Las 5s japonesas para ser más

productivo
por Gade BS | Mar 3, 2021 | Actualidad

✔ La metodología «cinco eses» se trata de un compendio de sabiduría milenaria

creado a raíz de las necesidades empresariales que aquejaron a Japón después de
la Segunda Guerra Mundial. Lo llaman las «5S», ya que esas son las iniciales de
sus cinco pilares en japonés: Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso
(Limpieza), Seiketsu (Estandarización) y Shitsuke (Disciplina). Es una técnica
japonesa de productividad para empresas que puede ayudar a mejorar tus
negocios y también se puede aplicar fuera de la oficina. Creado en los años 60 por
la automotriz japonesa Toyota para mejorar el entorno laboral, este exitoso
método de gestión hoy se replica alrededor del mundo. Especialmente entre
Pymes, porque hay pocas personas más eficientes que un japonés. En el fondo son
reglas simples y de sentido común, pero se transforman en hábitos porque todo
esto entra por repetición.

1ª) Clasificación – Seiri

Objetivo: Eliminar del espacio de trabajo todo lo que sea inútil. Consiste en
identificar y clasificar los materiales indispensables para la ejecución del proceso.
El resto, se considerará material innecesario y por lo tanto se eliminará o separará.
A partir de ese momento, se realizará un inventario estándar de cada puesto de
trabajo. De esta forma, el trabajador dispone de las herramientas que realmente
necesita y ya no existirán otros elementos que puedan dificultar su trabajo. Se
apoya en la técnica «first in, first out» (lo primero que entra es lo primero que
sale) para evitar que los productos caduquen. En la oficina esto te permite estar
alerta para que no se entremezclen papeles con vencimiento y en casa para que
no caduquen las cosas en la heladera.

2ª) Organización – Seiton

Objetivo: Organización del espacio de trabajo de forma eficaz. En segundo lugar,
se procede a ordenar los materiales indispensables, facilitando las tareas de
encontrar, usar y reponer estos útiles. Con ello se consigue eliminar tiempos no
productivos asociados a la búsqueda de materiales y desplazamientos
innecesarios. Se debe marcar la ubicación de cada material, componente o
herramienta, para ello nos servimos de etiquetas, moldes, dibujos, señales, etc.

3ª) Limpieza – Seiso

Objetivo: Mejorar el nivel de limpieza de los lugares. Es indispensable localizar y
eliminar la suciedad del puesto de trabajo, así como su correcto mantenimiento.
Disponer de un estándar adecuado de limpieza y organización repercute
directamente en la motivación del personal, además de reducir en gran medida los
accidentes y lesiones.

4ª) Estandarizar – Seiketsu

Objetivo: Prevenir suciedad y desorden. Normas y Procedimientos. El proceso de
estandarizar trata de distinguir fácilmente una situación «normal» de una
«anormal», es decir, el personal debe ser capaz de discernir cuando las tres
«eses» anteriores se están aplicando correctamente y cuando no. Es
imprescindible que todo el personal de planta disponga de la formación adecuada
para identificar este tipo de situaciones. De esta forma, el personal se siente más
valorado y aumenta su motivación. A su vez, los operarios son más polivalentes y
son capaces de detectar pequeños fallos en su puesto, que a posteriori pudieran
desencadenar problemas más graves.

