Metodología de la

investigación

Tema 1

Conceptos básicos
 Introducción
En los últimos años las organizaciones han adoptado nuevas estructuras funcionales que les
permitan alcanzar las metas y los objetivos establecidos en su planeación estratégica, de una
manera más eficiente. Un ejemplo de ello es la administración de proyectos, que ofrece una
integración más efectiva de recursos y actividades encaminadas al logro de un fin específico.

Para ello es indispensable que los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicos
estén incorporadas en el rol de los directores de proyectos. Esto incluye integrar tareas, recursos
(humanos, financieros, materiales, etc.) y otros participantes en un tiempo específico, con el único
objetivo de lograr el producto final que el negocio requiere.

La mayoría de los negocios globales competitivos, incluyendo firmas orientadas a productos y

servicios, cuentan con una oficina de proyectos (también conocida como PMO – Project Management
Office), la cual es responsable de administrar el portafolio de proyectos y asegurar el éxito que se
ha comprometido.

El Project Management Institute (PMI) es una organización internacional sin fines de lucro que
asocia a profesionales relacionados con la administración de proyectos de todo el mundo. Desde
principios de 2011 es la más grande del mundo en su rubro, dado que se encuentra integrada por
más de 480,000 miembros de aproximadamente 170 países. El PMI te certifica a través de un
examen teórico/práctico como PMP (Project Management Professional), lo cual te identifica
como parte de este grupo de profesionales. Poseer este certificado es altamente cotizado como
parte de la experiencia en proyectos.

Asimismo, la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (denominada Guía del
PMBOK®) (2017) es el documento del PMI, que establece “normas, métodos, procesos y prácticas
establecidas” para la dirección de proyectos, las cuales, en conjunto, se les conoce como
“buenas prácticas”.

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Explicación
1.1 Administración de proyectos
El verdadero entendimiento de qué es un proyecto te
ayudará a comprender en qué consiste este, y cómo
se aplican los procesos y las áreas de conocimiento
de las mejores prácticas del PMI. Lee y analiza el
significado que se presenta a continuación:
Un proyecto es un esfuerzo temporal con un
inicio y un fin claro.
Crea un producto, servicio o resultado único.
De la definición anterior es importante que distingas
entre el concepto de proyecto y el de operación.
Mientras que el proyecto es temporal y tiene un final,
las operaciones son continuas y representan el bien
o servicio que la organización produce.
Muchas personas piensan que la administración de
proyectos se centra en la “administración de personas”
o en la compra de alguna solución tecnológica para
su implementación, pero no es así.
De acuerdo con Gido y Clement (2012) la “adminis-
tración de proyectos es la planeación, organización,
coordinación, dirección y control de los recursos
para lograr el objetivo del proyecto”. Puede decirse
que es una ciencia y un arte al mismo tiempo, pues
utiliza procesos sistemáticos para su operación.
La Guía del PMBOK® (2017) desglosa la administración
de proyectos en los siguientes conceptos generales

Inicio
Planificación
Grupos de
Ejecución
procesos
Monitoreo y control
Cierre

Administración
de proyectos
Integración Riesgos
Alcance Adquisiciones
Cronograma Interesados
Área de Costos
conocimiento
Calidad
Recursos
Comunicaciones

De este modo el concepto de administración de proyectos se fundamenta en la integración de todas las áreas
de conocimiento a través de los grupos de procesos. No es tan fácil como suena, ya que debes satisfacer a
todas las personas involucradas sin olvidar que estás trabajando por alcanzar objetivos organizacionales.

