Antecedentes de las 55

Para conocer los antecedentes de la historia de las 5 eses hay que

remontarse aproximadamente sobre el sigo XVI. Todo comenzó en el
famoso Arsenal de Venecia, una emblemática base naval donde en el
año 1320 se empezaron a construir enormes barcos con usos futuros
destinados a la mercancía.

Pero fue en el siglo XVI donde se comenzaron a utilizar técnicas para

fabricar barcos muy parecidos a la producción en cadena donde
alrededor de unos 15000 trabajadores eran capaces de construir un
barco diario completo ensamblado de diferentes piezas. En el Arsenal
de Venecia usaban técnicas muy eficientes llegando a alcanzar la
construcción de 100 barcos conocidos como galeras y cada uno de
ellos pasaban a diferentes fases dependiendo de la etapa de
producción en la que se encontraba cada barco. En el momento en
que el trabajo a realizar en una fase para construir una galera se había
completado, inmediatamente las piezas usadas para construir esa
parte del barco eran repuestas por otra. Y dichos barcos navegaban a
través de un propio canal de forma que las herramientas utilizadas y
los trabajadores no tenían que moverse de su lugar de trabajo.

Ya desde aquel entonces se usaba esta forma de construir barcos por

partes, muy similar a lo que ocurriría años más tarde cuando Henry
Ford implementaría en sus fábricas de producción de automóviles
"Ford" la cadena de montaje conocida como "producción en cadena".
Las 5s de Toyota también es conocido como el sistema de producción
total de Toyota y aún a día de hoy continúa formando parte como base
de los principios esenciales en las fábricas de Toyota.

El creador de las 5s fue Kiichiro Toyoda (abuelo de Akio Toyoda,

actual presidente de Toyota) y Taiichi Ohno, un conocido importante
ingeniero industrial japonés que ayudó en el diseño de este importante
método

productivo. Ellos dos fueron quienes crearon este método de las 5s.

El origen de las 55
Todo se remonta en la Segunda Guerra Mundial ocurrida en Japón
cuando Kiichiro Toyoda y Taiichi Ohno visitaban la fábrica de Ford.
Durante dicha visita ellos presenciaron cómo los trabajadores
ensamblaban las piezas en la cadena de montaje de dicha fábrica
pero a pesar de que los trabajadores hacían su trabajo de una forma
más o menos eficiente, existían ciertas anomalías que ellos

presenciaron.

Por ejemplo, mientras que un trabajador trabajaba en la fábrica con

una pieza en un instante determinado, la pieza tardaba en ser
terminada y ser pasada a la siguiente fase de producción. Esto
originaba un grave problema, había muchas piezas terminadas, pero
tardaban en llegar a la siguiente fase de producción y por tanto, se
desperdiciaba tiempo, tanto en los empleados como en la construcción
del ensamble completo
de todas las piezas.

Siguiendo el origen de las 5 eses, otra de las circunstancias donde se

dieron cuenta de que hacía falta mejorar la eficiencia en las líneas de
ensamblaje fue la visita del abuelo de Akio Toyoda a un supermercado
donde presenció que cuando un cliente elegía un producto y era
retirado del stock del supermercado, los trabajadores del mismo lo
reponían justo en ese instante. Actualmente esto se conoce como el
método JIT (Justo a tiempo). Concretamente, esto mismo fue la base
de lo que sería la filosofía de las 5s de Toyota.

Para ello en Toyota decidieron minimizar el inventario de lo que los

trabajadores necesitarían y justo cuando se acabaran entonces las
piezas eran respuestas inmediatas.

Las 5s de Toyota es uno de los métodos más prácticos y más usados

en la actualidad, concretamente en las industrias y fábricas pero

debido a su enorme potencial en referencia a la mejoría de
productividad de los trabajadores y en la eficiencia para fabricar
productos en una fábrica/empresa, puede ser aplicado en cualquier
puesto de trabajo.

Definición de las 5s de Toyota

El método de las 5s de Toyota es un método de productividad japonés
que consta de 5 principios, en el cual se realiza una evaluación del
entorno de cualquier puesto de trabajo y consiste en eliminar por
completo todo aquello que no sirve, clasificar todos los elementos de
forma lógica, realizar frecuentes tareas de limpieza y mantener todos
estos pasos constantemente.

El método de las 5's está formado por 5 principios, todos ellos

comienzan por la letra "S" y son Seiri (clasificar), Seiton (poner en
orden), Seiso (limpiar), Seiketsu (estandarizar) y Shitsuke
(Autodisciplina). Dichas palabras provienen del japonés, pero a
continuación se mostrará el significado de cada una.