5ª) Seguir mejorando – Shitsuke

Objetivo: Fomentar los esfuerzos en este sentido. Las 5S no tienen un fin
definido. Es un ciclo que se repite continuamente y en el que se debe de disponer
de una disciplina para mantener un puesto de trabajo ordenado y limpio. El éxito
en la implantación de las 5S, genera un espacio de trabajo mucho más agradable,
se reducen stocks, accidentes y se aumenta la productividad y satisfacción del
personal de la empresa. Por ello, la prioridad es mantener esta disciplina de una
forma rigurosa y constante. La implementación de las 5S puede ser uno de los
primeros pasos del cambio hacia la mejora continua profesional o personal.
Las 5S es un método japonés que tiene varios años de antigüedad; su origen se remonta
a la década de los 50, aunque se perfeccionó durante los años 60 del pasado siglo. Este
método fue creado para dar una respuesta eficiente a las necesidades de aquel entonces
por parte de las grandes empresas nacionales tras la Segunda Guerra Mundial.
El diseño y la concepción de los principios del método de las 5 eses corrió a cargo de la
empresa fabricante de automóviles Toyota, la cual se inspiró en los conocimientos y la
sabiduría milenaria de la cultura japonesa para optimizar el desarrollo de sus procesos
empresariales. La idea era aprovechar al máximo el tiempo y los recursos disponibles, así
como las relaciones entre los trabajadores, el clima y el ambiente empresarial.
La aplicación de este método se propagó hacia diferentes instituciones,
independientemente del sector al que pertenecieran, en parte gracias a los resultados
satisfactorios que se derivan de su empleo. En la actualidad tiene una gran vigencia y un
impacto positivo en diferentes sectores de la economía, y también en el ámbito personal.
Es por ello por lo que, para muchas personas, se trata de un compendio de cinco reglas
básicas para aplicar todos los días.

¿Qué son las 5 eses japonesas?

El nombre de este método hace alusión a cinco aspectos o principios que en el idioma
japonés empiezan, precisamente, por la letra S. Estos términos son: seiri, cuya traducción
al español es clasificación; seiton,que es equivalente a orden u organización; seiso, que
se refiere a la limpieza; seiketsu, que se relaciona con lo estandarizado, con la higiene y
la imagen, y shitsuke, que alude a la disciplina y al compromiso.
Estos cinco pilares son aplicables a varios contextos y su uso continuado y sistemático
trae consigo resultados favorables que se traducen en un incremento de la productividad,
un mejor aprovechamiento del tiempo y la obtención de resultados de alta calidad. A
continuación, se describe el contexto de cada una de las cinco eses.

Seiri (clasificación)
El objetivo del seiri es eliminar del ambiente laboral y de los puestos de trabajo todos los
objetos que no son necesarios ni facilitan las tareas o, simplemente, no reportan
beneficios tangibles para el trabajador.
Por lo tanto, en esta primera etapa se debe hacer una clasificación, como su nombre
indica, de los elementos y de los objetos que se disponen en los puestos de trabajo, los
departamentos y, de forma general, en la empresa. El objetivo es separar todo lo que no
es de utilidad o resulte innecesario.
Unido a esto, se trata de confirmar que se cuenta con todos los elementos que
verdaderamente se necesitan para cumplir con la actividad central que se desarrolla. Esta
fase debe realizarse con cierta frecuencia para evitar acumular piezas, herramientas y
objetos superfluos y para tratar de tener en todo momento los medios adecuados para
cumplir con el trabajo. Realizar esta clasificación inicial sienta las bases para la etapa
posterior.
Entre los criterios aplicados en esta fase se encuentran los siguientes:
  Desechar los elementos que no se usan todos los años, a excepción de los
que son difíciles de adquirir o reponer. De este modo, es esencial
establecer un adecuado orden o una correcta prioridad de los objetos.

 Apartar todo lo que se usa una vez por mes.

 Dejar en el puesto de trabajo los objetos que se usan por lo menos dos
veces todos los días.

 Tener al alcance de la mano todo lo que se usa con una alta frecuencia, al
menos una vez por hora.

Seiton (orden u organización)

Esta segunda fase tiene el propósito de aprovechar eficazmente el espacio de los
entornos laborales y mantener una adecuada distribución. En ella se prioriza la ubicación
y el orden lógico de los materiales y de las piezas indispensables en cada marco espacial
de la empresa, de forma que el acceso a ellos sea fácil y rápido.

Entre los métodos para lograr un correcto orden en las áreas de la organización se
encuentra la gestión visual. Esta concepción es de gran utilidad para ubicar cada objeto
en un lugar específico, donde pueda ser encontrado con facilidad. Mantener localizable
cada elemento en un único sitio reduce las pérdidas de tiempo y energía.
Para lograr un correcto orden en los espacios se pueden aplicar los siguientes consejos:

 Ordenar y estandarizar de forma lógica el puesto de trabajo, siguiendo

reglas de ordenamiento adecuadas.

