Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Actividades control de documentos

Para la elaboración y socialización de las 3 actividades propuestas según las indicaciones de la
instructora
ACTIVIDAD No.1

Actividad grupal y se socializará en la sesión de clase

Programa Tecnólogo en gestión documental

Ficha 2207191

Grupo 06
Carmen Amalia González
Edwin Ali Cuervo
Felipe Ortega
Daniel Villamil

21 de junio de 2022
 ACTIVIDAD # 1

En grupos de trabajo, definan los siguientes conceptos a través de un cuadro sinóptico:

1) Control de calidad

2) Indicadores de gestión

3) Evaluación inicial|

4) Evaluación continuada

5) Programa de control de calidad

6) Factores que afectan la calidad

7) Valoración de la calidad de la imagen

8) Defina para que nos sirve los reportes estadísticos de la Gestión Documental.

9) ¿ Que es una certificación de calidad?

10) ¿ Cuánto puede tardar en documentar, implementar y obtener la certificación una

empresa?
 EVALUACIÓN CONTINUADA
El SGC emplea un enfoque por procesos y a su vez acoge el Ciclo
de la Mejora Continua o Ciclo (PHVA), de manera tal que se ➢ Seguimiento de procesos y operaciones.
garantice la identificación, la asignación de recursos, la gestión ➢ Mejora continua de procesos.
adecuada de los mismos y la determinación de mejoras. ➢ Priorizar las necesidades del cliente.
Se clasifican en 3 grupos: ➢ Determinar los estándares de calidad del mercado.
➢ Fin y propósito ➢ Detectar, corregir y prevenir los problemas que se derivan del
➢ Componentes proceso.
¿Cómo se puede evaluar la calidad? ➢ De actividades ➢ Establecer un orden en la interrelación de los procesos
➢ Satisfacción del cliente
➢ Grado de cobertura
➢ Precio
➢ Eficiencia o el rendimiento

PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

EVALUACIÓN INICIAL
Proceso mediante el cual se intenta obtener un juicio de
valor o una apreciación de la bondad de un objeto, de
una actividad, de un proceso o de sus resultados.
INDICADORES DE GESTIÓN
Expresión cuantitativa del comportamiento y Consiste en la implantación de, mecanismos, herramientas y/o técnicas que
desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser se implementan para la mejora de la calidad de sus productos, servicios y
comparada con algún nivel de referencia, puede estar productividad.
señalando una desviación sobre la cual se toman
acciones correctivas o preventivas según el caso.

CONTROL DE CALIDAD
Consiste en la implantación de programas, mecanismos, herramientas y/o técnicas en una empresa para la mejora de la calidad de sus productos, servicios y productividad.

VALORACIÓN DE LA CALIDAD DE LA IMAGEN CERTIFICACIÓN DE CALIDAD

La imagen surge de la integración entre los servicios prestados y
la identidad corporativa, que es la cultura interna entre los
miembros de la organización, así como su papel protagonista en
la transmisión de la existencia de la empresa en la interacción con
los clientes.
➢ Identificación con la marca
➢ Identificación de productos y servicios.
➢ Valor percibido.
➢ Conexión emocional.
➢ Marca fuerte.
Documento expedido por una institución ajena a la
empresa y que acredita que sus procesos de
UTILIDAD DE LOS REPORTES ESTADÍSTICOS DE LA
producción cumplen los parámetros de calidad
GESTIÓN DOCUMENTAL.
necesarios para salir al mercado
Permite en primer lugar, hacer un inventario preciso de la
actividad, anticipar la degradación y las incidencias, ayudar a
determinar las causas del problema y finalmente acelerar la
CUÁNTO PUEDE TARDAR EN DOCUMENTAR, toma de decisiones basadas en la información relevante para
IMPLEMENTAR Y OBTENER LA CERTIFICACIÓN? optimizar el desarrollo del proceso.
Generalmente no se tiene una respuesta definitiva. Implementar
un sistema de gestión de la calidad y certificarlo requiere tiempo,
dinero, y esfuerzo, elementos que varían de acuerdo con otros
factores.
El período de tiempo de aplicación puede variar de una empresa
a otra, pero el tamaño de la organización es a menudo un gran
factor de predicción del tiempo que se necesita para poner en
práctica la norma ISO 9001 2015

FACTORES QUE AFECTAN LA CALIDAD

➢ Materia prima inadecuada
➢ Equipo, maquinaria y proceso ➢ Visión precisa
➢ Recurso Humano • Empresas pequeñas hasta 50 trabajadores pueden ➢ Garantizar servicios de producción eficaces.
implementar la norma ISO 9001 2015 en unos 6 meses. ➢ Pronosticar y anticipar posibles
➢ Tiempo inadecuado de entrega
• Empresas medianas de hasta 500 trabajadores en 8 o 12 contratiempos
➢ Productos inconformes al consumidor
meses.
Empresas grandes pueden necesitar entre 12 y 15
meses
Defina los gráficos, razones y proporciones.

