CENTRO DE CAPACITACIÓN PROFESIONAL Y TÉCNICO

CAMILO TORRES

EQUIPOS DE OFICINA Y ARCHIVO

FACILITADORA: BENITA INFANTE

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 U na oficina es un local que se destina a la realización de algún trabajo. Se trata de un espacio físico que
puede estar organizado de distintas formas y presentar diversas características de acuerdo a su función
y a la cantidad de personas que deba alojar. Y por su lado, un equipo es el conjunto de personas o cosas
que se encuentra organizado para cumplir con determinado fin. Cada miembro se ocupa de llevar a cabo una
función y de satisfacer ciertas necesidades. Entonces, de lo antedicho se desprende que un equipo de oficina se
encuentra compuesto por todas las máquinas y dispositivos necesarios para poder llevar a buen puerto las típicas
tareas dentro de una oficina.

EQUIPOS MOBILIARIOS Y MATERIALES DE OFICINA

Equipos de oficina: Son los destinados a facilitar la comunicación tanto interna como externa, así como también
mejorar la calidad de la impresión escrita grafica de la organización.
Resumiendo: los equipos de oficina, son un conjunto de máquinas y dispositivos que se utilizan en las oficinas
para realizar tareas relacionadas con la elaboración, envío y archivo de documentos y/o papeles; esto con la
finalidad de establecer comunicaciones con proveedores, clientes, organizaciones y otras personas u empresas
con las que la oficina se relaciona.
Las mismas incluyen: teléfono, computadora, impresora, fotocopiadora, fax, video proyector, guillotina,
escáner, sillas, escritorios y demás insumos integran lo que se conoce como equipo de oficina. Cada uno de estos
elementos aportará su cuota y será necesario para que una oficina realice su trabajo cotidiano. Si bien la
presencia de estos es recurrente en las oficinas tampoco significa que sin ellos una oficina no funcione, o sea, con
ellos las tareas se resuelven y realizan de una manera más sencilla y efectiva y siempre, por supuesto, también
dependerá de las características particulares de cada una.
Así como los individuos y la tecnología han evolucionado, los equipos de oficina han hecho lo propio, por
ejemplo, décadas atrás resultaba impensable una oficina sin una máquina de escribir, en tanto, hoy en día este
equipo ha quedado prácticamente obsoleto ganando el terreno las computadoras personales.
Es importante destacar, que estos equipos son herramientas que necesitan todo trabajador de oficinas para
desempeñar sus labores de manera rápida y eficiente, entre ellos están fax, scanner, impresoras y
fotocopiadoras. En síntesis, son los destinados a facilitar la comunicación tanto interna como externa, así como
también mejorar la calidad de la impresión escrita grafica de la organización.

CLASIFICACION DE LOS EQUIPOS DE OFICINA

Equipos y materiales de comunicación
1. Teléfonos
2. Intercomunicadores
3. Fax
Equipos de Reproducción y electrónicos
1. Calculadora
2. Computadora
3. Sumadoras
4. Fotocopiadoras
Muebles de Oficina
Incluye los muebles destinados en mejorar la comodidad y productividad del trabajo administrativo:
1. Escritorio.
2. Archivadores
3. Mesas
4. Estantes
5. Ficheros
6. Elementos decorativos

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FAX: La palabra fax procede del inglés fax, abreviatura de facsimile, facsímile. El fax o tan bine llamado tele
copia, es la transmisión telefónica de material escaneado impreso o bien sea, tanto texto como imágenes,
normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida.
Recomendaciones para el uso del Fax
1. Para lograr una buena calidad de reproducción de los documentos que se transmiten deben ser
legibles, no deben presentar enmendadura, borrones, tallones
2. En caso de presentar dificultad en el envió de fax debe informarse por el teléfono para
corregir problemas.
3. Las líneas telefónicas no deben tener interferencia, debe tenerse el equipo encendido y con
papel suficiente.
4. Se recomienda fotocopiar el fax cuando se utiliza papel térmico para conservarlos por más de 6 meses
conservando su nitidez.

