Material de Estudio 3

CURSO VIRTUAL:
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN

DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE
ARCHIVOS
Módulo 1: Fundamentos Básicos
Unidad 3: Recomendaciones
metodológicas
Curso virtual: Metodología para la elaboración del diagnóstico integral de archivos

Unidad 3: Recomendaciones metodológicas
Contenido temático
Aspectos a evaluar para la

1 Ruta metodológica 3 elaboración del diagnóstico
integral de archivos
Recomendaciones generales
Importancia y alcance del
2 diagnóstico integral de archivos 4 para la elaboración del
diagnóstico

1 Ruta metodológica
El diagnóstico integral de archivos se define como

el «Procedimiento de observación,
levantamiento de información y análisis,
mediante el cual, se establece el estado de
los archivos, se determina la aplicación de
los procesos archivísticos necesarios»
(Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.7.1.3. Lit.
a)
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/directorio"
title="directorio iconos">Directorio iconos creados por Freepik -
Flaticon</a>

LEVANTAMIENTO DE ANÁLISIS DE LA
PLANEACIÓN HOJA DE RUTA
PLANEACIÓN INFORMACIÓN
PLANEACIÓN INFORMACIÓN
PLANEACIÓN PLANEACIÓN
• Equipo • Procesamiento de
interdisciplinario • Observación la información
• Plan de Trabajo • Aplicación de • Interpretación de • Recomendaciones
• Diseño de instrumentos datos (DOFA, Árbol • Conclusiones
Instrumentos de • Registros fotográficos de problemas, • Plan de acción
Recolección de la • Medición de Espina de
Información condiciones pescado, Matrices
• Socialización con el ambientales
de análisis, etc.)
comité Institucional de • Medición de archivos
gestión y desempeño

Importancia y alcance del

2 diagnóstico integral de archivos
Importancia
Establece el estado actual Determina la situación Identifica y evalúa los aspectos

01 en materia de Gestión 03 actual en infraestructura
física. 05 que impiden la implementación de
Documental y de la Función Archivística en la
conservación. Entidad y administración de
Establece el estado actual archivos.
Identifica los aspectos de los soportes
02 administrativos de la 04 documentales en soporte 06 Prerrequisito para la elaboración
del PINAR, PGD y SIC.
entidad. físico.

Alcance Administración de archivos y función

archivística - Ley 594 de 2000
Modelo de Gestión Documental y

Política de Gestión Documental
Administración de Archivos - MGDA
Procesos de la
Administración
Estratégico gestión Tecnológico Cultural
de Archivos documental

Aspectos a evaluar para la elaboración

3 del diagnóstico integral de archivos
ORGANIZACIONALES
Organigrama
Manual de funciones RECURSOS
Mapa de procesos Presupuesto
INSTANCIAS ASESORAS Normograma Contratación
Comité interno de archivo Reestructuraciones Gastos ocultos
Integrado a Comité Institucional
de Gestión y Desempeño Estructura orgánico funcional
Creación de dependencias o grupos CAPACITACIÓN
Funciones del comité
Dependencia de la función archivística Organización y manejo de
Creación de archivo general
Política de la gestión documental archivos
territorial
Archivo central institucional Temas relacionados con la
Archivo histórico gestión documental
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/requisito" title="requisito Archivos de DD.HH.

iconos">Requisito iconos creados por Icongeek26 - Flaticon</a>

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Plan Institucional de PROCESOS DE LA GESTIÓN
Inventarios Documentales
Archivos DOCUMENTAL
Cuadros de Clasificación Planeación
Cuadros de Clasificación Documental
Documental
Producción
Tablas de Retención
Banco Terminológico Gestión y Trámite
Documental
Modelo de Requisitos para Organización
Tablas de Valoración
Gestión de Documentos Transferencia
Documental
Electrónicos
Disposición
Programa de Gestión Mapas de Procesos y flujos
Preservación a largo Plazo
Documental documentales
Valoración
Tablas de Control y Acceso
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/proceso" title="proceso
iconos">Proceso iconos creados por Flat Icons - Flaticon</a>

UNIDAD DE SISTEMAS DE
CORRESPONDENCIA INFORMACIÓN
Radicación de Documentos Aplicativos de la SISTEMA INTEGRADO DE
Administración Documental CONSERVACIÓN
Distribución de Documentos Plataformas transaccionales Plan de Conservación
Documental
Servicios de alerta y Sede electrónica
Plan de Preservación Digital
seguimiento
Ventanilla única
Horario de atención
<a
href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/correspond
encia" title="correspondencia iconos">Correspondencia
iconos creados por Eucalyp - Flaticon</a>

CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES DE ARCHIVO
Estabilidad del terreno Construcción en material resistente
Alejado de contaminación atmosférica Resistencia de Placas es 1200

