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TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

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SEP

SNEST

DGEST

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TOLUCA

INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

TRABAJO UNIDAD 5

“TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN”

PRESENTA: MANILLA DERBEZ JORGE ANTONIO TORRES VILLAFAÑA HÉCTOR

CATEDRÁTICO: ING. ROSA ELVIRA MORENO RAMÍREZ

METEPEC, ESTADO DE MÉXICO, DICIEMBRE 2009

UNIDAD 5: TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

Existen 3 métodos interactivos que se pueden utilizar para la obtención de los requerimientos de información de los miembros de la organización. Dichos métodos son las entrevistas, el diseño conjunto de aplicaciones y la realización de encuestas mediante cuestionarios. La base de los métodos está en preguntas formuladas cuidadosamente.

Cada uno de los métodos para la recuperación de información tiene su propio proceso para interactuar con los usuarios. Si se siguen estos enfoques ayudarán a garantizar el diseño y la implementación apropiados de entrevistas y cuestionarios.

ENTREVISTAS

Antes de entrevistar a alguien más, tenemos que entrevistarnos a nosotros mismos. Necesitamos conocer nuestros prejuicios y cómo afectarán éstos nuestras percepciones. Se necesitan pensar detenidamente las entrevistas antes de hacerlas. Asimismo, debemos pensar cómo lograremos que la entrevista sea satisfactoria para el individuo al que entrevistemos.

Una entrevista es una conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista necesitamos obtener las opciones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.

Además se debe tratar de captar los sentimientos de los entrevistados, y con ello, poder entender la cultura de la organización de una manera más compleja. Se debe de tratar de averiguar lo más que se pueda acerca de las metas de la organización por medio de las entrevistas; y dentro de ella, nosotros debemos de establecer un ambiente de confianza y de entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo, llevar el control de la entrevista.

Pasos para preparar una entrevista • Leer los antecedentes: El propósito es crear un vocabulario común que en un futuro le permita expresar preguntas de la entrevista de una manera comprensible para su entrevistado.

Establecer los objetivos de la entrevista: Debe de haber áreas claves referentes al procesamiento de la información y al comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendremos que hacer preguntas. Decidir a quién entrevistar: Se debe incluir a la gente clave en todos niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera. Preparar al entrevistado: Se realiza hablándole por anticipado o enviándole un mensaje por correo electrónico. Si las entrevistas tienen una larga duración, es posible que los entrevistados se enfaden, pero lo pueden ocultar. Decidir el tipo de preguntas y la estructura: Se deben de escribir preguntas que abarquen las áreas de la toma de decisiones que haya descubierto la terminar los objetivos de la entrevista. La estructura de las preguntas deben de ser como una pirámide (empezar con preguntas a menudo cerradas, y continuar con preguntas abiertas y más generalizadas), una estructura de embudo o una estructura de diamante (iniciar con preguntas generales y abiertas, y concluir limitando las respuestas con preguntas cerradas).

• •

CUESTIONARIOS El uso de los cuestionarios es una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y características de personas importantes dentro de la organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.

Al usar los cuestionarios, el analista podría estar buscando cuantificar lo que se haya descubierto con la entrevista. Por otra parte los cuestionarios se pueden usar para encuestar a una muestra considerable de usuarios de sistemas con el fin de detectar problemas o poner de manifiesto cuestiones importantes. La plantación de los cuestionarios implica una considerable cantidad de tiempo de planeación.

Se tienen que considerar los cuestionarios si: • • Las personas que se necesitan encuestar se encuentran en ubicaciones dispersas. Una gran cantidad de personas están involucradas en el proyecto de sistemas, y es importante que porción de un grupo dado aprueba o desaprueba una característica específica del sistema propuesto.

• •

Se está haciendo un estudio preliminar y se desea medir la opinión general antes de que se determine el rumbo que tomará el proyecto de sistemas. Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificará y abordará cualquier problema relacionado con el sistema actual. TIPO DE PREGUNTAS:

*Preguntas abiertas: La respuesta puede ser de dos palabras o de dos párrafos. Describen las opciones del entrevistado para responder. *Preguntas cerradas: Se consideran preguntas básicas debido a que se pueden contestar con un número finito de respuestas.

RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE DOCUMENTOS

Es importante la adopción de un método mediante el cual se registrarán los hechos del estudio. Registrar ordenadamente la información recopilada de cualquier investigación que se realice, es de exigencia general.

Una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la debida calidad para que cualquier persona pueda entenderlos. Es esencial obtener copias de los documentos utilizados en el sistema.

