ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Y GESTION DE ARCHIVO

MODULO 4

GESTION DEL TRAMITE

DOCUMENTARIO

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN

SEMANA 3 TEMARIO
Comprender el sistema de
tramite documentario 1. Que es el sistema de tramite documentario?
2. Norma que regulan el sistema de Tramite
Documentario
LOGRO DE LA SESION 3. Descripción Funcional del Sistema de Tramite
Documentario
Al final el estudiante 4. Proceso de implementación del Sistema de
Comprende que es el Tramite Documentario
sistema de tramite 5. Acceso a la información como derecho
documentario. fundamental
6. Procedimiento en la Gestión Documentarlo para
solicitar y atender Acceso a la información
7. Excepciones de la Ley
8. Implicancia en la Gestión Documental

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 1. Que es el sistema de tramite documentario?

SISTEMA: Conjunto ordenado de

normas y procedimientos con que
funciona o se hace funcionar una
cosa. Conjunto organizado de
cualquier clase de cosas que se
manejan para algo.
// Conjunto de cosas que se
mueven, actúan u obran
coordenadamente.
// Conjunto orgánico de
principios e ideas sobre una
materia determinada.
// Procedimiento ordenado o
sistematizado de hacer las cosas.

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 1. Que es el sistema de tramite documentario?

La gestión de trámite documentario es

el registro, almacenamiento y
recuperación de documentos. Con o
sin el monitoreo de estos, tu empresa
los registra, almacena y recupera
todos los días.

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TIPOS DOCUMENTALES
Son las unidades de información contenidas en los documentos

Tipo Documental Simple

Formado por un solo tipo documental, cuyo
contenido mantiene una unidad de información
(Oficio, memorándum, libro caja).

Tipo documental compuesto

Formado por dos o mas tipos documentales que
se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene
una unidad de información (expediente)
comprobante de pago
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 ¿COMO SE GOBIERNAN ESTOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS ?

Un Sistema en el Estado Peruano esta dirigido por un Ente

Rector

ENTE RECTOR

1) Que tiene (autoridad 4) En el ámbito de

Técnica y normativa a su acción y
nivel nacional ) competencia.

2) Dicta las políticas 3) Para cumplir

y procedimientos. objetivos.

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 El Sistema de archivo en el organigrama del Estado Peruano,
está dirigido por el Archivo General de la Nación

¿COMO FUNCIONA? Ente rector

Tiene prevalencia archivística en el ámbito de las entidades publicas y privadas del

país. Nacional, Regional, Provincial y Distrital.

Esta soportado por normas archivísticas de cumplimiento obligatorio en todas las

instituciones publicas y privadas del país.

Tiene procesos y procedimientos técnicos archivísticos necesarios para el

funcionamiento organizacional del sistema

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 Ente rector

Que declara a la documentación existentes en los archivos de las

reparticiones publicas del país, como Patrimonio Documental de la
Nación.

Establece políticas nacionales de defensa, protección y promoción

propiedad y régimen legal de los bienes que constituyen patrimonio
documental de la nación.

Crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de integrar

normativa estructural y funcionalmente a los archivos de las entidades
publicas del Perú

Todas las normas archivísticas ya están dadas, para su estructura,

administración, equipamiento, presupuesto, funcionamiento, entre otros ya
están determinadas, solo se debe aplicar lo que ya esta establecido.

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 NORMAR

SERVIR
ACOPIAR O
CENTRALIZAR

SISTEMA DE
CONSERVAR ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS

ORGANIZAR
SELECCIONAR

DESCRIBIR

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 2. Norma que regulan el sistema de Tramite Documentario

DIRECTIVA N° 009-2019-AGN/DDPA

OBJETIVO: Es imperativo disponer de un documento técnico normativo que

permita reconocer el ámbito de competencia, mejoramiento, Implementación y
administración del sistema de archivos en la entidad pública.

FINALIDAD: Establecer las directrices que deberán aplicarse para la

estructura de un sistema de archivos idóneo y adecuado a las normas de
obligatorio cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos.

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 3. Descripción Funcional del Sistema de Tramite Documentario

RESPONSABILIDAD:
 El/la titular de la Entidad Pública es responsable del cumplimiento de las
disposiciones establecidas en la presente directiva y la aprobación del Plan de
Implementación y Mejoramiento de Archivos del Sistema de Archivos en la
entidad (en adelante PIMA).

 El Comité de Implementación y Mejoramiento (en adelante CIM) se

conforma mediante Resolución de Alta Dirección que se remite al Archivo
General de la Nación o Archivo Regional de Huánuco.

 El Archivo desconcentrado, coordina la elaboración del PIMA con las

unidades de organización, la oficina de planeamiento y presupuesto o la que
haga sus veces a nivel regional y el archivo central de la entidad pública.

 El titular de cada unidad de organización es responsable de brindar las

condiciones necesarias para el funcionamiento de su Archivo de Gestión u
oficina, de acuerdo a lo señalado en la presente directiva.
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 LAS DIRECTRICES QUE DEBERÁN DE APLICARSE PARA LA ESTRUCTURA DE UN
SISTEMA DE ARCHIVOS IDÓNEO Y ADECUADO A LAS NORMAS DE OBLIGATORIO
CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS,

Realizar el Elaboración de
Diagnostico
Elaboración e Comité de Asignación de los documentos
integral del
implementación Implementación recursos. de gestión
sistema de
del PIMA y Mejoramiento archivística
archivo
CIM

 Formar el CIM
 Definir la funciones del CIM
Titular de la  Elaboración del proyecto integral del PIMA
entidad.  Diagnostico integral del Sistema Institucional de Archivo.
Es  Establecer los plazos para la ejecución
responsable de  Definir y cuantificar los recursos económicos, humanos,
elaborar el equipamiento,
PIMA  Elaborar los documentos de gestión archivística como:
 Aprueba el
Normas, Procesos, procedimientos, formatos, guías,
Plan.
manuales, resoluciones, orientados a la simplificación
administrativa y a la modernidad archivística institucional
entre otros.