Seiri (clasificar): separar innecesarios

El primer paso de la técnica japonesa de las 5 S es la clasificación de
todos los objetos y materiales que hay en el lugar de trabajo. Esta
acción tiene por objetivo eliminar los elementos innecesarios e
identificar aquellos importantes para los procesos de trabajo. En este
paso se deberá:

Preguntarse qué criterios regirán la purga de objetos, como su

utilidad, frecuencia de uso o cantidad. Para la clasificación puede
utilizarse etiquetas de distintos colores, para diferenciar cada tipo
de objeto.

Los artículos clasificados como innecesarios deberán

almacenarse en un área de espera, hasta que el gerente u otra
persona autorizada decida qué hacer con ellos: llevarlos a otro
departamento dónde se necesiten, venderlos o desecharlos.
 El resto de objetos deberán ser clasificados según su frecuencia
de uso: aquellos que se usan a diario, los que se usan una vez
por semana o mes y los utilizados con menor frecuencia.

Algunos criterios que ayudan a tomar buenas decisiones:

Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa
menos de una vez cada 6 años. Sin embargo, se tiene que tomar en
cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso
infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: Es posible
que se tenga papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel
debido que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir
nuevo papel cuando se necesite . Pero no se puede desechar una
soldadora eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y
comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relación de
compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías dedicadas a
la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material
y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente
cuando éste lo requiere.

De lo que queda, todo aquello que se usa una cada 3 años más se
aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la
fábrica).

De lo que queda, todo aquello que se usa una vez o más por cada 2
años se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o
en una zona de almacenamiento en la fábrica).
De lo que queda, todo lo que se usa una vez o más por cada año se
deja en el puesto de trabajo.

De lo que queda, todo lo que se usa una vez o más por cada trimestre
está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.

Y lo que se usa al menos una vez por mes se coloca directamente

sobre el operario.

Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones

para la siguiente etapa, destinada al orden (seiton). El objetivo
particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

Seiton(ordenar): situar materiales, herramientas y/o

elementos necesarios
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse
los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido
encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden,

identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta
tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su
lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con
objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

Una vez eliminado o reubicado todo el material de oficina que no era

necesario para trabajar, el siguiente paso del método de las 5 «S»
tiene que ver con el orden del resto de objetos. Para ello será
necesario:

 Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad,

objetos pesados fáciles de tomar o sobre un soporte, ...)
 Definir las reglas de ordenamiento
 Hacer obvia la colocación de los objetos
 Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario
 Clasificar los objetos por orden de utilización
 Estandarizar los puestos de trabajo
 Favorecer la disciplina FIFO (del inglés First in, first out, en
español 'primero en entrar, primero en salir'), utilizada en teoría
de colas para definir que el primer elemento en salir de una cola
de espera o un almacenamiento será aquel que entró primero.
 Colocar los objetos de oficina que se utilizan cada hora o a diario
dentro del espacio al que podamos llegar estirando los brazos.
 En cambio, disponer los materiales usados una vez por semana
o al mes cerca del lugar de trabajo.
 Aquellos elementos que se usan con menos frecuencia deberán
ubicarse más lejos y así sucesivamente.
 Asegúrese de que en todo momento los supervisores y
superiores autorizan la reubicación de objetos, así como de que
los trabajadores están informados de las nuevas ubicaciones.

Una de las cosas más importantes a tener en cuenta es que en este

punto se busca un sitio específico para ese elemento que sí se va a
usar muy frecuentemente.
Por tanto conseguiremos múltiples ventajas: mantener nuestro espacio

de trabajo más ordenado y limpio, tener acceso rápido a elementos

que

se necesitan para esa tarea, una mayor facilidad para encontrar

elementos en caso de que la tarea a realizar la tenga que hacer una

persona o trabajador que no esté habituado a ese entorno de trabajo.

Seiso (limpiar): suprimir suciedad

La limpieza es una regla indispensable de la metodología de trabajo

japonesa, que debe llevarse a cabo diariamente antes de iniciar la
jornada laboral y a la hora del cierre. Según esta regla, los mismos
trabajadores deben asegurarse de que su lugar de trabajo está limpio
en estos dos periodos de tiempo, mientras que un supervisor deberá
comprobar que efectivamente se ha llevado a cabo una limpieza
adecuada.

