizar los siguientes tipos de auditoria.

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2.2.1 PROPSITO DE LA AUDITORIA- Las normas son establecidas para medir la calidad del desempeo de los individuos y las organizaciones. El propsito es aclarar la naturaleza de las normas de auditora generalmente aceptadas y de las de control de calidad. Al explicar las primeras se presentar el informe de auditora, documento importante que surge como producto final de un trabajo de auditora.

2.2.2 EL INFORME DE AUDITORA.- Consiste en un informe de auditora de los estados financieros, el cual recordar tiene el objeto de dictaminar o expresar una opinin profesional, sobre la razonabilidad de los mismos. La opinin del auditor se expone mediante un informe corto conocido tambin como dictamen o como informe estndar, el mismo que comprende la carta de dictamen, estados financieros ajustados y notas aclaratorias; tambin puede expresarse a travs de un informe largo, el mismo que contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre la estructura de control

interno, contabilidad, actividades operativas, rubros examinados, etc. informe se compone de tres prrafos o secciones:

Bsicamente el

2.2.2.1 PRRAFO INTRODUCTORIA.- clarifica las responsabilidades de la gerencia en cuanto a la preparacin de los estados financieros, y la de los auditores relacionada con la emisin de una opinin sobre los mismos. 2.2.2.2 PRRAFO DEL ALCANCE.- describe la naturaleza del trabajo del auditor, ejecutado de acuerdo con las NAGA 2.2.2.3 PRRAFO DE LA OPININ.- es una declaracin concisa de la opinin del auditor sobre los estados financieros examinados. En el siguiente cuadro sinptico se resumen los tipos de opinin para un informe de auditora

2.2.2.4 ACTOS ILEGALES.- Violaciones de las leyes o regulaciones gubernamentales

2.2.2.5 ERROR.- Falsedad no intencional en los estados financieros u omisin de un monto o revelacin 2.2.2.6 FRAUDE.- En las auditoras de los estados financieros, el fraude incluye dos tipos de distorsiones intencionales en ellos: las que provienen de informes financieros fraudulentos y las que provienen de la malversacin de activos. Desde el punto de vista legal, el fraude es la presentacin errnea de un hecho material por una persona, la cual sabe que es falso o cuya veracidad no se verific en forma responsable. 2.2.2.7 DILEMA TICO.- Es una situacin en que el individuo debe decidir la conducta correcta; generalmente se refiere a una situacin donde el bienestar de uno o ms individuos se ve afectado por los resultados de la decisin. A menudo los dilemas ticos de los auditores influyen en el bienestar de muchos individuos o grupos. Por ejemplo, si toma una decisin no tica respecto al contenido de un informe de auditora, perjudicar al patrimonio de sus inversionistas y acreedores. 2.2.2.8 NECESIDAD DE LA TICA PROFESIONAL.- Precisamente en estos das en que la moral y la capacidad de los hombres tienen que ser vistas de manera estrechamente ligadas, en donde estos deben ser evaluados no solamente por su capacidad sino tambin por su probidad, y por los aportes a la causa comn de no dejar que todos su entorno se mantenga igual, entendiendo que es de hombres poco previsores, pretender obtener resultados diferentes haciendo siempre lo mismo. Toda actividad del hombre ha sido regulada con el objeto de orientar las acciones y uniformar el ejercicio de sus derechos y obligaciones, como consecuencia de este enunciado, y a nivel profesional se han elaborado y puesto en prctica verdaderos cdigos de tica y normas profesionales que buscan garantizar la calidad y objetividad en el trabajo. Toda profesin reconocida poseen algunas caractersticas comunes, entre las que podemos citar:

Responsabilidad de servir al pblico. Un rico acervo de conocimientos. Normas de admisin.

Necesidad de contar con la confianza del pblico8..

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2.3 RIESGO DE AUDITORA.- Consiste en que los auditores involuntariamente no


modifiquen su opinin sobre los estados financieros que contienen errores materiales, dicho de otra manera, es el riesgo de que los auditores emitan o expresen una opinin limpia o no calificada sobre los estados financieros que contienen desviaciones sustanciales de los PCGA. Las definiciones anteriores se refieren a una auditora de

estados financieros, sin embargo, el riesgo de auditora puede presentarse en cualquier tipo de auditora cuando su opinin, su criterio, sus observaciones o su informe sobre la auditora realizada, contiene desviaciones sustanciales respecto de la realidad del cliente o rea - proceso en revisin; el riesgo de auditora se reduce con la reunin de la evidencia, mientras ms competente sea la evidencia, menor es el riesgo de auditora asumido, una forma de recopilar evidencia es recopilar evidencia es intensificar los procedimientos de auditora. El riesgo de auditora a su vez comprende los siguientes tipos de riesgos: 2.3.1 RIESGO INHERENTE.- consiste en la posibilidad de un error material en una afirmacin antes de evaluar o examinar el control interno del cliente. Los factores que afectan el riesgo inherente se relacionan bien sea con la naturaleza del cliente y su industria. 2.3.2 RIESGO DE CONTROL.- es el riesgo de que el control interno del cliente no haya evitado o detectado un error en forma oportuna. Para evaluar el riesgo de control, los auditores identifican los controles del cliente, haciendo nfasis en aquellos controles que afectan la confiabilidad de la presentacin de los informes financieros. 2.3.3 RIESGO DE DETECCIN.- es el riesgo de que los auditores no descubran los errores al aplicar sus procedimientos, es decir la posibilidad de que los procedimientos slo se lleven a concluir que no existe un error material, cuando en realidad s existe, el riesgo de deteccin se limita efectuando pruebas sustantivas. 2.4 EVIDENCIA DE AUDITORA.- La evidencia es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor, es la informacin especfica obtenida durante la labor de auditoria a travs de las diferentes tcnicas de auditora como: observacin, inspeccin, entrevistas, etc. 2.5 TCNICAS DE AUDITORA.- Son mtodos bsicos utilizados por el auditor para obtener la evidencia necesaria a fin de formarse un juicio profesional sobre lo examinado.

Son herramientas del auditor y su empleo se basa en su criterio o juicio, segn las circunstancias. Como cualquier herramienta unas son empleadas con ms frecuencia que otras.

2.6 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA.- Los auditores realizan procedimientos para obtener evidencia que les permitan extraer conclusiones razonables sobre lo que estn revisando, en el caso de una auditora financiera por ejemplo, ver si los estados financieros del cliente se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estos procedimientos hacen uso de las tcnicas de auditora, as por ejemplo: 1. Realizar una inspeccin del inventario de la compaa. 2. Observar el proceso de produccin de materiales. 3. Indagar y realizar una entrevista para conocer el estado actual de los proyectos estratgicos que lleva la empresa. 4. Comprobar la legalidad de las facturas de venta generadas.

Los procedimientos que les permiten sortear el riesgo de error material (riesgo inherente y de control) son conocidos como Procedimientos de Control o Cumplimiento y se realizan de tres formas:

Conocer el cliente y su ambiente a fin de evaluar los riesgos de error material. Conocer el control interno del cliente. Disear y realizar pruebas de controles para verificar su eficiencia operativa en la prevencin o deteccin de errores materiales.

En cambio, los procedimientos que apuntan a disminuir el riesgo de deteccin con los Procedimientos Analticos o Sustantivos, estas son revisiones ms detalladas, especficas sobre algn proceso, sistema, informtico, cuenta contable, etc. 2.7 DOCUMENTACIN DE LA AUDITORA.- Los papeles de trabajo o documentacin de la auditora son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso de la auditora, que fundamentan y respaldan su informe. Algunos de sus propsitos son:

Registrar de forma sistemtica las labores o tareas efectuadas al llevar a cabo una auditora.

Registrar la informacin y evidencia obtenidas.

Respaldar el informe de auditora es decir los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditora.

Facilitar la revisin y supervisin del proceso realizado.

2.7.1 NDICES, MARCAS Y REFERENCIAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.Al preparar los papeles de trabajo de la auditora es importante agregarles los smbolos necesarios que permitan identificarlos claramente, hacerles seguimiento, conocer su relacin con respecto a otro documentos y el tipo de revisin que se realiz, estos smbolos se conocen como ndices, referencias y marcas. 2.7.2 NDICES Y REFERENCIAS.- el propsito de las referencias es mostrar en forma objetiva a travs de los papeles de trabajo, las conexiones entre cuentas, cdulas, anlisis realizados, etc. Y su correspondiente relacin con los estados financieros o el contenido del informe de auditora, para lo cual se utilizan cdigos alfabticos, numricos y alfanumricos. Este fin se logra con la anotacin de los ndices de cada papel de trabajo en forma correspondiente y mutua que represente de donde vienen y a donde van los diferentes datos. 2.7.3 MARCAS.- son smbolos o seales que utiliza el auditor para representar procedimientos de auditora o pruebas aplicadas. Tambin podemos decir que estas marcas le permiten al auditor sealar conceptos a los que se refieren las anotaciones constantes de los papeles de trabajo. 2.7.4 CARTA DE COMPROMISO.- Se refiere a que los auditores deben ponerse de acuerdo con el cliente mediante un documento escrito denominado Carta de Compromiso, en lo referente a los servicios que darn: objetivos del trabajo, responsabilidad de los ejecutivos, responsabilidades de los auditores y limitaciones del trabajo. Cuando la carta de compromiso es aceptada por un funcionario autorizado del cliente, representa un contrato ejecutorio entre el auditor y el cliente. 2.8 PLANIFICACIN DE LA AUDITORA.- Es la funcin administrativa ms importante durante el proceso de auditora, con la que se puede determinar concretamente hacia donde se quiere llegar y en qu forma se lograr.

Es importante recordar que la tercera norma de auditora generalmente aceptada relativa a la ejecucin del trabajo en el campo denominada Planificacin de la Auditora expresa la planificacin de la auditora debe estar basada en la comprensin del ente o rea a examinar, la naturaleza de sus transacciones, el ambiente de control y los sistemas de informacin. La planificacin de la auditora comprender entonces la planificacin

preliminar que facilite un enfoque general de la auditora y la planificacin especfica dirigida a obtener una programacin completa e integral del examen. 2.8.1 PROGRAMA DE AUDITORA.- Es un documento formal que sirve como gua de los procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada; enuncia en forma ordenada, los procedimientos a ser empleados, la extensin y profundidad de su aplicacin. Sus propsitos son:

Proporcionar a los miembros, un plan sistmico del trabajo de cada rea o rubro a examinarse.

Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente del trabajo a ellos encomendados.

Servir como un registro de la actividad de auditora evitando olvidarse de aplicar procedimientos bsicos.

Constituir el registro del trabajo desarrollado proporcionando evidencia del trabajo ejecutado.

De acuerdo a lo indicado, es importante puntualizar que durante una auditora deben prepararse todos los programas necesarios de acuerdo a las reas o rubros sometidos a revisin. 2.8.2 PROCESO DE AUDITORA.- Si bien de acuerdo al tipo de auditora existen particularidades en el proceso a seguir, de manera general todas las auditoras en el fondo tienen un proceso similar que contempla las siguientes fases:

Planificacin y Programacin o llamada tambin fase de Diagnstico Preliminar y Planificacin.

Trabajo en el campo o conocido tambin como Ejecucin.

Informe de resultados o Comunicacin.

Algunas de las actividades ms importantes por cada fase son: 2.8.2.1 PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN: Consiste en ejecutar los siguiente procesos:

Visita Previa y diagnstico inicial. Revisin de documentacin de auditoras anteriores. Generar el Plan Especfico de Trabajo. Elaboracin de Cuestionarios de Control Interno. Elaboracin de los Programas de Auditora.

2.8.2.2 TRABAJO DE CAMPO.- Seguir el respectivo procedimiento detallado a continuacin:


Evaluacin del sistema de Control Interno Aplicacin y desarrollo de los programas de auditora. Elaboracin y obtencin de los papeles de trabajo. Comunicacin permanente con funcionarios responsables.

2.8.2.3 COMUNICACIN DE RESULTADOS: Consiste en preparar y presentar la siguiente informacin:

Preparar el borrador del informe incluyendo los hallazgos encontrados y las recomendaciones para poder superarlos.

Presentar el informe a los involucrados. Entregar el informe final.

Un informe estndar de una auditora no financiera tendr entre otras cosas el detalle de las observaciones o hallazgos encontrados as como las respectivas recomendaciones, los hallazgos para que sean vlidos y efectivos en su propsito de comunicar la debilidad encontrada, deben contender en su redaccin cuatro atributos tales como: condicin, criterio, causa y efecto.

2.9 ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA.aspectos esenciales descritos a continuacin: Condicion Lo que es Criterio Causa Efecto Lo que debe ser Diferencia entre lo que es y lo que debe ser Por qu sucedi

Consiste en cuatro

Es la situacion que se presenta Base legal, reglamentos, disposiciones internas, externas, que no se cumplen Las consecuencias que produjo a la institucin, empresa, entidad El motivo por el cual se produjo este hecho o desviacin

2.9.1 CONTROL INTERNO.- En la actualidad los altos ejecutivos buscan maneras de controlar mejor las empresas que dirigen, los controles internos se implantan con el fin de detectar en el plazo deseado, cualquier desviacin respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de gestionar adecuadamente los riesgos. El Control Interno constituye un conjunto de normas, mtodos y medidas coordinadas, que adopta una organizacin con el propsito de salvaguardar los recursos, propiciar informacin de toda clase en forma oportuna, adecuada y confiable, promover la eficiencia operativa, el mejoramiento continuo y estimular las polticas establecidas por la Direccin de la Entidad. As el Control Interno consistir siempre en un proceso realizado por la alta direccin, administradores y otro personal de la organizacin, diseado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras:

Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables

2.9.2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.- Los componentes del control interno son: 2.9.2.1 Ambiente de control.- hace referencia a la conciencia de control que cada colaborador tenga frente a los procesos y funciones de su competencia, a su vez este componente conlleva una serie de factores que permiten su interaccin con el proceso administrativo como son: integridad, valores ticos, competencias laborales, y filosofa de la direccin.

