ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PRESENTADO POR ANYIS FLOREZ BERRIO

PRESENTACION EN PREZI (LINK)

- Archivo general de la Nacin acuerdo 060/2001

Trata de las comunicaciones oficiales las cuales son : recibidas y

enviadas
Se establecen lineamientos y procedimientos para las unidades
de correspondencia
Se trabaja mediante series y subseries documentales
Se maneja el tema de la centralizacin de la informacin
Se establece que la corporaciones o entidades debern
establecer su imagen corporativa

- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la

distribucin de un documento?

Se recepciona toda la correspondencia en la oficina y se enva a

su destinatario.

Se registran las comunic

- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o

externa.

Es externa ya que se tiene en cuanta el contenido del oficio ya que

se solicitan diferentes tipos documentales a la entidad como lo son
los diferentes tipos de radiogramas estos son enviados a las
entidades que lo requieren

- Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa

determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?

- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin

obtenida en esta actividad.

1 Diferencias y caractersticas de dato, informacin, y documento.

- El dato:
Es un elemento pequeo de gran importancia, y la falta de uno
solo, puede distorsionar el contenido de la informacin, los datos
se deben recolectar, procesar y transformar finalmente en
informacin. Se caracteriza por su representacin la cual puede ser
a travs de un smbolo, letra o nmero para as identificar una
cualidad. Estos se pueden clasificar segn su funcionalidad en
numricos, en cadena y lgicos

- La informacin:

Es un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el

objetivo de la comunicacin en una actividad. Se caracteriza por
transmitir un mensaje el cual lleva a la toma de decisiones, tanto a
nivel personal como empresarial que conllevara a un punto de
dificultad, pero a su vez a una solucin y se puede clasificar en :
personal, institucional, y documental.

- El documento:

Es el material que contiene la informacin necesaria para realizar

la transmisin del conocimiento humano, es la materia prima del
archivo la cual es una pieza clave, para poder dar el curso
adecuado a la gestin del documento y su ubicacin. Se
caracteriza por su naturaleza, contexto personal o entidad que lo
origina, los cuales pueden ser de origen interno o externo.

2. Solucin del caso de contextualizacin

-Textuales: Notas, borradores, y apuntes rpidos.

-Grficos: Mapas, dibujos, y planos.
-Imagen: Fotografas y cuadros.
- Cinta: Cintas magnticas y videos.
-Otros soportes: Discos duro

3. Actividad interactiva (pantallazo)

4. Foro:

Teniendo en cuenta la temtica del tercer contenido de estudio, responda de

forma clara, y argumentada las siguientes preguntes:

a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada de las

etapas de un dato:

En lo que puede interpretar las tres etapas forman un sistema para poder
llegar a un fin en comn.

Dichas etapas son:

La recoleccin: indica la entrada de datos o informacin a una entidad,

empresa u organizacin, siendo este la tcnica utilizada para obtener dichos
datos.

El procesamiento: es la asimilacin, organizacin, y clasificacin de los

datos ingresados

La transformacin: viene siendo el producto final obtenido es decir, el

orden de la informacin ya clasificada y necesaria que se requiere en la
empresa.
b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan
en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas
en el proceso de la administracin documental.

- Correspondencia comercial: son necesarias debido a que estas

correspondencias nos ayudan a llevar un registro de actividades
dentro y fuera de la empresa donde podemos dar a conocer asuntos
importantes de la misma, es decir, esta permite la elaboracin de
cartas comerciales,

- Documentos contables: Son importantes porque en ellos reposa

todo lo relacionado con las actividades comerciales, es donde se ve
reflejado la situacin financiera de la empresa, la cual da a conocer la
legalidad del funcionamiento de la empresa como lo son las actas, las
certificaciones la escrituras.

- Documentos legales: Son los documentos de gran importancia

dentro de una empresa, debido a que en ellos encontramos el manejo
de la informacin de datos personales, as como legalidad de la
misma y el buen proceder dentro de la empresa.

c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica

de este contenido y explique el porqu de sus aportes.

Poner en prcticas lo aprendido para mejorar en la administracin de

documentos, pues en el rea de archivo llegan todos los das
documentos sin ningn orden y somos nosotros los que debemos darle
una recoleccin, procesamiento y transformacin a los mismos para
darle un apoyo a la gestin administrativa a la entidad.

Promover la capacitacin sobre el tema para poder llevar un buen

registro de archivos y manejo de documentacin, manipulado siempre
por una persona capacitada que pueda manejar los procedimientos,
tramites y consultas de los mismos.