GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

TALLER DE APRENDIZAJE N° 1

Denominación del programa o módulo

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
de formación:
Actividad técnica de aprendizaje - ATA: Organización de archivos de Gestión II

Nombre del taller Reconocimiento Aprendizajes Previos Archivo de Gestión I

Objetivo de aprendizaje del taller:
Descripción del taller:
Preparación (Recursos y medios):
Implementar los contenidos temáticos desarrollados en Archivo de Gestión I
En forma individual, siga las instrucciones del desarrollo del taller y realice la presentación de la temática elejida en la sesión
agendada por el instructor.
https://sena-primo.hosted.exlibrisgroup.com/permalink/f/1j5choe/sena_aleph000019263

Tiempo de ejecución 16 horas

Archivo General de la Nación. Acuerdo 042 de 2002. Criterios para organizar los archivos de Gestión.
www.archivogeneral.gov.co

Archivo General de la Nación. acuerdo 005 de 2013. Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los
archivos. www.archivogeneral.gov.co
Bibliografía y webgrafía:
Archivo General de la Nación. Acuerdo 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo. www.archivogeneral.gov.co

DESARROLLO DEL TALLER

Escuche, observe y lea el material indicado por el instructor , siga las recomendaciones de uso de técnicas y recursos comunicativos

1. Realice la lectura "BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL RECOMENDADAS POR 5 EXPERTOS EN ARCHIVÍSTICA". y complete la tabla ubicada en en e
anexo uno.

2. Teniendo en cuenta el acuerdo 005 de 2013, Criterios basicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos, complete el esquema que se encuentra en el
anexo dos.

3. Diligencie cada uno de los campos que se ilustran en el anexo tres, teniendo en cuenta un mismo ejemplo que integre las agrupaciones documentales y complete el
esquema de las fases del archivo.

4. Lea el acuerdo 002 de 2014 y la cartilla de ordenación de expedientes, por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y diligencie el organizador cognitivo (Anexo cuatro) con la información más relevante del expediente para
socializar en clase.

5. Desarrolle el ejercicio práctico de Clasificación documental, según anexo cinco

Escuche, observe y lea el material indicado por el instructor , siga las recomendaciones de uso de técnicas y recursos comunicativos

1. Realice la lectura "BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL RECOMENDADAS POR 5 EXPERTOS EN ARCHIVÍSTICA". y complete la tabla ubicada en en e
anexo uno.

2. Teniendo en cuenta el acuerdo 005 de 2013, Criterios basicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos, complete el esquema que se encuentra en el
anexo dos.

3. Diligencie cada uno de los campos que se ilustran en el anexo tres, teniendo en cuenta un mismo ejemplo que integre las agrupaciones documentales y complete el
esquema de las fases del archivo.

4. Lea el acuerdo 002 de 2014 y la cartilla de ordenación de expedientes, por medio del cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes de archivo y diligencie el organizador cognitivo (Anexo cuatro) con la información más relevante del expediente para
socializar en clase.

5. Desarrolle el ejercicio práctico de Clasificación documental, según anexo cinco

ENTREGABLE:

Entregue el desarrollo del taller en un documento Excel, con el desarrollo de cada una de las actividades propuestas en el taller, incluya una portada de presentación,
objetivo del taller , conclusiones y referentes bibliográficos. Recuerde subir las evidencias en la plataforma Territorium antes de las 11:30 del día 22 de julio del presente.

Control de documento: Martha Yaneth Rodríguez Veloza, Centro de Gestión Administrativa

 Versión: 01
Código:
GFPI-F-132

IONAL INTEGRAL

E N° 1

GO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

en Archivo de Gestión I
ollo del taller y realice la presentación de la temática elejida en la sesión

ink/f/1j5choe/sena_aleph000019263

16 horas
Criterios para organizar los archivos de Gestión.

. Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los

. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y

general.gov.co

LER
técnicas y recursos comunicativos

OR 5 EXPERTOS EN ARCHIVÍSTICA". y complete la tabla ubicada en en e

y descripción de los archivos, complete el esquema que se encuentra en el

mismo ejemplo que integre las agrupaciones documentales y complete el

cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación,

vo (Anexo cuatro) con la información más relevante del expediente para
 técnicas y recursos comunicativos

OR 5 EXPERTOS EN ARCHIVÍSTICA". y complete la tabla ubicada en en e

y descripción de los archivos, complete el esquema que se encuentra en el

mismo ejemplo que integre las agrupaciones documentales y complete el

cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación,

vo (Anexo cuatro) con la información más relevante del expediente para

actividades propuestas en el taller, incluya una portada de presentación,

taforma Territorium antes de las 11:30 del día 22 de julio del presente.
Fecha
7/6/2023
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

