República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del poder popular para la educación Universitaria, ciencia y

tecnología
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA VENEZUELA
SEDE PRINCIPAL
Organización y control de oficina I
Gerencia Administrativa

Oficina de trabajo
Profesor: Estudiante:

Dr. Marcos Díaz Estefania Serrano

C.I 27.965.690

Caracas, 26 Octubre 2020

 Índice

Introducción…………………………………………………………………………1

¿Qué es oficina de trabajo?.............................................................................2

Antecedentes de una oficina de trabajo………………………………………. 3-4

Elemento que la integran……………………………………………………….5-6

Características de una oficina de trabajo………………………………………7-8

Oficina Pública………………………………………………………………………9

Oficina Privada………………………………………………………………………9

Ventajas de una oficina de trabajo……………………………………………….9

Desventajas de una oficina………………………………………………………10

Importancia de la oficina de trabajo………………………………………….….11

Elementos determinantes de una oficina de trabajo…………..………..11

Conclusión…………………………………………………………………….12

Anexos………………………………………………………………………..13

Bibliografía…………………………………………………………………….14
Introducción
 1. ¿Qué es una oficina de trabajo?

La oficina es un salón de trabajo donde existen muchas tipos de

distribución en cuanto al espacio, y a estos se les denomina oficina, que
varían según la actividad de cada trabajador, cada uno de ellos tendrá su
propio sitio de trabajo.

En las oficinas por los general está un directivo, gerente y a veces hasta
el propio dueño de la empresa, las oficinas son compartidas por varias
personas si se trata de un espacio grande, cada trabajador tiene un espacio,
pero si la empresa u organización es de pequeña, los trabajadores tendrán
que compartir grandes mesas y trabajar en equipo.

Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad
a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la
pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto
y de la pérdida de secretos de la compañía.

Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento

visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad
acústica. En toda oficina se maneja un código de políticas de oficina propias.

Existen varios tipos de oficina como la abierta, la cerrada, la modernas,

mobiliaria y equipos.
2. Antecedentes de una oficina de trabajo

La palabra proviene del latín officium y sus equivalentes en varios

idiomas (principalmente lenguas románicas). Cabe notar que no denota
necesariamente un lugar, sino una oficina (a menudo móvil) de una
persona o aún la noción abstracta de una posición formal (tal como la del
magistrado). Roma se puede considerar la primera sociedad que,
principalmente debido al rol de la ley, desarrolló una burocracia
relativamente elaborada, que no serían igualada por siglos en el oeste
sino hasta después de la caída de Roma, incluso revertida parcialmente a
causa del analfabetismo, mientras que el este preservó una cultura
administrativa más sofisticada, bajo del imperio Bizantino y el islam.

Las oficinas en la antigüedad clásica eran a menudo parte de un

palacio complejo o un templo grande. Había generalmente un cuarto
donde los pergaminos eran guardados y los escribas realizaban su
trabajo. Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribanos
hacen referencia a la existencia de tales "oficinas". Estos cuartos a
menudo son llamados "bibliotecas" por algunos arqueólogos y la prensa
en general porque se asocia los pergaminos a literatura. De hecho eran
verdaderas oficinas puesto que los pergaminos fueron utilizados para
registrar expedientes y otras funciones administrativas tales como
tratados y decretos, y no para la escritura o poesía u otros trabajos
relacionados con la ficción.

La cancillería medieval era generalmente el lugar en donde la mayoría

de los documentos del gobierno fueron escritos y donde las leyes fueron
copiadas en la administración de un reino. Los cuartos de la cancillería
tenían a menudo paredes repletas de casilleros, construidos para
albergar el pergamino enrollado para una rápida lectura (un precursor al
estante del libro). La introducción de la impresión durante el Renacimiento
no cambió mucho estas tempranas oficinas gubernamentales.
 Las ilustraciones preindustriales tales como pinturas o tapices a
menudo nos muestran las personalidades o epónimos en sus oficinas
privadas, manejando expedientes guardados en libros o escribiendo en
pergaminos. Todas las clases de escrituras parecían estar entrelazadas
en estas formas tempranas de oficinas. Antes de la invención la prensa y
su distribución existió una delgada línea entre una oficina privada y una
biblioteca puesto que los libros eran leídos o escritos en el mismo
escritorio o mesa, junto con las cuentas generales contables y las cartas
personales.

El desarrollo de la oficina moderna tiene su origen en el modelo de

producción en línea de Henry Ford. El resultado de esto fue la aparición
de oficinas abiertas, con multitud de puestos de trabajos colocados en
retícula, donde la distribución respondía a maximizar el número de
máquinas de escribir que se podían encajar dentro de un mismo espacio.
De esta forma se disponían la mayoría de la fuerza de trabajo en el centro
de la planta, liberando la fachada y las zonas más privilegiadas para los
despachos de directivos.

