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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

AL SG-SST DICIEMBRE
SOCIEDAD OPERADORA E INMOBILIARIA DE 2016
HOTELES GIRALDO´S S.A.S

1. OBJETIVO

Verificar la conformidad de la empresa en el cumplimiento de las normas, políticas


y objetivos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo conforme lo
establece el Decreto 1072 de 2015, así como a contribuir a la mejora de su
implementación y desempeño.

2. ALCANCE

Las auditorías realizadas por el equipo auditor de seguridad y salud en el trabajo,


aplica a todas las áreas y procesos de las diferentes sedes que tenga la
Organización durante el periodo a auditar.

3. DEFINICIONES

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener


evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
la expansión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los
criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la
evidencia de la auditoria.
Evidencias de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables.
Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria (los hallazgos de la
auditoria pueden indicar conformidad con los criterios de auditoría u
oportunidades de mejora).
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de
la auditoria.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Auditado: Responsable de un proceso o área que es auditada.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el
apoyo si es necesario de expertos técnicos.
Plan de auditoría: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una
auditoria.
Alcance de la auditoria: Extensión y límites de una auditoria.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada.
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Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad


potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Observación: Una declaración hecha durante la auditoria y sustentada mediante
evidencia objetiva.

4. RESPONSABILIDAD

 El Representante de la Dirección está facultado para establecer y


administrar el programa de Auditoría Interna y es responsable de dar
autorización al proceso y organizar las auditorías internas, según se
requiera en cada área o servicio.
 El Auditor Líder es el encargado de dirigir, implementar, monitorear y
revisar las actividades de las auditorías internas.
 Los Auditores Internos son los responsables de llevar a cabo las actividades
de la Auditoría.

5. CONDICIONES GENERALES

a. Para realizar auditorías internas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en


el Trabajo se debe seguir el procedimiento del Numeral 6.
b. La planeación de la auditoria se presenta en el formato de plan de la auditoria,
registrando en este los siguientes aspectos, objetivos de la auditoria, alcance,
periodicidad de la auditoria, nombres de los integrantes de equipo auditor,
nombre jefe del equipo auditor, funciones y responsabilidades de los miembros
del equipo auditor, riesgos del programa de auditoría, metodología utilizada.
c. La auditorias se realizaran mínimo una vez al año y también se pueden realizar
cuando existan no conformidades que obliguen a cambios en el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, cuando afecten económicamente
a la empresa o cuando surja la necesidad de acuerdo con los resultados de las
revisiones de auditorías previas.
d. Corresponde al responsable del SG-SST, y al equipo auditor la preparación,
ejecución, elaboración del informe y seguimiento de la auditoria.
e. La selección de los auditores y la realización de las auditorias deben asegurar la
objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
f. Para la selección de los candidatos a ser auditores internos de la empresa, se
tendrá en cuenta la competencia definida en la descripción del cargo o los
auditores pueden ser solicitados a un ente externo para que realice el
acompañamiento en las auditorias que se deben realizar frente al cumplimiento
del desarrollo del SG-SST
g. Elaborar la planeación de la auditoria en el Formato Plan de la Auditoria, el cual
debe ser aprobado por la alta dirección y notificado a los responsables del área
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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h. Se debe comunicar, y socializar a los auditados el día, la hora, el lugar y el


tiempo estimado de duración de la auditoria (programa de auditoría)
i. La metodología a aplicar puede incluir los siguientes aspectos: Análisis,
muestreo, selección, formulación de preguntas abiertas, indicadores de gestión,
verificación de documentos y registros producto de actividades ejecutadas por
el auditado. La ejecución de la auditoria se debe realizar mediante la
recolección de evidencias, que pueden ser entrevistas, examen de documentos
y/o registros y observación reunida a través de las entrevistas, se recomienda
que sea probada obteniendo la misma información por otras fuentes
independientes tales como la observación física.
j. Como regla general las auditorias deben revisar lo siguiente:

 Determinar si el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo


cumple con los requisitos del Decreto 1072 de 2015, con el manual,
programas, procedimientos e instructivos de las actividades y programas
del Sistema de Gestión.
 Verificar si tales documentos se están aplicando. Para esto se debe
verificar si los datos y registros generados como evidencia de las
actividades cumplen con los procedimientos establecidos.
 Evaluar si el Sistema de Gestión de SST es eficaz analizando si el
cumplimiento en la aplicación de la documentación para las diferentes
procesos contribuye o no al logro de los objetivos.
 Analizar las acciones tomadas con la información resultante de las técnicas
estadísticas.
 Evaluar la eficacia de las acciones preventivas.
 Evaluar la eficacia de las acciones tomadas a partir de la evaluación del
cumplimiento de las normas del SG-SST por parte de los proveedores,
contratistas, subcontratistas y prestadores de servicios
 Cuando se requiera, determinar el impacto de la no conformidad y sus
consecuencias frente a costos de la empresa.

k. El informe debe contener como mínimo los objetivos de la auditoria y su


cumplimiento, el alcance, identificación del equipo auditor, resumen del proceso
de auditoría, con fechas y sitios donde se realizaron, obstáculos y dificultades
encentradas, criterios de auditoría, y hallazgos, conclusiones, grado de
cumplimiento de los criterios de auditoría, recomendaciones, correcciones y
acciones de mejora resultantes de la auditoria, su ejecución, verificación y
eficacia. Por tanto el informe debe ser redactado por el jefe auditor, en forma
sucinta, concreta, de forma impersonal, sin la búsqueda de algún beneficio
personal o ánimo de figuración. Este debe ser entregado a los responsables del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
l. El seguimiento a las acciones correctivas o preventivas quedará registrado en el
Formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
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m. Los registros que se deben mantener como producto de las auditorias son:

 Archivo “Procedimento de Auditoria”.