Durante el curso de investigación, el analista deberá auxiliarse del uso de diagramas para el registro de las actividades. Existen fundamentalmente tres tipos de diagramas:

Organigramas: Muestran la estructura orgánica y/o funcional de una organización. Señalan las funciones de línea y dan idea de las responsabilidades del personal de esa organización. Su valor residen destacar los niveles de autoridad.

Cuadros de Distribución de Trabajo: Describe las actividades de cada unidad de la estructura de un departamento, determinando qué hace cada puesto. A través de esta técnica se obtiene una visión de las unidades de trabajo.

Fluxogramas de procedimientos de diagramas de flujo: Representa el flujo de información de un procedimiento y satisfacen 3 funciones principales:

o

Permite al analista asegurarse que se ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.

o

Da las bases para escribir un informe lógico y claro.

o

Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.

Los diagramas de flujo son la representación gráfica de un proceso administrativo. A través del diagrama de flujo puede graficarse cualquier situación administrativa u operativa, representada en forma objetiva para mostrar procedimientos.

Una vez que se ha reunido toda la información relativa a la forma actual de operar del sistema, el analista o grupo de analistas procederán a organizar y documentar todo el material escrito, a fin de cubrir posteriormente la fase de análisis y crítica del mismo.

Como último paso del proceso de la investigación sobre la forma actual de operar del sistema, el responsable del estudio presentará a los usuarios un documento final, con el objeto de ultimar detalles que no hayan sido comprendidos por el analista.

La presentación del documento debe presentarse bajo la siguiente estructura: 1. Introducción. 2. Objetivos del procedimiento. 3. Diagramas del flujo de actividades. 4. Descripción literaria del sistema. 5. Formas e instructivos. 6. Apéndices. 7. Hojas de operaciones.

8. Cuadros comparativos. 9. Conclusiones generales.

Una vez documentado el sistema actual se procederá a obtener la aprobación de los responsables de su operación.

OBSERVACIÓN Y TÉCNICA “STROBE”

El analista de sistemas recurre a una forma crítica estructurada para el análisis de los requerimientos de información. A menudo es posible observar circunstancias del entorno que confirmarán o negarán el discurso (o diálogo) de la organización que se refleja en las entrevistas o cuestionarios.

El método para la observación Estructurada del Entorno (STRuctured OBservation of Enviroment) se conoce como STROBE. La aplicación exitosa del STROBE requiere que el analista observe explícitamente siete elementos concretos que por lo general se encuentren en las oficinas.

1. Ubicación de la oficina: Uno de los primeros elementos que el analista de sistemas debe observar es la ubicación de la oficina de un tomador de decisiones específico con respecto a otras oficinas. Las oficinas accesibles tienden a aumentar la frecuencia de la interacción, los mensajes informales, mientras que las oficinas inaccesibles tienden a disminuir la frecuencia de la interacción y a aumentar los mensajes orientados a las tareas.

2. Colocación del escritorio: La colocación de un escritorio en la oficina puede ofrecer pistas sobre la manera en que el tomador de decisiones ejerce su autoridad. El analista de sistema debe observar la distribución de los muebles de la oficina, y en particular la colocación del escritorio.

3. Equipo fijo de oficina: Archiveros, libreros y otro equipo grande influyen en la categoría de equipo fijo de oficina. Si no hay equipo, es probable que el tomador de decisiones almacene muy pocos artículos de información por sí

mismo. En caso contrario, se asume que el tomador de decisiones valora mucho la información.

4. Accesorios: El termino accesorios se refiere a todo el equipo pequeño usado para procesar la información, incluso las computadoras de bolsillo, calculadoras, PCs, plumas, lápices y reglas. Si se posee este equipo probablemente lo que indica el tomador de decisiones es que ocupa su equipo más allá de su oficina.

5. Fuentes externas de información: Un analista de sistemas necesita saber qué tipo de información usa el tomador de decisiones. La observación del tipo de publicaciones almacenadas en la oficina puede revelar si el tomador de decisiones recurre a la información externa (revistas de comercio, recortes de periódico sobre otras compañías de industria) o se basa en la información interna (informes de la compañía, correspondencia de la oficina, manuales de políticas).

6. Iluminación y color de oficina: La iluminación y el color de la oficina juegan un papel importante en la manera en que un tomador de decisiones recopila información. Una oficina con iluminación cálida y radiante indica una tendencia más a la comunicación personal. Un ejecutivo en una oficina iluminada cálidamente recuperará más información de manera informal.

