Integrantes: Brenda Juilieth Peña Suarez, Brayan Stiven Cañon , Maria Yazmin CaperaLlozano
No. de Pyme:
PYME:
Instrumento
Fecha de entrega
No. archivístico a Concepto y/o definición del Instrumento archivístico
(Elaboración)
desarrollar
El diagnóstico al ser integral permite evaluar al
máximo de variables involucradas en la
preservación, mantenimiento y control documental;
así se divide en tres partes: A. Identificación, B.
Infraestructura física del Archivo y C. Características
de la documentación. Estas van de lo general a lo
particular. Inicia con la evaluación de la entidad y del
archivo en sus aspectos administrativos, continúa
con la revisión dela infraestructura y dotación y
termina con el monitoreo específico de la
DIAGNOSTICO documentación en su estado de conservación y
1 4/5/2021 deterioro
INTEGRAL
Son principios amplios, flexibles y en permanente
construcción por medio de los cuales el Archivo
General de la Nación concertará la implementación,
el seguimiento y la evaluación de la política pública
para los archivos a través del Sistema Nacional de
Archivos junto con las instituciones que lo
conforman, en el marco de la transparencia y
eficiencia administrativa, el respeto a los derechos
humanos, la convivencia, la solidaridad y la
tolerancia como valores culturales fundamentales.
También se busca crear condiciones para que los
ciudadanos puedan acceder a la información que
REGLAMENTO DE
reposa en los archivos, conocerla, disfrutarla como
2 POLITICAS PARA EL 25/6/2021
parte fundamental de la vida política, social y
PGD
cultural del país y lenguaje de la administración
pública.
Es un instrumento archivístico que se expresa en el
listado de todas las series y susbseries documentales
CUADROS DE con su correspondiente codificación, conformado a
3 CLASIFICACION 28/6/2021 lo largo de historia institucional del Archivo General
DOCUMENTAL (CCD) de la Nación. Este instrumento permite la
clasificación y descripción archivística en la
conformación de las agrupaciones documentales.
Permiten la clasificación documental de la entidad
acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
INVENTARIO
4 29/6/2021 los criterios de retención y disposición final
DOCUMENTAL FUID)
resultante de la valoración documental por cada una documentos Es responsabilidad de las entidades del Estado a
de las agrupaciones documentales
Es un instrumento que tiene el proposito de realizar Acuerdo 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los
un listado de documentos organizados en grupos o decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para
en subgrupos (series y subseries). De estas series se la elaboración,presentación,evaluación,aprobación e
les asigna un limite de tiempo para conservación y
permanencia.
TABLAS DE
5 RETENCION 28/6/2021
DOCUMENTAL (TRD)
Las TVD son un listado de asuntos o series y
subseries documentales a los cuales se les
determina un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como su disposición final, y se elaboran y
aplican a los documentos ya producidos y que han
pasado a su segunda o tercera etapa, es decir, a
documentación semiactiva de uso administrativo y
legal ocasional o inactiva que ha dejado de
emplearse con fines legales o administrativos
TABLAS DE
6 VALORACION 28/6/2021
DOCUMENTAL (TVD)
Archivo que formula y documenta a corto, mediano
y largo plazo. el desarrollo sistemático de los
procesos archivísticos encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por una
entidad desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación. Este
debe ser aprobado, publicado, implementado y
controlado.
PROGAMA DE
1 GESTION 25/0672021
DOCUMENTAL (PGD)
6 análoga.
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9 cada una de las fases del archivo para determinar su destino final, eliminación o conservación
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Pyme 1
Llideres y Talento outsorcing S.A.S
Fuentes normativas y/o fuentes documentales para el desarrollo
del Instrumento archivístico
Normas APA
Con la Promulgación de la Ley General de Archivos 594 de 14 de
Julio de 2000, se establece la responsabilidad de la administración
pública y de los funcionarios de archivo en la conservación de los
documentos tanto en soporte papel como los producidos con el
uso de tecnologías de avanzada. En el Título XI -Conservación de
Documentos- de la mencionada Ley, se establece la obligación de
implementar un sistema integrado de conservación en cada una
de las fases del ciclo vital de los documentos. EL DECRETO 029 DEL
2015 Artículo 7°. Diagnóstico Integral de Archivos. Los
responsables de adelantar los procesos de liquidación, fusión,
supresión, privatización, o algunas de cuyas funciones se trasladen
a otras entidades, durante los tres (3) primeros meses de iniciado
el proceso, deberán adelantar un diagnóstico integral de los
archivos, y con los datos obtenidos deberán elaborar un informe
sobre el estado en que se encuentran al momento de iniciar el
proceso.
Las entidades públicas deberán formular una política de gestión
documental constituida por los componentes descritos en el
ARTÍCULO No. 6 del decreto 2609 del 2012 ajusta a la normativa
que regula la entidad alineada con el plan estratégico, el plan de
acción y el plan institucional de archivo-PINAR, y deberá estar
documentada e informada a todo nivel. Artículo 6°. Componentes
de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben
formular una política de gestión de documentos, constituida por
los siguientes componentes.
1. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y
electrónica de las entidades públicas.
2. Conjunto de estándares para la gestión de la información en
cualquier soporte. Información, independiente de su soporte y
medio de creación.
3. Programa de gestión de información y documentos que pueda
ser aplicado en cada entidad.
4. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre
las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de
planeación y los productores de la información.
Metodología o pasos a seguir:
1. identificar los departamentos u oficinas que componen nuestra organización, para ellos
consultamos el organigrama de la empresa donde se refleja su estructura jerárquica
2. conocer las funciones y actividades de cada uno de los departamentos el análisis de las
funciones permitirá conocer las diferentes actividades desarrolladas a lo largo del tiempo, las
cuales se plasman por escrito, dando lugar a las series documentales. Para establecer las
funciones estudiaremos los documentos y la organización de la empresa.
Artículo 5°. Clasificación documental. Las entidades del Estado 3. identificar las series documentales que generan y/o gestionan cada departamento y describirlas
deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo para conocer en detalle quien las gestionan, si son expedientes que tipo de documentos los
resultado es el cuadro de clasificación de documentos, forman, y cualquier otro dato que nos ayude a conocer y definirlas.
representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, su 4. elegir el tipo de cuadro de clasificación que vamos a elaborar: orgánico, funcional, o mixto.
fondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental 5. escoger el tipo de codificación: numérica, alfabética, o mixta.
compuesta. acuerdo 5 de 2013 capitulo 2 clasificacion documental 6. hacer cuadro de clasificación
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación
de las entidades de la
Administración pública elaborar inventarios de los documentos
que produzca en ejercicio de
sus funciones, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes
fases.
Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones” ARTÍCULO 14.
“Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
La documentación de la administración pública es producto y
propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus
recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de
uso público, no son susceptibles de enajenación Decreto 1080 de
Reglamentario del Sector Artículo 2.8.2.2.4 “Inventarios de
través del Secretario General o de otro funcionario de igualo
superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus
veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos
de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y
contratistas. Acuerdo 038 de 2002 “Por el cual se desarrolla el
artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. Ley 734 de
2002 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único.” Artículo
34 “Deberes. Son deberes de todo servidor público:” Numeral 1
Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario,
los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las
ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos
de la entidad.
implementación de las Tablas de Retención Documental y las
Tablas de Valoración Documental.
Decreto 029 del 2015
Artículo 10. Aplicación de tablas de retención y valoración
documental. El Comité de Desarrollo Administrativo en las
entidades del orden nacional y el Comité Interno de Archivo en la
entidades del orden territorial, de acuerdo con sus tablas de
retención documental o tablas de valoración documental,
determinarán aquellos documentos que habiendo cumplido su
tiempo de conservación, podrán ser eliminados, previa
elaboración de un listado de ellos, el cual será sometido a
consideración y aprobación del Comité Evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nación.
El Acuerdo 04 de 2013 establece en su “Artículo 8° Aprobación.
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración
documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo
expedido por el Representante Legal de la entidad, previo
concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y
por el Comité Interno de Archivo en el caso de las entidades del
nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el
acta del respectivo comité.”