FOTOCOPIADORA
Es el resultado de reproducir un documento o parte de este en una hoja de papel normalmente, aunque puede
ser también a otro tipo de material, como una transparencia, opalina, etc. El tamaño de los papeles es muy
variado: carta, oficio, A4, A5, y muchos más hasta llegar a los especiales para planos.
Cómo usar una fotocopiadora
1. Prende la fotocopiadora. Localiza el interruptor, normalmente en la parte superior de la fotocopiadora, en el
panel de control. Algunas fotocopiadoras poseen un interruptor en uno de sus lados. Muchas fotocopiadoras
tienen un modo "dormir" que reduce el consumo de energía mientras la fotocopiadora se encuentra encendida.
Presionar el botón de copiado en el panel de control normalmente "despertará" a la fotocopiadora
2. Deja que la fotocopiadora se caliente. La mayoría necesita un par de minutos para hacerlo. Las más viejas
suelen tardar más que las nuevas.
3. Coloca el documento en la placa de cristal. Levanta la tapa de la fotocopiadora, la placa es la superficie de
cristal que está debajo. Coloca el documento cara abajo sobre el cristal. En los bordes del cristal verás marcas
guía que indican dónde posicionar tu documento. Si la fotocopiadora tiene un recipiente para los documentos en
lugar de la placa, no pongas el documento en la placa. En su lugar, usa el recipiente para colocar tus documentos.
Normalmente debes colocarlo cara arriba. Observa el recipiente para documentos. Normalmente se puede leer
en el recipiente "Ubíquelo cara arriba" o "ubíquelo cara abajo".
4. Baja la tapa de la fotocopiadora hacia la placa si no estás usando el recipiente para documentos.
5. Selecciona el número de copias que desees. El panel de control de la fotocopiadora tendrá una pantalla en la
que mostrará el número de copias a hacer. La fotocopiadora puede tener un teclado numérico para elegir el
número de copias o tal vez tenga flechas o un signo de "más" y "menos" para poder cambiar el número.
6. Selecciona a color o en blanco y negro si la fotocopiadora es a color.
7. Selecciona el tamaño apropiado de papel en el panel de control. La mayoría de las fotocopiadoras tienen al
menos dos bandejas de papel, una de 22cm x 30cm, y otra de 22cm x 35cm. La mayoría también tiene
circunvalación del papel, la cual te permite poner un papel con algún tamaño en especial. Si necesitas hacer
múltiples copias en un tamaño especial o algún papel de color especial, debes poner el papel especial
directamente en una de las contenedoras principales de papel.
8. Reduce o agranda la imagen original si es necesario. Muchas fotocopiadoras tienen opciones del 50%, 150% o
200% del original. Tal vez necesites establecer el porcentaje de reducción o ampliación utilizando un tablero
numérico. Consulta el manual de usuario de la fotocopiadora para instrucciones más específicas.
9. Establece otras características de edición de imágenes en la fotocopiadora si es necesario. Muchas
fotocopiadoras producen copias de ambos lados, copian dos documentos originales en una página, cotejan,
perforan o engrapan. Consulta el manual de usuario de la fotocopiadora para encontrar instrucciones más
específicas.
10. Presiona el botón de copiado. Este botón es, normalmente, el más grande del panel de control. También
puede llamarse "Inicio". Normalmente es de color verde o posee marcas verdes. Se producirán tus copias.

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ESCANER
Es un periférico que se utiliza para convertir, mediante el uso de la luz, imágenes impresas o documentos a
formato digital.
Cómo escanear un documento:
1. Coloca el documento en el escáner.
2. Selecciona el programa correspondiente al escáner conectado a la computadora que estás usando.
3. Verifica que la configuración convertirá la imagen a un archivo de texto (.txt) o formato de texto enriquecido
(.rtf) y no a uno de imagen (.jpg). Observa dónde se guardará el archivo en la computadora después de
completarse el escaneo.
4. Comienza el escaneo.

MATERIALES DE OFICINA
Almohadillas, bolígrafos, calculadoras, carpetas y sobres, Archicomodos, caja chica, encuadernación, correctores,
sellos automáticos, tóner, cintas para impresora, clips, chinches y ganchos, porta lápices, clips, tacos, guillotinas,
cinta plástica, baterías, grapadoras, entre otros.

ARCHIVO
¿Q ué ES UN ARCHIVO?
La palabra archivo proviene del latín Archivium, lugar en el que se guardan de forma ordenada
documentos. Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada
documentación útil, la cual se va a realizar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita
posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera. Es
decir, es un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas
y criterios previamente establecidos.
El archivo tiene dos significados:
 Conjunto ordenado de documentos que una persona u organización crean cuando se realiza una actividad.
 Lugar físico donde se guardan los documentos.
El Archivo de Oficina: Guarda la información y los documentos en forma de expedientes y en el sitio donde se
producen. Los documentos son conservados en estos archivos mientras son usados de forma constante, también
se suele denominar archivo de gestión. Tiene como única premisa el mantener la organización de las series
documentales; es decir, que los documentos deben estar reunidos en expedientes relativos cada uno a un
asunto.
Uno de los activos más importantes de una empresa son los “Archivos”, éstos representan su memoria,
guardan la historia y los hechos del pasados que servirían para corroborar situaciones que se hayan realizado
dentro de la organización. Las funciones que provee el archivo es recibir, clasificar, conservar, custodiar y facilitar
documentos, el material de archivo más común lo constituyen: carpetas, los archivadores tipo Z, guías,
electrónicos, entre otros.
Definiéndolo en términos comerciales el archivo es el ordenamiento metódico y adecuado de los documentos
para su conservación y consulta. Sin embargo y como consecuencia de la creciente presencia de la tecnología en
nuestras vidas y en nuestros días, en los últimos años se ha impuesto otra modalidad de archivo: el archivo
informático, que también es un conjunto de información o documentos pero lo que cambiará es el soporte de
almacenamiento que ya no será un lugar físico visible, sino uno que puede ser leído a través de una
computadora, los más comunes son los discos compactos (CD) o los pendrive.