7. Vestimenta de los tomadores de decisiones: Un analista de sistemas puede darse una idea de la credibilidad de los gerentes de la organización al observar la vestimenta que usan en el trabajo. El traje de dos piezas de un hombre o el traje y la falda para una mujer representan la máxima autoridad, de acuerdo a investigadores que han estudiado la vestimenta de algunos ejecutivos. El hecho de que los líderes vistan de manera casual tiende a abrir las puertas para una toma de decisiones más participativo, pero a menudo propicia la pérdida de credibilidad en la organización si la cultura predominante valora la ropa tradicional y conservadora.

HERRAMIENTAS CASE

La Ingeniería de Software Asistida por Computadora CASE (Computer Aided Software Engineering) reemplaza al papel y el lápiz por la computadora para transformar la actividad de desarrollar software en un proceso automatizado. La tecnología CASE supone la información de la informática, es decir la automatización del desarrollo del software. Los objetivos del enfoque CASE son los siguientes: • • • • • • Permitir la aplicación práctica de metodologías, lo que resulta muy difícil sin emplear herramientas. Facilitar la realización de prototipos y el desarrollo conjunto de aplicaciones. Simplificar el mantenimiento del software. Mejorar y estandarizar la documentación. Aumentar la portabilidad de las aplicaciones. Facilitar la reutilización de componentes de software.

HERRAMIENTAS DE LA INGENIERÍA DE LA INFORMACIÓN. Estas herramientas CASE modelan la información de negocios cuando ésta se transfiere entre distintas entidades organizativas en el seno de una compañía. El objetivo primordial de las herramientas de esta categoría consiste en representar objetos de datos de negocios, sus relaciones, y ayuda a comprender mejor la forma en que fluyen estos objetos de datos entre distintas zonas de negocio en el seno de la compañía.

MODELADO DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN. Estas herramientas también pueden proporcionar vínculos con descripciones de procesos que ayuden a quienes estén implicados en el proceso de comprender las tareas que se requieren para llevar a cabo ese proceso. HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS. Las herramientas de esta categoría se concentran en dos áreas primordiales:
• •

Estimación de esfuerzos de proyecto y de costes de software. Calculan el esfuerzo estimado, la duración del proyecto y el numero recomendado de personas. Planificación de proyectos. Capacitan al administrador para definir todas las áreas del proyecto (la estructura de desglose de tareas), para crear una red de tareas (normalmente empleando una entrada gráfica), para representar las interdependencias entre tareas y para modelar la cantidad de paralelismo que sea posible para ese proyecto.

HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE RIESGOS Las herramientas de análisis de riesgos capacitan al administrador el proyecto para construir una tabla de riesgos proporcionando una guía detallada en la identificación y análisis de riesgos.

HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. La planificación del proyecto y el plan del proyecto deben seguirse y de monitorizarse de forma continua. Además, el gestor deberá de utilizar las herramientas que recojan métricas que en la última instancia proporcionen una indicación de la calidad el producto del software.

HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO DE REQUISISTOS Cuando se desarrollan grandes sistemas, el sistema proporcionado suele no satisfacer los requisitos especificados por el cliente. El objetivo de las herramientas de seguimiento de requisitos es proporcionar un enfoque sistemático para el aislamiento de requisitos, comenzando por las especificaciones del cliente.

HERRAMIENTAS DE MÉTRICAS Y GESTIÓN. Las métricas del software mejoran la capacidad del administrador para controlar y coordinar el proceso del software y la capacidad del ingeniero para mejorar la calidad del software que se produce. Las herramientas orientadas a la gestión capturan métricas especificas del proyecto (por ejemplo: LDC/personamos, defectos por punto de función) que proporcionan una indicación global de productividad o de calidad. Las herramientas orientadas técnicamente determinan métricas técnicas que proporcionan una mejor visión de la calidad del diseño o del código. HERRAMIENTAS DE DOCUMENTACIÓN Las herramientas de producción de documentos y autoedición prestan su apoyo a casi todos los aspectos de la ingeniería del software, y representan una importante oportunidad de aprovechamiento para todos los desarrolladores del software. La mayor parte de las organizaciones dedicadas al desarrollo de software invierte una cantidad de tiempo considerable en el desarrollo de documentos, y en muchos casos el proceso de documentación en si resulta bastante deficiente

HERRAMIENTAS DE SOFTWARE DE SISTEMA.

CASE es una tecnología de estaciones de trabajo. Por tanto, el entorno CASE debe adaptase a un software de sistema en redes de alta calidad, al correo electrónico, a los boletines electrónicos y a otras capacidades de comunicaciones.

