PROCEDIMIENTO DE Código: PRC-SST-001

ELABORACIÓN Y Versión: 03
CONSERVACIÓN DE Fecha: 26 de marzo de
2022
DOCUMENTOS Pág.:1 de:10
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1. OBJETIVO
Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos y
registros, su emisión, revisión, aprobación, modificación, actualización, control
de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos
obsoletos, con el fin de facilitar su presentación, utilización y disposición final.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos (manuales,
procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y los documentos de
origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos.
El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar
un documento del SG-SST y finaliza con la divulgación del documento por parte
del responsable del proceso.

3. DEFINICIONES

3.1. Aprobación: Etapa dentro del procedimiento de control de documentos y

registros, determina la adecuación y la aceptación del documento.

3.2. Documento: Información y su medio de soporte; hace referencia a

caracterizaciones, procedimientos, manuales, políticas, objetivos, lineamientos,
instructivos, documentos, formatos, listados y matrices. En cuanto a su medio de
soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico y muestra patrón o una
combinación de estos.

3.3. Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobado

y controlado de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento de
control de documentos y registros y cuya reproducción y uso inadecuado por
parte de los trabajadores y/o contratistas se considera como una Copia No
Controlada.

3.4. Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen

por fuera de la organización.

3.5. Formato: Forma estándar para registrar información.

3.6. Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de

la calidad de una organización.

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3.7. Plan de Calidad: Documento que específica qué procedimientos y

recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben
aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

3.8. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o

un proceso.

3.9. Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados

obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

4. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el área de

Seguridad y Salud en el Trabajo y los líderes de Procesos.
4.1. Área de Seguridad y Salud en el Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración
de la documentación del SG-SST en forma coherente, congruente y consistente
de acuerdo con la naturaleza de la actividad económica de FUTURASEO S.A.S.
E.S.P.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados
los ajustes finales del documento, presenta para aprobación de la Gerente
general.

El área de seguridad y salud en el trabajo apoya a los líderes de los procesos

para garantizar que:

● Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.
● Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
● Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles.
● Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
● Se socialicen los documentos.
● Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
● El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información.
● Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.

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● Se mantenga actualizados los listados maestros.

4.2. Líderes de procesos

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o eliminación de los documentos.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13

Resolución 0312 de 3019

6. PROCEDIMIENTO

6.1. Documentos del SG-SST que se mantendrán disponibles y

debidamente actualizados

• La política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por

el empleador.
• Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora
continua del SG-SST.
• La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los
riesgos.
• El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil
sociodemográfico de la población trabajadora y según los lineamientos de
los programas de vigilancia epidemiológica en concordancia con los
riesgos existentes en la organización.
• El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador
y el responsable del SG-SST.
• El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento
incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los
trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
• Los procedimientos e instructivos internos de SST.
• Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.
• Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas
cuando aplique y demás instructivos internos de SST.
• Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST
y las actas de sus reuniones y los soportes de sus actuaciones.
• Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo
y enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente.

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• La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la

vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación
y respuesta ante emergencias.
• Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los
trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los
perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último
aplica según priorización de los riesgos.
• En el caso de contarse con servicios de médico especialista en medicina
laboral o del trabajo, según lo establecido en la normatividad vigente, se
deberá tener documentado lo anterior y los resultados individuales de los
monitoreos biológico.;
• Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas
o equipos ejecutadas.
• La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema
General de Riegos Laborales que le aplican a la empresa.
• Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos
prioritarios.

Nota:
• Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del
responsable del desarrollo del SG-SST.
• La documentación relacionada con el SG-SST, debe estar redactada de
manera tal que sea clara y entendible por las personas que tienen que
aplicarla o consultarla. Igualmente, debe ser revisada y actualizada
cuando sea necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los
trabajadores, en los apartes que les compete.
• El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud
solicitándolo al médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la
institución prestadora de servicios de seguridad y salud en el trabajo que
los efectuó. En todo caso, se debe garantizar la confidencialidad de los
documentos, acorde con la normatividad legal vigente.

Se guardarán los siguientes archivos durante 20 años:

• Resultado de perfiles epidemiológicos, los conceptos de los exámenes de

ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores
• Los resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo,

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• Los registros de las actividades de capacitación, formación y

entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo,
• Los registros del suministro de elementos y equipos de protección
personal.

6.2. Diseño de los documentos

Legibilidad: Los documentos del sistema dispondrán de título adecuado a su

contenido y se redactarán con un estilo claro y comprensible para el usuario.

Tipografía: Para la elaboración de los documentos se empleará la fuente “Arial”

con un tamaño de 12 puntos.

Formatos: Los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo – SG-SST tendrán un margen de 3 cm en la parte superior e inferior y
una margen de 3 cm en la parte izquierda y derecha. En el encabezado se
indicará en la parte izquierda el logo de la empresa, en el centro el título del
documento y en la parte derecha la codificación, versión, fecha de actualización
y páginas.