Kg/m2
Alejado objetivos bélicos Diseño y dimensiones para manejo
y seguridad
Alejado de almacenamiento de Monitoreo y adecuación climática
materiales combustibles o altamente
reactivos
Espacio suficiente para incremento Elementos de control de acceso
Construcción en material resistente
Pinturas ignífugas
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/pueblo" title="pueblo
iconos">Pueblo iconos creados por DinosoftLabs - Flaticon</a>

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO UNIDADES DE ALMACENAMIENTO –

- ESTANTERÍA CAJAS Y CARPETAS
Material metálico
Recubrimiento Interno
Pintura electrostática
Bandejas soporte de 100Kg Cartón neutro

No recostadas sobre muros
Diseño y tamaños acordes
Anclajes a piso
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de iconos software creado por macrovector - www.freepik.es</a>

CONDICIONES MANTENIMIENTO SEGURIDAD Y

AMBIENTALES EMERGENCIAS
Limpieza e inspección
Alarmas
Temperatura Instalaciones Extintores
Mobiliario Valoración y Panorama de

Humedad Riesgos
Unidades de Conservación y Plan de Prevención de
Iluminación Documentos Desastres
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/mantenimiento"
title="mantenimiento iconos">Mantenimiento iconos creados por
dDara - Flaticon</a>

Recomendaciones generales para la

4 elaboración del diagnóstico
❖ Diligenciar la totalidad los formatos de recolección de información, lo

que permitirá tener una visión integral de los diferentes aspectos
relacionados con la preservación en archivos. Aún cuando muchas de
las respuestas sean negativas, estas le darán una orientación concreta
de las acciones en las cuales debe trabajar.
❖ Para responder algunas preguntas, se deben hacer mediciones

específicas, como por ejemplo en los casos de áreas, metros lineales
de documentación temperatura y humedad relativa, entre otros.
❖ Contar en lo posible con los planos arquitectónicos y técnicos del

espacio destinado al archivo. En ellos se determinan las áreas y los
aspectos de infraestructura acerca de los cuales se quiere indagar.
Cuando no los tenga, es preferible realizar los gráficos a escala.
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/recomendar" title="recomendar
iconos">Recomendar iconos creados por photo3idea_studio - Flaticon</a>

❖ Hacer visitas de observación e inspección en los distintos espacios

donde se encuentran los archivos o haya acumulación de ellos; es
necesario levantar registros fotográficos los cuales deben quedar
anexos y realizar entrevistas directas a los encargados y a los
funcionarios de la entidad cuya función tenga relación con el archivo.
❖ Los proyectos que se formulen, luego de la interpretación de los datos

arrojados por el diagnóstico, contemplarán distintos aspectos con los
objetivos específicos, ejecución de acciones, determinación de
presupuesto, elaboración de cronogramas y formulación de indicadores
de gestión.
❖ En la guía Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos, se

encuentran preguntas relacionadas con varios aspectos archivísticos y
de conservación que pueden tomarse como referencia; sin embargo, la
guía fue elaborada en el 2003, por lo tanto, se recomienda
incorporar preguntas, conforme a la normatividad vigente y
referenciar la guía en el documento que se elabore.
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/recomendar" title="recomendar
Concepto AGN Radicado 2-2015-07568 iconos">Recomendar iconos creados por photo3idea_studio - Flaticon</a>

¡Tenga en cuenta!
El Modelo de Gestión Documental y Administración de

Archivos – MGDA: es un esquema o marco de
referencia para la implementación de la política de
Gestión Documental y Administración de Archivos
de las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas.
❖ Sirve de referencia para el desarrollo de la función

archivística en las entidades.
❖ Apoya la generación y presentación de planes,

programas, reportes e informes a las diferentes
instancias competentes, para implementar acciones
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_C
de evaluación, seguimiento y control. onsulte/Recursos/Publicacionees/V3_MGDA-min.pdf

Uso del MGDA, para la elaboración

el diagnóstico integral de archivos
❖ Sirve de apoyo para la elaboración del diagnóstico integral de
archivos
❖ Permite medir el grado de avance en el cumplimiento de la

política archivística, en un espectro que abarca desde la
ausencia hasta la mejora continua de los productos asociados a
los componentes y subcomponentes.
❖ Sugiere de manera general una serie de actividades que las

entidades deben desarrollar de acuerdo con sus especificidades,
para facilitar el avance y la optimización de los procesos
integrados a la función archivística, lo cual permite establecer un
nivel de madurez que indique el estado de cumplimiento con
la normativa, a partir del cual se proyectan las acciones a
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_C
onsulte/Recursos/Publicacionees/V3_MGDA-min.pdf implementar en el desarrollo de su política archivística.

