Maestría en Gestión de

Proyectos

Estudio Técnico de Proyectos

Ing. Carlos Aguilar S., MGS., PMP

Junio / 2021
 CONTENIDOS:

Unidad 1:
Generalidades e importancia del estudio técnico
Unidad 2:
Ingeniería del Proyecto
Unidad 3:
Implantación del Proyecto
Unidad 4:
La Estructuración del Proyecto – Organización del Proyecto
Resultados del Aprendizaje

• Define el tamaño óptimo del proyecto que permita la

utilización eficiente de los recursos disponibles.

• Identifica la locación óptima en donde se instalará la nueva

unidad de producción.

• Identifica los requerimientos de espacio, maquinaria, equipo,

servicios, mano de obra y procesos para la producción de un
bien o un servicio.
AGENDA

UNIDAD 4: La Estructura del Proyecto – Organización del

Proyecto

4.1. Plan de Gestión del Proyecto

4.2. Identificación de Interesados
4.3. Alcance- EDT
4.4. Cronograma
4.5. Plan de Adquisiciones
4.6. Presupuesto (Inversión y Costos operativos)
VISIÓN
INTEGRAL
DEL
PROYECTO
CALIDAD
COMUNICACIONES

ADQUISICIONES
RIESGOS
AREAS DE CONOCIMIENTO
Gestión del
Alcance
Gestión de
Gestión del
los
Cronograma
Interesados

Gestión de
las Gestión del
Adquisicione Costo
s Gestión de la
Integración

Gestión de Gestión de la
los Riesgos Calidad

Gestión del
las Gestión de
Comunicacio los Recursos
nes
GRUPO DE PROCESOS – AREAS DE
CONOCIMIENTO
RELACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE
CONOCIMIENTO Y LOS GRUPOS DE PROCESOS
RELACIÓN ENTRE LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO Y LOS
GRUPOS DE PROCESOS
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN CONCEPTOS
BÁSICOS
Incluye procesos y actividades para:

Características:
Identificar Unificación
DIRECCIÓN
Definir Consolidación
DEL Comunicación
Combinar PROYECTO Integración
Unificar
Coordinar -Controlar
-Culminar el proyecto
-Cumplir con los requisitos • Clientes satisfechos
• Gestión de expectativas
-Gestión de expectativas
PRINCIPALES ROLES DURANTE LA INTEGRACIÓN

Director de Proyecto Patrocinador Equipo de Proyecto

Integración del proyecto y Evitar cambios innecesarios y Completar el trabajo según el plan
comunicación con los interesados proteger los recursos del proyecto para la dirección del proyecto
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

Área de Monitoreo y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Conocimiento Control
Dirigir y Monitorear y
Gestionar el Controlar el
Desarrollar el Desarrollar el trabajo del trabajo del
proyecto proyecto Cerrar el
Gestión de la acta de plan para la
proyecto o
integración constitución dirección del Realizar el
Gestionar el fase
del proyecto proyecto control
conocimiento
integrado de
del proyecto
cambios
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN

•Formaliza el inicio del proyecto

•Establece el nivel de autoridad que tendrá el Director de Proyecto.

 Se describen Necesidades, Objetivos y

Entregables

 Se identifican suposiciones y
restricciones

 Se establecen fechas importantes (hitos)

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Entrada: Enunciado del Trabajo del Proyecto o S.O.W. (Statement of Work)
• Es una descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar
el proyecto.
• Puede ser entregado por el iniciador del proyecto o patrocinador (para
proyectos internos).
• Puede ser proporcionada por cliente (para proyectos externos).
Hace referencia a:

•Una necesidad de negocio.

•Una descripción del alcance del producto
(documenta requerimientos y características).
•Un plan estratégico (documenta la visión,
misión y objetivos de la organización)
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Tipos de Enunciados:

• Solicitud de información (RFI; request for

information)

• Solicitud de propuesta (RFP; request for

proposal)

• Solicitud de cotización (RFQ; request for

quotation)

• Invitación a licitar (IFB; invitation for bid)

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Entrada: Documentos de Negocio

• Información desde una perspectiva de negocio para determinar si es

bueno o no invertir en el proyecto.

• La organización ejecutora o el cliente puede hacer el caso de negocio.

Es creado como resultado de:

• Demanda del mercado.

• Necesidad comercial.
• Solicitud de un cliente final.
• Adelantos tecnológicos.
• Requisito legal.
• Impacto ecológico.
• Necesidad social.
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN

Entrada: Acuerdos

• Contrato
• Acuerdos de nivel de servicio (SLA)
• Cartas de Acuerdos
• Declaraciones de intenciones
• Acuerdos verbales
• Correos electrónicos
• Etc.
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Entrada: Factores Ambientales de la Empresa

Factores
ambientales

Externos Internos
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Entrada: Activos de los Procesos de la Organización
(Organizational process assets).

Son los procesos y procedimientos de la organización

 Procesos estándar de la
organización, políticas y
definiciones de procesos.
 Base de conocimiento
corporativa.
 Plantillas.
 Información histórica y base de
conocimiento de lecciones
aprendidas.
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Herramientas y técnicas: Juicio de Expertos
Expe

Experiencia proporcionada por personas con conocimientos

especializados.

