Material para uso de estudiantes 2020

Capítulo 3

Etapas del proceso contable: estructuración del

sistema contable. Captación y procesamiento

1. El Proceso contable

1.1. Concepto
Durante toda la vida del ente y dentro del ciclo operativo del mismo se producen
infinidad de hechos económicos.
Estos son producto de las actividades que realiza el ente por operaciones
mensurables (medidas en unidades monetaria como el peso) y en relación a un
objeto social o actividad haciendal siempre tratando de alcanzar el máximo obje-
tivo en la vida del ente. Cuando se trata de empresas este consiste en incrementar
su riqueza o maximizar sus beneficios.
Todos estos hechos económicos se realizan a lo largo de la vida del ente en for-
ma sucesiva (ciclo operativo), se entrecruzan, mezclan y superponen. Puede haber
mayor o menor número de hechos económicos dependiendo del objeto haciendal
del ente y de la mayor o menor rotación del dinero dentro de ese ciclo operativo.
Algunos de estos hechos económicos, tal como los vimos en el Capítulo 2, son:

Son los vinculados a operaciones con terceros o contextuales,

Externos
encontrando dentro de estos a los económicos-patrimoniales
(Transaccionales)
(Ej. comprar, vender, gastar) y los financieros (pagar y cobrar).

Son los vinculados a decisiones internas del ente, siendo es-

Internos
tos puramente económicos-patrimoniales (Ej. transformar o
(No transaccionales)
producir).

Todo sistema de información tiene entradas (inputs) y salidas (outputs) y

entre ambas un proceso de elaboración, es por ello que los distintos tipos de
sistemas de información debieran:
• Captar los datos que necesita.
• Procesarlos adecuadamente.
• Producir informes útiles.

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Siendo la contabilidad un subsistema de información, el procesamiento con-

table consiste en capturar datos, procesarlos e informar acerca de la composición
del patrimonio en un momento determinado y a su evolución en el tiempo.

1.2. Etapas del proceso contable

Se analizarán entonces las etapas del proceso contable en detalle:

1.2.1. Captación del hecho económico

También llamada etapa de la revelación, comprende la recolección del dato con-
table a través de su fuente (comprobante o documentación respaldatoria). Estos
son los que contienen los datos originales que entran al sistema de información
contable para ser procesados. Para ello es necesario:

Identificarlo: un documento fuente representa un medio de alimentación del sistema

contable. Por ejemplo una factura de compra.
Interpretarlo: es el análisis de los datos significativos que contiene el comprobante (en
una factura de compra: fecha, nombres, mercadería adquirida, importe, condiciones
de pago).

1.2.2. Procesamiento de datos

Son las actividades que se cumplen desde la captación del hecho económico hasta
la transformación de esos datos en información útil para la toma de decisiones.
Comprende:

Clasificación del hecho económico: ordenar los comprobantes para registrarlos, si-
guiendo un criterio de ordenamiento lógico y sistemático.
Registración del hecho económico: anotación de los datos del comprobante en los
registros contables.
Cálculo: de los datos registrados por el que se producen los nuevos saldos de las
cuentas.
Almacenamiento: archivo de todas las fuentes de datos, documentación respaldatoria
del ente.

1.2.3. Emisión de informes contables

Constituye la etapa final del proceso contable donde se emiten los informes
contables y operativos para el uso exclusivo de los órganos de administración del
ente emisor o para la utilización por parte de los usuarios externos que interactúan
con el ente o potencialmente pueden hacerlo en el futuro (Ej. Estados Contables).

78 Eduardo F. J. Asueta y María Pastora Braghini

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2. Captación del hecho económico: revelación contable

2.1. Concepto
La captura de la información sobre operaciones y hechos económicos que genera
cambios o tiene posibilidad de hacerlo, es identificada con el nombre de revela-
ción contable. Estos cambios deben ser captados por el sistema de información
contable para iniciar el proceso contable.
Esta revelación se encuentra generalmente en un soporte papel, al que llama-
mos comprobantes o documentación respaldatoria.
Todo cambio cualitativo o cuantitativo en el patrimonio del ente produce
cambios en la composición y magnitud del mismo generando variaciones patri-
moniales.
El sistema de captación de hechos económicos y operaciones debe estar dise-
ñado de manera tal que ninguno de los mismos pueda producirse sin ser capta-
dos íntegramente. Por lo tanto, todo hecho económico registrable estará respal-
dado por la documentación pertinente.

