ACTIVIDAD 3

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos
de diferente contexto.

1. Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo
en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.

2.   Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma
física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando
en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el
formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.

3.   Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para
tal efecto y deben contener la siguiente información.
·Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
·Nombres completo del solicitante o su representante.
·Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
·Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
·La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
·La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario
encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento: 
-La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra
dependencia.
·Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones –
deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.
·Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia
entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las
respectivas anotaciones de chequeo y control.
·El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de
respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la
dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.
·Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.   
·El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de
documentos externos o internos según sea requerimiento.
·Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie
correspondiente.
4.   Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como el (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación,
fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la
entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.

5. Historia clínica:
- Apertura e identificación del expediente, ordenación y numeración de los
documentos integrantes, siguiendo el manual. El archivo determina los sobres
contenedores, etiquetas de localización y etiquetas de identificación.

-Archivado físico de los expedientes. El archivo determina el modelo de

clasificación u ordenación y método de archivo, en función del tipo de documento,
sistema de archivado, necesidades y disponibilidad de espacio

Archivo centralizado

-Almacenamiento de todos los expedientes clínicos en un solo deposito esto Las

ventajas es que unifica toda la documentación, integra la información, acumula la
información generada, disposición de toda la documentación, facilita la elaboración
de protocolos y minimiza los costes.

-Las desventajas son la disponibilidad de gran espacio con buenas

comunicaciones, control riguroso de la existencia y ubicación de la historia clínica,
implantar rutinas detalladas de trabajo y circuitos de transporte, normativas
internas precisas y rigurosas.
Archivo descentralizado

-No existe un espacio único, las historias clínicas se almacenan por separado sin
relación entre ellas. Se crean tantos archivos como servicios del centro
organizados por diferentes criterios. El mayor problema es la fragmentación de la
información.

-Este tipo de archivo es debido a la preferencia de los servicios por controlar y

organizar su propia documentación.

Las ventajas son que facilita la consulta a los miembros del servicio, minimiza la
posibilidad de pérdida y se necesita un menor espacio físico de almacenaje.

Las desventajas son que imposibilita disponer de toda la documentación de un

individuo y dificulta la elaboración de protocolos y estándares.

Archivo mixto

Hospital con gran actividad de consultas externas y dificultades de transporte

interno. Las historias clínicas quedan depositadas en el archivo de consultas
externas mientras el paciente reciba el tratamiento, se denomina archivo mixto al
paso intermedio de conversión de un sistema descentralizado a uno centralizado.

El proceso de centralización en ocasiones tarda años, esto favorece el

funcionamiento de un archivo central y varios periféricos.

La lentitud del cambio se debe a la necesidad de la unificación de la

documentación de cada paciente y a la reticencia de las consultas a transferir su
documentación.

APRENDÍ
EMERSON YAIR SANTAMARIA SANDOVAL
C.C 1.098.735.082