Maria Isabel Buitrago Arias - Taller sobre comunicación organizacional y asertiva

Preguntas de aprestamiento

1) ¿Por qué algunos gerentes encuentran difícil ser buenos escuchas?

Puede darse el caso que los gerentes no suelen escuchar de una forma atenta
debido a que no consideran que la información que se les esta brindando es de
importancia como para perder su tiempo escuchando cosas que pueden ser
desinformación o cosas no verificadas. Asumo que los gerentes cuentan con
medios confiables para informarse acerca de lo que requieran y así generar la
solución en la medida que sea requerida.
2) Explique por qué los subordinados podrían filtrar y distorsionar información sobre
problemas y bajas de rendimiento cuando se comunican con sus jefes.
Puede presentarse el caso en el que los subordinados tengan miedo de la reacción
que tengan los jefes en el momento en que la información que se va a brindar no
es precisamente buena y por lo tanto no van a recibir una felicitación, sino que por
el contrario quizá se puede presentar para un despido o sanción por los problemas
y bajas de rendimiento presentados.
3) ¿Qué pasos pueden dar los gerentes para eliminar la filtración y la distorsión de la
información?
Los gerentes pueden asegurarse de que los medios o las personas que les están
brindando la información le presentan la misma sin filtraciones, real o quebrantada
teniendo la comunicación directa con el área de donde él requiere la información,
con la habilidad de observar y escuchar. Puede darse cuenta cual es el nivel de
veracidad con que cuenta la información brindada.
4) Explique por qué, cuando emisores y receptores de los mensajes no se percatan de
la existencia de diferencias de estilo lingüístico, se puede provocar una
comunicación ineficaz.
Esto se presenta debido a que el contexto o la cultura de la persona son factores
importantes en la comunicación, haciendo así que sea de gran importancia
 conocer un poco acerca del medio en que se ha desarrollado la persona para evitar
así malentendidos o incluso llegar a ofender a las personas.
Qué medio (o medios) cree usted que es (son) más apropiado(s) para los siguientes
tipos de mensajes que un subordinado podría recibir de su jefe.

a) No recibir un aumento de sueldo,

De manera personal (presencial), considero que puede ser un medio adecuado

para informarle al subordinado, ya que por la autoridad se puede hacer entender y
ver de una manera entendible las consideraciones por las cuales no se puede llevar
a cabo dicha petición, quedando así clara la información y no dando falsas
esperanzas sobre lo que podría pasar en caso de ser diera por medio escrito, ya
que así el podría responder y continuaría con la falsa esperanza que se podría
lograr siendo insistente.

b) No recibir un ascenso,

De manera personal (presencial), considero que puede ser un medio adecuado

para informarle al subordinado, ya que por la autoridad se puede hacer entender y
ver de una manera entendible las consideraciones por las cuales no se puede llevar
a cabo dicha petición, quedando así clara la información y no dando falsas
esperanzas sobre lo que podría pasar en caso de ser diera por medio escrito, ya
que así él podría responder y continuaría con la falsa esperanza que se podría
lograr siendo insistente.

c) Un error en un reporte preparado por el subordinado,

De manera escrita por medio de un informe que se dirija solamente a la persona

que cometió el error, dándole un tiempo estimado para que emende su error y con
el beneficio de no tener ninguna sanción, ya que son cosas que pueden pasar y no
justifican despido de cargo ni ser humillado delante de sus compañeros por un
error humano.

d) Responsabilidades adicionales de trabajo,

 Lo haría por medio de un comunicado que pueda estar disponible para todas las
personas que se encuentren en el mismo nivel del cargo en el que se encuentra la
persona, ya que así evitaría malinterpretaciones del resto de trabajadores para que
no fuera juzgado, por dejar de hacer tareas que hacia antes “perezoso” o por
desarrollar nuevas tareas que lo tratarían de “lambón”. Siendo la comunicación
libre para todos.

e) Presupuesto de la compañía para el año siguiente,

Lo haría como un comunicado oficial para el personal al que sea necesario

brindarle dicha información, ya que se considera que todo el personal no tiene
interés en saberlo o no existe la necesidad de comunicarlo.

f) Reconocimiento a un empleado por la labor realizada,

Se podría realizar de manera personal o también por medio escrito. Esto

fomentaría en la persona que hace merito a ser reconocido la motivación para
seguir realizando su trabajo de manera óptima y que él note en la satisfacción de
sus superiores por el desempeño que ha desarrollado.

g) Despido

Se podría realizar de manera personal para explicar los motivos y hacer que la
persona comprenda y quizá se eviten rencores, e incluso se pueda presentar la
gratitud sincera por los servicios prestados por parte del empleador y gratitud por
los beneficios obtenidos por parte del empleado, se evitarían falsas suposiciones
por dar lugar al despido, me parece mejor que se presente de forma directa.

