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5W2H Plan de Acción

5W2Hs: Cómo hacer un

plan de acción
Amanda Tognoli Godoi
Sostenibilidad | ESG | Country Manager | 19 artículos Seguir
Ayudo a las empresas a recopilar,

22 de octubre de 2018

Un plan de acción es, básicamente, la definición estratégica

de acciones que deben ser hechas por individuos
involucrados en un negocio para que juntos puedan llegar a
un objetivo mayor. Puede ser aplicado en una determinada
área de la empresa, por un determinado equipo, pero
también para toda la organización.

Es decir, hay varios niveles de planes de acción. Lo que

importa es el orden con que cada acción será tomada, así
como el hecho de que el cronograma esté contemplado en
el plano.

Es sobre eso que vamos a hablar en este artículo: cómo

hacer un plan de acción utilizando la herramienta
conceptual 5W2H. A continuación, verá lo que es 5W2H,
porque debe ser utilizado en su empresa y un ejemplo de
aplicación. Siga!

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Qué es 5W2H

Comencemos por entender lo que es 5W2H. Es un acrónimo

utilizado para representar las directrices utilizadas para el
formato de un plan de acción empresarial. Los 5 Ws son:
what, why, where, when, who - en buen español: qué,
por qué, dónde, cuándo y quién. Y los 2H son: How y
How much - cómo y cuánto.

Al utilizar este concepto - también llamado método o

herramienta - para montar un plan de acción, la empresa
elimina todas las dudas que puedan surgir a la hora de crear
y hacer las directrices conocidas por su equipo.

Básicamente, los 5W2H ayudan a responder a las siguientes

preguntas esenciales en un plan de acción:

¿Qué hay que hacer? (Qué etapas se deben recorrer

para la acción);

¿Por qué hay que hacerlo? (¿Qué justifica esta acción?);

¿Dónde se hará? (En qué local, en qué departamentos,

etc.);

¿Cuándo se debe hacer? (¿Cuál es el cronograma, cuál

es el período en que la acción se aplicará y cuándo
debe ser finalizada / entregada);

¿Quién hará? (Quienes serán los responsables de la

acción);

¿Cómo se hará? (Qué técnicas, qué herramientas, etc.,

se utilizarán para que esta acción se haga);

¿Cuánto costará? (Cuáles costos están involucrados en

la toma de esta acción).

Por qué utilizar 5W2H en el plan de acción de su empresa

Consta que el 5W2H surgió en Japón, a partir de la

búsqueda de calidad en algunas empresas fabricantes de
automóviles. Ampliamente utilizada para diversos fines, la
herramienta pasó a ser adoptada como un mapa de
acciones, que ayuda a los gestores a medida que responden
a las siete preguntas en ella contenida.

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Su simplicidad de ejecución y de explicación a los miembros

del equipo son excelentes justificaciones para utilizarla.
Además, la herramienta facilita y agiliza la comunicación
entre líderes y liderados al paso en que se propone guiar la
construcción y la viabilidad de acciones de todos los tipos y
proporciones.

Ejemplo de utilización de la herramienta 5W2H

A continuación, vea un ejemplo práctico de la aplicación del

5W2H en un plan de acción. Para ello, tomamos como
acción la reducción de energía eléctrica en una empresa,
respondiendo a las siete preguntas esenciales:

¿Qué?

Reducir en un 20% el consumo de energía eléctrica en la

operación de la empresa.

¿Por qué?

Se ha reajustado en las tarifas de energía eléctrica y,

también, el consumo ha aumentado a pesar de que la
empresa sigue con la misma capacidad productiva. Por eso,
hay que reducir con urgencia.

¿Cómo?

Se reducirán el uso de aire acondicionado; todos los

colaboradores deben apagar sus computadoras al final del
expediente; salas de reuniones y otras que no se utilicen
deben permanecer con las luces apagadas; cada
departamento debe verificar otros frentes de reducción del
consumo de energía.

¿Quién?

Todos los líderes deben involucrar a sus líderes. La acción

es para todos los colaboradores de la empresa.

¿Cuándo?

A partir del próximo lunes. Los líderes deben hacer el

comunicado y discutir el asunto con sus líderes el viernes.
Mes a mes, se hará el comparativo con el mes en que la

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acción no había sido tomada para identificar si alcanzamos

la meta.

¿Cuanto cuesta?

Esta acción debe traer a la empresa una reducción de al

menos el 20% en el consumo de energía eléctrica. Los
costos implicados serán en el departamento de marketing
que debe crear comunicados online y algunos carteles para
distribuir por los departamentos. El presupuesto aprobado
para ello es de USD 1,000.