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 4. Proceso de implementación del Sistema de Tramite Documentario

Elaborar una presentación de la realidad problema, relevando la importancia de

la implementación y Mejoramiento del Archivo.
DIAGNOSTICO SITUACIONAL :
• Datos Generales de la Entidad
• Personal
• Mobiliario
• Infraestructura
• Metros lineales del acervo documentario del Archivo de Gestión, o Central
a implementar
• Principales series documentales
• Estado de Conservación.
• Cuantificar costos.
• Tiempo.
Estos datos deben de ser corroborados con un diagnostico integral y profesional
del Sistema de Archivo Institucional. Para luego generar la viabilidad del perfil
y el proyecto de archivo.

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 DISEÑO DEL SISTEMA

• Política Institucional de Archivo

• Propuesta de sistema institucional
• Manual de procedimientos archivísticos
• Análisis de la tipología documental
• Instrumentos técnicos archivísticos
• Procesos y procedimientos de trabajo
• Roles, responsabilidad y competencias
• Indicadores

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 5. Acceso a la información como derecho fundamental

El empleo casi generalizado del término "información" por parte de la

bibliografía especializada y buena parte de la legislación internacional como
objeto del derecho de acceso, y concepciones erróneas y desactualizadas
de las nociones de documento y archivo, conducen en ocasiones a desdibujar
la identificación entre ambos objetos y, por ende, el importante papel de los
archivos como garantes del ejercicio del mencionado derecho (Fernández
2012). El objeto del derecho de acceso es, sin duda, la información elaborada
o adquirida por las instituciones públicas en el ejercicio de sus funciones. Una
información que, para su constancia y uso, es registrada en forma de
documentos que constituyen evidencia de decisiones y acciones a efectos de
responsabilidad y memoria: los denominados documentos de archivo.

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 Este valor probatorio o evidencial de los documentos de archivo que se
acaba de señalar se fundamenta, como indica la norma ISO 15489, en
cuatro requisitos o cualidades que han de cumplir desde el momento de su
creación o captura, y mantener a lo largo de su ciclo de vida:

• Autenticidad. Un documento auténtico es aquél del que se puede probar:

que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona
que de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado
o enviado en el momento que se afirma.
• Fiabilidad. Un documento fiable es aquél cuyo contenido puede ser
considerado una representación completa y precisa de las operaciones,
las actividades o los hechos de los que da testimonio.
• Integridad. La integridad de un documento hace referencia a su carácter
completo e inalterado. Es necesario que un documento esté protegido
contra modificaciones no autorizadas.
• Disponibilidad. Un documento disponible es aquel que puede ser
localizado, recuperado, presentado e interpretado.

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 6. Procedimiento en la Gestión Documentarlo para solicitar y atender
Acceso a la información

Procedimiento administrativo de acceso a los documentos:

• Solicitudes de acceso: quién puede solicitar el acceso; cómo y a través

de qué medios; y ante quién se ha de presentar la solicitud.

• Respuesta a las solicitudes: persona responsable; contenido de la

misma; medio para hacerlo.

• Plazo(s) de respuesta y circunstancias que pueden interrumpir el

transcurso de dicho plazo.

• Reclamaciones: personas o unidades ante las que pueden reclamarse

las denegaciones de acceso; plazos para reclamar.

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 7. Excepciones de la Ley

Documentos que contengan información de carácter personal.

Excepciones. Esta restricción no será de aplicación:

• Cuando el acceso se solicite por la propia persona afectada representante

legal;
• Cuando exista un consentimiento expreso de la persona afectada o su
para la divulgación de sus datos personales;
• Cuando los datos hubieran sido proporcionados a la autoridad pública como
parte de aquella información que debe estar sujeta a un especial régimen de
publicidad;
• Cuando los datos se refieran a asuntos relacionados con las funciones
de los funcionarios públicos;
• Cuando hayan transcurrido más de veinte años desde la defunción del
individuo en cuestión.

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 8. Implicancia en la Gestión Documental

Directiva No. 006-86-AGN-DGAI

Para proponer una eliminación de documentos se requiere:

• Acta del CED (Comité Evaluador de Documentos)

• Inventario de eliminación
• Muestras de las series documentales a eliminarse

Resolución Alta
CED Aprobó Autoridad

Conformado por

Jefes encargado del

Jefes responsables
Archivo Central Asesor Legal
de la documentación
Secretario

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 Medidas reglamentarias

• Largo de cada cuerpo debe ser de 0.90 a 1.20

mts
• La altura máxima de la estantería será de 2.10 a
2.30 mts
• La resistencia de cada balda según sea el largo
deberá ser de 100 kilos como mínimo
• Los espacios entre baldas serán de acuerdo al
tamaño de los documentos que se quieran
instalar
• El espacio del piso a la primera balda deberá
ser 15 cm como mínimo

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN

 CASO

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN
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SEMANA 3 CONCLUSIONES
Procesos técnicos
archivísticos Se vio que es un sistema de tramite documentario la
Norma que regulan descripción el Acceso a la
información como derecho fundamental Implicancia
LOGRO DE LA SESION en la Gestión Documental

Al final el estudiante
Identifica la Organización,
Selección y Conservación
del Archivo

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN

MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN
Muchas Gracias
MAG. SARAVIA AGUILAR, VICTOR IVAN