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 Los archivos se pueden clasificar de la siguiente forma
según su USO:
……………………………

Fundamentos de un Archivo:
Los documentos de origen comercial, así como la correspondencia y otros papeles de importancia para la
empresa, deben ser guardados en sitio seguro donde se garantice su conservación, rápida localización y fácil
manejo; de manera que cuando se haga necesario referirse a ellos nuevamente, pueden ser localizados con
facilidad y prontitud. La eficiencia en el manejo de estos documentos facilita el éxito den los negocios. Por esta
razón toda empresa crea sus propios mecanismo y sistema de registro y control de documentos, tomando en
cuenta las técnicas de archivo.

ARCHIVAR: Es el procedimiento de clasificar, organizar

y guardar documentos en forma sistemática, de tal modo
que puedan ser encontrados sin demora cuando éstos se
necesiten.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo es vital importancia para la empresa moderna por cuanto
En síntesis: EL ARCHIVO
ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por Es la memoria colectiva de una empresa
alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias y de suma importancia para su
recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen supervivencia y buen funcionamiento.
Su correcta y ordenada
información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos organización permitirá agilizar cualquier
presentes y futuros. Por otro lado, los motivos que justifican la proceso y sobre todo demostrara la
obligación de conservar la documentación son: por circunstancias legales actividad y ordenado funciona- miento de
las actividades que en la organización, ente
de obligado cumplimiento; por la utilidad que nos proporciona para la o institución.
gestión empresarial y por la información que contienen de carácter
histórico para la organización.
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FUNCIONES DEL ARCHIVO:
1. Reunir ordenadamente, según criterios establecidos, todos los documentos que circulan en la empresa.
2. Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos.
3. Asegurar la máxima rapidez en el envió de documentos solicitados por los diversos departamentos de la
empresa.
4. Llevar a cabo estas funciones del modo más económico posible: la organización de un archivo se puede
considerar buena cuando presta a la empresa un servicio satisfactorio, con el menor gasto posible.
5. Comprobar si la documentación se archiva regularmente.
6. Conservar y expedir la correspondencia.
7. Encargarse de la reproducción de diseños, catálogos, folletos, entre otros.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:

Consta de Cinco (5) Etapas:

1. Creación: El uso de los diferentes documentos que se crean, se entregan o se reciben en una
empresa, organización y otros deben ser guardados.
2. Archivo y Protección: Todos estos documentos deben ser
guardados, clasificados y protegidos para su posterior uso
(comprobación o respaldo de actividades, negocios o
diligencias).
3. Utilización: Todo lo archivado se guarda para ser
utilizado en actividades futuras puede ser para
una comprobación, justificación, etc.
4. Transferencia: Esto se realiza cuando existen ciertos
documentos que ya no son consultados con frecuencia o
cuando forman parte del archivo inactivo.
5. Eliminación: Este paso se realiza cuando el archivo ya no es útil, necesario, imprescindible o valioso para
la empresa, por lo tanto según leyes y protocolos deben ser destruidos.

MOBILIARIO, EQUIPOS Y MATERIALES PARA ARCHIVAR

Entre los principales muebles de archivo se encuentran los siguientes:
Los Archivadores: son muebles diseñados y fabricados para economizar espacio y ofrecer consulta simultánea de
las carpetas colocadas en los diferentes entrepaños y gavetas. Los hay de visibilidad vertical y visibilidad
horizontal o lateral

Archivador vertical: Los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o
cuatro gavetas, unas sobre otras. Se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan
aspecto de orden y para aprovechar el espacio, para consultas y circulación del personal. Las
gavetas se deslizan sobre un sistema de ruedas que simulan rieles y que permiten un fácil
desplazamiento. En el archivador vertical, las carpetas pueden colocarse directamente o
suspendidas, colocándoles un armazón metálica, denominada troja, que permite la suspensión de
las carpetas y la visibilidad de los rótulos en forma horizontal.

Archivador horizontal o lateral: es un mueble donde los documentos se archivan en carpetas

colocadas en posición vertical, lo que permite su identificación leyendo los rótulos verticalmente.
Las carpetas pueden estar colocadas directamente o suspendidas en portacarpetas. Las
portacarpetas están provistos de unos dispositivos o suspensión que se deslizan sobre unos rieles
metálicos, colocados en la parte superior de los anaqueles del archivador.

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 Las bandejas de escritorio: se utilizan para colocar la correspondencia; las hay de dos y de
tres compartimientos. Uno puede ser para la correspondencia recibida en consideración o
estudio, otra para la correspondencia despachada y lista para ser enviada y la última para
pales destinados para el archivo.

Las CARPETAS: son cartulinas dobladas en dos, de tal manera

que se formen dos tapas de las cuales la posterior es un poco
más alta que la anterior. La proyección de la tapa posterior se
llama pestaña. Sobre la pestaña se escribe el rótulo, que indica
el contenido de la carpeta. Las Carpetas tienen como función
proteger la documentación archivada. Pueden ser de cartulina
conocida con el nombre de manila, cartón o fibra prensada o
plástico.

Las GUÍAS. Son tarjetas indicadoras, hechas de cartón fuerte y

resistente. En la parte superior tiene las pestañas de acero, celuloide
o del mismo material de la tarjeta., donde aparece el título, letra,
número, nombre, asunto, entre otros.