2.9.2.2 Valoracin de Riesgos.- Toda actividad y todo negocio conlleva un determinado nivel de riesgos, que es necesario identificar para convivir con ellos, contrarrestarlos y hasta enfrentarlos en un momento determinado.

2.9.2.3 Informacin y comunicacin.- El las ltimas dcadas, la informacin se ha constituido en un medio de produccin que permite a las organizaciones agilizar la toma de decisiones, la atencin y el servicio al cliente y, a incrementar la competitividad de las empresas; en atencin a lo anterior, los esquemas de informacin y comunicacin deben hacer posible la emisin de reportes tiles en el control de las operaciones y en las decisiones de la gerencia, al igual que deben establecerse los canales de comunicacin claros y expeditos que permitan conocer oportunamente las decisiones que ataen a cada puesto de trabajo

2.9.2.4 Actividades de control.- son polticas, procedimientos y directrices que ayudan a lograr la ejecucin de los planes y programas dentro de los trminos previstos y con el uso ptimo de los recursos. Las actividades de control se dan a lo largo y ancho de la organizacin, en todos los niveles y funciones; incluyen un rango de acciones diversas como la comprobacin, aprobacin, conciliacin, autorizacin, verificacin, segregacin de funciones, revisin de desempeo y medidas de seguridad de los activos.

2.9.2.5 Monitoreo.- Este componente puede catalogarse como el control y el autocontrol de los controles, pues corresponde a la evaluacin peridica que debe hacerse a los sistemas un recontrol, en procura su actualizacin permanente y su permeabilidad a los cambios del entorno 2.9.2.6 Relacin entre control interno y auditoria.- El grado de confianza en el control interno constituye la base fundamental para definir el enfoque y alcance de las pruebas de auditoria; por su parte las normas de auditoria, relativas a la ejecucin del trabajo, exigen que el auditor evale y pruebe los controles internos, como punto de partida para definir la extensin de las pruebas9.

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2.10. LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL.El desarrollo administrativo de las empresas se ha realizado atendiendo las operaciones productivas por sus dueos o por su Direccin General, dejando otros aspectos de

controles administrativos al Contador. ste, por el incremento de las necesidades administrativas, fue desarrollando dichos controles y mejorndolos, en la medida en que las exigencias de competitividad y otras, as lo implicaban, los controles administrativos se fueron haciendo cada vez ms importantes y la labor del contador fue amplindose en ese mismo sentido. Como una de las funciones primordiales del Contador y la primera que tuvo a su cargo, junto con la de cumplimiento de obligaciones fiscales y legales, es la de la informacin financiera, surgi la necesidad de revisarla desde afuera, por otro Contador con la calidad de independiente, con lo que se le daba ms credibilidad porque dicha informacin era avalada por este ltimo.

Tanto el Contador interno como el independiente, por el conocimiento profundo que adquiran del funcionamiento de la empresa, fueron adentrndose cada vez ms en otros aspectos administrativos por los que tena que ejercerse control. Surgiendo as la Contralora dentro de las funciones internas del Contador y para el independiente se fueron haciendo ms importantes las recomendaciones que propona, dentro de su estudio del control interno de la empresa. Al propio tiempo la Direccin de la empresa fue requiriendo cada vez ms al Contador interno para muchos otros controles administrativos no financieros y al independiente, como consultor administrativo. Una de las funciones que el Contador independiente ha llevado a cabo dentro de sus actividades de consultora es la auditoria operacional, que consiste en la revisin de aspectos administrativos amplios que se equiparan a lo que otros profesionistas independientes realizan como auditoria administrativa. As la Auditoria operacional es equivalente a la Auditoria Administrativa, solamente que para efectos de llevarla a cabo por un contador pblico convencionalmente se le da dicho nombre. La auditoria operacional se puede realizar para cualquiera de las operaciones que efecta la empresa y generalmente se lleva a cabo para todas en su conjunto a continuacin se indican los conceptos bsicos de la Auditoria Operacional, que son: 1. Esquema bsico de la Auditoria Operacional. 2. Metodologa de la Auditoria Operacional.

2.11. ESQUEMA BSICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL.- Desde fines de los aos sesenta, algunos contadores pblicos han venido realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propsito es promover la eficiencia de las entidades. A este tipo de examen se le ha denominado Auditoria Operacional. La importancia de dictar normas sobre este tipo de trabajo fue reconocida por el contador pblico. En diciembre de 1972, La Comisin de Auditoria Operacional emiti su primer boletn, con el propsito de identificar el trabajo de auditoria operacional realizado por contador pblico, independiente o no, y con la intencin de lograr unificar criterios sobre el tema. Desde entonces se reconoci que este tipo de trabajo, dada su naturaleza, que implica un alto contenido de creatividad, est sujeto a una dinmica que implica que su conceptualizacin y metodologa fueren afinndose a partir de aproximaciones sucesivas.

2.13. CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL.- Por auditoria operacional debe entenderse, el servicio que presta el contador pblico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad, este trabajo frecuentemente requiere de un equipo multidisciplinario y cuando ello ocurre el contador pblico que dirija o participe en dicho equipo, deber cuidar que los conocimientos propios y los de los dems profesionistas garanticen un trabajo de calidad.

2.14. OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL.- El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar en apoyo a las entidades, a saber: Primero.- En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico de obstculos. Segundo.- En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formacin. Tercero.- En la implantacin de los cambios e innovaciones. (Implantacin de sistemas, etc.) La auditoria operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para las soluciones, prever obstculos a la eficiencia, presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones

que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administracin de las entidades, en la consecucin de la ptima productividad. En la prctica de una auditoria operacional, el contador pblico se circunscribir al primer nivel de apoyo, ya que su participacin en los dems niveles queda fuera de la prctica de la auditoria operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultora administrativa. El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evala los hechos, es decir, diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta

recomendaciones que tienden a eliminarlos. El auditor operacional hace las veces del mdico general, que diagnostica las fallas (enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede ser l mismo u otro contador pblico, el que promover las soluciones concretas.

2.15. ALCANCE.- Seala aquellas actividades que delimitan la prctica de la auditoria operacional, que la identifican claramente y que la equiparan o distinguen de otros trabajos. Algunos autores afirman que la auditoria operacional no debe presentar recomendaciones, que debe reunir hechos, para ayudar a la administracin a evaluar desempeos y determinar qu tipo de investigaciones adicionales deben hacerse para lograr avances. El diseo de las recomendaciones es, responsabilidad de los encargados de reas o especialistas en las actividades sometidas a evaluacin. La comisin de auditoria

operacional del Contador Pblico, ha mantenido siempre un criterio uniforme sobre ste particular, considerando que la auditoria operacional debe proponer recomendaciones especficas (en los casos que se tengan elementos para ello) y que de no ser as, pudieran tener un carcter general; pero en todos los casos deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia. De otra manera, el servicio se vera restringido, pues sin presentar recomendaciones, en lo general este slo sera requerido por grandes entidades que tienen el potencial suficiente y los especialistas necesarios para encontrar las soluciones simples, que junto con las ya indicadas, faciliten la formacin de un mejor juicio, reconociendo que: 1.- No es lo mismo un departamento que una operacin debido que en una operacin pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente una parte de ellos. 2.- No deben confundirse las funciones fundamentales de la administracin con las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que s es importante resaltar es que

al revisar las operaciones, debe considerarse la forma en que ellas son planeadas, organizadas, dirigidas y controladas. 3.- Los lmites que se establezcan a una operacin en una entidad, deben dar consideracin a la posibilidad de realizar una investigacin completa y lgica, que aporte sugerencias integrales y no una visin parcializada y eventualmente errnea de los hechos10. 2.15. APLICACIN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL.-Aunque no puede establecerse reglas fijas que determinen cundo debe practicarse la auditoria operacional, s se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado como ms frecuentes:

1.- Aportar recomendaciones que resuelvan un problema conocido. 2.- Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y 3. Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades.

La auditoria operacional puede realizarse en cualquier poca y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos, as, puede prepararse un programa cclico de revisiones, en el cual un rea sea revisada cuando menos cada dos aos, mantenindose un examen permanente de aquellas operaciones que requieren especial atencin del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad.

2.16. LA AUDITORIA INTERNA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL.- En los ltimos aos se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores internos, de adoptar el trmino Auditor operacional. Esto obedece a que tradicionalmente la auditoria interna se ha ligado a la auditoria financiera. Actualmente se considera que el auditor interno, que no es tambin operacional, se ha rezagado en su prctica profesional. Desde luego debe entenderse que el auditor interno siempre deber estar en aptitud de evaluaciones del proceso generador de informacin financiera, particularmente cuando en esta rea se detecten fallas de consideracin.

10

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2.17. LA AUDITORIA EXTERNA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL.- Las normas de auditoria que rigen el examen de estados financieros obligan al contador pblico independiente a fectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l; que le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria, por lo que el contador pblico como resultado de este trabajo, est obligado a formular sugerencias constructivas para mejorar los sistemas examinados y en consecuencia, aumentar la eficiencia en la operacin de la entidad.

El examen de control interno que realiza el contador pblico independiente para dictaminar los estados financieros, se enfoca a la medida en que el control interno permite la obtencin de informacin financiera, veraz y confiable. Por su parte, normalmente el contador pblico independiente cumple con la responsabilidad profesional adicional de informar sobre la situacin que guarda el control interno, a travs de comentarios, sobre situaciones especficas e informes, que contienen recomendaciones orientadas a mejorar el control interno en sus objetivos de obtencin de informacin financiera veraz y confiable y proteccin de los activos de la entidad. Mediante la promocin de la

eficiencia en la operacin de la entidad; evidentemente, si el auditor externo en su revisin detecta obstculos en este propsito, tambin lo seala en su carta de recomendaciones. El nfasis del auditor externo al revisar el control interno, en consecuencia, es juzgar la efectividad de ste en materia de su contribucin a la confiabilidad de la informacin financiera; por ello, la auditoria financiera tiene un propsito prioritario perfectamente determinado: proporcionar elementos para que el auditor pueda emitir un juicio sobre la racionabilidad de la informacin mostrada en los estados financieros; consecuentemente, la revisin del control interno, realizada como parte de la auditoria financiera, no debe confundirse con la auditoria operacional, toda vez que sus propsitos y metodologa son diferentes.

2.18.

LA

CONSULTORA

ADMINISTRATIVA

LA

AUDITORIA

OPERACIONAL.-La consultora administrativa se ha desarrollado como una especialidad de los servicios tradicionales del contador pblico. En la prctica, los usuarios de ese tipo de trabajos profesionales, no encuentran diferencias substanciales entre ellos y utilizan sus beneficios indistintamente. Lo que es ms, al usuario poco le importa el ttulo

con que se le designe, lo que le interesa es que satisfaga el propsito de diagnosticar obstculos a la eficiencia de su entidad. Asimismo, los prestadores de este servicio, tanto internos como externos, en un alto porcentaje no encuentran tampoco diferencias concretas entre ellos. Las denominaciones anlogas a las de auditoria operacional son, entre otras: auditoria administrativa; auditoria de operaciones; auditoria de eficiencia; auditoria de productividad; auditoria operativa; diagnstico administrativo; evaluacin administrativa y revisin administrativa. Independientemente del nombre con que se le designe, cuando es un contador pblico quien realiza un trabajo tendiente a promover la eficiencia, invariablemente debe garantizarse la calidad del servicio profesional. Por ello el esquema de referencia bsico es el de todos aquellos trabajos profesionales ejecutados por contadores pblicos, o en su nombre y que persiguen como objetivo bsico el promover la eficiencia operativa de la entidad, a travs de la presentacin de recomendaciones. Este tipo de servicio profesional debe designarse preferentemente como auditoria operacional. Si la manera de realizar un trabajo y ciertas peculiaridades de enfoque difieren significativamente, para que pueda ser calificado con una denominacin distinta a la de auditoria operacional, pero el objetivo es idntico, se recomienda se respeten las normas de trabajo y calidad de la participacin del contador pblico para la auditoria operacional, es decir, las directrices de actuacin relativas a independencia mental, conocimientos, experiencia y evidencia suficientes11. 2.19. METODOLOGA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL.- Entendindose el objetivo de la auditoria operacional y poseyendo la capacidad profesional adecuada, lo nico necesario para ejercerla, independientemente de cualquier posible metodologa, es la actitud mental de bsqueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la realizacin misma de las operaciones. No obstante, el poseer una metodologa claramente definida que permita sistematizar todos y cada uno de los pasos de la revisin, coadyuva a la formulacin de conclusiones valederas en el menor tiempo posible. El mtodo por si mismo no garantiza una eficiente auditoria operacional, pero la veracidad del diagnstico s.

