Janin paba Rangel

Importancia de los Archivos"

INTRODUCION
Este ensayo tiene como prposito presentar y familiarizar la terminologia usada en el
campo de la archivistica y se centra en la importancia de los archivos teniando como base
su origen, evolucion, sus cualidades, clasificacion, categorizacion y aplicacion en el
entorno actual apoyandopse tambien con el estudio de su origen y evolucion, a su
vigencia e importantes ya las cualidades que debe tener el perfil de archivero 

ARGUMENTACION
Toda la interacion humana ya sea nivel individual o empresarial, genera un
documento, siendo importante asi de tener un sistema de organización y gestión,
para tener fácil acceso a esta información , y aprovechar sus ventajas como un
instrumento de consulta para comprender situacionalmente su estado y tomar
decisiones acertadas según su caso
El perfil del archivística tiene unas característica especificas que permiten la
conjunción de acciones metódicas, responsabilidad y sigilo ya que el proceso de
archivo y gestión documental es tan importante que el que permite el asiento de
nuestra actividad y evoluciona cultural, política social y científica como la
humanidad, junto con procesos de conservación y consulta de documentos que de
la mano de la tecnología e infraestructura para su fácil consulta y manejo se hace
mas fácil su manejo

 HISTORIA Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS:

De acuerdo a los historiadores, es muy problable que el nacimiento de los archivos
se relacione directamente al momento de la creación de la escritura, ya que este
suceso liga al ser humano con el desarrollo de la comunicación y posterior
creación de instituciones para su manejo cuentos como grandes biblotecas en
épocas egipcias, babilónicas o chinas o como también universidades y edificio de
uso especifico donde almacenaban grandes volúmenes de documentos en la
época romana y otomana
De acuerdo al avance de la humanidad por diferentes épocas, la calidad de la
información va variando, de historias de tradición y religiosidad pasando varios
siglos antes de cristo a documentos financieros
  CLASES DE ARCHIVOS
Los archivos se clasifican en 4 pilares según: la organización, su uso, su
naturaleza y por ultima su ciclo de vida
Por lo que se subdividen en otras categorías de acuerdo a cada pilar:
I. Por la organización:

(1) Archivo centralizado: una sola dependecia controla todo el archivo

general
(2) Archivo descentralizado: cada dependencia controla su archivo de
manera independiente
(3) Archivo descentralizado con control descentralizado: cada
dependecia controla su archivo en cabeza de un responsable
(4) Archivo descentralizado con control centralizado: cada dependecia
controla de manera su archivo independientemente, pero gestiona su
control desde un archivo central

II. Por su uso

(1) Archivo activo: contiene documentos del año en curso o anteriores los
cuales se encuentra en tramitación actual y consulta recurrente.
(2) Archivo semiactivo: documentos del año en curso o anteriores yy que su
consulyta o manjeo no es recurrente.
(3) Archivo inactivo: documentos que tienen una duración de
almacenamiento de acuerdo ala normativas legales, fiscales, histórica o
comerciales y su consulta o tratamiento esporádica y puntual
iii. POR SU NATURALEZA
(1) ARCHIVO PUBLICO: DOCUMENTOS DE ENTIDADES PUBLICAS O DEL
ESTADO
(2) Achivo privado de interés publico: documentos de personas naturales o
jurídicas que posee un valor infotmativo, histórico, científico, cultural o
investigativo y son de interés publico
(3) Archivo privado: documentos que permanecen a personas naturales o
jurídicas y su contenido es reservado
iv. por su ciclo de vida
(1) Archivo de gestión: documentación que esta sujeta a consulta por todo
los interesado de la organización
(2) Archivo central: documentación que no tiene consulta recurrente pero
vigente y es concentrada en un solo lugar por cada dependecia para su
consulta posterior
(3) Archivo histórico: documentos tranferidos por el archivo central para
conservación y almacenamiento ya que no son de consulta recurrente

 CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Son las características de los documentos que componen un archivo las que
determinan sus cualidades, las cuales hablaremos de cinco:

(1) ECONOMICO: ahorro en costos derivados del manejo de personal

empleado para búsqueda de documentación
(2) SIMPLES: que el contenido sea indentificable de sencilla manera.
(3) FUNCIONMALES: que permiten la función de archivar y consultar de
manera agil y eficiente.
(4) EXACTO: la clasificación de documentos debe ser precisa para evitar
confuciones.
(5) TECNICAS: las decisiones y actuaciobnes deben quedar registrada para
evitar confuciones.

