5W2H para la planificación: ¿Qué es y cómo

se hace?
28 mayo, 2018
Tanto en el mundo empresarial como en el ámbito personal (los frentes sobre los
que aplico esta herramienta) y en multitud de escenarios más, la planificación
condiciona el éxito de un resultado. Así, tal cual como lo escuchas, para que lo
grabes en piedra.
De ahí que el 5W2H sea una herramienta vital, pues nos permite elaborar un plan
de acción de forma estructurada teniendo en cuenta los elementos esenciales que
debe tener toda planificación.
¿Qué vas a encontrar?
 1 ¿Qué es 5W2H?
 2 Ventajas del 5W+2H
 3 Metodología 5W2H: Cómo se hace
 4 Ejemplo 5W2H: Planificación estratégica
 5 Plantilla en excel 5W2H
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¡Cómo vamos entusiasta! En el tema de hoy explicamos de 5W+2H: Qué es, para
qué sirve y cómo se hace; si bien es una herramienta muy sencilla (pero potente),
también veremos un ejemplo práctico, como siempre, para que consigas replicar lo
aprendido en tu trabajo.

¿Empezamos?

¿Qué es 5W2H?
5W2H es una herramienta de gestión que a través de 7 cuestionamientos nos
permite elaborar un plan de acción de forma sistemática y estructurada. Su
aplicación es sencilla y puede realizarse individual o en grupo.
Cuando menciono cuestionamientos nos referimos a:

5W2H: What, Why, When, Where, Who, How y How much

De ahí su nombre, de la inicial en inglés de cada palabra.

Existen otras combinaciones como 4W2H o 5W1H, este último más propio del
ámbito periodístico y literario (también denominado Las cinco W). Su aplicación es
muy similar, solo omiten una o dos palabras, por lo general un solo W o H; pero el
para qué es diferente, es decir que la herramienta se usan más con fines
investigativos o de redacción.

Dicho esto, nos hacemos la pregunta, ¿qué nos aporta el 5W2H?

Ventajas del 5W+2H

 Su aplicación es simple.
 El trabajo final que resulta de su aplicación es de fácil comunicación.
 Los ámbitos de aplicación son múltiples: empresas, proyectos, personas, etc.
 Permite realizar la planificación de manera estructurada y sistemática,
facilitando el enfoque del grupo o planeador.
 Se integra a otras herramientas (de hecho puede que la usemos sin darnos
cuenta) bien sea para planificar o para caracterizar un problema, por ejemplo
con un diagrama de espina de pescado o la técnica del interrogatorio.
Metodología 5W2H: Cómo se hace
Si bien la aplicación del 5W 2H es fácil, conviene disipar dudas (si las hay)
explicando cómo se hace un plan con 5W2H, esto lo haremos detallando cada
cuestionamiento.

1. WHAT – QUÉ?: Lo que se quiere hacer.

2. WHY – POR QUÉ?: La razón por la cual se quiere hacer lo enunciado. ¿Qué
justificación o motivo nos hace definir este plan de acción?
3. WHEN – CUÁNDO? En qué momento se va hacer lo enunciado. No basta
con tener el punto de partida, también es necesario cuándo estimamos se
verá culminado el plan de acción, esto, teniendo en cuenta los riesgos que
se afrontan.
4. WHERE – DÓNDE? En qué sitio o lugar se va a realizar.
5. WHO – QUIÉN? El elemento (persona, entidad, grupo, etc) que se va a
encargar de realizarlo. Es el responsable de la ejecución. Todo plan de
acción sin un doliente, está destinado a fracasar. Cuando la responsabilidad
 de una actividad cae sobre una sola persona y no sobre un grupo, existen
más posibilidades de que esa actividad se logre, a fin de cuentas, ante un
mal resultado la responsabilidad compartida duele menos que la individual.
6. HOW – CÓMO? De qué forma se va hacer, qué procedimientos vas a aplicar,
cómo pretendes conseguir el objetivo. Un “cómo” puede ser por ejemplo el
desglose de actividades del “qué”.
7. HOW MUCH – CUÁNTO?: Cuánto va a costar. ¿Esfuerzo, sudor, lagrimas?
¿Tiempo y dinero más bien? Por lo general se desarrolla después del cómo,
pues este paso es más claro si se especifica “cuánto” por cada una de las
etapas o actividades del plan de acción.

Ejemplo 5W2H: Planificación estratégica

Con planificación estratégica nos referimos a todos los planes que desarrollamos
para alcanzar los objetivos en la organización.

El 5W2H es frecuentemente usado en la planificación estratégica y es lo que

haremos ahora.

DigiERT es una empresa que desarrolla productos digitales para otras empresas.
La empresa está elaborando su planificación estratégica en lo referente a
Innovación y MEJORAMIENTO CONTINUO.

1. WHAT – QUÉ: Implementar un modelo de innovación que logre la

participación activa del personal hacia la proposición de ideas desde su rol.
2. WHY – POR QUÉ: La organización no obtiene información de todos los
colaboradores por igual. El colaborador puede tener buenas ideas para
mejorar la operación de su proceso o el de otros, así como estrategias que
la dirección no ha considerado. El propósito es que todos puedan aportar a
la innovación tanto a nivel de procesos como competitivo.
3. WHERE – DÓNDE: La ejecución del plan de acción se iniciará primero en la
sede sur. Según los resultados que se obtengan, se ejecutará el plan en las
demás sedes de la empresa.
4. WHEN – CUÁNDO: Desde el 06 de junio de 2018 hasta 20 de octubre de
2018.
5. HOW – CÓMO: El modelo de innovación se va a implementar así:
Diseño y desarrollo de medios para obtención de ideas (buzón, intranet,
página web)
Diseño de modelo de compensación para los colaboradores que entreguen
ideas
Definición de metodología de valoración de ideas.
Establecimiento de alianzas con universidades y centros de negocios.
 Lanzamiento de modelo de innovación.

Transversal a todas las actividades, se tendrá control de:

 Ideas mensuales enviadas por colaboradores
 Ahorros e ingresos obtenidos por las ideas implementadas
 Tiempo promedio de valoración de ideas

6. HOW MUCH – CUÁNTO:

Recursos de personal:

 Analista de innovación
 2 auxiliares de innovación
 Valorador de ideas

Recursos monetarios, según las actividades:

1. $200
2. $0
3. $0
4. $600 /mes
5. $1200
Plantilla en excel 5W2H
La plantilla no tiene nada del otro mundo, pero no quería perder la oportunidad de
ahorrarte aunque sea un poco, el tiempo de elaborar una matriz de 5W 2H.

Descarga: Plantilla 5W+2H en 5W2H