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Tema
“Saber 5W + 2H”

Reporte para la materia de tópicos avanzados de calidad en la

carrera de:

INGENIERÍA
en

PROCESOS Y OPERACIONES INDUSTRIALES

Elaborado por:

Adanna Romay Ibarra Pachicano

Ing. David Mireles Samaniego Ramos Arizpe, Coahuila a 18 de octubre 2023

 ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 2
DESARROLLO ................................................................................................................................. 3
¿Qué es?....................................................................................................................................... 3
Etapas............................................................................................................................................ 4
What: ¿Qué? ............................................................................................................................ 4
Why: ¿Por qué? ...................................................................................................................... 5
Where: ¿Dónde? ..................................................................................................................... 5
When: ¿Cuándo? .................................................................................................................... 5
Who: ¿Quién?.......................................................................................................................... 6
How: ¿Cómo? .......................................................................................................................... 6
How much: ¿Cuánto?............................................................................................................ 6
Campo de aplicación ................................................................................................................. 6
Ventajas ........................................................................................................................................ 7
Otros beneficios ......................................................................................................................... 7
Facilidad de aplicación ......................................................................................................... 7
Bajo costo ................................................................................................................................ 7
Aumento de la productividad .............................................................................................. 8
Optimización de la planificación de recursos ................................................................ 8
Más eficacia en el cumplimiento de plazos ..................................................................... 8
CONCLUSION .................................................................................................................................. 9
REFERENCIAS .............................................................................................................................. 10

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 INTRODUCCIÓN
5W2H es una herramienta de gestión basada en una checklist completa de
actividades y que puede aplicarse en todas las áreas de la empresa.

5W2H se refiere a una herramienta de gestión internacional. El método consiste en

responder a 7 sencillas preguntas (las 5W y 2H del nombre), definiendo qué
actividad hay que hacer, cómo, cuándo, por qué, por quién, dónde y a qué costo.

A partir de estas directrices resulta más sencillo visualizar el proceso, lo que

garantiza un plan de acción que puede aplicarse con mayor eficacia.

Ha sido una de las más utilizadas, ya que es una forma eficiente de organizar un
plan de acción, y por lo tanto ayuda a las organizaciones a definir claramente las
actividades que harán parte de la planificación, como comprometer a los
responsables, debido a que su ruta básica de implementación incluye una forma
sintética, en la cual son respondidos a los cuestionamientos.

En la práctica, el método permite el análisis de diferentes aspectos estratégicos para

un proyecto. Cada acrónimo del término tiene un significado y representa un
análisis.

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 DESARROLLO
¿Qué es?
La 5W2H es una metodología para la gestión de la calidad. Su estructura consiste
en una lista de preguntas cuyas respuestas se utilizan para sistematizar las tareas.
De esta manera, las preguntas y respuestas facilitan el desarrollo de soluciones y
la toma de decisiones.

El acrónimo 5W2H son iniciales en inglés de siete directrices. Al completarlas

correctamente en una hoja de cálculo, se eliminan las dudas que surgen durante la
ejecución de procesos operativos. En resumen, solo es necesario crear o descargar
una plantilla de hoja de cálculo lista para editar la información y llegar a la raíz de
un problema.

La metodología de las 5W2H es una herramienta mundialmente conocida y utilizada

para la planificación de acciones en el tratamiento de los desvíos del desempeño,
no-conformidades y acciones correctivas/preventivas. Una planilla 5W2H es una
herramienta de planeamiento y constituye una relatoría por columnas, cada una de
ellas encabezadas por un título en inglés que da su origen. Otro de sus importantes
propósitos es el de lograr una disminución certera de la o las causas de los
problemas a través de los planes de acciones que determinan tantas
modificaciones, el cómo realizarlas, los responsables de las acciones y el plazo para
realizar dichas modificaciones.

La Matriz 5W2H es una herramienta de gestión eficaz que presenta numerosas

ventajas, principalmente por su facilidad de aplicación. Funciona en forma de
checklist y está compuesta por siete preguntas, cinco de ellas con la inicial W y dos
con la inicial H. De ahí el nombre 5W2H.

