Unidad 1 SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE PATRIMONIAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PATRIMONIAL: conjunto de elementos que recogen datos de origen interno y
externos, los procesa y los convierte en información para la toma de decisiones y el control de la organización. La
estructura está basada en tres etapas:

 Entrada: se captan los datos que surgen de la relación del ente con terceros dentro del mismo ente o del
contexto que influye al mismo. La herramienta utilizada en esa etapa como soporte de la información es el
comprobante.
 Proceso: se realiza la clasificación de los datos, así como su análisis, cálculo, registración y archivo. La
registración consiste en la anotación de la documentación en los registros legales y se realiza mediante la
utilización de cuentas.
 Salida: se realiza la preparación y ordenamiento de la información procesada y se confeccionan los informes
contables sobre el patrimonio del ente y su evolución en un determinado período, llamado estados
contables.

Para que funcione el sistema de información contable debe consistir en:

 La clara definición de las cuentas y su significado;

 La determinación de los procesos que permitirán transformar los datos en nueva información;
 La estructura de los informes contables que se suministraran.

Ciclo operativo: son los hechos económicos conforman una secuencia. Consisten en:

1. Comprar: es adquirir materia prima, insumos para la fabricación o provisión de servicios, o comprar bienes
para vender.
2. Gastar: son actos económicos necesarios para el desarrollo de la actividad. Gtos de adm;
3. Pagar: acción financiera de abonar con egresos de fondos lo comprado o gastado;
4. Transformar: consiste en elaborar productos con los insumos adquiridos;
5. Comercializar: vender los bienes comprados, fabricados o servicios;
6. Cobrar: implica el ingreso de fondos proveniente de los créditos originados en ventas.

Clasificación de los hechos económicos según su efecto sobre el patrimonio.

 Hechos económicos registrables: son los que afecta a los elementos que componen la igualdad patrimonial.
Pueden ser originados con terceros, dentro del ente, o por el contexto. El comprobante actúa como soporte
de entrada al proceso contable para el cálculo, clasificación y registración de las operaciones;
 Hechos económicos no registrables: cuando no producen ningún cambio en la composición del patrimonio.
El comprobante es de carácter informativo.

Los comprobantes se clasifican en:

 Según quien lo emite:

*comprobantes propios: confeccionados por la organización.
*comprobantes de terceros: confeccionados fuera de la organización, pero referidos a hechos económicos
que vinculan a la organización y los terceros.
 Según su uso:
*Uso interno: comunican hechos ocurridos dentro de la organización.
*Uso externo: sirve para comunicar información tanto al sistema de información de la organización como al
de tercero.

Funciones de los comprobantes:

 Función contable:
1. Para los registrables: comunican información procesable de manera uniforma al proceso contable,
actuando como fuente de información.
 2. Para los no registrables: comunican información no procesable de manera uniforma a todo el
sistema de información, permitiendo comunicar daros vinculados con la inversión procesable
ampliándola y aclarándola.
 Función legal: se orienta a dar validez plena a las constancias en los libros de comercio siempre que dichas
anotaciones estén respaldadas por comprobantes fehacientes.

Caracterización de comprobantes:

 Remito: emite y utiliza la parte vendedora para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos al
domicilio. Sirve para detallar y acompañar las mercaderías y para comprobar su entrega. Debe ser firmado
por quien recibe el envío. Tiene una X en la factura que significa que no es válido como factura. Es útil para:
 Para la parte vendedora:
1. Permite controlar las salidas de mercaderías;
2. Permite controlar las entregas;
3. Una vez firmado por el comprador, es la prueba de haber entregado lo vendido;
4. Permite facturar lo vendido sobre la base de lo efectivamente entregado.
 Para la parte compradora:
1. Permite controlar lo recibido con lo pedido.

Original: emitido por el vendedor se entrega al comprador.

Duplicado: con firma del comprador queda en poder del vendedor y se destina al departamento Contaduría.
Triplicado: se entrega al transportista como prueba o pertenece en el departamento Almacenes para constancia de
mercaderías salidas.

Factura: es el documento principal de compraventa a crédito o en cuenta corriente, ya que indica la deuda del
comprador con el vendedor. Sirve como compra a pagar para el comprador y como venta a cobrar para el vendedor.

Original: queda en poder del comprador.

Duplicado: queda para el vendedor.

Nota de débito: es una notificación de aumento de la deuda. La emite la parte vendedora a sus clientes deudores en
cuenta corriente cuando debe comunicarles un cargo hecho en su cuenta. Los motivos más comunes son: pago de un
gasto por cuenta del cliente (flete); facturar menos por error; cargo de intereses por falta de pago de una factura

Original: se manda al deudor.

Duplicado: queda para quien la emite.

Nota de crédito: la emite la parte vendedora para notificarle la disminución de su deuda. Puede ser por: devolución
de mercaderías; facturación de más por error; bonificación o descuento.

Original: se manda al deudor.

Duplicado: queda para quien la emite.

Recibo: es la constancia en la que el emisor y firmante declara haber recibido de otra persona dinero, otros valores,
o bienes, indicando el concepto o motivo. Son la prueba de haber pagado o haber entregado algo a alguien.

