GENERACION DE LIBROS OFICIALES

LIBRO MAYOR Y BALANCE

Se ingresa x internet Explorer

Se ingresa con el usuario y clave del PC

Se selecciona la opción “GilatLatin”

Se ingresa con el usuario y clave del PC

Se da Clic sobre la opción “Report Studio”, arriba a la derecha.

Se escoge la opción “CODA9_PROD”

Se escoge la opción “open an existing report”

Se escoge la opcion “testingenviroment”

Se escoge la opcion “Country reports”

Se escoge la opcion “Colombia”

Se escoge la opcion “Libro Mayor y Balance”

Aquí hay 3 campos a editar:

- Nombre de la empresa: corresponde a la empresa que se vaya a sacar el reporte.

- Nit: corresponde a la empresa que se vaya a sacar el reporte.
- Periodo: corresponde al mes y año del reporte.

Este proceso de edición se debe realizar antes de listar el reporte.

Se da clic sobre y se elige en que formato se quiere sacar el reporte, los formatos más frecuentes son PDF y
XLS

Aquí hay 3 campos a editar:

 - Select company: corresponde a la empresa que se vaya a sacar el reporte.
- Select year: corresponde al año del reporte.
- Select Period: corresponde al mes del reporte.

LIBRO DIARIO

GENERACION DE AUXILIARES – CONSULTA DE CANCELACIONES

En este menú podemos filtrar según sea el criterio de búsqueda, se puede consultar desde el auxiliar de una
cuenta de un respectivo periodo, empresa etc., hasta consultar las cancelaciones por mes y empresa, todo
depende del criterio de búsqueda, pedir para actualización los criterios de los documentos

Busqueda de Pagos y Causaciones Reales

Opcion que permite visualizar de forma mas agil las facturas causadas de los proveedores y sus respectivos
pagos, esta busqueda excluye los documentos cancelados, las revaluaciones, los ajustes, etc.

Se insertan los caracteres year/period

ANTICIPOS

Ruta: falta actualizar

CARGAR LOS DOCUMENTOS DE ANTICIPO Y CAJA MENOR A CODA

Para realizar los documentos de anticipos previamente me envían por correo en medio magnético el formato
de anticipo esto con el fin de copiar y pegar la información y digitarla, una vez están listos los documentos de
anticipo tanto de viáticos como de transportes, se procede a cargar a CODA

Según corresponda el anticipo se abre el archivo si es para técnicos para comerciales.

Ruta ANTICIPOS:

Ruta CAJA MENOR:

Se actualiza las columnas:

- Elemento 3
- Debito y crédito
- Descripción
- Fecha – año – periodo

Los transportes se hacen aparte de los viáticos

Esta opción es para realizar cambio de empresa ya que los anticipos de transportes se hacen por K2 (57170) y
GC (57101)
Esta opción es para validación del documento, ósea que este sin errores.

Validación 0 errores.

Después de la validación de errores se procede a POSTEAR en LIBROS.

Validación que POSTEO sin errores

IMPRESIÓN DE ANTICIPOS Y Caja Menor

En el archivo de Excel al cargarlo saca un numero de consecutivo en la columna azul, este lo anotamos para su
posterior impresión
El tipo de documento de anticipos es JXLANT

Se selecciona y se copia el documento buscado

Se abre el documento Excel llamado COMPROBANTE CON PAGO Ò DOCUMENTO SIN PAGO.

Documento con pago: la hoja de viáticos de GC y la hoja de ANT GC se imprimen dos copias de cada una.

Documento sin pago: la hoja ANT Ks se imprime solo una copia, los cuales se pasan a la contadora para firma.

Y así mismo se arman los paquetes para soporte, de los cuales yo me quedo con una copia para archivo que se
le pasa a Tatiana y la otra se queda con Tesorería.
Una vez pegado en la parte superior izquierda escogemos el número de comprobante y le damos actualizar y
después imprimimos

ANTICIPOS DE G.A. Y G.C USD

Estos anticipos se generan directamente en el sistema

Se escoge la opción Input

Se escoge la opción PINVEMAD G.A. PINVEMAD57 G.C.

En esta parte solicita elemento 1, elemento cuenta corporativa 2 cuenta local y elemento 3 tercero todo
separado por.