2.20. PROPSITO.- El propsito es determinar la accin del auditor operacional, su mbito de trabajo y la metodologa que debe emplearse en el desarrollo de la auditoria
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operacional; con la finalidad de lograr este propsito, se ha dividido en las siguientes secciones: Directrices de Actuacin Operaciones Metodologa Informe

2.21. DIRECTRICES DE ACTUACIN.- La auditoria operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser desarrollado por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es vlido; esto evitar influencias o presiones por parte de las personas a quien se va a informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En este sentido la tradicional independencia del contador pblico, como auditor o consultor externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente. El contador pblico, antes de aceptar su designacin como auditor

operacional, debe precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditoria operacional, el contador, en ocasiones, trabaja en coordinacin con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarlo. Adems, deber indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador pblico a fin de que est en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales. Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega poder de su ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores, es necesario indicar que el contador pblico deber obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.

2.22. OPERACIONES.- En auditoria operacional se define a una operacin como al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin; u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. En el enfoque de trabajo de la

auditoria operacional, las operaciones que realiza una empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. As, la operacin de ventas, por ejemplo, ser estudiada en todas sus

etapas, ya sea que se desarrollen en el propio departamento o rea de ventas, o en otros departamentos, como pueden ser contabilidad, crdito y cobranzas, produccin, embarques, etc., deber determinar si el personal encargado de la operacin tiene

capacidad para ejecutarla.

2.23. METODOLOGA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL.- La metodologa se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis. 1. Familiarizacin.- El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto de la Empresa que est auditando a travs de estudio de: a.- Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve la Empresa y que inciden en la administracin de la operacin que se revisa. b.- La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la administracin de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y control), y c.- Los antecedentes respecto de deficiencias detectados a travs de cartas, de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.

2. Investigacin y Anlisis.-El objetivo es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin. En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadstico. La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que aqullas sean verificadas antes de ser utilizadas. En el caso de que la empresa carezca de informacin respecto de la competencia o de las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el auditor deber efectuar los estudios e investigaciones necesarios para obtener elementos de juicio suficientes. El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas formales, revisin de expedientes, revisin de documentacin, observaciones directas, investigacin en las Cmaras y Asociaciones a los que pertenezca la empresa, actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de

hallazgos, etc.,

Cualquiera que sea el caso, el auditor deber cuidar que sus

Investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la informacin ms objetiva posible. Esta caracterstica comn a cualquier revisin de eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar. Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinin de conjunto a fin de que el diagnstico final sea lo ms objetivo posible. Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas corno las que enseguida se explican:

a) Entrevistas.-Las entrevistas formales son una de las tcnicas de mayor uso en la auditoria operacional, toda vez que a travs de ellas se obtiene la informacin de primera mano respecto de la operacin.

Cuando se utiliza esta herramienta deber cuidarse: - Planear las entrevistas para obtener informacin sobre la ejecucin prctica de las polticas y procedimientos. - Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiadas al tipo de evidencia que se desea recopilar determinando el tamao de la muestra y la oportunidad de la entrevista. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las principales actividades as como con el personal de lnea, asegurndose de haber obtenido una opinin veraz y significativa de lo que ocurre en la operacin. En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados como opinin general.

b) Evaluacin de la gestin administrativa.- En esta fase se proceder a evaluar en detalle su efectividad y eficacia. De la planeacin deber estudiarse fundamentalmente el grado de efectividad logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente; en cuanto a la organizacin, de especial inters es la crtica detallada de la estructura de la organizacin, la clara definicin de lneas de autoridad y responsabilidad, la coordinacin del o los departamentos encargados de la operacin entre s y con otras reas de la empresa, as como los niveles jerrquicos y actitud aparente de los empleados y

funcionarios encargados de la operacin; respecto de la direccin, interesan al auditor operacional los indicios que hablen de la calidad directiva de los ejecutivos, la efectividad del sistema de informacin que respalde las decisiones de la direccin y la oportunidad de stas; en cuanto al control, que no es ms que la comparacin de lo planeado con lo ejecutado, especial inters tiene para el auditor operacional los mecanismos de programacin y presupuestacin as como su contenido y oportunidad como instrumentos de evaluacin.

c) Examen de la documentacin.- La finalidad de esta tcnica es coadyuvar a la verificacin objetiva de la informacin sujeta a anlisis o bien la obtencin de algunos datos especficos.

3. Diagnstico.- Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se integrarn los hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos especficos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia.

1.- Fase creativa.- En esta fase se precisar si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la solucin detallada de los problemas (dicha solucin corresponde a un trabajo de consultora); integrados los hallazgos se proceder como sigue: a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que ms convenga a la empresa para la operacin estudiada de acuerdo con las circunstancias que le rodean, o bien, compararlos con modelos ya establecidos; b) precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior; c) considerar el costo- beneficio del modelo diseado.

Este modelo debe ser tan simple como lograr una panormica previa de los problemas y sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias detalladas.

2. Reverificacin de hallazgos.- El modelo desarrollado se sujetar a una nueva verificacin para separar con mayor precisin los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico definitivo tomando en consideracin lo siguiente: a) Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son importantes; b) Listar las excepciones encontradas en la confrontacin y compararlas con las que se haban listado al iniciarse la fase creativa; c) Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamente involucradas; d) Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen tcnicas disponibles para ello; e) Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en otras reas y asegurarse que las alternativas de solucin propuestas no generarn mayores o ms complejos problemas o agravarn los existentes12. 2.24. ELABORACIN DEL INFORME.- Elaborado el borrador del informe, el auditor deber proceder a: 2.24.01. Discusin del borrador con los involucrados.- El discutir con los involucrados el borrador del informe persigue el doble propsito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y de que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador. Un objetivo adicional de esta discusin es convencer a los involucrados a fin de que hagan frente comn con el auditor al presentar el diagnstico definitivo a la alta gerencia.

2.24.02. Informe definitivo.- El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia, en la productividad.
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Para que la Auditoria Operacional sea til a la Empresa, el informe debe ser gil y orientado hacia la accin. Adems, siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.

2.24.03. Naturaleza.- Por las caractersticas de la Auditoria Operacional, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. Congruentemente con la afirmacin anterior debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinin fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la Empresa. El informe o diagnstico de Auditoria Operacional no tiene la finalidad de emitir un dictamen, no es posible darle tal alcance. Por otra parte, tambin debe quedar claro que el informe de la Auditoria operacional es distinto al producto terminado de un proyecto de consultora en administracin pues en este ltimo, el resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias especficas, el diseo de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de ellos y posteriores visitas de supervisin; todo ello con el propsito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados. En algunos casos, el informe de Auditoria Operacional puede ser el inicio de un trabajo de consultora en administracin a cargo de consultores externos e internos. El contenido bsico del informe normalmente debe incluir los tres elementos siguientes: a) Alcance y limitaciones del trabajo; b) Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional c) Sugerencias para mejorar la eficiencia. A continuacin se dan algunas orientaciones en relacin con cada uno de estos elementos;

2.24.04. Alcance y limitaciones del trabajo.- Esta seccin debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado; las operaciones sujetas a examen (as como las que se excluyen cuando pudiera existir alguna confusin); el criterio de prioridades establecido, la contratacin especfica, en su caso; las limitaciones; la participacin de otros profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado.

2.24.05. Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional.- En esta parte del informe es conveniente presentar un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos ms significativos y se destaque el efecto de ellos, referenciado a una descripcin ms extensa en la que se proporcionen mayores datos sobre los problemas detectados, sus causas y consecuencias, ejemplos, etc.

2.24.05 Sugerencias para mejorar la Eficiencia.-Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente despus de que se sealaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operacin. Dichas sugerencias podrn ser especficas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrn un carcter general. Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.

2.24.06. Evaluacin y efecto de los problemas.- El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Conviene presentar muy claramente a los administradores de las Empresas el efecto de la ineficiencia existente (cunto les cuesta o dejan de ganar), a fin de motivar la toma de las medidas correctivas conducentes. El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia, pueden corresponder a una prdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar orientadas a un aumento de productividad, ahorros que podran lograrse, o bien otros aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades; Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.

2.24.07. Responsabilidad.- La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas detectados, en trminos generales, queda fuera del alcance del trabajo de auditoria operacional, incluso en aquellos casos en que el auditor haya presentado recomendaciones especficas. La solucin de los problemas es responsabilidad directa de la Empresa, la que podr recurrir a consultores externos para ese objetivo.

2.24.08. Forma.- Los hallazgos de la Auditoria Operacional puede comunicarse en el curso del examen o al trmino de la misma ; esto depender en gran parte de la trascendencia de los problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas. Una observacin de menor importancia puede no ameritar su inclusin en una comunicacin formal, bastar hacerla del conocimiento del funcionario responsable del rea para que ste proceda a tomar las medidas necesarias. Cuando se detecte un problema grave que requiera de una solucin urgente, ser necesario informarlo de inmediato sin esperar el trmino de la auditoria. Es importante que el resultado de la Auditoria

Operacional se presente invariablemente por escrito. Adicionalmente otros medios de comunicacin pueden resultar convenientes. Para que el informe de Auditoria Operacional cumpla con su cometido, el auditor deber pensar en la persona a quien se dirige, en su preparacin, posicin dentro de la organizacin, etc., y de acuerdo a las circunstancias, decidir la forma en que debe presentarse. Lo que hay que recordar es que se debe ser tan verstil como sea necesario para lograr una adecuada comunicacin. El auditor debe dar especial consideracin a la conveniencia de utilizar recursos audiovisuales, tales como pizarrones, lminas, proyecciones, etc. El tipo de presentacin y los equipos a utilizar deben de escogerse tomando en consideracin cul va a ser el auditorio, el rea de que se dispone, el tiempo con que se cuenta, costo, etc. Debe recordarse que una presentacin

audiovisual siempre se debe complementar con un Informe escrito. El informe audiovisual tiene varias ventajas, entre las cuales estn las siguientes: a) Se centra la atencin b) Se obliga a leerlo c) Se logra un cambio de impresiones automtico d) El auditor se percata de las reacciones e) f) Invita a la inmediata solucin de los problemas Puede llevarse borrador escrito que luego se modifica si procede.

Recomendaciones prcticas para elaborar el informe. Adems de los conceptos anteriores, a continuacin se presentan algunas recomendaciones prcticas para elaborar el informe: 1. Definir cul es el propsito del informe (final, parcial, de detalle, de panorama. 2. A quien se dirige

3. Qu les interesa al o a los lectores (No decir lo que ya se conoce) uso de sntesis (permite tener una idea general sin leer el informe. 4. Necesidad de seccionar y utilizar ndices (as que puede ir, a la seccin o informacin de respaldo que interese. 5. Utilizacin de subttulos (fijar ideas, ayudan a memorizar)

Los comentarios deben jerarquizarse (inconscientemente siempre se considera que lo primero es lo ms importante; solo en casos de excepcin deben describirse procedimientos de examen. Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que

las estticas y los nmeros absolutos; siempre que sea conveniente deben usarse cifras cerradas en miles, cientos, etc.

Por lo que un declogo para preparar un buen informe de Auditoria Operacional es el siguiente: 1) Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operacin del negocio; cualquier ejecutivo estar interesado en cambios de procedimientos que resulten en reduccin de costos. No estar igualmente interesado en controles protectivos. 2) Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieran la atencin de los ejecutivos. 3) 4) Limitar el informe al mnimo indispensable. No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el lenguaje que l est acostumbrado a usar. 5) No hacer crticas que no vayan acompaadas de sugestiones constructivas o que no estn respaldadas por hechos. En aspectos tcnicos, en los que el auditor est capacitado para hacer una recomendacin especfica, los hallazgos deben ser informados con la sugestin de que sean estudiados con mayor detalle por expertos calificados cuando la situacin parezca requerir dicha accin. 6) Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones. 7) En la medida de lo posible, obtener el acuerdo de los funcionarios afectados por las recomendaciones, y en su caso, presentarlos como sugestiones conjuntas. 8) Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegurarse que si hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se informan. As los directivos

superiores podrn ver la posicin del afectado y la del auditor y tomar una decisin o (accin). 9) Enviar copia (o sntesis) del informe final a todos los encargados de departamentos operativos que se vean afectados, as como al funcionario superior responsable de la operacin auditada, (si se usan sumarios, debe tenerse cuidado que sean lo suficientemente amplios para dar una idea adecuada de los antecedentes y de las razones para la recomendacin. 10) No circular material que no contenga el propio informe13.

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3. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

3.1. DEFINICIONES DE AUDITORIA ADAMINISTRATIVA.- Distintos autores y estudiosos de la Auditoria han realizado su propia definicin de Auditoria Administrativa, a continuacin se describe y presenta las siguientes definiciones: Norbeck: La Auditoria administrativa es una tcnica de control relativamente nueva que proporciona a la gerencia un mtodo para evaluar la efectividad de los procedimientos operativos y los controles internos. William P. Leonard: La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales. Instituto Americano de la Administracin: Cualquier empresa, de cualquier ndole, tiene reas generales sujetas a investigacin que permiten obtener una evaluacin de la administracin. Anlisis de la Excelencia de la Revista Fortune: Apreciacin de los ocho atributos principales que permiten valorar la reputacin de una empresa. Auditoria del Control de la Calidad Total: Seguimiento del proceso de control de la calidad; con un diagnstico que busca las fallas en la calidad y su correccin.. Jos Antonio Fernndez Arena: La Auditoria administrativa es la revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerrquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participacin individual de los integrantes de la institucin. E.Hefferon: Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes, procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.

Chapman y Alonso: Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio tcnico.

