Mi tema Informática para contadores

Eje temático 2 pto B. Elementos Contables

Formulario y Comprobantes
Formularios
“es el medio impreso apto para contener y simplificar los datos que se originan en
el curso de las operaciones económicas

COMPROBANTES
Es el Soporte Físico de la Información Contable.
Es la Documentación Respaldatoria que utiliza el SIC para incorporar los datos al
Proceso Contable
También se lo utiliza como una constancia que revela la existencia de los hechos y
operaciones con su efecto patrimonial y sirve como base para la captación de
datos para luego ser procesados por el sistema contable.
En resumen: son los formularios ya completados con los DATOS de las
operaciones que respaldan.

La documentación se puede clasificar en función del emisor en:

 Externa: cuando el emisor es ajeno a la organización
 Interna: cuando la documentación es emitida por el propio ente, que puede
tener dos destinatarios:
- Externos: emitidos a personas ajenas a la organización.
- Internos: destinados a documentar hechos y operaciones que suceden
dentro del ente

Estos comprobante tienen 3 Funciones basicas:

1. Función contable:
Brindar Información contable de manera organizada (fuente de Información) al
Proceso Contable, y sirve como respaldo la correcta registración. La
Información tiene su ORIGEN en el comprobante.
2. Función de control: Los Comprobantes posibilitan:
a) Asignar, determinar y controlar la responsabilidad de las personas que
intervinieron en las transacciones. (ejemplo, orden de pago)
b) Posibilitan las tareas de auditoria interna y operativa externa.

3. Función jurídica: otorga respaldo legal frente a terceros de las operaciones

realizadas, constituyéndose en un principio de prueba de lo sucedido. Conforme
al CCyC constituyen medio de prueba de los efectos de los hechos que
exterioriza. También son documentación probatoria de normas fiscales,
laborales y previsionales.
Plazos de conservación
El art. 328 del CCyC establece que excepto que leyes especiales establezcan
plazos superiores, deben conservarse por diez años: - los libros, contándose el
plazo desde el último asiento;
- los demás registros, desde la fecha de la última anotación practicada
sobre los mismos;
- los instrumentos respaldatorios, desde su fecha.
Minutas contables
Es un documento borrador de otro tipo de documento que luego debe ser copiado
en limpio. Estos además sirven para complementar a los comprobantes
tradicionales y forman parte de los papeles de trabajo.
Cumple la función de hoja de ruta del circuito administrativo hasta llegar a las
registraciones contables.
También se lo utiliza para dejar constancia escrita de hechos económicos que no
tiene una documentación “formal” como en el caso de consumos internos que
realiza la empresa industrial.
Características:
 Se confeccionan por escrito contemplando los datos del emisor, receptor y
fecha
 Sirven como evidencias escritas sobre la ocurrencia de los hechos económicos
registrables
 NO reemplazan a la documentación fuente, pero las complementan
Función
- Integrar los distintos subsistemas, cuando no existe integración automática
electrónica, a través de un comprobante escrito. Ejemplo: minutas contables
que contienen asientos resumes de los subdiarios en un sistema de registración
indirecta.
- Configurar documentación respaldatoria de transacciones u hechos con
efectos patrimoniales objetivamente medibles y que no tengan documentación.
Ejemplo: determinación y cálculo de bases imponibles, depreciaciones,
determinación de costos por sistema de inventario.
- Partes y contenido mínimo
Encabezado Nombre del comprobante: “minuta contable”
Numeración: preimpresa, correlativa, identificatoria. Permite dar
seguimiento y control
Fecha: importante para la registración y determinar la demora
circular
Emisor: sector, área, departamento
Destinatario: sector, área, dpto.
Cuerpo Cálculos y fuente documental: detalle de los cálculos
 preliminares y antecedentes de los importes a registrar. Es
imprescindible citar la doc. fuente de la minuta. Ejemplo: informe
de fábrica, informe de existencias de bienes, amortización de un
préstamo.
Planillas – gráficos: información relevante. Ejemplo: planilla de
liquidación de sueldos
Asiento propuesto: por el emisor para su posterior registración
Pie Confección: informa la persona que confeccionó
Acuse de recibo: determina que la información llego a destino.

Punto 3. Cuentas, Plan de Cuentas y Manual de Cuentas.

Cuentas
Es una herramienta contable donde se almacena toda la información respecto de
las operaciones económico-financiera.
Es un instrumento que representa un elemento del patrimonio o de los resultados,
que muestra la situación patrimonial y las variaciones que posteriormente se van
produciendo.
Las cuentas cumplen una doble función
- Clasifica la información cualitativamente (agrupa por concepto)
- Cuantifica en moneda utilizada como común denominador del valor
Clasificación:
- Patrimoniales: representan componentes del patrimonio y del patrimonio neto.
Puede ser: del activo, pasivo o pn
- De resultado: clasifican las causas del resultado del ejercicio económico.
Pueden ser: R (+) o R (-)
- Regularizadoras: utilizadas para mejorar la medición y exposición de los
componentes patrimoniales.
Ejemplos: Previsión para Ds. Incobr. / Depreciaciones s/ acum Rodados
- De movimiento: no forman parte de la estructura patrimonial de la empresa,
son cuentas transitorias que al finalizar el ejercicio quedan saldadas. Se utilizan
para obtener información adicional o con fines de control.
Ejemplos: Cuentas formadoras del costo / Bonificaciones s/Ventas /
devoluciones s/Compras / IVA CF

Cuentas de Orden
 Son cuentas referidas a bienes de terceros o hechos contingentes

 Su utilización no genera variación patrimonial.