DIAGRAMA DE PARETO: Es un recurso gráfico utilizado para establecer un arreglo (de mayor a menor, por ejemplo) en las causas de un
determinado problema o no conformidad.

El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20 o ley de los “pocos vitales y muchos triviales”

En su forma general, la regla de Pareto nos dice que un pequeño porcentaje de las causas producen una gran proporción de los
resultados.
el principio de Pareto establece dos grupos de proporciones 80-20, donde el grupo del 20% de las causas es responsable del 80% de las
consecuencias y viceversa.

También llamado análisis ABC: unas pocas A ocasionan mucho del efecto, B’s que conllevan algo, y las C’s que conllevan casi nada.
De esta forma, podremos tener una idea de la importancia relativa de cada causa y priorizar nuestros esfuerzos en las más importantes para
maximizar nuestro impacto.

Con él se puede observar de manera sencilla y visual la causa principal de una consecuencia y, de esa forma, actuar sobre ella; de modo que
se pueda asignar un orden de prioridades
..

DIAGRAMA DE DISPERSIÓN/ GRÁFICO DE CORRELACIÓN: Muestra lo que sucede con una variable cuando la otra cambia. Son
representaciones de dos o más variables que se organizan en un gráfico, siempre teniendo una en función de la otra. En otras palabras,
analizamos la relación entre dos variables, conociendo qué tanto se afectan entre sí o qué tan independientes son una de la otra.

Con base en el comportamiento que toman las variables de estudio, podemos encontrar 3 tipos de correlación: Positiva, negativa y nula.
• Correlación positiva
Se presenta cuando una variable aumenta o disminuye y la otra también, respectivamente. Hay una relación proporcional. Por ejemplo para un
vendedor de carros, si él vende más carros (variable 1), va a ganar más dinero (variable 2).
• Correlación negativa
Se presenta cuando una variable se comporta de forma contraria o a la otra, es decir que, si una variable aumenta, la otra disminuye. Hay una
relación inversa proporcional. Por ejemplo, para la construcción de un edificio, entre más trabajadores estén construyendo un edificio (variable
1), menos tiempo se necesitará para tenerlo listo (variable 2)

• Correlación nula
Si no encuentra un comportamiento entre las variables, existe una correlación nula.

CONOCIENDO ESTAS CORRELACIONES, SE PUEDE DETERMINAR LA ESTRATEGIA A USAR PARA CONTROLAR Y SUPERVISAR EL
PROCESO DE MANERA EFICIENTE, MEJORANDO ASÍ LA CALIDAD.

HISTOGRAMA: Tiene como objetivo mostrar la distribución de frecuencias de datos obtenidos por mediciones periódicas, creando así un
panorama de los patrones que más se repitieron en un determinado período de tiempo.
Los histogramas no se pueden elaborar con atributos, sino con variables medibles tales como peso, temperatura, tiempo, etc.

En definitiva, un histograma es una representación gráfica de una variable en forma de barras, donde la superficie de cada barra es proporcional
a la frecuencia de los valores representados. En el eje vertical se representan las frecuencias, y en el eje horizontal los valores de las variables,
normalmente señalando las marcas de clase, es decir, la mitad del intervalo en el que están agrupados los datos.
los datos se muestran en una serie de rectángulos de igual ancho y altura variable. El ancho representa un intervalo dentro del rango de los
datos. La altura representa la cantidad de veces que aparece un valor dentro de ese intervalo. El patrón de alturas variables muestra la
distribución de valores de datos.

Se aplica a todos aquellos estudios en los que es necesario analizar la pauta de comportamiento de un determinado fenómeno en función de su
frecuencia de aparición.
Por su naturaleza gráfica, el histograma puede ayudar a identificar e interpretar pautas que son difíciles de ver con una simple tabla de números
y que son de poco valor si no aparecen suficientemente ordenados y clasificados.
Permite resumir grandes cantidades de datos y comunicar información clara y sencilla sobre situaciones complejas.
DIAGRAMA ISHIKAWA /ESPINA DE PESCADO/CAUSA-EFECTO: Tiene como objetivo identificar las posibles causas de un problema y sus
efectos, relacionando el efecto a todas las posibilidades (causas) que pueden contribuir al problema ha ocurrido.
Identifica muchas causas posibles de un efecto o problema y clasifica las ideas en categorías útiles.
El enunciado del problema, colocado en la cabeza de la espina de pescado, se utiliza como punto de partida para trazar el origen del problema
hacia su causa raíz.