3.2. CLASIFICACIN DE AUDITORAS.-La clasificacin segn el rea funcional en el que se aplica la Auditoria dentro de una organizacin es la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Auditoria financiera Auditoria de operaciones Auditoria administrativa Auditoria de funcionamiento Auditoria social

3.3. PROPSITOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.- La Auditoria administrativa provee una evaluacin objetiva, imparcial y competente de las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio. Tambin ayuda a descubrir deficiencias o irregularidades en aquellas partes de la empresa que fueron examinadas; de esta manera a la direccin se le facilita lograr una administracin ms eficaz y eficiente; En la

actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organizacin. Esto se logra a travs de la Auditoria administrativa, que se puede llevar a cabo por diferentes mtodos, algunos de los cuales se vern mas adelante en esta materia. Con el desarrollo de la tecnologa y de la informtica, tambin es necesario evaluar lo adecuado de la informacin administrativa que se provee a la alta direccin para la planeacin (estratgica y operacional), la organizacin, la toma de decisiones, el control y dems funciones administrativas de alto nivel. Cualquier tipo de organizacin, sea pblica o privada, grande, mediana o pequea tiene la necesidad de examinar su situacin, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los ptimos de acuerdo a su realidad; mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.

La globalizacin est obligando a cada vez mas empresas a evaluar no solamente los factores internos de la misma, sino tambin los externos: factores econmicos, polticos, comerciales, ambientales, etc., por los cuales se ven afectadas., este anlisis y evaluacin de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemtica e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organizacin; En la mayora de las empresas se lleva a cabo un mantenimiento preventivo de las instalaciones y maquinaria para su ptimo funcionamiento y para evitar los costosos paros en

produccin o reparaciones mayores. De la misma manera, se deben tomar medidas preventivas en la parte administrativa de la empresa para conservar la salud del organismo administrativo y evitar prcticas ineficientes, mejorar los mtodos y desempeo administrativo y como consecuencia, disminuir los costos. La Auditoria administrativa sirve para comprobar la capacidad de la administracin en todos los niveles. Es un servicio especializado proyectado para la administracin, que determina los puntos donde hay un peligro potencial y por otro lado, resalta las oportunidades de mejorar, de reducir costos, de eliminar desperdicios y prdidas de tiempo innecesarias, as como tambin evala la eficacia de los controles, observa si se sigue en todos los niveles la direccin de las polticas y objetivos y determina si la empresa est operando con las utilidades que debera, entre otros14. 3.4. MARCO GENERAL Y PRINCIPIOS BSICOS DE AUDITORA

ADMINISTRATIVA.- Una Auditoria administrativa debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. Se debe analizar el criterio a utilizar en la Auditoria, tomando en consideracin las siguientes premisas: - Debe ser objetiva - Debe tener relacin con el presente y el futuro - El resultado de la Auditoria debe ser fcil de entender y aplicar.

2. Se deben establecer normas de desempeo, expresadas en trminos especficos. Se deben crear medidas de control para la valoracin de los sistemas y procedimientos.

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3. Se deben elaborar informes de la Auditoria, mediante un mtodo diseado con el propsito de que el auditor pueda dar a conocer los resultados de su trabajo mediante un informe elaborado de manera sistemtica.

Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben conocer sus principios bsicos, los cuales son:

3.4.1.

SENTIDO DE LA EVALUACIN.- La Auditoria administrativa se ocupa de

evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, es decir, se evala que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicacin de recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evala la capacidad tcnica de Ingenieros, contadores, y dems personal de una organizacin.

3.4.2.

PROCESO DE VERIFICACIN.- La Auditoria administrativa debe descubrir

lo que realmente se est llevando a cabo a nivel directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo que el responsable del rea piensa que se est realizando.

3.4.3

PENSAR COMO EL ADMINISTRADOR.- El auditor debe ponerse en el lugar

del administrador a quin se est auditando y preguntarse: Qu informacin necesitara acerca del trabajo que se est llevando a cabo?, Cmo planear y medir el desempeo alcanzado? Cmo comprobar si el trabajo se realiz de manera precisa y oportuna?

3.4.5. RELACIN ENTRE EL CONTROL Y LA AUDITORA.- El control es uno de los cinco principios administrativos (planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control). Este consiste en la medicin y la correccin del desempeo con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y se sigan los planes diseados para alcanzarlos. El control y la planeacin, por tanto, estn muy relacionados15.

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El proceso bsico de control comprende tres pasos:

1) Establecer estndares. Estos funcionan como punto de referencia, son criterios de desempeo que al medirlos, permiten conocer como funcionan ciertos aspectos de la empresa.

2) Medir comparar el desempeo con stos estndares. Esto debera realizarse idealmente de manera anticipada y poder evitar las desviaciones antes de que ocurran.

3) Corregir las desviaciones. Los administradores deben saber en donde aplicar las medidas correctivas, entre las que podemos mencionar los siguientes ejemplos: cambio en los planes u objetivos, aclaracin de tareas, contratacin o capacitacin de personal y despido de personal.

El contar con un sistema de control convenientemente estructurado en una organizacin debe suministrar informacin vlida, confiable y oportuna. Esto constituye la retroalimentacin por medio de la cual se pueden cambiar los planes, objetivos, polticas y / o programas, antes de que ocurran problemas costosos. La aplicacin del principio de control preventivo ha provocado el desarrollo del inters en las Auditorias administrativas, que son formas de evaluacin de la administracin, contemplando todo el sistema administrativo de una empresa. Actualmente la Auditoria administrativa se lleva a cabo por firmas independientes y externas a la empresa a evaluar, que deben contar con personal calificado para valorar el sistema administrativo de una compaa y la calidad de sus administradores. Existe tambin el concepto de Auditoria interna de la empresa, que consiste en una evaluacin de la empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente actual y del medio que probablemente encuentre en su futuro. Evidentemente es ms amplia que la Auditoria administrativa, ya que evala la posicin de la compaa dentro de su entorno para determinar donde se encuentra, hacia donde se dirige con los planes actuales y si deben ser stos modificados. Una organizacin se fija objetivos o metas, define polticas para guiar el comportamiento de sus integrantes y traza planes de accin, que se convierten en instrucciones o programas de operacin que deben concretarse en hechos. Todo este proceso se lleva a cabo en los distintos niveles jerrquicos de la empresa, los cuales, se pueden dividir en 3 principalmente:

1) 2) 3)

Directivo, Gerencial y Operativo.

A pesar de que estos niveles no estn perfectamente delimitados, es necesario identificarlos como elementos separados, ya que cada uno de los cuales toma decisiones que afectan a la organizacin como un todo. La toma de decisiones entre alternativas en distintos niveles y departamentos, genera la necesidad de ejercer vigilancia sobre stas y sus consecuencias, es decir, de controlar. La Auditoria es realmente una tcnica de control; aplicando la

teora de sistemas, la Auditoria se considera como un subsistema dentro del sistema general del control. 3.5. REALIZACIN DE UNA AUDITORA ADMINISTRATIVA.- Para llevar a cabo es preciso tomar en consideracin los siguientes aspectos. 3.5.1 CONSIDERACIONES PRELIMINARES.- Una Auditoria administrativa verdaderamente eficaz debe ser planeada cuidadosamente. Debe definirse el ALCANCE, ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente parte de una organizacin. La Auditoria tambin puede centrarse en un rea funcional de la empresa: planeacin, contabilidad, mercadotecnia, investigacin y desarrollo, ingeniera, manufactura, o personal. Igualmente puede enfocarse en el ambiente de trabajo y en el elemento humano en el sistema de informacin. Otra manera de determinar el alcance de una Auditoria

administrativa es enfocndola en una o ms funciones bsicas de la gerencia: planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. Tambin se puede limitar la evaluacin a un cierto nivel de la administracin: alto, medio o bajo. En general, el alcance de la auditora administrativa se debe definir con base en un anlisis costo beneficio. Si los beneficios de la Auditoria superan a los costos, la Auditoria debe realizarse.

3.5.2. El PERSONAL.- que se requiere para una Auditoria administrativa puede estar formado por los mismos auditores o consultores internos de la empresa. La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas reas funcionales, y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor amplitud. Cuando la organizacin carece de consultores y auditores competentes o estn muy ocupados en otras tareas, lo

aconsejable es contratar los servicios de auditores y consultores externos. Una vez que se ha definido el alcance de la Auditoria y el personal que se requiere, es necesario tener en cuenta la frecuencia.

La primera consideracin para establecer la frecuencia de la Auditoria administrativa ser el tipo de organizacin. Cuando la organizacin est sometida a constantes cambios de tipo tecnolgico, por ejemplo, cuando los recursos que utiliza son costosos, la Auditoria administrativa debe ser mas frecuente. Las Auditorias administrativas deben hacerse con la suficiente frecuencia para evitar problemas crecientes, pero con un marco de tiempo ms amplio que las Auditorias financieras, que se hacen anualmente. Para una organizacin sometida a cambios rpidos o que consuma gran cantidad de recursos de elevado valor, la frecuencia ptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves de que stos lleguen a arraigarse sera cada 2 aos. Para organizaciones relativamente estables la Auditoria puede llevarse a cabo cada tres aos. En ningn caso puede permitirse que el intervalo exceda 3 aos16. 3.5.3 CONDUCCION DE LA AUDITORA.- Una vez decididos el alcance, el personal y la frecuencia de la Auditoria, el siguiente paso es emprender la Auditoria real, lo cual implica la investigacin y el anlisis de los hechos que ocurren en el presente mediante cuestionarios y entrevistas y as poder determinar los problemas de la organizacin.

3.5.4. ENTREVISTAS.- Este es un medio importante de obtener informacin para la Auditoria. Se deben preparar las preguntas con anterioridad, de tal forma que se nos d la informacin que requerimos. Las personas que van a ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y se les debe avisar previamente para que preparen la documentacin que se requerir. En la entrevista el auditor comenzar por establecer el propsito de la misma y la importancia del acopio de hechos para la revisin de las reas funcionales bajo estudio. El ambiente debe ser amistoso y abierto, el auditor debe actuar con tacto y diplomacia todo el tiempo. Al final de la entrevista es aconsejable verificar la exactitud de la informacin, solicitando a la persona entrevistada que lea las notas del auditor y ponga sus iniciales.

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3.5.5. CUESTIONARIO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA.- El anlisis del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones del mismo que sean pertinentes segn el alcance de la Auditoria, adems, el cuestionario permite al auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y deficiencias a la organizacin. El sondeo que se lleva a cabo por el cuestionario, depende de la metodologa que se aplique, pero generalmente se relaciona con los principios administrativos: planeacin, organizacin, direccin, Integracin de personal y control. Una vez que se han diagnosticado los problemas reales, el auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeo del rea investigada, indicando si es excelente, bueno, adecuado recomendaciones necesarias para mejorar el desempeo. pobre y hacer las

3.5.6. CONCLUSIN DE LA AUDITORA.- En esta parte de la auditora se da a conocer los resultados que se obtuvieron durante la evaluacin de la organizacin. Una de las partes ms importante de las conclusiones de la Auditoria es el informe o reporte, que comprende los detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores administrativos. Antes de preparar el informe final, es recomendable que los auditores sondeen las soluciones propuestas y las posibles consecuencias de las acciones con los gerentes y se aclare cualquier duda malentendido. Desde el punto de vista administrativo, las recomendaciones son el aspecto principal de la Auditoria, por lo cual, stas deben presentarse mediante un informe oral a los miembros de la gerencia. La aprobacin de las recomendaciones generalmente la realiza el consejo de directores para que stas se conviertan en parte integral del informe final. Los auditores deben sustentar las soluciones propuestas con base en un anlisis costo beneficio, que seale la recompensa a la organizacin si son implantadas. En el caso de que no sean aceptadas las recomendaciones, es aconsejable ofrecer alternativas. Esto ayuda tambin a los asesores a trazar la ruta de ejecucin de las recomendaciones, la cual deber incluirse en el reporte final.

El informe de Auditoria administrativa debe incluir los siguientes puntos: 1. 2. 3. 4. Propsito y alcance de la Auditoria administrativa Procedimientos utilizados de Auditoria Administrativa Exposicin de hechos y problemas importantes Recomendaciones para resolver problemas

5.

Evaluacin sobre el funcionamiento Gerencial17.

3.6. LA IMPLANTACIN DE LAS RECOMENDACIONES.- Esta es una parte de la auditora administrativa sumamente importante, ya que constituye el momento en el que las medidas de mejoramiento administrativo deben ponerse en prctica para la solucin de los problemas encontrados. Para esta etapa de la auditora administrativa se debe:

3.6.1 Elaborar un programa de implantacin.- Esta parte consiste en describir las actividades a realizar y la secuencia de su realizacin. Generalmente se usan diagramas de flujo de red para su mejor comprensin. En el programa debe describirse el objetivo de cada proyecto, su alcance, l (los) responsable (s) y los resultados esperados

3.6.2. Integrar los recursos humanos y materiales necesarios.- Consiste en elaborar los manuales e instructivos de trabajo necesarios para la implantacin de las recomendaciones, as como el mobiliario, equipo y suministros requeridos para operar el nuevo sistema. Se debe tambin seleccionar y capacitar al personal que va a operar los nuevos procedimientos de trabajo

3.6.3. Ejecutar el programa de implantacin realizado.- Es poner en operacin las recomendaciones y el nuevo sistema, aplicando un mtodo de implantacin previamente seleccionado. Al iniciar la implantacin es necesario comunicarlo mediante circulares al personal de la organizacin.