La idea de esta checklist es eliminar las dudas sobre el funcionamiento de una

actividad, permitiendo una ejecución más clara y simplificada.

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Etapas
La 5W2H tiene este nombre debido a las iniciales de las siete preguntas en inglés
del checklist de la metodología.

Las cinco primeras preguntas son:

• What (¿qué se va a hacer?)

• Why (¿por qué se va a hacer?)
• Where (¿dónde se va a hacer?)
• When (¿cuándo se va a hacer?)
• Who (¿por quién se va a hacer?)

De la misma manera, los 2H son:

• How (¿cómo se va a hacer?)

• How much (¿cuánto va a costar?)

En suma, la metodología 5W2H está formada por las respuestas a estas siete
preguntas. Con estas respuestas en mano, tendrás un mapa de acciones relevantes
para iniciar un proyecto con éxito.

What: ¿Qué?
En esta etapa se describe las acciones que se deben realizar. Es importante
mantener la objetividad en esta etapa, pero también es válido registrar cuál es la
situación actual y cuál debería ser el escenario al finalizar la ejecución del plan de
acción.

Al tomar la decisión de emprender una acción, generalmente surge debido a la

presencia de un obstáculo que enfrentar o un reto que superar. En este contexto,
esta etapa tiene la función específica de detallar el problema o la razón detrás de la
creación de un proyecto.

Para facilitar la comprensión de todos los involucrados, la respuesta siempre debe

ser breve y objetiva.

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Why: ¿Por qué?
Además de tener claro el objetivo final, es crucial comprender la importancia de los
cambios que se proponen. En este sentido, es fundamental ser más preciso y
emplear indicadores de eficiencia y proyecciones.

En resumen, el motivo detrás de las decisiones se encuentra en identificar las

posibles causas de las no conformidades a resolver, así como también en señalar
las ventajas que la empresa obtendría al invertir en el proyecto específico.

Todo esto busca provocar una reflexión profunda en el equipo y estimular su

participación activa en la generación de sugerencias.

Where: ¿Dónde?
El tercer “W” de la 5W2H necesita considerar el contexto general de la planificación
estratégica que se está elaborando y su alcance. Por ejemplo:

• ¿El plan de acción desarrollado se dirige a todas las áreas de la empresa o

se llevará a cabo solo en sectores específicos?
• Si la empresa tiene sucursales, ¿cuáles de ellas forman parte del proyecto?

Por lo tanto, delimita exactamente los departamentos, sectores o tiendas en los que
el proyecto tendrá impacto.

When: ¿Cuándo?
Además de definir los objetivos a alcanzar, es esencial que el plan incluya los plazos
correspondientes para cada uno de ellos. Es crucial no centrarse únicamente en la
fecha límite final, sino también en las etapas intermedias que permitirán un
seguimiento efectivo del progreso.

Por lo tanto, es necesario delimitar el tiempo disponible para la ejecución de todas

las tareas.

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Who: ¿Quién?
La asignación de responsabilidades es indispensable para el plan de acción. En
esta etapa, define quiénes son las personas que coordinarán y ejecutarán el plan.

De este modo, este es el momento de listar a todos los participantes del proyecto,
es decir, a los responsables de llevar a cabo las tareas, monitorear los resultados y
proponer cambios si es necesario.

How: ¿Cómo?
¿Cómo se pondrá en práctica el plan de acción? Al responder a esta pregunta, ten
en cuenta el alcance de los procedimientos y métodos que deben adoptarse,
recordando establecer criterios de evaluación y calidad.

Por lo tanto, lista los métodos para implementar el proyecto, junto con los
indicadores de rendimiento seleccionados para monitorear su progreso.

También es esencial explicar claramente cómo los responsables deberán actuar

para entregar los resultados y cómo será la evaluación.

How much: ¿Cuánto?

La última etapa de la aplicación de 5W2H es estimar los costos que las soluciones
propuestas tendrán para la empresa. Esto ayudará a evaluar la viabilidad de cada
idea presentada.