Se percibe que todas las dudas en relación a la acción de

reducción de energía eléctrica son sanadas con el 5W2H.
Todas las personas involucradas se enteran de lo que hay
que hacer y también los motivos que llevaron a esta medida.

A partir de estas respuestas, la empresa también puede

pasar el formulario al departamento de comunicación que
podrá crear piezas de divulgación de la acción como parte
de una campaña interna.

Cómo hacer un plan de acción utilizando 5W2H

Comience utilizando el 5W2H como una especie de

formulario a ser llenado para la elaboración y para la
ejecución de las acciones. En él, usted debe asignar las
funciones para cada miembro del equipo y, también,
determinar la forma en que cada actividad debe ser hecha.
Allí, deben constar los motivos por los cuales cada acción
debe ser realizada y también los plazos para ellas ser
concluidas, además de orientar cómo deben ser hechas y
estimar los costos involucrados.

La simplicidad y la practicidad de utilizar el

5W2H deben servir para agilizar el plan de acción
y también la comunicación con el equipo.
Aproveche esto para comprometer a sus
colaboradores, mostrando que la eliminación de
las preguntas será muy beneficiosa para todos,
así como esta herramienta puede
complementarse con las técnicas ya existentes

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para análisis de negocios.

Si usted todavía no está utilizando 5W2H para montar su

plan de acción, empiece a reflexionar sobre las actividades
que podrían ser formalizadas con esta herramienta, así
como en cuánto podría facilitar y agilizar el proceso de
poner en práctica.

Usted percibirá que esta herramienta es excelente para

formalizar la planificación y conducir la toma de las
acciones, dando un norte para todo el equipo, facilitando el
seguimiento del desempeño de las personas. También, la
comunicación con su equipo tiende a mejorar, después de
todo, todas las dudas posibles son sanadas con el llenado
del formulario.

¿Te ha gustado esta sugerencia? ¿Está animado a empezar

a utilizar 5W2H en su plan de acción? Si tienes alguna duda
o quieres contribuir con ideas, deja un comentario!

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Publicado por
Amanda Tognoli Godoi 19 Seguir
Sostenibilidad | ESG | Country Manager | Ayudo a las
empresas a recopilar, gestionar e informar sobre su artículos
trayectoria ESG y llevarla a otro nivel a través de la
tecnología.
Fecha de publicación: 4 años

Un plan de acción es, básicamente, la definición estratégica de acciones que

deben ser hechas por individuos involucrados en un negocio para que juntos
puedan llegar a un objetivo mayor. Puede ser aplicado en una determinada área
de la empresa, por un determinado equipo, pero también para toda la
organización.
#isolatam #plandeaccion #5W2H #iso9001 #gestióndelacalidad

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Victor Perez • +3er 3 años

Gerente de Operaciones | Gerente Administrativo | Gerente de
Producción | Lean Six Sigma Green Belt

Gracias Amanda.
Muy clara la exposición y una invitación para aplicarse en la elaboración
de nuestros planes de acción. Es una excelente herramienta paraa
comunicar al equipo de trabajo todo lo relacioando con un determinado
plan. …ver más

Recomendar · 1 Responder · 1 respuesta

Amanda Tognoli Godoi • +3er 3 años

Sostenibilidad | ESG | Country Manager | Ayudo a las empresas a
recopilar, gestionar e informar sobre su trayectoria ESG y llevarla a
otro nivel a través de la tecnología.

Efectivamente Victor Perez es una herramienta tan simple que

también sirve para guiarnos en nuestro día a día en nuestra vida,
nos facilita la cida en todos los sentidos. Fácil y simple, a la vez
una heramienta poderosa! Un fuerte abrazo desde Madrid. Buen
fin de semana a todos.

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Yuliber Blanco • +3er 4 años

Especialista de Calidad/ Auditorias de Sistemas de Gestión de Calidad

Gracias por compartir esta información, normalmete esta técnica la uso

para analizar causas las 5W o los cinco porque?, pero viendola desde el
punto de vista del plan de acción es mas completa y ayuda mucho a
determinar todos los parametros que se necesitan para tomar acción, la
recomendaria para planes de mejora también. Saludos.

Recomendar · 1 Responder · 1 respuesta

Amanda Tognoli Godoi • +3er 4 años

Sostenibilidad | ESG | Country Manager | Ayudo a las empresas a
recopilar, gestionar e informar sobre su trayectoria ESG y llevarla a
otro nivel a través de la tecnología.

Muchas gracias Yuliber Blanco por tu aporte tan rico.  

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