Cambiar las siguientes afirmaciones por comunicaciones asertivas

1) Eres un incompetente, siempre cometiendo los mismos errores.
¿Hola NN, necesitas ayuda? Quizá pueda ayudarte, te he estado observando y noto
que tienes inconvenientes con lo mismo hace unos días y quiero colaborarte para
que no tengas problemas, sé que puedes aprender a hacerlo muy bien, quizá no te
explicaron muy bien al principio.
 2) Te veo con mala actitud deberías estar más comprometido.
¿Oye NN, cómo estás? ¿Te encuentras bien? ¿Quieres salir a tomar un poco de
aire? Se que a veces no tenemos la mejor actitud y necesitamos un poco de
espacio, estando bien con nosotros mismos podremos brindar ese mismo
bienestar y/o compromiso.
3) Tú me haces poner de mal humor.
Quisiera saber si algo de lo que hago te causa algún malestar, yo no quiero tener
inconvenientes contigo. Me gustaría que pudiéramos hablar de lo que pasa con
confianza para así evitarnos malentendidos y quizá corregir lo que nos molesta.
4) Es que tú me haces sentir excluido.
Mira NN, yo siento que a veces no logro encajar muy bien contigo, quisiera saber si
algo te molesta o te parece de mal gusto, sabes que puedes comunicarme lo que
pasa y así encontraremos una solución para evitar malentendidos.
5) Es que tú nunca escuchas y siempre quieres que se haga lo que tú dices.
Quiero decirte con todo el respeto que me pongas atención, me parece que lo que
te digo es de importancia para ambos y estoy seguro de que juntos podremos
encontrar una solución, somos un equipo y como equipo ambos aportamos y
deseo que me tengas en cuenta.
6) Eres un irresponsable.
¿Hola NN, cómo estás? Quisiera saber si te encuentras bien ya que no he recibido
la parte de tu trabajo, quisiera saber si puedo colaborarte con algo o si no vas a
hacer parte del proyecto. Cuentas conmigo, pero yo también cuento contigo para
saber qué realizar. Quedo atento

Otras situaciones

1) Cómo pedirle a un compañero que haga mejor los trabajos (siempre los hace a
medias porque sabe que usted los organiza)
Oye NN, te quería pedir si puedes corregir el formato en como me enviaste el
trabajo ya que de esa manera no fue en como la maestra lo solicitó. Quiero que me
 tengas confianza, si tu consideras necesario que te explique como hacerlo nos
podemos reunir y te explico, quedo atento a tu respuesta. Espero estes bien.
2) Presente una situación engorrosa con un cliente o con un proveedor y cómo
manejarla adecuadamente.
Un proveedor incumple con la fecha de entrega del pedido de Harina para una
panadería
Proveedor: Buenos días Sra. Isabel, debo informarle que el día de hoy no haremos
entrega de pedidos ya que el transporte que teníamos destinado para dicha
actividad se encuentra suspendido.
Cliente: Buenos días, desearía que puedan solucionar dicho inconveniente pronto.
Quisiera saber si el pedido solo no se entregará el día de hoy o tardará más días en
hacerse.
Proveedor: probablemente estamos hablando de días ya que la suspensión fue por
un accidente de tránsito...
Cliente: Oh, siendo así les recomendaría que traten de buscar una solución
diferente a esperar que el carro salga, yo podría mantener la producción 4 días con
la reserva que tengo de harina, esperaría lo puedan solucionar en ese tiempo
Proveedor: agradecemos su comprensión, nos comprometemos con usted a
realizarle el pedido a por tardar en 3 días, es una persona muy humana, ya hemos
perdido contratos con personas que no tienen esa capacidad para comprender
incluso también teniendo reservas