DEFINICIÓN DE ROTULACIÓN DE CARPETAS

EL ROTULO: ES el título que aparece impreso o escrito en la
pestaña superior de la guía. El rotulo identifica cada guía, dándole
nombre a ésta y describiendo así lo que aparece archivado o debe
archivarse detrás de ella.
En el ámbito del manejo de archivos, se conoce como Rotular, a la acción de elaborar y pegar rótulos en las
distintas carpetas, contentivas de los documentos de una dirección o departamento, en los cuales deben ir
anotados los datos que permitan identificar rápidamente el contenido y la ubicación de cada carpeta.
Por lo general, la técnica de rotulación se lleva a cabo a la hora de llevar una carpeta al archivo, bien si se trata
del Archivo de cada oficina, y cuánto más si dicha carpeta se encuentra destinada al Archivo Central de la
Institución, por lo que entre más precisa y visible sea la información reseñada en el rótulo, mucho más fácil será
el manejo y archivo de estas.

CARACTERÍSTICAS DE LOS RÓTULOS PARA CARPETAS DE GANCHO

Por lo general, los rótulos para las carpetas tipo oficio consistirán en una etiqueta, impresa en papel bond, en
un tamaño aproximado de diez centímetros de largo por ocho de alto (10 cm x 8 cm). Cada una de ellas, irán
pegadas en la cara frontal de cada carpeta, adheridas a ésta –en primer momento- por cuatro puntos de pega
blanca. Dependiendo del contenido de los documentos guardados en las carpetas, variarán los ítems destinados
a ser anotados en los rótulos.
A continuación, un ejemplo de los rótulos más comunes dentro del sistema de Archivos de una institución o
empresa:
Carpetas contentivas de historias laborales: en caso de que la carpeta a rotular contenga historias laborales de
los trabajadores de la empresa, la mayoría de especialistas en archivos han detallado que los rótulos de estas
deberían contener básicamente los siguientes datos:
1. Nombre del empleado o empleada.
2. Número de la Cédula.
3. Nombre de la Dependencia para la que labora, en caso de empresas con varios departamentos.

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 4. Cargo que desempeña dentro de la Empresa.
5. Fecha de ingreso a la Institución.
6. Fecha de Retiro, en caso de que ya no se encuentra laborando para la Empresa.
7. Otros datos que el archivista considere de relevancia, para la rápida ubicación y archivo de la carpeta a
rotular.

COLGANTES O SUSPENDIDAS: Quedan suspendidas en los rieles por lo que no se

esparcen en el archivo. En la parte superior tienen espacio para colocar etiquetas
que identifican el contenido.
PESTAÑAS: Se ubican en las carpetas colgantes. Están hechas de plástico o de
cartón. Sirven para colocar el nombre de la carpeta o las letras o números que las
identifiquen.

ETIQUETAS: Se adhieren a la carpeta o folder. Algunas tienen colores,

formas y tamaños diferentes que permiten organizar adecuadamente una
gaveta de archivo.
GUIAS: Piezas de cartón rotuladas con pestañas. Algunas tienen letras,
números o una combinación de ambos. Se utilizan para dividir la gaveta del
archivo en secciones. Tienen una pestaña que sobresale. Los colores,
tamaños y posición dentro de la guía varían. Sin embargo, se desplazan de
izquierda a derecha para facilitar la visualización y búsqueda dentro de una
gaveta de archivo.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR:

Este procedimiento consta de cinco pasos:
1. Inspeccionar: Es cerciorarse de que un documento está listo para ser archivado, es decir, que tenga la fecha
de recibo y las iniciales de archivo. El material que no cumpla con este requisito deber ser devuelto al lugar
donde se recogió para que la persona que proceso el documento autorice su colocación en la carpeta de
archivo.
2. Clasificar: Es decidir cuál será el título, nombre, asunto, o numero bajo el cual se archivara un documento.
Esta decisión depende de si el sistema de archivo adoptado por la empresa es alfabético, por asunto,
Geográfico o numérico.
3. Codificar: Es indicar el nombre, el numero o el asunto decidido en la clasificación. Para codificar este nombre
se subraya con lápiz de color, cuando el nombre de la clasificación no aparece en el documento, se debe
escribir con tinta o lápiz de color en el extremo superior derecho y después se subraya.
4. Distribuir: Cumplidos los pasos anteriores, los documentos se coleccionan en grupos que se refieren a un
mismo asunto, a un mismo lugar, o los que tienen subrayados nombres que comienzan con la misma letra.
Esta distribución es un paso previo a su colocación en las gavetas.
5. Guardar: es colocar los documentos en las carpetas correspondientes dentro de las gavetas.

Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos estén listos para ser

archivados)
Clasificar (decidir bajo que nombre se archivará)
Codificar (Indicar nombre o asunto decidido en la clasificación);
RESUMIENDO Distribuir (los documentos se coleccionan en grupos dependiendo del
asunto, lugar o nombre señalado en la clasificación
Guardar (Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro de las
gavetas)

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FACTORES QUE INFLUYEN EN LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVO
 Clase de documentos que se archivarán.
 Frecuencia de consulta.
 Cantidad de usuarios del archivo.
 Cantidad de documentos recibidos y procesados en un período.
 Forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o
combinación de ellos).
 Método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se
utilizará.
 Plan de Organización que tendrán los archivos (centralizados o departamentalizado)

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS

Los sistemas fundamentales para la clasificación de documentos son:

Numérico

Alfabético

Asunto

Geográfico

Cronológico

a. Por nombres
1. ALFABETICO b. Por localidades (geográfico)
c. Por categoría (asunto)
d. Por fechas (cronológico)
SISTEMA DE
CLASIFICACIÓN DE
ARCHIVOS
a. Sistema numérico consecutivo
2. NUMÉRICO
b. Sistema de cifra decimal

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CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al
usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas: La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y
nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
La figura muestra el arreglo alfabético de documentos

REGLAS PARA ORDENAR ALFABÉTICAMENTE

Se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de
todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal.

REGLAS DE CLASIFICACIÓN
Nombres de individuos: Se debe invertir el orden de los nombres de cada individuo para luego clasificarlo y
separarlo por unidades (entiéndase por unidad cada palabra de un nombre), considerando en primer lugar el
apellido paterno, en segundo lugar el nombre de pila, y en tercer lugar el segundo nombre o la inicial, si la
hubiera. Ejemplo: Gabriela Victoria Infante. Quedará así:
1. Apellido, en este caso, Infante. 2. Nombre de pila: Gabriela. 3. Segundo nombre: Victoria; es decir quedaría
así:
Infante, Gabriela Victoria
Siempre la inversión del nombre debe ir precedida por una coma. (Si aparecen los dos apellidos, el apellido
materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA
PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.
Ejemplo:

ORDEN LÓGICO

1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad

Ramón Antúnez Jiménez Antúnez Jiménez Ramón
Carlos Luis Piña Piña Carlos Luis
Manuel A. Suarez Suarez Manuel A.
Andrés Zambrano Zambrano Andrés

Ejercicio Nº 1: Aplique esta regla y ordene alfabéticamente los siguientes nombres

1. José Sánchez 7. Juan Rafael Uzcátegui

2. Isabel Carrillo 8. Héctor Antonio Durán Malavé
3. Marielba Lugo 9. Amalia Rojas Gómez
4. María Luisa Roche 10. Lenin Miguel Arteaga
5. Ray José Ojeda 11. Julio Javier Benavides
6. Patricia Josefina Gómez 12. Gabriela Márquez Toyo

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Orden Alfabético
Ya clasificados los nombres por unidades, hay que arreglarlos en orden alfabético comparando las unidades
semejantes de cada nombre. Si las primeras unidades son iguales se comparan las segundas y si éstas también
son iguales, se compararan las terceras hasta encontrar la desigualdad. Ejemplo:

Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Germán Armas Armas Germán
María Baldes Baldes María
Ramón Eduardo Barrios Barrios Ramón Eduardo
Ramón Emiro Barrios Barrios Ramón Emiro

Ejercicio Nº 2: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Rafael José Vielma 7. Priscila Eugenia Romero

2. Astrid Soto 8. Manuel Albert Mora
3. Carmen Areaza 9. Alejandra Villavicencio
4. Raúl Baéz 10. Andrés Sthormes
5. Josyana Romero 11. Pablo Ernesto Báez
6. Hendrina Areaza 12. Amanda Barrios

UN APELLIDO SOLO SEGUIDO DE UNA INICIAL

Un apellido, cuando va solo, se coloca antes que el mismo apellido acompañado con un nombre de pila o una
inicial. Un apellido con una inicial del nombre de pila antecede a un apellido con un nombre de pila completo que
comience con la misma letra. Ejemplo:
Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Benítez Benítez
J. Benítez Benítez J.
Juvenal Benítez Benítez Juvenal
M. Benítez Benítez M.

Ejercicio Nº 3: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Valera 7. Alba Marina Piña

2. Alba Piña 8. Castro
3. Aníbal Rangel 9. Noel Baldés
4. Santiago Castro 10. Belkita Valera
5. A. Piña 11. S. Castro
6. B. Valera 12. Sugelys Castro

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APELLIDOS COMPUESTOS

Los apellidos compuestos que contienen una preposición, artículo, o contracción, se consideran como una
unidad. Ejemplos: La Torre, del Valle, de los Ríos. También se aplica esta regla a los apellidos extranjeros
precedidos por d´, D´, Des, Di, Du, Le, Mac, Mc, O´. Ejemplo:
Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Jaime de la Torre De la Torre Jaime
Tom Mc Pherson Mac Pherson Tom
Harold McGraw McGraw Harold
Bernardo O´Higgins O´Higgins Bernardo

Ejercicio Nº 4: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Harold O´Connor 7. Mariela Reed

2. Fiorella D'Ambrosio Reed
3. Divo Aché Vega
4. Mariana Aché Russo
5. Juan Pablo del Moral
6. Veronica del Rosal
8. Mac Lewis
9. Alisson McFarlay
10. Ninoska Mc Dupont
11. Neomar del Monte
12. Ralph Macliver