El Programa de Gestión Documental - PGD del Ministerio de
Educación Nacional está enmarcado en el cumplimiento de la Ley
594 de 2000 – Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de
Transparencia y Acceso a la Información y el Decreto 1080 de
2015, Libro II Parte VIII Título II Capítulo V – Gestión de
documentos. Así mismo, en el cumplimiento del Artículo
2.8.2.5.10., de este último decreto, el cual obliga a la Entidad a
formular el Programa Gestión Documental (PGD), a corto,
mediano y largo plazo, como parte integral del Plan Estratégico
Institucional y el Plan de Acción Anual.Como instrumento
archivístico el PGD le aporta a la Entidad la línea a seguir para la
definición de los programas a implementar, los responsables y la
programación de acuerdo con las prioridades y el presupuesto
asignado.
Metodología a seguir para la elaboración del Instrumento archivístico
Inicialmente se realizó un diagnóstico integral, en el que se identificaron aspectos como niveles y
tipos de archivos, administración de los archivos, servicios, infraestructura, instalaciones y
depósitos, condiciones preventivas, conservación, almacenamiento y los tipos de estanterías en
los archivo de Líderes y Talento, los resultados encontrados en este diagnóstico fueron archivos
sin técnicas documentales que faciliten el acceso a los documentos, la trazabilidad, seguimiento o
conservación de la documentación, los servicios que se dan en el archivo no se han identificado
claramente, los documentos se encuentra en una bodega en donde se acumula toda la
información de igual forma no hay registros e inventarios documentales en donde se identifique
los tipos de documentos que producen en la empresa. Para completar la elaboración de este
diagnóstico se usó la metodología establecida por el Archivo General de la Nación que permitiera
identificar de una forma más clara las diferentes problemáticas en los archivos de Lideres y
talento las problemáticas identificadas es que no existen instrumentos archivísticos que apoyen
la gestión documental, entre otras problemáticas se encuentran la no aplicación de parámetros
que mejoren la consulta y la organización de la información.
La formulación de políticas en el uso de instrumentos archivísticos en la empresa Líderes y
Talento tendrá como objetivo, crear conciencia institucional en el uso de los diferentes
instrumentos, estas políticas se implementan para apoyar la gestión documental y la función
archivística de la empresa. Dentro de estas políticas deben realizarse manuales, guías, instructivos
para los diferentes procesos aplicados en la gestión documental, que mejoren uso de los
instrumentos archivísticos. Para la ejecución de las políticas se sugiere realizar los siguientes
manuales que cooperen a la estructuración adecuada de gestión Documental.
1. Manual para la aplicación de Instrumentos Archivísticos
2. Manuales de PGD
3. Capacitación y sensibilización a empleados
4. Manuales de Transferencia Documentales
PASOS METODOLÓGICOS PARA HACER TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
• Cumplir el cronograma. Preparar la Transferencia Primaria teniendo en cuenta lo establecido en
la Tabla de Retención Documental
• Seleccionar los expedientes de las series y subseries documentales
• Efectuar el proceso de selección natural
• Ordenación de tipos documentales.
• Folios en la carpeta
• Ordenar los expedientes
• Enumerar lo que se va a transferir
• Dejar constancia en original y copia
• Realizar transferencia documental
• Diligenciar FUID
• Fecha programada en el cronograma de Transferencias
1. Identificación: Reunir los documentos e identificar la procedencia, tipo de documento, etc. y
organizarlos en conjuntos de acuerdo al tipo de documento (series y subseries).
2. Valoración: Creadas las series y subseries se analizan para determinar sus valores primarios
(documentos relacionados con leyes, obligaciones legales, derechos, hacienda pública, registro de
ingresos, movimientos económicos, tramites de la empresa) y secundarios (sirve como referencia
para la reconstrucción de una actividad administrativa) y de esto establecer su permanencia en la
empresa.
3. Selección: Determinar la conservación de los documentos determinando la vigencia de los
documentos y la repetición de los mismos en las series.
4. Eliminación: Seleccionados los documentos de las series que no tienen valor jurídico, legal,
administrativo, histórico y contable. Estos documentos deben ser incluidos en la tabla de
retención documental con un periodo de tiempo asignado de conservación y luego ser eliminado
del archivo luego de cumplirse ese tiempo.