 Archivo “Plan de Auditorías”.
 Archivo “Lista de Verificación Auditoría”.
 Archivo “Informe de Auditoría”.
 Archivo “Plan de acción correctiva o de mejora”.
 Archivo “Flujograma Procedimiento de Auditoría Interna”.
 Archivo “Acta de registro de reunión”

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO


1. Elaboración de la Plan o programación
programación de Responsable del SG-SST de auditoría interna
auditoría interna al SG- y COPASST o VIGIA al SG-SST
SST.
2. Socializar y capacitar al
equipo auditor el Registro de
contenido de la Responsable del SG-SST asistencia a la
auditoria y la socialización y
programación de capacitación al
ejecución. equipo auditor
3. Socialización y
aprobación por la alta Acta de socialización
dirección sobre el Responsable del SG-SST y aprobación por
contenido y parte de la alta
programación de la dirección.
auditoría interna al SG-
SST
4. En caso de no obtener
la aprobación por parte
de gerencia, se debe Responsable del SG-SST Acta de socialización
Realizar ajustes al y COPASST o VIGIA y aprobación por
contenido y/o parte de la alta
programación de la dirección.
auditoría interna al
sistema de gestión de
seguridad y salud en el
trabajo (SG-SST), y
posteriormente solicitar
nuevamente la
aprobación.
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5. Una vez obtenida la


aprobación de
gerencia, se debe
socializar a las partes Registro de
interesadas el Responsable del SG-SST asistencia a la
contenido y y COPASST o VIGIA socialización
programación de la
auditoría interna al
sistema de gestión de
seguridad y salud en el
trabajo (SG-SST).
6. Desarrollar la auditoría
interna al sistema de Lista de verificación
gestión de seguridad y Equipo auditor de auditoría interna
salud en el trabajo (SG- al SGSST
SST).
7. Socializar a las partes
interesadas el informe y
las acciones correctivas
y/o mejoras derivadas Responsable del SG-SST Registro de
del desarrollo de la y/o Jefe auditor asistencia a la
auditoría interna al socialización
sistema de gestión de
seguridad y salud en el
trabajo (SG-SST).
8. Ejecución de las Responsable del SG-SST Formato de acción
acciones correctivas y/o y COPASST o VIGIA correctiva y/o mejora
mejora
9. Control y seguimiento Responsable del SG-SST Formato de acción
al cumplimiento de las y COPASST o VIGIA correctiva y/o mejora
acciones correctivas y/o
mejora
10. Revisión del proceso de Responsable del SG-SST Acta de revisión del
auditoría para la y Jefe auditor proceso de auditoria
aplicación de la mejora
continúa

7. ANEXOS

Anexo 1: Archivo “Procedimento de Auditorias”.


Anexo 2: Archivo “Plan de Auditorías”.
Anexo 3: Archivo “Lista de Verificación Auditoría”.
Anexo 4: Archivo “Informe de Auditoría”.
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Anexo 5: Archivo “Plan de acción correctiva o de mejora”.


Anexo 6: Archivo “Acuerdo de Confidencialidad por el Equipo de Auditoría
Interna”.
Anexo 7: Archivo “Acta de registro de reunión”
Anexo 8. Flujograma procedimiento de auditoría interna al SG-SST

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Decreto 1072 del año 2015 libro 2, parte 2, titulo 4, capitulo 6.

Norma NTC ISO 19011:2012 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión.

Anexo 8.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA AL SISTEMA DE GESTIÓN DE


SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST

INICIO
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1. Elaboración de la programación de auditoría por parte del


responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo (SG-SST) y el COPASST o VIGÍA SST.

2. Socializar y capacitar al equipo auditor el contenido de la


auditoria y la programación de ejecución.

SI NO

5. Socializar a las partes interesadas el 4. Realizar ajustes al


contenido y programación de la contenido y/o programación
auditoría interna al sistema de gestión de la auditoria interna al
de seguridad y salud ene l trabajo (SG- sistema de gestión de
SST). seguridad y salud en el
trabajo (SG-SST).

6. Desarrollar la auditoría interna al


sistema de gestión de seguridad y salud
en el trabajo (SG-SST).
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7. Socializar a las partes interesadas, el


informe y las acciones correctivas y/o
preventivas derivadas del desarrollo de
la auditoría interna al sistema de
gestión de seguridad y salud en el
trabajo (SG-SST)

8. Ejecución de las acciones


INICIO
correctivas y/o mejora

9. Control y seguimiento al NO
cumplimiento de las acciones
correctivas y/o mejora

10. Revisión del proceso de auditoría


para la aplicación de la mejora
Es necesaria
Una acción de
SI
continua. mejora?

ELABORÓ: VERIFICÓ: APROBÓ:


Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha: