IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

El documento es el principal elemento de un archivo, ya que tiene información que puede ser
requerida posteriormente, debido a la necesidad que tiene la empresa para el desarrollo de su
gestión, objetivos y sobre todo para el servicio del cliente externo e interno, los aspectos más
significativos del papel que cumple un documento, como elemento clave que resalta su
importancia.

Trasmiten información y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través de sus
diferentes formas de soporte, en ejercicio de las funciones administrativas

Intervienen directamente a la toma de decisiones, soportan procesos legales personales e

institucionales sirven de testimonio a las gestiones administrativas que lo requieran

LA CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación:

 Textuales
 Gráficos
 Imagen
 Cinta
 Documento publico
 Documento privado

Cuando los documentos tiene una función con un objetivo que deben cumplir, para que considere
la circunstancia que hace que se genere la información que este soportando su correspondiente
clasificación.

 Documentos dispositivos
 Documentos informativos
 Documentos testimoniales

LOS DOCUMENTOS SON IMPORTANTES EN LAS EMPRESAS

Prácticamente toda transacción, ya sea comercial con terceros o interna, en una empresa,
requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y órdenes de compra hasta las
remuneraciones de los trabajadores son documentos necesarios que requieren de un sistema de
almacenamiento y cuidado de la información.
La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para
gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión es administrar el flujo de
estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial puede
ser desechado ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa.

Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el almacenamiento físico
de documentos al plano digital, lo que implica una mejora sustancial en varios aspectos de la
administración de una empresa. El sistema apunta también al proceso de búsqueda y organización
de los documentos, así como de datos e información general en sus diversos formatos.

Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más eficiente el uso
de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos. Gestionar de
mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la productividad de su
organización.

Para que un sistema de gestión documental funcione de forma optimizada y preste utilidad a la
organización, éste debe cumplir con dos medidas muy importantes de seguridad. La primera tiene
relación con la integridad de los documentos, al tratarse del respaldo de las actividades de la
empresa es necesario que se conserven en buen estado y que se evita la pérdida de estos, ya sea
físicamente o la digitalización.