Niveles de Madurez del MGDA
Se relacionan con los niveles que plantea el

Archivo General de la Nación en la política de
archivos y gestión documental, entre los que se
encuentran: inicial, básico, intermedio, avanzado 1
y avanzado 2.
Definen rangos que abarcan desde la ausencia

hasta la mejora continua de cada producto
relacionado con los componentes y
subcomponentes del modelo.
Fuente: Modelo de Gestión Documental y
Administración de Archivos. (AGN,2020)

Estructura del MGDA

El MGDA, se estructura sobre el marco
conceptual de la función archivística y la
administración de archivos, con cinco
componentes que facilitan su estudio,
comprensión y uso.
Se dividen a su vez en subcomponentes,

productos, lineamientos y herramientas.
Fuente: Modelo de Gestión Documental y Administración de

Archivos. (AGN,2020, pág.19)

MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

(Acuerdo 049 de 2000)
MEDICIÓN DE
RADIACIÓN CONTAMINATES CONTAMINACIÓN
HUMEDAD RELATIVA VENTILACION
Y TEMPERATURA LUMÍNICA ATMOSFERICOS BIOLÓGICA
• Porcentaje de • Radiación • Gases de • Presencia de macro • Determinación del

Humedad Relativa ultravioleta UV combustión: Dióxido organismos caudal
%HR • Iluminancia lux de Azufre, (insectos, roedores,
• Temperatura °C Nitrogenados y palomas,
Carbono PPMV murciélagos)
(partes por millón en • Determinación carga
volumen microbiológica
• Material particulado (ambientes y
superficies)
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/ambiental" title="ambiental

iconos">Ambiental iconos creados por Eucalyp - Flaticon</a>

Registro de datos
HUMEDAD RELATIVA %HR
UBICACIÓN FECHA HORA
MIN MAX
Toma de
datos
Registro
TEMPERATURA °C
UBICACIÓN FECHA HORA
MIN MAX
Sistematizo
PUNTO DE TIPO DE
FECHA HORA UV LUX
LECTURA ILIMUNACIÓN
Análisis

FACTOR RANGO RECOMENDADO

Análisis de datos Humedad relativa 45% a 60%
Temperatura 15°C a 20°C
LUX ≤100 LUX
UV ≤ 70 uw/lumen
Presión Pascal
Ventilación Caudal de renovación
Óxido de
Dióxido de Monóxido de
nitrógeno o
Contaminantes azufre carbono
derivados
atmosféricos
0.75 ppm 0.2 ppm 415 ppm
Contaminantes Ambientes Superficies

microbiológicos 500 UFC/m3 20 UFC/m2

MEDICIÓN DE ARCHIVOS NTC –

5029 DE 2001
❖ Medición de archivos en soporte papel para formatos carta

u oficio.
❖ Apoya tareas, estudios, programas para optimizar espacios,
racionalizar costos, planificación de tareas archivísticas
como organización, conservación, descripción, reprografía,
etc.
❖ Diseño y proyección de áreas de depósito.
❖ Especifica métodos para medición de archivos.
❖ No aplica para medición de planos, mapas, cartografías.
(Grandes formatos).
NO SE DEBE USAR PARA CALCULAR COSTOS


Bibliografía
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pautas para diagnóstico
integral de archivos. Disponible en:
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/2.
%20planeacion/DOCUMENTOS%20TECNICOS/PAUTAS%20PA
RA%20DIAGNOSTICO%20DE%20ARCHIVOS.pdf
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Modelo de Gestión

Documental y Administración de Archivos. Disponible en:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_W
eb/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/V3_MGDA-min.pdf
• PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1080 de 2015.

Disponible en:
https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/
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title="mangsaabguru">mangsaabguru</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

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Módulo 1: Fundamentos Básicos

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Estabilidad del terreno Construcción en material resistente

Alejado de contaminación atmosférica Resistencia de Placas es 1200

Construcción en material resistente

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UNIDADES DE ALMACENAMIENTO UNIDADES DE ALMACENAMIENTO –

Bandejas soporte de 100Kg Cartón neutro

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CONDICIONES MANTENIMIENTO SEGURIDAD Y

Mobiliario Valoración y Panorama de

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Recomendaciones generales para la

❖ Diligenciar la totalidad los formatos de recolección de información, lo

❖ Para responder algunas preguntas, se deben hacer mediciones

❖ Contar en lo posible con los planos arquitectónicos y técnicos del

Módulo 1: Fundamentos Básicos

❖ Hacer visitas de observación e inspección en los distintos espacios

❖ Los proyectos que se formulen, luego de la interpretación de los datos

❖ En la guía Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos, se

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El Modelo de Gestión Documental y Administración de

❖ Sirve de referencia para el desarrollo de la función

❖ Apoya la generación y presentación de planes,

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Uso del MGDA, para la elaboración

❖ Permite medir el grado de avance en el cumplimiento de la

❖ Sugiere de manera general una serie de actividades que las

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Niveles de Madurez del MGDA

Se relacionan con los niveles que plantea el

Definen rangos que abarcan desde la ausencia

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Estructura del MGDA

Se dividen a su vez en subcomponentes,

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• Porcentaje de • Radiación • Gases de • Presencia de macro • Determinación del

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