5. En este proceso se debe contar con el apoyo del personal de las áreas administrativas, legales y
contables.
6. En la presentación de las tablas de retención se deben incluir anexos con una introducción y
explicación de la metodología utilizada para su comprensión.
7. El formato de las tablas de retención deberán incluir el nombre de la entidad, y la disposición
final de las series documentales: Conservación total, eliminación, y selección
1. Compilación de información institucional a fin de reconstruir la historia de la entidad que
produjo la documentación, estableciendo fechas de creación y supresión, cambios estructurales,
las funciones y atribuciones, estructuras internas y entidades precedentes.
2. Un diagnóstico en el que se establezca el nivel de organización del fondo, que además brinde
información confiable sobre las entidades que la produjeron, dependencias, asuntos, fechas
extremas y volumen documental en metros lineales.
3. La elaboración y ejecución de un Plan Archivístico Integral que contenga unos objetivos claros e
incluya información sobre el estado de conservación y nivel de organización de los documentos,
cálculos de recursos económicos y humanos, cronograma.
4. Ejecución del Plan Archivístico Integral que comenzará con los procesos de organización
documental
- Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica de la entidad
- Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las
unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de
cada unidad de conservación (carpetas), correspondientes a las diferentes unidades
administrativas.
En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades:
• Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).
• Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.
• Foliación y retiro del material abrasivo.
• Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y cajas.
• Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.
• Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental
adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación afectada
biológicamente.
• Valoración: etapa en la cual se identifica si los documentos poseen valores y primarios y
secundarios y de esta manera se establece el tiempo de retención en el archivo de gestión y el
archivo central y se señala su disposición final
metodologia: normativos, economicos, administrativo, tecnologicos gestion de cambios
Tipo de estudio: El modelo se desarrollará con las pautas del tipo de investigación descriptiva,
que busca caracterizar y analizar la realidad de la situación del proceso de gestión documental de
la pyme con relación con los modelos de gestión de calidad, utilizando la experiencia que posee la
Coordinación Nacional y el jefe de archivo e involucrando a los funcionarios responsables de la
producción, organización y conservación documental en los Archivos de Gestión.
Fuentes de Información. Así mismo, para la recolección de información, se aplicarán entrevistas
estructuradas a los funcionarios responsables de los Archivos de Gestión y se realizarán visitas de
observación, tomando como muestra de la población las áreas administrativas de la empresa
Principal en la ciudad de Bogotá. El objetivo principal será poder establecer el estado y
metodología de organización documental empleado en cada archivo de gestión
Elaboración del diagnóstico: en este proceso tendríamos que decir que partiendo de la
información encontrada y recolectada podemos analizar que prácticamente nosotros como grupo
entraríamos a crearles unos instrumentos que son esencial en la pyme para ello debemos
empezar un plan de trabajo. Estructuración del modelo de gestión
documental. Acorde con los resultados de la investigación, realizados los análisis de la
información recopilada y desarrollado el diagnóstico se procede a desarrollar la estructura de un
modelo de gestión documental coherente, que se ajuste a las necesidades de la organización y
que cumpla con parámetros de calidad.
Sin embargo debemos de tener en cuenta las siguientes fases
Planeación : donde nosotros vamos a Analizar el contexto legal, funcional, administrativo e
institucional de la Gestión Documental para elaborar los instrumentos archivísticos
Producción: donde Generaremos documentos físicos, digitales o electrónicos teniendo en cuenta
el principio de racionalidad, la creación y diseño de formas, formularios y documentos aplicando
el contexto administrativo, legal.
Gestión y tramite: donde se Garantizara la disponibilidad, recuperación, trámite y acceso a la
información generada.
Organización y trasferencia documental: donde se Garantizara desde el Sistema de Gestión
Documental la correcta organización e identificación de los documentos de conformidad con la
Tabla de Retención Documental para los archivos físicos y electrónicos.
Disposición final de los documentos: Asegurar la correcta selección, conservación y eliminación
Preservación a largo plazo: Determinar las acciones a seguir para lograr la adecuada preservación
en el tiempo de los documentos físicos, electrónicos y digitales para la consulta.
Valoración documental: donde se establecerá los tiempos de permanencia de los documentos en
temporal o definitiva