PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Fecha
Código: PRO – SST - 002 Versión: 01 24/11/2019
Emisión:
Sistema: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo No. Doc. 8

1. OBJETIVO.
El siguiente procedimiento tiene por objeto dictar las disposiciones para la
elaboración, control, manejo y conservación de la documentación relacionada al
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. ALCANCE.
Este procedimiento tiene alcance sobre toda la documentación necesaria para el
desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. MARCO LEGAL
Decreto 1072 de 2015, Titulo 4, Capitulo 6, Artículo 2.2.4.6.12,
“DOCUMENTACIÓN”.
Decreto 1072 de 2015, Titulo 4, Capitulo 6, Artículo 2.2.4.6.13,
“CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”.
4. DESARROLLO DEL OBJETIVO.
El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros
los siguientes documentos en relación con el SG-SST:
 La política y los objetivos de la empresa en materia de seguridad y
salud en el trabajo SST, firmados por el empleador.
 Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora
continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo
SG-SST.
 La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los
riesgos.
 El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil
sociodemográfico de la población trabajadora y según los
lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en
concordancia con los riesgos existentes en la organización.
 El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo – SST de
la empresa, firmado por el empleador y el responsable del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
 El programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo
SG-SST, así como de su cumplimiento incluyendo los soportes de
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inducción, reinducción y capacitaciones de los trabajadores

dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
 Los procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el
trabajo.
 Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal;
 Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas
técnicas cuando aplique y demás instructivos internos de seguridad y
salud en el trabajo.
 Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité
Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y las actas de sus
reuniones o la delegación del Vigía de Seguridad y Salud en el
Trabajo y los soportes de sus actuaciones.
 Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de
trabajo y enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad
vigente.
 La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la
vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención,
preparación y respuesta ante emergencias.
 Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los
trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y
los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto
último aplica según priorización de los riesgos.
 Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones,
máquinas o equipos ejecutadas.
 La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema
General de Riesgos Laborales que le aplican a la empresa.
 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos
prioritarios.
Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía, o una combinación de estos y en custodia del
responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo.
La documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo – SG-SST, debe estar redactada de manera tal, que
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sea clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o
consultarla.
Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando sea necesario
difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores, en los apartes
que les compete.
El trabajador tiene derecho a consultar los registros relativos a su salud
solicitándolo al médico responsable en la empresa, si lo tuviese, o a la
institución prestadora de servicios de seguridad y salud en el trabajo que los
efectuó. En todo caso, se debe garantizar la confidencialidad de los
documentos, acorde con la normatividad legal vigente.
4.1 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. El empleador debe
conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada,
garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST
tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a
las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga
perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La
conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo
establecido en el presente decreto siempre y cuando se garantice la
preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un
periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que
cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los
trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso,
periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con
los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y
salud en el trabajo.
 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a
la seguridad y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de
ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los
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exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de

monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de
tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los
efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya
reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente.
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo,
como resultado de los programas de vigilancia y control de los
peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;
 Registros de las actividades de capacitación, formación y
entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo;
 Registro del suministro de elementos y equipos de protección
personal.
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y
cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.
4.2 CONTROL DOCUMENTAL. (Identificación)
Para la empresa es necesario contar con una base de datos que permita
acceder fácilmente a la documentación existente, es por esto que la
organización incluye en la documentación un encabezado que identifica el
documento, da una codificación y la versión del documento para evidenciar
las modificaciones a que esté expuesto el documento.
Para la codificación la empresa utilizará las siguientes siglas según
corresponda como se muestra a continuación:
PRO: Procedimientos. PGR: Programas.
PLN: Planes. MTA: Matrices.
DOC: Documentos. FOR: Formatos.
INS: Instructivos. MNL: Manuales.
Tabla 1 Relación de siglas para los documentos del SG-SST