Para ello, deberá desarrollarse un plan para evaluar todos los

elementos a limpiar (toda la empresa, tanto los espacios interiores
como exteriores) y distribuir responsabilidades. En este sentido,
también será necesario identificar los focos de suciedad así como
idear nuevas formas de prevenir la suciedad. Este paso incluye tareas
de rehabilitación, como la reparación de objetos o dar nuevas capas
de pintura y barniz. En el mundo actual, es de especial importancia el
entorno y la ecología, por lo que las empresas modernas deberán
asegurarse de cumplir éticamente con los valores ecológicos y
deshacerse de los elementos que causen contaminación.
En la 3as nosotros vamos a asear la zona de trabajo ya sea
eliminando el polvo, barriendo, fregando, pasando un trapo para
eliminar la suciedad... Y no sólo en este aspecto, sino que también es
necesario limpiar todas las maquinarias y herramientas con las que
cotidianamente trabajes, ya sea un ordenador, una máquina industrial,
mobiliario etc.

Además de limpiar, en esta fase es muy aconsejable realizarle un

pequeño mantenimiento con todo aquello con lo que utilizamos de
forma regular. Esto ayuda a prevenir problemas futuros y/o averías
que puedan conllevarte a pérdidas de tiempo y a una menor eficiencia
justo cuando estés realizando esa tarea.

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es

mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las
fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no
vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran
siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza
puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o
el mal funcionamiento de la maquinaria.

Criterios de limpieza:

 Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías

 Volver a dejar sistemáticamente en condiciones

 Facilitar la limpieza y la inspección

  Eliminar la anomalía en origen

 Recoger el cuarto de los obreros

Seiketsu (estandarizar): señalizar anomalías

En la cuarta es conocida como Seiketsu (estandarización) se hace lo

posible por mantener y aplicar las tres primeras eses vistas
anteriormente donde su significado se puede interpretar como obtener
un control visual del entorno de trabajo. Hasta este instante ya habrás
cumplido con las tres primeras eses del método Toyota. Ahora es el
momento de alejarte de tu espacio de trabajo y mirar visualmente
desde fuera.

Ahora ya no deberías de tener material innecesario a la vista, todos los

equipos y máquinas a usar están "a punto" y deberías de contemplar
un entorno de trabajo limpio y ordenado, exento de problemas y/o
averías.

Estandarizar implica hacer esos pasos anteriores sistemáticamente, es

decir, establecer y cumplir estándares. Normalmente, cuando
establecemos las tres primeras eses todo permanece demasiado
perfecto y nuestro entorno de trabajo es ideal para trabajar pero ¿qué
ocurre si regularmente no llevas a cabo esos tres primeros puntos?
Que con el tiempo dejarás de hacerlos y llevarlos a cabo.
Por ello es importante crear estándares donde se definan tareas
regulares que ya sea tu sólo o en una empresa se tenga la certeza de
que se van a cumplir. Es decir, que los trabajadores conviertan en un
hábito esas tres primeras eses y las practiquen con regularidad, que
se establezcan horarios determinados para que en ese tiempo se
pongan en marcha y se hagan. Por tanto, para llevar a cabo las
llamada Seiketsu es aconsejable que creemos hábitos y rutinas y que
éstos se conviertan en un estándar, de lo contrario, los anteriores
puntos no serán regulares y con el tiempo el método de las 5s dejará
de ser efectivo.

Si los tres primeros pasos de la técnica de las 5 S se ejecutan

mediante órdenes, en la fase de estandarización se pretende que las
fases anteriores se conviertan en hábito, de forma que se lleven a
cabo naturalmente. Para lograr que las prácticas anteriores se
conviertan en un estándar va a ser indispensable:

 Crear procedimientos para evaluar periódicamente el

seguimiento de la clasificación, el orden y la limpieza en el lugar
de trabajo.

 Plasmar la nueva configuración de los objetos, así como las

normas que rige la clasificación y el orden de los mismos, en un
documento claro y conciso, visible para todos los trabajadores,
por ejemplo, colocándolo en un panel central.

 Asimismo, se deberá elaborar un documento con el horario, las

reglas y las responsabilidades de la limpieza de la organización.
  Una de las claves para fomentar el cumplimiento y
estandarización de las reglas se centra en incentivar la
competición entre departamentos de la empresa, mediante
premios o reconocimientos.

 Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e

«identificación de zonas».

 Favorecer una gestión visual.

 Estandarizar los métodos operatorios.

 Formar al personal en los estándares.

Seiketsu (estandarizar): señalizar anomalías

La estandarización gira en torno a la necesidad de señalizar

anomalías. Con la intención de prevenir que surja el desorden y la
suciedad (ya eliminados mediante las técnicas anteriores) en el lugar
de trabajo, es necesario establecer estrictas normas y procedimientos.
Únicamente a través del establecimiento de consignas relacionadas
con la estandarización de los métodos de trabajo y favoreciendo la
gestión visual se permitirá un mantenimiento del orden y limpieza; así
como de una mayor velocidad en la toma de decisiones. De este
modo, todo ello incidirá positivamente en la productividad.
Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante
normas sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de
las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa
(seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la
limpieza deben mantenerse cada día.