Típicamente, el enunciado describe el problema como una brecha que se debe cerrar o como un objetivo que se debe lograr. El mecanismo
para encontrar las causas consiste en considerar el problema y preguntarse “por qué” hasta que se llegue a identificar la causa raíz o hasta que
se hayan agotado las opciones razonables en cada diagrama de espina de pescado.
Resulta de mucha utilidad en este sentido realizar el análisis en equipo, buscando que distintos puntos de vista estén involucrados
(operaciones, mantenimiento, proyectos, calidad, u otros) y no censurar inicialmente ninguna idea.
Los pasos son simples: se define el problema central que se quiere resolver y se identifican los factores o dimensiones principales que se
supone son causa del problema. A su vez, dentro de cada dimensión, se incluyen las causas primarias, secundarias, terciarias, etc, a fin de
tener una representación gráfica del problema.

ESTRATIFICACIÓN: Es un método estadístico utilizado para el control, el análisis y mejora de la calidad consistente en clasificar datos
disponibles por grupos o categorías con características similares.

La palabra "Estrato" se puede nombrar también como categoría, clase o tipo. Por lo tanto, esta herramienta nos permite clasificar los datos
obtenidos por grupos que tengan características comunes. Los datos pueden estratificarse (clasificarse) en función de la naturaleza de los datos
y en función de los factores que queramos analizar, por ejemplo, personal, materiales, tiempo, entorno, localización, maquinaria, defectos o
fallas...

Este método puede aplicarse a la información recopilada de un proceso sobre una característica de calidad y que puede separarse en
categorías o clases. Los datos observados en un grupo dado comparten características comunes que definen la categoría.

Además sirve de base para preparar los datos antes de aplicar otras herramientas gráficas como son el histograma y el diagrama de
Pareto entre otros. Es decir, cuando hay muchos datos, por ejemplo, en un diagrama de dispersión, su interpretación puede hacerse bastante
complicada y se pueden enmascarar los problemas a detectar. Esta técnica separa los datos para que podamos encontrar patrones que de otra
manera no se podrían ver.

La estratificación puede ser utilizada entre otras, en las siguientes circunstancias:

• Antes de recopilar datos: A veces contamos con muchísimos datos y resulta conveniente intentar clasificarlos antes de lanzarnos a
usar otro tipo de herramienta como diagramas de Pareto o Histogramas.
• Cuando tenemos datos de varias fuentes o condiciones: turnos, días de la semana, proveedores o grupos de población.
• Cuando el análisis de datos requiere la separación de diferentes fuentes o condiciones: por ejemplo separar por diferentes
equipos.

Para el análisis y “construcción” del diagrama de estratificación puede ser necesario elaborar una matriz para recolección de los datos
necesarios. Este diagrama nos permite identificar de mejor manera el origen de los problemas, así como precisar el o los problemas con mayor
detalle. Para terminar el diagrama de estratificación se elabora un diagrama de barras en el que por cada causa se distribuyen las frecuencias lo
que nos permite observar la información de una manera más completa y permite comparar los desempeños en los distintos tipos de errores.
Podemos identificar de mejor manera el origen de los defectos, así como precisar el problema con mayor detalle. Los resultados de la
estratificación también ayudan a marcar prioridades al momento de proponer soluciones.

GRÁFICA DE CONTROL/DIAGRAMA DE CONTROL / DIAGRAMA DE SHEWHART: Básicamente consiste en los datos de un

proceso plasmados de forma cronológica en una gráfica con límites establecidos, lo que permite determinar cuándo una variación no es normal.

Es un diagrama que muestra los valores producto de la medición de una característica de calidad, ubicados en una serie cronológica. En él
establecemos una línea central o valor nominal, que suele ser el objetivo del proceso o el promedio histórico, junto a uno o más límites de
control, tanto superior como inferior, usados para determinar cuándo es necesario analizar una eventualidad.

Se utiliza para evaluar la estabilidad de un proceso. Este tipo de diagramas de control son un mecanismo para detectar si el proceso está
funcionando correctamente, o si se están produciendo situaciones anómalas. Cuando una gráfica muestra una situación fuera de control, se
puede iniciar una investigación para identificar las causas y tomar una decisión que corrija las desviaciones.

