Asistente: Administrativo

Curso:
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Docente: César Bazán

Sesión 7:
Entorno documentario

1.- Concepto
Los documentos administrativos son una comunicación

escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la ad-
ministración pública como en la privada, con el fin de
permitir el cumplimiento de obligaciones y goce de de-
rechos reconocidos por la (C.P.). Las leyes y las normas
internas de cada entidad o institución.
Queda prohibido la reproducción parcial o total de este material. Docente: César Bazán
2.- Principios fundamentales
que rigen la redacción de los D.A.
Los D.A. se redactan teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, o esquemas esta-
Formalidad:
blecidos con el fin de uniformizar su uso.
Los D.A. deben ser elaborado lo más simple y breve posi-

Simplicidad:
ble, lenguaje sencillo y común.
Tener presente el principio de la racionalización. Redac-

Racionalidad:
tar documentos directos, concretos y precisos.
Deberá prevalecer la razón la apreciación de su conte-

Flexibilidad:
nido.
Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir

Eficacia:
a la acción en el menor tiempo y lograr sus objetivos.
Queda prohibido la reproducción parcial o total de este material. Mg. Aldo César
Docente: Gironzini P.
Bazán
3.- Partes de los
Documentos Administrativos
Tiene varias partes las mismas según su ubicación constituyen en:
A.- Encabezamiento: Es el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes:
Inscripción que identifica a la institución que

Menbrete:
remite el documento.
Denominación que da el gobierno a cada año

Nombre del año:
calendario.
Donde y cuando se elabora el documento,

Lugar y Fecha:
comprende la localidad, el día, mes y año.
Bazán
3.- Partes de los
Código: Parte que individualiza el documento e identifica a la institución destinataria.
- Nombre completo del documento: OFICIO

- Nª correlativo del documento integrado por 3 digitas (025).
Compuesto por:
- Las 2 últimas cifras del año calendario entre guiones -10-
- Las siglas de la Inst. separado por -ó/.
Parte que identifica a la persona, dependen-

Destinatario:
cia o inst. a quien remite el documento.
Es la síntesis del contenido de un documento o

Asunto:
del motivo que lo originan.
Hace mención a los antecedentes del docu-

Referencia:
mento que se elabora.
Bazán
3.- Partes de los
Parte que identifica a la persona, dependencia o

Destinatario:
Inst., a quien se remite el documentario.
Es la síntesis del contenido de un documento o del

Asunto:
motivo que le origen.
Hace mención a los antecedentes del documento

Referencia:
que se elabora.
Parte central y principal de todo documento cuya cantidad y denominación de-

B.- TEXTO:
pende de cada clase o tipo de documento.
Bazán
3.- Partes de los
C.- Termino: Extremo inferior del documento y comprende las siguientes partes:
Antefirma: Es la palabra o frase que se emplea cuando se a concluido la redacción de un texto.
Firma: Comprende el nombre, apellido y la rubrica.
Pos Firma: Parte que identifica al responsable de la comunicación
Instrumento que autentica o legaliza el documento que se

Sello:
envía
Se emplea únicamente cuando al documento que remiti-
Anexo:
mos se acompaña con otros (recibos, facturas, etc.)
Menciona a las autoridades a quienes se envía copia del
Con copia:
documento.
Identifica a los responsables de la elaboración del docu-
Pie de Página:
mento.
Bazán
La Carta
Concepto Partes
Es un documento de carácter privado Menbrete Ante Firma

que se utiliza fuera del estado y entre Lugar y fecha Firma
personas naturales para tratar asun- Código Pos Firma
tos de interés común relacionados Destinatario Con copia
con la vida cotidiana. Asunto Pie de página
Texto
Bazán
Clases de Cartas
Carta por el número de destinatarios

Carta por el tema que tratan
C. Administrativa
C. Comercial
C. Notarial
Otros tipos de Carta
C. Poder
C. Declaración Jurada
C. Solicitud de empleo
Bazán
Bazán
El Oficio
El oficio es un documento protocolar. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar,
pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos ad-
ministrativos.
Partes
Menbrete Firma
Lugar y fecha Pos Firma
Código Sello
Destinatario Con copia
Asunto Pie de página
Texto
Bazán
se llevará acabo
asista a dicha actividad como ponente en el tema de Marketing.

