El circuito comienza con la creación de la planilla de FF por parte de

Administración Central, la cual crea una por cada obra o responsable de fondo fijo.
Cada planilla representa un centro de costos determinado.
Toda obra o responsable de FF tiene un monto fijo asignado para gastos menores de
obra. Los comprobantes que se rinden en cada rendición son todos aquellos que se
pagaron en efectivo. Los mismos no tienen que superar un monto de $ 1000.
El responsable administrativo de la obra deberá cargar todos los comprobantes a
rendir en la planilla previamente enviada por Administración Central e indicar el
número de rendición correspondiente. Dicha planilla está compuesta por 4 hojas.
En la hoja 1 esta la CARATULA 1. Esta hoja trae el resumen de todos los
comprobantes a rendir que se cargaron en la hoja FF.
En la 2 esta FF, que es donde se cargan todos los comprobantes físicos. El proceso
comienza con la selección de la obra y el número de rendición.
Luego de esto se debe cargar la fecha del comprobante y se elige el tipo de
comprobante que es (FC, NC, DI, GA, etc.). En caso de no ser un comprobante
fiscal (factura B) deberá cargarse como una Nota de Debito Interna (DI). Los ticket
A, como por ejemplo las facturas de combustibles, se deben cargar como GA.
Una vez que elegimos el tipo de comprobante se tiene que seleccionar la letra
correspondiente (A, C o M) y cargar punto de venta y numero de factura o ticket. Se
selecciona el proveedor (la forma más fácil es tipiar las primeras letras de la razón
social y automáticamente se filtra solo). Se selecciona el que corresponde y el cuit
se carga automáticamente. Si es un proveedor que no aparece en el Campo Razón
Social, deberá darse de alta como un nuevo proveedor en la hoja NUEVOS DATOS.
En los casos en la que cargamos un comprobante fiscal como DI, la letra que hay
que seleccionar es A y el proveedor a seleccionar es PROVEEDOR GENERAL, el
cual va a traer por defecto el cuit de VIAL AGRO (hay que modificar y colocar el
porcentaje de IVA en cero).
Luego se continua con la carga del CAI o CAE con su fecha de vencimiento, las
observaciones que hacen referencia al concepto del gasto, el destino (va a ser gastos
generales por defecto), el IP correspondiente y la cantidad de artículos comprados.
Es importante aclarar que en el caso de que un comprobante tenga diferentes
alícuotas de impuestos se deberá cargar en tantas líneas como alícuotas tenga y la
suma total de las líneas deberá coincidir con el total del comprobante (Ej.:
Combustible: 1 Línea Gravado se calcula IVA y en la 2 Línea No Gravado que no se
calcula el impuesto).
Existe una particularidad para la carga de los Fondos Fijos que se da con los peajes.
Los mismos se deben pasar como un DI, comprobante A y Razón Social del
proveedor del servicio. Se deben cargar los comprobantes en dos líneas. En una se
utiliza el concepto de Base Imponible con la selección del IVA 17.34% y en otra
línea el concepto No Gravado.
Para el correcto calculo y carga de los comprobantes de peajes, existe una planilla
en la cual ingresando los importes de los comprobantes se calculan en forma
automática la base imponible, IVA y alícuotas, las cuales después hay que trasladar
a la Hoja FF.
Se puedan agrupar los comprobantes y cargarlos en una sola línea siempre y cuando
sean comprobantes de proveedores con misma Razón Social.
A continuación de deja un ejemplo de cálculo de peajes.

Como se mencionó anteriormente, la tercer Hoja es NUEVOS DATOS. Allí se van

a cargar todos los nuevos proveedores que no hayan sido previamente cargados a la
plantilla. En la misma solo se carga la Razón Social del proveedor y el cuit del
mismo. Es importante que al momento de cargar el cuit se haga sin guiones, es decir
solo los números que lo componen, ya que la plantilla por defecto asigna sola las
separaciones correspondientes.
Por último, la Hoja DATOS contiene los datos maestros que se utilizan para cargar
los comprobantes.
Una vez completada la plantilla, se debe enviar por mail a la casilla FONDO FIJOS
para proceder a la importación de la misma y realizar la rendición. Asimismo,
deberá imprimirse la Hoja CARATULA 1, la cual deberá ser firmada por el
Administrativo de Obra y el Jefe de Obra y enviarse a Administración con los
comprobantes físicos adjuntos.