PROCESO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

OBJETIVO
Definir y establecer los lineamientos para la creación y actulizacion de los documentos del Sistema Integrado de Gestión con un modelo de gestión integral de
ambiente y seguridad y salud en el trabajo de la empresa de FERRELECTRICOS MORENO FEM
ALCANCE
Estos lineamientos se establecen para ser aplicados por los lideres de proceso con el fin de dar cumplimiento al control de gestion Documental y toda la norma
Integrado de Gestión de la empresa de FERRELECTRICOS MORENO FEM
ESTRUCTURA DOCUMENTAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

DEFINICIONES
Control de documentos: Hace referencia a las actividades que contribuye con la aprobación, control y administración de los documentos de tal forma que apo
procesos del SGI
Documentación: Conjunto de documentos con los que cuenta una organización.
Divulgación: Acciones encaminadas a la publicación, extensión o puesta al alcance delpúblico la documentación de una organización.
Caracterización de proceso: Estructura que permite identificar los rasgos distintivos de los procesos. Establece su objetivo, la relación con los demás procesos,
transformación a través de las actividades que desarrolla y las salidas del proceso, se identifican los proveedores y clientes; los cuales pueden ser grupos de val
o usuarios, que pueden ser internos o externos.
Emisor: Persona que emite o produce el documento.
Elaboración: Transformar o editar los datos o la información de un proceso y plasmarlos en un medio de soporte, para obtener un documento.
Política: es un documento que debe ser aprobado por la alta dirección con el fin de plasmar sus intenciones generales y orientaciones sobre lo que está tratand
su compromiso para
Procedimiento: conseguirlo
documento frente a identificar
que permite un tema específico
lógica, secuencial y detalladamente las actividades a desarrollar para la generación o prestación de un prod
proceso
Guía: documento que brinda orientaciones generales para desarrollar una actividad específica. Sirvepara explicar cómo debe hacerse algo. Para que la guía sea
importante que sea clara, precisa y concisa
Manual: instrumento administrativo que se elabora para determinar en forma explícita, ordenada y sistemática la información sustancial de una materia con e
mayor grado de comprensión de su funcionamiento. A diferencia de una guía, el manual se caracteriza por ser un documento más robusto y con mayor detalle
respecto a la materia mencionada anteriormente, la cual incluye varias actividades
Instructivo: sirve para explicar detalladamente el diligenciamiento de un formato

Formato: es un documento donde se registra información relacionada con una actividad, procedimiento o proceso y contiene los datos sobre un hecho, evento
sujeto a control. El formato diligenciado corresponde a la evidencia o registro del funcionamiento del SIG y es un insumo para la toma de decisiones del proces
de carácter obligatorio; ya que permite evidenciar el funcionamiento de operación por procesos.
Plantilla: estructura predefinida para ser diligenciada y red memorandos, oficios, circulares, decretos, resoluciones y otros documentos similares que por su us
considerados como formatos.
Código: identificación alfanumérica de los procesos, procedimientos y demás documentos del SIG.
Versión: identificación numérica que se coloca al documento para controlar su actualización, va desde 1.0 hasta n, la versión de un documento identifica los ca
mismo
Anexos: información adicional adjunta al final de un documento que sirve de apoyo para profundizar la comprensión del tema tratado y facilitar la aplicación d
descritas. Incluye diagramas, gráficas u otros documentos relacionado
Normativa: conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite regular una materia, actividad o sector específico. Incluye la constitución políti
resoluciones, normas y reglamentos técnicos, entre otros.
ASPECTOS GENERALES
Toda la documentación del SIG de la empresa de FERRELECTRICOS MORENO FEM debe ser coherente, clara, sencilla, actualizada, concreta y uniforme, a su ve
solamente las explicaciones y definiciones estrictamente necesarias y la redacción de las actividades debe hacerse en tercera persona.
La actualización de documentos incluye la creación, modificación o eliminación de cualquier documento del SIG de la empresa de FERRELECTRICOS MORENO F
realizada poractualización,
La revisión, los líderes desocialización
proceso, según lo señalado ende
y mantenimiento el la
procedimiento “Control
documentación de los de Documentos”
diferentes proceso estará a cargo del líder de proceso de la empresa de FE
MORENO FEM
Es compromiso de los líderes y facilitadores de los procesos y de los líderes de las políticas, entender, aplicar y difundir las directrices consignadas en este docu
equipos de trabajo de la empresa de FERRELECTRICOS MORENO FEM
ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FERRELCTRICOS MORENO FEM
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de página.
Tipo de letra Arial 11 y/o calibri 11
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