Una vez identificado el tipo de documento, se debe anexar la sigla de

Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), seguido a esto se debe asignar el
numero que le corresponde al documento que estará conformado por tres
números (001); a continuación, se relaciona un ejemplo de la codificación:
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Fecha
Código: PRO – SST - 002 Versión: 01 24/11/2019
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Sistema: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo No. Doc. 8

(PRO-SST-001)
Para efectos de identificación de la documentación se dispone el siguiente
encabezado que se deberá incluir en cada uno de los documentos que se realicen
para el Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

Fecha
Código: FOR – SST – 004 Versión: 01 25/11/2018
Emisión:
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El encabezado para la documentación debe estar conformado por los siguientes

aspectos que permitan identificar correctamente la documentación:
 Logo tipo de la organización

Fecha
Código: Versión:
Emisión:
Sistema: No. Doc.

 Código del documento.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

Fecha
Código: FOR – SST – 004 Versión:
Emisión:
Sistema: No. Doc.
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Fecha
Código: PRO – SST - 002 Versión: 01 24/11/2019
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 Nombre del documento, número, versión, fecha de emisión del

documento y sistema al que pertenece el documento.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

Fecha
Código: FOR – SST – 004 Versión: 01 25/11/2018
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Sistema: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo No. Doc. 16

4.3 ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para la creación de los documentos de deben tener en cuenta los siguientes
parámetros:
 Se debe incluir el encabezado con la información del documento que se
desea crear.
 La documentación en MUNDO LITOGRÁFICO EDITORIAL EDUCATIVA
S.A.S., se realizará en formato de letra Arial 12 y el documento debe estar
justificado; los títulos y subtítulos deben ir en negrita conservando el
tamaño; si se desea realizar una tabla, imagen o gráfica se debe incluir el
nombre de la misma en la parte inferior como se demuestra a continuación.

PRO: Procedimientos. PGR: Programas.

PLN: Planes. MTA: Matrices.
DOC: Documentos. FOR: Formatos.
INS: Instructivos. MNL: Manuales.
Tabla 2 Relación de siglas para los documentos del SG-SST

 La estructura del documento debe iniciar por el “OBJETIVO”, (aquí es

donde se describe que se quiere lograr con la creación e implementación
del documento); seguido se debe incluir el “ALCANCE” (exprese desde
donde empieza el alcance del documento y hasta donde finaliza), luego se
incluye “MARCO LEGAL” (se relacionan todas las referencias normativas a
las que aplique el documento que se quiere elaborar); seguido a esto se
debe incluir el “MARCO CONSEPTUAL” (Glosario de los términos que se
utilizarán en el desarrollo de creación del documento), luego se incluye la
“Desarrollo del Objetivo” (Es en esta parte del documento donde se
desarrolla el objeto del documento; se expresa paso a paso como se debe
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Código: PRO – SST - 002 Versión: 01 24/11/2019
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realizar la actividad que se desea documentar e implementar); por último se

relaciona el cuadro de control documental incluyendo el personal
responsable del documento.
MODIFICACIONES


QUIÉN REALIZA QUIÉN CONTROLA QUIÉN APRUEBA

PABLO ARTURO RINCÓN PABLO ARTURO RINCÓN MARIO IGNACIO GALVIS

DIRECTOR SST DIRECTOR SST REPRESENTANTE LEGAL

4.4 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN.

De acuerdo a los parámetros establecidos en el Artículo del que trata este
documento (2.2.4.6.13, “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”), la empresa
establece un documento (MAT – SST – 004 MATRIZ LISTADO MAESTRO DE
DOCUEMNTOS), en donde se deberá realizar el control en primer lugar por No.
De documento, código, nombre del documento, la versión del documento, también
se tendrá en cuenta la fecha en que es emitido el documento; además de ello
también se controlará la facha de actualización del documento, para efectos de un
mejor control y por mejora continua del sistema, la recomendación es actualizar el
o los documentos como mínimo una vez al año; es por esto que también se
incluirá los días transcurridos desde la última actualización que se le ha realizado
a un documento, se debe asociar también, el proceso al cual estará asociado, el
tiempo de conservación, lugar de archivo y por último el responsable del
documento.
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4.5 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