– Otras unidades dentro de la

organización.
– Consultores.
– Interesados.
– Asociaciones profesionales y técnicas.
– Grupos industriales.
– Expertos en la materia.
– Oficina de Dirección de Proyectos
(PMO).
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Herramientas y técnicas: Recopilación de datos

Tormenta de ideas Grupo focal Entrevistas

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Herramientas y técnicas: Habilidades interpersonales y de
equipo

Gestión de conflictos Facilitación Gestión de reuniones

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Salida: Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter).
Documento que formaliza la existencia de un proyecto.
Otorga la autoridad al Director del Proyecto.
¿Qué incluye?

Tip: Saber identificar el contenido del

acta principalmente:

 Restricciones.

 Suposiciones.

 Caso de negocios y entregables de

alto nivel.
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN
Salida: Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter).

¿Quién elabora?

Director de Proyecto o Patrocinador

PLAN DE
GESTIÓN
DEL
PROYECTO
CALIDAD
COMUNICACIONES

ADQUISICIONES
RIESGOS
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

Cuando iniciamos un proyecto, no sólo se debe pensar en el

contrato o acuerdo firmado que puede ser el disparador del
mismo, sino que como Directores de Proyecto debemos
darnos un tiempo inicial y sumamente importante para
planificar como vamos a ejecutar dicho proyecto.

El Plan de Gestión del proyecto es un modelo que contempla

algunos aspectos importantes que todo el equipo del proyecto
debe conocerlo para poder llevar a cabo con éxito los objetivos
y entregables planteados en su proyecto.
 PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

Este Plan, entre otros temas debe considerar el

cronograma, alcance, costos y entregables del
proyecto. Esta información de ser posible debería estar
cargada en alguna plataforma o tener un plan de
comunicación bien establecido mediante el cual los
integrantes el equipo puedan tener acceso al plan
continuamente. Mediante este Plan, se podrá
planificar, dar seguimiento y generar reportes de
avance del trabajo.

Lo importante como se mencionó anteriormente es que

siempre tengamos en mente que cuando iniciamos un
proyecto debemos conjuntamente con nuestro equipo
de proyecto darnos el tiempo para Planificar antes de
Actuar.
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
ES IMPORTANTE PLANIFICAR?
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA UNA ADECUADA ESTRUCTURACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN
DEL PROYECTO:

CONOCIMIENTO DEL PROYECTO Y SU DETALLE

En este punto es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Entender el tipo de proyecto que se va a gestionar (complejidad y

criticidad)
- Tiempo de ejecución
- Herramientas disponibles
- Factores que pueden afectar la ejecución

En función de estos detalles y otros más, se podrá definir la metodología que

se podría utilizar para la Gestión del mismo.
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

ESTRUCTURACIÓN DE LOS PLANES SUBSIDIARIOS:

En esta parte, luego de tener la claridad del Proyecto,

conjuntamente con el equipo de proyecto, se crean los
planes de gestión de las diferentes áreas de
conocimiento del proyecto, tales como: Alcance, Tiempo,
Costes, Calidad, Recursos, Riesgos, Compras, etc. Estos
planes permiten tener la guía de la planificación, ejecución y
control de los diferentes aspectos del proyecto.

Para la estructuración de estos planes, se deben definir las

plantillas necesarias sobre las cuales se estructuran los
mismos de tal manera que sean de total entendimiento de
todos los involucrados.
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

DEFINIR LAS LÍNEAS BASE DEL PROYECTO

Las líneas Base del Proyecto están constituidas

principalmente por:

el Alcance, el tiempo y el Costo. Una herramienta

indispensable para esta definición constituye la
estructuración de la EDT (Estructura de Desglose de
Trabajo), pues en base a ella el equipo del proyecto podrá
descomponer todo el Alcance del proyecto a nivel de
paquetes de trabajo lo cual permite a su vez obtener con
mejor detalle los tiempos de ejecución de cada uno de los
paquetes y su costo.
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

Incluye acciones para definir, integrar y coordinar todos los planes de las diferentes áreas de
conocimiento.
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

Salida: Plan para la Dirección del Proyecto (Project

Management plan)
• Documento o colección de documentos aprobados, usados para
gestionar la ejecución, el monitoreo, control y cierre del
proyecto.
• Documenta el resultado de los procesos del Grupo de Procesos
de Planeación aplicables al proyecto.
• Es actualizado y revisado a través del proceso de control integral
de los cambios.
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
Plan de gestión de los
Interesados. Línea Base

Plan de gestión de las  ALCANCE, TIEMPO, COSTO

adquisiciones.

Plan de gestión de los

riesgos.

Plan de gestión de las Componentes Adicionales

comunicaciones.
Plan para la  Plan de gestión de los
dirección del Plan de gestión de los requisitos.
Proyecto Recursos humanos.
 Plan de mejora de los
Plan de gestión de la procesos.
calidad.

 Plan de gestión de cambios.