Clic en los binoculares y se escribe en la casilla “Shot Name” *apellido*nombre* y clic en FIND

Este proceso se hace para traer el tercero

Se escribe el valor del anticipo

Se escribe la descripción del documento y clic en Add line

Después se agrega otra línea con la contra partida 2110.233595.tercero ósea 757 “sigla x la q empiezan los
empleados”

Después clic en tax tab

Add line

Tiene que tener sumas iguales para que deje postear

Para postear damos clic en

Ya después se imprime por browse

CANCELACION DE DOCUMENTOS

Cuando la cancelación es por GC se escoge JCNL57 y por las otras compañías JCNL

En el código de abajo siempre va el tipo de documento que se va a cancelar

CODA
Cuando el documento está con PUNTEO primero se debe cancelar el PUNTEO

Se valida la fecha en la cual se cancela el documento

Se escribe el número de PUNTEO

Una vez se cancelan los documentos se listan las cancelaciones y se anotan los consecutivos en la planilla y en
los documentos los cuales son devueltos a las personas

INFORME SCH DETALLE COSTOS Y GASTOS GN – GS – GA

Ruta:

Se saca un auxiliar
Aquí se pega el auxiliar

La forma de trabajar el archivo “Detalle” es una vez sacado el auxiliar se pega en la hoja detalle de la siguiente
manera de la columna A “Company” a Columna L “Usd” y después de la columna L “Nombre de Elemento 3” al
final se pega desde la columna Q al final, luego se filtra por columna “P&L Details 2016” y Columna F “Cta
Local” validando la información contra la casilla descripción y se empieza a llenar la columna O “ GNS”
Y en la hoja Detalle se paga hasta la casilla dólares y después se pega desde nombre elemento 3 hasta el final.

Este es el archivo que se actualiza

Una vez tenga el informe listo se puede cruzar contra la conciliación de detalles que esta en la ruta: Z:\
CONTABILIDAD\CONTABILIDAD\Reporting_Package\REPORTES 2016\2016-Q2\Reporting Package Abril Q2\
Conciliaciones coda RP's
 CONSUMO DE INVENTARIO GC

Este informe se saca para ajustar el inventario a final de mes el cual debe quedar en 0 Cero, la cuenta del
inventario es 191001*

Dándole doble clic en el recuadro a mano izquierda antes de compañía se despliega el detalle

Se tiene que reclasificar de la cuenta que tiene dos elementos y la que tiene 4 elementos
Se valida la cuenta del inventario en la que está el descuadre que son las 1330.19100120 y 1330.19100105

DESPUES DE ingresar los dos registros valido que la cantidad de pesos y dólares sean los mismos

Se da clic en la pestaña 2 currency values para ver con qué dólares cargo y en currency para modificar la
cantidad de dólares y posterior modificar línea
Una vez modificados los dólares hay que ingresar la tercer línea “contra partida” para que el documento quede
cuadrado que en este caso es 6503.7540070195.06135.420003

Todos los ajustes se imprimen para firma y se archivan en az

Una vez esta el documento se POSTEA

Y SE VUELVE A VALIDAR PARA VER QUE ALLA QUEDADO EN CEROS

Después se procede a imprimir el comprobante, SI ES AJUSTE COMPROBANTE SIN PAGO SE MANDA A FIRMAR
POR CONTADORA Y DESPUES SE ARCHIVAN

CHECK LIST DE AREAS Y CLOSING

Ruta:

Estos informes se sacan para llevar un control de las actividades y documentación recibida en el departamento
contable, hay que tener en cuenta que por las variaciones en el proceso financiero hay que actualizarlo.

INFORME DE ÓRDENES ABIERTAS Y CERRADAS

Ruta:

Este informe es para validar las órdenes de compra que tienen 4 estados que son: fc, fr, nr y pr.

Todas las órdenes de compra deberían estar en estado fc lo cual indica que ya se costeo “que lo presupuestado
ya se gasto” ya no se validan las del Gilat Satélite networks ltd.

Procedimiento:

- Se genera una solicitud en “SOPORTE TECNICO” solicitando el estado de las órdenes de compra del
determinado mes.
- Se descarga de BPCS informe de costeo del respectivo mes
- Con el informe que nos envían al correo se filtran por las que no están en fc ósea fr, nr y pr y se
confronta contra el archivo descargado de BPCS a ver cuales ya se costearon y cuáles no, las que no se
envía un correo a Alejandra Recepcion para validar quien le radica las facturas de las órdenes de
compra pendientes y asi poder enviar el respectivo correo a cada responsable para que valide si siguen
vigentes o hay que cerrarlas, a las que informen que hay que cerrarlas se crea otra solicitud para que
las cierren.