3.6.4. Seguimiento.- Se deben comprobar los resultados de las medidas implantadas por recomendacin de los auditores y en su caso sugerir las medidas correctivas necesarias para su mejor efectividad. Posterior a esto se debe hacer una revisin peridica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo, lo cual afectara en forma directa la eficiencia de la organizacin.

3.7.

SENTIDO DE LA EVALUACIN.- La Auditoria administrativa se ocupa de

evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, es decir, se evala
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que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicacin de recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evala la capacidad tcnica de Ingenieros, contadores, y dems personal de una organizacin.

3.7.1 EVALUACIN DE LA PLANEACIN DE LA EMPRESA.- Es una de las partes centrales de la Auditoria administrativa que permite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificacin, no slo en los niveles altos y medios de una organizacin, sino tambin en los niveles ms bajos. Incluye la visin general y misin, objetivos o metas, planes, estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas.

3.7.2 EVALUACIN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS.- Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. Por esta razn el subsistema de finanzas est directamente relacionado con otros subsistemas. Estas relaciones dan la fuerza viable a la organizacin. En esta auditoria se evalan los registros contables, balances financieros peridicos, declaracin de ingresos, etc.

3.7.3 EVALUACIN DE LA FUNCIN DE MERCADOTECNIA.- La evaluacin mediante el cuestionario de Auditoria administrativa es ms difcil para esta rea funcional debido a que el mercado depende mucho de factores externos que no estn bajo el control de su gerencia. En general se pueden evaluar 5 partes: visin general de mercadotecnia, ventas, investigacin de mercado, publicidad y distribucin fsica.

3.7.4 EVALUACIN DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO E INGENIERA.Estas reas son analizadas tambin debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigacin y desarrollo es una fuente de nuevos productos y procesos importantes a largo plazo para la empresa. La funcin de Ingeniera tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricacin y las pruebas.

3.7.5 EVALUACIN DE LA FUNCIN DE PRODUCCIN.- El proceso de manufactura debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la

mercanca final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Una evaluacin completa de produccin presenta las siguientes secciones: visin general de produccin, planificacin de la produccin, produccin, inventarios y compras18. 3.7.6 EVALUACIN DE LA FUNCIN DE PERSONAL.- La dificultad de valorar el factor humano, hace difcil esta evaluacin. Se evalan para esta funcin: la visin general del personal, la planificacin de la mano de obra y las relaciones industriales.

3.7.7 EVALUACIN DEL AMBIENTE DE TRABAJO Y DEL ELEMENTO HUMANO.- Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeo de una organizacin, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual. En esta parte de la evaluacin se incluyen: la estructura del trabajo, la estructura informal y el control del elemento humano.

3.7.8 EVALUACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN.- En esta seccin se debe determinar el grado de control gerencial sobre el sistema de informacin, en algunos casos, el sistema de computacin. Se evalan los controles al departamento de computacin, las entradas, programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad.

3.8 RELACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA CON OTRAS MATERIAS.- Su relacin es eminentemente indispensable toda vez, que de continuo el avance cientfico y tecnolgico, conlleva a los cientificos determinar la estrecha relacin de la auditoria con las diversas materias educativas.

3.8.1 ADMINISTRACIN ESTRATGICA.- Cada vez ms, las organizaciones toman en consideracin el futuro y formulan, implementan y evalan estrategias con el objeto de adaptarse eficazmente al cambio a largo plazo. La administracin estratgica es el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar decisiones interfuncionales que permiten a la organizacin alcanzar sus objetivos.

3.8.1.1 El proceso de administracin estratgica consta de tres etapas: Mismas que se describe a continuacin:
18

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1) La formulacin de la estrategia- Las decisiones para formular estrategias tienen fuertes repercusiones en la organizacin y determinan en gran medida las ventajas competitivas a largo plazo. La formulacin de estrategias est basada en la elaboracin de la misin de la empresa, en la deteccin de oportunidades y amenazas externas a la organizacin, y en la definicin de sus fuerzas y debilidades.

2) La implantacin de la estrategia.- Para implantar la estrategia, la empresa debe establecer polticas y objetivos anuales, asignar recursos, desarrollar una estructura organizacional eficaz, modificar actividades, elaborar sistemas, as como desarrollar una cultura que sostenga la estrategia. En esta parte, los gerentes y empleados deben poner en prctica las estrategias formuladas.

3) La evaluacin.-La evaluacin de la estrategia es el medio fundamental para que la administracin sepa cuando no estn funcionando bien determinadas estrategias. Todas las estrategias se modifican a futuro, porque los factores internos y externos a la empresa cambian constantemente.

3.8.1.2 Las tres actividades fundamentales para evaluar estrategias son: 1) Revisin de los factores internos y externos que son la base de las estrategias presentes. 2) 3) Medicin del desempeo. Aplicacin de acciones correctivas.

Debido a que las distintas reas funcionales de cualquier organizacin tienen fortalezs y debilidades distintas, el anlisis se lleva a cabo por separado en cada una de ellas. Las principales reas de la empresa se pueden dividir en: 1) el rea administrativa, 2) el rea de mercadotecnia, 3) el rea de finanzas y contabilidad, 4) el rea de produccin y operaciones, 5) el rea de Investigacin y Desarrollo y 6) el rea de sistemas de informacin (computarizada).

En el rea administrativa, que es lo que ms interesa para esta materia, la evaluacin se hace de las 5 funciones bsicas de la administracin. Algunos ejemplos de preguntas para la lista de verificacin de una Auditoria interna en el rea administrativa son: 1. 2. Usa la empresa conceptos de la administracin estratgica? Son los objetivos y las metas de la compaa mensurables y debidamente comunicados? 3. Planifican con eficacia los gerentes de todos los niveles de la jerarqua? 4. Delegan los gerentes correctamente su autoridad? 5. Es la estructura de la organizacin apropiada? 6. Son claras las descripciones del puesto y las especificaciones del trabajo? 7. Es alto el nimo de los empleados? 8. Es baja la rotacin de empleados y el ausentismo? 9. Son efectivos los mecanismos de control y recompensa de la organizacin?

En la etapa de Evaluacin de las estrategias se debe tomar en cuenta el corto y el largo plazo, ya que con frecuencia, las estrategias no afectan los resultados de las operaciones a corto plazo hasta que es demasiado tarde para efectuar los cambios que se necesitan. Para encontrar fallas crticas en la estrategia se deben usar cuatro criterios: el equilibrio y la ventaja (basadas en la evaluacin externa de la empresa) y la consistencia y la viabilidad (basadas primordialmente en la evaluacin interna). Estas dos ltimas son las ms necesarias porque tienen relacin con la Auditoria Administrativa y se describen a continuacin19. 3.8.2 CONSISTENCIA.- La estrategia debe contener polticas y metas consistentes. Los conflictos en la organizacin y pleitos entre departamentos pueden ser sntoma de desorden administrativo y/o de inconsistencia estratgica.

3.8.3 VIABILIDAD.- Se debe analizar si la estrategia se puede manejar con los recursos fsicos, humanos y financieros de la empresa. La evaluacin de las estrategias es importante porque las organizaciones estn dentro de entornos dinmicos, donde los factores internos y externos clave suelen cambiar mucho y a gran velocidad, sin embargo, esta evaluacin se est dificultando cada vez ms. Las razones principales de esto son por
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ejemplo, la complejidad del entorno, la dificultad de pronosticar el futuro, que cada vez hay ms competidores y los rpidos cambios en la tecnologa.

3.9. DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO).- El desarrollo organizacional es un proceso de cambio planificado a largo plazo, guiado y apoyado por la alta direccin para el mejoramiento de las estrategias, estructuras, procesos, las personas y la cultura de la organizacin con el objeto de mejorar el desempeo de una organizacin. Hay tres componentes bsicos en todos los programas de DO: diagnstico, accin y administracin del programa. El componente del diagnstico representa una recopilacin continua de datos acerca del sistema total o de sus subunidades y acerca de los procesos y la cultura del sistema y de otros objetivos de inters. El segundo componente, la accin, consiste en las actividades diseadas para mejorar el desempeo de la organizacin. El ltimo componente, la administracin del programa, abarca las actividades diseadas para asegurar el xito del programa. En el diagnstico del sistema, se recopila y analiza informacin vlida acerca del estado actual de la organizacin, en la cual se basar el programa de accin. El diagnstico nos permite conocer cules son los puntos fuertes, reas problema y oportunidades del sistema que se analiza. Por lo comn la informacin se recopila mediante diferentes mtodos: tales como entrevistas, cuestionarios, observaciones y registros de la organizacin, etc. donde el conocimiento de la Auditoria Administrativa es realmente til. 3.10. SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL.- Al igual que en la Administracin Estratgica y el Desarrollo Organizacional, el emprender acciones de Mejoramiento mediante un Sistema de Administracin de Calidad requiere un diagnstico previo para conocer el estado actual de la organizacin donde se pretenda implantar. Esta revisin o Auditoria se lleva a cabo por alguien que no participa en el sistema que se est revisando para poder conocer las reas fuertes y dbiles y que se puedan tomar acciones y decisiones de manera acertada. La necesidad de hacer una Auditoria se asemeja a la misma tarea que tiene un doctor al examinar al paciente; si el doctor no investiga sobre el mal que padece el paciente, difcilmente podr recetar la solucin ideal para el problema. Sucede exactamente igual con las organizaciones. Necesitamos saber cules son sus reas dbiles y fuertes para definir que acciones correctivas hay que tomar.

Para conocer adems el avance y mejoramiento logrado con un programa de calidad, se realizan Auditorias de calidad peridicamente, llevadas a cabo generalmente de manera independiente a la compaa. Uno de los propsitos de las Auditorias de calidad es dar a los directores informacin que est libre de los prejuicios de los departamentos que informan sobre s mismos. Estas Auditorias pueden ser de procedimientos, cuando se evala la adhesin a los mtodos y procedimientos de la calidad, o de productos cuando se evala la conformidad del producto con las especificaciones. Para una auditoria de calidad exitosa, se necesitan los siguientes elementos: poner nfasis y concluir basndose en hechos, actitud de servicio por parte de los auditores, identificacin de las oportunidades de mejora, tomar conciencia de los aspectos de relaciones humanas y los auditores deben ser competentes. Se espera que el auditor, en la medida de lo posible, compare las actividades observadas con un estndar objetivo. Donde existen stos estndares, el auditor no tendr necesidad de hacer juicios subjetivos. Los estndares de referencia comunes incluyen: Polticas escritas que apliquen a la calidad Objetivos establecidos para programas, contratos, etc. Especificaciones de calidad de clientes y de la compaa Especificaciones y manuales gubernamentales pertinentes Estndares de calidad de la compaa y la industria Guas publicadas para conducir auditorias de calidad (por ejemplo ISO 9000) Instrucciones de calidad por departamento Literatura general sobre auditorias20.

Uno de los estndares para sistemas de administracin de la calidad con mayor reconocimiento a nivel internacional es ISO 9000 (International Organization for Standardization Organizacin Internacional de Estandarizacin), el cual tiene diferentes normas segn el giro y el alcance de la empresa. El implantar cualquiera de las normas ISO 9000 tiene un impacto positivo en la calidad, productividad y reduccin de costos, adems que da reconocimiento y credibilidad, as como una ventaja competitiva. Los elementos del sistema de calidad que se incluyen en la norma ISO 9001 y que son objeto de auditoria se enlistan a continuacin:

20

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Responsabilidad de la direccin Principios del sistema de calidad Auditorias internas del sistema de calidad Consideraciones sobre los costos de calidad Calidad en relacin con el mercado (revisin del contrato) Calidad en especificacin y diseo Calidad en adquisiciones (control de adquisiciones) Calidad en la produccin (control del proceso) Control de produccin (control del proceso)

10. Control y rastreabilidad de materiales y componentes, identificacin y rastreabilidad del producto 11. Control del estado de verificacin (estado de la inspeccin y prueba) 12. Verificacin del producto (inspeccin y prueba) 13. 14. 15. 16. Control del equipo de inspeccin, medicin y prueba No conformidades (control de producto no conforme) Acciones correctivas Manejo y funciones posteriores a la produccin (manejo, almacenamiento, empaque, embarque y entrega) 17. Servicio posterior a la venta 18. 19. 20. 21. Documentacin y registros de calidad (control de documentos) Registros de calidad Personal (capacitacin y adiestramiento) Uso de mtodos estadsticos

22. Productos suministrados por el cliente

Como se pudo observar, las auditorias de sistemas de calidad total, incluyen puntos cruciales para una organizacin desde el punto de vista administrativo. Estos sistemas de calidad actualmente estn teniendo un gran auge. La necesidad de las empresas para implantarlos responde a una mayor competencia internacional y a que los clientes cada vez son ms exigentes.

3.11 ESCALAS DE EVALUACIN.- En la Auditoria contable, que es eminentemente cuantitativa, al presentarse un dictamen de tipo cualitativo, se sabe que est respaldado con

cifras. En cambio, en la Auditoria administrativa se trabaja con un mayor nmero de elementos cualitativos y se pretende dar una evaluacin cuantitativa, es decir, dar una calificacin final de tipo numrico, ya que es la nica manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluacin. Actualmente las calificaciones son un tanto empricas, pero conforme vaya avanzando y mejorndose esta disciplina se podrn establecer evaluaciones cada vez ms objetivas para tener un sistema de evaluacin con mayor aceptacin. 3.12 AUDITORAS DE LA CALIDAD TOTAL.- Como se mencion en el tema de Sistemas de Calidad Total, existen diferentes modelos, sistemas y normas que se han instituido en diversos pases con el fin de que las organizaciones mejoren la calidad de sus prcticas tanto administrativas como operacionales. Debido que existen elementos en los mtodos de administracin y operacin que exigen una constante vigilancia, anlisis, como evaluacin y que adems deben conocerse bien por cuanto, componen el programa de la Auditoria que entre otros son: 1. Planes y Objetivos.- Se debe examinar y discutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organizacin. a. Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se evala. b. Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (s es que hay). c. Conocer la estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin. 3. Polticas y prcticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento. 4. Reglamentos. Determinar si la organizacin cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales. 5. Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear mtodos para mejorarlos. 6. 7. Controles. Determinar la eficacia de los mtodos de control. Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control, organizacin comunicacin para lograr mejores resultados.

