1Contextualizar el diseño de un proceso

Jose Nicolas Gamboa Hidalgo

Fundación Universitaria del Areandina

Administración de Empresas
Diseño de procesos.
Marzo de 2022
 Abstract

A través de este documento estaremos viendo el modelado de procesos de la compañía

OTIS Elevator Company Colombia S.A.S. La cual se dedica a la venta, distribución instalación y

mantenimiento de equipos de transporte vertical. La compañía cuenta con una trayectoria de 93

años en el país y es la líder a nivel mundial en su sector.

Es conocida por sus estándares de calidad e innovación las cuales le permitieron

posicionarse de esta manera en el mercado global, realizaremos un análisis de los principales

procesos de esta compañía y que tipo de proceso es.

Objetivo general

El objetivo general del presente documento es analizar y comprender los procesos

aplicados por la compañía OTIS Elevator en su operación del día a día.

Objetivos específicos

 Comprender la el flujo de los diferentes procesos de la compañía.

 Comprender el objetivo y el tipo de proceso al cual pertenece cada uno de los ítems a

estudiar.

 Comprender la importancia de los procesos organizacionales y el impacto que tienen al

momento de la consecución de resultados dentro de una compañía.

 Tabla de Contenidos

OTIS Elevator Company Colombia S.A.S......................................................................................1

Procesos de la compañía..............................................................................................................1
Proceso de ventas.........................................................................................................................1
Proceso de suministro..................................................................................................................1
Proceso de administrativo............................................................................................................2
Análisis de proceso..........................................................................................................................3
Metodología y técnica......................................................................................................................3
Diagramación estándar................................................................................................................3
Análisis comparativo.......................................................................................................................3
OTIS Elevator Company Colombia S.A.S.

Procesos de la compañía

Proceso de ventas

El proceso de ventas de OTIS para nuevos equipos inicia con la búsqueda de los

potenciales clientes, debido al tipo de producto que son los equipos de transportes vertical

la compañía vende principalmente a las grandes constructoras del país.

Una vez se establece la intención de compra por parte del cliente se procede a

realizar el levantamiento técnico de las necesidades de la edificación para poder realizar

la posterior configuración, adaptación y cotización del equipo con las diferentes fabricas

de la compañía para determinar cual es la opción que más se adapta a la necesidad del

cliente.

Después de presentada la oferta al cliente, si este acepta se realiza la debida

legalización de un contrato de compraventa e inician el proceso de solicitud del equipo a

fábrica para su posterior importación e instalación en la obra del cliente. El proceso de

ventas para el caso de OTIS es un proceso de gestión.

Proceso de suministro

El proceso de suministro para en la compañía inicia con la solicitud de los equipos

a las fabricas después de la venta y el pago del anticipo por parte del cliente, las fabricas

realizan con base a las especificaciones indicadas en el contrato.

Una vez listo el equipo y todos sus componentes se transporta por tierra desde la

fabrica hasta el puerto de origen donde será enviado al país y desembarcado en el puerto
de Buenaventura o en Cartagena dependiendo de la ciudad de destino del equipo, para

disminuir el tiempo de transporte terrestre desde puerto de destino hasta la obra, así

mismo su debida nacionalización se puede realizar en puerto o en zonas francas

dependiendo del avance de obra para poder dar paso a la instalación del o los equipos.

La gestión del suministro de equipos en OTIS es llevada a cabo por la compañía

DHL, la cual realiza todos los pasos anteriormente mencionados, para el seguimiento y

control por parte de OTIS los procesos son realizados por el personal del DHL como In

house en OTIS, por lo que este se puede considerar como un proceso externalizado.

Proceso de administrativo

En el proceso administrativo de las ventas y los contratos los analistas

comerciales tienen como principal misión soportar al personal de ventas con las

cotizaciones y herramientas requeridos por estos para poder llevar a cabos sus labores y

cumplir con las expectativas de los clientes.

Para el tramite de los contratos dentro del proceso administrativo se realiza el

respectivo análisis de los mismos desde la revisión del clausulado por parte del

departamento jurídico, hasta el análisis de costos y margen de ganancia para la compañía.

Posterior a esto se solicitan las aprobaciones que apliquen y se procede a incluir el

contrato en los sistemas de información de la compañía para generar la respectiva

facturación, pedidos a fabrica y realizar los contratos de instalación con los proveedores,

haciendo así que el proceso administrativo de la parte comercial sea un proceso de apoyo

para las ventas de la compañía.

 Análisis de proceso

Proceso de ventas: el proceso de ventas de la compañía para los equipos nuevos esta orientado a la firma del contrato con el
cliente y a la fidelización del mismo. No obstante, este tiene su principal punto de quiebre en la desviación del “estándar” de la
compañía en la configuración de los equipos ya que al estar sujeto a l análisis y la aprobación de requerimientos técnicos por
parte de fabrica este puede ser un punto en el que las negociaciones se vuelven inviables al no poder cumplir con los requisitos
del cliente.

Re-estimación de
oferta
No

Solicitud de Levantamiento
cotización técnico

Envío de cotización ¿Cliente

al cliente acepta?

¿Estándar? Si

Si

No Si

Firma de
contrato
Evaluación de
modificaciones técnicas ¿Fabrica
aprueba? No
por parte de fabricas

Proyecto
inviable
Metodología y técnica

Diagramación estándar

Para el caso de OTIS, recurren a la diagramación estándar en todos sus procesos,

ya que es la forma más fácil de comunicar el flujo de estos entre las diferentes filiales de

la compañía que intervienen en cada uno de estos.

Los procesos en OTIS son creados por cada área o departamento a su necesidad

de tal manera que se complementen con los procesos de las demás áreas con los cuales

conectan para así asegurar un flujo de trabajo constante y que sea fácil de ejecutar por los

actores de los mismos. El departamento de calidad de la compañía tiene como parte de

sus objetivos evaluar los nuevos procesos que se generen y asegurarse que estos cumplan

con las políticas de la misma y que no generen cuellos de botella en las demás áreas por

lo que los desarrollos de procesos están sujetos a constantes revaluaciones según las otras

áreas implementen mejoras, así se aseguran de tener una constante innovación también a

nivel organizacional que les permita mantenerse competitivos en un mercado que esta en

constante evolución.

Análisis comparativo