En la actualidad, y debido a los cambios en los modelos de trabajo,

han surgido nuevas formas de oficina sobre todo relacionadas con el
teletrabajo y el trabajo cooperativo, donde varios trabajadores comparten
espacio de trabajo para reducir costes, huir de la soledad laboral y crear
sinergias.
3. Elemento que la integran

 Los escritorios: Los escritorios se usan todos los días junto con
sus sillas, el reposapiés, etc. Para desarrollar cualquier tipo de
trabajo de oficina se debe contar con un escritorio de calidad en
el que ubicar los papeles, el ordenador, las carpetas, los
bolígrafos y todo el material que usemos para realizar nuestras
tareas.
 Las sillas: Se trata de un mueble que afecta de forma directa al
cuerpo de las personas que las utilizan con lo que ante todo
deben ser cómodas, seguras y evitar problemas y lesiones en
la espalda, las lumbares, el cuerpo y las articulaciones de todos
los empleados.
 Los Archivadores: Resulta fundamental también contar con
armarios y archivadores para poder guardar datos e
información relevante de la empresa.
 Otros muebles extras: También muebles eficientes en la oficina
como los percheros, los reposapiés para una postura correcta,
los paragüeros y algunas mesas para ubicar las impresoras.
 Impresora y fotocopiadora: Las impresoras y fotocopiadoras
también son imprescindibles en una oficina para poder pasar al
papel y digitalizar todo tipo de documentos rápidamente.
 Máquina de café: Sin duda la máquina de café no debe faltar en
una oficina ya que además de permitir a los trabajadores seguir
alerta por las propiedades de la bebida en sí misma también les
permite descansar y socializar evitando perder tiempo en tener
que ir al bar a tomarse el café.
 Una máquina de agua: Es importante incluir una máquina de
agua en las zonas comunes de la empresa para que todos los
trabajadores puedan mantenerse bien hidratados. El agua es
fundamental para el correcto funcionamiento del organismo y
por tanto también para poder trabajar mejor.

 La iluminación: Es importante que una oficina cuenta con

fuentes de luz natural pero además se deben usar también
lámparas de escritorio y de sobremesa y fuentes de luz
generales LED de buena calidad.

 Los elementos decorativos: Por otro lado la decoración también

es muy importante porque una oficina aburrida y triste no
motivará a ningún equipo a trabajar de forma eficiente. En estos
casos recomendamos elegir los mejores colores posibles para
las paredes usando siempre tonos blancos o azules que relajan
y motivan mejorando la productividad.

 Los ordenadores: Es fundamental elegir ordenadores de mesa

de calidad para poder realizar cualquier tarea de forma
eficiente. Para las oficinas según los expertos siempre serán
mejores los ordenadores de mesa por delante de los portátiles,
y mejor también será tener dos pantallas en lugar de una.

 Los teléfonos: Cualquier oficina que se precie debe contar con

un buen servicio de telefonía. En la actualidad hay modelos
especialmente pensados para oficinas que permiten transmitir
llamadas, coger varias llamadas mientras otros compañeros
hablan, entre otras.
  Los detalles de papelerías: Por supuesto tampoco puede faltar
en ninguna oficina una buena selección de detalles de
papelería. Desde bolis y lápices hasta libretas pasando por
marcadores, sacapuntas, tijeras, tipex, clips, celo, grapadoras,
etc. El material de oficina y de papelería es fundamental para
poder trabajar de forma eficiente en cualquier espacio.

4. Características de una oficina de trabajo

 Mobiliario ergonómico
La ergonomía no es más que la adaptación al usuario y, cuando
se trata de diseñar oficinas modernas, se busca que el mobiliario
ayude a prevenir problemas físicos, de estrés y concentración.

 Espacio multifuncionales
Las oficinas modernas deben ser, también, prácticas y
multifuncionales. De manera que, podamos darle diferentes usos al
lugar de trabajo, por ejemplo, para reuniones imprevistas, o entre un
número reducido de colaboradores.

 Tecnología integrada
No sólo ayuda a eficientes procesos, sino también, a mejorar la
estancia de los usuarios en el lugar de trabajo. Las pantallas planas,
proyectores, muebles tecnológicos que incluyen conexión de voz y
datos, son algunos de los elementos tecnológicos que facilitan el
desarrollo de nuestras actividades.
 Entorno colaborativos

Las tendencias en espacios de trabajo, apuntan a abandonar los

espacios individuales y migrar hacia los colaborativos, debido a que,
implican un ahorro significativo, promueven la creatividad, mejoran la
comunicación e incrementan la productividad.

 Espacios abiertos
Cada vez, es más común encontrar grandes ventanales en las
oficinas, con vista hacia el exterior o alguna terraza, aprovechando la
luz natural y la sensación de calidez y amplitud.

 Áreas de recreación y descanso

La necesidad de conciliación entre el trabajo y la vida personal, ha
orillado a las empresas a ser más conscientes acerca de brindar a los
usuarios mayores comodidades y mejores herramientas para
desarrollarse profesionalmente.
Sillones cómodos en áreas de coworking, mesas de ping-pong,
futbolitos o cafeterías, son elementos cada vez más habituales en las
oficinas modernas y que ayudan a los trabajadores a tomar un
descanso, conversar o reunirse de manera informal, expresar ideas,
etc.

