Organización y Métodos

Definición

Es una función especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficiencia y responsabilidad de los procesos
burocráticos y así como el control de una empresa.

Naturaleza e importancia

Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la admón., cumpliendo como función el aconsejar a los
funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen.

Finalidad de una unidad de O y M es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina

administrativa y mediante la aplicación de adecuada de métodos científicos de organización.

Campos de acción

Cualidades

Un buen servicio del departamento de O y M se caracteriza por:

- Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión
- Ser independiente de la unidad bajo estudio y por la tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas
- Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
- Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las
necesidades de la empresa.

Estructura de funciones

El funcionamiento del sistema de O y M varía de acuerdo con el desarrollo de la organización dentro de la que se
ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnostico
administrativo y diseño organizacional.

Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la admón. y se pueden destacar de la siguiente
manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.

2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia de las que se trabajan. Según esto, deben
desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorguen
legitimidad a la admón., de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o deptos. De la dependencia que los solicite en la interpretación y aplicación de
técnicas administrativas.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifique todas las actividades
realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de
considerar posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus
divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para
resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual depende.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de O y M
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y
productividad las actividades de los funcionarios y empleados.
 Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de O y M se pueden distinguir 3
fases de desarrollo administrativo

Fase de desarrollo (inicial) Fase de desarrollo (intermedia) Fase de desarrollo consolidación

Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
funciones
Cuadros de distribución del Desarrollo organizacional Ingeniería de sistemas
trabajo
Elaboración de organigramas Admón. por proyectos Informática
Elaboración de diagramas de flujo Admón. Estratégica Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

Características de los análisis de Organización y Métodos:

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila,
analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas ventajas y desventajas de las medidas de
mejoramiento administrativo mas viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos
humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos .

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza

2. Describir tal hecho o situación
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido haciendo comparaciones y
buscando analogías
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y
el depto. Donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas. Objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y
operaciones, equipo y ambiente laboral .

Es importante saber que las características que distinguen a los análisis de un sistema de O y M , los cuales se
denotan:

a) Eliminación: es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro

de un proceso.
b) Adición: introducir nuevos sistemas o programas
c) Combinación: combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.
d) Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e
informes.
e) Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones
de un procedimiento.
f) Series de tiempo: interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción en
períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
g) Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o mas variables
h) Muestreo: a través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las interferencias acerca de las
características del personal.
i) Pert: (técnica para la revisión y evaluación de programas): la planeación en control de un conjunto complejo
de actividades, funciones y relaciones.
j) Programa lineal: para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre
varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en
diversas etapas.
 k) Simulación: usada para emitir una operación antes de su ejecución real para así proporcionar datos
aproximados que permitan tomar decisiones.
l) Teorías: Existen en los análisis de O y M diversas teorías que caracterizan su dependencia o a las etapas por
las que está desarrollándose esta se dividen así:
- Línea de espera
- Decisiones
- y juegos

Proceso básico de O y M (Estudios organizacionales)

Visión de estudio: Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una
aproximación a atributos, competencia y aplicaciones esenciales para dimensionar sus naturaleza y propósito.

1. Aproximación de conceptos
2. Evolución de una idea: percepción de una idea, depuración de una idea, consolidación de una idea.
3. Determinación del factor de estudio

Planeación del estudio: El segundo paso para realizar un estudio organizacional es el de precisar su naturaleza y
alcance, es decir, establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

1. Fuentes de estudio: internas y externas

2. Definición del objetivo del estudio
3. Investigación preliminar: lineamientos para orientar la investigación, y contenido de la investigación.
4. Preparación del proyecto de estudio: propuesta técnica que a su vez debe incluir: antecedentes, naturaleza,
justificación, objetivos, acciones, resultados, alcance, recursos, estrategia, información complementaria.
5. Autorización para realizar el estudio
6. Integración del grupo de estudio

Recopilación de datos: concluida la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos, la cual
debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización.

1. Requisitos básicos que debe reunir los datos

2. Actitud del grupo responsable de la recopilación
3. Técnicas de recopilación de datos
4. Integración de la información

Análisis de datos

Una vez realizada la recopilación y registros de datos, estos deben someterse a un proceso de análisis o examen
crítico que permita precisar las causas que llevaron a tomar la decisión de emprender el estudio y ponderar las
posibles alternativas de acción.

1. Naturaleza y propósito del análisis

2. procedimiento de análisis
3. técnicas e instrumentos de análisis
4. formulación del diagnóstico

Formulación de recomendaciones: con la búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase

constructiva del estudio la cual presume una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que
los elementos separados y desagregados se combinan mediante una labor de síntesis formando nuevas unidades
integradas en forma tal que proporcionen respuestas adecuadas a los interrogante planteados a lo largo de la
investigación.

1. Consideración previas
2. Preparación de recomendaciones: elaboración del informe, introducción, análisis de estructura
organizacional, diagnóstico de la situación actual, propuesta para el mejoramiento de la organización,
estrategia de implantación, seguimiento y control y evaluación, apéndice o anexos, presentación de
resultados del estudio.

Implementación: la implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir en forma efectiva en
la organización, ya que constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento
administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del estudio.

1. Programa de implantación: método instantánea, método del proyecto piloto, método de implantación en
paralelo, método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas, combinación de métodos.
2. Integración de recurso
3. Ejecución del programa de implantación
4. Acciones de apoyo para la implementación.

Evaluación: una vez que se ha implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de las innovaciones
por lo que es conveniente efectuar la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como los
cambios operativos que de esta se desprenda.

1. Seguimiento de las acciones: acciones programadas, acciones no programadas

2. Medición de resultados: permite a la organización disponer de forma especifica sobre los sig.aspectos: logro
efectivo de los fines propuestos; resultados de las medidas adaptadas en la estructura orgánica, funciones,
procedimientos, sistema y nivel tecnológico; beneficios obtenidos; Ventajas competitivas derivadas del
estudio; análisis de costo_beneficio; Asimilación del cambio por parte del personal; Necesidad de
capacitación; Manejo del estudio por parte de los responsables; Planteamiento estratégicos observados para
ejecutar el cambio; Ajustes fundamentos realizados para encauzar y sostener el estudio; Grado de
cumplimiento de los cambios propuestos en el tiempo dispuesto para ese fin; Tener una percepción clara de
la imagen interna y externa; Visualizar objetivamente las alternativas de cambio organizacional a futuro.

ORGANIGRAMAS

Es la representación grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus areas o unidades
administrativas, así como las relaciones entre las mismas. Puede clasificarse en cuatro grupos:

por su naturaleza se dividen en : Macro-administrativos y meso- administrativos.

Por su ámbito en generales y específicos.

Por su contenido: funcionales, integrales, de puestos, plazas o unidades.

Por su presentación: horizontales, verticales, mixtos, por bloque.

______________ Relación autoridad

___ ___ ___ ___ Relación de coordinación

---------------------- Relación con los órganos desconcentrados

___ . ____ . ____ Separación entre centrales y desconcentradas.

DIAGRAMAS: Es representar gráficamente hechos, situaciones, relaciones o fenómenos de todo tipo, por medio de
símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores o unidades administrativas, así como la relación
causa-efecto que prevalece entre ellos. Posibilita la comprensión y la simplificación del trabajo y sus operaciones
más importantes por medio de diagramas de flujo. Existen símbolos predeterminados para la elaboración.

Diagramas de distribución de espacios (donde se hace): indica el espacio por el que se desplaza una forma o una
persona durante la distintas operaciones del procedimiento o parte de el.

Diagrama de proceso: indica mediante símbolos, el flujo o secuencia de operaciones quien o en donde se hace y
que consiste la operación.

Método del camino crítico (CPM) es un método nuevo y eficaz para la planificación, programación y control de
toda clase de proyectos. Pasos necesarios para el desarrollo de este método: listado de tareas, diagrama de fechas
(métodos de elaboración de diagrama de fechas: de regresión, progresión y del punto medio) y sus integrantes,
numeración de los eventos, determinación de la duración de un proyecto, definición del camino critico.

MANUALES ADMINISTRATIVOS: Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación
que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática. Así como las instrucciones y lineamiento que se
consideren necesarias para el mejoramiento del desempeño de sus tareas.

Por su naturaleza: Macro administrativo, micro administrativo, meso administrativo.

Por su contenido: organización , procedimientos, de historia de la organización, de políticas de puestos de técnicas

de ventas, de producción, de finanzas, de personal, de operación de sistemas.

Por su ámbito pueden ser: generales y específicos

MANUALES DE ORGANIZACIÓN: Es un conjunto de referencias, usadas frecuentemente por los directores,

tiene mucha utilidad como instrumentos administrativos para ayudar a realizar el trabajo con mayor eficacia.