 Clasificar las herramientas según el nivel de uso que se les da.

 Colocar los instrumentos de uso frecuente, a una mayor proximidad.

 Ejecutar la disciplina empleada en la teoría de colas: primero en entrar,

primero en salir. Lo cual evita que los productos caduquen.

Seiso (limpieza)
En esta etapa se trata de eliminar la suciedad de los lugares, conjuntamente se optimiza
su limpieza. Por lo tanto, se determinan y localizan las fuentes que generan
suciedad con el propósito de eliminarlas y evitar su posterior aparición. Se logra que
todos los objetos y las herramientas permanezcan en buen estado.
De esta manera, se debe garantizar el mantenimiento periódico de las maquinarias, los
instrumentos y del propio puesto de trabajo. Todo ello para lograr que, en todo
momento, se tenga un excelente estado operativo. Asimismo, este punto es esencial para
evitar que ocurran accidentes laborales y que aparezcan enfermedades asociadas a los
riesgos a los que están expuestos los empleados en su centro de trabajo.

Entre los aspectos que hay que considerar en esta fase están los siguientes:
  Detectar las anomalías existentes en cada instrumento, maquinarias
y áreas de trabajo.

 Mantener procedimientos sistemáticos de inspección y limpieza.

Seiketsu (estandarización)
Entre los objetivos del seiketsu está evitar la reaparición del desorden y la suciedad.
Para ello, resulta esencial la imposición de reglas y procedimientos que cumplir por todos
los trabajadores. Estas normas deben contribuir a detectar fácilmente aspectos
irregulares. Al mismo tiempo, deben ayudar a recordar la importancia que tiene mantener
la limpieza y el orden en los centros de trabajo.

Shitsuke (disciplina y compromiso)

La fase shitsuke es esencial para garantizar el éxito del método. En esta fase se da
seguimiento a las acciones que se llevaron a cabo en las anteriores. Además, se trata de
garantizar el cumplimiento de las reglas establecidas en la empresa.
Es en esta etapa donde se realiza un balance y un control estricto del sistema. De este
modo, se comparan los objetivos definidos previamente con los resultados obtenidos, lo
que favorece la identificación de debilidades, deficiencias, fallos y de otros aspectos que
se deben potenciar. Esta actuación puede desencadenar la transformación de algunos
procesos y de los estándares definidos en aras de lograr las metas trazadas.
Por tanto, shitsuke se centra en identificar y aplicar procesos de mejora
continua. Al mismo tiempo, se encarga de la comprobación constante del cumplimiento
de los estándares de calidad definidos y de las metas propuestas. Trata de que la
totalidad de los trabajadores de una empresa se familiaricen y apliquen los principios del
método para lograr resultados satisfactorios y reales a corto, medio y largo plazo.

Valor del modelo de las 5 eses para mejorar el negocio

Se debe tener presente que el modelo de las 5 eses, en sí mismo, no es un fin, sino un
medio. El éxito que se logre con este método depende de cómo se aplique y del grado de
implicación que tengan los trabajadores de la empresa. Esto quiere decir que su empleo
favorece la mejora de varios parámetros, pero para lograrlo todo el personal de la
organización debe estar completamente comprometido con su implementación, su
verificación y el sustento de este método en un tiempo prolongado.
Al aplicar adecuadamente el método de las 5S japonesas es posible incrementar los
índices de productividad, mejorar las condiciones en los puestos de trabajo y el grado
de satisfacción de los trabajadores de la empresa. Por otra parte, también favorece el
aprovechamiento de la jornada laboral, la erradicación del tiempo muerto, el ahorro de
materias primas y recursos y la obtención de resultados de alta calidad.
Con este modelo es posible reducir la cantidad de accidentes laborales que pueden tener
lugar en la organización, el número de productos defectuosos producidos, las roturas y
el tiempo que se necesita para buscar o cambiar las herramientas.
En contraposición, se logran aprovechar al máximo los locales y despejar algunos
espacios. El clima de trabajo es otro de los aspectos que se ve favorecido con este
sistema, ya que se logran perfeccionar la comunicación, la cooperación y el intercambio
entre los trabajadores de la empresa e impulsar su preparación, así como su sentido de la
pertenencia, la responsabilidad y el compromiso que tienen ante el cumplimiento de las
tareas.
Poniendo en práctica el método de las 5S japonesas se evita la compra de material
innecesario y se priorizan los aspectos críticos de la organización. Asimismo, se
incrementa el retorno de capital, evitando el deterioro o daño de los productos y de los
recursos disponibles durante la fase de expedición o almacenaje. Del mismo modo, se
inicia un proceso profundo de transformación y de mejora continua en la empresa.
 INTRODUCCIÓN

