Manual Usuario Control Do C1

MANUAL DE USUARIO
SOFTWARE
PRODUCTO
CONTROLDOC COMUNICATIONS
CONTROLDOC MANAGEMENT
CONTROLDOC REPORTS
Versión 2013
LICENCIA DE USO PARA:

ALCALDIA DE VILLAVICENCIO – GOBIERNO DE LA CIUDAD
Villavicencio, META – COLOMBIA

ABRIL DE 2014
INTRODUCCION
Este documento está diseñado para ser una guía fácil y de rápida compresión
para los usuarios de ControlDoc. Se exponen aquí los principales aspectos de
utilización.
ControlDoc cuenta con diferentes módulos funcionales; Módulo de

Administración, Parametrización, Communications, Management y Reportes; los
cuales permiten realizar de manera eficiente el seguimiento y control de los
procesos de Gestión Documental y Archivo de la Entidad.
CONTENIDO
PAG.
MODULO DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA...…………………………………..….. 6
MODULO CONTROLDOC_PARAMETRIZACION……………………………..…….… 18
MODULO CONTROLDOC COMMUNICATIONS……………….…………....……….. 41
CONSULTAR/LISTA DE DOCUMENTOS………………………….………………. 41
RADICACION DE CORRESPONDENCIA……………………………………… 47
CONTROLDOC CAPTURE (DIGITALIZADOR)………………………….…….….…..… 59
MODULO CONTROLDOC MAGNAGEMENT…………………………………………. 64
GESTION DE CORRESPONDENCIA……………………………………………. 64
MÓDULO CONTROLDOC REPORTS (REPORTES)……………………………………. 82
SALIR DE CONTROLDOC………………………………………………………………... 88
MODULOS O FUNCIONALIDADES DE CONTROLDOC
Para el ingreso a CONTROLDOC, se digita el USUARIO – LOGIN y el PASSWORD o

CONTRASEÑA, en los campos correspondientes; información previamente
informada por el administrador del sistema.
Cuando se olvida el usuario o password, es necesario escribir el mail o correo

corporativo en el campo situado en la parte inferior de la ventana y hacer clic
en el botón RECORDAR. Obteniendo como resultado un correo de notificación
con la información de usuario y password de ingreso.
CONTROLDOC cuenta con un menú ubicado en la esquina superior izquierda
donde se puede ejecutar diferentes acciones de administración,
parametrización, radicación (communications), gestión de documentos
(management) y reportes (Reports).
MODULO DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA
1. DATOS DE LA ENTIDAD
Ventana donde se registra los datos básicos de la entidad, se configura el logo

y finaliza haciendo clic en guardar.
2. SUCURSALES DE LA ENTIDAD
En esta ventana a través del botón BUSCAR, permite visualizar y gestionar las
diferentes Sucursales que tiene la entidad. Crear nuevos registros haciendo clic
en el botón AGREGAR y para la consulta o modificación se hace clic en el
icono EDITAR ubicado a la izquierda de cada registro.
Como resultado de este evento se carga la ventana de Creación y Edición, en

la cual es posible realizar las modificaciones. Para la creación de nuevos
registros el sistema genera el ID automáticamente, solo es necesario diligenciar
el campo CODIGO, NOMBRE de la Sucursal y chequear la casilla de activo,
para habilitar su uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el botón
GUARDAR.
3. CENTROS DE COSTO
En esta ventana a través del botón BUSCAR, permite visualizar y gestionar los
diferentes Centros de Costo que tiene la entidad. Crear nuevos registros
haciendo clic en el botón AGREGAR y para la consulta o modificación se hace
clic en el icono EDITAR ubicado a la izquierda de cada registro

el campo CODIGO, NOMBRE del Centro de Costo y chequear la casilla de
activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el botón
GUARDAR.
4. PERFILES DE FUNCIONARIOS
diferentes Perfiles de usuarios que ingresan al aplicativo. Crear nuevos registros
haciendo clic en el botón AGREGAR y para la consulta o modificación se hace
clic en el icono EDITAR ubicado a la izquierda de cada registro

el campo CODIGO, NOMBRE del Perfil y chequear la casilla de activo, para
habilitar su uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el botón GUARDAR.
5. NIVELES DE FUNCIONARIOS
diferentes Niveles de acceso de los usuarios que ingresan al aplicativo. Crear
nuevos registros haciendo clic en el botón AGREGAR y para la consulta o
modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado a la izquierda de cada
registro

el campo CODIGO, NOMBRE del Nivel y chequear la casilla de activo, para
habilitar su uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el botón GUARDAR
6. CARGOS
diferentes Cargos de los funcionarios. Crear nuevos registros haciendo clic en el
botón AGREGAR y para la consulta o modificación se hace clic en el icono
EDITAR ubicado a la izquierda de cada registro

el campo CODIGO, NOMBRE del Nivel y chequear la casilla de activo, para
habilitar su uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el botón GUARDAR
7. UNIDADES ADMINISTRATIVAS
En esta ventana permite a través del botón BUSCAR, visualizar y gestionar las
unidades administrativas según las tablas de retención documental. Para la
consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la parte
izquierda de cada registro.