FICHA 2558507

APRENDIZ
NATALIA ALVAREZ MOLANO

INSTRUCTOR
MARTHA YANETH RODRIGUEZ

BOGOTA D.C, 25 DE JULIO DE 2023

 BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOC
AUTOR PALABRAS CLAVES

MARGARITA MARIA TORRES RODRIGUEZ

Conocer, fortalezas, debilidades, estadisticas

IGNACIO MANUEL EPIYANO PUSHAIVA

dianosticar,norma, documental, articulo, enfoque

NELLY DEL CARMEN PANESSO ARIAS

empresa, empleados, plantillas

OSCAR BETANCURT BETANCURT

generar, confianza, proceso, asistencial

SERGIO GOMEZ FLOREZ

clsificar, indentificar
CAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
REDACTE UNA BUENA PRÁCTICA DE ACUERDO BENEFICIO PARA LA EMPRESA
CON LA FORMACIÓN Y EXPERIENCIA LABORAL

se debe actualizar los inventarios con frecuencia para darle un

buen manejo a la soluciones que nos exija la entidad o facilitar la busqueda de las consultas de los
empresa expedientes solicitados por la entidad

se debe llevar un buen diagnostico para saber cuanto

avanzamos en el proceso que se esta manejando y asi poder cubrimiento de las necesidades que la empresa
saber cuanto se avanza solicita o busca

nos permite reconocer las areas de la empresa para asi poder se incluira el manejo practico y eficiente en el
llevar una buena clasificaciond e los expedientes momento de la clasificacion

puntos criticos de un archivo y asi poder capacitar a los

empleados para darle un mejor manejo a los documentos que manejo practico en el momento de clasificar los
se manejan documentos

la clasificacion de los documentos sea en fisico para poder

identificar los aspectos principales y asi poder desempeñar un permite que la empresa obtenga un conocimiento
mejor de los documentos que se manejen en ella
 ORGANIZADOR GRÁFICO PROCESO DE ORGA

CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN

proceso por el cual se realiza una separacion generar secuencias dentro de las
teniendo en cuenta su procedencia, entidad, agrupaciones documentales definidos en
area y valor que se le ha dado en la empresa fase de la clasificacion

EJEMPLO EJEMPLO

- alfa numerico
- cuadro de clasificacion - cronologico
- tabla de valoracion documental - geografico
- tabla de retencion - principio de orden
CO PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

RDENACIÓN DESCRIPCIÓN

rar secuencias dentro de las es el analisis que se materializa en

nes documentales definidos en la representaciones que permite la identificacion
fase de la clasificacion , localizacion y recuperacion de informacion

EJEMPLO EJEMPLO

- alfa numerico - fui

- cronologico - hoja de control
- geografico - rotulo
- principio de orden
 ANEXO DOS: AGRUPACIONES DOCUMENTALES

1.    EJERCICIO PRÁCTICO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Diligencie cada uno de los campos, teniendo en cuenta
ejemplo que proyecte las agrupaciones documentales en una empresa.

FONDO instituto de desarrollo

urbano
SECCIÓN direccion tecnica de
SUBSECC gestion contractual
IÓN direccion tecnica de
SERIE gestion contractual
contratos
SUBSERI
E contratos
interventoria
unidad
UNIDAD
DOCUMENTAL
documental
compuesta minuta
contrato
acta
reunio
TIPOLOGÍA n
DOCUMENTAL
co
nv
eni
o

EXPLICACIÓN FASES DEL ARCHIVO

archivo de archivo archivo

gestion central historico

 -archivo de alta consulta  es la ultima fase del

- expedicentes abiertos
se documento donde reposa y
cumpliran tiene un valor secundario
- documentos activos
los
- oficina productiva
tiempos de
 -archivo de alta consulta  es la ultima fase del
- expedicentes abiertos
se documento donde reposa y
cumpliran tiene un valor secundario
- documentos activos
los
- oficina productiva
tiempos de
- instrumentos la trd
- trd
- fuit se debe
validar la
disposicion
final de los
documentos
LES

e los campos, teniendo en cuenta un

archivo
historico

la ultima fase del

umento donde reposa y
ne un valor secundario
 la ultima fase del
umento donde reposa y
ne un valor secundario
 CUADRO DE CLASI

FONDO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO

HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE 3210 Subdireccion administrativa 3212

3210 Subdireccion administrativa 3212

3210 Subdireccion administrativa 3212

3210 Subdireccion administrativa 3212

ELABORADO POR: ___________________________________________

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL POR SECCIONES

SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO

Division Recursos Humanos 1 actas 1.1
1.2
Division Recursos Humanos 2 contratos 2.1

Division Recursos Humanos 3 historias 3.1

Division Recursos Humanos 4 informes 4.1

4.2
5 planes 5.1
6 programas 6.1
6.2
6.3
SECCIONES
SUBSERIE
actas comité salud ocupacional
actas de equipo de trabajo
contratos laborales
historias laborales
informes de actividades
informes de gestion
planes de capacitacion salud ocupacional
programas de capacitacion
programas de salud ocupacional
programas individual de desarrollo
TIPOLOGÍA
afiliacion a fondo de pensiones
afiliacion E.P.S.
constancias laborales
formulario registro salud ocupacional
verificacion de antecendentes judiciales
afiliacion a caja de compensacion familiar
afiliacion a fondo de pensiones
afiliacion E.P.S.
calificacion medica apto o no apto
certificado de capacitacion
certificado de induccion
comunicado de nombramiento
declaracion juramentada de bienes y renta
examen de serologia
formatos hoja de vida
formulario registro salud ocupacional
liquidacion de vacaciones
llamado de atencion
pruebas psicontecnicas
verificacion de antecendentes judiciales