Fecha de Emisión Fecha última versión

EMISOR DD/MM/AA DD/MM/AA Pág. 1 de

ENCABEZADO
EMISOR El encabezado se aplicará a los siguientes documentos Manuales, Caracterizaciones, Políticas, Procedimiento, Instructivos, Gu
El encabezado se aplicará a los siguientes documentos Manuales, Caracterizaciones, Políticas, Procedimiento, Instructivos, Guías y Formatos
Tipologia documental: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el documento que se está elaborado, se cita tambien el ti
Fecha de Emisión: Se decribe la fecha elaboracion y/o producción del documento
Fecha última version: fecha del ultimo cambio o actulizacion del documento de acuerdo a las observaciones justificadas por los lideres de proceso.
Código: identificación alfanumérica de los procesos, procedimientos y demás documentos del SIG.
Versión: identificación numérica que se coloca al documento para controlar su actualización, va desde 1.0 hasta n, la versión de un documento identifica los ca
mismo
Numeración: la cantidad de paginas de enumeradas
CONTENIDO

El contenido del documento esta establecido por los linemientos de estructura, buena redacción, ortografía, con el fin de controlar los documentos de origen i
organización con el fin de tener información clara y concisa cumpliendo con estandares de calidad y comunicación de la Empresa Ferrelectricos Moreno FEM
 PIE DE PAGINA

En este campo se diligencia toda la información necesaria de contacto de la empresa Ferrelectricos Moreno FEM en comunicaciones internas y externas, como
figura:
CARLOS FERNANDO MORENO CARRILLO Dirección Diagonal 62 Nº 17A -55 SUR Barrio Meissen Bogotá -
FERRELECTRICOS MORENO FEM Teléfono 601-7659667 - Celular 3153247160
NIT 79.444.613-8 E-mail FerrelectricosSSGSST@gmail.com
INFORMACION ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO

Los tamaños y contenido base de los formatos son acordes con las necesidades propias de cada actividad, buscando la racionalización en su uso para los registr
Para la elaboración de los formatos que hacen parte del SIG, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Analizar si la información que se va a registrar se puede estandarizar, es decir que siempre se requerirán los mismos datos.
• Que la información solicitada requiera un orden o secuencia especifica.
• Canalizar la disponibilidad de la información en un solo documento.
• Definir los campos necesarios para que la información registrada proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea, de manera coherente y
• Que la información que se requiera registrar en el formato sea diligenciada por clientes internos del.
• Que no se trate de información estandarizada en sistemas de información, para evitar duplicidad.
• Debe tener relación directa con alguna actividad de las tipologías documentales previamente definidas.
CONTENIDO MÍNIMO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTO

La elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión se rige en su contenido por los parámetros indicados en el del presente documento "Parámet
codificación de documentos del Sistema Integrado de Gestión", alineados con la estructura definida en la pirámide documental. Así mismo, cada una de las tipo
en sus formatos o plantillas da orientaciones generales para su diligenciamiento.