Niveles
1 2 3 4
Documento Programas,
#
Contenido Política y Manual SG- Planes, Formatos
Objetivos SST Instructivos y registros
Procedimientos
N/A Encabezado Si Si Si Si

1 Objetivo N/A Si Si Op

2 Alcance N/A Si Si Op

3 Definiciones N/A Op Op N/A

4 Responsable N/A Si Si Op

5 Documentos N/A Op Op N/A

relacionados

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6 Descripción o N/A Si Si Op
Procedimiento
7 Registros N/A Si Si Op
8 Control de N/A Si Si N/A
cambios
9 Aprobación de Si Si Si N/A
documentos

Convenciones: Si: Uso Obligatorio Op: Uso según conveniencia N/A: No

aplica
Leyenda de la codificación: XXX Es un número de tres cifras correspondiente
al ordinal correlativo correspondiente al tipo de documento

TABLA: CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Tipo de documento Codificación
Sistema de Gestión de Seguridad y
SG-SST-XXX
Salud en el Trabajo
Procedimientos PRC-SST-XXX
Programas PRG-SST-XXX
Protocolos PRT-SST-XXX
Políticas PLT-SST-XXX
Formatos FT-SST-XXX
Instructivos INS-SST-XXX
Reglamentos REG-SST-XXX
Manuales MAN-SST-XXX
Planes PLA-SST-XXX

Encabezado:
Código
Versión:
TÍTULO
Fecha:
Página:
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Control de cambios:

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2022
DOCUMENTOS Pág.:7 de:10
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Versión Fecha Apartado Descripción de la Modificación

modificado

Aprobación de documentos

El documento no se considerará válido y de aplicación hasta no ser aprobado.

La responsabilidad y autoridad de la aprobación de los documentos del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST depende de la
Gerencia de la empresa. Este podrá delegar dicha responsabilidad en el
Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo –
SG-SST.

Elaboró Revisó y Aprobó

Firma Firma

Cargo Cargo

Figura. Relación jerárquica entre los documentos del SG-SST

1. Políticas y Objetivos

2. Manual del SG-SST

3. Programas y Procedimientos

4. Formatos, Registro, Guía.

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6.3. Pasos para el manejo de los documentos

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Necesidad de El funcionario interesado Funcionario de la
elaborar y/o que detecte la necesidad empresa
modificar de elaborar y/o modificar
documento documento un documento
del SG-SST
Solicita El funcionario debe Funcionario de la FT-SST-001
elaboración, diligenciar el formato empresa Formato
modificación o Solicitud de Elaboración, Solicitud de
anulación de Modificación y/o Elaboración,
documentos Anulación de Documentos Modificación
Presenta el documento y/o
con la modificación o el Anulación
que se requiere anular por de
correo electrónico Documentos
lidersst@futuraseo.com
para que se realice el
trámite correspondiente.
Solicitud Si la solicitud es aprobada Líder SST FT-SST-001
aprobada por el por el Líder SST, se Funcionario de la Formato
responsable de presenta a la gerencia. empresa Solicitud de
SG-SST Si la solicitud es Elaboración,
rechazada, se debe Modificación
comunicar al interesado y/o
las causas por la cuales se Anulación
rechazó la solicitud de de
elaboración, modificación Documentos
y/o anulación de
documentos.
Aprobar Una vez es aprobado por Gerencia Acta de
documento antes la gerencia se deja reunión
de su emisión evidenciado en acta de
reunión.

Incluir documento Se revisa si el documento Líder SST FT-SST-002

y actualizar su se encuentra en el listado Formato
versión maestro de documentos y Listado
Maestro de

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CONSERVACIÓN DE Fecha: 26 de marzo de
2022
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registros de acuerdo a lo Documentos

aprobado y Registros

Divulgar Se remite el documento al Líder SST, Correo

documento responsable de la Funcionario de la electrónico,
implementación y empresa Asistencia
aplicación por medio de
correo electrónico o en
reuniones presenciales
con los funcionarios.
Seguimiento e Se realiza seguimiento y Líder SST
implementación verificación del uso de la
última versión del
documento.

7. REGISTROS

FT-SST-001 Formato Solicitud de Elaboración, Modificación y/o Anulación de

Documentos

FT-SST-002 Formato Listado Maestro de Documentos y Registros

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Apartado Descripción de la Modificación

modificado
01 10/07 2019 Todas las Se realiza modificación a la estructura
páginas y presentación de los documentos, se
incluye tabla de codificaciones, se
modifica encabezados, se incluye
control de cambio y aprobación de
documentos.
Se actualizaron los pasos para el
manejo de los documentos.
Se relacionaron los registros
aplicables al procedimiento.
Se incluyeron las definiciones y
documentos relacionados

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ELABORACIÓN Y Versión: 03
CONSERVACIÓN DE Fecha: 26 de marzo de
2022
DOCUMENTOS Pág.:10 de:10
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02 29/04/2020 Item 6 En marco de la emergencia sanitaria

COVID-19 se incluye codificación
PRT-SST-XXX para Protocolos
03 24/03/2022 Item 5, 6.2, Actualización de documentos
6.3, 9 relacionados, aprobación de
documento, pasos para el manejo de
los documentos

9. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Elaboró Revisó y Aprobó

Líder SST Gerente General

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