registros el sistema genera el ID solo es necesario diligenciar el campo CODIGO
según las tablas de retención, NOMBRE de la Unidad Administrativa y chequear
la casilla de activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza con clic en el
botón GUARDAR.
8. OFICINAS PRODUCTORAS
oficinas productoras partiendo de las unidades administrativas ya creadas.
Para la consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la parte

registros el sistema genera el ID, se debe seleccionar la unidad administrativa
haciendo clic en la flecha señalada; diligenciar el campo CODIGO según las
tablas de retención, NOMBRE de la Oficina Productora y chequear la casilla de
activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza con clic en el botón
GUARDAR.
9. FUNCIONARIOS
En esta ventana permite a través del botón BUSCAR, visualizar y gestionar los
Funcionarios que hacen parte de la entidad, usando también criterios de filtro
como Nombres, Apellidos o Login. El botón AGREGAR permite crear nuevos
registros. Para la consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado
sobre la parte izquierda de cada registro.
registros el sistema genera el ID, se debe diligenciar el campo NOMBRES,
APELLIDOS, LOGIN para el acceso al sistema, PASSWORD, seleccionar NIVEL, U.
ADMINISTRATIVA, O. PRODUCTORA, CARGO, SUCURSAL, CENTRO DE COSTO al
que pertenece el funcionario, diligenciar el campo E-MAIL, usar el botón
MODIFICIAR FOTO para establecer la fotografía, seleccionar uno o varios
PERFILES según su rol en el sistema y finalmente chequear la casilla de activo
para habilitar su acceso en la aplicación; confirma con clic en el botón
GUARDAR.
10. PERMISOS
En esta ventana permite configurar los PERMISOS de acceso en el aplicativo

según los perfiles de usuarios creados. Para la consulta o modificación se debe
seleccionar el perfil en la flecha señalada como muestra la imagen y hacer clic
en el icono ubicado sobre la parte izquierda de cada registro.
Como resultado de este evento se carga la FUNCIONALIDAD en la parte inferior

de la ventana y en la cual es posible realizar las modificaciones. Para la
creación de nuevos registros, se debe seleccionar la Funcionalidad haciendo
clic en la flecha señalada; los permisos que sea necesario otorgar según el
perfil y chequear la casilla de acceso, para habilitar su uso en la aplicación;
finaliza con clic en el botón GUARDAR.
11. AUDITOR CONTROLDOC
Ventana en la que través del icono BUSCAR se realiza la consulta y auditoria de

todos los movimientos o acciones realizadas por los usuarios en el aplicativo
CONTROLDOC. Se puede usar criterios de búsqueda como usuario, rangos de
fechas y contenido.
MODULO CONTROLDOC_PARAMETRIZACION
En este modulo se realiza la parametrizacion de la información inherente a las
tablas de retención documental (TRD), siendo el insumo mas fundamental en el
funcionamiento del aplicativo CONTROLDOC.
ENTORNO TRD
-BOLSAS – BOLSAS DE TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
En esta ventana se crea el listado general de TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

incluidas en las tablas de retención y que hacen parte del flujo documental de
la entidad. A través del botón BUSCAR, se visualiza y gestiona los registros
existentes. El botón AGREGAR permite crear nuevos registros. Para la consulta o
modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado sobre la parte izquierda
de cada registro.
registros el sistema genera el ID, se debe diligenciar el campo CODIGO,
NOMBRE y chequear la casilla de activo para habilitar su acceso en la
aplicación; finaliza con clic en el botón GUARDAR.
Docs. SGC
Haciendo clic sobre este icono se puede realizar la asociación de los

documentos o plantillas del sistema de gestión de calidad (SGC) a cada
tipología documental, los cuales se almacenan en el servidor central y están a
disposición de todos los usuarios para futuras descargas en la gestión de
documentos.
En esta ventana de Documentos del SGC es necesario diligenciar el campo
CODIGO del formato, NOMBRE, VERSION, hacer clic sobre el icono señalado
para realizar el cargue desde cualquier ubicación; finalizar haciendo clic en el
botón GUARDAR. El botón BUSCAR lista los formatos del SGC que ya han sido
asociados.
Meta - Títulos
Haciendo clic en este botón se abre la ventana de configuración y gestión de
los datos de la tipología documental especifica creada. Para la consulta o
modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la parte izquierda de
cada registro.
1. UNIDADES ADMINISTRATIVAS
unidades administrativas según las tablas de retención documental. El botón
AGREGAR permite crear nuevos registros. Para la consulta o modificación se
hace clic en el icono ubicado sobre la parte izquierda de cada registro.

