GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: RECURSO HUMANOS

 Código del Programa de Formación: 122317 - v1
 Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada): IMPLEMENTACION DE UN MODELO
ESTRATEGICO EN LA GESTION TECNICA DEL PROCESO DEL RECURSO HUMANO EN LAS EMPRESAS
DEL CORREDOR CARBONIFERO DEL CESAR
 Fase del Proyecto ( si es formación Titulada): ANALISIS
 Actividad de Proyecto(si es formación Titulada: ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
 Competencia: DOCUMENTAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS APLICANDO MÉTODOS
NORMALIZADOS ADOPTADOS POR LA ORGANIZACIÓN.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
DILIGENCIAR INSTRUCTIVOS, FORMATOS Y DEMÁS DOCUMENTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA INFORMACIÓN DEL TALENTO HUMANO, TENIENDO EN CUENTA TÉCNICAS, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.

IDENTIFICAR CAMBIOS EN LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA INFORMACIÓN, DE LA

ORGANIZACIÓN CON BASE EN LOS REQUERIMIENTOS Y LAS NECESIDADES DEL CLIENTE, Y LA
POLÍTICA INSTITUCIONAL.
 Duración de la Guía: 72 horas

2. PRESENTACION

Reflexionemos un momento y hagamos que nuestro trabajo hable por

nosotros

“El genio se hace con un 1% de talento, y un 99% de trabajo.”.-

“Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la

energía atómica: la voluntad.”

Albert Einstein

Las técnicas de oficina se aplican en todas y cada uno de los cargos de una Oficina, es decir,
en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la Empresa. Limpieza de su lugar de
trabajo y preparar material de trabajo del día: hojas, computadoras, máquina de escribir, preparar
el café, la correspondencia del día, preparar material de trabajo del jefe o superior, colocar la
correspondencia a contestar, mantener el orden, entre otros.

GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

TÉCNICAS DE OFICINA

Son el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y
desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina.

IMPORTANCIA:

las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la información de la

empresa.
facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas
agilizan el curso delas transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y
organización ante su público.

APLICACION

Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina es decir en las
diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento
de una oficina cual quiera que sea la naturaleza de sus actividades, se considera 3 factores
esenciales que son:

-equipo humano o personal de trabajo

- equipo material o equipo de trabajo
-equipo mecánico o máquinas de la oficina

Conozcamos las ocupaciones más comunes en la oficina

1) Recepcionista

Es una función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente a tiende al
público sirviendo de enlace este y los funcionarios de la empresa es una tarea interesante y a
veces muy difícil porque en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidad del
contratado

Los requisitos más importantes de un oficinista son:

-los modales y la cortesía

-dominio oral y escrito del idioma
-descripción y buen criterio
-capacidad de análisis para identificar situaciones, tomar determinaciones y seleccionar al publico
-manejo de conmutador o central telefónica
-firmeza en situaciones falsas o descorteses
-paciencia
-apropiada atención telefónica
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Secretaria y personal de Recursos humanos

Debe ser el asiste perfecto de su jefe, sus responsabilidades laborales pueden ser muy
diferentes en una oficina u otra dependiendo de la empresa en la cual trabaje sus principales
funciones consiste en representar al superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los
diferentes tipos de comunicaciones tanto internas como externas el manejo de la organización de
su trabajo y de su jefe lo hará mas eficiente con el uso de la agenda.

MATERIALES DE OFICINA

El material de oficina constituye la base del trabajo diario que se lleva a cabo en las diferentes
empresas y organizaciones. Son las herramientas básicas con las que los trabajadores podrán
desempeñar sus funciones de una manera óptima y ahorrando el máximo tiempo posible.

A pesar de que puedan parecer elementos sin importancia o que son prescindibles, no podemos
permitirnos el lujo de prescindir de ellos. Al fin y al cabo, los diferentes dispositivos y consumibles
va a ser tan utilizados como el mobiliario de oficina, mesas de ordenador o sillas ergonómicas.

 Ordenadores, el núcleo del material de oficina

Los ordenadores son el corazón de una oficina actual

La tecnología avanza muy rápido, por lo que mantener actualizado el software y hardware es
muy importante para no quedar obsoleto y estar en desventaja. Incluso esta obsolescencia o vida
útil de este tipo de material de oficina se suele reflejar contablemente en las empresas a través
de partidas de amortización.
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Sillas, material de oficina estrechamente relacionado con la salud

Las sillas de oficina van más allá de la mera comodidad y bienestar de los trabajadores y
usuarios de una oficina. Aspectos como la salud y calidad de vida están por encima de todo.

