Manual Básico de Operación

Generación de Notas CréditosDébitos - Hoteles

Notas Crédito/Débito
Se cambió totalmente la opción de Notas Crédito/Débito al sistema hotelero para tener la
posibilidad de realizar ajustes sobre cargos que estén en la factura, dejando la factura original
sin ningún tipo de modificación ya que en realidad la Factura sigue siendo la misma adjuntando
la Nota Crédito como documento anexo.

De igual manera los estadísticos se verían afectados el día en que se genere dicha nota debito
/ crédito. La contabilización de este movimiento será Ingreso contra Cartera, es decir, CR
contra la cuenta de Ingreso del cargo ajustado y un DB contra la Cuenta CXC asociada o Caja.

Por otra parte, se tendrá la posibilidad de especificar una observación amplia a la Nota
Contable la cual se reflejará de forma correcta en el Documento respectivo.

Ingresar al módulo de Auditoria y hacer clic en la opción Auditoria\Facturas o

Remisiones\Notas Crédito/Débito
Los pasos requeridos para realizar una Nota Crédito/Débito serían:

1. Presionar el botón Adicionar de la barra de herramientas. El sistema colocará en el campo

ID el valor Cero (0), la cual posteriormente será reemplazada por el número consecutivo
de la Nota Crédito/Débito.

2. Digitar la factura a la cual se le va a generar la Nota Crédito/Débito. La opción de ayuda

estaría disponible para este campo en caso de consultas con mayor exactitud. Al salir
de este campo el sistema llena la primera cuadricula con los cargos originales de esa
factura y los datos principales de la factura.
3. Se debe definir la naturaleza de la nota contable (Crédito/Débito).

4. Colocar la observación de la nota contable, por defecto el sistema coloca el folio y en

número de factura a la cual le van a crear la nota contable.

5. Dar doble click sobre el cargo al cual se le va a realizar el ajuste (En esta grilla solo se
muestran los cargos originales de la factura).

6. Definir el valor dependiendo del ajuste que se desea realizar. Cabe anotar que el sistema
utiliza los mismos porcentajes (%) de IVA y SERVICIO que tiene el cargo original y se los
aplica de acuerdo a la configuración que tenga el cargo en el maestro.
Nota cuando el valor a ajustar es el mismo causado, el sistema utiliza el mismo valor de
IVA y SERVICIO que se causó para ajustar.

7. Subir el cargo a la grilla para generar Nota Crédito/Débito

Nota: Repita los pasos 5,6 y 7 por cada cargo que desee ajustar.

Al dar click en el botón “Subir a la lista”, el sistema lo agrega en la grilla

8. Guardar la Nota Crédito dando click sobre el botón guardar el sistema hará los siguientes
procesos de una manera automática:

1. Se crea un nuevo Folio De Eventos Varios, cuyo titular será la persona que se le
genero dicha factura. Esta persona si no se encuentra creado como cliente, el
sistema automáticamente lo crea.

El folio aquí generado será suspendido de forma total, de tal manera que no pueda
ser manipulado por las opciones normales del sistema (Cargos a folios.
Trasferencias, etc…). A este folio también se le asocia el folio original de la factura,
esto con el fin de que cuando se vaya a subir a contabilidad, los movimientos del
folio generado no suban con su número de folio sino con el del folio asociado. Esto
es con el fin de que en contabilidad queden cuadrado los auxiliares.

2. Se Aplican todos los cargos registrados a la cuenta MAESTRA del folio de eventos
generado.
3. Se invoca a la forma de pago para que el usuario realice dichos pagos para saldar
el folio. Este pago se causa de naturaleza contraria a la nota. Es decir que, si es una
nota crédito, se causa el pago como un débito y viceversa.

La forma de pago se determina abiertamente. Es decir que puede ser de contado o

CXC.

4. Después de realizar la totalidad del pago, se tiene que generar la Nota Contable,
dando click sobre el botón de Notas Crédito/Débito
En el reporte se verá el consecutivo que se genero para ese documento, la factura
a la cual se le hizo dicha nota, así como su folio. Por otra parte se verá el folio nuevo
generado y los cargos ajustados.

Cabe anotar que esta ventana de pago restringe que no se cierre hasta que no se
genere la nota contable a dicho folio.

Después de haber generado la nota contable se debe cerrar la ventana de pagos.

Para que el sistema realice el checkout del folio de eventos creados.
 En caso de que por alguna circunstancia fortuita, estos procesos queden
incompletos, se puede invocar de nuevo la nota contable y dar click en el botón
guardar. El sistema continúa en el proceso en el cual quedo anteriormente.

Para Imprimir o reimprimir una Nota Contable de un folio que esta saldado, se puede

dar click sobre el botón de notas créditos/débito ( ).