 Iluminación
Una correcta utilización de diversas fuentes de luz, natural o artificial,
mejora el confort y la productividad de los usuarios.

 Motivación decorativas
Son todos los elementos que pueden ayudar a mejorar la
creatividad e inspiración en los trabajadores. Factores como el color
de las paredes influyen en el estado anímico de las personas.
 a. Oficina Publica
Espacio físico que pertenece o en el que está ubicado un órgano o
servicio administrativo o judicial.

b. Oficina Privada
Las oficinas privadas son aquellas espacios de trabajo complementa
mente asignados a una empresa o equipo de trabajo.

5. Ventajas de una oficina de trabajo

Favorecen la comunicación entre empleados: Los espacios

diáfanos sin compartimentaciones permiten derribar las jerarquías y
los muros entre los trabajadores, favoreciendo en mayor medida la
comunicación entre los diferentes miembros del equipo. Solamente
con levantar la mirada, es posible hablar con los compañeros, lo que
hace que el sistema de trabajo sea mucho más colaborativo.

Son más luminosas: La iluminación es uno de los elementos más

importantes para que el empleado se sienta a gusto en su lugar de
trabajo, lo que hace que sea más eficiente. Este tipo de oficinas
permiten aprovechar la luz natural, lo que además supone un gran
ahorro de dinero en iluminación artificial.

Ahorro de dinero: Las oficinas abiertas suponen un gasto mucho

menor, ya que además de no tener que instalar tabiques fijos, se
amplía el espacio, lo que permite que haya más empleados trabajando
en un espacio más pequeño. Esto supone que, a la hora de comprar o
alquilar una oficina, podemos elegir una con menos metros que cueste
menos
6. Desventajas de una oficina

Distracciones constantes: El hecho de que la comunicación sea

más fluida en las oficinas abiertas hace también que el ambiente sea
más ruidoso, lo que muchas veces termina por ocasionar problemas
de concentración y reducir el nivel de productividad. En cambio, en las
oficinas cerradas, los trabajadores son interrumpidos un 30% menos.

Aumento de las bajas laborales: Según recientes estudios, las

oficinas abiertas ocasionan un 8,1% de bajas laborales al año, frente
al 4,9% de las oficinas cerradas. Esto tiene que ver con que las
enfermedades se contagien con mayor facilidad, pero también el
hecho de que tengan más problemas para concentrarse, lo que hace
que no sean tan eficientes y terminen estresándose por no completar
sus tareas a tiempo.

Falta de intimidad: Para aquellos empleados con una personalidad

más introvertida, las oficinas abiertas pueden suponerle una gran
incomodidad por sentirse observados de manera constante, lo que
hace que su rendimiento sea mucho menor que si disfrutaran de un
espacio con mayor privacidad.

7. Importancia de la oficina de trabajo

Se entiende por oficina el espacio que se le dedica en una

empresa o institución a los trabajadores encargados de la gestión y
administración. Este lugar es donde han de estar los empleados
durante ocho horas al día y el verdadero motor de ese establecimiento
o asociación.
Es ahí donde se recibe la correspondencia, también se revisa la
contabilidad y se deciden los próximos pasos a dar. La disposición de
 la oficina, la calidad de los muebles, el diseño y otros aspectos son
fundamentales para mejorar el rendimiento de los que allí trabajan.

3 razones que definen la importancia de tener una oficina para tu

negocio:
Mejora la imagen: Las personas que te visitan como clientes o
proveedores crean una imagen propia acerca de tu negocio. Contar
con una oficina genera mayor credibilidad, confianza y formalidad.
Aumenta la productividad: La idea principal de un emprendedor es
hacer crecer su negocio, cuando esto sucede también crece la
plantilla de empleados. Contar con el espacio, mobiliario y las
herramientas adecuadas ayudará a aumentar la productividad.
Aumenta el valor de tu empresa: Una oficina ayudará a
aumentar las ventas, mejorar la imagen de tu negocio y es una
garantía para tus clientes.

8. Elementos determinantes de una oficina de trabajo

 Iluminación
 El espacio ideal
 Distribución
 Mobiliario
 Tecnología
 Papelería
Conclusión
Anexos
 BIBLIOGRAFIA

https://definicion.de/oficina/

https://www.universia.net/ar/actualidad/empleo/que-oficina-
empleo-como-puede-beneficiarte-tu-busqueda-laboral-1166122.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Oficina

https://www.i-decoracion.com/ideas-consejos/12-elementos-
basicos-que-integran-una-oficina

https://blog.gebesa.com/8-caracteristicas-de-una-oficina-moderna

https://www.i-decoracion.com/ideas-consejos/12-elementos-
basicos-que-integran-una-oficina

https://www.espaciosdeoficina.es/Blog/Ventajas-y-desventajas-de-
las-oficinas-abiertas-para-la-productividad

https://www.ofindustrias.com.mx/elementos-esenciales-para-armar-tu-
oficina