ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

JOSE JORGE ARBOLEDA VALENCIA

FICHA: 2406623

INSTRUCTORA:
JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL

VALLEDUPAR
CESAR
2021
 INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar

terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base
su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en
medio actual.

ARGUMENTACION

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de

la humanidad ademas representa la conservación de los documentos y consulta
de la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnologicos facilitan aun mas su modo de
informacion.
 ORIGEN Y EVOLUCION

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta

de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir.

En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel

o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son
parte esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia,
en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.  Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,

para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.
 CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Cuando hablamos de las cualidades de los archivos vemos prácticamente de las

ventajas que este sistema le presta a la organización que de manera correcta,
adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de
la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Algunas de sus cualidades son:

ECONÓMICOS
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.

SIMPLES
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

FUNCIONALES
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

EXACTOS
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.

TÉCNICOS
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
La clasificación de los archivos se da en 4 etapas diferentes.

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

En las organización se clasifica de acuerdo al tiempo establecido en cada una de

las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

ARCHIVO CENTRALIZADO

Cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

ARCHIVO DESCENTRALIZADA

Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio

archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL DESCENTRALIZADO

Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del

jefe de cada oficina.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRALIZADO

Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada

dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el
archivo central.
 SEGÚN SU USO

El uso se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización.

ARCHIVO ACTIVO

Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dadas la relevancia
de la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.

ARCHIVO SEMIACTIVO

Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se

realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información
importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.

ARCHIVO INACTIVO

Son los documentos que contiene la información vital y va conformando

su historia. se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura
de un país. 
 SEGÚN SU NATURALEZA

Según su naturaleza se clasifican de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de

archivo.

ARCHIVO PÚBLICO

Es aquel archivo que todo documento que pertenece a las entidades del Estado.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO

Son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o

cultural son de interés público.

ARCHIVO PRIVADO

Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

 SEGÚN SU CICLO DE VIDA

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de

sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:

ARCHIVO DE GESTIÓN

Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta

administrativa por toda la organización.

ARCHIVO CENTRAL

Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos

de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero
siguen en vigencia.

ARCHIVO HISTÓRICO

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de

conservación permanente
 CATEGORIAS DE LOS ARCHIVOS

Las categorías de los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en

ellos se administra, tal y como lo específica el Archivo General de la Nación, en el
artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a

la pertinencia publica a cada una de sus entidades:

 Archivo General del Departamento

 Archivo General del Municipio
 Archivo General del Distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso.
 REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS

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