registros el sistema genera el ID solo es necesario diligenciar el campo CODIGO
según las tablas de retención, NOMBRE de la Unidad Administrativa y chequear
botón GUARDAR.
2. OFICINAS PRODUCTORAS
oficinas productoras partiendo de las unidades administrativas ya creadas. El
botón AGREGAR permite crear nuevos registros. Para la consulta o
modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la parte izquierda de
cada registro.
registros el sistema genera el ID, se debe seleccionar la unidad administrativa
haciendo clic en la flecha señalada; diligenciar el campo CODIGO según las
tablas de retención, NOMBRE de la Oficina Productora y chequear la casilla de
GUARDAR.
3. SERIES DOCUMENTALES
Series Documentales partiendo de las unidades administrativas y oficinas
productoras ya creadas. El botón AGREGAR permite crear nuevos registros.
registros el sistema genera el ID, se debe seleccionar la unidad administrativa y
la oficina productora haciendo clic en cada flecha señalada; diligenciar el
campo CODIGO según las tablas de retención, NOMBRE de la Serie y chequear
botón GUARDAR.
4. SUBSERIES DOCUMENTALES
SubSeries Documentales partiendo de las unidades administrativas, oficinas
productoras y series ya creadas. El botón AGREGAR permite crear nuevos
registros. Para la consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado
sobre la parte izquierda de cada registro.
registros el sistema genera el ID, se debe seleccionar la unidad administrativa,
la oficina productora y la serie haciendo clic en cada flecha señalada;
diligenciar el campo CODIGO según las tablas de retención, NOMBRE de la
SubSerie y chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la aplicación;
finaliza con clic en el botón GUARDAR.
5. TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
Tipologías Documentales partiendo de las unidades administrativas, oficinas
productoras, series y subseries ya creadas. El botón AGREGAR permite crear
nuevos registros. Para la consulta o modificación se hace clic en el icono
ubicado sobre la parte izquierda de cada registro.
registros se debe seleccionar la unidad administrativa, la oficina productora, la
serie y la subserie haciendo clic en cada flecha señalada; vincular la Tipología
Documental desde la bolsa de Tipologías a través del icono con doble
selección de la izquierda como muestra la imagen, el icono de la derecha es
usado también para realizar la asociación de los documentos del SGC de igual
manera como se explico anteriormente; finaliza con clic en el botón GUARDAR.
Al abrirse la ventana bolsa de Tipologías solo es necesario hacer clic en el icono
VINCULAR, ubicado en la parte izquierda de cada registro.
Ahora se debe configurar el comportamiento de la tipología según la clase de
correspondencia; esta acción se lleva a cabo haciendo clic en el icono
+ (mas) ubicado en la opción CORRESPONDENCIA.
De allí se abre la ventana de comportamiento en la cual se configura para

cada clase de correspondencia su comportamiento en el sistema, el gestor
líder o inicial desde la base de datos de todos los funcionarios y la instrucción
por defecto. Finaliza haciendo clic en el botón GUARDAR.
ENTORNO GENERAL GESTION DOCUMENTAL
Se realiza la configuración de los parámetros inherentes al proceso de gestión

de documentos.
- CLASES DE CORRESPONDENCIA
Esta ventana permite a través del botón BUSCAR, visualizar y administrar las
Clases de Correspondencia usadas en la radicación de documentos. El botón

registros se diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE de la clase de
correspondencia y chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la
- ACCIONES
Acciones usadas en la gestión de correspondencia partiendo de cada clase
de correspondencia. El botón AGREGAR permite crear nuevos registros. Para la

registros se debe seleccionar la clase de correspondencia haciendo clic en la
flecha señalada, diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE de la acción,
seleccionar el estado según su comportamiento en la gestión y chequear la
casilla de activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza con clic en el
botón GUARDAR.
- INSTRUCCIONES
Instrucciones usadas en la gestión de correspondencia partiendo de cada
clase de correspondencia. El botón AGREGAR permite crear nuevos registros.

flecha señalada, diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE de la instrucción y
chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza con
clic en el botón GUARDAR.
- MEDIOS DE RECEPCION / ENVIO

Esta ventana permite a través del botón BUSCAR, visualizar y administrar los
Medios de Recepción / Envío usados en la radicación de documentos. El botón
flecha señalada, diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE del Medio de
Recepción y chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la
- ANEXOS
Esta ventana permite a través del botón BUSCAR, visualizar y administrar los
tipos de Anexos usados en la radicación de documentos. El botón AGREGAR
permite crear nuevos registros. Para la consulta o modificación se hace clic en
el icono ubicado sobre la parte izquierda de cada registro.
flecha señalada, diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE del Tipo de Anexo y
chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza
con clic en el botón GUARDAR.
- DIAS NO LABORALES
Esta ventana permite a través del botón BUSCAR, visualizar y administrar los Días
No Laborales para que el sistema los excluya en el cálculo de fechas de
vencimiento de trámites. El botón AGREGAR permite crear nuevos registros.
registros se debe seleccionar la fecha haciendo clic en icono del calendario,
seleccionar el MOTIVO usando la flecha señalada y chequear la casilla de
GUARDAR.
- RUTAS
diferentes rutas de distribución que se llevan a cabo para el reparto de
correspondencia. El botón AGREGAR permite crear nuevos registros. Para la

registros se debe diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE de la ruta, DETALLE y
chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza
con clic en el botón GUARDAR. A cada ruta creada se debe asociar o agregar
Detalles, es decir direcciones o ubicaciones que hacen parte del recorrido y
que tienen un orden especifico; esta acción se realiza haciendo clic en el
botón AGREGAR DETALLES. Cada detalle o ubicación asociada a las rutas se
puede editar, eliminar y mover u ordenar según su recorrido a través de cada
icono correspondiente como muestra la imagen
Para agregar detalles o asociarlos a una ruta es necesario diligenciar el campo

nombre del EDIFICIO o lugar, DETALLE y seleccionar la unidad administrativa y
oficina productora que esta ubicada o hace parte de dicho edificio o lugar
usando la flecha señalada, chequear la casilla de activo, para habilitar su uso
en la aplicación; finaliza con clic en el botón GUARDAR.
MODULO CONTROLDOC COMMUNICATIONS
Modulo en que se realiza la consulta y radicación de documentos o solicitudes

realizadas en la entidad.
CONSULTAR/LISTA DE DOCUMENTOS
Permite listar y consultar documentos específicos según los diferentes criterios
de búsqueda. Para la consulta o visualización se hace clic en el icono
+INFORMACION ubicado sobre la parte izquierda de cada registro.
Como resultado de este evento se carga la ventana de Información general

del documento, en la cual es posible realizar visualización del documento
digital a través del botón VISUALIZAR, IMPRIMIR el documento si es necesario,
consultar la trazabilidad haciendo clic en el botón WORKFLOW y revisar
DOCUMENTOS ASOCIADOS de respuesta y ADJUNTOS.
Imagen TIFF
Muestra la imagen digital de cada documento realizada desde el proceso de

radicación con la opción CONTROLDOC_CAPTURE.
PDF
Opción que permite convertir la imagen a formato PDF; el cual se visualiza en
una nueva ventana haciendo clic en el link que se muestra al frente del logo
de Adobe.
Worflow (Flujo De Gestión Documental)
Muestra la trazabilidad o movimientos que tiene cada documento en su

proceso de gestión desde que es radicado hasta que finaliza el proceso o se
da respuesta.
Docs. Asociados
Ventana que muestra los documentos adjuntos o asociados al documento que

se gestiono. El botón i abre la ventana de información general del documento.
Para ver el documento asociado a la respuesta se hace clic en el icono VER
RESPUESTA, como muestra la imagen.
Adjuntos
Muestra documentos o archivos que se hayan adjuntado a la asignación o a la

finalización de cada trámite.
RADICACION DE CORRESPONDENCIA
Para la radicación de cada documento se realiza una serie de pasos

enumerados que finalizan con la generación del número de radicado y
digitalización del documento.
PASO1. Seleccionar la clase de correspondencia que se va a radicar, haciendo

clic en la flecha señalada.
PASO2. Seleccionar el medio de recepción de la correspondencia y la

prioridad de la solicitud.
PASO3. Seleccionar la tipología documental, según el tipo de solicitud y la
oficina a la que este dirigida; usando filtros de búsqueda como el nombre, la
unidad administrativa u oficina productora. Para seleccionar la tipología se
hace clic sobre el icono ubicado a la izquierda de cada registro.
Como resultado de la selección de la tipología, muestra un mensaje de
confirmación sobre el cual se hace clic en SI para afirmar que se eligió la
tipología correctamente.
PASO 4. Diligenciar la información básica del documento que se está

