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Análisis Y Diseño De Sistemas Y Procedimientos (1)

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Análisis Y Diseño De Sistemas Y Procedimientos

Concepto El análisis o estudio de los sistemas es un conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira lograr la solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la organización. El análisis de sistemas se refiere entonces al proceso de examinar la situación de una organización y sus estructuras funcionales con el propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos y procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante y necesario que este sea realizado por un personal especializado en el área de sistemas y procedimientos y diseñado en función de fines y objetivos predeterminados para procurar el máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista. Fases Del Análisis De Sistemas Y Procedimientos I. II. III. IV. Planeación del estudio Análisis de la situación actual Diseño y presentación a la gerencia Construcción, instalación, ejecución y seguimiento del nuevo sistema

Planeación Del Estudio
Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir, que aquí se formulan un conjunto de propósitos básicos que serían la base del las metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará al analista durante el progreso de su labor. Esta fase incluye: a) Solicitud Del Proyecto: Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignación del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollará el estudio. Entre sus principales requisitos mínimos se encuentran:

       

Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de la organización. Estar autorizados por la presidencia de la organización. Estar incluidas en los planes de la organización. Definir el objetivo del proyecto, áreas involucradas y el problema. Estar descritas con claridad y precisión por el supervisor involucrado con la finalidad de dar al analista una clara visión del proyecto. Es necesario que exista una verdadera necesidad. Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto de análisis a realizar. En la decisión de solicitar el proyecto se tomará en consideración las presiones de los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos y en los cuales no está la raíz del problema.

Durante el desarrollo de esta fase participan: a) Los altos miembros del personal que tiene la potestad de decidir acerca de la necesidad de modificar un procedimiento o establecer un nuevo; tales como: los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos que se desean modificar, o en los cuales se instalará uno nuevo; loa gerentes cuando las modificaciones y nuevas implementaciones estén incluidas dentro de los planes a mediano plazo establecidos en la organización; o para atender las solicitudes de los jefes de unidad; y la presidencia cuando los cambios en los sistemas están incluidos los planes de mejoramiento de gran envergadura y a largo plazo. b) Jefe de sistemas y procedimientos: es la persona hacia la cual va dirigida la solicitud, actúa como enlace entre el solicitante y el analista, tiene la responsabilidad de seleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y de suministrarle la orientación e información necesaria respecto a objetivos, alcance, recursos, disponibilidad de tiempo, asesoramiento, etc. b) Asignación Del Proyecto: Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad técnica y estudios realizados. Es necesario formalizar la asignación del proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto, así como los objetivos, resultados esperados, antecedentes de trabajos similares, sugerencias, métodos para desarrollar el trabajo, etc., así como cualquier otra información adicional, tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo, posibles métodos de investigación que puedan ser utilizados, personal a entrevistar, documentos a examinar, personal designado, estructura organizacional (tanto de la empresa como del área del problema); lo que se amerita básicamente es una hoja de proyecto preparada más o menos en detalle, dependiendo de la complejidad

del estudio, que ayudará a aclarar y precisar la asignación de proyecto, información que bien utilizada por el analista le permitirá planificar mejor su trabajo para desarrollarlo rápida y eficientemente. c) Planeación Del Proyecto: Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo del estudio que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo. Este bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el desarrollo del trabajo; además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar escapar aspectos y áreas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar para realizar una investigación detallada que lo capacitará para efectuar el trabajo con idoneidad. Esta investigación estará centrada en el examen de manuales, gráficos de la organización, haciendo hincapié en el área del problema, análisis de proyectos similares realizados por empresas asesoras y consultas a bibliografía técnica especializada. El objetivo de la planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio. 1er Paso: Determinar quién, cuál y por cuánto tiempo. Quién: Determinar a quién beneficiarán los resultados del proyecto. Además de quién se requerirá ayuda, sobre todo de los especialistas en el campo bajo estudio. Cuál: Determinar cuál será el resultado final del proyecto, tal como un informe, un manual o una carta de instrucción. Por Cuánto Tiempo: Determinar cuánto tiempo se necesitará para terminar el proyecto. Es conveniente fijar una fecha como base y tratar a conciencia de terminar en esa fecha, aunque pueda resultar difícil debido a circunstancias imprevistas y a que tal vez después tenga que revisarse. 2do Paso: Obtener Antecedentes: Discutir el problema en general con las personas que tienen el conocimiento en el trabajo y de cómo se ha ejecutado la labor, en cuanto a los informes, manuales, cartas de instrucción y otros informes concernientes al tema, para luego seleccionar el material de referencia. 3er Paso: Seleccionar el lugar para dirigir el estudio: Elegir la oficina o estrato de la organización en el cual pueda hacerse con más propiedad.

4to Paso: Preparar planes de prueba: Los planes deberán abarcar, en secuencia cronológica, los pasos que se propone seguir del principio al fin del proyecto y así el analista estará capacitado para emprender el estudio verdadero. d) Estudio Preliminar: Es un estudio destinado a separar los factores del problema pero que no propone soluciones. Simplemente es una rápida acumulación de información en forma muy amplia y general, solo con fines exploratorios. Los detalles se eliminan y se espera producir un informe que oriente la decisión acerca de si es recomendable el desarrollo del procedimiento destinado a la solución del problema. El estudio preliminar sirve para separar los factores del problema, es decir, es un sondeo que permite al analista verificar la dificultad que presenta la unidad solicitante del estudio y estimar su relevancia. Pasos a seguir para definir el problema:      Se realiza un estudio exploratorio para conocer la opinión de la persona que solicitó el estudio. Se conversa con las personas que ocupan los puestos claves. Se establece quien va a coordinar la investigación. Se concluye si es un problema, causa o consecuencia. El analista y el solicitante deben tener la misma opinión.

Una vez que el analista ha recolectado toda la información clave, define el problema. Al llegar a este paso el analista debe saber dónde y cuándo se originó el problema y cuál es su causa. Se determina si se trata de un estudio de sistema, de reposición de equipos, de procedimientos u otros. e) Redefinición Del Proyecto: La definición del problema, el alcance, los objetivos, y los resultados que esperan obtener, están sujetos a la redefinición para que los resultados esperados queden garantizados. Aun en el entendido de que la solicitud puede estar plagada de malas interpretaciones, esta fase es utilizada por el analista como diagnóstico del problema, por esta razón, en muchas oportunidades es necesario redefinir el planteamiento del problema y hacerlo tan amplio como sea posible de manera que las dificultades relacionadas sean solucionadas al mismo tiempo. Es importante saber que:    Se debe especificar la magnitud del problema, costos, procedimientos, equipos, personal a usar, entre otros. Se debe limitar el alcance del estudio al área a investigar. Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o rechazado.

El analista debe definir los factores tanto positivos como negativos que podrían influir en la consecución del objetivo, partiendo de las siguientes premisas: Primero. Debe poseer un amplio panorama acerca de los factores positivos y negativos: resistencia al cambio, cultura organizacional, capacidad técnica del personal involucrado en el área de trabajo, etc. Segundo. Distinguirá los factores cuantitativos de la apreciación. Tercero. Determinará los factores disponibles de aquellos que no están a su alcance y desarrollará estrategias adecuadas para alcanzarlos, Cuarto. Seleccionará factores estratégicos. Quinto. Trazará cursos alternativos de acción para resolver situaciones imprevistas que puedan tener defectos dañinos sobre su trabajo. Sexto. Prestará especial atención al planteamiento de los objetivos esperados. Análisis De La Situación Actual Es la parte del proceso que permite la recopilación, registros y análisis de la información necesaria para reconocer la situación actual de los sistemas y establecer las bases sobre las cuales descansarán los nuevos. Esta fase se divide en tres etapas: recopilación de información, registro y análisis de la información actual. a) Recopilación De La Información: Al llegar a este punto el analista requiere de información precisa y veraz acerca de la forma actual como opera el área de trabajo en estudio, para así buscar la solución al problema planteado, y para ello es necesario aplicar en forma adecuada las técnicas especiales de investigación. Objetivos: Recopilar del área involucrada en el problema la información necesaria para analizar el estado actual de los procedimientos. Métodos: el analista planificara la recopilación de la información necesaria de acuerdo a los resultados obtenidos durante el estudio preliminar, como en los objetivos esperados, complejidad del problema, el personal que se desempeña en las unidades involucradas, etc. Para ello, cuenta con métodos especiales para recopilar información, entre los cuales pueden mencionarse los siguientes: 1. Observación: Consiste en la aplicación de los sentidos al problema y hechos que afectan el área de trabajo. Es la asistencia del analista en horas de actividad para observar el desarrollo de las actividades sin tomar parte en ella, tomará sus notas y formulará preguntas cuando así lo considere necesario

2. Encuestas: permite la obtención de información de las personas que trabajan en las áreas involucradas en el problema. Los instrumentos más utilizados son el cuestionario y la entrevista. 3) Cuestionarios: Es un formato que presenta una serie de preguntas que debe contestar la persona encuestada. Se preparará en concordancia con los objetivos planteados y características generales del trabajo a realizar (tipo de información que se necesita, personal involucrado, entre otros); y de acuerdo a ciertas normas convencionales para la elaboración de los mismos: Naturaleza de las preguntas: Deben prepararse en función del grado de libertad de las respuestas, clasificándolas en: cerradas (aquellas que permiten solo dos respuestas “sí”, “no” o “sin opinión”), abiertas (las que permiten una respuesta libre) y, en abanico de respuestas o de selección múltiple. Secuencia: Las respuestas deben tener un encadenamiento lógico y orientarse de lo fácil a lo difícil y de lo general a lo particular. Claridad: Se evitará el uso de preguntas estereotipadas, ambiguas o normativas, y se dejará espacio suficiente para contestar. b) Entrevistas: Es un instrumento que puede aplicarse a todos los niveles de la organización. Requiere que el analista posea una actitud intensa de observación, no solo de palabras, que implique la percepción de gestos, ademanes, etc., del entrevistado. Debido a su gran utilidad, el analista debe planificarlas cuidadosamente; por lo tanto, debe preparar entrevistas cortas, elaborar listas de preguntas de acuerdo a sus necesidades; y, avisar anticipadamente su visita para que el entrevistado recopile información. c) Listas de Tareas: Son formas especiales que se entregan al personal involucrado en el área del problema para que relacione las tareas que ejecuta en orden de frecuencia, por lapsos de tiempo determinado: la cantidad de veces que realiza una actividad en días, meses, años; y el tiempo que demora cada una de ella. b) Registro De Datos: Una vez aglomerada toda la información, se procede a su registro claro y sistemático, empleándose para ello, cuadros, gráficas, tablas o cualquier herramienta de utilidad para brindarle el ordenamiento y asentamiento pertinente a los datos recolectados. Es sumamente significativo presentar ordenadamente la información recopilada, ya que una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la mayor claridad posible, de manera que cualquier persona pueda entenderlos, lo que faculta el análisis de la información obtenida mediante el uso de instrumentos adecuados; y cuyas herramientas más importantes son las siguientes:

a. Organigramas de Puestos: Son herramientas insustituibles en casos de reestructuraciones de oficina, utilizados para estudiar los objetivos, funciones de una oficina, características de los cargos (funciones, alcance, etc.), características del personal (perfiles), relación entre cargos y empleados. b. Tabla de Distribución: Permite registrar la participación de cada empleado en el procedimiento en estudio y el tiempo utilizado para ejecutar cada una de las actividades necesarias para culminarlo. c. Hoja de Análisis de Procedimientos: Facilita el análisis del flujo de documentos y su relación con otros procedimientos. c) Análisis De La Situación Actual: Es la fase de estudio lógico que permite analizar los hechos en función de objetivos terminales, los pasos más importantes; y los factores externos que los afectan. Es ahora cuando el analista debe separar lo que es de lo que debe ser, así como lo esencial de lo no esencial, durante esta fase se analiza: ¿Qué se hace? Cuestiona sobre la naturaleza de las labores y los resultados obtenidos. | ¿Quién lo hace? Comprende el estudio de las unidades, las actitudes y aptitudes de los individuos que realizan el trabajo, así como las relaciones laborales que mantienen entre ellos y la organización. ¿Cómo se hace? Incluye el estudio de los métodos y las técnicas aplicadas para realizar el trabajo, los instrumentos y equipos utilizados. | ¿Cuándo se hace? Análisis de la secuencia de pasos, horarios y tiempos requeridos para alcanzar resultados. ¿Dónde se hace? Verificación de la ubicación geográfica y domicilios de las oficinas, su funcionalidad, distribución del espacio dentro de las oficinas y sus relaciones en las operaciones y tareas del personal. ¿Por qué se hace?