En la década de los ochenta y con la validación de la Unión de Ingenieros y Científicos Japoneses

(JUSE), la técnica de las 5S comenzó a difundirse en Japón como parte de las buenas prácticas que
implementaban las empresas de ese país para mejorar sus niveles de productividad. La aplicación de
esta metodología de mejoramiento del ambiente de trabajo tuvo un impacto muy positivo, por lo que
trascendió sus límites territoriales, siendo adoptada con resultados no menos satisfactorios por países
del sudeste asiático, y posteriormente, por muchos otros de Asia y Occidente.

El ambiente empresarial actual, cada vez más competitivo, exige nuevas estrategias para agregar
valor a los procesos. En tal sentido, la técnica de las 5S, es una metodología de trabajo adaptable a
diferentes entornos productivos, sean estos de manufactura, comercio o servicio; siempre que exista
espacio físico, recursos productivos y procesamientos, esta técnica constituye un modelo de gestión
que identifica y elimina condiciones improductivas en las áreas de trabajo, es decir, desperdicios en
las diversas etapas de la cadena productiva, además, promueve una cultura de Kaizen (mejoramiento
continuo), fomentando la re-educación de las personas para acciones de prevención y mejoramiento.

Las 5S contribuyen a potenciar los efectos de muchas de las herramientas de la manufactura Esbelta
(Lean), tales como: Mantenimiento Productivo Total (TPM), SMED, Justo a Tiempo (Jit/Jat), Poka
Yoke, entre otras.

DEFINICIÓN

Las 5S es una metodología japonés que nace con la finalidad de organizar el trabajo de una manera
que minimice las mermas o desperdicios, asegurando que las zonas laborales estén sistemáticamente
limpias y organizadas, mejorando la productividad, la seguridad y proporcionando las bases para la
implementación de procesos.

Se origina en 1960 como parte de un movimiento que busca la mejora de la calidad.

Se denominan como las “5S”, por estar basadas en la aplicación de cinco (5) conceptos o principios
de acción, cuyos términos originales en el idioma japonés comienzan con la letra S:

1. Seiri (??): Organización. Separar innecesarios.

2. Seiton (??): Orden. Situar necesarios.
3. Seiso (??): Limpieza. Suprimir suciedad.
4. Seiketsu (??): Estandarizar. Señalizar anomalías.
5. Shitsuke (?): Disciplina. Seguir mejorando.
 OBJETIVOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5S

1. Objetivo General:

Dar direccionalidad a las acciones de implementación sostenible de las 5S, mediante un

instrumento dotado de las pautas requeridas para su aplicación de manera efectiva, ágil y
sencilla.

Objetivos Específicos:

Aumento de la Productividad

 Reducir Lead-times en procesos de manufactura y servicios, mejorando tiempos de

entrega.
 Reducir tiempos muertos en fábricas, talleres y oficinas, mediante aplicación de
conceptos de gerencia visual o localización por defecto.
 Reducir tiempos de alistamientos (set-up) en máquinas y equipos.
 Reducir tiempos de acceso a materiales, documentos, herramientas y otros recursos
utilizados en los procesos.

Aumento de la Calidad

 Reducir errores humanos en procesos, por consiguiente, el porcentaje de unidades

defectuosas en productos y servicios.
 Reforzar la estandarización de los procesos de manufactura y/o servicios.

Reducción de Costos

 Mejorar la gestión de inventarios.