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La práctica establece que, en cada grupo de procesos debes operar procesos, los cuales atienden a alguna
área de conocimiento. No todas las áreas se gestionan en todos los grupos. En la siguiente tabla se ilustra este
concepto para que lo observes y comprendas mejor:

Grupo de procesos
Áreas de
conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Monitoreo y control Cierre

4.3 Dirigir y Gestionar el 4.5 Monitorear y controlar

4. Gestión de la 4.1 Desarrollar Trabajo del proyecto el trabajo del proyecto 4.6 Cerrar el
el acta 4.2 Desarrollar el plan para la dirección del
integración del constitutiva proyecto 4.4 Gestionar el proyecto o fase
4.5 Realizar el control
proyecto del proyecto conocimiento del Integrado de cambios
proyecto

5.1 Planificar la Gestión del Alcance

5. Gestión del 5.2 Recopilar Requisitos 5.5 Validar el Alcance
alcance del
5.3 Definir el Alcance 5.6 Controlar el Alcance
proyecto
5.4 Crear la EDT/WBS

6.1 Planificar la gestión del cronograma

6. Gestión del 6.2 Definir las actividades
6.6 Controlar el
cronograma del 6.3 Secuenciar las actividades
cronograma
proyecto 6.4 Estimar la duración de las actividades
6.5 Desarrollar el cronograma

7. Gestión de los 7.1 Planificar la gestión de los costos

costos del 7.2 Estimar los costos 7.4 Controlar los costos
proyecto 7.3 Determinar el presupuesto

8. Gestión de la 8.1 Planificar la gestión de la calidad 8.2 Gestionar la calidad 8.3 Controlar la calidad
calidad del proyecto

9.3 Adquirir recursos

9. Gestión de los 9.1 Planificar la gestión de los recursos
9.4 Desarrollar el equipo
recursos del 9.2 Estimar los recursos de las actividades 9.6 Controlar los recursos
proyecto 9.5 Dirigir al equipo

10. Gestión de las 10.1 Planificar la gestión de las 10.2 Gestionar las 10.3 Monitorear las
comunicaciones comunicaciones comunicaciones comunicaciones
del proyecto

11.1 Planificar la gestión de los riesgos

11.2 Identificar los riesgos
11. Gestión de
11.6 Implementar la 11.7 Monitorear
los riegos del 11.3 Realizar el análisis cualitativo de riesgos
respuesta a los riegos los riesgos.
proyecto 11.4 Realizar el análisis cuantitativo de riegos
11.5 Planificar la respuesta a los riesgos

12. Gestión de las 12.2 Efectuar las 12.3 Controlar las

adquisiciones 12.1 Planificar la gestión de las adquisiciones adquisiciones adquisiciones
del proyecto

13. Gestión de los 13.1 Identificar a los 13.2 Planificar el involucramiento de los
13.3 Gestionar la 13.4 Monitorear el
interesados del interesados interesados
participación de los involucramiento
proyecto interesados. de los interesados.

Como puedes ver, la integración se gestiona durante todo el proyecto, ya que esta área de conocimiento tiene
relación con el rol de integrador y de facilitador del director, quien debe estar presente durante toda la ejecución.
Ahora bien, las áreas de alcance, cronograma, costo y riesgos se planean y luego se les da seguimiento–control
durante todo el desarrollo del proyecto.

Es importante que entiendas este concepto a alto nivel, ya que constituye la base para la operación de los procesos.

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1.2 Oficina de proyectos
Una oficina de proyectos (Project Management
Office, PMO) es el departamento que centraliza
la administración de proyectos dentro de una
organización.
Entrega soporte o guía a otros dentro de la organi-
zación sobre cómo gestionar proyectos, y capacita
a los equipos de trabajo en temas relacionados
con los procesos y herramientas tecnológicas de
proyectos.

Usualmente esta PMO desempeña tres roles centrales:
Establece las políticas, las metodologías y los
formatos (formas, templates) para la gestión de los
proyectos.
Facilita administradores de proyectos capacitados
a la organización y es responsable por los resultados
de estos. En caso de existir proyectos críticos
o de alto impacto para la organización, estos
pueden ser gestionados directamente por la PMO.

Otros conceptos importantes que también debes comprender son programa y portafolio.

Un programa es un grupo de proyectos. Al agrupar

proyectos relacionados en una organización se
Programa
busca coordinar el esfuerzo de todo ese grupo, lo
cual ayuda, como consecuencia, a disminuir los
riesgos, lograr economías de escala y aumentar la
Otro trabajo eficiencia de la gestión de recursos. Para lograr esto
Proyecto Proyecto Proyecto
relacionado
debe existir un proceso de administración de
programas y un administrador de programa, que
generalmente pertenece a la PMO.