  Funcionan de a pares y se cancelan entre si.

 Aparecen en los informes contables.

 Se utilizan para registrar hechos eventuales o contingentes que si se

concretan pueden afectar el patrimonio del ente.
 Ejemplos: Mercadería recibidas en Consignación / Juicios pendientes
Mercadería en consignación: Es aquella mercancía recibida por parte de un
tercero (consignante) para venderla. Esto, a cambio de una comisión.
También es conocida como mercancía de comisión.
Juicios pendientes: Cuando la empresa ha recibido, por ejemplo, una
demanda por parte de un trabajador. Así, si la compañía pierde el juicio, se
concretaría una obligación de pago en la que el beneficiario es el
demandante.

Plan de cuentas: Es el ordenamiento metódico y sistemático de todas las cuentas

utilizadas por el proceso contable para lograr sus fines (F. Newton).
allí se definen las cuentas y los movimientos de los débitos y créditos que van
generando estas cuentas,
Debe reunir las siguientes características:
 Ordenamiento sistematizado, debe estar ordenado en forma coherente
 Flexible, es decir, agregar o quitar nuevas cuentas
 Homogéneo, que faciliten la preparación de los eecc
 Claridad, fácilmente entendible
Este plan de cuentas debe satisfacer las necesidades del sistema contable de la
empresa:

- Forma jurídica del ente

- La actividad a la que se dedica (comercial, industrial, ganadera)
- Dimensión o tamaño para establecer cuentas a efectos de control
- Normas legales y técnicas para satisfacer la información sobre la presentación
de los eecc, controlador fiscal

Por ultimo debe la denominación de las cuentas y la codificación de las cuentas

La codificación consiste asignar un símbolo numérico al nombre de la cuenta para
facilitar el procesamiento en medios electrónicos de registración, esto va a hacer
más fácil el agrupamiento y el agregado de nuevas cuentas.
Existen distintas formas de codificar el plan de cuentas, entre ellos:
- Alfabético: se la asigna a cada cuenta un código formado por una o varias letras
 - Numérico: se identifica cada cuenta con una combinación de números, se
pueden utilizar distintas combinaciones: por grupo, correlativo o decimal (el más
utilizado)
- Alfanumérico: se combinan letras con números, su aplicación es limitada.

Manual de cuentas: es un axuliar administrativo – contable que proporciona un

estudio individual y en profundidad de las cuentas que integran el plan de cuentas
del ente (Héctor Ostengo).

A través del manual de cuentas se pretende dar instrucciones, por escrito de

procedimiento para la utilización de las cuentas (cuando se debita y acredita) cuál
es su saldo habitual y qué significa su saldo. Debe contener:
- Qué se debita y qué se acredita en cada cuenta
- Explicación del significado del saldo de la cuenta
- Controles periódicos a practicar
- Listado de asientos repetitivos y modelos de asientos (asientos tipo)

A. El Sistema de información contable en las distintas organizaciones

Empresa comercial
Una organización comercial se desarrolla adquiriendo el producto y vendiéndolo
en el mismo estado, no agregando valor al mismo. Se deben tener en cuenta los
gastos que son necesarios para disponer el producto para su comercialización, ya
que estos integran el costo. El Proceso contable es el siguiente:
- Compra bienes
- Vende los bienes comprados
- Cobra las ventas realizadas
- Paga las compras efectuadas
Empresas productoras de bienes
Una organización industrial tiene como objetivo la producción o fabricación de
bienes, por lo que el tratamiento a realizar a las cuentas del rubro “bienes de
cambio” es diferente al de una empresa comercial.
Por ello, adquiere (compra) materiales y/o materia prima, los somete a un proceso
de transformación efectuando erogaciones llamadas costos, que pasaran a formar
parte de la producción terminada para ser vendida; Sus actividades básicas son:
- Compra de materia prima y materiales
- Pago de remuneraciones y cargas sociales
- Pago de otros gastos no relacionados directamente con la producción
- Determinación de costos de la producción en proceso
- Determinación del costo de la producción terminada
- Determinación del costo de la producción vendida
Empresas prestadoras de servicios
Cuando realiza prestaciones que pueden identificarse aisladamente,
esencialmente intangibles, que satisfacen necesidades y que no se encuentran
forzosamente ligadas a la venta de bienes. Sus actividades básicas son:
- Comprar insumos
- Vender y prestar servicios
- Cobrar servicios prestados
- Pagar insumos comprados
Empresas agropecuarias
Una organización tiene actividad agropecuaria cuando produce bienes
económicos a partir de la combinación del esfuerzo del hombre y la naturaleza,
para favorecer la actividad biológica de plantas y animales incluyendo su
reproducción, mejoramiento y/o crecimiento. Las actividades básicas serán:
- Compra de insumos y servicios
- Labranza, siembra, post-siembra y cosecha
- Venta de productos cosechados
- Cobro de ventas realizadas
- Pago de insumos y servicios adquiridos