Mesas, otro de los materiales de oficina imprescindibles

Al igual que ocurre con las sillas, disponer de unas buenas mesas para el ordenador resulta algo
muy recomendable. De nada sirve tener el mejor de los equipos y la más ergonómica de las sillas
si después trabajamos en una mesa pequeña y poco práctica. Las mesas con forma de L
resultan de lo más versátiles para una oficina, especialmente si trabajamos con muchos
documentos y carpetas.
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Material de oficina consumible

Ya lo comentábamos al principio, parece algo obvio pero hay algunas cosas que no pueden faltar
en una oficina: folios, bolígrafos, subrayadores, post it, clips, carpetas, etc. La gran cantidad de
información que hay que procesar, gestionar y archivar hace que este tipo de materiales de
oficina sean absolutamente necesarios. Al fin y al cabo, estamos en la sociedad de la información
y si podemos gestionarla de la mejor manera posible tendremos una ventaja competitiva de un
valor incalculable.

Impresoras y material de oficina

Las impresoras, tinta y folios son otro de los materiales de oficina que han de estar al pie del
cañón. Contar con un buen equipo, como por ejemplo una impresora o fotocopiadora láser, será
otro de los ingredientes de la receta del trabajo diario en oficina. Para ver su importancia tan sólo
tendremos que imaginar qué pasaría si por un día nos quedamos sin tinta o tóner ¡cundiría el
pánico!
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Extraer información mediante el material de oficina

Las pizarras y corchos son herramientas muy interesantes con las que podremos recabar
muchos datos e ideas que nos pueden venir muy bien. Este tipo de material de oficina permite
que los usuarios de la empresa puedan plasmar y organizar sus ideas, establecer prioridades,
compartir información y, por qué no, ser fuente de creatividad e inspiración.

El material de oficina ayuda a evitar el desorden

Las pegatinas, etiquetas, bandejas y demás accesorios de escritorio son materiales de oficina
muy importantes para mantener un entorno de trabajo limpio y ordenado.
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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La organización documental, en Gestión Administrativa, es fundamental, ya que es un proceso de

soporte dentro de la organización, permitiendo un adecuado registro, seguimiento y ubicación de
los documentos que ingresan o que se tramitan, ya que permitirá una ubicación inmediata,
oportuna y confiable; logrando que tanto los clientes internos y externos, obtengan en forma
óptima la información.

Por lo tanto, para empoderarse en su nuevo rol como estudiante por Competencias Laborales y
alcance el perfil requerido para el desempeño en su puesto de trabajo de acuerdo con su
especialidad, es necesario desarrollar las siguientes actividades.

Es muy importante, que asuma con autonomía y responsabilidad el estudio de esta temática; el
desarrollo de las actividades de enseñanza – aprendizaje – evaluación, planteadas en esta Guía
que conduzcan a alcanzar los Resultados de aprendizaje y reunir las Evidencias, con los cuales
el Instructor verifica y valora los logros obtenidos y el avance de su proceso formativo.

Revise el material de apoyo soportado en la plataforma

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Aplica las técnicas para archivar CONCEPTOS DE ARCHIVÍSTICA: TIPOS,
PROCEDIMIENTO, SISTEMAS DE MANEJO
los instructivos y formatos de
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forma diligente Y ADMINISTRACIÓN

CLASES, FUNCIONES Y TÉCNICAS DE

selecciona el sistema de
ordenación de acuerdo para
Evidencias de Desempeño archivar instructivos y formatos.
ARCHIVO
- CLASES DE DOCUMENTOS PARA
ARCHIVO: ESCRITO, DIGITALES,
MICROGRAFÍAS, VIDEOS ETC.

- PROCEDIMIENTOS PARA
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN
LAS ORGANIZACIONES.

- SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE
INSTRUCTIVOS Y FORMATOS: CONCEPTO
Evidencias de Producto: Y CLASES.

- SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y
ORDENACIÓN DOCUMENTAL

5. GLOSARIO DE TERMINOS

GLOSARIO

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne

la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa
por el personal de las oficinas.

Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de
gestión del organismo, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es
constante.

Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de

conservación permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que
a su vez la ha recibido del de gestión.

Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material
flexible y que sirve para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías

y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.
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Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una

parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de
éstos cuando la alteración se ha producido.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos

por parte de la institución archivística.

Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.

Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los

instrumentos de información (catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los
fondos documentales y colecciones de los archivos.

Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra

expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en
soportes informáticos.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado

orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo
asunto.

Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido

orgánicamente y/o reunido y utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el
ejercicio de sus actividades y funciones.

Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades

administrativas para ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.

Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos,

toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos
como en instrumentos de referencia y descripción.

Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un
fondo, siguiendo su organización en series documentales.

Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece

que los documentos producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con
los otros.

Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la

inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones
consideradas de suficiente interés.
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6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 http://www.mailxmail.com/curso-tecnicas-secretariales-auxiliar-administrativo/tecnicas-oficina
 https://www.monografias.com/docs/Tecnicas-de-oficina-P3UTE5TPJDUNY

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Rubiela Beleño Ramos Instructora COMM 20/07/2019

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)