Intenta justificar la existencia del trabajo, sus fines y determinar su continuidad. Estos cuestionamientos conducirán al analista a determinar qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué se hacen las cosas en la unidad. Además, le suministrará una idea clara acerca del volumen de operaciones, la flexibilidad de los procedimientos, la calidad de la información, si permiten que se cumplan los objetivos a un costo razonable, si verifica el cumplimiento de los principios fundamentales de control interno, si son claros, eficientes o si por el contrario requieren mejoras. Por otro lado, podrá valorar la calidad de: a) Los registros: al verificar si son claros, sencillos, de bajo costo, y necesarios; b) Los informes: al corroborar sus objetivos, distribución, utilidad, claridad, pertenencia, oportunidad, calidad; c) Si la información no está incluida en otro informe; y, d) Los formatos: al verificar si el diseño es adecuado, de uso sencillo, si son en verdad indispensables, completos y suficientes, de distribución adecuada, con las copias realmente necesarias y suficientes, y si transmiten información relevante y oportuna. En esta etapa del trabajo el analista estudia profundamente para describir la situación como la percibe, separa las partes para conocer todos los aspectos y detalles, las examina detalladamente para comprenderlas y establecer las relaciones que existen entre ellas, identifica las deficiencias y las causas del problema y realiza composiciones a partir de varios puntos de vista sin menoscabo de las suposiciones. El objetivo primordial de esta etapa es analizar la información para detectar las fallas del sistema en estudio; y para lograrlo se requiere de ciertos métodos, entre los más utilizados se encuentran los diagramas, y será necesario seleccionar alguno de los que a continuación se mencionan y aquellos que mejor se adapten a las necesidades de la organización:  Diagrama de flujo de procedimientos: Facilita la interpretación de los pasos de un procedimiento y del flujo de documentos; además permite indagar en forma gráfica el destino de cada copia y, el principio y fin de cada procedimiento. Distribución de formas: Es un diagrama similar al anterior, pero no incluye pasos del procedimiento.

  

Análisis de formas: Contribuye a determinar los datos que se registran en una forma para facilitar combinaciones y eliminaciones. Afluencia de trabajo: Muestra la pluralidad de trabajo en una oficina y la distribución de las estaciones de trabajo. Organigramas: Presenta la organización de una empresa y permite el mejoramiento de la asignación de funciones y supervisión.

Distribución de trabajo: Facilita el análisis de las obligaciones de cada grupo de empleados, tiempo requerido y costo. Diseño y Presentación A La Gerencia

Comprende la aplicación de técnicas especializadas para el diseño de los nuevos sistemas; y la presentación a la gerencia y los usuarios de los bosquejos correspondientes, a fin de obtener la autorización respectiva para la instalación definitiva. a) Diseño: Cuando un sistematizado recibe la asignación para realizar un proyecto cuyos objetivos están perfectamente definidos y ejecutados adecuadamente las fases de planeación y análisis de la situación actual de los sistemas; desde los primeros momentos del desarrollo del trabajo vislumbra la solución o imagen de los resultados finales. A partir de este momento su trabajo será eminentemente creativo, debe combinar adecuadamente sus conocimientos teóricos sobre administración, empresas, computación, contabilidad, etc.; para proponer una alternativa atractiva que; primero, sea rentable para la empresa en términos costobeneficio; y, segundo, que represente la solución definitiva del problema. El objetivo de esta fase del proceso es diseñar la solución para alcanzar los objetivos establecidos en la solicitud del proyecto; y presentar la propuesta a la gerencia en forma adecuada para su aprobación. b) Presentación A La Gerencia: Uno de los aspectos más importantes de análisis de sistemas es la aprobación de los nuevos métodos por parte de la gerencia y es precisamente, la presentación publica de un informe que incluye la descripción del nuevo sistema, actores determinantes para ganar la adhesión y decisión favorable de la directiva de la organización en este sentido, también es recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentación para ganar su apoyo y colaboración, con lo cual se puede vencer la resistencia al cambio. En este informe también se mostrarán objetivos, ventajas y bondades del proyecto; y se presentará en forma atractiva, redactado en un lenguaje fácil de entender y sin abusar de términos técnicos, estar organizado de manera que contenga como mínimo las siguientes partes: portada, índice, presentación que incluye la descripción del problema, justificación, objetivos, entre otros. En el proceso de Presentación a la Gerencia, se deben considerar los siguientes aspectos:

El Tiempo y Lugar Adecuado: Es importante, ya que de ello dependerá el éxito o fracaso de la venta final de la idea, también es importante el lugar donde se va a efectuar la presentación. Deberá ser un lugar cerrado, donde no haya posibles distracciones y las personas puedan oír a los exponentes y ver lo que se presenta. Dirección de Juntas: La persona que dirija la junta será el analista, dejando en primer término que tome la palabra el expositor del sistema, de tal modo que conduzcan la junta según se vaya efectuando la explicación. Notificar áreas afectadas: Se debe comunicar por escrito, preferiblemente por medio de memorándum, la comunicación a las áreas que afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentación acudan todas las personas involucradas. Ayudas Audiovisuales - Carteles: Esta presentación por medio de carteles tiene la ventaja de aclarar cualquier duda que surja de la comprensión del sistema.

c) Aprobación De La Gerencia: Es necesario la autorización o aprobación del nuevo sistema por parte de la gerencia para proceder a su instalación y ejecución. Será también imprescindible elaborar un plan de actividades a desarrollar, el cual también debe ser autorizado por la directiva y que debe incluir: 1. Comunicación al personal sobre la decisión de la gerencia. 2. Construcción de procedimientos, formas, manuales, informes, entre otros. 3. Programa de entrenamiento para los usuarios. 4. Pruebas. 5. Instalación de los nuevos procedimientos. 6. Puesta en marcha del nuevo sistema. 7. Evaluación de la ejecución. El rechazo del proyecto puede ser: Parcial: Por costo o por tiempo. Total: Debe brindarse la debida importancia al problema para no ser rechazado, presentando los costos actuales y adecuados al proyecto a la realidad de la empresa. Construcción, Instalación, Ejecución y Seguimiento Del Nuevo Sistema Corresponde al periodo que va dese la instalación del sistema pasando por el entrenamiento, pruebas, correcciones, etc., hasta la obtención de los

resultados que serán sometidos a evaluación. A continuación se describen cada una de las fases mencionadas. a) Construcción: Corresponde a la etapa del trabajo durante la cual el analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia: 1) El diseño de los procedimientos que consiste en la elaboración definitiva de las gráficas de flujo, diseño de formas, informes, archivos, etc., 2) El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos métodos, sus características, ventajas, archivos, etc., y 3) Ejecución de las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema (los resultados de las pruebas pilotos permitirán decidir el mejoramiento del sistema, en caso de que sus resultados no sean satisfactorios, o su instalación, cuando las pruebas demuestren su factibilidad operativa). b) Instalación: Cuando el analista está satisfecho con los resultados obtenidos en las pruebas pilotos, comenzará la instalación física del nuevo sistema, es entonces cuando procederá a:       Elaborar manuales. Reproducir formas, informes, registros, etc. Compra de equipos. Organizar oficinas. Crear archivos. Crear registros.

c) Ejecución: Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera de los siguientes métodos:  Instantáneo o total: Se utilizará cuando se cumplan los siguientes requisitos: (1) El sistema anterior no debe incluir gran número de operaciones ni de unidades operativas; (2) No debe requerir la utilización de locales separados y si se requiere deben existir medios adecuados para la movilización del personal; (3) Los empleados deben estar convencidos de la validez del sistema. En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos complejos y de gran envergadura. Consiste en poner en

funcionamiento simultáneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial, a fin de facilitar la comprensión del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que se requieren.  Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones; y cuando se considere que es adecuado su funcionamiento, se avanza con la siguiente parte en las mismas condiciones; y así sucesivamente hasta completar la instalación.

d) Seguimiento Del Nuevo Sistema: Después de haber instalado un sistema, y durante un periodo de tiempo que variará de acuerdo a su complejidad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se están logrando los objetivos establecidos; cerciorándose que todas las partes del sistema anterior están desincorporadas; asegurarse si el nuevo sistema funciona adecuadamente; utilizar la retroalimentación para mejorar, afinar, agregar, eliminar o modificar el trabajo realizado. Los métodos de vigilancia que pueden utilizarse son: 1. 2. 3. 4. 5. Elaboración de cronogramas de revisión, Cuestionarios generales. Cuestionarios específicos, Pruebas reales, Buzones de sugerencia.

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