Plan de gestión de los
costos.
 Plan de gestión de la
Plan de gestión del
configuración.
cronograma.
 Enfoque de desarrollo
Plan de gestión del (modelo predictivo,
alcance. iterativo, ágil o híbrido)
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

DEFINIR LAS LÍNEAS BASE DEL PROYECTO

Las líneas Base del Proyecto están constituídas

principalmente por:

ALCANCE

TIEMPO

COSTO
PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
¿Qué es la línea base?

 Es una línea temporal que

nos permite tener la
referencia del alcance
(calidad), tiempo y costos.

 La línea base hace de punto

de referencia para
comparar el progreso real
del proyecto.
IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS

¿Quiénes son los interesados?

• Personas u organizaciones

• Involucrados activamente en el proyecto

• Personas que pueden verse afectados de manera

positiva o negativa.

• Personas que pueden influir sobre el proyecto o sus

entregables.
 IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
PROCESOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DE INTERESADOS

Incluye los procesos necesarios para identificar

a las personas, grupos u organizaciones que
pueden afectar o ser afectados por el proyecto

Analizar las expectativas de los interesados

y su impacto en el proyecto

Desarrollar estrategias de gestión adecuadas

Lograr una participación eficaz en las

decisiones y ejecución del proyecto
 IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS

La gestión de los interesados también

se centra en la comunicación
continua con los interesados para
comprender sus necesidades y
expectativas, abordando los incidentes
en el momento en que ocurren,
gestionando conflictos de intereses y
fomentando una adecuada participación
de los interesados en las decisiones
y actividades del proyecto.

La satisfacción de los interesados

debe gestionarse como uno de los
objetivos clave del proyecto.
IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS

Determinar TODOS Determinar sus Determinar sus Determinar su nivel

Identificar a TODOS
sus requisitos expectativas intereses de Influencia

Gestionar sus
Planificar cómo te
Comunicarte con ellos expectativas e
comunicarás con ellos
influencias
IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS
PLAN DE IMPLICACIÓN DE INTERESADOS

Identificar a
los
interesados

Controlar la Planificar la
implicacIón GESTIÓN DE implicación
de los LOS de los
interesados INTERESADOS interesados

Gestionar
su
implicación
PLAN DE IMPLICACIÓN DE INTERESADOS
 PLAN DE IMPLICACIÓN DE INTERESADOS
EVALUACIÓN DE INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS

Líder,
Partidario, conocedor del
Reticente al Neutral,
conocedor del proyecto y sus
Desconocedor cambio, conocedor del
proyecto y sus impactos
del proyecto y conoce el proyecto,
impactos potenciales,
sus impactos proyecto y sus aunque ni lo
potenciales, activamente
potenciales impactos apoya ni es
apoya el incolucrado en
potenciales reticente
cambio el éxito del
proyecto
 PLAN DE IMPLICACIÓN DE INTERESADOS
• Desarrollar estrategias en base al nivel de
involucramiento Actual vs el nivel Deseado

• Plan de Gestión de Interesados

– Estrategias para comprometer a los interesados. Impulsor
– Necesidades de comunicación.
– Relaciones entre los interesados.
– Formato y frecuencia de comunicaciones. Promotor
– Técnicas de monitoreo y de actualización del plan.

Neutral

Resistente

Desinformado
 PLAN DE IMPLICACIÓN DE INTERESADOS
EVALUACIÓN DE INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS - EJEMPLO
 GESTIÓN DE IMPLICACIÓN DE INTERESADOS
HERRAMIENTAS
A. Habilidades de Comunicación El equipo utiliza la
retroalimentación para ayudar a comprender la
reacción de los interesados frente a diversas
actividades de dirección del proyecto y decisiones
clave.

B. Reglas básicas Establecen el comportamiento

esperado de los miembros del equipo de proyecto,
así como de otros interesados, con respecto al
involucramiento de los interesados

C. Habilidades Interpersonales y de equipo

• Gestión de conflictos
• Conciencia cultural
• Negociación
• Observación/conversación
• Conciencia política
IDENTIFICACIÓN DE INTERESADOS

En el Plan de Gestión de Interesados además proporciona:

• Los niveles de participación deseado y actual de los interesados clave.

• El alcance e impacto del cambio para los interesados.
• Las interrelaciones y posible superposición entre interesados que se hayan
identificado.
• Los requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto.
• La información a distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato,
contenido y nivel de detalle.
• El motivo para la distribución de dicha información y el impacto esperado en la
participación de los interesados.
• El plazo y la frecuencia para la distribución de la información necesaria a los
interesados; y
• El método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que
avanza y se desarrolla el proyecto.
e manera regular a lo largo de del ciclo de vida del proyecto]

TAREA 5: EJEMPLO MATRIZ DE INTERESADOS

ID. NOMBRE ROL Forma de CONTACTO Frecuencia de Estrategia (INTERÉS CLASIFICACIÓN
comunicación comuicación / PODER)

Juan Pérez Patrocinador Informes impresos [# Teléfono, email] 15 días Gestionar Interno
Atentamente
(Poder-Interés)

[Poder (ALTO –
BAJO)]

Evaluación Técnica de Proyectos 53

TAREA 5: MATRIZ DE INTERESADOS