NOMBRES DE CASAS COMERCIALES E INSTITUCIONES

Generalmente, los nombres de casa comerciales e instituciones se clasifican y archivan tal como se encuentran,
siempre y cuando no contengan nombres completos de un individuo.
Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Distribuidora Aparicio Distribuidora Aparicio
Ferretería Altamira Ferretería Altamira
Panadería Doña Iria Panadería Doña Iria
Sastrería Palavicini Sastrería Palavicini

Ejercicio Nº 5: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Banco Activo 7. Víveres De Candido

2. Farmacia Saas
3. Talleres Alfredo
4. Panadería Eureka
5. Ferretería Pintor
6. Mueblería Aurora
8. Panadería Dolce Incontro
9. Librería Europa
10. Óptica Nacional
11. Zapatería Vero Moda
12. Farmacia Farmatodo

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NOMBRES DE CASAS COMERCIALES QUE CONTIENEN EL NOMBRE DE INDIVIDUOS
En este caso se invierte el orden de las unidades al igual que se hace con el nombre de un individuo. El resto del
nombre comercial se coloca al final en el orden en que aparece. Ejemplo
Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Editorial Néstor Mora Mora Néstor Editorial
Joyería Alirio Silva Silva Alirio Joyería
Consorcio Luis Sucre Sucre Luis Consorcio
Consultorio Jaime Torrealba Torrealba Jaime Consultorio

Ejercicio Nº 6: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Industrial Manuel Ubando 7. Central Glenda Torres

2. Agencia Alirio Márquez
3. Representaciones Mario Osuna
4. Editorial Tomás Alberto
5. Consultoría Oscar Bolívar
6. Joyería Cristian Sánchez
8. Sastrería Alexis Gómez
9. Agrícola Numa González
10. Talleres Julio Sierra
11. Peluquería Laura Viloria
12. Estética Melisa Zenair

LOS ARTÍCULOS
Cuando los artículos el, la, los, las, The en inglés, y la contracción del están al principio de un nombre, se colocan
al final de éste entre paréntesis. Cuando van en medio de un nombre, se colocan entre paréntesis pero no se
cambian de lugar. En este caso nos e consideran como unidad de clasificación, ni se toman en cuenta para
archivar. Ejemplo
Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
La Casa del Colchón Casa (la) Colchón (del)
La Casa del Pescador Casa (La) Pescador (del)
El Imperio de la Moda Imperio (El) Moda (de la )
El Palacio del Video Palacio (El) Video (del)

Ejercicio Nº 7: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. La casa del Tornillo 7. Los Sonoros del Ritmo

2. El Palacio del Blúmer
3. La Casa del Peluquero
4. El Palacio del Libro
5. La Casa de las Medias
6. El Palacio de las Colitas
8. El Palacio del Calzado
9. El Rincón de la Moda
10. Los Amigos de la Salsa
11. El Palacio del Disco
12. La Galería de los Grandes

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ABREVIATURAS
Las abreviaturas se consideran como si el nombre estuviera escrito completo; sin embargo, cuando hay iniciales
o letras solas que no son abreviaturas, al clasificarlas se consideran como si fuesen unidades separadas. Ejemplo:

Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Almacén F. S. Almacén F S
Bazar Pta. Cardón Bazar Punta Cardón
Colegio Sta. Rosalía Colegio Santa Rosalía
Repostería H. P. Repostería H P

Ejercicio Nº 8: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Restaurant A. B. 7. J.A. Silva

2. Comercial Sta. Cecilia 8. Almacenadora Sto. Domingo
3. Hnos. García 9. Distribuidora Sta. Ana
4. A. Domínguez 10. Barbería Hnos. Rivero
5. M. P. Delgado 11. L. Doménico
6. Arturo Z. Malpica 12. G. Borregales

CONJUNCIONES, PREPOSICIONES Y EXPRESIONES FINALES EN EL NOMBRE DE UNA FIRMA COMERCIAL

Las conjunciones preposiciones y contracciones tales como y, para, en, de, del, en español, o “and”, “&”, “for”,
“in”, “of” en inglés, no se toman en cuenta al clasificar ni al archivar; solo se colocan entre paréntesis. Los
términos que aparecen al final de una firma comercial, como por ejemplo Ltda, Co1., Hnos., Coro., Cía., Inc.,
Sucrs, entre otros; se consideran como una unidad independiente y se escriben completos al clasificar y archivar.

Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Marcos del Río y Hnos. Del Rio Marcos (y) Hermanos
González y Bolívar González (y) Bolívar
Alfonso Rivas & Cía Rivas Alfonso (&) Compañía
Sánchez y Cía Sánchez (y) Compañía

Ejercicio Nº 9: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Barreto y Uzcátegui 7. Lácteos Lara S.A.

2. Muchacho Hnos. 8. Panificadora Boconó S.A.
3. Comercial Miliani S.A 9. Piña Hnos.
4. Casa Rojas y Cía 10. Comercial Segovia S.R.L.
5. Comercial Paolini S.A. 11. Doménico Baena & Cía
6. Comercial Pacheco Ltda. 12. González y Bolívar Cía.