CONTROLES
Se identificarán como controles aquellas actividades o mecanismos orientados a comprobar o inspeccionar el cumplimiento de uno o varios requisitos definido
controles que se determinen como necesarios para el desarrollo de un proceso y/o el logro de los objetivos, pueden incluirse en los diferentes niveles documen
aquellos que responden a riesgos
ELABORACION DE DOCUMENTACION
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
La codificación de los documentos será asignada únicamente por el Administrador del "Listado Maestro de documentos del Sistema Integrado de Gestión" (res
de proceso). La identificación alfanumérica que se le da a cada documento generado se compone de:

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Tipo Código de identificación
Manuales MA
 Caracterizaciones CR
Políticas PO
Procedimiento PT
Instructivos INS
Guías GS
Formatos FM
Siglas de procesos SIGLA
Gestion Contractual CT
Gestion administrativa AD
Gestión Juridica JU
Gestion Financiera FN
Gestion Talento Humano TH
Produccion y Transporte PT
Finalmente, dos caracteres más para manuales, procedimientos y formatos que identifican el consecutivo del documento (01, 02, 03, … Etc) Nota Los códigos d
hayan sido eliminados no podrán ser utilizados nuevamente.

Si se actualiza el procedimiento "Procedimiento para la gestión

TIPOLOGIA DOCUMENTAL (Que tiene asignado el numero versión 02)
Versión 02
ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS
La solicitud no debe afectar el cumplimiento de requisitos legales.
La solicitud no debe afectar el cumplimiento de los requisitos de los modelos referenciales que hacen parte del SIG.
La solicitud no debe afectar a los involucrados o participantes según el tipo documental.
La solicitud no debe afectar la normatividad interna de la entidad.

CAMBIO DE VERSION
El cambio de versión está determinado por la magnitud del ajuste a realizar.
Si la actualización del documento comprende cambios significativos en su identificación (nombre o codificación); modificación del objetivo o alcance;
modificación de actividades (proveedores, entradas, actividad, responsable, descripción de actividad, puntos de control, salidas, clientes); procede el cambio d
para formalizar el documento.
Cuando se considere que la modificación no afecta el contenido y alcance del documento como: imagen institucional (Logo FERRELECTRICOS MORENO FEM, co
errores de ortografía y listas desplegables al interior de los formatos, no se cambia la versión.
Se realizarán los ajustes a los documentos del repositorio digital y se conservarán en físico o magnético los documentos firmados (aprobados) hasta que se req
actualización.
Para efectos de trazabilidad, los documentos que sean modificados en cuanto al tipo de documento cambiarán su código (para adoptar la nomenclatura corres
tipo de documento que se adopte) y se actualizará su versión, teniendo en cuenta el consecutivo que traía de su tipo documental anterior.
Diligenciamiento del listado maestro de documentos del SIG
Relaciona el número de identificación que le fue asignado al documento que se actualizó.
Ejemplo: Si se actualiza el procedimiento "Procedimiento para la gestión integral de riesgos" PT-PG-01. (Que
numero 02) se relaciona el número 02 en el nuevo registro. En caso de eliminación de documento se borra e
No ID registros relacionados, este indicará eliminado en la columna de vigencia del documento. El número es la cé
no puede haber diferentes documentos con el mismo número.

Proceso
Selecciona de la lista el proceso al cual está asociado el documento. Ejemplo: Produccion y Transporte
Nombre del documento Diligencia el nombre del documento que se actualizó, en caso de cambiar el nombre se indica como quedó d
Codigo Diligencia el código del documento, en caso de cambio de código del documento se indica como quedó defi
fecha aprobación Diligencia la fecha de aprobación del documento en formato día/mes/año.
Descripciòn actualizacion En este campo se describen los cambios realizados al documento cuando se ha gestionado una actualización
un nuevo documento se registra la justificación de su creación y si se elimina el documento se escribe la fec
la eliminación con su debida justificación.
Ejemplo: se modificó el objetivo y alcance del procedimiento.

Responsable del documento Selecciona de la lista el cargo del responsable de la revisión del documento. Ejemplo: Lider proceso.

Vigencia del docuemento Una vez relacionado el No ID, éste indicará que el documento es el vigente y la versión anterior la marcará a
obsoleto.
NOTA 1 La protección de las versiones digitales de los documentos está sujeta a las Políticas y controles establecidos desde el proceso de Gestión de tecnología
comunicaciones.
Las versiones obsoletas en medio físico se retiran de la carpeta y se destruyen (no pueden utilizarse como papel de reciclaje), dichas versiones en medio digital
carpeta denominada "OBSOLETOS" del mencionado disco privado de red.