8.

Personal. Conocer las necesidades del personal y cmo afectan al trabajo en el rea evaluada.

9.

Equipo fsico y su disposicin. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposicin del equipo para su mayor aprovechamiento.

10.

Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones ms convenientes.

3.12.1 PROGRAMA DE LA AUDITORA.-Deben analizarse aspectos especficos en cada

rea de estudio: Planes y objetivos Garantizan los objetivos la supervivencia, el crecimiento, la contribucin econmica y las utilidades de la empresa, as como el cumplimiento de obligaciones sociales - Son suficientemente claros y realistas - Pueden alcanzarse - Contribuyen a lograr mejor gua y direccin de la empresa - Son razonables y lgicos - Especifican qu se espera de los subordinados - Ayudan a guiar al personal de un modo unitario - Se han estipulado los objetivos en trminos de operacin y resultados - Contribuyen a motivar al personal - Se interrelacionan congruentemente en cuanto a su alcance y tiempo - Dan mtodos razonables para controlar al esfuerzo humano - Se evalan peridicamente - Se han establecido nuevas metas a partir de las realizaciones logradas -

En cuanto a la estructura pueden observarse los siguientes problemas: La estructura no est de acuerdo con las necesidades de la empresa. Las funciones no estn coordinadas, equilibradas y controladas. No hay delegacin de autoridad. Personal no calificado ocupa puestos claves. Faltan direccin y gua a los subordinados. Existen pugnas entre los jefes departamentales: faltan armona y espritu de grupo. No hay responsabilidad por las realizaciones.

Falta flexibilidad para crear nuevas condiciones de trabajo. Organizacin equivocada: exageracin en produccin y descuido en comercializacin.

- Los ejecutivos estn sobrecargados de trabajo: demasiadas personas les rinden informes.

En relacin con polticas, sistemas y procedimientos de la empresa:

- Persigue el sistema la promocin y satisfaccin de los objetivos Lo consigue? - Opera dentro del marco de la organizacin - Proporciona los mtodos de control que permitan buenos resultados con el mnimo de inversin en tiempo y esfuerzo - Indica la rutina realizaciones en una secuela lgica - Permiten los sistemas y procedimientos coordinacin interdepartamental efectiva - Se han establecido todas las funciones necesarias - Hay suficiente autoridad en cuanto con respecto a la responsabilidad - Es posible realizar cambios que mejoren la efectividad - Se ha colocado bien la funcin en la estructura - Est capacitado el personal para el trabajo - Existe un programa integral de metas a lograr - Hay productividad suficiente

Con relacin a los mtodos de control. Existe un propsito de control adecuado y factible de realizarse Indica el mtodo de control el objetivo que persigue Se especifica cmo, cundo y quin ejecutar los planes

Recursos humanos y fsicos en lo relativo a: Servicio mdico Plan de retiro

- Horario de trabajo - Retrasos - Faltas - Vacaciones - Sueldos y salarios - Tiempo extra - Vacaciones pagadas

- Cafetera - Recreaciones - Reglas de seguridad - Premios - Publicaciones de la empresa

- Seguro de grupo - Deducciones tributarias - sugerencias - Deducciones por ahorro - Calificacin de mritos - Promociones y reclasificaciones21.

- Boletines Oportunidad para dar

- Espacio para autos - Consejos al personal

3.12.2 RECOLECCIN DE LOS DATOS.- La obtencin de informacin significa realizar entrevistas, juntar varios tipos de formas, documentos, procedimientos, cartas, expedientes, diagramas, cdigos, y secuelas relacionados con el rea investigada. La recoleccin de datos en la Auditoria administrativa demanda el uso de tcnicas que permitan una revisin adecuada. Entre otras tcnicas se pueden utilizar las siguientes:

a) Grficas de organizacin (de tipo estructural, funcional, departamental, lineal y de puestos con detalle de actividades) b) Grficas de procesos sobre: productos, hombres, flujos, operaciones, formas y procedimientos. c) Diagrama de tiempo hombre mquina. d) Grfica de disposicin de: Mquinas, equipos, edificios, piso, lugar de trabajo, instalaciones. e) Diagramas comparativos, utilizando: Grficas de Gantt, interrelaciones lnea y asesoramiento. f) Diagramas de combinacin (proceso hombre con proceso forma, etc). g) Grficas figurativas (progreso, lnea, superficie, barras, mapas) h) Diagramas de distribucin de formas i) Grficas miscelneas (carga a las mquinas, tasas, ganancias, equilibrios, tendencias). j) Estudios de tiempos k) Pelculas (estudios de micromovimientos) l) Hojas de datos (entrevistas, estudios de observacin, estadsticas) m) Instruccin, operacin y hojas de rutas n) Listas de operacin y programas de trabajo
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o) Muestreo y medicin del trabajo p) Simplificacin del trabajo q) Investigacin de Operaciones r) Cuestionarios (operador, requerimientos) s) Estados, exhibiciones y formas semejantes de presentacin t) Smbolos, claves, plantillas, mesas de dibujo u) Hojas de trabajo.

3.12.3 DIAGRAMAS DE FLUJO.- Una herramienta de gran utilidad en la investigacin administrativa es la diagramacin de las operaciones, y tiene por objeto tener una explicacin esquemtica de la secuencia de pasos de las acciones que se llevan a cabo, as como de los elementos que se utilizan, y del personal que interviene en cada una de ellos; para lograr se utiliza una tcnica de diagramacin que se adapta muy bien a los procesos administrativos y surge de tcnicas de diagramacin en la programacin en computacin, esta tcnica se desarroll para representar grficamente la secuencia de instrucciones que se incluiran en un programa computacional como esquema bsico para el desarrollo del programa en s, y como facilitador de modificaciones, al proporcionar una visin general y panormica de la totalidad del programa hasta sus soluciones o ltimas consecuencias (informacin final, su contenido y su ltimo destino).

Para efectos de la investigacin administrativa, en esta tcnica de diagramacin se utilizan algunos de los smbolos que se han utilizado en la programacin de computacin, y la misma simbologa de uniones entre cada una de las acciones u operaciones que se van realizando en la secuencia que compone un procedimiento, as como las conexiones que por razones de cruzamiento en el dibujo mismo del diagrama se tienen que realizar para seguir la secuencia en otro punto de la pgina o en una nueva pgina, as como para relacionar un punto de un procedimiento con otro de otro procedimiento. As mismo es importante enfatizar que debido a que todo procedimiento administrativo esta sujeto a complementarse con las polticas aprobadas de cada una de las operaciones que se manejan, anexos a cada procedimiento debern estar las polticas relativas. Por ello en la tcnica de diagramacin se utilizan elementos de criterio y de juicio personal del auditor, para lograr el objetivo primordial de obtener la descripcin de un procedimiento administrativo, con todos sus elementos esenciales y en la forma ms resumida posible

para tener al propio tiempo una visin panormica de la operacin de que se trata. Con un diagrama de flujo tendremos la posibilidad, adems de observar de conjunto una

operacin, o procedimiento de la misma, de incluir las modificaciones posibles como un punto de partida de un plan de reestructuracin, para lograr a continuacin se mencionan algunos aspectos que el auditor debe de cuidar el auditor:

1. Que se incluyan los controles bsicos que proporcionen informacin, que debe estar contenida y constantemente actualizada en un archivo manual o computarizado con el diseo de los formatos donde se incluya la informacin y los parmetros para medir su suficiencia y oportunidad.

2. Que se incluyan los controles bsicos que propicien la eficiencia en las operaciones, que incluyan la referencia a la utilizacin de tcnicas avanzadas para el manejo de las operaciones y de la adecuada coordinacin entre ellas.

3. Que se incluyan los controles bsicos que impliquen la proteccin de los activos de la empresa, como las polticas para la cobertura de riesgos en cada uno de los renglones correspondientes y tambin los trmites de verificacin entre dos instancias diferentes con respecto a la misma operacin, para eliminar el riesgo de errores, distinguiendo si se implica o no una duplicidad de trabajo y una inversin de recursos y tiempo excesivos.

Los principales smbolos que se pueden utilizar en la tcnica de diagramacin son los siguientes: 22

22

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INICIO DEL PROCEDIMIENTO (Indica el inicio del trmite o secuencia) LNEA DE SECUENCIA CON FLECHA DE SENTIDO (Indica la unin entre dos pasos y el sentido de su secuencia) OPERACIN CON RESPONSABLE (Indica la operacin y el responsable de ejecutarla) DOCUMENTO (Indica el documento que se emite o se tramita) DECISIN (Indica una pregunta y sus posibles alternativas) CONEXIN EN MISMA PGINA (Conexin de la secuencia de una parte de la pgina a otra de la misma) CONEXIN EN PAGINA DIFERENTE (Conexin de la secuencia de una pgina otra) ARCHIVO PROVISIONAL (Indica el archivo temporal de un documento para una secuencia posterior) ARCHIVO DEFINITIVO (Indica el destino final de un documento y generalmente simboliza el final del procedimiento)

3.12.4. ANLISIS, INTERPRETACIN Y SNTESIS.- De acuerdo con el esquema general, los pasos a realizar son. 1. Estudio de los elementos. 2. Diagnstico detallado. 3. Determinacin de propsito y relacin, explicando la causalidad y sus consecuencias. 4. Localizacin de deficiencias actuales y potenciales. 5. Realizar un balance analtico de la importancia y valor de cada elemento y unidad considerados con relacin al todo. 6. Comprobacin de la eficiencia en cada uno de los factores considerando su importancia. 7. Buscar problemas: el auditor debe estar pendiente de problemas y deficiencias. 8. Encontrar soluciones a los problemas definidos. 9. Comparar las alternativas que se ofrecen a la solucin del problema. 10. Definicin de mtodos para mejorar la operacin, mediante los siguientes pasos: a. b. c. d. e. Eliminar trabajo innecesario Mejorar sistemas Reducir gastos innecesarios Determinar las decisiones apropiadas Seleccionar los mejores mtodos de perfeccionamiento

3.12.5 PRESENTACIN DEL INFORME Y SU DISCUSIN.- El informe de la auditora puede seguir el siguiente formato: I. II. III. IV. V. VI. Propsito y alcance Aspectos fundamentales Problemas discutidos con la supervisin Prcticas comunes (en detalle) Discusin o comentarios Recomendaciones

VII. Anexos

3.12.5.1 INFORME FINAL.- El Informe final de la auditoria puede llevar el siguiente orden:

1.

Apreciacin crtica de la coordinacin general en cada uno de sus niveles y con base en los resultados de los cuestionarios.

2.

Divisin departamental que permita el anlisis especfico de cada uno de los departamentos en cuanto a su estructuracin y a la participacin individual de sus integrantes.

3.

Valuacin de la empresa, considerando la escala de apreciacin para poder precisar la calificacin que le corresponda.

4.

Recomendaciones para la correccin de fallas detectadas en la Auditoria

Para determinar la confiabilidad del informe habr que contestar el siguiente cuestionario: Se han considerado en l los puntos importantes? Se han incluido los datos importantes en el captulo de aspectos fundamentales? Tiene brevedad y originalidad? Se detallan en los anexos los datos sintticos? Es claro y no se presta a malos entendidos? Incluye problemas suficientemente discutidos con la supervisin? Se detallan las prcticas actuales en forma correcta, corts y adecuada? Se incluye toda la informacin que el lector debe conocer? Son practicables las recomendaciones y se encaminan al xito de la empresa? Es interesante, til y adecuado el material?

La

presentacin y discusin de los resultados encontrados por el auditor son partes

importantes del servicio de la Auditoria. El auditor acta en beneficio de la administracin y busca aceptacin a sus recomendaciones, generando mejoras y acciones correctivas; por lo tanto, debe limitar su presentacin a los puntos importantes y deber ser cuidadoso y diplomtico en todo momento. Una vez discutido el bosquejo del informe slo queda la presentacin del informe final, el cual pide: Accin inmediata para eliminar La idea principal del seguimiento de la

irregularidades y situaciones inadecuadas.

auditora es complementar cualquier asunto planteado en las recomendaciones que todava no ha sido acatado, para ello las revisiones peridicas son una forma de evaluar resultados, debido que Lo que no, se pudo conseguir en una Auditoria se lograr en la siguiente.

3.12.6. EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO Departamento de Relaciones Industriales: Seccin de revisin No.: Jefe de Departamento: Auditor:

I.

Planes y objetivos

1. Ha formulado planes y objetivos el departamento? 2. Son armnicos los planes de este departamento con relacin a los dems departamentos y al negocio como un todo? 3. Existe tiempo para realizar la planeacin y lograr la satisfaccin de los objetivos? 4. Estos objetivos son adecuados y prcticos? 5. Est de acuerdo la Direccin General con los planes y objetivos del departamento? 6. En qu aspectos se podran mejorar?