Trae el concepto de normalización, de hacer cotidiano y sistematizar

los nuevos valores y patrones impuestos por Seiri, Seiton y Seiso. Es
aquí donde ocurre el establecimiento de rutinas y normas que
mantendrán el nuevo modelo.
Con ese sentido, es posible dejar a mano todo lo que es de uso diario
y en lugares más reservados lo que sólo es pedido en determinados
momentos; crear un sentido de vigilancia de todos los colaboradores
con la limpieza; fijar patrones que mantengan la organización – como
el uso de etiquetas, paneles de control y estanterías, por ejemplo – y
así sucesivamente.

Si los tres primeros pasos de la técnica de las 5 S se ejecutan

mediante órdenes, en la fase de estandarización se pretende que las
fases anteriores se conviertan en hábito, de forma que se lleven a
cabo naturalmente. Para lograr que las prácticas anteriores se
conviertan en un estándar va a ser indispensable:

 Crear procedimientos para evaluar periódicamente el

seguimiento de la clasificación, el orden y la limpieza en el lugar
de trabajo.
  Plasmar la nueva configuración de los objetos, así como las
normas que rige la clasificación y el orden de los mismos, en un
documento claro y conciso, visible para todos los trabajadores,
por ejemplo, colocándolo en un panel central.

 Asimismo, se deberá elaborar un documento con el horario, las

reglas y las responsabilidades de la limpieza de la organización.
 Una de las claves para fomentar el cumplimiento y
estandarización de las reglas se centra en incentivar la
competición entre departamentos de la empresa, mediante
premios o reconocimientos.
 Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e
«identificación de zonas».

 Favorecer una gestión visual.

 Estandarizar los métodos operatorios.

 Formar al personal en los estándares.

Shitsuke (Autodisciplina): seguir mejorando

La técnica de la disciplina se centra en el hecho de seguir mejorando.
La situamos en el final de la lista, precisamente porque ha de aplicarse
después de las técnicas anteriores. La disciplina rígida permite sacar
el máximo partido al resto de elementos que conforman las 5S, pues
facilitan su aplicación rigurosa y efectiva. El mantenimiento de la
disciplina irá en estrecha relación con la necesidad de aplicar un
riguroso control del sistema en su aplicación; así como un seguimiento
continuo de la productividad.

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo

con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema
5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA
(del inglés Plan-Do-Check-Act, esto es, 'planificar, hacer, verificar y
actuar'). Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S
pierde su eficacia.

Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar

ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y
los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es
necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar
los objetivos.
Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación continua
y fiable de la aplicación del método de las 5S y el apoyo del personal
implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un fin en sí
mismo.

Como puedes ver el método de las 5S es una técnica de muy fácil

aplicación, pero de enormes resultados. No obstante, hay que
destacar que se trata de un método que tiene que ser de seguimiento
estricto y liderado por personas rigurosas, con capacidad de
observación y mente analítica.
De hecho, en su rigurosidad radica su éxito para reducir tiempo y
energía al realizar una tarea, en mejorar la moral del trabajador y hasta
en evitar en accidentes laborales.

La idea del sentido de disciplina es hacer del cumplimiento de las

etapas anteriores un nuevo hábito – o mejor: un estilo de vida. Permite
un monitoreo eficaz de los 5 sentidos, trayendo impactos positivos
para la gestión, seguridad en el trabajo y calidad.

Para ello, las empresas no pueden simplemente exigir cambios de los

empleados. También es importante invertir en capacitación continua y
estimular los nuevos valores, para que ellos pasen a formar parte de la
cultura organizacional.

Otra actitud fundamental, en ese momento, es establecer

evaluaciones periódicas, para monitorear constantemente si la
metodología 5S continúa siendo aplicada y qué puntos deben ser
perfeccionados a lo largo del tiempo.

En la última fase del método Toyota de la 5 S, se trata el

comportamiento y actitud adecuada en el trabajo, con el objetivo de
asegurar el buen cumplimiento de las 5 «S». A continuación, se
mencionan los pasos aconsejados:

 Los trabajadores deben tratar el lugar de trabajo como si fuera

su propia casa e integrara los 5 pasos como una tarea más de
su jornada laboral y no como una imposición absurda.
 Todos los integrantes de la organización deberán velar por el
cumplimiento de las 5 «S», por lo que deberá aplicarse valores
como la dedicación, el compromiso y la sinceridad.

 Los propietarios y gerentes de la empresa deberán participar

activamente en la método de las 5 «S», dando ejemplo con la
puesta en práctica personalmente. Asimismo, deberán incentivar
siempre la mejora y la eficiencia exponiendo periódicamente los
resultados y evaluaciones de las tareas.