ACUERDO 50 DE 2000

Categoría Aspecto a verificar Cumple (Sí/No)

Condiciones Verificar que las condiciones de temperatura, humedad y

ambientales ventilación sean adecuadas para la conservación de los documentos.

Protección contra Asegurar la existencia de sistemas de detección y extinción de

incendios incendios y capacitación del personal en su uso.

Implementar medidas para prevenir daños causados por el agua,

Protección contra como ubicación de documentos en estanterías elevadas e inspección
inundaciones periódica de instalaciones.

Establecer un programa de control de plagas para evitar infestación

Control de plagas de insectos y roedores que puedan dañar los documentos.

Manipulación de Capacitar al personal en la manipulación adecuada de los

documentos documentos, evitando daños físicos y químicos.

Contar con los materiales y equipos necesarios para la conservación

y restauración de documentos, así como para la prevención y
Materiales y equipos atención de situaciones de riesgo.

Adoptar y evaluar periódicamente una política de conservación

Política de documental a nivel de la microempresa, siguiendo las directrices del
conservación Archivo General de la Nación.
 ACUERDO 049 DE 2000

Cumple OBSERVAC
Categoría Aspecto a verificar (Sí/No) IONES

Ubicación Asegurar que el archivo esté ubicado en un área libre de

del archivo riesgos de inundación, incendio y otros desastres naturales.

Garantizar que el espacio del archivo sea suficiente y esté

Espacio y distribuido de manera adecuada para facilitar el acceso y la
distribución conservación de documentos.

Condiciones Mantener condiciones ambientales adecuadas, como temperatura

ambientales y humedad controladas, para preservar los documentos.

Iluminación y Asegurar una iluminación y ventilación adecuadas en el área del

ventilación archivo, evitando la exposición directa a la luz solar.

Seguridad y Implementar medidas de seguridad y protección para prevenir el

protección acceso no autorizado, robos y daños a los documentos.

Mantenimiento
de Realizar un mantenimiento periódico de las instalaciones del
instalaciones archivo, incluyendo la limpieza y reparación de áreas dañadas.
048

Cumple Cumple
Punto Descripción (Sí) (No)

Verificar que la microempresa esté debidamente registrada

Registro legal y cumpla con los requisitos legales para operar.

Licencias y Obtener las licencias y permisos requeridos según la

permisos actividad comercial de la microempresa.

Establecer una adecuada gestión contable, incluyendo la

Gestión contable llevanza de libros contables y cumplimiento tributario.

Cumplir con las obligaciones de seguridad social para los

Seguridad social empleados, como afiliación a salud, pensiones, etc.

Contratos Realizar contratos laborales adecuados y cumplir con las

laborales regulaciones laborales en cuanto a horarios, salarios, etc.

Protección de Cumplir con la normativa de protección de datos personales

datos y establecer medidas de seguridad para la información.

Evaluar la necesidad de adquirir seguros para proteger la

Seguros empresa y sus activos.

Medidas de Implementar medidas de seguridad físicas y digitales para

seguridad proteger los activos de la empresa.

Salud Cumplir con las normas de salud ocupacional y brindar

ocupacional condiciones seguras y saludables a los empleados.

Normas Respetar y cumplir con las normas ambientales

ambientales correspondientes a la actividad de la microempresa.
decreto

Cumple Cumple
Punto Descripción (Sí) (No)

Designación de Designar a los responsables de la gestión documental,

responsables estableciendo claramente sus roles y responsabilidades.

Desarrollar planes de gestión documental que incluyan

Elaboración de planes las políticas, procedimientos y acciones para la gestión
de gestión eficiente de los documentos.

Identificar los documentos generados o recibidos por la

Identificación de microempresa y establecer los criterios para su
documentos clasificación y organización.

Valoración y
selección de Evaluar los documentos para determinar su valor y
documentos establecer los plazos de retención adecuados.

Transferencia de Establecer los procedimientos y requisitos para la

documentos al transferencia de documentos al archivo, incluyendo el
archivo inventario y la documentación asociada.

Organización y Organizar y describir los archivos de acuerdo con las

descripción de normas y estándares establecidos, facilitando su
archivos búsqueda y acceso.

Conservación y Implementar medidas para la conservación y

preservación de preservación de los documentos, asegurando su
documentos integridad y protección a largo plazo.

Garantizar el acceso oportuno y adecuado a la

Acceso a la información contenida en los documentos, asegurando
información la confidencialidad y privacidad según corresponda.

Cumplir con los requisitos técnicos y de seguridad para

Digitalización de la digitalización de documentos, asegurando la
documentos autenticidad e integridad de los documentos digitales.

Brindar capacitación al personal en materia de gestión

documental, incluyendo el manejo adecuado de los
Capacitación del documentos y el uso de herramientas y sistemas de
personal gestión.
LEy

Cumple Cumple
Punto Descripción (Sí) (No)

Identificar los documentos generados o recibidos por la

Identificación de empresa, estableciendo su contenido, contexto y
documentos características para su adecuada gestión.

Clasificación y Clasificar y organizar los documentos de acuerdo con

organización de criterios establecidos, facilitando su recuperación y
documentos consulta cuando sea necesario.

Evaluar los documentos para determinar su valor

Valoración y administrativo, legal, fiscal, histórico o cultural,
selección de estableciendo plazos de retención y disposición
documentos adecuados.

Transferencia y Definir los procedimientos para la transferencia y

disposición de disposición final de los documentos, considerando su
documentos valor y cumplimiento de los requisitos legales.

Conservación y Implementar medidas para la adecuada conservación y

preservación de preservación de los documentos, asegurando su
documentos integridad y accesibilidad a lo largo del tiempo.

Establecer los mecanismos y procedimientos para facilitar

el acceso y consulta de los documentos por parte de las
Acceso y consulta personas autorizadas, garantizando la confidencialidad y
de documentos privacidad cuando sea necesario.

Establecer medidas de seguridad física y lógica para

Seguridad de los proteger los documentos contra pérdidas, daños,
documentos alteraciones o accesos no autorizados.

Realizar la digitalización de documentos de acuerdo con

los requisitos técnicos y legales, garantizando la
Digitalización de autenticidad, integridad y accesibilidad de los
documentos documentos digitales.

Brindar capacitación al personal en materia de gestión de

documentos, promoviendo su adecuado manejo,
Capacitación del organización y uso de las herramientas y sistemas de
personal gestión documental.

Realizar auditorías y seguimiento periódico para evaluar

el cumplimiento de las políticas y procedimientos
Auditoría y establecidos, identificar áreas de mejora y garantizar la
seguimiento efectividad de la gestión documental.