Programa Un portafolio incluye grupos de programas, proyectos

y otros trabajos que se ejecutan para implementar
Otro trabajo Programa Proyecto Proyecto Proyecto
soluciones que ayuden a lograr objetivos estratégicos
relacionado
de las organizaciones. El rol de administrador de
portafolio generalmente lo ejecuta el líder de la PMO
Otro trabajo
relacionado
Programa Proyecto Proyecto a través del proceso de administración de portafolio.

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1.3 Estructuras organizacionales
Los proyectos no están inmersos en espacios vacíos, sino
que interactúan (impactan y se ven impactados) con las
normas culturales y políticas, así como con los procedi-
mientos de la organización de la cual son parte. Los
buenos directores de proyectos observan estas influencias
y las gestionan para lograr los beneficios esperados del
proyecto y de la organización.
Una de las muchas formas de influencia es la manera en
que están organizadas las empresas, es decir, su estructura.
Esta estructura organizacional determina a quién el
director de proyectos solicitará los recursos, cómo se
manejará la comunicación dentro del equipo, entre
otros aspectos; sin embargo, el aspecto más crítico es el
nivel de autoridad que tiene el director de proyecto
dependiendo de la estructura organizacional.
Para entender un poco más el concepto de estructura,
revisa brevemente los diversos tipos que existen hoy en
día.

Funcional
Esta es la más común de las formas organizacionales. De acuerdo con esta estructura, las organizaciones
están agrupadas por áreas de especialización dentro de las diferentes áreas funcionales; por ejemplo, las
áreas de Contabilidad, Recursos Humanos, Marketing, Producción, etc. Si se requiere alguna información
o trabajo de proyecto, normalmente se le solicita al jefe del área correspondiente, quien posteriormente se
la solicitará al jefe de la otra área. En este caso, las personas que pertenecen al equipo de proyectos tienen
que realizar tareas de su área más las del proyecto.

Orientada a proyectos
En este tipo de estructura toda la compañia está organizada a través de proyectos y el director de proyecto
tiene control total del mismo. El personal es asignado tiempo completo y reporta al director del proyecto.

Matricial
Las organizaciones matriciales presentan una mezcla de características de las organizaciones funcionales
y de las orientadas a proyectos. Dentro de este tipo se pueden encontrar las matriciales débiles, que
mantienen muchas de las características de una organización funcional, y el rol del director del proyecto
es más bien el de un coordinador o expedidor. Las matriciales fuertes tienen muchas de las características
de la organización orientada a proyectos: pueden tener directores de proyecto dedicados de tiempo com-
pleto y una autoridad considerable. Si bien la organización matricial equilibrada reconoce la necesidad de
contar con un director de proyectos, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento.

Dependiendo de qué estructura organizacional esté presente, la autoridad del director de proyectos cambia.
Esto debes tenerlo claro para identificar qué acción tomar en determinadas situaciones; por ejemplo, en una
organización funcional, el director de proyectos no tiene mucho poder, por lo que deberá negociar los recursos
humanos con los jefes de las áreas respectivas; en caso de cualquier problema con el desempeño de ellos,
tendrá que solicitar su apoyo para la resolución. Como te puedes dar cuenta, el rol deja de ser como “un líder”
y se convierte en “un coordinador” y si bien logra tener cierto poder para la toma de decisiones (un poco de
poder), este no es autónomo.

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Cierre
La administración de proyectos resulta ser
de gran utilidad para las empresas, debido a
que designa recursos para cumplir un objetivo
específico en un tiempo determinado, siempre
alineado a los intereses de la empresa o
compañía. El director de proyectos es la pieza
clave para logar cumplir con los objetivos, por
lo tanto, es importante realizar una selección
minuciosa de la persona que cubrirá este rol
para empatarla con el tipo de estructura
organizacional con la que se cuenta.

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Referencias
bibliográficas
Gido, J., y Clement, J. P. (2012).
Administración exitosa de proyectos (5ª ed.).
México: Cengage Learning.

Project Management Institute, Inc. (2017).

Guía de los Fundamentos para la Dirección de
Proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.).
Estados Unidos: PMI Publications.

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