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CONTABILIDAD
1 Definición de Contabilidad
Es un proceso que recoge y selecciona información económico financiera
relevante, la interpreta, la cuantifica y la registra mostrando como producto final
unos informes que sirven al usuario de los mismos en la toma de decisiones
(Valiente 2006)
Es la disciplina que enseña las normas y procedimientos para analizar, clasificar y
registrar las operaciones efectuadas por entidades económicas integradas por un
solo individuo o constituidas bajo la forma de sociedades con actividades,
comerciales, industriales, bancarias o de carácter cultural, científico, deportivo,
sindical, religioso, gubernamental, etc., y que sirven de base para elaborar
información financiera que sea de utilidad al usuario general en la toma de
decisiones económicas. (Lara Flores & Lara Ramírez 2009)
La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones
que afecten económicamente a una entidad y que produce sistemática y
estructuralmente información financiera. Las operaciones que afectan
económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones
internas y otros eventos (NIF A-1)
Es la ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones
financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de
base para la toma de decisiones de una actividad.
Ciencia y rama de las matemáticas, que tiene por objeto llevar cuenta y razón del
movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus
resultados. (Daniel Ayaviri García)
Sistema de información, cuya finalidad es ofrecer a los interesados información
económica sobre una entidad. En el proceso de comunicación participan los que
preparan la información y los que la utilizan (Mc Graw Hill)
La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y
en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de
carácter financiero e interpretar los resultados de estas (Instituto Americano de
Contadores Públicos Certificados AICPA)
De estas definiciones se desprenden algunas características en común:
Es un sistema de información económico financiera
Clasifica, registra e interpreta la información
Sirve de base para la toma de decisiones
2 Partida doble
Es el orden que se le da a las cuentas en contabilidad donde al menos intervienen
dos de ellas, mediante una entrada y salida de bienes, servicios y financiación.
Las operaciones contables se realizan mediante los llamados asientos. Estos tiene
dos partes el debe y el haber. De esta forma, por este método, toda operación de
entrada conlleva una operación de salida. O lo que es lo mismo, todo deudor tiene
como contrapartida un acreedor. Hay que aclaran que lo valores positivos van en
el debe y los negativos en el haber, a su vez, con signo positivo
3 Ecuación contable
La ecuación contable muestra las relaciones entre el activo, pasivo y capital
contable. El activo aparece en el lado izquierdo de la ecuación; y los derechos
legales y económicos contra el activo, el pasivo y el capital contable en el lado
derecho. Debe haber igualdad entre los datos.
La herramienta básica de la contabilidad es la ecuación contable con la que se
resumen los recursos de la empresa y los derechos contra esos recursos. Las
variaciones, ósea los aumentos o disminuciones que sufren los valores del activo,
pasivo y capital, por las operaciones efectuadas por la entidad se deben registrar en
las cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos. Cualquiera que sea la
operación que la entidad haya efectuado, siempre habrá una causa y un efecto que,
por la misma cantidad hará variar los valores de los estados financieros.
Base devengado
Los empresarios tienen una imagen más clara de las ganancias. Esto les permite
saber de manera más precisa, que tan bien le está yendo a su empresa en un
plazo más largo.
Los ingresos se contabilizan cuando se hace la transacción (no necesariamente en
este momento se recibe dinero); y los gastos cuando se incurren (es decir cuando
se facturan)
Es más difícil rastrear el flujo de efectivo (los ingresos y gastos se acumulan, no se
reciben ni se pagan). Se debe controlar el flujo de efectivo por separado para
asegurarse de que haya dinero para pagar las facturas.
Se requiere una buena teneduría de libros, ya que se requiere de un sistema de
contabilidad de doble entrada.
Los dueños de empresas pueden anticipar los ingresos y vigilar los pasivos
Se pagan los impuestos sobre los ingresos generados
Por lo general se necesita un contador para supervisar la contabilidad de base
devengada
Este método es adecuado para grandes empresas con inventario extenso y que
operan usando transacciones de crédito.
Base de efectivo
Los empresarios saben cómo les está yendo en el negocio en un plazo corto. Sin
embargo un mes con un flujo de efectivo más alto podría reflejar las ventas del
mes anterior
Los ingresos se contabilizan cuando se recibe efectivo y se pagan los gastos
Es más fácil rastrear el flujo de efectivo (entrada y salida de dinero) porque puedes
monitorear los fondos en tu cuenta bancaria.
Se requiere una teneduría de libros mínima, ya que utiliza un sistema de
contabilidad de una sola entrada
Los dueños de negocios no pueden darle una seguimiento a las ventas porque no
tiene cuentas por cobra y por pagar en los registros.
Se pagan los impuestos sobre los ingresos recibidos
Se necesita poco conocimiento de contabilidad financiera para la contabilidad de
base de efectivo
Este método es adecuado para pequeñas empresas de poco inventario y que
hacen transacciones exclusivamente usando efectivo, cheques y tarjetas de
crédito.
5 Proceso o ciclo contable
Que es el ciclo contable:
Las etapas del ciclo contable se inician con la identificación del hecho contable,
como por ejemplo, la venta de una mercancía. El siguiente paso es generar un
documento contable que soporte esta transacción y permita reflejarla en contabilidad
cuantificando el hecho en unidades monetarias y con una fecha concreta.
Una vez se genera este documento (factura) se registra este hecho en un libro diario.
Terminando el ciclo contable que suele ser de enero a diciembre, las transacciones
se traspasan al libro mayor. Tras algunas regularizaciones (amortizaciones,
reclasificaciones entre corto y largo plazo, cálculo de resultados, etc) se cierra la
contabilidad para generar los estados financieros definitivos.
4. Contabilizar transacciones
6. Asientos de ajuste
Sabemos que los saldos del libro mayor son los que se utilizan para elaborar el
balance general, así que antes de esto debemos analizar las cuentas que no
arrojen lo que se supone debe tener la empresa realmente al cierre del ejercicio,
en este caso se procederá a realizar los asientos de ajuste necesarios para
obtener información verdadera.
El saldo de prueba es una lista de todas las cuentas y sus saldos después de
realizar los ajustes. Este balance de prueba está preparado para verificar y
asegurarse de que los créditos y débitos sean iguales después de realizar los
ajustes. Se utiliza para preparar los estados financieros.
Balance general
Estado de resultados
Estado de situación patrimonial
Flujo de efectivo
Notas a los estados financieros
Los estados financieros son documentos que recogen todas las operaciones de
las empresas durante un periodo determinado. Cuanto se ha facturado, cual es el
total de las compras, que cantidad se debe a un proveedor, cuanto queda por
amortizar de un préstamo, cual es el importe pagado en cuotas a la seguridad
social de los empleados, etc, son operaciones comunes en el día a día de una
empresa.
Pero toda esta información esta desagregada y aunque es útil, tiene más valor
conocer la información de manera agregada y global. Y saber por ejemplo cual ha
sido e beneficio o utilidad, a cuánto asciende el activo total de la empresa, que
deudas vencen en el plazo de una año, etc.
Al ofrecer de manera resumida y por partidas toda la información contable de la
empresa, los estados financieros son una herramienta muy útil para:
Inversores y entidades financieras. Si la empresa recurre a fuentes de
financiación externa, los estados financieros darán información para valorar el
riesgo de las operaciones.
Administraciones públicas, que solicitan estos estados financieros para, en
base a ellos, calcular el pago de impuestos que le corresponde a la empresa.
Ver la evolución de la empresa y compararla con el año anterior
Propietarios y equipos directivos, para poder tomar decisiones estratégicas
para sus negocios y empresas.
Hay varios documentos que forman el estado financiero de una empresa:
Balance general o balance de situación, Recoge la información de activos y
pasivos -deudas- de la empresa y la diferencia entre ambos, lo que forma el
patrimonio o capital contable. Es muy importante porque permite averiguar la
salud financiera de una empresa.
Cuenta de Resultados. Diferencia entre ingresos y gastos. También conocido
como balance de pérdidas y ganancias. Muy útil para saber si la empresa está
obteniendo beneficios o perdidas.
Flujos de caja. Nos muestra las entradas y salidas de flujo – dinero- de una
empresa en un periodo determinado. Constituye un indicar importante de la
liquidez de la empresa
Estados de cambio en el patrimonio neto de una empresa. Ampliaciones de
capital, reparto de dividendos, etc.
Memorias. En la que se expone la información de manera más detallada.
Estos se preparan en un orden específico porque la información de un estado
financiero se usa a menudo para preparar otro estado financiero.
9. Asientos de cierre
Los asientos de cierre son los que se completa después de la preparación de los
estados financieros. El propósito de estas entradas es cerrar partidas temporales
transfiriendo partidas de ingresos y gastos a balance general.
Loa asientos de cierre son aquellos registrados con el objeto de cerrar
definitivamente a fines de gestión los saldos de todas las cuentas que tuvieron
movimiento durante el periodo. El objetivo fundamental de practicar los asientos de
cierre, es no permitir la posterior incorporación de transacciones u operaciones y
eliminar definitivamente las cuentas de resultados: costo gastos e ingresos y
transitoriamente las cuentas de balance: Activos, pasivos y patrimonio.
Los asientos de cierre más usados en cualquier sistema contable son los
siguientes:
Asiento de cierre para las cuentas de costos y gastos
Asiento de cierre para las cuentas de ingresos
Asiento para registrar el resultado del periodo
Asiento para cerrar las cuentas de balance
Los asientos de cierre son necesarios para dejar las cuentas de resultados
saldadas, esta expresión se refiere a cuentas del debe y haber sumado igual, de
tal forma que su saldo sea cero, para que puedan recibir las operaciones del
periodo siguiente de tal forma que cada periodo contable sea totalmente
independiente del otro y con ello se generen estados financieros totalmente
actualizados.
6 Libros contables
Libro diario:
Libro mayor:
7 Documentos contables
Los documentos contables son los archivos que sirven para registrar todas las
actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan
como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización
durante un determinado lapso de tiempo. Estos pueden ser auditados por
diferentes organismos gubernamentales, como el SIN que es la entidad dedicada
al control fiscal. Es por eso que el adecuado manejo de los archivos contables
forma parte de una gestión documental eficiente.
Facturas:
Extractos bancarios:
8 Estados financieros
a) Balance general,
b) Estados de Resultados (pérdidas y ganancias)
c) Estados de resultados acumulados
d) Estados de cambios de la situación financiera
e) Notas a los estados financieros
Usuarios de los estados financieros según las NIIF completas; entre los usuarios
de los estados financieros se encuentran los inversores presentes y potenciales,
los empleados, los prestamistas, los proveedores y otros acreedores comerciales,
los clientes, los gobiernos y sus organismos públicos, así como el público en
general. Estos usan los estados financieros para satisfacer algunas de sus
variadas necesidades de información.