PROCEDIMIENTO PARA

LA ELABORACIÓN DE LA
PROPUESTA
Procedimiento para la elaboración de la
propuesta
El proceso de la elaboración de la propuesta comienza desde la
etapa de la elaboración de datos, en la medida que avanza la
recolección de datos, informaciones y documentos, y en base a la
observación del trabajo de campo, el analista ya va registrando los
hechos y las posibles soluciones a los problemas detectados, con las
fundamentaciones correspondientes.
De estructura organizacional y
funciones
Para el diseño de una nueva estructura organizacional y la
definición de tareas y responsabilidades de los distintos puestos o
cargos de una organización, el analista de Organización y Procesos
debe conocer perfectamente la visión, misión, filosofía, objetivos,
políticas, estrategias, tácticas y las normas o reglamentos, interno y
del entorno empresarial. También debe conocer la TIC a ser
implementada y los recursos disponibles.
Al formular la propuesta el analista
podrá:
• Definir con precisión la estructura organizacional y los puestos.
• Determinar con precisión la calidad y cantidad de recursos humanos
necesarios para el funcionamiento de los distintos sectores de la
organización.
• Definir la infraestructura física, instalaciones necesarias.
• Determinar el grado de diferenciación e integración de las
actividades y/o procesos.
• Si se realizan cambios parciales de los métodos, sistemas y procesos
operacionales en algunos sectores de la organización, deben ser
compatibles con los demás sistemas y procesos a ser utilizados en
los demás sectores, pues como se sabe, cualquier cambio en una o
más partes del sistema afecta al sistema total, por lo que debe
debidamente planificado e integrado.
El analista de Organización y Procesos realiza la
presentación y el estudio de las propuestas con
los usuarios.
A tales efectos procede del siguiente modo:
• Solicita una reunión con los gerentes, jefes, supervisores, y
empleados de los sectores afectados.
• En la reunión se presenta la estructura organizacional, las tareas y
responsabilidades de los distintos puestos, los métodos, sistemas,
procesos y formularios, nuevos y/o modificados.
 Una vez terminada la presentación, el analista debe escuchar las
inquietudes y sugerencias de los usuarios. Esto les permitirá
descubrir algunos puntos oscuros pasados por alto y que pueden
hacer variar las propuestas.
 Además, mediante las discusiones generadas se pueden
proporcionar las aclaraciones que correspondan a la estructura
organizacional, tareas y responsabilidades, sistemas y procesos o
procedimientos operacionales y el analista puede darse cuenta del
porqué (motivos) de las oposiciones de algunos usuarios, si los
hubiese.
GRACIAS