ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

 ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

PRESENTADO A:
BELLANID RIVERA CHARRY

PRESENTADO POR:
LAURA QUINTERO STRUSS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

26 DE ABRIL DE 2019
CUCUTA
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2002 al 2006 quizás; se
puede deducir que la mayoría de Empresas, Organizaciones e Instituciones; el
personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo,
era cualquier empleado sin la preparación y las competencias que requiere el
caso, en ocasiones lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala
conducta o simplemente porque su jefe inmediato lo disponía, lógicamente el
método que usaban los empleados que llegaban al área de archivo, era nula,
utilizaban normas empíricas de armar los archivos y clasificar los mismos. Al no
tener una norma de archivo establecida generaba problemas en el despacho de
los trámites solicitados por el cliente final.

Actualmente se puede decir que a inicios del año 2010, se va efectuando una gran
normativa para empoderarse y darle el valor agregado que necesita el área de
archivo

En toda organización ya sea pública o privada para la organización de su archivo

deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en cada país.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en las

empresas ya sean estas del sector público, privado, el funcionario responsable de
esta área debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.

Ahora, según el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice “que
la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan
clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra.

Revisando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante se

puede deducir que el archivo es importante porque nos brinda el servicio de ir a la
fuente y despachar el trámite o petición realizada por los usuarios internos o
externos.

De igual forma los archivos son estratégicos que permiten direccionar y atender de
una mejor manera a los usuarios, son herramientas para poder asegurar una
organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda
tener problemas.

En la actualidad existen nuevas metodologías de archivo entre los cuáles vamos a

mencionar lo siguiente:

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma

importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que
todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del

escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres
tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y

criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones:
almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.

 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

 Lógica.
 Como me piden los documentos
 Como necesitamos la información
 Rigor
 Sencillez

¿Por qué archivar documentos electrónicos?

Las empresas y la administración utilizan cada vez más las comunicaciones

electrónicas. Los mensajes y documentos electrónicos son la forma habitual de
realizar transacciones. Tal como ocurría en el pasado con los informes en papel,
hoy día los mensajes y documentos electrónicos deben ser almacenados
correctamente.

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o

reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y
espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también
mediante medios electrónicos en depósitos de conservación con el fin de
garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y
uso también mediante las tecnologías de la información.

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la

información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la
gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos
electrónicos.

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal

aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos
dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la
recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción. Por
otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad
de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución
productora mediante la construcción de intranets (que ofrecen durante la
producción de los documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y
participar en su creación por diversos actores) como desde el exterior por usuarios
ajenos a la organización a través de internet.