REQUERIMIENTO DE INFORMES CODA WEB

Esta opción nos permite solicitar los siguientes informes:

- Reporte de usuarios el cual se llama “Solicitud de cuentas CODA”

 Reporte del estado de Ordenes de Compra “informe de órdenes abiertas y cerradas”

CODA – WEB – soporte técnico, se copia el link y se pega en crhome por que en explorer no abre.

http://10.117.57.8/gilatcol/index.php

Usuario: Pc

Contraseña: Web Gilat789654

se escoge la opción crear ticket

y escoge las características del mensaje, lo redacta y lo envía y hay que esperar a que le contesten el
requerimiento el cual es enviado al correo electrónico.
LEGALIZACIONES

Hay que validar inicialmente si se le giro anticipo, si se le giro es una legalización sin pago y si no se le
giro es un reintegro comprobante con pago

Cuando pidan estados de cuenta se debe agragar el carácter “PAY STATUS”

Que es para sacar solo lo disponible

cuando en las legalizaciones hayan transportes con cuentas de cobro se agregan dos filas despues del
valor legalizado para ingresar impuesto y el asumido del tramsporte
 MATCHING

G.C. Cuenta 142011

G.A. Cuenta 133015
K2 Cuenta 142011
Para ejecutar el Match se tiene que estar en la compañía a la cual va a afectar.

Este proceso se hace después de realizar las LEGALIZACIONES

Clic en la flecha hacia abajo y escogemos el carácter “Nombre elemento 3”

Se seleccionan los valores a cruzar “a hacer Match” damos clic en el icono que parece un telefono

Damos clic en
Modificamos el periodo

Editamos la parte de currency Code si es en dólares o en pesos

Le damos ctrl+f a las líneas que se cruzan totalmente y Ctrl + t para las que cruzan parcialmente por la
diferencia que hace falta.

Después options y clic en POSTING

Después clic en DISPERSE

GA ES LA UNICA QUE MANEJA PUC COMERCIAL por eso listamos la 133015*

CONSIGNACION GA

En Gilat Andina se hacen dos procesos de contabilización uno en pesos y otro en dólares:

1- Cuando se hace en dólares se hace el siguiente registro: en el cual se registra el anticipo contra la
cuenta del banco puente.

2- Cuando se hace en pesos se hace el siguiente registro: en el cual se cancela la cuenta puente y se
lleva a la cuenta del banco real.
Después se procede a cargar y se imprimen dos copias.

CREACION DE USUARIOS “757”

Para la creación de usuarios recibimos un correo enviado por Mayerly Marroquin, y la ruta del archivo de Excel
a actualizar es:

Se ingresa a Coda Web, con el usuario y clave de la contadora, se debe ingresar por la Compañía 57MASTERS
Se consulta el último usuario creado según consecutivo de archivo “Creación Empleados”, la consulta se hace
por Nivel 3 y el número interno de creación.

Se modifica: Numero de usuario según consecutivo, Nombre, Nombre Abreviado y editan las pestañas
“Pagos/Punteo” e “Informes/Análisis”

En “Pagos/Punteo” solamente se modifica el código del empleado

En la pestaña “Informes/Análisis” solamente modificamos el numero de cedula del empleado y fecha de

creación.

Se da clic en GUARDAR
Reporte Balance Conciliaciones Bancarias

ESTADO DE ANTICIPOS

Se saca un auxiliar de lo disponible “PAY STATUS” de la cuenta 142011 y se proceso a actualizar el archivo

Ruta:
DOCUMENTO EQUIVALENTE

INFORME DE USUARIOS Y CUENTAS CODA

Ruta:

Previamente se hace un requerimiento por CODA WEB solicitando la información y después procedemos a
actualizarla.

INFORME PARA LILIANA

INFORME ANTICIPOS K2
 REVALUACION

El proceso de revaluacion hay que correrlo por las siguientes compañias:

- 57101 G.C. Gilat Colombia

- 57102 G.A. Gilat Andina
- 57120 G.N. Gilat Networks
- 57130 G.S. Gilat Satellite
- 57160 Fontic Unión Temporal Fontic
- 57170 K2 Unión Temporal K2

Para tener en cuenta este proceso se corre con el usuario del contador

Este es el check y pasos a seguir en proceso de Revaluación, con su respectiva ruta:

Antes de correr el proceso de Revaluación se tienen que tener una cuenta los siguientes procesos:

1- Validar que no hayan documentos en Bandeja:

2- Validar cierre de periodo

Se colorea a nivel 4 que salga azul los 4 cuadros y se chulea el mes a revaluar
3- Se procede a correr los procesos de Revaluación, convierte Trm a tasa de cierre

Se seleccionan uno a uno los códigos hasta llegar a CRVLBALUSD, cada vez que se escoge un código se
selecciona “Revalue” y después “Post”

4- Conversión a TRM de cierre

Se busca el código RCMRUSDFHOME y se ingresa el valor de la TRM de cierre de mes.

Busqueda de Pagos y Causaciones Reales

Opcion que permite visualizar de forma mas agil las facturas causadas de los proveedores y sus respectivos
pagos, esta busqueda excluye los documentos cancelados, las revaluaciones, los ajustes, etc.

Se insertan los caracteres year/period