2.2. Formas de revelación contable

La revelación del hecho económico en el sistema de información contable se
puede clasificar según:

• La forma en que se revelan:

Revelación explícita
La revelación explícita se produce cuando la documentación respaldatoria fue elaborada
entre el ente y un tercero de donde surgen los derechos y obligaciones de ambas partes
y su forma de cumplimiento. Por ejemplo cuando se suscribe un contrato de préstamo
bancario, se emite un certificado depósito de plazo fijo, un tercero emite una factura y un
remito por la compra de mercaderías que hemos realizado a un proveedor, etc.
Revelación implícita
En ella sólo existe un documento unilateral elaborado por una de las partes que in-
forma sobre el hecho. Por ejemplo: la emisión de una norma estatal que tenga efecto
patrimonial en el ente –externa–, la decisión del ente de constituir una previsión docu-
mentada con una minuta contable –interna–, etc.

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• El momento en que se revelan:

Revelación Inmediata
Son aquellos hechos económicos que se revelan en el mismo momento de su ocurren-
cia. Por ejemplo una compra de mercaderías, la emisión de un cheque, un pago a un
proveedor, un cobro a un deudor, etc.
Revelación Diferida
Son aquellos hechos económicos que se revelan con posterioridad a la ocurrencia del
mismo. Por ejemplo liquidación de sueldos, consumo de energía, consumo de teléfo-
nos, etc.

2.3. Documentación respaldatoria

2.3.1. Concepto
La documentación respaldatoria es uno de los elementos materiales del proceso
contable que:
• Proporciona información contable procesable generada por el ente o su
entorno y de contendido patrimonial.
• Es el medio que transmite la información al Sistema de Información
Contable.
• Explica la causa y el origen de la variación patrimonial.
• Es la fuente del proceso contable.
• Se utiliza como único respaldo legal, fiscal y contable de las registracio-
nes realizadas.
• Constituye un medio de prueba de los hechos económicos que se cele-
braron.

2.3.2. Importancia
A través del comprobante o documento respaldatorio la Contabilidad capta los datos
de la realidad y de esta forma el hecho económico se revela en la contabilidad del ente.
Por lo tanto, la única forma que tiene la Contabilidad de enterarse de que ocu-
rrió el hecho económico es a través del comprobante emitido en legal forma y
que ingresa (es revelado) al sistema de información contable. Caso contrario la
contabilidad nunca se entera de que ocurrió el hecho económico y en conse-
cuencia no hay registración contable.
En conclusión, toda documentación respaldatoria de un hecho económico
que no se emite o no se procesa no ingresa al proceso contable y por lo tanto no
queda registrada.
Resulta necesario contar con un sistema de control interno eficiente que ase-
gure que todos los hechos económicos tengan su respaldo documental corres-
pondiente para que sea adecuadamente revelado en la contabilidad.

80 Eduardo F. J. Asueta y María Pastora Braghini

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2.3.3. Tipos
Podemos clasificar a la documentación respaldatoria en dos grupos, ellos son:
Comprobantes
Son los formularios los que adquieren formas estándares, utilizados para actos
o hechos repetitivos, para uniformar la información.
Los datos ingresan al sistema contable a través de formularios diseñados en
formatos uniformes, generalmente impuestos coercitivamente por exigencias le-
gales o impositivas, como por ejemplo las facturas, recibos, etc. Estos se utilizan
generalmente para soporte documental de hechos económicos rutinarios como
las compras, las ventas, los pagos y las cobranzas.
Los mismos tienen el objetivo de facilitar y uniformar todo el proceso con-
table, ya que permite que los datos recolectados (revelados) ingresen uniforme-
mente al proceso contable y a un mismo tipo de operaciones.
Al diseñarlos se tiene en cuenta en todos los casos quien será el destinatario
del mismo, la calidad y cantidad de información a suministrar y los derechos y
obligaciones de las partes.
Al emisor le permite tener la certeza de qué datos debe recibir el destinatario
y al receptor le permite tener la seguridad de contar con información necesaria
para comprender las causas de su variación en el patrimonio.

Otros no formularios. Utilizados para hechos o actos no repetitivos

Se utilizan como soporte documental de hechos económicos no rutinarios.
Esta documentación respaldatoria que no adquiere la forma estándar de los
comprobantes constituye, al igual que estos, una fuente de información sobre
derechos, obligaciones y variaciones patrimoniales que deben ser registradas en
los libros contables para exponer adecuadamente el estado económico, jurídico,
financiero y patrimonial de la hacienda.

Ejemplos:
Contratos sociales constitutivos de sociedades
Contratos de compraventa de inmuebles
Contratos de locación
Actas de directorio
Actas de asambleas
Publicaciones efectuadas por otros entes, como por ejemplo los realizados por la Bolsa
de Comercio con cotizaciones de acciones y títulos, o por el Banco de la Nación sobre
la cotización de las monedas extranjeras, los índices del indec, etc.
Dictámenes profesionales (abogados, ingenieros, etc.)

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