II. Estructura de la empresa 1. Existe un organigrama actualizado? (Si no hay, el auditor deber preparar uno.) 2. Es adecuada la estructura? 3. Est de acuerdo con los objetivos? 4. Estn debidamente definidos los deberes y responsabilidades? 5. Son efectivas las lneas de autoridad desde el punto de vista del control? 6. Existe invasin o duplicidad de funciones? 7. Pueden ser eliminadas algunas funciones? Se pueden transferir a otros departamentos? 8. Se pueden realizar cambios en la organizacin para mejorar la coordinacin de actividades? 9. Existe equilibrio con respecto a las funciones encomendadas al personal ms importante? 10. Existe un plan de cooperacin o coordinacin entre varias funciones? 11. Entiende el personal su propia autoridad y responsabilidad? 12. Qu debe hacerse para mejorar la efectividad de la organizacin? 13. Entienden los subordinados la estructura de la empresa? 14. Existe un plan de revisin continua de: la estructura, la supervisin, el personal?

III.

Polticas, sistemas y procedimientos

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Cmo se establecen las polticas de ese departamento? Estn escritas y actualizadas? Reflejan las metas y objetivos de la administracin? Se entienden y son positivas? Las conoce el personal del departamento? Qu controles existen para lograr su cumplimiento? Qu polticas existen respecto a obtencin, seleccin y utilizacin de candidatos para trabajo?

8. 9.

Se ha centralizado la funcin de entrevistas y seleccin? Existe aprobacin de personal autorizado para las peticiones de nuevo personal?

10. Tienen que vigilar una escala de salarios? 11. Que polticas existen con relacin a promociones, transferencias y trmino de contrato de trabajo? 12. Existen polticas para contrarrestar el mal ambiente y la insatisfaccin? Con respecto a Ia revisin del contrato colectivo? En relacin con quejas? 13. Que polticas existen en cuanto a seguros, pensiones, servicio mdico, cafetera, seguridad industrial y prevencin de accidentes? 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. Se acatan todas las polticas de seleccin de personal? Satisface al actual sistema las necesidades de la empresa? Puede variarse la rutina del manejo de formas? Pueden lograrse reducciones en costo o mejoras en el sistema? Se han escrito los procedimientos? Se han establecido controles en la administracin de sueldos y salarios? Se le ha dado importancia al programa de capacitacin? Cul es la condicin de los registros? Pueden eliminarse algunos registros por medio de mayor integracin o bien colaborando ms estrechamente con otros departamentos? 23. Se ha establecido un sistema definitivo para precisar la lnea de conducta de los funcionarios? 24. 25. 26. 27. Se siguen los procedimientos? Qu procedimientos requieren estudio y revisin inmediata? Existe seguridad en el cumplimiento de los reglamentos? Existen mtodos adecuados para anlisis y evaluacin de puestos?

28.

Son adecuados los procedimientos para la proteccin de la planta?

IV. 1. 2. 3.

Trato al personal Existe un estudio de las actividades de cada empleado? Qu condiciones de trabajo existen? Cules se pueden mejorar? Se emplea adecuadamente al personal? Si no Cmo se le puede hacer para rendir ms?

4.

Qu actividades departamentales estn abiertas para promocin y puestos ejecutivos?

5.

Se les da suficiente capacitacin y conocimiento del puesto a los nuevos empleados?

6. 7.

Se utilizan especialistas en relaciones humanas? Cul es el sistema de trabajo de los empleados de relaciones humanas con respecto de la empresa?

8. 9.

Cul es el porcentaje de rotacin? Son aplicables estas preguntas a los niveles jerrquicos superiores as como a los supervisores?

10.

Qu recomendaciones se pueden hacer para mejorar el departamento de relaciones humanas?

11.

Qu comentarios especiales existen sobre este departamento?

V. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Equipo y su disposicin Existen esquemas del equipo y de su uso? Se utiliza en la mejor forma el espacio disponible? Qu se podra sugerir? Existe espacio adecuado para la recepcin y entrevistas a los candidatos a empleo? Cules son las condiciones del equipo? Existe descripcin del equipo y accesorios especiales? Se realiza el mismo uso del equipo especial y de oficina? Existe equipo excedente? Hay un uso alternado del equipo? Existen posibilidades de almacenaje? Para el equipo en uso? Para el equipo inactivo?

9. Se revisan los expedientes para determinar si deben colocarse en el archivo permanente? Cul es el perodo de retencin de documentos?

10. Puede mejorarse el equipo?

VI. Mtodo y operaciones de control 1. Se han considerado la adecuacin, claridad y oportunidad de los informes administrativos? 2. 3. Existen mtodos para satisfacer la demanda de personal? Cules son los mtodos establecidos para el tratamiento de un candidato a un puesto? 4. 5. 6. Se considera un tiempo especfico para que el candidato sea aceptado? Que actividades existen para el tratamiento de problemas de personal obrero? Cul es el mtodo para tratar los problemas de trabajo por revisiones de contrato colectivo? 7. 8. 9. Existe un sistema de sugerencias? Es satisfactorio? Cmo pueden mejorarse las operaciones mencionadas? Existe control satisfactorio de las faltas, enfermedades y retardos?

10. Existe control adecuado para proteger los archivos confidenciales? 11. Qu medidas se han tomado para asegurar la calidad del personal de la planta? 12. Hay necesidad de controles estrictos con relacin a seguridad? En cuanto al personal? En cuanto a reas de seguridad? 13. Pueden eliminarse operaciones? Simplificarse? Combinarse? Mejorarse? 14. Se encuentran impedimentos para la marcha normal de la empresa? Qu se ha hecho para eliminarlos? 15. Existe un control presupuestal para los gastos? 16. Se realizan proyecciones para conocer las tendencias a futuro? 17. Se realizan comparaciones con perodos anteriores y con objetivos prefijados? 18. Pueden realizarse mejoras en los mtodos usados por el departamento? 19. Existe oportunidad para llevar a cabo un programa de medicin en el trabajo de oficina? Si existe, Se est trabajando en l? 20. Qu controles de los costos de oficina deben establecerse o adicionarse? 21. Qu se necesita para incrementar la eficiencia del departamento? 22. Qu puede hacerse para mejorar la calidad del trabajo? 23. Qu bases se pueden adoptar para realizar una reduccin de costos?

3.13.

ESTUDIO AMBIENTAL.- En esta primera fase puede llegarse a obtener

informacin orientadora de gran vala que permita al auditor diagnosticar las reas crticas; el grado de profundidad en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar sern los siguientes: a) La importancia que para la Empresa representa la operacin que se audita, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendra si se mejorara su eficiencia; b) Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc. c) Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se revisa; d) reglamentacin federal, estatal, y municipal que rigen las prcticas de manejo de la operacin; e) informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas de una operacin similar23. 3.13.01. ESTUDIO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA .- Respecto a la gestin administrativa de la empresa (planeacin, organizacin, direccin y control), el auditor deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de conocer, en trminos generales sus caractersticas y posibles deficiencias, la evaluacin de esta instrumentacin se har en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de familiarizacin al auditor nicamente le interesa conocer las caractersticas esenciales de la misma.

3.13.02. VISITA A LAS INSTALACIONES.- Tiene por objeto observar directamente cmo se efectan las operaciones e identificar sntomas de problemas; durante el proceso de familiarizacin es lgico que el auditor entre en contacto con los diversos funcionarios y empleados que manejan directamente la operacin y que, mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto caractersticas especficas como problemas de la operacin misma. Una vez realizado el proceso de familiarizacin, el auditor operacional estar en posibilidad de: dando orden a sus ideas y como fundamento en los hechos que haya observado, estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado para entrar a la siguiente fase de la metodologa, de una manera ordenada, estando as en posibilidad de delegar parte de las investigaciones y de supervisar su realizacin.

23

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3.13.03. RELACIN ENTRE EL CONTROL Y LA AUDITORA.- El control es uno de los cinco principios administrativos (planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control). Este consiste en la medicin y la correccin del desempeo con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y se sigan los planes diseados para alcanzarlos. El control y la planeacin, por tanto, estn muy relacionados. El proceso bsico de control comprende tres pasos: 1) Establecer estndares. Estos funcionan como punto de referencia, son criterios de desempeo que al medirlos, permiten conocer como funcionan ciertos aspectos de la empresa. 2) Medir comparar el desempeo con stos estndares. Esto debera realizarse idealmente de manera anticipada y poder evitar las desviaciones antes de que ocurran. 3) Corregir las desviaciones. Los administradores deben saber en donde aplicar las medidas correctivas, entre las que podemos mencionar los siguientes ejemplos: cambio en los planes u objetivos, aclaracin de tareas, contratacin o capacitacin de personal y despido de personal. El contar con un sistema de control convenientemente estructurado en una organizacin debe suministrar informacin vlida, confiable y oportuna. Esto constituye la retroalimentacin por medio de la cual se pueden cambiar los planes, objetivos, polticas y/o programas, antes de que ocurran problemas costosos. La aplicacin del principio de control preventivo ha provocado el desarrollo del inters en las Auditorias administrativas, que son formas de evaluacin de la administracin, contemplando todo el sistema administrativo de una empresa. Actualmente la Auditoria administrativa se lleva a cabo por firmas independientes y externas a la empresa a evaluar, que deben contar con personal calificado para valorar el sistema administrativo de una compaa y la calidad de sus administradores. Existe tambin el concepto de Auditoria interna de la empresa, que consiste en una evaluacin de la empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente actual y del medio que probablemente encuentre en su futuro. Evidentemente es ms amplia que la Auditoria administrativa, ya que evala la posicin de la compaa dentro de su entorno para determinar donde se encuentra, hacia donde se dirige con los planes actuales y si deben ser stos modificados. Una organizacin se fija objetivos o metas, define polticas para guiar el comportamiento de sus integrantes y traza planes de accin, que se convierten en instrucciones o programas de operacin que deben concretarse en

hechos. Todo este proceso se lleva a cabo en los distintos niveles jerrquicos de la empresa, los cuales, se pueden dividir en fases primordiales tales como: 1) Directivo 2) Gerencial y 3) Operativo. A pesar de que estos niveles no estn perfectamente delimitados, es necesario identificarlos como elementos separados, ya que cada uno de los cuales toma decisiones que afectan a la organizacin como un todo. La toma de decisiones entre alternativas en distintos niveles y departamentos, genera la necesidad de ejercer vigilancia sobre stas y sus consecuencias, es decir, de controlar. La Auditoria es realmente una tcnica de control; aplicando la

teora de sistemas, la Auditoria se considera como un subsistema dentro del sistema general del control.

3.14. CONCLUSIN DE LA AUDITORA.- Se da a conocer los resultados que se obtuvieron durante la evaluacin de la organizacin. Una de las partes ms importante de las conclusiones de la Auditoria es el informe o reporte, que comprende los detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores administrativos. Antes de preparar el informe final, es recomendable que los auditores sondeen las soluciones propuestas y las posibles consecuencias de las acciones con los gerentes y se aclare cualquier duda malentendido. Desde el punto de vista administrativo, las recomendaciones son el aspecto principal de la Auditoria, por lo cual, stas deben presentarse mediante un informe oral a los miembros de la gerencia. La aprobacin de las recomendaciones generalmente la realiza el consejo de directores para que stas se conviertan en parte integral del informe final. Los auditores deben sustentar las soluciones propuestas con base en un anlisis costo beneficio, que seale la recompensa a la organizacin si son implantadas. En el caso de que no sean aceptadas las recomendaciones, es aconsejable ofrecer alternativas. Esto ayuda tambin a los asesores a trazar la ruta de ejecucin de las recomendaciones, la cual deber incluirse en el reporte final. 3.15. LA IMPLANTACIN DE LAS RECOMENDACIONES.- Esta es una parte de la auditora administrativa sumamente importante, ya que constituye el momento en el que las medidas de mejoramiento administrativo deben ponerse en prctica para la solucin de los problemas encontrados. Para esta etapa de la auditora administrativa se debe:

a). Elaborar un programa de implantacin.- Esta parte consiste en describir las actividades a realizar y la secuencia de su realizacin. Generalmente se usan diagramas de flujo de red para su mejor comprensin. En el programa debe describirse el objetivo de cada proyecto, su alcance, l (los) responsable (s) y los resultados esperados

b).Integrar los recursos humanos y materiales necesarios.- Consiste en elaborar los manuales e instructivos de trabajo necesarios para la implantacin de las recomendaciones, as como el mobiliario, equipo y suministros requeridos para operar el nuevo sistema. Se debe tambin seleccionar y capacitar al personal que va a operar los nuevos procedimientos de trabajo

c) Ejecutar el programa de implantacin realizado.- Es poner en operacin las recomendaciones y el nuevo sistema, aplicando un mtodo de implantacin previamente seleccionado. Al iniciar la implantacin es necesario comunicarlo mediante circulares al personal de la organizacin.

d) Seguimiento.- Se deben comprobar los resultados de las medidas implantadas por recomendacin de los auditores y en su caso sugerir las medidas correctivas necesarias para su mejor efectividad. Posterior a esto se debe hacer una revisin peridica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo, lo cual afectara en forma directa la eficiencia de la organizacin24.