Original: para la persona que hace la entrega .

Duplicado: para quien cobra o recibe.

Orden de pago: es un documento de uso interno en el que se autoriza un pago por cualquier concepto.

Minuta contable: comprobante interno que se utiliza para registrar y respaldar aquellas operaciones que no tiene un
comprobante contable especifico. Asientos de ajuste y refundición.

Archivo de comprobantes:

Formas de archivar:

 Documentos deben ser conservados: aquellos que sirven como documentación respaldatoria de hechos
económicos cuantificables registrables y no registrables.
  Tiempo en que deben ser conservados: aquellos que representan títulos de propiedad, facturas o recibos,
inversiones a largo plazo deben ser mantenidos indefinidamente para proteger su propiedad. Para el resto
de los documentos deben ser reservados 10 años desde su fecha.
 Ordenar los comprobantes:
 Objetivo: consiste en tabular los comprobantes en función del objeto, o tipo de operación que
representan. Ej. todas las facturas de ventas en una misma carpeta.
 Subjetivo: consiste en agrupar la documentación en función al sujeto interviniente en las
operaciones sin importar de que documento se trate. Ej. Carpeta de DHSH SRL y archivar todos los
documentos ahí.

Tipos de archivos:

 Archivos directos: se conserva el comprobante tal cual se emitió.

 Archivos indirectos: el comprobante no se archiva en el mismo estado en que se emitió. Ej CD DVD

Unidad 2. REGISTROS CONTABLES

Se prohíbe en el libro diario:

a) Alterar el orden en que los asientos deben ser hechos;

b) Dejar blancos que puedan utilizarse para adiciones entre los asientos;
c) Interlinear, raspar, tachar. Todas las equivocaciones y omisiones deben salvarse con un nuevo asiento;
d) Mutilar arrancar hojas o alterar la encuadernación o foliatura.

Libro diario: contiene la totalidad de la información de los hechos económicos registrables por lo cual es un registro
principal. Los hechos son anotados en forma cronológica y sucesiva en el mismo orden que se dan en el tiempo.

Mayores: se consideran que son necesarios para una buena organización del sistema contable

Mayores auxiliares: son la desegregación de los mayores. Cuando se utilizan cuentas colectivas y analíticas es
necesaria la apertura de mayores auxiliares.

Libro de inventario y balances. Se considera indispensable, junto con el libro diario. Es un registro principal porque
contiene la totalidad de la información referida a las operaciones del ente, aunque en forma sintética.

Al cierre del ejercicio quien lleva contabilidad obligada o voluntaria debe confeccionar sus estados contables, que
comprenden como mínimo un estado de situación patrimonial y un estado de resultados que deben asentarse en el
registro de inventarios y balances.

Métodos de registración:

Directa: consiste en el registro cronológico en el libro diario de todas las operaciones realizadas a partir de cada uno
de los comprobantes respaldatorias de las mismas. La secuencia es la siguiente:

 Se producen los hechos económicos;

 Se obtienen los comprobantes documentación, fuente;
 Se registra operación por operación en el libro diario en forma cronológica;
 Se mayorizan las cuentas utilizadas.

Indirecta: utiliza subdiarios para las operaciones repetitivas del ente: compras, pagos, ventas, cobranzas. La
secuencia es la siguiente:

 Se producen los hechos económicos registrables;

 Se obtienen los comprobantes documentación, fuente;
 Se clasifican según sean operaciones repetitivas o no repetitivas;
 Las repetitivas se registran en los subdiarios y se mayorizan en los mayores auxiliares. A fin de mes se
registra en el diario un asiento global;
 Las no repetitivas se registran en el libro diario y luego se mayorizan las cuentas utilizadas en dichos
asientos.
Medios de registración:

 Medios manuales: cuando las operaciones son volcadas a los registros contables en forma manuscrita por
quien se encuentra a cargo de dicha tarea. Las desventajas es el tiempo que lleva, y atraso en la registración;
y también la alta probabilidad de cometer errores
 Medios de registración electrónica: utiliza equipos de computación basados en la electrónica que procesan
la información en tiempo real. La velocidad, la calidad, y la capacidad de cálculo y almacenamiento son
algunas ventajas.

Unidad 3 PLAN DE CUENTAS

Clasificación de cuentas:

 Según su naturaleza podemos clasificar en:

a. Cuentas patrimoniales:
1. Cuentas de activo
2. Cuentas de pasivo
3. Cuentas de patrimonio neto
4. Cuentas regularizadoras de activo
5. Cuentas regularizadoras de pasivo
6. Cuentas regularizadoras de patrimonio neto
b. Cuentas de resultado: hacen referencia a las cuentas de resultados positivos y negativos
c. Cuentas de orden
d. Cuentas de movimiento

Las cuentas regularizadoras se reducen o adicionan directamente de las cuentas patrimoniales

respectivas, para lograr informar el saldo de la cuenta ajustada más razonable. Cuando se da de baja a la
partida principal también debe quedar saldada la cuenta regularizadora correspondiente.
 Según sea la extensión se clasifican en
a. Cuentas sintéticas que agrupa cuentas analíticas homogéneas. Por ej.: gastos de administración
b. Cuentas analíticas que representa un elemento indivisible, por ej.: Gastos bancarios, gastos de papelería,
honorarios.
 Según la composición de sus saldos:
a. Cuentas residuales: el saldo surge de la diferencia entre los débitos y créditos. Ej. Mercaderías, caja.
b. Cuentas acumulativas: el saldo se compone de la acumulación de movimientos en un solo sentido. Se
debitan o se acreditan. En general son cuentas de resultados.