En espera de su amable respuesta y de antemano, agradeciéndole por su valiosa
Bazán
El Informe
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o

la ocurrencia de hechos considerado de interés.
Clases de Informes:
Ordinario
Extraordinario
Técnico
Bazán
Informe N°0007
SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO “Claretiano”

ASUNTO: Dictado de charlas sobre desastres naturales.
Referencia: Plan operativo Anual de la Institución
Tengo a bien dirigirme a su digno despacho, con el fin de hacerle llegar el informe sobre las dos charlas
realizadas, según programación, en el mes de agosto, sobre Desastres Naturales.
Logros:
• Se contó con la participación desinteresada de parte del Ingeniero Alberto Valdivia Torres, distinguido
padre de familia de nuestra institución Educativa, quien dictó dos charlas sobre los desastres naturales,
los días 15 y 20 de agosto.
• Las charlas estuvieron a la altura de lo esperado por el auditorio. El disertante proyectó dos videos
referidos al tema.
• Se contó con la participación de todo el personal docente y alumnado en general.
• Es cuanto informo para su conocimiento.
Atentamente
John Valderrama Ampuero
Presidente de Defensa Civil
Bazán
La Constancia
Concepto
Es un documento similar al certifi-

cado.
Los dos acreditan la veracidad de
hechos y situaciones que se han
dado o se dan en la realidad.
Bazán
La Secretaría de la Facultad de Ciencias Empresariales, que
suscribe; deja constancia de que Carlos Alberto Ávila Béjar,
con código 2010035920, se encuentra matriculado en el 1°ciclo,
del año académico 2010.
Se expide la presente a petición del interesado.
Tacna, 8 de Setiembre del 2010
Dr. Kinston Castañeda Sofía León Morales

Decano Secretaria
Bazán
El Memorando
Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno de las empresas o institucio-
nes, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún momento, ya sean
instrucciones, información o petición. La mayoría de las oficinas cuentan con formatos específicos de
memorando, pero si no fuese así se elaborará en media hoja con los siguientes elementos:
Menbrete
Fecha
Destinatario
Asunto
Firma
Referencias finales
Bazán
Memorando N° 2560 - 10 - GV
Para : Mauricio del Moral, Director General
De : María Chalco Lazo
Asunto : Reunión del área de ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22

de Setiembre del 2010. Se discutirán los temas referentes al
incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Atentamente
María Chalco Lazo
Gerente Ventas
Bazán

Asistente: Administrativo

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Docente: César Bazán

Docente: César Bazán

Los documentos administrativos son una comunicación

Los D.A. deben ser elaborado lo más simple y breve posi-

Tener presente el principio de la racionalización. Redac-

Deberá prevalecer la razón la apreciación de su conte-

Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir

Inscripción que identiﬁca a la institución que

Denominación que da el gobierno a cada año

Donde y cuando se elabora el documento,

Código: Parte que individualiza el documento e identiﬁca a la institución destinataria.

- Nombre completo del documento: OFICIO

Parte que identiﬁca a la persona, dependen-

Es la síntesis del contenido de un documento o

Hace mención a los antecedentes del docu-

Parte que identiﬁca a la persona, dependencia o

Es la síntesis del contenido de un documento o del

Hace mención a los antecedentes del documento

Parte central y principal de todo documento cuya cantidad y denominación de-

Anteﬁrma: Es la palabra o frase que se emplea cuando se a concluido la redacción de un texto.

Firma: Comprende el nombre, apellido y la rubrica.

Pos Firma: Parte que identiﬁca al responsable de la comunicación

Instrumento que autentica o legaliza el documento que se

Es un documento de carácter privado Menbrete Ante Firma

Carta por el número de destinatarios

asista a dicha actividad como ponente en el tema de Marketing.

Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o

SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO “Claretiano”

Es un documento similar al certiﬁ-

Tacna, 8 de Setiembre del 2010

Dr. Kinston Castañeda Sofía León Morales

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22

Es muy importante contar con su presencia.

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