radicando; como fecha, resumen del contenido, cantidad de folios y anexos si
se presentan.
PASO 5. Seleccionar el funcionario a quien está dirigido el documento o

solicitud a través del icono BUSCAR señalado en la imagen y que muestra la
ventana con el listado de los funcionarios activos de la entidad. Además
permite realizar el envío de COPIAS INFORMATIVAS a unos o varios funcionarios
si es necesario.
En la ventana de funcionarios permite usar criterios de búsqueda como oficinas

productoras, nombres y apellidos. Solo es necesario seleccionar el recuadro
señalado en la parte izquierda de cada registro y hacer clic en el botón
ACEPTAR.
PASO 6. Seleccionar el firmante, persona o entidad que presenta la solicitud, a
través del icono BUSCAR señalado en la imagen; para esta acción se crea y
almacena en la base de datos de remitentes y en la cual ya solo será
necesario buscar en futuras acciones de radicación.
En la ventana de búsqueda, permite realizar usar criterios como nit o cc,

nombre o razón social y el tipo de entidad si es persona natural o jurídica. Para
seleccionar el remitente se hace clic en el icono ubicado en la parte izquierda
de cada registro como muestra la imagen. Luego se confirma haciendo clic en
SI cuando emerge la ventana de confirmación.
PASO 7. RADICAR; se hace clic en el botón indicado para que el documento
sea radicado y el sistema genere el numero de radicación.
PASO 8. ROTULO; se hace clic en el botón para que sea generado el rotulo que
se debe imprimir sobre el documento físico como evidencia que ha sido
radicado y recibido por los funcionarios de la entidad.
Este rotulo se imprime sobre el costado derecho del documento y muestra
información de la entidad, numero de radicado, fecha de radicación,
remitente, destinatario, fecha de vencimiento, cantidad de folios y anexos.
PASO 9. Digitalizar el documento radicado a través del software de
digitalización CONTROLDOC CAPTURE. Este procedimiento se explica unos
pasos más adelante.
PASO 10. VISUALIZAR; se hace clic en este botón para ver la imagen digitalizada
y corroborar que se hizo el procedimiento correctamente.
Buscar
Botón que direcciona hacia la ventana de búsqueda y consulta de radicados,
explicada anteriormente.
Nuevo
Botón que es utilizado para iniciar un nuevo proceso de radicación de
documentos, mostrando de nuevo el PASO 1.
Mantener Datos
Botón usado para agilizar el proceso cuando se presentan casos en que la
información no varía en su totalidad, es decir se hacen solicitudes con las
mismas características en las cuales solo cambian los remitentes o destinatarios.
Permite mantener toda la información y generar un nuevo número de radicado
al hacer clic nuevamente en el PASO 7.
CONTROLDOC CAPTURE (DIGITALIZADOR)
Software que permite escanear, asociar y almacenar la imagen digital de

todos los documentos que son radicados y que hacen parte del proceso de
gestión documental de la entidad. Este software se instala en los equipos
cliente autorizados.
CONFIGURACION DEL DIGITALIZADOR

La configuración consiste en hacer clic sobre el menú herramientas y
seleccionar el escáner que tenga la opción WIA o TWAIN. De esta manera ya
se puede iniciar el proceso de digitalización correctamente.
- DIGITALIZACION DE UN DOCUMENTO
Para iniciar la digitalización se selecciona en la barra de herramientas en la

parte superior izquierda el icono nuevo.
Como resultado de este evento se abre la ventana inicial de digitalización;

PASO 1, hacer clic en la opción DIGITALIZAR, para esta acción ya debe estar el
documento o documentos físicos debidamente ordenados y ubicados en la
bandeja o alimentador del escáner;
Como resultado se abre una ventana de propiedades en la cual se selecciona
IMAGEN A ESCALA DE GRISES, el tamaño de la hoja del documento a digitalizar
según el original o físico y nuevamente clic en DIGITALIZAR.
PASO 2. En el campo IDCONTROL O NUMERO DE PROCESO s e digita el numero
de ID control que fue generado en el momento de la radicación del
documento en el sistema, este numero se muestra en color negro y de mayor
tamaño que el numero de radicación. De esta manera se almacena en el
servidor y se relaciona la imagen digital con la información ingresada del
documento radicado.
PASO3. Para finalizar se hace clic en la opción GENERAR, este muestra dos
mensajes de confirmación; el almacenamiento de la imagen localmente y la
subida de la imagen al repositorio de imágenes del servidor.
ANULAR DOCUMENTOS
Ventana que permite realizar la anulación de radicados; cuando sea

necesario. Para esta acción los usuarios deben tener la autorización o permiso
requerido; digitar el ID Control del radicado que se va a anular, hacer una
descripción del motivo de la anulación y finalmente clic en el botón ANULAR.
Haciendo clic en el icono de Buscar señalado es posible verificar el detalle o
información del radicado antes de proceder a su anulación en el sistema.
MODULO CONTROLDOC MAGNAGEMENT
- GESTION DE CORRESPONDENCIA
Esta ventana muestra la bandeja de documentos que se asignan o han sido

asignados a cada funcionario según su responsabilidad sobre este. Consta de
tres estados; SIN INICIAR TRAMITE (Rojo) son los documentos que no se les ha
realizado acciones o no se han tramitado; EN TRANSITO (amarillo) los
documentos que llegan a un funcionario y este a su vez asigna a otro para la
elaboración o colaboración en el desarrollo del tramite; y GESTION EXITOSA
(verde) los documentos que ya han desarrollado o finalizado el tramite o
solicitud.
BUSCAR DOCUMENTOS POR FILTRO
Opción que permite realizar la búsqueda de un documento especifico o de

varios documentos y realizar desde esta misma ventana el trámite, si y solo si el
documento pertenece o está asignado al funcionario.
Ver copias
Opción donde se puede visualizar los documentos o tramites enviados como
copias informativas; estos trámites no se gestionan, delegan o contestan.
+ Información
Opción que permite ver en una ventana la información general del radicado y
las opciones de IMAGEN TIFF para ver la imagen digital como se menciono en
el paso anterior; PDF, para guardar o imprimir el documento si es necesario,
consultar la trazabilidad haciendo clic en el botón WORKFLOW (trazabilidad) y
revisar DOCUMENTOS ASOCIADOS de respuesta y ADJUNTOS.
Imagen TIFF
Esta opción permite visualizar en una nueva ventana la imagen digital del
documento; producto del proceso realizado de radicación y digitalización.
PDF
Opción que permite convertir la imagen a formato PDF; el cual se visualiza en
una nueva ventana haciendo clic en el link que se muestra al frente del logo
de Adobe.
Worflow (Flujo De Gestión Documental)
Muestra la trazabilidad o movimientos que tiene cada documento en su

proceso de gestión desde que es radicado hasta que finaliza el proceso o se
da respuesta.
Docs. Asociados
Ventana que muestra los documentos adjuntos o asociados al documento que

se gestionó. El botón i abre la ventana de información general del documento.
Para ver el documento asociado a la respuesta se hace clic en el icono VER
RESPUESTA, como muestra la imagen.
Adjuntos
Muestra documentos o archivos que se hayan adjuntado a la asignación o a la

finalización de cada trámite.
TRAMITAR
Este evento consiste en darle gestión o trámite a un documento específico,

asignando la tarea a otro funcionario; o finalizando el trámite con la
elaboración del oficio de respuesta.
PASO1. Se selecciona la acción a tomar; el primer caso es Asignar a otro
funcionario; abre el PASO2, Seleccionar El Funcionario o los funcionarios a quien
va a ser asignada la colaboración o elaboración del documento final
haciendo clic en el icono de buscar señalado en la imagen; esta acción abre
la ventana que contiene la base de datos de todos los funcionarios de la
entidad. La selección se hace al dar clic en el recuadro ubicado en la parte
izquierda del registro como lo muestra la figura y clic en la opción Si del
mensaje de confirmación. Las notificaciones de cada asignación o
responsabilidad se hacen a través de un mensaje al mail institucional.
El procedimiento de búsqueda se realiza de igual manera como se explico

anteriormente; utilizando los filtros de búsqueda por oficina, cargo o digitando
Nombre o apellidos.
A continuación frente al funcionario seleccionado se debe realizar las siguientes
acciones; Seleccionar La Instrucción que se da al funcionario, GESTIONAR para
seguir el proceso normal del documento. Estas instrucciones son
parametrizables en su respectivo modulo.
Escribir el Comentario o Justificación para quien se asigna el documento
acerca del trámite o tarea a realizar. Y finalmente asignar un plazo para la
realización de la asignación.
PASO 3. Tramitar, muestra dos mensajes de confirmación se hace clic en

aceptar. De esta manera el radicado pasaría del estado SIN INICIAR TRAMITE, al
estado EN TRANSITO.
ADJUNTAR
Opción que permite adjuntar archivos desde cualquier ubicación de

almacenamiento; para ser asignados a otro funcionario o para ser colaborativo
en la finalización del trámite.
En la ventana de adjuntos se selecciona el archivo a través del botón buscar

(lupa) y se hace clic en el botón AGREGAR para que así quede almacenado el
documento adjunto.
Volviendo al PASO 1 si por el contrario se va a dar respuesta o gestión exitosa al
documento, se debe seleccionar la opción FINALIZAR TRAMITE
PASO 2. El sistema genera la alerta para que se proyecte respuesta si el
documento lo requiere (acción realizada desde la parametrizacion del
comportamiento de las tipologías documentales) en caso contrario se procede
a justificar como se finalizo el proceso.
La proyección de respuesta se hace desde una ventana en la cual se podrá

descargar los formatos del SGC si el tipo documental los tiene asociados
haciendo clic en el icono cargar documento.
Como resultado de este evento se abrirá el formato de SGC en un editor de

texto propio del sistema, en el cual se podrá realizar la respectiva proyección o
también se podrá ABRIR un archivo que ya este elaborado desde cualquier
ubicación o disco de almacenamiento del equipo haciendo clic en el botón
color NEGRO ubicado en la esquina superior izquierda.
Para finalizar se hace clic en GENERAR RESPUESTA; acción que convierte este
archivo de formato Word a PDF.
El sistema internamente realiza la radicación de ese documento de respuesta
como correspondencia enviada. Se genera un numero de radicado nuevo y se
relaciona al radicado de correspondencia recibida. Dejando de esta manera
el tramite en estado GESTION EXITOSA. En esta ventana de proyección a través
de los botones i se puede abrir la información general del documento que está
radicado como correspondencia recibida y del nuevo documento que se creó
como correspondencia enviada.
Se debe tener en cuenta que cuando sea necesario el documento se debe
imprimir, hacer firmar y enviar a ventanilla única para su posterior digitalización
y envío a través de los medios de mensajería. Como también se puede enviar
el documento a través de correo electrónico.
Para consultar los documentos finalizados se hace clic sobre el estado GESTION
EXITOSA de la bandeja de gestión documentos. Usando el botón i de cada
radicado abre la ventana de información general del documento. Para ver el
documento asociado a la respuesta se hace clic en el botón DOCS.
ASOCIADOS, como muestra la imagen.
Como resultado se observa la ventana con los documentos asociados, el
número de radicado de cada uno y el icono VER RESPUESTA para abrir el
documento, como muestra la imagen.
MÓDULO CONTROLDOC REPORTS (REPORTES)
Este módulo genera diferentes informes; tales Planilla de Distribución, Radicados

Vencidos a la Fecha, Radicados por Vencer; los cuales se pueden imprimir o
exportar a Microsoft Word, Excel y PDF.
- PLANILLA DE DISTRIBUCION POR RUTAS PREDEFINIDAS

Genera el listado de radicados y el orden de entrega según una ruta específica
y el periodo de tiempo u horas que se ingrese en los campos señalados. Al
hacer clic en el botón GENERAR INFORME, se abre la ventana nueva con la
información requerida.
- RADICADOS VENCIDOS A LA FECHA
Lista los documentos radicados, que al día en que se genera el reporte ya
tienen vencido su plazo de dar respuesta. Al abrir la ventana se hace clic en el
botón GENERAR REPORTE.
- RADICADOS POR VENCER
Lista los documentos radicados, que aun no ha vencido su plazo de dar
respuesta. Al abrir la ventana se hace clic en el botón GENERAR REPORTE.
- RADICADOS CONTESTADOS DENTRO DEL TERMINO
Lista los documentos radicados, que han sido contestados dentro del plazo
mínimo establecido para dar respuesta. Al abrir la ventana se selecciona el
periodo de tiempo y se hace clic en el botón GENERAR REPORTE.
- RADICADOS CONTESTADOS FUERA DEL TERMINO
Lista los documentos radicados, que han sido contestados por fuera del plazo
mínimo establecido para dar respuesta. Al abrir la ventana se selecciona el
periodo de tiempo y se hace clic en el botón GENERAR REPORTE.
- RADICADOS ANULADOS EN UN PERIODO DE TIEMPO
Reporte que permite listar la cantidad de tramites anulados en un periodo de
tiempo determinad. Para generar el reporte se selecciona la fecha y se hace
clic en el botón GENERAR
- TOP PENDIENTES POR FUNCIONARIO
Reporte que permite listar la cantidad de trámites pendientes que tiene cada
funcionario; se utilizan filtros de búsqueda por Funcionario especifico, por
Unidad Administrativa y Oficina Productora. Para generar el reporte se hace
clic en el botón BUSCAR
- REPORTE CONSOLIDADO POR PQR Y DERECHOS DE PETICION

Reporte que consolida y totaliza la cantidad de trámites radicados en un
periodo de tiempo y según el tipo de documento
- REPORTE RADICADOS EN UN PERIODO DE TIEMPO
Reporte que muestra el listado de trámites radicados en un periodo de tiempo,
el cual se puede filtrar por tipo de documento, secretarias u oficinas.
- REPORTE RADICADOS EN UN PERIODO DE TIEMPO POR USUARIO
Reporte que muestra el listado de trámites radicados en un periodo de tiempo,
el cual se puede filtrar por tipo de documento, secretarias u oficinas y por
usuario que radico
SALIR DE CONTROLDOC
Se hace clic para salir completamente del sistema o para iniciar sesión con otro
usuario.
Clic en SI, para confirmar la acción de salir del sistema. Se abre de nuevo a la
ventana de Login y password.

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Villavicencio, META – COLOMBIA

ControlDoc cuenta con diferentes módulos funcionales; Módulo de

MODULO DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA...…………………………………..….. 6

MODULO CONTROLDOC COMMUNICATIONS……………….…………....……….. 41

CONTROLDOC CAPTURE (DIGITALIZADOR)………………………….…….….…..… 59

MODULO CONTROLDOC MAGNAGEMENT…………………………………………. 64

MÓDULO CONTROLDOC REPORTS (REPORTES)……………………………………. 82

Para el ingreso a CONTROLDOC, se digita el USUARIO – LOGIN y el PASSWORD o

Cuando se olvida el usuario o password, es necesario escribir el mail o correo

Ventana donde se registra los datos básicos de la entidad, se configura el logo

Como resultado de este evento se carga la ventana de Creación y Edición, en

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En esta ventana permite configurar los PERMISOS de acceso en el aplicativo

Como resultado de este evento se carga la FUNCIONALIDAD en la parte inferior

Ventana en la que través del icono BUSCAR se realiza la consulta y auditoria de

-BOLSAS – BOLSAS DE TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

En esta ventana se crea el listado general de TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

Haciendo clic sobre este icono se puede realizar la asociación de los

Como resultado de este evento se carga la ventana de Creación y Edición, en

De allí se abre la ventana de comportamiento en la cual se configura para

Se realiza la configuración de los parámetros inherentes al proceso de gestión

Como resultado de este evento se carga la ventana de Creación y Edición, en

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- MEDIOS DE RECEPCION / ENVIO

Como resultado de este evento se carga la ventana de Creación y Edición, en

Para agregar detalles o asociarlos a una ruta es necesario diligenciar el campo

Modulo en que se realiza la consulta y radicación de documentos o solicitudes

Como resultado de este evento se carga la ventana de Información general

Muestra la imagen digital de cada documento realizada desde el proceso de

Muestra la trazabilidad o movimientos que tiene cada documento en su

Ventana que muestra los documentos adjuntos o asociados al documento que

Muestra documentos o archivos que se hayan adjuntado a la asignación o a la

Para la radicación de cada documento se realiza una serie de pasos

PASO1. Seleccionar la clase de correspondencia que se va a radicar, haciendo

PASO2. Seleccionar el medio de recepción de la correspondencia y la

PASO 4. Diligenciar la información básica del documento que se está

PASO 5. Seleccionar el funcionario a quien está dirigido el documento o

En la ventana de funcionarios permite usar criterios de búsqueda como oficinas

En la ventana de búsqueda, permite realizar usar criterios como nit o cc,

Software que permite escanear, asociar y almacenar la imagen digital de

CONFIGURACION DEL DIGITALIZADOR

Para iniciar la digitalización se selecciona en la barra de herramientas en la

Como resultado de este evento se abre la ventana inicial de digitalización;

Ventana que permite realizar la anulación de radicados; cuando sea

Esta ventana muestra la bandeja de documentos que se asignan o han sido

Opción que permite realizar la búsqueda de un documento especifico o de

Muestra la trazabilidad o movimientos que tiene cada documento en su

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Muestra documentos o archivos que se hayan adjuntado a la asignación o a la

Este evento consiste en darle gestión o trámite a un documento específico,

El procedimiento de búsqueda se realiza de igual manera como se explico

PASO 3. Tramitar, muestra dos mensajes de confirmación se hace clic en

Opción que permite adjuntar archivos desde cualquier ubicación de

En la ventana de adjuntos se selecciona el archivo a través del botón buscar

La proyección de respuesta se hace desde una ventana en la cual se podrá