 CUALIDADES ARCHIVISTICA:
Actualmente por los grande avances en las tecnologías de la información y
las comunicaciones el sector de la información y conocimiento esta
tomando mucho valor; esto genera la necesidad de contar con un perfil
adecuado que cuente los valores agregados para el profesional en
archivística; exigiendo una preparación continua en proceso y
procedimientos. Resaltamos seis valores importantes mas visibles en el
archivero e hijo:

(1) ORIGEN: metologia que se utiliza para organizar elementos y entorno

permitiendo ejercer control del ambiente.
(2) Responsabilidad: tarea de dedicación y actualización constante para
responder alos requerimientos.
(3) Prontitud: rapidez y eficiencia al momento de ubicar o encontrar la
información
(4) CORDIALIDAD: tener una disposición de ayuda al momento de
entregar lo solicitado.
(5) CONCENTRACION: el entorno de archivo requiere que las actividades
se desarrolen con concentración para asegurar que la calidad de lo
solicitado es optima.
(6) SIGILO PROFECIONAL: tratar la información con respecto y empatía.
 CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS:
Los archivos se categorizan de acuerdo al orden territorial que en ellos se
administran, de acuerdo al articulo 7 de la ley general de archivos de
Colombia. Los archivos según su competencia se clasifican en:

(1) ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: Es un ente que regula las

sanciones y responsabilidad del archivo, de acuero ala pertinecia
publica de cada de sus entidades:
I. Archivo general del departamento.
II. Archivo general del municipio.
III. Archivo general del distrito.

(2) TERRITORIALIDAD: Los archivos desde el punto de vista territorial,

se clasifican en:
I. Archivos de entidades del orden nacional
II. Archivo de entidades del orden departamental.
III. Archivo de entidades del orden distrinal.
IV. Archivos de entidades del orden metropolitano.
V. Archivo de entidades del orden municipal.
VI. Archivo del entidades del orden local
VII. Archivos de las nuevas entidades territoriales que se cree por
ley.
VIII. Archivo de los territorios indígenas que se crearan cuando la
ley los desarrolle

(3) Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos
desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:
• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.
6 "Elementos de Archivo", se mencionan dos elementos principales
de los archivos:
1. Archivadores: Son muebles que facilitan la ubicación, búsqueda
y consulta de información. Entre ellos se encuentran los
archivadores verticales y horizontales.
2. Carpetas: Son utilizadas para clasificar y organizar los
documentos dentro de los archivadores. En el documento se
mencionan las carpetas colgantes, que se utilizan en los
archivadores horizontales. Es importante destacar que estos
elementos son solo una parte de los elementos que conforman un
archivo, ya que también se requiere de una correcta organización,
clasificación y gestión de los documentos para su eficacia y
eficiencia. Además, se deben considerar otros elementos como los
sistemas de seguridad y protección de los documentos,

CONCLUSIONES

1. Los archivos son una herramienta fundamental para cualquier

entidad, ya que permiten el acceso a información valiosa y
relevante, y son imprescindibles para la toma de decisiones y el
correcto funcionamiento de la organizacion.
2. La correcta organización y gestión de los archivos es
fundamental para su eficacia y eficiencia. Un archivo bien
estructurado y organizado permite una rápida y fácil localización de
la información, lo que ahorra costos derivados del tiempo y personal
empleado en las búsquedas de documentación.
3. Los elementos principales de los archivos son los archivadores y
las carpetas, pero también se deben considerar otros elementos
como los sistemas de seguridad y protección de los documentos, la
tecnología utilizada para su gestión y la capacitación del personal
encargado de su manejo.
4. La figura del archivista es esencial para el correcto
funcionamiento de los archivos. El archivista es el encargado de
gestionar y organizar los documentos, asegurando su conservación
y dejaron a lo largo del tiempo.
5. La historia de los archivos se remonta al origen de la escritura, y
desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en una
herramienta fundamental para la gestión de la información. En
resumen, los archivos son una herramienta esencial para cualquier
entidad, y su correcta organización y gestión son fundamentales
para su eficacia y eficiencia. La figura del archivista es esencial
para su correcto funcionamiento,