Para interpretar resultados es necesario conocer un poco de las siguientes definiciones:

• Causa asignable: Si consigues hallar una causa concreta o que ocasiona una variación excesiva y obedece a una situación específica,
hablamos de causa asignable. Es el tipo de causa que debemos corregir. Por ejemplo, la deficiente capacitación del trabajador o la falta
de ajuste de una máquina.
• Causa aleatoria: Cuando no consigues hallar una explicación concreta a una variación, o si la variación fue ocasionada por un evento sin
importancia que no se volverá a repetir, hablamos de causa aleatoria. También se le suelen llamar variaciones naturales o causas
naturales. Es el tipo de causa que está presente en la vida misma, fortuita. Ejemplos son la curva de aprendizaje del trabajador y el cierre
inesperado del software.
• Límite superior de control: Es el valor más grande aceptado en el proceso. En español LSC, en inglés UCL (Upper control limit).
• Límite inferior de control: El opuesto al superior, es decir, el valor más pequeño. LIC en español, LCL en inglés (Lower control limit).
• Límite central de control: Con siglas LCC, es la línea central del gráfico. Entre más cerca están los puntos a la línea, mas estable es el
proceso.
Beneficios o aplicaciones

• Análisis de proceso: Puede que nunca se haya hecho un control estadístico del proceso. Un análisis con gráfico de control donde se
establecen los límites de control, permitirá analizar ese proceso y determinar qué es lo normal en él, cuando algo no está bien, o si ha
mejorado o empeorado a través del tiempo.
Un proceso analizado con esta herramienta, es un proceso controlado, que es precisamente el segundo beneficio.
• Control de proceso: Si conocemos el comportamiento del proceso… ¿Es estable?, ¿se mantiene? ¿qué tan frecuente se sale de
control? Esto te permite intervenir sobre el proceso para mejorarlo.
Este, a continuación es el tercer beneficio.
• Mejoramiento del proceso: No basta analizar y controlar un proceso. Es necesario mejorarlo. Con el diagrama de Shewhart
identificamos dónde se generaron las fallas y tenemos datos de entrada para hacer análisis de causas en aras de plantear soluciones a
las fallas.

Para la interpretación de los gráficos de control, se pueden seguirse las normas siguientes:

• Norma 1. Cuando un sólo punto está fuera de los límites de control, puede estar señalando la ausencia de control del proceso. No
obstante, esta probabilidad sería pequeña por lo que tal vez no sea oportuno efectuar cambios.
• Norma 2: Si al menos 2 ó 3 puntos sucesivos están en el mismo lado de la línea media, y más de dos unidades sigma (dos desviaciones
típicas) alejados de esta línea, estará sugerida una falta de control del proceso. Si el tercer punto consecutivo está alejado de la línea
media en la medida indicada, pero en el otro lado, la misma conclusión sería válida.
• Norma 3: En el caso de que 4 ó 5 valores sucesivos se situaran en el mismo lado, alejados de la línea central más de 1 sigma. Se
apuntaría un déficit en la estabilidad o control del proceso.
• Norma 4: Estaría indicada esta falta de control cuando al menos 7 valores sucesivos estuvieran situados en el mismo lado de la línea
media. Esto mostraría una inadecuada distribución de esos puntos.

HOJAS DE CHEQUEO/HOJAS DE VERIFICACIÓN/CHECK LIST/ PLANILLA DE INSPECCIÓN / HOJA DE CONTROL

Básicamente, es un formulario diseñado para recopilar datos, por lo que se usa como herramienta genérica para iniciar un proceso
de control de actividades para detectar errores y áreas de mejora, y también para encontrar soluciones a problemas concretos.

Está construido especialmente para recabar datos de una manera adecuada y sistemática, de tal manera que su registro sea fácil para analizar
la manera en que los principales factores que intervienen, influyen en una situación o problema específico.

Es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático, como la
anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos.

Estas pueden utilizarse para:

• Comprobar la forma de la distribución de probabilidad de un proceso.

• Cuantificar defectos por tipo.
• Cuantificar defectos por ubicación.
• Cuantificar defectos por causa (máquina, trabajador).
• Realizar un seguimiento de la finalización de los pasos en un procedimiento de varios pasos (como una lista de verificación o checklist).

En la mejora de la calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la investigación de las causas o en la
recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis.
También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control, diagramas de
Pareto e Histogramas.

BIBLIOGRAFÍA

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