ADMINISTACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(1978480)

APRENDIZ

DANIEL ALEXANDER CLAVIJO ALVARADO

TUTOR

THOMAS ERICK PICHON PEREZ

FORO TEMÁTICO: “TIPOS DE DOCUMENTOS”

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2019
PASOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA GESTIÓN DOCUMENTAL

Es importante identificar, reconocer e implementar un conjunto de pasos, métodos o etapas que resultan necesarios como plena garantía para la realización
de esta actividad (la administración de comunicaciones oficiales) con el fin de simplificar el trabajo, en una gestión documental rápida y segura.

LA PLANIFICACIÓN: es un proceso lógico o plan de acción para alcanzar los objetivos del modo más eficiente siguiendo determinados formas para lograr
las “metas” y “objetivos”.

LA ORGANIZACIÓN: se utiliza para distribuir las responsabilidades entre los integrantes del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y
vínculos necesarios.

LA DIRECCIÓN: es la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación; es decir, la etapa en la que se orienta al personal y los recursos.

CONTROL: es la acción de vigilancia de lo que se planeó, organizó y direccionó, con el fin de que lo propuesto, alcance el objetivo trazado.

Para la realización de esta gestión es necesario tomar como referencia las orientaciones de la Norma Icontec GTC 185 el propósito de esta norma es el de
brindar herramientas a las empresas para que le faciliten la gestión de los documentos, de esta manera busca contribuir con la disminución del tiempo y
costos sin dejar de lado la calidad orientando sus procesos archivísticos hacia una gestión de mejoramiento cada vez más competitivo Planteando una serie
de recomendaciones para la elaboración de los diversos tipos de documentos que generan las entidades o empresas.

CIRCULAR: comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido dirigido a un grupo específico. Tiene como objetivo fundamental dar a conocer
información de carácter general, las circulares de carácter interno se utilizan para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas, las externas para
dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos de servicios entre otros.

PARTES DE UNA CIRCULAR.

 ENCABEZADO

 CÓDIGO

 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN.

 ENCABEZAMIENTO Y DESTINATARIOS.
 ASUNTO

 SALUDO

 TEXTO

 DESPEDIDA

 REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES

 LÍNEAS ESPECIALES

 IDENTIFICACIÓN DE PÁGINAS SUBSIGUIENTES.

MEMORANDO: comunicación escrita que se emplea en las empresas para tratar asuntos internos, los memorandos pueden tener uno de los siguientes
objetivos:

Informar sobre un hecho en forma breve, expresar necesidades, hacer requerimientos, regular o aclarar información, dar respuesta a una comunicación
recibida, hacer llamados de atención entre otros.

PARTES DE UN MEMORANDO

 ENCABEZADO
 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO
 CÓDIGO
 FECHA
 ENCABEZAMIENTO
 DESTINATARIO Y REMITENTE
 ASUNTO
 TEXTO
 DESPEDIDA
 REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES.
 LÍNEAS ESPECIALES.
ACTAS ADMINISTRATIVAS: documento escrito que tiene lo sucedido, tratado o acordado en una reunión o situación específica. Adquieren un valor
administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Las actas se redactan en tiempo pasado excepto las de descargo que se realizan o redactan en tiempo presente.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y
nombres completos.

PARTES DE UN ACTA:
 TITULO
 DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO
 ENCABEZAMIENTO
 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE LA REUNIÓN
 HORA
 LUGAR
 ASISTENTES
 REPRESENTACIONES
 INVITADOS
 AUSENTES
 ORDEN DEL DIA
 DESARROLLO
 COMPROMISOS
 CONVOCATORIA
 FIRMAS NOMBRES Y CARGOS
 LÍNEAS ESPECIALES
 PAGINAS SUBSIGUIENTES

DANIEL ALEXANDER CLAVIJO ALVARADO