NOTA 3 Siempre que se genere un documento utilizado para la gestión de la entidad (como memorando, plantillas y solicitudes de información, entre otros), e
la asesoría del Administrador SIG. Esto con el propósito de determinar si dicho documento debe ser incluido formalmente en el Sistema Integrado de Gestión y
no incluirlo, no se utilizará la codificación establecida en este manual, ni ninguna otra, con evitar de este modo confusiones que se puedan presentar.
 Código: MN
Versión: 01
Pagina 1 de 1

n un modelo de gestión integral de la calidad, el medio

estion Documental y toda la norma aplicada al Sistema

 documentos de tal forma que aporten valor a los

nización.
a relación con los demás procesos, los insumos, su
os cuales pueden ser grupos de valor o partes interesadas

ner un documento.
ntaciones sobre lo que está tratando de lograr, así como
eneración o prestación de un producto o servicio del

e hacerse algo. Para que la guía sea útil y funcional es

ón sustancial de una materia con el fin de generar un
o más robusto y con mayor detalle de argumentación

e los datos sobre un hecho, evento, suceso o acción

a la toma de decisiones del proceso, por lo que su uso es

ocumentos similares que por su uso no pueden ser

de un documento identifica los cambios que ha tenido el

ma tratado y facilitar la aplicación de las actividades

ecífico. Incluye la constitución política, leyes, decretos,

zada, concreta y uniforme, a su vez debe incluir

a persona.
sa de FERRELECTRICOS MORENO FEM, la cual debe ser
der de proceso de la empresa de FERRELECTRICOS

rectrices consignadas en este documento frente a sus

COS MORENO FEM

específico y un pie de página.

mo lo señala en la siguiente figura:

MA-GD-01

Versión. 01

Pág. 1 de

as, Procedimiento, Instructivos, Guías y Formatos

uías y Formatos
stá elaborado, se cita tambien el tipo de documento objeto de control (Manuales, Caracterizaciones, Políticas, Procedimiento, Instructivos, Guías y Formatos), información que re

los lideres de proceso.

de un documento identifica los cambios que ha tenido el

ntrolar los documentos de origen interno y externo de la

resa Ferrelectricos Moreno FEM
caciones internas y externas, como señala en la siguiente

A -55 SUR Barrio Meissen Bogotá - Colombia

7659667 - Celular 3153247160
lectricosSSGSST@gmail.com

nalización en su uso para los registros.

os.

d o tarea, de manera coherente y eficiente.

del presente documento "Parámetros para creación y

tal. Así mismo, cada una de las tipologías documentales

de uno o varios requisitos definidos o especificados. Los

e en los diferentes niveles documentales, priorizando

Sistema Integrado de Gestión" (responsables los lideres

Código de identificación
MA
 CR
PO
PT
INS
GS
FM
SIGLA
CT
AD
JU
FN
TH
PT
1, 02, 03, … Etc) Nota Los códigos de los documentos que

nto "Procedimiento para la gestión financiera" PT-FN

ero versión 02)
Versión 02
odificación del objetivo o alcance; eliminación, adición o
das, clientes); procede el cambio de versión y los pasos

ERRELECTRICOS MORENO FEM, colores identificativos),

ados (aprobados) hasta que se requiera una nueva

ra adoptar la nomenclatura correspondiente al nuevo

ental anterior.

que se actualizó.
ntegral de riesgos" PT-PG-01. (Que tiene asignado el
minación de documento se borra el # de todos los
del documento. El número es la cédula del documento y

plo: Produccion y Transporte

el nombre se indica como quedó definido.

umento se indica como quedó definido.

o.
se ha gestionado una actualización, en caso de que sea
ina el documento se escribe la fecha en la que se solicitó

o. Ejemplo: Lider proceso.

e y la versión anterior la marcará automáticamente como

el proceso de Gestión de tecnologías de la información y

, dichas versiones en medio digital se guardan en una

des de información, entre otros), es necesario contar con

n el Sistema Integrado de Gestión y cuando se determine
que se puedan presentar.