Introducción

La distribución del espacio en las áreas de trabajo (origen)

Teniendo en cuenta que desde los principios de la evolución industrial, ya que desde entonces
conforme la evolución avanzaba fue tomando auge, la industria fue necesitando de personal para
que trabajara en las máquinas y en las áreas administrativas, en sus inicios no se necesitó de
mucho equipamiento, ya que con una silla un escritorio, una pluma, papel, archivero bastaba.
La distribución del espacio en las áreas de trabajo
Hace referencia a la exposición física de los puestos de trabajo y los componentes materiales y a la
ubicación de las instalaciones esto con el fin de una buena atención al personal y cliente y una
buena productividad entre otros aspectos que serán definidos más adelante.

Objetivo
 Definir los aspectos a tomar en cuenta para realizar la distribución de las oficinas
 Enumerar las metas del diseño de distribución de oficinas
 Definir los tipos de espacio, sus ventajas y desventajas
 Conocer los requerimientos y consideraciones especiales y las técnicas de distribución.

Técnicas de distribución y requerimientos de espacio

El proceso de distribución de oficinas es muy parecido al procedimiento de la distribución de la
planta de manufactura.

El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y

programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a
cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un
incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha
realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del
mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes.
Cuando se realiza la distribución de las oficinas se debe tener en cuenta:
• ¿Quienes trabajan en la oficina?
• ¿Qué tareas se realizan en ella?
• Cómo está organizada la gente en los departamentos.
• Cómo se relacionan éstos uno con otro, son todas preguntas

Un organigrama es una herramienta informativa que se utiliza para comunicar las

Relaciones entre los departamentos y su personal.
  Minimizar el costo del proyecto
 La productividad del empleado
 Distribución de oficinas
 Es costoso limpiar y Mantener
 El ruido debe mantenerse al mínimo
 El flujo de materiales
 Atmosfera Placentera
 Minimizar distracciones visuales
 Recepción Agradable
 Costos de la energía
 Espacio y equipo adecuado
 Seguridad de los empleados
 Conveniencia de los empleados

Tipos de espacio de oficina

Las distribuciones de las oficinas varían en complejidad, desde los escritorios para estar de pie
de los supervisores, hasta un complejo de oficinas para los empleados que albergue cientos de
ellas.

• Oficina de los supervisores

• Espacio abierto de oficinas
• Oficinas convencionales
• La oficina moderna

OFICINAS DE LOS SUPERVISORES

Las distribuciones de las oficinas varían en complejidad, desde los escritorios para estar de pie
de los supervisores, hasta un complejo de oficinas para los empleados que albergue cientos de
ellas.
• Los supervisores deben ubicarse donde tengan acceso inmediato a sus empleados.
• Tener una línea de visión mejora la comunicación.
• Los supervisores también necesitan reunirse con los empleados en un ambiente de
confianza
• Las medidas disciplinarias siempre deben tomarse en privado.

ESPACIO ABIERTO DE OFICINAS

Consiste en mucha gente

Ventajas
• Las comunicaciones son más fáciles.
• El equipo común es accesible para más personas.
• Se requiere menos espacios,
• Los costos de calefacción, aire acondicionado y ventilación se minimizan.
• La supervisión de las personas es más fácil
• Los cambios de distribución son más rápidos y menos costosos
• Los archivos y el material escrito son accesibles para todos.
• Se reduce la limpieza y el aspirado.

Desventajas
Es probable que la falta de privacidad sea el problema.
El ruido es otro problema en las oficinas abiertas
El espacio de las oficinas abiertas no tiene el estatus que conllevan las privadas.
La confidencialidad de cierto trabajo requiere espacio privado.

OFICINAS CONVENCIONALES
También conocidas como oficinas de muros fijos, son lo opuesto a las abiertas.
Una oficina convencional tiene mobiliario independiente, cuatro paredes y una puerta.

La oficina moderna
La oficina moderna brindará espacio privado donde sea necesario, sin afectar de manera
negativa el costo de las instalaciones, el mantenimiento y la accesibilidad

 Los paneles no llegan ni al techo ni al piso

 Los gabinetes están construidos dentro de los paneles
 Las mesas están construidas en los paneles para ahorrar en costo y espacios.
 Las gavetas bajo las mesas permiten que se guarden suministros igual que un
escritorio
 Las líneas para utilerías (eléctricas, computadora y teléfono) están dentro de los panel
 Las oficinas modernas se han descrito mediante varios términos, tales como oficinas
en cúmulo, oficinas de paisaje y oficinas de estancia libre.

Requerimientos y consideraciones especiales

La privacidad es requerida por algunos empleados:
La privacidad en los entornos laborales es, actualmente, una de las demandas mayoritarias de
los trabajadores. El 95% creen imprescindible contar con un espacio privado donde realizar parte
de su actividad profesional, sin embargo, tan solo el 41% reconoce poder disfrutar de eso en sus
espacios de trabajo.

El almacenamiento en el punto de uso.

El almacenaje de oficina resulta imprescindible para evitar que el desorden y Por ello pasamos
a analizar con más detalle muebles y soluciones de almacenaje en oficinas, hasta el punto de
que cada mesa de trabajo debería de contar con áreas o departamentos dentro del cajón con
el uso de separadores para guardar sus pertenencias al alcance.

Es frecuente que tengan un segundo piso

Para mayor espacio, o espacios de almacenamiento o de uso recreativo para el personal de
oficinas
Los sistemas centralizados y descentralizados utilizan formas opuestas de delegar el poder de
decisión, pero en la práctica, ninguno de estos sistemas es perfecto y tampoco puede ser
declarado la mejor solución para todas las organizacione

Flexibilidad
Las oficinas flexibles, apuestan por brindar a cada colaborador la libertad de elegir su área de
trabajo a fin de que este espacio le resulte cómodo y agradable para cumplir con sus funciones,
agudizando así su capacidad para resolver problemas y aumentando al máximo su nivel de
productividad dentro y fuera de la oficina.

Sala de Juntas
Una sala de reuniones es una habitación habilitada para reuniones singulares tales como las de
negocios. Es común que existan en hoteles, grandes centros de convenciones y centros de
negocios. A veces, otros espacios se adaptan para celebrar grandes conferencias, como
pabellones deportivos o salas de conciertos.

Las bibliotecas son áreas con necesidades

Las bibliotecas, en tanto que puertas de acceso a los conocimientos y a la cultura, desempeñan
una función fundamental en la sociedad. Los recursos y los servicios que ofrecen dan la
oportunidad de aprender, sirven como apoyo a la alfabetización y a la educación, y ayudan a
dar forma a las nuevas ideas y perspectivas que son vitales dentro de una sociedad creativa e
innovadora.

Un área de recepción
Es importante comprender que tu área de recepción actúa como un puente entre los visitantes
y la administración. La responsabilidad de una recepcionista es transmitir el mensaje de los
visitantes a la alta gerencia. También es importante mantener el área de recepción limpia y
ordenada.

Los sistemas telefónicos son más automáticos

De esta manera se mejora el acceso y la facilidad para la comunicación dentro de las oficinas o a
exteriores, El teléfono, permite recibir y realizar comunicaciones telefónicas.

Las copiadoras y los fax son elementales

Las impresoras, fotocopiadoras suelen diseñarse para realizar trabajos repetitivos de poco
volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de configuración para conseguir una copia de
un determinado documento. Sin embargo, las impresoras son generalmente dispositivos lentos (10
páginas por minuto es considerado rápido), y los gastos por página es relativamente alto.

Sala de correo
Se encarga de enviar, recibir, ordenar, manejar, transmitir o entregar el correo.

Área para guarda archivos

Necesario en todas las empresas, ya que ahí se debe guardar todos los archivos utilizados, para
auditorias y archivo muerto de la empresa.

Los pasillos
Son para que circule gente, equipo y material, y deben dimensionarse para ese uso. Los
pasillos deben ser largos y estrechos. El pasillo principal de la planta debe ir desde la
plataforma de recepción hasta la de envíos, a través de la planta. Los pasillos laterales serán
más pequeños y perpendiculares al principal. El porcentaje de la superficie total de la planta
que se dedique a pasillos (pies cuadrados de pasillo divididos entre el total de superficie) es
una valiosa medición.

Técnicas de distribución de oficina

Las técnicas utilizadas para crear la distribución de las oficinas son las siguientes:
1. Organigrama
2. Diagrama de flujo (análisis de sistemas y procedimientos).
3. Diagrama de fuerza de las comunicaciones
4. Diagrama de relación de actividades
5. Hoja de trabajo de actividades
6. Diagrama adimensional de bloques

Diagrama de flujo
Hacer diagramas de los procedimientos es muy parecido a elaborar la gráfica del flujo de
procesos, pero en lugar de seguir el camino de un producto, se sigue el de cada copia de un
formato.
Diagrama de fuerzas de las comunicaciones
El diagrama de fuerzas de las comunicaciones requiere que los planeadores de las oficinas
hablen con cada persona involucrada en la oficina y averigüen con quien trabajan más.

Diagrama de relación de actividades

Muestra la relación de cada departamento o persona con cada uno de los demás
departamentos o personas. Se usa un solo código para denotar la importancia de la relación

Hoja de trabajo de actividades

Esta hoja de trabajo pasa desde el diagrama de relación de actividades al diagrama
adimensional de bloques.

Diagrama dimensional de bloques

Es el primer intento de distribución y resultado de la gráfica de relación de actividades y la
hoja de trabajo.
Determinación del espacio de oficinas

Para calcular el requerimiento de espacio para la oficina, se usan las técnicas siguientes

 Técnica de los 200 pies cuadrados por persona.

 Técnica del nivel en la organización
 Técnica de la estación de manufactura
 En conclusión:
La distribución de espacios de trabajo es una tarea de orden general ya que cada punto será
vital para que en primer lugar la productividad y el uso ergonómico de cada zona de trabajo
puedan brindar un confort que pueda ser de carácter benéfico no solo para los entes
interesados sino para cada uno de aquellos que los rodean.