Para ello, considera todos los costos directos, indirectos, fijos y variables. Solo de
esta manera es posible tener una comprensión más precisa sobre el impacto.

Campo de aplicación
La metodología 5W2H es comúnmente utilizada en el ambiente empresarial, siendo
ésta una herramienta muy útil en la organización de acciones, y es debido a su gran
importancia que, en su mayor parte, se contratan consultoras externas para que
apliquen esta herramienta según la necesidad de la empresa, haciendo uso para
ello de software de aplicación que incluye como herramienta a las 5W2H.

Otros usos para las 5W2H pueden ser:

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 • La planificación de medidas sociales.
• Acciones para la reducción de costos de una empresa.
• Incluso la planificación de un viaje.

Ventajas
• Su aplicación es simple.
• El trabajo final que resulta de su aplicación es de fácil comunicación.
• Los ámbitos de aplicación son múltiples: empresas, proyectos, personas, etc.
• Permite realizar la planificación de manera estructurada y sistemática,
facilitando el enfoque del grupo o planeador.
• Se integra a otras herramientas (de hecho, puede que la usemos sin darnos
cuenta) bien sea para planificar o para caracterizar un problema, por ejemplo,
con un diagrama de espina de pescado o la técnica del interrogatorio.
• Se refieren a comprender el asunto, el objetivo, el lugar, la secuencia, el
responsable, el método y por último el costo de lo planeado en virtud de una
acción a tomar.

Otros beneficios
Facilidad de aplicación
Una de las principales ventajas del método 5W2H es la sencillez de su aplicación.
Al tratarse de una matriz enfocada a responder preguntas que objetivamente
importan para la ejecución de una tarea es muy sencilla de entender y aplicar.

Bajo costo
Otro atractivo del método es su bajo costo de aplicación. La matriz 5W2H debe
realizarse en la fase de planificación sin costos adicionales para la empresa, ya que
puede realizarse con herramientas sencillas, como hojas de cálculo de Excel.

Incluso en empresas más grandes con un volumen de actividades más complejo es

posible contratar soluciones especializadas para automatizar el diseño de esta
matriz, con un bajo costo de implantación.

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Aumento de la productividad
Además, 5W2H es capaz de aumentar la productividad de la empresa. Esto se debe
a que, al responder a las preguntas, las actividades se desarrollarán de forma más
asertiva y menos susceptible a errores. Esto garantiza el mejor uso del potencial de
los equipos.

Optimización de la planificación de recursos

Otra ventaja de esta herramienta es su papel en la optimización de los recursos.
Con la lista de preguntas y respuestas, los responsables y los equipos pueden
comprender mejor el escenario en el que se desarrollará la tarea.

Así, es posible planificar mejor cuándo y cómo utilizar cada recurso, planificando la
logística del proceso de forma más inteligente y asertiva.

Más eficacia en el cumplimiento de plazos

Por último, 5W2H nos ayuda a cumplir los plazos, ya que define, aún en la fase de
planificación, cuándo y en qué período se debe realizar la tarea.

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 CONCLUSION
El método 5W2H se puede aplicar a diferentes empresas y proyectos, ya sean
grandes, medianos o pequeños. Aporta diversos beneficios para la gestión de una
empresa. Permite optimizar la planificación de principio a fin, ya sea para grandes
proyectos o incluso tareas diarias. De esta manera, también es una forma de seguir
el proyecto y verificar si se está implementando según lo planificado. El método
5W2H es una buena alternativa para identificar posibles obstáculos, lo que permitirá
dirigir acciones de forma organizada para mitigar errores.

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 REFERENCIAS
• https://blog-es.checklistfacil.com/5w2h/
• https://www.ingenioempresa.com/5w2h/
• https://rockcontent.com/es/blog/metodologia-5w2h/
• https://pdfcoffee.com/5w2h-2-pdf-free.html
• https://www.sydle.com/es/blog/5w2h-62ceed27bc6a6423db8323d4

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