1
Ltd. Es la abreviatura de Limited o Limitada. Inc significa incorporated, es "corporación" o "incorporado"
14
NOMBRES GEOGRÁFICOS COMPUESTOS
Los nombres geográficos compuestos se consideran como unidades separadas al clasificar y archivar. Si el
nombre geográfico está precedido por un prefijo o artículo, no se considera compuestos y constituye una sola
unidad. Ejemplo

Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Frigorífico Los Chorros Frigorífico Los Chorros
Panadería Las Fuentes Panadería Las Fuentes
Urbanización Las Américas Urbanización Las Américas
Zapatería El Encanto Zapatería El Encanto

Ejercicio Nº 10: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Urbanización La Paz 7. Radio Mara

2. Panadería Altamira
3. Parroquia Ambrosio
4. Centro Médico de Cabimas
5. Farmacia San Martín
6. Teatro Teresa Carreño
8. Centro Comercial Costa Mall
9. Unicentro El Marqués
10. Charcutería Juanes
11. Sastrería San Andrés
12. Frigorífico La vega

TÍTULOS Y GRADOS
Los títulos y grados académicos de los individuos, ya sea que procedan o sigan al nombre, no se toman en cuenta
al clasificar ni al archivar y se colocan al final, entre paréntesis. Aquellos nombres que indiquen precedencia en
edad, tales como padre, hijo, entre otros. Se consideran como unidades e clasificación cuando los nombres sean
idénticos. Ejemplo:

Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Dra. Rossi Soles Soles Rossi (Dra.)
Lcdo. Alonso Torrealba Torrealba Alonso (Lcdo.)
Luis Valera padre Valera Luis Padre
Luis Valera hijo Valera Luis Hijo

Ejercicio Nº 11: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Ing. Ángel Silva 7. Hugo José Quevedo padre

2. Prof. Fortunato Herrera
3. Prof. María Antonia Nova
4. Econ. Damelis Carreño
5. Lcdo. Ildemaro González
6. Néstor Mora hijo
8. Dr. Ángel Ramón Silva hijo
9. Néstor Mora padre
10. Hugo José Quevedo hijo
11. Dr. Ángel Ramón Silva padre
12. Dra. Giana Thanea Vega O.

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NUMEROS. Cualquier número que forme parte de un nombre se considera como si estuviera escrito en letras y
por tanto forma unidad independiente de clasificación. Ejemplo:

Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Bazar 5 Estrellas Bazar Cinco Estrellas
Carnicería 3 Esquinas Carnicería Tres Esquinas
Club 5 -Y Club Cinco Y
Comercial 4 Hermanos Comercial Cuatro Hermanos

Ejercicio Nº 12: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Restaurant el 41 7. Transporte 2021

2. Éxitos 1090
3. Carnicería las 15 Letras
4. Abastos las 3 Maravillas
5. Lotería 3 Estrellas
6. Agencia 40
8. Frutería 23 de Enero
9. Librería 5 de Julio
10. Ferretería 3 Km
11. Mueblería 9 de Enero
12. Línea Apolo 12

BANCOS
Los nombres de los bancos se clasifican y archivan primero por el nombre del banco, y segundo por el nombre
de la agencia. Ejemplo:

Orden Lógico
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
Banco Caroní Agencia Altamira Banco Caroní Altamira
Banco Caroní Agencia Petare Banco Caroní Petare
Banco Provincial Agencia Delicias Banco Provincial Delicias
Banco Provincial Agencia Petare Banco Provincial Petare

Ejercicio Nº 13: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Banco de Venezuela Agencia Zona Industrial 7. Banco Venezuela Los Haticos

2. Banco Venezuela Agencia Miraflores
3. Banco Activo Agencia El Vigía
4. Banco Provincial Altamira
5. Banco BOD Camoruco
6. Banco Banesco Lago Mall
8. Banco Mercantil Agencia Cabimas
9. Banco Activo Agencia Puente Cristal
10. Banco Nacional de Descuento Agencia Bella Vista
11. Banco Bancaribe Agencia Cecilio Acosta
12. Banco Exterior Agencia La Candelaria

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MUJERES CASADAS
El nombre de la mujer casada está formado por su nombre de pila seguido por su apellido paterno y el apellido
del esposo unido por la preposición de. Su apellido de soltera más el apellido del esposo forman la primera
unidad de archivo. La preposición de se coloca en el mismo sitio pero n se considera una unidad.
Orden Lógico
Nombre de Nombre del
1º Unidad 2º Unidad 3º Unidad
soltera esposo
Ana M. Araujo Pedro León Araujo (de) León Ana M.
Elba Rosa Díaz P. José Luis Delgado Díaz (de) Delgado Elba Rosa
Lisa Páez Duarte Elio R. Parra G. Páez (de) Parra Lisa

Ejercicio Nº 14: Aplicando la regla anterior ordene alfabéticamente los siguientes nombres:
Nombre de soltera Nombre del esposo
1. Vanesa Elisa Velazco G 1. Ramón José Castellanos Infante
2. Betzy Carolina Castellanos I 2. Maikel Degner González H
3. Albani M. Coronel 3. Kleiver A. Silva M.
4. Betzaily M. Martínez 4. Said Meañes
5. Oly Millán 5. Luis Ernesto Arévalo
6. Carmen Alicia Pirona 6. David Piñango Plaza
7. Selene María Castro 7. Emanuel J. Garrillo
8. Sara Carpio Flores 8. Elvis J. Castro Pinzón