HERRAMIENTAS DE CONTROL DE CALIDAD. La mayor parte de las herramientas CASE que afirman que tiene como principal interés el control de calidad son en realidad herramientas métricas que hace una auditoria del código fuente para determinar si es justa o no a ciertos estándares del lenguaje.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN COMO BASE DE DATOS. El software de gestión de bases de datos sirve como fundamentos para establecer una base de datos CASE. Dado el énfasis acerca de los objetos de configuración, las herramientas de gestión de bases de datos para CASE pueden evolucionar a partir de los sistemas de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR) para transformarse en sistemas de gestión de bases de datos orientadas a objetos(SGBDOO).

HERRAMIENTAS DE CODIFICACIÓN DE CUARTA GENERACIÓN. Los sistemas de consulta de bases de datos, los generadores de código y los lenguajes de cuarta generación han cambiado la forma en que se desarrollan los sistemas. Idealmente, estas herramientas de generación de código no solo traducen la descripción de un sistema operativo, sino que también ayudan a verificar la corrección de la especificación de los sistemas de tal forma que la salida resultante satisfaga los requisitos del usuario.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN DE SOFTWARE. La gestión de configuración de software (GCS) se encuentra en el núcleo de todos los entornos CASE. Las herramientas pueden ofrecer su asistencia en las cinco tareas principales de GCS: identificación, control de versiones control de cambios, auditoria y contabilidad de estados. La base de datos CASE proporciona un mecanismo para identificar todos los elementos de configuración y relacionarlo con otros elementos; un acceso sencillo a los elementos de configuración individuales facilita el proceso de auditoria; las herramientas de comunicación CASE pueden mejorar enormemente la contabilidad de

estados (ofreciendo información acerca de los cambios a todos aquellos que necesiten conocerlos).

HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS Y DISEÑO. Las herramientas de análisis y diseño capacitan al ingeniero del software para crear modelos del sistema que haya que construir. Los modelos contienen una representación de los datos, de la función y del comportamiento (en el nivel de análisis), así como caracterizaciones del diseño de datos, arquitectura, procedimientos e interfaz.

HERRAMIENTAS DE DESARROLLO Y DISEñO DE INTERFAZ. Las herramientas de desarrollo y diseño de interfaz son en realidad un conjunto de primitivas de componente de programas tales como menús, botones, estructuras de ventanas, iconos, mecanismos de desplazamiento, controladores de dispositivos, etc.

HERRAMIENTAS DE GENERACIÓN DE PROTOTIPOS. Se puede utilizar toda una gama de herramientas de generación de prototipos. Los generadores de pantallas permiten al ingeniero de software definir rápidamente la disposición de pantalla para aplicaciones interactivas. Otras herramientas de prototipos CASE más sofisticadas permiten la creación de un diseño de datos, acoplado con las disposiciones de la pantalla y de los informes simultáneamente.

HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓN. La categoría de herramientas de programación abarca los compiladores, editores y depuradores que están disponibles para prestar su apoyo en la mayoría de los lenguajes de programación convencionales. Además, los entornos de programación orientados a objetos (OO), los lenguajes de cuarta generación, los entornos de programación gráfica, los generadores de aplicaciones y los lenguajes de consulta de bases de datos residen también en esta categoría. HERRAMIENTAS DE COMPROBACIÓN CLIENTES/SERVIDOR. El entorno C/S existe unas herramientas de comprobación especializadas que ejerciten la interfaz gráfica de usuario y los requisitos de comunicaciones en red par el cliente y el servidor.

HERRAMIENTAS DE REINGENIERíA.

La categoría de herramientas de reingeniería se pueden subdividir en las funciones siguientes:
• • •

Herramientas de ingeniería inversa para producir especificaciones: se toma el código fuente como entrada y se generan modelos gráficos de análisis y diseño estructurados, listas de utilización y otras informaciones de diseño. Herramientas de reestructuración y análisis de código: se analiza la sintaxis del programa, se genera una gráfica de control de flujo y se genera automáticamente un programa estructurado. Herramientas de reingeniería para sistemas en línea: se utilizan para modificar sistemas de bases de datos en línea (por ejemplo: para convertir archivos IDMS o DB2 traduciéndolos a un formato de entidades y relaciones).

Referencias Bibliográficas • Ian Somerville: Ingeniería de Software. Editorial Pearson Addison Wesley. Séptima Edición. Madrid, 2005.

S. Pressman, Roger: INGENIERÍA DEL SOFTWARE, UN ENFOQUE PRÁCTICO. Editorial Mc-Graw Hill. Quinta Edición. 2002.

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