24

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ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA Servio Tulio Montero Ludea NDICE UNIDAD UNO:
1. 1.1

pginas INTRODUCCIN A LA AUDITORIA

INTRODUCCIN A LA AUDITORIA--------------------------------------------------------------3 LA AUDITORIA - ANTECEDENTES----------------------------------------------------------3 - 4

1.1.1 DEFINICIONES DE AUDITORIA-------------------------------------------------------------------4 1.1.2 OBJETIVO DE AUDITORIA------------------------------------------------------------------------ 4 1.1.3 FINALIDAD DE AUDITORIA-----------------------------------------------------------------------5 1.2 CLASIFICACIN DE LA AUDITORIA------------------------------------------------------------5

1.2.1 AUDITORIA EXTERNA---------------------------------------------------------------------------5 -6 1.2.1 AUDITORIA INTERNA-----------------------------------------------------------------------------6-7 1.2.3 DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA------------------------------7 1.3 AUDITORIA ADMINISTRATIVA ANTECEDENTES------------------------------------7-10

1.3.1 DEFINICIONES AUDITORIA ADMINISTRATIVA---------------------------------------10-11 1.3.2 NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA----------------------------------11 1.3.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA----------------------------------11-12 1.3.4 PRINCIPIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA------------------------------------------12 1.3.4.1 SENTIDO DE LA EVALUACIN----------------------------------------------------------------12 1.3.4.2 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE VERIFICACIN--------------------------------------13 1.3.4.3 HABILIDAD PARA PENSAR EN TRMINOS ADMINISTRATIVOS-------------------13 1.4 ALCANCE---------------------------------------------------------------------------------------------13

1.4.1 CAMPO DE APLICACIN---------------------------------------------------------------------14-16 1.5 1.6 FACTORES Y METODOLOGA-------------------------------------------------------------------16 EL AUDITOR DEFINICIN----------------------------------------------------------------------17

1.6.1 FUNCIONES GENERALES---------------------------------------------------------------------17-18 1.6.2 CONOCIMIENTOS QUE DEBE POSEER--------------------------------------------------------18 1.6.2.1 Acadmica---------------------------------------------------------------------------------------------18 1.6.2.2 Complementaria---------------------------------------------------------------------------------------18 1.6.2.3 Emprica------------------------------------------------------------------------------------------------18 1.6.2.4 Habilidades y Destrezas--------------------------------------------------------------------------18-19 1.6.2.5 Experiencia--------------------------------------------------------------------------------------------19 1.6.2.6 Responsabilidad Profesional--------------------------------------------------------------------20-21 1.6.3 CONCLUSIN------------------------------------------------------------------------------------21-22

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pginas

UNIDAD DOS: LA AUDITORIA CONSTITUYE UN MECANISMO MODERNO Y AGIL


2. 2.1 A AUDITORIA CONSTITUYE UN MECANISMO MODERNO Y AGIL AUDITORIA--------------------------------------------------------------------------------------------24

2.1.2 CONCEPTO DE AUDITORIA----------------------------------------------------------------------24 2.1.2 SERVICIOS DE EXPRESIN DE OPINION-----------------------------------------------------24 2.1.3 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS--------------------24 2.2 TIPOS DE AUDITORIA------------------------------------------------------------------------------24

2.2.1 PROPOSITOS DE LA AUDITORIA---------------------------------------------------------------25 2.2.2 EL INFORME DE AUDITORIA-------------------------------------------------------------------25 2.2..2.1 Prrafo Introductoria---------------------------------------------------------------------------------26 2.2.2.2 Prrafo del Alcance----------------------------------------------------------------------------------26 2.2.2.3 Prrafo de la Opinin -------------------------------------------------------------------------------26 2.2.2.4 Actos Ilegales-----------------------------------------------------------------------------------------27 2.2.2.5 Error----------------------------------------------------------------------------------------------------27 2.2.2.6 Fraude--------------------------------------------------------------------------------------------------27 2.2.2.7 Dilema tico-------------------------------------------------------------------------------------------27 2.2.2.8 Necesidad de la tica Profesional------------------------------------------------------------------27 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 2.5 2.6 2.7 RIESGO DE DE AUDITORIA---------------------------------------------------------------------28 RIESGO INHERENTE -----------------------------------------------------------------------------28 RIESGO DE CONTROL-----------------------------------------------------------------------------28 RIESGO DE DETENCIN--------------------------------------------------------------------------28 EVIDENCIA DE AUDITORIA---------------------------------------------------------------------28 TCNICAS DE AUDITORIA-------------------------------------------------------------------29-30 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA-----------------------------------------------------------31 DOCUMENTOS DE AUDITORIA----------------------------------------------------------------31

2.7.1 NDICES, MRCAS Y REFERENCIAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO-----------------32 2.7.2 NDICES Y REFERENCIAS------------------------------------------------------------------------32 2.7.3 MARCAS-----------------------------------------------------------------------------------------------32 2.7.4 CARTA DE COMPROMISO------------------------------------------------------------------------32 2.8 PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA-------------------------------------------------------32-33

2.8.1 PROGRAMA DE AUDITORIA---------------------------------------------------------------------33 2.8.2 PROCESO DE AUDITORIA-------------------------------------------------------------------------33 2.8.2.1 PLANIFICACIN Y PROGRAMACION-------------------------------------------------------34

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2.8.2.2 TRABAJO DE CAMPO----------------------------------------------------------------------------34 2.8.2.3 COMUNICACIN DE REULTADOS----------------------------------------------------------34 2.9 2.9.1 2.9.2 ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA-----------------------------------35 CONTROL INTERNO------------------------------------------------------------------------------35 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO-------------------------------------------------35

2.9.2.1 Ambiente del Control Interno-----------------------------------------------------------------------35 2.9.2.2 Valoracin de Riesgos-------------------------------------------------------------------------------36 9.2.2.3 Informacin y Comunicacin-----------------------------------------------------------------------36 2.9.2.4 Actividad de Control---------------------------------------------------------------------------------36 2.9.2.5 Monitoreo----------------------------------------------------------------------------------------------36 2.9.2.6 Relacin entre Control Interno y Auditoria-------------------------------------------------------36 2.10 LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL------------37

2.11 ESQUEMA BSICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL---------------------------------38 2.12 CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL------------------------------------------------38 2.13 OBJTEVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL------------------------------------------38-39 2.14 ALCANCE------------------------------------------------------------------------------------------39-40 2.15 APLICACIN DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-----------------------------------------40 2.16 LA AUDITORIA INTERNA LA AUDITORIA OPERACIONAL----------------------------40 2.17 LA AUDITORIA EXTERNA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL-------------------------41 2.18 LA CONSULTORIA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACONAL---------41 2.19 METODOLOGA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL-------------------------------------42 2.20 PRPOSITO--------------------------------------------------------------------------------------------42 2.21 DIRECTRICES DE ACTUACIN------------------------------------------------------------------43 2.22 2.23 2.24 OPERACIONES---------------------------------------------------------------------------------------43 METODOLOGA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL--------------------------------44-47 ELABORACIN DEL INFORME-----------------------------------------------------------------47

2.24.01 DISCUSIN DEL BORRADOR CON LOS INVOLUCRADOS----------------------------47 2.24.02 INFORME DEFINITIVO--------------------------------------------------------------------------47 2.24.03 NATURALEZA--------------------------------------------------------------------------------------48 2.24.04 ALCANCE Y LIMITACIONES DEL TRABAJO---------------------------------------------48 2.24.05 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA EFICIENCIA---------------------------------------49 2.24.06 EVALUACIN Y EFECTO DE LOS PROBLEMAS-----------------------------------------49 2.24.07 RESPONSABILIDAD-----------------------------------------------------------------------------49 2.24.08 FORMA------------------------------------------------------------------------------------------50-52

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UNIDAD TRES:
3.

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FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.1 DEFINICIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA---------------------------------------54 3.2 CLASIFICACIN DE AUDITORIAS---------------------------------------------------------------55 3.3 PRPOSITO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA------------------------------------55- 56 3.4 MARCO GENERAL Y PRINCIPIOS BSICOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA--56 3.4.1 SENTIDO DE LA EVALUACIN------------------------------------------------------------------57 3.4.2 PROCESO DE VERIFICACIN--------------------------------------------------------------------57 3.4.3 PENSAR COMO EL ADMINISTRADOR---------------------------------------------------------57 3.4.4 RELACIN ENTRE EL CONTROL Y LA AUDITORIA----------------------------------57-59 3.5 REALIZACIN DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA--------------------------------59

3.5.1 CONSIDERACIONES PRELIMINARES----------------------------------------------------------59 3.5.2 EL PERSONAL-----------------------------------------------------------------------------------59 -60 3.5.3 CONDUCCIN DE LA AUDITORIA-------------------------------------------------------------60 3.5.4 ENTREVISTAS-----------------------------------------------------------------------------------------60 3.5.5 CUESTIONARIO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA-------------------------------------61 3.5.6 CONCLUSIN DE LA AUDITORIA--------------------------------------------------------------61 3.6 LA IMPLANTACIN DE LAS RECOMENDACIONES---------------------------------------62

3.6.1 ELABORAR UN PROGRAMA DE IMPLANTACIN-----------------------------------------62 3.6.2 3.6.3 3.6.4 3.7 ITEGRAR LOS RECURSOS Y MATERIALES NECESARIOS------------------------------62 EJECUTAR EL PROGRAMA DE IMPLANTACIN REALIZADO------------------------62 SEGUIMIENTO---------------------------------------------------------------------------------------62 SENTIDO DE LA EVALUACIN-----------------------------------------------------------------62

3.7.1 EVALUACIN DE LA PLANEACIN DE LA EMRPESA----------------------------------63 3.7.2 EVALUACIN DE CONTABILIDAD Y FINANZAS----------------------------------------63 3.7.3 EVALUACIN DE LA FUNCIN DE ERCADOTECNIA-----------------------------------63 3.7.4 EVALUACIN DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO-----------------------------------63 3.7.5 EVALUACIN DE LA FUNCIN DE PRODUCCIN---------------------------------------63 3.7.6 EVALUACIN DE LA FUNCIN DE PERSONAL--------------------------------------------64 3.7.7 EVALUACIN DEL AMBIENTE DE TRABAJO Y DEL ELEMENTO HUMANO-------64 3.7.8 EVALUACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN------------------------------------------64 3.8 RELACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CON OTRAS 64

3.8.1 ADMINISTRACIN ESTRATGICA-------------------------------------------------------------64 3.8.1.1 El Proceso de Administracin estratgica consta d tres etapas----------------------------64-65

NDICE
3.8.2 3.8.3 3.9 3.10 3.11 3.12

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3.8.1.2 Las tres Actitivades Fudamntales para Evaluar Estrategias son--------------------------65-66 CONSITENCIA--------------------------------------------------------------------------------------66 VIABILIDAD----------------------------------------------------------------------------------------66 DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO)---------------------------------------------------67 SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL----------------------------------------------------------67-69 ESCALAS DE EVALUACIN----------------------------------------------------------------69-70 AUDITORIAS DE CALIDAD TOTAL----------------------------------------------------70 71

3.12.1 PROGRAMA DE AUDITORIA-------------------------------------------------------------71 73 3.12.2 RECOLECCIN DE DATOS----------------------------------------------------------------73-74 3.12.3 DIAGRAMAS DE FLUJO---------------------------------------------------------------------74 -76 3.12.4 ANLISIS, INTERPRETACIN Y SNTESIS-------------------------------------------------77 3.12.5 PRESENTACIN DEL INFORME Y SU DISCUSIN--------------------------------------77 3.12.5.1 Informe Final------------------------------------------------------------------------------------77-78 3.12.6 3.13 EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO------------------------------------------------------79-82 ESTUDIO AMBIENTAL--------------------------------------------------------------------------83

3.13.01 ESTUDIO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA-----------------------------------------83 3.13.02 VISITA A LAS INSTALACIONES------------------------------------------------------------83 3.13.03 RELACIN ENTRE EL CONTROL Y LA AUDITORIA------------------------------84-85 3.13.04 CONCLUSIN DE LA AUDITORIA----------------------------------------------------------85 3.14 LA IMPLANTACIN DE LAS RECOMENDACIONES-------------------------------85-86

ANEXOS--------------------------------------------------------------------------------------------------87- 95

ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA Servio Tulio Montero Ludea


BIBLIOGRAFA

1. CUEVA. P, Olga M. Desarrollo Terico de la Gua de Auditoria. Calvas Cariamanga. Ao 2008.

www. Monografas.trabajos/11.com

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www. Pyme.com.mx

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www. Tecnicasdeauditoria.com.mx

5.

www. Tiposdeauditoria.ipg.com.mx

6.

www. Wiki.auditoria.com

www. Wikiauditoria/examenespec.com

8.

www. Wikipedia.org.wiki.auditoria.com

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PRUEBA ESCRITA FECHA: NOMBRE: 1. Escriba los seis literales de la finalidad de la Auditoria----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Transcriba las diferencias entre Auditoria interna y externa ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Enumere los objetivos de la auditoria y describa tres de ellos a eleccin propia-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. Seleccione y Redacte seis funciones generales de Auditoria a criterio personal------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Escriba los seis elementos referente al conocimiento que debe Poseer el Auditor y describa dos de ellos-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6. Describa las normas profesionales del Auditor tales como: Ojteividad---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7. Redacte los prrafos Riesgo Inherente y Riesgo de Control--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8. Comunicacin de Resultados: Consiste en ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

9. Escriba los Componentes del Control Interno y refirase exclusivamente al subtitulo Actividades de Control------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

10. El informe audiovisual tiene varias ventajas, Cules son ?----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

11. Escriba la Clasificacin de Auditoria-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

12. El proceso bsico de control comprende tres pasos, descrbalos por favor----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EXITOS GRACIAS