 Disminuir pérdidas por obsolescencia de inventario.
 Disminuir riesgos potenciales de accidentes laborales, en consecuencia, reducir
costos asociados a los mismos, así como a enfermedades ocupacionales.
 Optimizar el uso del espacio físico en las instalaciones (economía de espacio).
 Extender el tiempo de vida útil de herramientas y equipos.

Elevar la Moral del Trabajador

 Fomentar el empoderamiento del personal involucrado, a fin de promover niveles

de sinergia que faciliten el proceso de implementación.
 Dignificar el puesto de trabajo.
 Fomentar la identificación y el compromiso del personal, con equipos,
herramientas, instalaciones y recursos de la empresa en general.
 Fomentar la cooperación y el trabajo en equipo.
 ACTIVIDADES PRELIMINARES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5S

1. Sensibilización de la Alta Gerencia:

La experiencia ha demostrado que el 80% del éxito en la aplicación de las 5S, depende del
nivel de compromiso que asuma la Alta Gerencia.

Para reforzar el nivel de sensibilización, es adecuado realizar una visita a una “Empresa
Modelo”, que genere el “efecto demostración”, a fin de elevar el nivel de comprensión
acerca del proyecto.

2. Estructuración del Comité de Aplicación de las 5S:

Para empresas mayores que las micros y pequeñas, el comité debe estar compuesto por un
representante de cada una de las siguientes áreas:

 Alta Gerencia.
 Recursos Humanos.
 Mantenimiento.
 Gerencia de Planta (Manufactura).
 Comité de Higiene y Seguridad Ocupacional.

3. Entrenamiento de Facilitadores:

Entrenamiento en términos de conceptos y principios de aplicación de las 5S.

 En el proceso de formación aflorarán sugerencias y propuestas de mejoras, se tomarán notas
de éstas y se atenderán oportunamente.

Los potenciales facilitadores deben poseer las siguientes características:

 Credibilidad.
 Habilidad para Instruir.

4. Entrenamiento de Personal Involucrado:

Entrenamiento al personal que participará en el proceso, a fin de sentar las bases para su
empoderamiento.

5. Elaboración del Plan de Trabajo:

En esta etapa, el comité definirá el Cronograma de Actividades (Diagrama de Gantt), las

responsabilidades y el organigrama de la estructura del comité central y sub-comités.

La jornada inicial de aplicación de las primeras 3S se realizará en un espacio de tiempo que

no exceda a los seis meses.

6. Anuncio Oficial del Proyecto 5S

La alta gerencia comunicará oficialmente el inicio del proyecto, a través de una de los
siguientes medios:
  Comunicación escrita.
 Reuniones por áreas.
 Reunión con todo el personal de la empresa.

 ESQUEMA DEL MÉTODO DE LAS 5S:

1. Etapa Seiri (Clasificar):

La primera S (SEIRI) implica identificar los elementos innecesarios en nuestro trabajo y

separarlos, evitando que vuelvan a aparecer.

Para una clasificación eficaz debemos:

 Identificar las áreas críticas a ser mejoradas.

 Elaborar un listado de artículos, equipos, herramientas y materiales innecesarios.
 Establecer criterios para descartar artículos innecesarios.
 Descartar artículos innecesarios conforme a criterio previamente establecido.
 Agrupar en calidad de almacenamiento temporal, los artículos innecesarios.
 Fotografiar el cúmulo de artículos desechados, para luego exhibirlos en panel de
resultados 5S.
 Aplicar tarjeta roja a aquellos artículos sobre cuya utilización se tiene duda.

2. Etapa Seiton (Ordenar):

 La segunda S se basa en determinar el orden que debe existir en los lugares donde vamos a
trabajar. Cada elemento o herramienta debe tener una ubicación definida con precisión y
que sea de fácil acceso.

 La frecuencia y secuencia de uso debe ser el criterio primario para la organización.