Nota: En caso de que se deje la creación de una Nota Crédito/Débito incompleta con
un folio de eventos creados, el sistema restringe el cierre del cierre del día generando
una inconsistencia de error.

Obligando de esta manera a que se termine todo su proceso. Es decir que no se pueden
dejar folios de eventos que se hayan generado por la creación de una Nota
Crédito/Débito en estado Checkin
 En la inconsistencia el número del registro equivale al folio de evento y el número de la
habitación al consecutivo de la Nota Crédito/Débito.

Listado Notas Crédito/Débito

El siguiente es el flujo de trabajo que deberá seguir un usuario para hacer uso de las opciones
propuestas:

Ingresar al módulo de Auditoria y hacer clic en la opción Consultas e Informe\Facturas ó

Remisiones\Listado de Notas Crédito/Débito
En esta ventana el usuario podrá definir un rango de fechas y aplicar filtros como son la
naturaleza y otros posibles filtros como son el Id de la nota contable, el usuario que hizo dicha
nota contable, el folio y la factura a la cual se le genera notas contables. Este informe mostrar
la información general de la nota contable:

Precondiciones
Las siguientes condiciones se deben tener en cuenta para poder generar Nota
Crédito/Débito:

1. Las notas contables que se generen solo son de una naturaleza. Es decir, o son Créditos
o son Débitos de acuerdo al caso.

2. Los cargos sujetos de ajustes son todos aquellos que no afecten caja, es decir no es
posible ajustar cargos de pagos, depósitos o Paidout.
3. Ninguno de los cargos registrados tiene afectación sobre los cargos originales, estos
últimos se mantienen tal y como fueron registrados.

4. No hay restricciones sobre las facturas por haber generados notas crédito/débito, es
decir, luego de generada una nota a una factura, esta última podrá ser manipulada de
la misma forma como aquellas que no tienen notas crédito/débito generadas.

5. Debe existir un documento de facturación creado para las notas crédito/débito el cual le
tiene que definir cuál será el formato a utilizar para los folios de eventos.

Si maneja Impresoras Fiscal se le debe definir en el formato de habitación la constante

“FIS” y configurar correctamente los parámetros que tienen que ver con las impresoras
fiscales. También hay que tener presente que para que se realice el proceso de
impresora fiscal la factura debe tener generado el Numero_NCF.

Nota: hay que tener presente que el proceso de impresora fiscal se hace a los cargos
que se crearon en la nota crédito pero con los datos del folio y factura original. Es decir
que a pesar que esos cargos fueron causados a un folio de eventos que se generó,
cuando se dispara este proceso se manda son los datos de la factura original (Folio,
Habitación, Serieimpresofiscal, Numero_Ncf).
 6. Se debe crear un parámetro donde se indique cual es el código del documento de
facturación que identifica las notas créditos.

7. Se debe asignar a una resolución el documento de facturación “Notas

Créditos/Débitos”

El siguiente es el flujo de trabajo que deberá seguir un usuario para hacer uso de las opciones
propuestas:

1. Crear el documento de facturación, ingresando al módulo de Parámetros y hacer clic

en la opción Parámetros\Facturación\Documentos de Facturación.

Si maneja impresoras fiscales se le debe definir en el formato de habitación la constante

“FIS”
2. Asignarle a una resolución activa ese documento de facturación, ingresando al módulo
de Parámetros y hacer clic en la opción Proceso\ Resoluciones Autorizadas

3. Darle valor al parámetro ingresando al módulo de Parámetros y hacer clic en la

opción Procesos\ Definición parámetros de hotel.
POS CONDICIONES
Luego de aplicar el proceso de generación de la Nota Crédito/Débito, las siguientes serán las
situaciones o resultados:

• Se abre un folio de eventos varios, al cual se le causaran los cargos, se le registraran

los pagos, se factura utilizando el documento (Notas Crédito/Débito) y se le hará Check
out.

• El nuevo folio quedará suspendido de manera general. Esto con el fin de que no se
pueda posteriormente hacer ningún tipo de movimiento con este nuevo folio. es decir,
hacer actualización de folios cerrados, cargos, transferencias etc.

• Al subir los movimientos a contabilidad, los cargos causados al folio generado en los
ajustes no subirán con su número de folio sino con el numero de folio asociado. Esto
con el fin de que en contabilidad quede cuadrado los auxiliares.
• Los documentos de facturación (Notas Crédito/Débito), no estarán disponible en
ninguna ventana donde se permita seleccionar documentos ya que este documento no
se verá en el combo.

Por ejemplo:

• En los listados se mostrará esta información de acuerdo a la naturaleza de la nota

contable. Por ejemplo: