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GESTIÓN DOCUMENTAL Pilar de Aseguramiento

Proceso: PROYECTO RADICACION DIGITALIZACION Y CUSTODIA FNA
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¡Así trabajamos en Cadena!

1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo de

organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen
hasta su eliminación total.

 Documento

 Programa de gestión documental

 Registro

 Fondo

2. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad.

 Verdadero

 Falso

3. Conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos

serie

4. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, por
ejemplo: órdenes de compra

 Archivo
Pág
ina
1
 Serie documental
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 Subserie documental

 Tablas de retención

5. Los documentos de apoyo son

 Proceso que determina valores primarios y secundarios de los documentos

 Transferencias de la gestión documental

 Documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora una dependencia y facilita la gestión
administrativa

 Ninguna de las anteriores

6. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando; vence el plazo

establecido del documento, se produce un documento que anula el anterior, desaparece
el objeto físico que da razón del ser del archivo; cuando se establece convencionalmente
la fecha de terminación.

 Verdadero

 Falso

7. Los sistemas de ordenación en la gestión documental son:

Pág
ina
2
 Cronológico - geográfico - topográfico - área
de
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 Alfanumérico - alfabético - asunto - decimal

 Todas las anteriores

 Ninguna de las anteriores

8. Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo central para su
conservación precautoria, y se relación con documentos cuya frecuencia de uso ha
disminuido.

 Transferencias primarias

 Transferencias segundarias

 Ninguna de las anteriores

 Todas las anteriores

9. El folio es la acción de numerar las hojas

 Verdadero

 Falso Pág
10. La página es una hoja
ina
3
 Verdadero
de
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 Falso

11. La foliacion en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo

más reciente al más antiguo.

 Verdadero

 Falso

12. Proceso que genera menos costos, por reducción del papel, facilidad de manejo, mayor
transferencia en el archivo general, mayor productividad de las diferentes áreas de la
organización.

 Programa de gestión documental

 Levantamiento de la gestión documental

 Administración documental

 Administración archivista

13. Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité
evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación.

 Verdadero Pág
ina
 Falso
4
de
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14. Ley, acuerdo, decreto o norma legal que se encarga definir la custodia, cuidado,
cumplimiento, confidencialidad, protección de archivo es:

 Acuerdo no 038 de septiembre 20 del 2002

 ISO 9001

 Ley 734 del 2002 capitulo 34, enciso 4 y 5

 NTC 4095

15. Dentro del sistema de gestión de calidad se debe tener en cuenta las
____________________________________________, para escribir de manera correcta lo
que se está haciendo, hacer lo que se ha escrito y _______________________________ así
generar un control y más eficiencia en nivel productivo de la organización aplicándolo a
cualquier _________________

 Legislación vigente en gestión documental, identificación de cambios y estados de revisión de

documentos, control de documentos

 Evitar el uso de documentos obsoletos, identificación y conservación de documentos para ser

aprobado e implementado, almacenamiento

 Normatividad en materia gestión documental, implementar sistema de gestión de calidad en ISO

9001, evaluación
Pág
ina
 Políticas de gestión de calidad, comprobar que lo que se hace es lo adecuado, procedimiento.
5
16. El control de documentos internos se da mediante el registro - pre diseñado de archivo, de
libro de notas, hojas de datos, informes de calibración.
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 Verdadero

 Falso

17. El control de documentos externos se controla mediante: manual de calidad, políticas de

calidad, procedimientos del sistema de gestión de calidad, procedimientos técnicos,
instructivos de trabajo.

 Verdadero

 Falso

18. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos son:

 Archivo histórico, archivo de gestión, archivo central

 Archivo histórico, archivo central, archivo de gestión

 Archivo central, archivo de gestión, archivo histórico

 Archivos de gestión, archivo central, archivo histórico

19. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o

personal y se clasifica en _______________, ______________ y ______________. Pág
ina
 Abierto, cerrado, mixto
6
de
 Mixto, abierto y pendiente 11
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 Cerrado, mixto y activo

 Mixto, pendiente, cerrado y abierto

20. la ley general de archivos es

 Ley 594 del 2000

 Ley 960 de 1970

 Ley 1250 de 1970

 Artículos 8, 15, 20,74 de la constitución política de Colombia

21. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD, es un instrumento archivístico que se

expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su
correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo
General de la Nación. Este instrumento permite la clasificación y descripción archivística
en la conformación de las agrupaciones documentales.

 Verdadero

 Falso
Pág
22. Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD, constituyen uninstrumento archivístico
que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico - ina
funcional e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración 7
documental por cada una de las agrupaciones documentales.
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 Verdadero

 Falso

23. El programa de gestión documental – PGD, el Programa de Gestión Documental – PGD, es

el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión,
clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su
creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.

 Verdadero

 Falso

24. Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los
demásplanes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.

 Diagnostico documental

 Diagnostico de archivos

 Formato único de inventario documental (FUID)

 PINAR
Pág
25. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las
ina
series o asuntos de un fondo documental. 8
de
 Formato único de inventario documental (FUID) 11
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 Tabla de retención documental

 Cuadro clasificación documental

 Inventario documental

26. El Modelo de requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos

electrónicos de archivo se encuentra establecido en el _____________________. Este es
un instrumento de planeación el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales
de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.

 Ley 594 del 2000

 Decreto 2609 de 2012, artículo 8

 Ley 1250 de 1970

 Artículos 8, 15, 20,74 de la constitución política de Colombia

27. El banco terminológico de tipos, series y sub-series documentales – BANTER no se

considera un instrumento archivístico ya que esta incluido en las TRD, y que permite la
normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes
controlados y estructuras terminológicas. Pág
ina
 Verdadero
9
de
 Falso 11
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28. La tablas de control de acceso – TCA son un instrumento para la identificación de las
condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.

 Verdadero

 Falso

29. Los mapas de procesos son instrumentos establecidos en el __________________. Aunque

no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad estos son
herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos.
Estas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos
y ofrece una visión general del sistema de gestión.

 Ley 594 del 2000

 Decreto 2609 de 2012, artículo 8

 Ley 1250 de 1970

 Decreto 2609 de 2012, artículo 8

30. Los siguientes procesos hacen parte la gestión documental

Pág
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 Planeación, producción, trasferencia
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de
 Gestión y trámite, organización y valoración 11
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 Disposición y preservación

 Todas las anteriores

 Ninguna de las anteriores

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