 Asumir como criterio complementario el “Principio de las 3F”:
 Fácil de ver.
 Fácil accesibilidad.
 Fácil de retornar a la ubicación original.
 Organizar los materiales, de tal forma, que el primero en entrar, sea el primero en
salir (FIFO).
 Todo debe tener su nombre y lugar identificado.
 Usar diferentes colores para áreas de piso, lo que debe depender de la función del
área.
 Separar herramientas asignadas de las comunes.
 Simultáneamente, se debe ejecutar un operativo preliminar de limpieza en la
empresa.

3. Etapa Seiso (Limpieza):

La tercera S se basa en mantener libre de basura y suciedad nuestra área de trabajo y

nuestras herramientas.

 Decidir qué limpiar y qué método de limpieza usar.

 Determinar equipos y herramientas de limpieza a usar.
 Hacer un listado de todas las actividades de limpieza.
 Asignar un encargado o responsable a cada máquina.
 Elaborar el mapa de la fábrica, demarcando las áreas y señalando en éstas los
respectivos responsables de su limpieza y organización.
 Establecer un sistema de turnos para el mantenimiento de áreas comunes.
 Indicar la forma de utilizar los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire,
agua.
 Combinar limpieza con inspección de mantenimiento.
 Eliminar causas de suciedad para hacer sostenible la limpieza.
 Se deben programar jornadas de limpieza profunda, por lo menos dos (2) veces al
año.
4. Etapa Seiketsu (Estandarizar):

La cuarta S consiste en detectar situaciones anormales o irregulares, evitando que se pierdan

el orden y la limpieza establecidos en las tres primeras etapas.

Es indispensable:

 Realizar auditorías de 5S por parte del equipo designado.

 Hacer reuniones breves para discutir aspectos relacionados con el proceso.
 Promover competencias entre áreas.
 Premiaciones por desempeño sobresaliente.
 Asignar un responsable a cada máquina.
 Ejecutar labor de Seiso de 5 a 10 minutos diarios.
 Programar por lo menos dos jornadas de limpieza profunda por año.
 Promover condiciones que contribuyan a controlar lo que ocurre en el área de
trabajo.
 Si la empresa tiene algún boletín, en éste se reseñarán los aspectos más relevantes
del proceso, y se publicarán reconocimientos e instrucciones.

5. Etapa Shitsuke (Disciplina):

La quinta S consiste en convertir en hábito el empleo y la utilización responsable de los

métodos establecidos en las cuatro etapas anteriores.

Consideraremos los siguientes principios básicos:

 Los estándares y normas constituyen la base de sustentación de la disciplina.

 Se debe fomentar la autodisciplina, es decir, el hábito de operar con apego a
procedimientos estándares y controles previamente establecidos.
 El control visual ayuda a mejorar la disciplina y el trabajo en equipo.
 Procurar que las buenas prácticas de 5S se conviertan en rutinas o actos reflejos.
 Shitsuke = disciplina = respeto a normas y acuerdos.

Para promover la limpieza:

  Colocar papeles, desperdicios, etc., en lugares destinados para tales fines.
 Colocar siempre en el lugar de origen, los materiales, herramientas y equipos,
después de usarlos.
 Después de realizar alguna actividad, dejar limpias las áreas de uso común.
 Establecer las bases para que cada colaborador cumpla con las normas de su área.
 Respetar las normas en otras áreas.
 Considerar en reuniones breves, casos de incumplimiento de normas y acuerdos,
aún cuando el infractor no pertenezca al área.

 AUDITORÍAS INTERNAS DE 5S:

Son evaluaciones sistemáticas de las áreas de la empresa que están aplicando la técnica de las 5S, y
tienen como finalidad, medir el nivel de cumplimiento de las directrices establecidas, utilizando
como soporte un cuestionario de referencia por parte de los auditores, quienes de preferencia, no
deben pertenecer al área auditada.

La Auditoría 5S arrojará como resultado una relación de desviaciones (si existen), las cuales serán
valoradas mediante la asignación de un puntaje, el cual nos dará un valor representativo del nivel de
orden y limpieza del área auditada.

El informe de auditoría puede ser complementado con fotos que reflejen situaciones diferentes a las
deseadas, las mismas que servirán como referencia para posteriores acciones de mejora.