CLASIFICACIÓN POR EL MÉTODO GEOGRÁFICO

CONCEPTO: Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las
tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un
mismo lugar, por orden alfabético. Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y
jurídicas), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:
1. Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores concesionarios,
entre otros.
2. En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
3. En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, entre otros.
4. En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, entre otros.
VENTAJAS
1. Permite dividir el material en grupos fácilmente identificables (países, estados, ciudades, entre otros),
facilitando el trabajo de clasificación y búsqueda.
2. Se adapta a las exigencias especificad de cada empresa, por lo tanto este método es recomendable para los
negocios con sucursales en diferentes regiones, que tienen que distinguir sus actividades separadamente.
También las empresas de servicios públicos que prestan servicios en áreas de gran extensión y por último las casa
de editores, casa de ventas al mayor, empresa de transporte y encomienda, consideran ventajoso el uso de este
método de clasificar sus archivos.

CRITERIO PARA LA ESTRUCTURA DEL ARCHIVO GEOGRÁFICO

El archivo geográfico estipula el punto principal de la referencia para la clasificación de los documentos sea el
lugar, partiendo de lo general a lo específico. Ejemplo: continente, país, estado, municipio, ciudad, barrio, calle,

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entre otros. Con esta base se pueden efectuar las siguientes clasificaciones geográficas según convenga a las
necesidades de la empresa.
1. Región, estado, municipio y nombre del cliente.
2. Región, estado, municipio, calle, número y nombre del cliente,
3. Estado, municipio, ciudad y nombre del cliente.
4. Región, estado, y nombre del cliente.
5. Región, Municipio y nombre del cliente.
6. Zona, municipio, y nombre del cliente.
7. Otras según las necesidades de la empresa

CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA
La Ordenación es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie
documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
 Por orden cronológico, alfabético y numérico
 Por grupos de documentos
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más
antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también
pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar
los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta
llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio
cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen.
El criterio que se utiliza es según el tiempo de vida del documento. Primero se ordenan por el año, después
por el mes y finalmente por el día. Se emplea para información de carácter financiero o económico o en la
relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, entre otras.
Ejemplo: La compañía Seguros La Seguridad S.A. archiva sus pólizas de sus clientes de acuerdo con el sistema
cronológico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificarla a sus clientes con anticipación.
CLIENTE FECHA DE VENCIMIENTO DE LA PÓLIZA
Industria Láser S.A. 03 de enero de 2016
Ing. Frank Luna 24 de febrero de 2016
Empresa Veda, S.A. 18 de marzo de 2016
Compañía Corso, S.A. 15 de junio de 2016
Lcda. Betzy Castellanos 30 de julio de 2016

CLASIFICACIÓN ARCHIVO POR ASUNTO O TEMÁTICO. Consiste en agrupar la documentación de acuerdo

con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio.
Alfabético, numérico, cronológico…
El asunto principal sería Viajes, a su vez éste podrá tener distintos subdivisiones: Canadá, Reino Unido,
Francia, etc., al final de la clasificación tendremos a las personas ordenadas según el criterio alfabético.
Ventajas
 La localización de documentos es más rápida.
 Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos.
 Es útil porque reúne lo que hay sobre un mismo asunto.

Desventaja
 Con frecuencia un mismo documento se refiere a más de un asunto. Habrá que duplicarlo y colocarlo en otra
carpeta.
 Determinar previamente los asuntos o materias que presentan suficiente entidad para constituir un apartado
del archivo.

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 El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta,
especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.
 Es costoso porque requiere del personal especializado y una mayor cantidad de tiempo para la preparación del
material.

¿SABIAS QUE?
En la Clasificación Alfabética por Materia o por Asuntos, algunas de las empresas archivan sus documentos por
el contenido y no se basan por su característica, tales como: personas naturales o jurídicas, ni
lugares geográficos, si no que generalmente se centran en el asunto o tema al que se refiere
cada documento.
La clasificación alfabética por materias o asuntos también es conocida como la clasificación
analítica o sistemática, consiste en leer detenidamente, la correspondencia o subrayar, el tema
o temas de que se trata cada documento

PRACTICAS
1. Tenemos un grupo de documentos que hemos de clasificar y ordenar por fecha, del mes más antiguo al más
reciente:
2 de diciembre de 2016
4 de mayo de 2010
18 de julio de 2015
24 de junio de 206
9 de diciembre de 2009
10 de noviembre de 2013
19 de mayo de 2011
14 de febrero de 2005

2. Ahora ordena los siguientes del más antiguo al más reciente, todos del año 2016:
4 de julio, 15 de enero, 27 de mayo, 26 de agosto, 10 de enero, 4 de julio, 18 de septiembre, 3 de diciembre, 14
de septiembre, 3 de octubre, 13 de marzo, 7 de febrero, 19 de abril, 23 de julio.

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