Plan de cuentas: es un listado ordenado de todas las cuentas con sus respectivos códigos, utilizadas por el ente.
Cada empresa posee un propio plan de cuentas, el cual podrá ser modificado

Aspectos a tener en cuenta en su preparación:

 La organización legal del ente;

 El tipo de actividad que realiza;
 Si existe diversidad geográfica;
 La estructura administrativa con que cuenta;
 Las normas legales y profesionales que alcanzan al ente;
 Las necesidades de información de usuarios internos y externos.

El plan de cuentas se ordena siguiendo el orden de exposición de los Estados contables, primero las cuentas de
activo, luego las de pasivo y patrimonio neto; y las cuentas de resultado. Y si hubiera, las cuentas de orden y de
movimiento.

Codificación: la codificación numérica puede adoptar distintas formas:

 Numeración correlativa de las cuentas;

 Numérica por grupos;
  Numérica segmentada por grupos;
 Numérica decimal: es el más usado, se basa en definir números para cada uno de los sectores de igualdad
contable; añadiendo varios dígitos para las cuentas de segundo nivel (rubros) después para los del otro nivel
(subrubros) y así sucesivamente.

Manual de cuentas: contiene el plan de cuentas del ente más un análisis individual de cada una de las cuentas
indicando cuando y porque debe debitarse y acreditarse, que representa el saldo de la cuenta y las operaciones más
frecuentes en que se utiliza dicha cuenta.

Unidad 4: REGISTRACION CONTABLE DE LAS OPERACIONES MAS COMUNES

Operaciones mas comunes:

 Aportes de capital: los aportes efectuados por los propietarios pueden ser mediante la entrega de efectivo,
bienes, y cesión de deudas. Las cuentas a utilizar dependen del tipo societario.
 Operaciones de compraventa de bienes: hay compraventa cuando una de las partes se obliga a transferir la
propiedad de una cosa y la otra a pagar un precio en dinero. Pueden realizarse de contado o a crédito.
Conviene reflejar contablemente la venta de bienes en dos momentos: primero variación patrimonial
modificativa positiva que representa el ingreso por el valor de la venta. Y segundo la variación patrimonial
modificativa negativa que representa la salida del bien al valor de costo.
 Operaciones que reflejan manejo de fondos: se refieren a las que originan las cobranzas y pagos.
 Las cobranzas son las entradas de dinero en efectivo o en cheques, en cumplimiento de los importes
adeudados al ente por nuestros clientes o por adelantos recibidos
 Los pagos se refieren al cumplimiento de las obligaciones que posee el ente, ya sea en salidas de
dinero en efectivo o disminuciones en las cuentas corrientes bancarias.

MOMENTOS DE REGISTRACION

 Registración inmediata: es la que puede realizarse inmediatamente de conocerse el hecho económico

 Registración diferida: es la que se realiza luego de finalizado un periodo de tiempo, para reflejar el
desarrollo de procesos de tipo continuo.

RECONOCIMIENTO DE RESULTADOS:

 BASE DE LO PERCIBIDO: se toma en cuenta los movimientos de fondos, se reconocen los resultados solo
cuando se han cobrado o pagado
 BASE DE LO DEVENGADO: se consideran los resultados que corresponden al ejercicio, sin entrar a considerar
si se han pagado o cobrado. Los efectos patrimoniales de las transacciones y otros hechos, deben
considerarse en los periodos en que ocurren, con independencia del momento en el cual se produjeron los
ingresos y egresos de fondos relacionados.

Reconocimientos de resultados positivos bajo la base de lo devengado.

Los ingresos deberán reconocerse en un periodo cuando hayan tenido lugar a las siguientes pautas:

a- El hecho sustancial que genera el resultado debe haberse producido en el periodo

b- Se debe medir con la mayor objetividad posible y debe ser verificable
c- Se deben haber ponderad los riesgos inherentes a la operación para proceder a su registro contable.

Reconocimientos de resultados negativos bajo la base de lo devengado.

Los gastos se reconocerán devengados en un periodo:

a- Si el gasto está relacionado con un ingreso: se imputará en el mismo periodo en que se devengo el ingreso.
Ej. ventas  CMV
b- Si el gasto no se corresponde con un ingreso definido, pero si con un tiempo: su devengamiento se produce
a medida que éste transcurre. Ej. sueldos que paga la empresa
c- Si el gasto no se relaciona con un ingreso ni con un tiempo: se imputara al momento en que hayan tenido
lugar (cuando la operación que lo genera se concretó) Ej. Gasto de librería.