Para la actualización de la documentación, MUNDO LITOGRÁFICO EDITORIAL
EDUCATIVA S.A.S. ha diseñado un programa en visual Basic, con el objeto de
garantizar el correcto desarrollo de esta actividad y de asegurar una trazabilidad
de la totalidad de los cambios que se realicen en la documentación.
4.5.1 Funcionalidad del documento.
En el mismo documento (MAT – SST – 004 MATRIZ LISTADO MAESTRO DE
DOCUEMNTOS), pero en el libro titulado “CAMBIOS”, la persona que realice
alguna actualización se encontrara con el siguiente documento:

Ilustración 2 LIBRO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS Y LA ACTUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO

Para empezar a realizar la actualización del documento, lo primero que se debe

realizar es la activación del mando para desbloquear la matriz, oprimiendo el botón
verde que se encuentra en la parte superior derecha de su pantalla como se
muestra a continuación:
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Código: PRO – SST - 002 Versión: 01 24/11/2019
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Ilustración 3 Instrucción para activar el desbloqueo del documento.

Luego de realizar esta actividad aparecerán los mandos para desbloqueo, bloqueo
y guardar información del documento.

Ilustración 4 Aparición de los mandos de bloqueo, desbloqueo y guardar información.

Para poder editar el documento solo se debe dar clic en la imagen del candad que
se encuentra abierto; una vez realizado esto se procederá con el paso a paso para
la el registro de la actualización del documento.
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 Digitar en número del documento: En este paso la persona que este

realizando la actividad, deberá cambiar al libro “LISTADO” (mismo
documento de Excel), en la primera columna se encuentra el numero del
documento. Una vez se identifique, este debe ser digitado en la primera
casilla como se muestra a continuación:

Ilustración 5 Digitación del código del documento.

Cuando el código sea digitado y se cambie la celda, automáticamente el programa

llama el documento y cambia la versión del mismo.

Ilustración 6 Demuestra el llamado automático de la información.

Luego de esto se debe diligenciar el campo de texto nombrado como “cambios”.

todos los cambios que a los que este expuesto el documento, ej. Cambio de
versión por inclusión de un numeral, cambio de estructura del documento por
nuevo requisito legal etc.
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Ilustración 7 Anexar los cambios en la celda "CAMBIOS"

Ilustración 8 Copiar el texto de los cambios para anexarlo al pie de página del documento.

luego este texto también debe ser incluido en el control documental que se coloca
como pie de página del mismo documento como se ilustra a continuación:

Ilustración 9 Ejemplo del cómo debe quedar el pie de página de los documentos.
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MODIFICACIONES
 Se revisan los objetivos y se actualiza el tercero por mandato del representante legal; adicional a esto
se modifica razón social de la empresa.


QUIÉN REALIZA QUIÉN CONTROLA QUIÉN APRUEBA

PABLO ARTURO RINCÓN PABLO ARTURO RINCÓN MARIO IGNACIO GALVIS

DIRECTOR SST DIRECTOR SST REPRESENTANTE LEGAL

Por último, se incluye al responsable de autorizar la modificación, y el proceso al

que pertenece el documento.
Luego de todo este proceso de diligenciamiento de la matriz de actualización, el
objetivo es generar trazabilidad de todas las modificaciones que se han realizado
en la base documental y esto se logra cliqueando el botón de generar cambios.

Ilustración 10 Botón de generar cambios

Para finalizar, con el proceso de actualización de los documentos se deben

guardar los cambios y cambiar la versión en el documento y en la matriz del
control documental.
MODIFICACIONES


QUIÉN REALIZA QUIÉN CONTROLA QUIÉN APRUEBA

PABLO ARTURO RINCÓN PABLO ARTURO RINCÓN MARIO IGNACIO GALVIS

DIRECTOR SST DIRECTOR SST REPRESENTANTE LEGAL

Una vez realizado esto, se deben socializar los cambios a las personas que
tengan responsabilidad sobre el documento.